PC COACH

1. Project Charter | 1
RENCANA AKSI PERUBAHAN
(PROJECT CHARTER)
01. IDENTITAS PROYEK
Nama SISTEM PERINGATAN DINI KENAIKAN PANGKAT DAN
KENAIKAN GAJI BERKALA (SeMaMPai) DI DINAS
KESEHATAN KABUPATEN BANYUASIN
Deskripsi Aplikasi desktop sebagai system informasi data
kepegawaian yang akurat mampu mendukung berbagai
sub system informasi lainnya secara terintegrasi.
Berbagai kebutuhan data sesuai dengan variabel yang
disediakan dalam aplikasi, akan mudah diakses.
Keberhasilan system informasi data digunakan untuk
pengembangan system informasi manajemen
kepegawaian dalam aplikasi sistem peringatan dini
kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat PNS
Sponsor Nama
NIP
Pangkat
Jabatan
:
:
:
:
dr. H. Masagus M. Hakim, M.Kes
19720828 200212 1 005
Pembina Utama Muda (IV/c)
Kepala Dinas
Project
Leader
Nama
NIP
Pangkat
Jabatan
:
:
:
:
dr. Hj. Reny Sahara, M.Kes
19650810 199603 2 001
Pembian Tk.I (IV/b)
Sekretaris Dinas

2. Project Charter | 2
Sumber
Daya Tim
a.peraturan
Perundang
Undangan
: 1.Undang-Undang Nomor 5 Tahun
2014 tentang Aparatur Sipil
Negara
2.Peraturan Pemerintah Nomor 99
Tahun 2000 tentang Kenaikan
Pangkat Pegawai Negeri Sipil
3.Peraturan Pemerintah Nomor 34
Tahun 2014 tentang Peraturan
Gaji Pegawai Negeri Sipil
4.Peraturan Pemerintah Nomor 11
Tahun 2017 tentang Manajemen
Pegawai Negeri Sipil
b. Tim Efektif : Tim Efektif Proyek Perubahan,
dengan susunan dan nama personil
sebagai berikut :
Mentor : dr. H. Masagus M. Hakim,
M.Kes
Projec Leader : dr. Hj. Reny Sahara,
M.Kes
Anggota : - Ellies Tianti, S.Farm, Apt
- Hj. Ermi Novida, SKM
- Dessy Miratna, S.Psi
- Rosmala Dewi, S.Sos, MM
- Wahyuni Harahap, S.Kep
- Herlina, AMF
- Heny Handayanah, SKM
- Lia Aprianti, SE
- Aswin Gantara, S.Sos

3. Project Charter | 3
c. Sarana
dan
Prasarana
yang
memadai
: - Ruang Rapat Dinas Kesehatan.
- Staf yang telah perpengalaman
dalam mengoperasikan aplikasi.
d.Stakeholer
yang
mendukung
1. Internal
2. Eksternal
- Kepala Dinas Kesehatan
- Kepala Bidang
- Kepala Seksi
- Kepala Puskesmas
- Kepala Tata Usaha Puskesmas
- Kepala BAPPEDA
- Kepala BPSDM
- Kepala DPKAD
- Inspektorat
02. LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
Dinas Kesehatan adalah sebuah lembaga teknis daerah yang
merupakan unsur penunjang Pemerintah Kabupaten Banyuasin.
Dinas Kesehatan Kabupaten Banyuasin dikepalai oleh seorang
Kepala Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada
Bupati melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok Dinas Kesehatan
adalah membantu Bupati Kabupaten Banyuasin dalam
penyelenggaraan kewenangan pemerintah dibidang kesehatan.
Sistem informasi data dan manajemen kepegawaian di Dinas

