1. 1
1
Sistem Fail Dan Surat
Sistem Fail Dan Surat
Menyurat
Menyurat
:
Oleh:
Oleh
PUAN ROHAYA BINTI AHMAD
PUAN ROHAYA BINTI AHMAD
IPG KAMPUS TUANKU BAINUN
IPG KAMPUS TUANKU BAINUN
BUKIT MERTAJAM
BUKIT MERTAJAM
2. 2
2
?
APA ITU KOMUNIKASI?
APA ITU KOMUNIKASI
Proses penyampaian atau pemindahan
.
mesej dari seorang kepada orang lain
Proses mewujudkan kefahaman orang lain
mengenai mesej yang disampaikan dan
-
kedua duanya mepunyai kefahaman yang
dikongsi bersama
Asas kepada perhubungan interpersonal
iaitu perhubungan antara seseorang
dengan seseorang yang lain
3. 3
3
BENTUK KOMUNIKASI
BENTUK KOMUNIKASI
Nonverbal –( )
isyarat apa yang dapat dikesan dari
, .
nada suara air muka dan gerak tubuh badan
,
Mengandungi maklumat kepada proses perbualan
menolong dan menyokong pernyataan individu
4. Intrapersonal –idea persepsi perlakuan nilai
,
seseorang melahirkan kesedaran kendiri biasanya
dilihat dalam permainan
Interpersonal – ,
hubungan antara manusia
,
komunikasi yang paling kerap berlaku boleh jadi
hubungan satu hala seperti memberi arahan
.
seorang jurulatih Hubungan dua hala biasa
.
dalam perbincangan teknik permainan
Komunikasi bertulis dilakukan supaya ada rekod
4
4
5. 5
5
KOMUNIKASI BERKESAN
KOMUNIKASI BERKESAN
- :
Ia berlaku dalam keadaan keadaan berikut
Mesej yang disampaikan difahami dengan tepat
dan jelas oleh penerima
Makna mesej difahami dan dikongsi bersama
oleh penghantar dan penerima
( )
Perubahan yang berlaku sekiranya dikehendaki
akibat dari mesej adalah seperti perubahan yang
dikehendaki oleh penghantar
6. 6
6
PROSES KOMUNIKASI
PROSES KOMUNIKASI
PENGHANTAR
PENGHANTAR
orang yang mempunyai mesej untuk disampaikan
MESEJ
MESEJ
,
maklumat idea atau pandangan yang datangnya dari
minda penghantar dan cuba disampaikan kepada pihak lain
ENKOD
ENKOD
,
maklumat idea atau pandangan diterjemahkan dalam
-
bentuk bentuk yang difahami oleh orang lain sama ada
,
menggunakan perkataan bahasa atau simbol
SALURAN
SALURAN
mesej disalurkan kepada penerima melalui sama ada
,
saluran iaitu percakapan atau melalui tulisan visual atau
pergerakan
7. 7
7
Samb…
Samb…
PENERIMA
PENERIMA
orang yang menjadi sasaran mesej
DEKOD
DEKOD
mesej diterima dan diterjemahkan atau ditafsirkan oleh
penerima untuk memberi makna
MAKLUMBALAS
MAKLUMBALAS
tindakbalas terhadap penerimaan dan pemahaman mesej
.
oleh penerima Ia boleh jadi berbentuk lisan atau bukan
lisan
GANGGUAN
GANGGUAN
-
perkara perkara yang mengganggu dan menghalang
.
keberkesanan komunikasi Akibatnya maklumat yang
diterima mungkin tidak tepat atau disalah tafsir
8. 8
8
PENGHANTAR
PENGHANTAR
,
Bagi mendapatkan komunikasi berkesan penghantar hendaklah
-
memastikan perkara perkara berikut diberi perhatian
:
sewajarnya
jelas tentang mesej yang hendak disampaikan
teliti dengan baik mesej yang hendak disampaikan
menyatakan apa yang hendak dinyatakan dengan
jelas dan yakin
pasti dengan kepentingan mesej itu
mendapatkan perhatian penerima
menghantar pada waktu yang tepat dan sesuai
sensitif kepada maklumbalas pihak lain
kenalpasti gangguan
kurangkan gangguan
9. 9
9
MESEJ DAN ENKOD
MESEJ DAN ENKOD
Mesej yang akan disampaikan dihantar dengan menggunakan
, ,
perkataan simbol ayat atau bahasa tertentu yang dipanggil
.
