Pemateri Training : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP HP. 0812 2353 284, WA.: 0877 5871 1905 e-mail : kanaidi63@gmail.com ---------------------------------------

1. Electronic File System (EFS)

2. An Overview of
Electronic Filing System (EPS)
• Electronic Filing System (EFS) diimplementasikan
di dalam Perkantoran dirancang untuk
sepenuhnya memanfaatkan kecepatan super
elektronik untuk meminimalkan tidak hanya
pergerakan fisik orang dan dokumen, tetapi juga
untuk mengoptimalkan manfaat penyimpanan
elektronik di dalam Perkantoran: yaitu
pengarsipan dan pengambilan dokumen yang
lebih cepat , menghindari kesalahan penempatan
file, akses bersamaan untuk melihat kejadian yang
sama pada masa lalu, dll.
• Di dalam Administrasi Perkantoran, EFS
memungkinkan dokumen elektronik secara
otomatis dialihkan ke staf registri yang sesuai
untuk diproses.

3. Overview …
• Sistem ini memungkinkan perutean lebih lanjut di
dalam kegiatan administrasi perkantoran.
• Hal ini memungkinkan realisasi peningkatan
efisiensi dengan meminimalkan aliran kertas untuk
mempersingkat waktu pemrosesan.
• Seluruh proses dapat terlaksana secara cepat,
nyaman, dan efisien.
• EFS juga memungkinkan respons yang lebih
cepat serta informasi yang akurat dan terkini. Oleh
karena itu, manfaat lain dari EFS mencakup
pemeriksaan dokumen secara elektronik yang
cepat dan kemampuan untuk meminta dan
menerima ekstrak dokumen elektronik melalui
Internet.

4. The Components of EFS
• The Front-End (FE) diakses melalui Internet dari
masing-masing desktop.
• Gateway (GW) yang menerima kiriman naskah dari
pihak lain atau balasan dari perusahaan,
mengarahkannya ke pihak yang sesuai dengan tujuan.
• Aplikasi ’Workflow (WF) yang berada di komputer
dan melayani perutean internal dan proses alur kerja
di dalam administrasi perkantoran.
• Dilengkapi dengan “Modul Dengar” yang digunakan
untuk melakukan audiensi secara elektronik.
• Dapat dilengkapi dengan Key Management System
(KMS) yang berdiri sendiri.

5. EFS Function
• Sistem pengarsipan elektronik menggunakan
perangkat elektronik, seperti komputer, untuk
menyimpan dan mengatur file agar mudah diakses.
• Menempatkan tugas-tugas yang harus dilakukan ke
dalam folder di desktop komputer akan menjadi sistem
pengarsipan elektronik dasar.
• Sistem pengarsipan elektronik menawarkan
kemampuan untuk mengatur berbagai jenis file pada
satu sistem operasi, atau satu jenis file pada sistem
operasi tertentu.
• Sistem pengarsipan elektronik digunakan oleh konsol
game, pemutar MP3, dan di berbagai aplikasi di
komputer.

6. Manfaat penggunaan sistem pengelolaan
secara elektrolis
1. Cepat ditemukan
2. Pengindeksan yang fleksibel
3. Pencarian secara full-text
4. Kecil kemungkinan file akan hilang
5. Menghemat tempat
6. Mengarsip secara digital
7. Berbagi arsip secara mudah
8. Meningkatkan keamanan
9. Mudah melakukan recovery data

7. • Create New Specification
• Customized Office Assistant
• Paste Paragraphs
• Paste Claims
• Figure Manager
• Validate Document
• Preview Specification in Browser
• Export XML file
The Primary Functions Available
• Pembuatan Spesifikasi Baru
• Asisten Kantor yang Disesuaikan
• Paste Paragraf
• Paste Klaim
• Pengelolaan Gambar
• Validasi Dokumen
• Spesifikasi Pratinjau di Browser
• Ekspor file XML

8. Create New Specification
(Pembuatan Spesifikasi Baru)
• Bagian yang dipilih untuk disisipkan,
dengan tag XML di belakang layar, dan
teks placeholder untuk judul.