4. Project Charter | 4
Kesehatan Kabupaten Banyuasin, merupakan salah satu tugas di
bidang sekretariat sub bagian umum dan kepegawaian. Unit kerja ini
bertanggung jawab dalam manajemen pegawai, mulai dari
pengelolaan data kepegawaian yang baik dan tercatat, sehingga
dengan cepat dan mudah menggambarkan perkembangan dan
riwayat tiap pegawai. Pelayanan urusan kepegawaian dituntut untuk
meningkatkan pelayanan yang diberikan kepada pelanggannya dalam
hal ini adalah seluruh Pegawai Negeri Sipil di Dinas Kesehatan
Kabupaten Banyuasin termasuk pegawai Puskesmasnya.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang
Pokok-Pokok Kepegawaian, Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014
tentang Aparatur Sipil Negara, dan Peraturan Pemerintah Nomor 99
Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil serta
Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 2019 tentang Peraturan Gaji
Pegawai Negeri Sipil. Salah satu persoalan yang dominan dalam
mewujudkan pelayanan yang lebih baik adalah permasalahan
ketersediaan informasi tentang waktu kenaikan gaji berkala dan
kenaikan pangkat yang merupakan salah satu tugas dan fungsi
sekretaris dalam penyelenggaraan administrasi kepegawaian. Untuk
itu diharapkan tersedianya aplikasi sistem peringatan dini kenaikan
gaji berkala dan kenaikan pangkat yang optimal.
Kondisi saat ini yang terjadi masih banyak pegawai yang tidak
melaksanakan atau mengusulkan kenaikan gaji berkala dan
kenaikan pangkat yang tepat waktu atau terlambat. Hal ini
dikarenakan data kepegawaian yang ada terkait hal tersebut masih
sebatas hard copy.
Ketidakakuratan informasi atau waktu kenaikan gaji berkala
atau kenaikan pangkat ini dikarenakan sistem data yang ada masih
dikelola secara manual ditambah lagi dengan data yang ada masih
belum lengkap. Keadaan ini juga disebabkan belum terlaksananya
monitoring dan evaluasi tentang ketersediaan data pegawai.
Atas dasar inilah akan diambil langkah-langkah yang efektif

5. Project Charter | 5
untuk mewujudkan pelayanan yang lebih baik khususnya
menyangkut waktu kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat
dengan menyusun mekanisme kerja untuk percepatan pelayanan
berbasis tepat waktu dengan menyediakan aplikasi yang bisa
memberikan informasi yang tepat untuk permasalahan ini.
Diharapkan akhirnya nanti tidak ada lagi pengurusan
kekurangan penerimaan gaji karena keterlambatan penerbitan SK
(Surat Keputusan). Langkah-langkah yang akan ditempuh untuk
memperlancar ketersediaan ini antara lain dengan berkoordinasi
dengan Organisasi Perangkat Daerah terkait yaitu BPSDM
Kabupaten Banyuasin dan untuk kelancaran ini juga akan
mensosialisasikan kepada internal yang ada di Dinas Kesehatan
Kabupaten Banyuasin sebagai pengguna dari aplikasi.
03. TUJUAN
Tujuan umum yang akan dicapai oleh penulis dalam pelaksanaan
proyek perubahan ini adalah “Tersedianya sistem peringatan dini
kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala PNS di Dinas Kesehatan
Kabupaten Banyuasin, Sumatera Selatan. Untuk perincian tujuan
khusus, dibagi berdasarkan periode waktu di bawah ini:
1. Tujuan jangka pendek (2 bulan)
a. Jangka Pendek
1) Membentuk tim efektif proyek perubahan
2) Melakukan rapat internal antar bidang
3) Koordinasi dengan OPD terkait.
4) Menyiapkan draft MOU dan/atau perjanjian kerja sama
dengan stake holder yang dilibatkan
5) Menyediakan aplikasi Sistem Manajemen dan Monitoring

6. Project Charter | 6
Pegawai (SeMaMPai)
2. Tujuan Jangka Menengah (6-12Bulan)
1) Melakukan koordinasi terkait pelaksanaan penyusunan
basis data dan informasi PNS
2) Menyiapkan tim khusus pengumpulan, input, dan verifikasi
data PNS.
3) Sosialisasi persiapan sistem peringatan dini kenaikan
pangkat dan kenaikan gaji berkala
4) Pengumpulan basis data PNS yang terkini
5) Input data dan informasi PNS
6) Monitoring dan evaluasi proses di tiap tahapan
3. Tujuan Jangka Panjang (lebih dari 1tahun)
1) Terlaksananya sosialisasi cara pengisian data masing-
masing SDM di Dinas Kesehatan Banyuasin secara
keseluruhan, yang dibagi dalam beberapa kelompok dengan
masing-masing penanggungjawab.
2) Terverifikasi data oleh tim verifikator sesuai dengan berkas
yang dikumpulkan oleh tiap kelompok, dilanjutkan dengan
input data ke aplikasi oleh operator.
3) Monitoring dan evaluasi proses di tiap tahapan
4) Uji coba peringatan dini kenaikan pangkat dan kenaikan
gaji berkala
5) Launching peringatan dini kenaikan pangkat dan kenaikan
gaji berkala
6) Terlaksananya pembaharuan data dan atau sistem pada
aplikasi sesuai dengan hasil evaluasi.