enkod bagi menggambarkan makna mesej Dalam masa
pembentukan enkod ini perlu diambil perhatian mengenai
- :
perkara perkara berikut
,
memilih perkataan simbol dan ayat yang tepat
memberi gambaran jelas pada maksud mesej
menggunakan bahasa yang difahami oleh penerima
mengelakkan penggunaan perkataan yang tidak
difahami
mesej yang hendak dihantar hendaklah ringkas dan
padat sesuai dengan maksud
mesej juga hendaklah lengkap supaya dapat
difahami dengan jelas gambaran keseluruhannya
10. 10
10
SALURAN
SALURAN
Mesej yang dibentuk akan dihantar melalui saluran tertentu sama ada
, , .
secara lisan bukan lisan tulisan atau kaedah lain Ia perlu dipilih
sebaik mungkin kerana boleh mempengaruhi keberkesanan
. :
komunikasi Panduan yang boleh digunakan ialah
kepentingan mesej dari segi keperluan untuk
menyampaikannya dengan segera
keperluan untuk menerangkan mesej dengan jelas
melalui lisan
,
keupayaan penerima untuk menterjemahkan
,
memahami mengingat atau menyimpan mesej dengan
baik
volume mesej yang boleh menetukan sama ada baik
dihantar secara lisan atau bertulis
kepentingannya sama ada untuk didokumenkan atau
tidak
11. 11
11
PENERIMA DAN DEKOD
PENERIMA DAN DEKOD
Mesej yang diterima akan diterjemahkan dan ditafsirkan yang
.
dikenali sebagai dekod Pentafsiran akan dibuat berdasarkan
,
keupayaan penerima yang disandarkan kepada pengetahuan
. ,
pengalaman atau latarbelakangnya Semasa menerima mesej
- :
perkara perkara berikut perlu diambil kira
menerima mesej dengan fikiran terbuka
memahami denga jelas mesej yang dihantar
menggunakan proses maklumbalas apabila perlu untuk
mengesahkan kefahaman anda mengenai mesej
menerima keseluruhan mesej sebelum memberi tafsiran
kenalpasti halangan di pihak anda sebagai penerima
mesej
-
dan meminimumkan halangan halangan tersebut
12. 12
12
MAKLUMBALAS
MAKLUMBALAS
Maklumbalas merupakan respon penerima kepada penghantar
.
bagi memaklumkan bagaimana mesej diterima Maklumbalas
:
boleh diberi atau didapatkan melalui berbagai kaedah iaitu
-
mengemukakan soalan soalan sama ada daripada
penghantar atau penerima
-
reaksi reaksi bukan lisan yang kelihatan
‘ ’ ‘ ’
rephrasing atau paraphrasing iaitu merumuskan
semula mesej
-
ringkasan ringkasan
13. 13
13
GANGGUAN
GANGGUAN
- :
Antara gangguan gangguan dalam komunikasi ialah
persediaan yang tidak mencukupi di pihak
penghantar sehingga menyebabkan mesej kurang
jelas
pemilihan perkataan yang tidak tepat dan terlalu
-
umum yang mengundang tafsiran berbeza beza
mengenai perkataan
mempunyai prasangka sama ada di pihak
penghantar atau penerima
tidak mengosongkan fikiran atau menghapuskan
.
gangguan semasa berkomunikasi Di fikiran ada
lebih penting sedang difikirkan
keadaan sekitar yang tidak sesuai
17. 17
17
KEMAHIRAN DALAM KOMUNKASI
KEMAHIRAN DALAM KOMUNKASI
BERKESAN
BERKESAN
Interaksi dan komunikasi yang hanya menggunakan akal atau
.
hanya menggunakan perasaan akan menjadi tidak berkesan
Seseorang yang berkomunikasi dengan berkesan akan
.
menggunakan kesemua deria manusia dengan bijaksana
,
Sekiranya ia tidak digunakan dengan sebaiknya keadaan
:
komunikasi berikut mungkin boleh berlaku
,
menerima mesej seadanya mendengar tetapi tidak
dapat menangkap mesej dengan jelas
,
melihat seadanya tanpa peka kepada mesej
,
tambahan yang dilahirkan melalui mimik muka
,
pergerakan badan tangan dan sebagainya
tidak mengambil endah dan tidak peka kepada
emosi yang dilahirkan atau emosi yang
disembunyikan
tidak cuba memahami perasaan tersebut
18. 18
18
.
ii Kemahiran Menimbulkan Minat Orang
.
iii Kemahiran Memberi Perhatian
.
iv Kemahiran Mendengar
.
v Kemahiran Pemerhatian
.
vi Kemahiran menyoal
.
vii Kemahiran Berempati
.
viii Kemahiran Memberi Maklumbalas
Terdapat beberapa kemahiran yang terlibat dalam
Terdapat beberapa kemahiran yang terlibat dalam
:
komunikasi berkesan iaitu :
komunikasi berkesan iaitu
19. 19
19
.
