Info: 022-76743214 SIMPEG adalah sistem Informasi berbasis komputer yang digunakan untuk mendukung sistem administrasi kepegawaian di lingkungan Pemerintah daerah.

1. Proposal Penawaran
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN
(SIMPEG)
PT AMSI – (Bp. Tommy, 022-76743214)
Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 1

2. LATAR BELAKANG
Sejalan dengan diimplementasikannya otonomi daerah maka setiap daerah baik propinsi,
kabupaten maupun kotamadya dituntut untuk mandiri, salah satunya adalah kemandirian
didalam pengelolaan kepegawaian secara profesional sehingga mampu meningkatkan
kinerja pegawai di semua level. Karena salah satu dampak diberlakukannya otonomi daerah
adalah terjadinya pelimpahan wewenang kepegawaian dari pemerintahan pusat kepada
pemerintahan daerah yang meliputi pengangkatan, penempatan, pemindahan/mutasi
maupun pemberhentian sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Jumlah pegawai
negeri yang begitu besar serta tuntutan masyarakat terhadap kinerja pemerintah yang
profesional yang dapat memberikan pelayanan prima kepada masyarakat, merupakan suatu
tantangan yang harus dijawab oleh pemerintah daerah. Tantangan tersebut akan terasa
lebih mudah dengan dimanfaatkannya teknologi informasi sebagai solusi dan alat bantu
untuk menjawab tantangan-tantangan tersebut.
Salah satu solusi yang ditawarkan untuk menjawab permasalahan-permasalahan
tersebut adalah pengimplementasian Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).
SIMPEG adalah sistem Informasi berbasis komputer yang digunakan untuk mendukung
sistem administrasi kepegawaian di lingkungan Pemerintah daerah. Fungsi utama Sistem
Informasi Kepegawaian yaitu membantu memberikan data/informasi secara cepat, tepat dan
akurat untuk bahan analisa pimpinan dalam pengambilan keputusan. Komputer merupakan
alat bantu yang sangat bermanfaat dalam kegiatan pegolahan dan pemeliharaan data pada
sistem administrasi pemerintahan. Komputerisasi akan mampu meningkatkan kinerja dan
optimalisasi sumber daya yang ada, baik sumber daya ekonomi maupun sumber daya
manusia.
Dengan diimplementasikannya SIMPEG pada pemerintah daerah diharapkan baik
secara langsung maupun tidak langsung dapat terwujud suatu proses tertib administrasi
kepegawaian, meningkatkan pelayanan kepada masyarakat, terjadinya pergeseran opini
publik ke arah yang positif terhadap citra pegawai di lingkungan pemerintahan. Untuk
mencapai harapan yang telah disebutkan di atas maka SIMPEG yang diimplementasikan
meliputi pula beberapa proses khusus lainnya antara lain proses absensi pegawai, proses
penggajian pegawai dan sistem perencanaan Anggaran khususnya anggaran pegawai
pemerintah daerah.
Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 2

3. DASAR HUKUM
Dasar hukum pelaksanaan pekerjaan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, di
dasari oleh :
1. Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah pasal 76 “Daerah
mempunyai kewenangan untuk melakukan pengangkatan, pemindahan, pemberhentian,
penetapan pensiun, gaji, tunjangan, kesejahtreraan pegawai, serta pendidikan dan
pelatihan sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan daerah yang ditetapkan dengan
Peraturan Daerah, berdasarkan peraturan perundang-undangan.”
2. Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang perubahan atas Undang-undang Nomor
8 tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian.
3. Keputusan Menteri Dalam negeri Nomor 45 Tahun 1992 tentang Pokok-pokok
Kebijaksanaan Sistem Informasi Manajemen Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah
Daerah (SIMDAGRI/SIMDA)
4. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 140 tahun 1997 tentang Rencana Induk
Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah.
5. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2000 tentang Sistem Informasi
Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam negeri dan Pemerintah Daerah.
RUANG LINGKUP
Sistem informasi manajemen kepegawaian yang dilengkapi dengan sistem penggajian,
sistem absensi kepegawaian, dan manajemen data meliputi fasilitas sebagai berikut :
1. Data kepegawaian
Fasilitas ini untuk perekaman data pegawai meliputi :
1. Kode lokasi / unit
2. Kode pendidikan
3. Kode hubungan keluarga
4. Kode jabatan struktural
5. Kode jabatan fungsional
6. Kode kepangkatan
7. Kode gaji pokok
8. Kode penghargaan
9. Kode wilayah
10. Kode negara
2. Data diri pegawai
Fasilitas ini untuk perekaman data indentitas pegawai pemerintah propinsi seperti:
1. Data identitas pokok pegawai
2. Data diri pegawai
3. Data padanan NIP dengan nomor registrasi kepegawaian (NRK)
4. Pasfoto pegawai
3. Daftar riwayat hidup pegawai
Fasilitas ini untuk perekaman riwayat hidup pegawai, seperti :
1. Daftar pendidikan formal
Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 3

