Rencana ini menjelaskan rencana optimalisasi pengelolaan data di UPTD Puskesmas Cigadung melalui sistem pelaporan kegiatan (SILAKEMAS). Sistem ini akan mengintegrasikan input data semua program dan mempercepat pelaporan kegiatan kepada stakeholder. Rencana ini mencakup pembuatan aplikasi SILAKEMAS, SOP, dan panduan untuk menstandarisasi pengelolaan data di puskesmas.

1. RENCANA AKSI PERUBAHAN
OPTIMALISASI PENGELOLAAN DATA MELALUI
SISTEM PELAPORAN KEGIATAN PUSKESMAS (SILAKEMAS)
DI UPTD PUSKESMAS CIGADUNG
DINAS KESEHATAN KOTA BANDUNG
ELFRIDA SRIYANTI SIMATUPANG, SAP
NOSIS. 20220607030213

2. LATAR BELAKANG
Permenkes 43 Tahun 2019 dan Perwal kota Bandung Nomor 199 Tahun 2018 tentang
Pembentukan, Kedudukan, Tugas dan Fungsi Susunan Organisasi serta Tata Kerja Unit
Pelaksana Teknis Daerah di Lingkungan Pemerintah Kota Bandung
Beberapa Tugas dan Fungsi Kasubbag Tata
Usaha
a. Menyusun rencana, mengkoordinasikan,
melaksanakan dan mengendalikan program
dan kegiatan dibidang ketatausahaan lingkup
administrasi umum.
b. Menyusun rencana, mengkoordinasikan,
melaksanakan dan mengendalikan program
dan kegiatan dibidang ketatausahaan lingkup
Sistem Informasi dan Data UPTD Puskesmas.
c. Menyusun rencana, mengkoordinasikan,
melaksanakan dan mengendalikan program
dan kegiatan dibidang ketatausahaan lingkup
administrasi kepegawaian
d. Menyusun rencana, mengkoordinasikan,
melaksanakan dan mengendalikan program
dan kegiatan dibidang ketatausahaan
lingkup administrasi rumah tangga/
perlengkapan serta pengadaan barang dan
jasa.
e. Melaksanakan monitoring dan evaluasi
kegiatan di masing-masing bagian.
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan
oleh Kepala UPTD Puskesmas.

3. Latar Belakang …. Kondisi saat ini
1. Input data kegiatan program pada aplikasi masih terpisah-pisah.
2. Laporan kegiatan pelayanan dan program sering terlambat disampaikan/dilaporkan
kepada stakeholder.
3. Beberapa kegiatan program dilaporkan secara manual berbentuk fisik (hardcopy)
oleh masing-masing penanggung jawab program.
4. Belum tersedianya Standar Operasional Prosedur (SOP) pengelolaan data dan
informasi.
5. Tidak adanya aplikasi yang terintegrasi dari semua kegiatan program dan
administrasi di puskesmas.
6. Evaluasi kegiatan pelayanan dan program mengalami hambatan karena harus
mengumpul-kan data dari tiap-tiap penanggung jawab program maupun bagian
administrasi.
7. Adanya tenaga yang mempunyai tanggung jawab pekerjaan yang banyak (multi job)

4. No. Masalah U S G Total Urutan
1
Kurangnya jumlah tenaga
kesehatan dan administrasi
3 4 5 12 II
2
Pengelolaan Data yang
belum terintegrasi
4 4 5 13 I
3
Kompetensi Sumber Daya
Manusia tidak maksimal
3 4 4 11 III

5. Skala Prioritas USG data yang belum terintegrasi
No. Masalah U S G Total Urutan
1 Beberapa kegiatan
program dilaporkan
secara manual
berbentuk fisik
(hardcopy)
3 3 3 9 4
2 Tidak adanya sistem
yang terintegrasi dari
semua kegiatan dan
program
5 5 5 15 1
3 Belum adanya
pengelola data yang
khusus
5 4 4 13 2
4 Beberapa laporan
kegiatan program
dikerjakan oleh satu
(1) orang petugas
4 4 4 12 3