i Kemahiran Menimbulkan Minat Orang
.
i Kemahiran Menimbulkan Minat Orang
,
Untuk anda didengar anda seharusnya mahir memupuk minat
.
orang terhadap apa yang anda ucapkan Antara cara yang boleh
digunakan untuk menarik dan menimbulkan minat orang lain
:
ialah
Libatkan pendengar
Menghiburkan
Mengenal pasti keistimewaan orang lain
Membawa topik perbualan yang anda mahir
20. 20
20
.
ii Kemahiran Memberi Perhatian
.
ii Kemahiran Memberi Perhatian
Ia bermula dari awal dengan memberi perhatian kepada mereka
. ,
yang bercakap Melalui pendengaran aktif pendengar akan
.
mengutip semua maklumat yang dihasilkan Melalui tumpuan
,
perhatian dan pemerhatian ia dapat menghasilkan suasana yang
sesuai kepada penghantar mesej untuk terus memberi maklumat
.
dalam menghasilkan mesej yang lengkap
Mendengar dengan aktif
Menumpukan sepenuh perhatian dengan
pertembungan mata
,
Mata tidak liar ke sana kemari tidak kerap melihat
-
jam atau meninjau ninjau keluar
Duduk ke hadapan sedikit menghadap orang yang
bercakap
Memberi maklum balas lisan atau bukan lisan yang
‘ ’ -
positif seperti perkataan ya atau mengangguk
angguk kecil
22. 22
22
.
iv Kemahiran Mendengar
.
iv Kemahiran Mendengar
Mendengar adalah asas penting dalam
komunikasi lisan
Ia membantu pengumpulan maklumat atau
mesej dan memperbaiki kefahaman tentang
kelakuan orang lain
Mendengar yang dimaksudkan ialah
kemahiran mendengar secara aktif dan
komprehensif yang melibatkan beberapa
, ,
deria yang utama iaitu telinga mata mulut
dan hati
23. 23
23
.
v Kemahiran Pemerhatian
.
v Kemahiran Pemerhatian
Pemerhatian boleh membantu mengesan maklumat bukan
lisan yang dilahirkan atau tersembunyi
/
Seorang pendengar pemerhati yang mahir dapat melihat dan
membaca apa yang ada di dalam perasaan seseorang
Gambaran mimik muka adalah yang paling hampir dengan
perasaan
Gambaran air muka yang bersahaja atau air muka yang
-
berubah secara tiba tiba boleh memberikan mesej dengan baik
Mata juga memainkan peranan penting dalam memberi
. :
gambaran minda dan perasaan Contohnya
seorang yang sudah bosan dengan perbualan
biasanya akan kerap melemparkan pandangan ke
, -
tempat lain meninjau ninjau atau melihat jam
Orang yang ikhlas biasanya dapat dilihat melalui
,
gambaran mata yang jernih tenang dan tepat
24. 24
24
. ( .)
v Kemahiran Pemerhatian samb
. ( .)
v Kemahiran Pemerhatian samb
Gaya anda berdiri dan duduk kadangkala dapat
menggambarkan perasaan hati dan minda anda ketika itu
- Orang lain kadangkala membuat tanggapan bahawa anda
tidak berminat untuk mendengar sekiranya anda
kelihatan mengiring
- Anda juga dianggap agak defensif sekiranya anda berpeluk
tubuh
,
Keadaan sekitar juga memainkan peranan seperti keadaan
tempat duduk yang tidak selesa atau suhu bilik yang panas
Melihat mimik muka orang yang bercakap samada
,
kelihatan gembira sedih atau sebagainya
Membaca gambaran perasaan dari suara dan nada suara
yang digunakan
26. 26
26
.
vi Kemahiran Menyoal
.
vi Kemahiran Menyoal
Soalan boleh digunakan bagi mendapatkan
maklumbalas dan memberi maklumbalas
Ia merupakan penjelasan atau penerangan yang lebih
lanjut mengenai mesej atau perasaan disebalik mesej
Kemukakan soalan yang tepat bagi mendapatkan
.
maklumbalas yang tepat Soalan yang tepat akan
membawa kepada pengetahuan dan kefahaman
(3)
Terdapat tiga jenis soalan yang boleh dikemukakan
:
iaitu
)
i Soalan tertutup
- ‘ ’ ‘ ’
memerlukan jawapan pendek samada ya atau tidak
- tidak membawa banyak maklumat
- menghadkan perbincangan
27. 27
27
. ( .)
vi samb
. ( .)
vi samb
)
ii Soalan terpimpim
- mempengaruhi pendapat atau perasaan penerima
supaya sependapat dengan penghantar
)
iii Soalan terbuka
- memerlukan penerima memberikan pandangan
atau perasaannya sendiri tanpa dipengaruhi
- memungkinkan perbincangan lebih lanjut
28. 28
28
.