9. Paste Paragraphs
(Paste Paragraf)
• Sisipkan danpenandaai beberapa paragraf
secara otomatis.

10. Figure Manager
(Pengelolaan Gambar)
• Penyisipan, pratinjau, dan penyusunan
gambar

11. Preview Specification in Browser
(Spesifikasi Pratinjau di Browser)
• Stylesheet standar untuk menampilkan file
elektronik.

12. Hal-hal Negatif dari Penggunaan Sistem
Pengelolaan Secara Elektrolis
1. Adanya peluang untuk memanipulasi file
2. Kesulitan untuk berbagi file karena format file
maupun ketersediaan jaringan maupun akses untuk
berbagi file dengan yang lain
3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya
indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang
virus atau terhapus secara permanen karena tidak
sengaja

13. Manajemen Arsip Elektronik Berkelanjutan
Manajemen
Arsip
Elektronis
Pendekatan
Terintergrasi
Kerangka
Kerja
Terintergrasi
Pengawasan
Terintergrasi
-Strategi pemasaran yang
berfokus pd pelanggan
-Pemikiran arsip
post-modern
- Model arsip kontinum
-Budaya bersama
-Standar bersama
-Pembagian informasi
-Koordinasi
-Kolaborasi
-Kontrol produk
-Kontrol proses
-Kontrol servis

14. Checklist
Ada 12 komponen yang harus diperhatikan sebelum
menggunakan arsip elektrolis, yaitu :
1. Kebijakan dan prosedur
2. Pendidikan dan training
3. Kerahasiaan dan kejujuran
4. Cakupan dokumen
5. Metadata
6. Manajemen file
7. Manajemen penyimpanan
8. Ketersediaan arsip
9. Audit Trail
10.Retensi
11.Pembaruan media
atau transfer
12.Disposal
(pembuangan)

15. Sistem Pengarsipan Arsip elektronis
Saat ini terdapat tiga sistem utama di pasar:
1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis
2. Sistem Pemindaian (scanning) Elektronis
3. Sistem Manajemen Dokumen

16. Empat Komponen Dasar dalam Memilih
Sistem
• Memindahkan dokumen
• Menyimpan dokumen
• Mengindeks dokumen
• Mengontrol akses

17. Implementasi Arsip Elektronis
Aspek yang harus diperhatikan dalam
mengimplementasikan arsip elektronik,
yaitu :
1. Mengevaluasi Kebutuhan
2. Menskala Pilot Project ke Solusi Perusahaan
3. Instalasi
4. Training
5. Isu-isu Hukum
6. Support dan Pemeliharaan

18. Media Penyimpanan
Arsip/Dokumen Elektronik
• Dokumen elektronik memerlukan
media/alat penyimpanan tersendiri.
• Jenis alat penyimpanan dokumen
elektronik (storage) meliputi:
 Media Penyimpanan Magnetik
(Magnetik Storage Media)
 Media Penyimpanan Optikal (Optical
Disk)

19. • a. Harddisk
• b. Floppy Disk Drive (Disket)
• c. Zip Driver
• d. Memory Card (Flash Drive)
• e. USB Flash Disk (Flash Drive atau USB
Keys)
• Media Penyimpanan Magnetik
(Magnetik Storage Media)

20. • a. CD (Compact Disc atau Laser Optic
Disk)/CD Room
• b. DVD (Digital Video Disc/Digital
Versatile Disc)
• Media Penyimpanan Optikal (Optical
Disk)

21. Manajemen Dokumen Elektronik
• Manajemen dokumen elektronik adalah
suatu tata kelola dokumen yang sudah
dilakukan secara elektronik dengan
menggunakan perangkat komputer dan
alat elektronik pendukung lainnya.
• Dengan pengelolaan elektronik, maka
proses secara manual dapat dikurangi,
walaupun tidak mungkin dihilangkan
seluruhnya.