6. Tujuan
Tahap 60 Hari Kerja (Selama Off
Campus)
a) Terwujudnya pemahaman petugas di lapangan
dan mempermudah update data Pelayanan di
UPTD Puskesmas Cigadung
b) Terwujudnya Aplikasi Pelaporan Kegiatan
Program Puskesmas (SILAKEMAS) di UPTD
Puskesmas Cigadung
c) Terbentuknya Standar Operasional Prosedur
(SOP) tentang Pelaporan Kegiatan Program
Puskesmas (SILAKEMAS) di UPTD Puskesmas
Cigadung
d) Terbentuknya Buku Panduan tentang Sistem
Pelaporan Kegiatan Puskesmas (SILAKEMAS)
e) Tersosialisasinya dan terimplementasinya
Aplikasi Sistem Pelaporan Kegiatan Program
Puskesmas (SILAKEMAS), Standar Operasional
Prosedur (SOP) dan Buku Panduan Sistem
Pelaporan Kegiatan Program Puskesmas
(SILAKEMAS).
Tahap Pasca Diklat
a) Terselenggaranya Aplikasi Pelaporan
Kegiatan Program Puskesmas
(SILAKEMAS) yang terintegrasi untuk
penyusunan Laporan Penilaian Kinerja
Puskesmas (PKP).
b) Tersedianya Buku Panduan Sistem
Pelaporan Kegiatan Puskesmas
(SILAKEMAS) di UPTD Puskesmas
Cigadung.
c) Tersedianya Standar Operasional Prosedur
(SOP) tentang Sistem Pelaporan Kegiatan
Program Puskesmas (SILAKEMAS).

7. Manfaat
• Manfaat bagi Ka.Subbag.TU UPTD Puskesmas Cigadung, esuai tupoksinya untuk
memudahkan dalam menyusun pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan.
• Manfaat Bagi Organisasi, dapat lebih memudahkan untuk pelaporan evaluasi & monitoring
dan realisasi guna tercapainya data jumlah sasaran yg dilayani di Kota Bandung.
• Manfaat Bagi Masyarakat, tersajinya Data pelayanan UPTD Puskesmas Cigadung yang
akurat, tepat waktu, mudah dibaca serta terarsipkan dengan baik.

8. Ruang Lingkup
• Ruang lingkup Rencana Aksi Perubahan ini difokuskan pada
penyediaan data pelayanan di UPTD Puskesmas Cigadung Kota
Bandung dengan judul Sistem Pelaporan Kegiatan Puskesmas
(SILAKEMAS)

9. Inovasi dan Out put Rencana Aksi
INOVASI
1)Aplikasi Sistem Pelaporan Kegiatan
Puskesmas (SILAKEMAS) di UPTD
Puskesmas Cigadung.
2)Terbentuknya Buku Panduan tentang
Sistem Pelaporan Kegiatan Puskesmas
(SILAKEMAS) di UPTD Puskesmas
Cigadung.
3)Terbentuknya Standar operasional
Prosedur (SOP) tentang Sistem
Pelaporan Kegiatan Puskesmas
(SILAKEMAS) di UPTD Puskesmas
Cigadung.
OUT PUT
1.Tersedianya Aplikasi Pelaporan
Kegiatan Puskesmas (SILAKEMAS) di
UPTD Puskesmas Cigadung
2.Terbentuknya Buku Panduan
Aplikasi Sistem Pelaporan Kegiatan
Puskesmas (SILAKEMAS) di UPTD
Puskesmas Cigadung
3.Terbentuknya Standar Operasional
Prosedur (SOP) Sistem Pelaporan
Kegiatan Puskesmas (SILAKEMAS) di
UPTD Puskesmas Cigadung

10. Tata Kelola Sumber Daya
ACTION LEADER
Elfrida Sriyanti Simatupang, S.AP
TIM KERJA
Staf UPTD Puskesmas Cigadung
Garis Koordinasi
Garis Komando
Garis Bimbingan
Garis Pelaporan