4. 2. Daftar pendidikan non formal
3. Daftar jabatan struktural
4. Daftar jabatan fungsional
5. Daftar kepangkatan
6. Daftar perubahan gaji pokok
7. Daftar penghargaan
8. Daftar cuti
9. Daftar keluarga
10. Daftar hukuman disiplin
11. Daftar tindakan administrasi
12. Daftar seminar yang pernah diikuti
13. Daftar tulisan/ karangan yang pernah dipublikasikan
14. Daftar kunjungan ke luar negeri
15. Daftar organisasi yang pernah diikuti
4. Pencetakan laporan kepegawaian
Fasilitas ini untuk membuat laporan kepegawaian, terdiri dari :
1. Laporan pegawai, disertai foto
2. Laporan daftar urut kepangkatan
3. Laporan statistik kepegawaian
4. Pencarian data pegawai
5. Daftar usulan pegawai yang akan naik pangkat/KGG
6. Daftar usulan pegawai yang akan mendapatkan KGB
7. Pembuatan surat keputusan yang berkaitan dengan pegawai antara lain surat
keputusan pegawai yang mendapatkan KGB, KGG, Pengangkatan jabatan dan
sebagainya.
8. Pencetakan surat keputusan yang berkaitan dengan pegawai
5. Sistem pelaporan eksekutif
Fasilitas ini disediakan untuk kebutuhan pimpinan pemerintahan daerah atau level di
bawahnya yang berwenang, untuk membantu analisa dalam proses pengambilan
keputusan seperti pencalonan jabatan, Pencalonan yang mengikuti pendidikan
penjejangan, dan lain-lainnya. Laporan ini dibuat dengan sistim pohon, mulai dari
informasi global, berjenjang hingga informasi yang paling detil. Penelusuran informasi
dapat dimulai sesuai dengan kriteria yang dikehendaki seperti :
1. Pangkat Kepegawaian
2. Usia Kepegawaian
3. Eselon / Dinas / Badan Kepegawaian
4. Pendidikan Pegawai
5. Gender Pegawai
6. Agama Pegawai
7. Status Perkawinan Pegawai
8. Masa Kerja Kepegawaian
6. Perhitungan gaji pegawai
Transaksi kepegawaian yang dibuat pada perubahan gaji pegawai akan diproses secara
otomatis oleh fungsi Perhitungan Gaji. Fasilitas ini antara lain meliputi :
1. Menghitung Gaji Pokok Pegawai
2. Menghitung Rapel Gaji
3. Menghitung Tunjangan-tunjangan Gaji Pegawai
4. Menghitung Iuran Wajib Pegawai (IWP)
5. Menghitung Gaji bersih yang diteriman Pegawai setelah dikurangi potongan-
potongan resmi, misalnya iuran KORPRI, iuran Dharma Wanita
Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 4