7. Project Charter | 7
04. MANFAAT
Manfaat yang diperoleh dari proyek perubahan meliputi:
Untuk Dinas Kesehatan Kabupaten Banyuasin :
- Data dapat menjadi referensi penting dalam menetapkan
kebijakan terkait SDM.
- Tersedianya bank data personal tiap SDM di OPD Dinas
Kesehatan Banyuasin.
Untuk Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Kesehatan
Kabupaten Banyuasin :
- Memudahkan sub bagian umum dan kepegawaian dalam tertib
administrasi dan pengelolaan SDM.
- Memudahkan akses data yang dibutuhkan terkait dengan
informasi dalam bank data khusus data kenaikan pangkat dan
kenaikan gaji berkala.
Untuk Sub Bagian Keuangan dan Asset Dinas Kesehatan Kabupaten
Banyuasin :
- Menghindari terjadinya pengurusan kekurangan peneriman gaji
karena keterlambatan penerbita SK.
Untuk Staf Dinas Kesehatan Kabupaten Banyuasin :
- Menghindari terjadinya keterlambatan pengusulan kenaikan
pangkat dan kenaikan gaji berkala.
05. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup proyek perubahan meliputi kegiatan-kegiatan yang

8. Project Charter | 8
mendukung tersedianya informasi kenaikan pangkat dan kenaikan
gaji berkala yang berbasis aplikasi untuk terlaksananya penyusunan
Sistem Informasi Data di Kepegawaian pada Dinas Kesehatan
Kabupaten Banyuasin.
Langkah-langkahnya :
- Pembentukan Tim Efektif
- Rapat koordinasi awal dengan Kepala Dinas dan Kepala Bidang
Sumber Daya Kesehatan serta Kepala Seksi Sumber Daya
Masyarakat Kesehatan.
- Rapat Teknis dengan Kasubbag Umum dan Kepegawaian serta
Kasubbag Keuangan dan Asset.
- Penyusunan Draf SOP aplikasi ‘SeMaMPai”
- Sosialisi aplikasi ‘SeMaMPai” untuk Staf Dinas Kesehatan.
- Sosialisi aplikasi ‘SeMaMPai” untuk Kepala Puskesmas dan Kepala
Tata Usaha Puskesmas.
- Penginputan data aplikasi ‘SeMaMPai”
- Pemantauan penginputan data sample pada aplikasi ‘SeMaMPai”.
- Monitoring dan Evaluasi atas implementasi aplikasi ‘SeMaMPai” di
Dinas Kesehatan dan Puskesmas.
06.OUTPUT KUNCI
Nama Deskripsi
Tersedianya aplikasi
‘SeMaMPai” berisi data
kenaikan pangkat dan kenaikan
gaji berkala di Dinas Kesehatan
Kabupaten Banyuasin.
Pembuatan aplikasi ‘SeMaMPai”
dirancang untuk optimalisasi
waktu kenaikan pangkat dan
kenaikan gaji berkala untuk
mencegah terjadinya keterlambatan
penerbitan SK, sehingga tidak
terjadi kekurangan penerimaan
gaji.

9. Project Charter | 9
Keberadaan aplikasi ini diharapkan
tidak ada lagi keterlambatan dalam
kenaikan pangkat dan kenaikan
berkala di Dinas Kesehatan
Banyuasin,
07. PENTAHAPAN
No Tahap Utama Waktu
A Jangka Pendek (2 bulan)
1. PESIAPAN
a. Melakukan rapat dengan tim efektif proyek
perubahan.
b. Koordinasi dan konsultasi proyek perubahan
dengan mentor.
Minggu
I
I
2. PELAKSANAAN
a. Membuat SK tim efektif proyek perubahan
b. Menyiapkan sarana dan prasarana yang
diperlukan dalam proyek perubahan
c. Menyiapkan aplikasi ‘SeMaMPai”
d. Rapat Koordinasi dengan tim efektif proyek
perubahan menyusun draft SOP aplikasi
‘SeMaMPai”.
e. Sosialisai draft SOP aplikasi ‘SeMaMPai”.
f. Chouching Clinic aplikasi ‘SeMaMPai” bagi
operator Dinas Kesehatan.
g. Peninputan data ke aplikasi untuk seluruh
staf Dinas Kesehatan serta 2 (dua)
Puskesmas
Minggu
I
II
II
III
III
IV
III & IV
Okt

10. Project Charter | 10
3. EVALUASI
a. Monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan
Penginputan data.
Minggu
IV
Okt
B Jangka Menengah (6 bulan)
1. Penginputan data untuk 15 (lima belas)
Puskesmas
2. Monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan
Penginputan data.
Nopemb
er 2019
s.d
April
2020
C Jangka Panjang (1 tahun )
1. Penginputan data untuk 16 (enam belas)
Puskesmas
2. Monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan
Penginputan data seluruh pegawai.
Mei
2020
s.d
Mei
2021