22. Manajemen Dokumen Elektronik ...
• Record electronic an electronic record is a record
that is suitable for manipulation, transmision or
processing by a digital computer (Pengolahan
rekod elektronik adalah rekod yang senantiasa
mampu ditranmisikan, dikelola, dan diproses
dengan komputer secara digital).
• Rekod elektronik adalah arsip yang diciptakan,
dikomunikasikan, dan dikelola secara elektronik,
dan dalam hal ini adalah menggunakan teknologi
komputer, arsip tersebut diciptakan secara
elektronik atau hasil alih media dari arsip
konvensional. Budiman (2009)
International Cauncil on Archival (1996

23. • Manajemen dokumen elektronik sangat
dibutuhkan dalam proses penyajian data,
reporting, dan akses informasi secara online
sehingga kita tidak perlu membuang waktu
terlalu banyak ketika membutuhkan informasi
tertentu.
• Sistem Manajemen Dokumen Elektronik
merupakan sistem aplikasi pengelolaan
dokumen berupa kertas, microfilm, dan lain-lain
yang sudah dialihmediakan (menjadi format
digital maupun file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg.,
PDF, dan lain-lain) yang sudah di upload ke
dalam software Document Management Sistem
(DMS) tertentu.
Manajemen Dokumen Elektronik ...

24. • Dokumen yang sudah di-upload kemudian
dapat diakses, dicari, dan ditampilkan oleh
pengguna dokumen melalui sistem
manajemen dokumen elektronik.
• Dengan menggunakan metode pencarian
terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen,
pengguna dapat secara mudah menampilkan
dokumen yang dituju walaupun secara fisik
dokumen atau arsip tersebut berada di
tempat lain.
Manajemen Dokumen Elektronik ...

25. Proses Penciptaan
Arsip/Dokumen Elektronik
• Proses penciptaan arsip/dokumen dapat dilakukan
dengan 2 cara, yaitu:
a. Penciptaan secara elektronik atau otomasi
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah
menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan
alat yang bersifat elektronik, seperti kamera digital,
perekam suara, perekam video, dan khususnya
komputer.
b. Penciptaan arsip dengan cara transformasi
digital; Proses penciptaan arsip dengan
transformasi digital sering disebut proses
digitalisasi. Secara umum, digitalisasi mempunyai
arti sebagai proses penciptaan arsip elektronik dari
arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi
arsip konvensional dari kerusakan secara fisik.

26. Tahapan Penciptaan
Arsip/Dokumen Elektronik
• Proses penciptaan arsip/dokumen ini memerlukan
beberapa tahapan, yang masing-masing tahap
akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi,
untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang
dihasilkan.
• Selain melalui beberapa tahapan, proses
penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan
yang handal dan ruang simpan yang besar.
• Tahapan proses meliputi:
1) Tahap Pemilihan
2) Tahap Pemindaian
3) Tahap Penyesuaian
4) Tahap Pembuatan Daftar
5) Tahap Pembuatan Berita Acara

27. • Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan
beberapa hal, antara lain: waktu, kegunaan,
informasi, dan penyelamatan.
 Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih
berdasarkan pada waktu pengelolaan arsip.
 Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip
dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan
arsip, sering digunakan ataukah tidak.
 Pemilihan berdasarkan informasi berarti
pemilihan arsip dengan mempertimbangkan isi
kandungan informasi arsip.
 Pemilihan berdasarkan penyelamatan berarti
pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik
arsip, semakin buruk kondisi fisik arsip, semakin
cepat untuk diselamatkan.
1) Tahap Pemilihan

28. • Arsip setelah dipilih kemudian dilakukan
pemindaian arsip.
• Pada prinsipnya, pemindaian arsip hanya
dapat dilakukan satu kali saja, sehingga
proses pemindaian dilakukan dengan
cermat, tepat, dan dilakukan dengan
tujuan untuk mendapatkan master arsip
elektronik.
2) Tahap Pemindaian

29. • Nama file dari hasil proses pemindaian
biasanya berupa nama default pemberian
mesin, yaitu tergantung mesin pemindai yang
digunakan.
• Salah satu nama yang umum adalah
“scanxxxxx” dengan “xxxxx” adalah nomor urut
pemindaian.
• Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari
arsip sehingga perlu dilakukan penyesuaian
nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond
arsip, nomor urut daftar, nomor urut arsip, dan
nomor urut lembar arsip.
3) Tahap Penyesuaian

30. • Setelah arsip hasil pemindaian disesuaikan
dengan arsip aslinya maka baru dilakukan
pendaftaran atau pembuatan daftar.
• Dalam daftar yang dibuat dicantumkan
informasi tentang nomor urut arsip dan
disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip
(DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk
menjamin keaslian dari arsip elektronik yang
dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan
pemalsuan karena salah satu ciri arsip yang
baik adalah asli dan autentik tercapai.
4) Tahap Pembuatan Daftar