vii Kemahiran Berempati
.
vii Kemahiran Berempati
Kemahiran membaca perasaan orang lain adalah
penting untuk mendapatkan mesej yang tepat
Menggunakan kaedah merumus dan mengulangi
apa yang dikatakan dalam ayat sendiri
(rephrasing atau paraphrasing)
Tujuannya ialah bagi mendapatkan kesahihan
mengenai kefahaman anda tentang perasaannya
-
dan dalam masa yang sama anda seolah olah
bersama dengannya menyelami perasaan tersebut
29. 29
29
.
viii Kemahiran Memberi Maklumbalas
.
viii Kemahiran Memberi Maklumbalas
Maklumbalas hendaklah diberi dengan cara jelas
-
supaya tindakan dapat diambil oleh kedua dua
belah pihak bagi memperbaiki lagi ketepatan mesej
-
Antara perkara perkara yang boleh diambil
:
perhatian ialah
)
i hendaklah diberi dengan jelas dan tepat supaya bleh
difahami dan tindakan susulan boleh diambil selanjutnya
)
ii tidak bersifat abstrak atau berselindung sehingga
menyukarkan pihak satu lagi untuk mentafsir dan
memahami
30. 30
30
( .)
samb
( .)
samb
)
i ,
tidak menyentuh peribadi individu sepatutnya kepada
tatakelakuannya
)
ii tidak bersifat menghentam atau meruntuhkan sebaliknya
membina
)
iii tidak membangkitkan tentang motif seseorang sebaliknya
menyatakan tentang pengamatan
)
iv tidak bersifat menghukum tetapi menjelaskan tentang
apa yang berlaku
)
v -
penghantar tidak seolah olah berleter sebaliknya
berkongsi maklumat
)
vi -
penghantar dan penerima mengalu alukan maklumbalas
dengan menghargai maklumbalas tersebut
31. 31
31
( .)
samb
( .)
samb
)
i penghantar dan penerima bersikap positif dan terbuka
dengan maklumbalas supaya tiada maklumbalas palsu
)
ii penghantar dan penerima hendaklah membincangkan
maklumbalas dan mengambil keputusan yang
dipersetujui bersama
)
iii ,
penghantar dan penerima peka dengan maklumbalas
semak ketepatannya dan ambil tindakan susulan
32. 32
32
KOMUNIKASI MELALUI MEDIA ELEKTRONIK
KOMUNIKASI MELALUI MEDIA ELEKTRONIK
21
Komunikasi abad ke banyak menggunakan media
.
elektronik
:
Ini termasuk
, , -
Telefon telegram radio dan surat sebelum wujud
internet
-
Internet kemampuan penyiaran keseluruh dunia tanpa
sempadan
-
E mail menggantikan tempat alat komunikasi lama
33. 33
33
…
Samb…
Samb
Pada awalnya email merupakan alat perhubungan dan
pertukaran maklumat yang digunakan oleh tentera sahaja
: ,
Kelebihan email mudah digunakan dengan pantas tidak
,
memerlukan respon yang sepontan penerima dapat
,
menjimatkan masa gunakan komunikasi secara
, ,
bertulis maklumat diterima jelas boleh hantar kepada
1 .
banyak penerima pada masa
34. 34
34
/
ALAMAT EMAIL BLOG
/
ALAMAT EMAIL BLOG
,
Kini sebarang berita surat menyurat dan perbincangan
telah mudah serta pantas diseluruh dunia melalui alat
komputer
Kita bleh punyai ruang berita sendiri atau blog dalam
.
website dan kita boleh menjual beli melalui komputer ini
:
Ini dilakukan antaranya
- 1
Email yang dihantar berdasarkan nama pengguna
domain
,
Untuk mengirim email alamat email berfungsi seperti
alamat surat menyurat
35. 35
35
.
Samb.
Samb
,-
hos nama spesifik bagi suatu mesin dalam domain
,-
hos nama spesifik bagi suatu mesin dalam domain
Domain dihasilkan mengikut kegunaannya seperti
Domain dihasilkan mengikut kegunaannya seperti com
com
bagi komersial dan
bagi komersial dan edu
edu .
bagi pendidikan.
bagi pendidikan
,
Sub domain bermaksud pembahagian yang lebih khusus,
Sub domain bermaksud pembahagian yang lebih khusus
.
contohnya.
contohnya www.oum.edu
www.oum.edu .
dsb.
dsb
Kita boleh menulis pendapat dalam blog untuk bacaan
Kita boleh menulis pendapat dalam blog untuk bacaan
umum
umum
