Narasumber/ Pemateri Training : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP WA.: 0877 5871 1905 HP. Kanaidi : 0812 2353 284, e-mail : kanaidi63@gmail.com -----------------------------------------

1. Langkah Implementasi-2:
Migrasi ke e-Filing

2. 5S = 5R = 5C = 5P
#S1-Seiri Ringkas Clear Out Pemilahan
#S2-Seito Rapi Configure Penataan
#S3-Seiso Resik Clean Pembersihan
#S4-Seiketsu Rawat Conform Pemantapan
#S5-Shitsuke Rajin Custom Pembiasaan

3. MEMBANGUN MANUSIA MUTU
( 3 M )
KOMUNIKASI, KOORDINASI & KONTROL
( KERJASAMA )
MENGENAL
MAKSUD
5 S
MELAKSANAKAN
5 S
MEMAHAMI
SASARAN
5 S
BELAJAR
BEKERJA
BERPIKIR
Dalam
Bersikap / Berperilaku
MANUSIA KUNCI PERUBAHAN
KONKRET, KONSEKUEN, KONSISTEN, KONTINU, KONSTRUKTIF
Peralihan SIKAP

4. 1.Segi Kualitas (Quality)
- Zero Defect
- Mesin tidak sering rusak
2.Segi Biaya (Cost)
- Zero Waste
- Diversifikasi Produk singkat
3.Segi Pengiriman (Delivery)
- Menghilangkan keterlambatan
4.Segi Keselamatan (Safety)
- Zero Injuries
5.Segi Moral (Moral)
- Menghilangkan
complaint
- Zero Red Ink

5. Proses Penciptaan
Arsip/Dokumen Elektronik
• Proses penciptaan arsip/dokumen dapat dilakukan
dengan 2 cara, yaitu:
a. Penciptaan secara elektronik atau otomasi
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah
menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan
alat yang bersifat elektronik, seperti kamera digital,
perekam suara, perekam video, dan khususnya
komputer.
b. Penciptaan arsip dengan cara transformasi
digital; Proses penciptaan arsip dengan
transformasi digital sering disebut proses
digitalisasi. Secara umum, digitalisasi mempunyai
arti sebagai proses penciptaan arsip elektronik dari
arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi
arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.

6. Proses Penciptaan
Arsip/Dokumen Elektronik ...
Proses penciptaan arsip elektronik
dimulai dari :
• Pengelolaan fisik arsip,
• Autentikasi arsip fisik,
• Alih media (elektronik/digitalisasi),
• Autentikasi arsip elektronik dan
• Pengelolaan arsip elektronik autentik.

7. Alih Media ke Arsip Elektronik
• Alih media arsip ke dalam bentuk elektronik/digital
mendorong perlunya perhatian terhadap autentikasi
arsip.
• Dasar hukum tindak alih media dan autentikasi arsip di
Indonesia sendiri diatur dalam :
 Undang-Undang No. 8 Tahun 1997 tentang Dokumen
Perusahaaan.
 Peraturan Pemerintah 88 tahun 1999 tentang Tata
Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam
Mikrofilm dan Media Lainnya, dan
 Peraturan Pemerintah No. 87 Tahun 1999 tentang
Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen
Perusahaan.

8. Alih Media ke Arsip Elektronik ...
• Dalam Konsideran Undang-Undang No. 8 Tahun 1997
tentang Dokumen Perusahaan (huruf e) dinyatakan bahwa
“pembuatan dan penyimpanan dokumen tetap diperlukan
untuk menjamin kepastian hukum dan melindungi
kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum,
karena itu kewajiban membuat dan menyimpan dokumen
harus tetap dijalankan dengan mengupayakan tidak
menimbulkan beban ekonomis dan adminstratif yang
memberatkan, untuk itu perlu diadakan pembaharuan
mengenai media yang memuat dokumen dan pengurangan
jangka waktu penyimpanannya”
• Dalam Konsideran Undang-Undang No. 8 Tahun 1997 (huruf
f) dinyatakan bahwa “Kemajuan teknologi telah
memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas
kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat
secara langsung dalam media elektronik”.

9. Tahapan Penciptaan
Arsip/Dokumen Elektronik
• Proses penciptaan arsip/dokumen ini memerlukan
beberapa tahapan, yang masing-masing tahap
akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi,
untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang
dihasilkan.
• Selain melalui beberapa tahapan, proses
penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan
yang handal dan ruang simpan yang besar.
• Tahapan proses meliputi:
1) Tahap Pemilihan
2) Tahap Pemindaian
3) Tahap Penyesuaian
4) Tahap Pembuatan Daftar
5) Tahap Pembuatan Berita Acara

10. • Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan
beberapa hal, antara lain: waktu, kegunaan,
informasi, dan penyelamatan.
 Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih
berdasarkan pada waktu pengelolaan arsip.
 Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip
dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan
arsip, sering digunakan ataukah tidak.
 Pemilihan berdasarkan informasi berarti
pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi
kandungan informasi arsip.
 Pemilihan berdasarkan penyelamatan berarti
pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik
arsip, semakin buruk kondisi fisik arsip, semakin
cepat untuk diselamatkan.
1) Tahap Pemilihan