11. Stakeholder
NO Stakeholder TIM Efektif
JENIS STAKEHOLDER
Strategi
Komunikasi
Primer Sekunder Utama Promoters Latents Defenders Apathetics
A Internal
1 Kepala UPTD
Puskesmas Cigadung
√ √ ++(8) Canalizing
2 Penanggung Jawab
Manajemen
√ √ ++(8) Canalizing
3 Penanggung Jawab
Sistem Informasi
Puskesmas
√ √ ++(8) Canalizing
4 Penanggung Jawab
Keuangan
√ √ ++(5) Canalizing
5 Penanggung jawab
UKM Essential dan
Puskesmas
√ √ ++(8) Canalizing
6 Penanggung jawab
UKM Pengembangan
√ √ ++(8) Canalizing
7 Penanggung jawab
Bangunan,Prasarana
dan Peralatan
√ √ ++(8) Canalizing
8 Penanggung jawab
UKP, Kefarmasian
dan Laboratorium
√ √ ++(8) Canalizing
9 Penanggung jawab
Jaringan Pelayanan
dan Jejaring
Puskesmas
√ √ ++(5) Canalizing
10 Penanggung jawab
Mutu
√ √ ++(8) Canalizing
B External
11 Sekretaris Dinas
Kesehatan Kota
Bandung
√ ++(6) Persuasif
12 Camat Cibeunying
Kaler
√ ++(6) Persuasif
13 Sub Koordinator
Yankesprima dan √ ++(6) Persuasif

12. Net-Map

13. Kuadran Stakeholder
Promoters
1. Sekretaris Dinas
Kesehatan
2. Kepala UPTD
Puskesmas Cigadung
Latents
1 Camat Cibeunying
2. Sub Koordinator
Yankesprim & Trad
Apathetics
1. Pj.Keuangan
2. Pj. Jaringan
Pelayanan dan
Jejaring Puskesmas

14. Pentahapan Aksi
Perancanaan
(Minggu I)
Pengorganisasian
(Minggu II)
Pelaksanaan
(Minggu III-VII)
Monitoring
(Minggu VIII)

15. Manajemen Resiko
No Potensi Masalah Resiko Strategi Komunikasi
1 Faktor Kesibukan
dan kondisi dari
para stakeholders
di luar jangkauan
pemimpin
rencana aksi
perubahan
Perubahan jadwal sehingga
terjadi gangguan ritme
pelaksanaan Rencana Aksi
Perubahan
Informasi rutin, Laporan,
Edukasi, Face to face
2 Tidak ada
dukungan dana
secara khusus
untuk mendanai
pelaksanaan aksi
perubahan
Implementasi Rencana Aksi
Perubahan kurang optimal
Laporan, Informasi penuh,
persuasif
3 Komunikasi
kurang efektif
antara Pemimpin
perubahan
dengan Tim
Efektif
Target dan capaian
kegiatan Aksi Perubahan
tidak tercapai
Koordinasi secara terus
menerus

16. Manajemen Resiko
1)a.Potensi Masalah
2)1. Padatnya kegiatan Mentor
yang dalam hal ini da pat
mempengaruhi pelaksanaan
Pembuatan Aksi Perubahan.
3)2. Koordinasi dan konsultasi
dengan Tim efektif akan terhambat
disebabkan Kesibukan personel
tim terhadap rutinitas tugas pokok
dan fungsinya masing-masing.
4)3. Rencana kerja yang telah
disusun, akan mengalami
penyesuaian waktu ketika
sponsor, personil tim efektif dan
stakeholder melaksanakan
pekerjaan lain yang lebih penting.
5)4. Tidak ada dukungan anggaran
secara khusus untuk mendanai
pelaksanaan aksi perubahan
sesuai dengan yang diharapkan.
6)5. Sulit mendapat dukungan dari
stakeholder eksternal.
7)Harus cermat mencari waktu
agar dapat berkoordinasi dengan
para stakeholder.
b. Resiko
1. Pelaksanaan Proyek
Perubahan tidak akan
berjalan sesuai dengan
waktu yang direncanakan
dan sesuai dengan
Tahapan Aksi Perubahan
2. Hasil Aksi Proyek
Perubahan tidak menutup
kemungkinan tidak sesuai
dengan yang direncanakan
serta diharapkan
c. Strategi Mengatasi
Masalah
Komunikasi efektif dalam
membangun tim efekti
dengan
“menjual gagasan’ untuk
memperoleh persetujuan
dan dukungan terhadap
gagasan yang kemudian
dapat mengakibatkan
perubahan perilaku yaitu
kesediaan
“menerima/menyetujui
gagasan” dan mendorong
pelaksanaan gagasan/
kegiatan tersebut.

17. Terima Kasih