31. • Pada tahap ini dilakukan aktivitas
pembuatan berita acara proses
digitalisasi dari arsip konvensional ke
dalam arsip elektronik.
• Pada berita acara tersebut, dicantumkan
penanggungjawab pelaksanaan dan
legalisasi dari pejabat yang berwenang,
jenis perangkat keras yang digunakan,
detail, dan jenis komputer yang
digunakan.
5) Tahap Pembuatan Berita Acara

32. Syarat Sebelum Sistem Dokumen
Elektronik Diterapkan
• Manajemen dokumen elektronik sebenarnya adalah
pengganti dari pekerjaan/aktivitas yang bersifat
manual ke dalam sistem elektronik dengan
menggunakan aplikasi yang sesuai dengan
kebutuhan.
• Oleh karena itu, syarat sebelum sistem dokumen
secara elektronik diterapkan dalam sistem manajemen
kearsipan maka manajemen arsip/dokumennya harus
sudah memiliki ketentuan/peraturan internal baku
yang mencakup:
1. Memiliki Standard Operating Procedure (SOP)
Manajemen Dokumen Perusahaan sebagai standar
kerja yang diberlakukan dan menjadi panduan
dalam manajemen dokumen di organisasi
bersangkutan.

33. 2. Memiliki sistem klasifikasi
(pengelompokan) jenis arsip/dokumen
sesuai dengan fungsi arsip/dokumennya.
3. Memiliki sumber daya manusia yang dapat
menjalankan proses manajemen elektronik

34. Keuntungan dari Sistem Manajemen
Dokumen Elektronik
• Keuntungan dari sistem manajemen dokumen
elektronik, sebagai berikut :
a. Tingkat kecepatan pencarian dokumen yang
tinggi.
b. Tingkat ketepatan pengolahan dokumen yang
tinggi.
c. Mendukung pengelolaan dokumen dalam
berbagai jenis format.
d. Tingkat keamanan yang tinggi.
e. Memungkinkan pengembangan ke masa
depan.

35. Arsip/Dokumen yang Dapat
Dialihmediakan
• Tidak semua arsip/dokumen hasil operasional
organisasi dapat dijadikan arsip/dokumen
elektronik, mengingat efektivitas dan kegunaan
yang akan diambil dari fungsi manajemen
dokumen elektronik, yaitu tersedianya
data/dokumen penting.
• Arsip/dokumen yang dapat dialihmediakan untuk
dijadikan sebagai dokumen elektronik adalah yang
biasa disebut sebagai arsip/dokumen tingkat 1
(satu) atau dokumen vital.
• Dengan kriteria sebagai berikut . . . . . . >>

36. Arsip/Dokumen yang Dapat
Dialihmediakan ...
Kriteria arsip/dokumen vital :
a. Merupakan prasyarat bagi keberadaan
lembaga/organisasi/perusahaan, karena tidak dapat
digantikan dari aspek administrasi dan legalitasnya.
Seperti :
1) akta pendirian;
2) surat keputusan, surat perizinan, surat penetapan,
dan lain-lain.
b. Sebagai alat bukti kepemilikan (aset):
1) sertifikat, Akta Jual Beli, BPKB;
2) perjanjian piutang;
3) perjanjian antar negara.

37. Kriteria arsip/dokumen vital ...
c. Sebagai alat bukti dan transaksi :
1) bukti transfer dana;
2) surat perintah instruksi pembayaran;
3) bukti pajak.
d. Berkaitan dengan kebijakan strategis
lembaga/organisasi/perusahaan:
1) dokumen ketetapan/peraturan dari pemerintah;
2) hasil RUPS;
3) laporan keuangan.
Arsip/Dokumen yang Dapat
Dialihmediakan ...

38. Alur Proses Hard Copy Menjadi
Dokumen Elektronik

39. www.slideshare.net/kenkanaidi
(Narasumber)
www.ken-spektakuler.blogspot.com
e-mail: kanaidi63@gmail.com
Fax. 022-4267749 HP. 0812 2353 284
WA. 0877 5871 1905
Pemateri Training
https://www.antawijaya.com/