11. • Arsip setelah dipilih kemudian dilakukan
pemindaian arsip.
• Pada prinsipnya, pemindaian arsip hanya
dapat dilakukan satu kali saja, sehingga
proses pemindaian dilakukan dengan
cermat, tepat, dan dilakukan dengan
tujuan untuk mendapatkan master arsip
elektronik.
2) Tahap Pemindaian

12. • Nama file dari hasil proses pemindaian
biasanya berupa nama default pemberian
mesin, yaitu tergantung mesin pemindai yang
digunakan.
• Salah satu nama yang umum adalah
“scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut
pemindaian.
• Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari
arsip sehingga perlu dilakukan penyesuaian
nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond
arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip, dan
nomor urut lembar arsip.
3) Tahap Penyesuaian

13. • Setelah arsip hasil pemindaian disesuaikan
dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan
pendaftaran atau pembuatan daftar.
• Dalam daftar yang dibuat dicantumkan
informasi tentang nomor urut arsip dan
disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip
(DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk
menjamin keaslian dari arsip elektronik yang
dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan
pemalsuan karena salah satu ciri arsip yang
baik adalah asli dan autentik tercapai.
4) Tahap Pembuatan Daftar

14. • Pada tahap ini dilakukan aktivitas
pembuatan berita acara proses
digitalisasi dari arsip konvensional ke
dalam arsip elektronik.
• Pada berita acara tersebut, dicantumkan
penanggungjawab pelaksanaan dan
legalisasi dari pejabat yang berwenang,
jenis perangkat keras yang digunakan,
detail, dan jenis komputer yang
digunakan.
5) Tahap Pembuatan Berita Acara

15. Syarat Sebelum Sistem Dokumen
Elektronik Diterapkan
• Manajemen dokumen elektronik sebenarnya adalah
pengganti dari pekerjaan/aktivitas yang bersifat
manual ke dalam sistem elektronik dengan
menggunakan aplikasi yang sesuai dengan
kebutuhan.
• Oleh karena itu, syarat sebelum sistem dokumen
secara elektronik diterapkan dalam sistem manajemen
kearsipan, maka manajemen arsip/dokumennya harus
sudah memiliki ketentuan/peraturan internal baku
yang mencakup:
1. Memiliki Standard Operating Procedure (SOP)
Manajemen Dokumen Perusahaan sebagai standar
kerja yang diberlakukan dan menjadi panduan
dalam manajemen dokumen di organisasi/
perusahaan bersangkutan.
2. Memiliki ...>>

16. Syarat Sebelum Sistem Dokumen
Elektronik Diterapkan ...
2. Memiliki sistem klasifikasi (pengelompokan)
jenis arsip/dokumen sesuai dengan fungsi
arsip/dokumennya.
3. Memiliki sumber daya manusia yang dapat
menjalankan proses manajemen elektronik

17. Keuntungan dari Sistem Manajemen
Dokumen Elektronik
• Keuntungan dari sistem manajemen dokumen
elektronik, sebagai berikut :
a. Tingkat kecepatan pencarian dokumen yang
tinggi.
b. Tingkat ketepatan pengolahan dokumen
yang tinggi.
c. Mendukung pengelolaan dokumen dalam
berbagai jenis format.
d. Tingkat keamanan yang tinggi.
e. Memungkinkan pengembangan ke masa
depan.

18. Arsip/Dokumen yang Dapat
Dialihmediakan
• Tidak semua arsip/dokumen hasil operasional
organisasi dapat dijadikan arsip/dokumen
elektronik, mengingat efektivitas dan kegunaan
yang akan diambil dari fungsi manajemen
dokumen elektronik, yaitu tersedianya
data/dokumen penting.
• Arsip/dokumen yang dapat dialihmediakan untuk
dijadikan sebagai dokumen elektronik adalah yang
biasa disebut sebagai arsip/dokumen tingkat 1
(satu) atau dokumen vital.
• Dengan kriteria sebagai berikut . . . . . . >>

19. Arsip/Dokumen yang Dapat
Dialihmediakan ...
Kriteria arsip/dokumen vital :
a. Merupakan prasyarat bagi keberadaan
lembaga/organisasi/perusahaan, karena tidak dapat
digantikan dari aspek administrasi dan legalitasnya.
Seperti :
1) akta pendirian;
2) surat keputusan, surat perizinan, surat penetapan,
dan lain-lain.
b. Sebagai alat bukti kepemilikan (aset):
1) sertifikat, Akta Jual Beli, BPKB;
2) perjanjian piutang;
3) perjanjian antar negara. c. ...>>

20. Kriteria arsip/dokumen vital ...
c. Sebagai alat bukti dan transaksi :
1) bukti transfer dana;
2) surat perintah instruksi pembayaran;
3) bukti pajak.
d. Berkaitan dengan kebijakan strategis
lembaga/organisasi/perusahaan:
1) dokumen ketetapan/peraturan dari pemerintah;
2) hasil RUPS;
3) laporan keuangan.
Arsip/Dokumen yang Dapat
Dialihmediakan ...

21. Alur Proses Hard Copy Menjadi
Dokumen Elektronik

22. Alur Proses ...

24. `
www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
Pemateri Training
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
YouTube : Kanaidi Ken WA.0877 5871 1905
Facebook : Kanaidi Ken & Kanaidi Ken Part II
Istagram: kanaidi63 LinkedIn: Kanaidi ken