11. Project Charter | 11
08. TATA KELOLA PROYEK
A. Struktur
B. Deskripsi
1. Mentor bertugas mengarahkan, membimbing, dan menyetujui
serta mendukung Proyek Perubahan;
2. Coach bertugas memberikan bimbingan, arahan, masukan, serta
konseling kepada Project Leader selama Proyek Perubahan
berlangsung;
3. Project Leader bertanggung jawab terhadap seluruh tahapan,
proses, dan pelaksanaan Proyek Perubahan serta kesuksesan
Proyek Perubahan;
4. Pokja
- Bertugas membantu Project Leader untuk mengumpulkan bahan
dalam membuat aplikasi sebagaimana tujuan proyek perubahan.
- Bertugas membantu Project Leader untuk mengkoordinasikan
dalam penyusunan aplikasi data kepegawaian menuju manajemen
MENTOR
dr. H. Masagus M. Hakim, M.Kes
Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Banyuasin
COACH
Qum Zaidan
Marhani.S.Pd,M.Si
WI-BPSDMD Sumsel
PROJECT LEADER
dr. Hj. Reny Sahara, M.Kes
Sekretaris Dinas
POKJA
POKJA

12. Project Charter | 12
kepegawaian sebagaimana tujuan proyek perubahan
- Bertugas membantu Project Leader dalam menyiapkan seluruh
administrasi yang diperlukan dan dokumentasi kegiatan.
09. ESTIMASI ANGGARAN
JUMLAH DESKRIPSI
Rp. 1.400.000 Konsumsi rapat tim efektif
Rp. 750.000 Konsumsi rapat- rapat koordinasi
Rp. 750.000 Honorium penyusunan SOP
Rp. 15.600.000 Honorarium Operator
Rp. 5.000.000 Honorarium Jasa Tenaga Ahli
Rp. 2.000.000 ATK, cetak, penggandaan
Rp. 34.650.000 Perjalan dinas dalam daerah
Rp. 60.150.000
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
1 A. Internal
- Kepala Dinas Kesehatan
- Kepala Bidang
- Kepala Seksi
- Kepala Puskesmas
- Kepala Tata Usaha Puskesmas
1 B. Eksternal
- Kepala BAPPEDA

13. Project Charter | 13
- Kepala BPSDM
- Kepala DPKAD
- Inspektorat
11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
Potensi masalah yang akan menghambat kelancaran atau
keberhasilan pencapaian target dan tujuan Proyek Perubahan,
sebagai berikut :
Problematik Deskripsi
1. Keterbatasan waktu Tahapan pelaksanaan melampaui
jadwal yang telah ditetapkan.
2. Ketersediaan sarana dan
prasarana pendukung
Sarana dan prasarana pendukung,
khususnya terkait penggunaan
teknologi informasi penyusunan
aplikasi ‘SeMaMPai”
yang belum maksimal.
3. Kompetensi tim
penyusunan aplikasi
‘SeMaMPai” data
kepegawaian menuju
manajemen kepegawaian
dalam kenaikan pangkat
dan kenaikan gaji berkala.
Kompetensi tim penyusun terkait
pemahaman terhadap peraturan
yang mendasari penyusunan aplikasi
ini.
12. RISIKO

14. Project Charter | 14
Risiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan
Proyek Perubahan yang akan dilaksanakan, sebagai berikut :
Problematik Deskripsi
1. SDM tim efektif dan
operator aplikasi
Adanya perubahan/penggantian
personil dalam tim efektif dan
operator aplikasi (mutasi/pindah
tugas).
2. Anggaran Adanya efisien anggaran kegiatan
atau ketiadaan anggaran.
13. KRITERIA KEBERHASILAN
Kriteria keberhasilan Proyek Perubahan dalam jangka pendek (2
bulan) adalah:
1. Tersedianya aplikasi sistem informasi data kepegawaian dalam
kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala.
2. Terlaksananya rapat dan sosialisasi ke seluruh bidang yang
terkait.
3. Terlaksananya input data personal sampel yang ditetapkan.

15. Project Charter | 15
14 . FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (FKK)
Faktor yang menjadi kunci keberhasilan Proyek Perubahan, sebagai
berikut :
1. Dukungan dan masukan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten
Banyuasin selaku Mentor;
2. Koordinasi antar personil Tim Kerja Proyek Perubahan;
3. Tersedianya sarana dan prasarana;
4. Koordinasi dengan pihak internal dan eksternal;
5. Ketersediaan anggaran dalam pelaksanaan rencana.
15. PERSETUJUAN
Palembang, September 2019
Mentor,
Qum Zaidan Marhani.S.Pd,M.Si
Project Leader,
dr. Hj. Reny Sahara, M.Kes
NDH. 36