5. 7. Pencetakan struk dan laporan penggajian pegawai
Fasilitas ini adalah untuk mencetak laporan-laporan yang berkaitan dengan gaji
pegawai, antara lain meliputi :
1. Pencetakan struk/slip gaji pegawai
2. Laporan Rekap Gaji per Unit Kerja dan seluruh Unit Kerja
3. Laporan Rekap Rapel Gaji per Unit Kerja dan seluruh Unit Kerja
4. Daftar potongan iuran Taspen (4,25%)
5. Daftar potongan iuran Askes (2%)
6. Daftar potongan dana pensiun (3,75%)
7. Daftar potongan iuran KORPRI
8. Daftar potongan iuran Dharma Wanita
8. Absensi Kepegawaian
Fasilitas ini meliputi transaksi absen kepegawaian yang terdiri dari :
1. Data masukan kedatangan dan kepulangan pegawai secara otomatis melalui Bio-
metric scan (scan sidik jari)
2. Data masukan ijin dan cuti pegawai
3. Pencetakan absensi kepegawaian
4. Laporan Rekap absensi kepegawaian per Unit Kerja dan seluruh Unit Kerja
9. Administrasi dan Pemeliharaan
Fasilitas ini meliputi pengaturan terhadap pembatasan-pembatasan hak akses
(otorisasi) kepada user, antara lain hak akses untuk melihat, menginputkan data,
mengedit data dan melakukan backup serta restore terhadap data.
MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud daripada pembangunan dan pengembangan sistem informasi adalah
berdasarkan kebutuhan tentang keadaan data pegawai, baik dari tingkat propinsi,
kabupaten/kota. Sehingga data pegawai yang ada akan memberikan manfaat bagi pegawai
yang bersangkutan dan pihak lain yang membutuhkan serta organisasi pemerintah daerah
pada khususnya.
Tujuannya secara umum adalah terwujudnya suatu sistem informasi yang terintegrasi
dalam suatu jaringan komputer dan mampu menghasilkan informasi yang bermutu dalam
mengambil keputusan.
Sedangkan tujuan secara khusus adalah :
♦ Menghasilkan informasi data kepegawaian
♦ Membantu pimpinan dalam merencanakan penerimaan pegawai, penyebaran pegawai,
dan pelatihan pegawai di masa yang akan datang.
♦ Membantu kelancaran administrasi dan manajemen kepegawaian sehingga pegawai
mendapatkan hak serta melaksanakan kewajibannya dengan baik.
♦ Memudahkan pekerjaan di bidang kepegawaian dalam membuat laporan.
Sasaran daripada sistem informasi adalah :
♦ Terciptanya pelaksana tugas di bagian kepegawaian daerah/kota yang lebih efektif dan
efisien.
Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 5

6. ♦ Terwujudnya tertib administrasi dan tertib pengarsipan guna mendukung pelaksanaan
tugas-tugas di bagian kepegawaian daerah/kota.
♦ Terbinanya tenaga-tenaga yang terampil dalam memanfaatkan teknologi informasi
mutakhir dalam melaksanakan tugas-tugas di bagian kepegawaian daerah / kota.
♦ Meningkatkan akurasi data dan informasi yang dihasilkan oleh bagian kepegawaian,
sehingga kekeliruan dalam perhitungan dan pencatatan dapat dieliminasi
♦ Mempermudah pencatatan dan pencarian (pembacaan ulang) data yang sudah
dimasukkan sebelumnya
♦ Menyederhanakan media pemyimpanan data
♦ Mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan akurat
♦ Dapat menjamin keamanan data terhadap pihak-pihak lain yang dapat
menyalahgunakan sistem dengan membangun sistem yang dapat dikontrol dimana
memerlukan administrasi sistem secara keseluruhan.
MANFAAT SIMPEG
Dengan penerapan Sistem Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada pemerintahan
daerah, maka pemerintah daerah akan mendapatkan beberapa manfaat antara lain :
♦ Pencarian informasi yang berhubungan dengan kepegawaian akan mudah dan cepat.
♦ Pembuatan laporan yang bersifat rutin dan berkala akan cepat dan mudah dikerjakan.
♦ Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan pensiun di masa
datang.
♦ Mengetahui gambaran tentang nama-nama pegawai yang akan naik pangkat dan
mengetahui daftar kenaikan gaji berkala di masa akan datang
♦ Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian.
♦ Mengetahui dan merencanakan penyebaran pegawai.
♦ Merencanakan suatu pekerjaan.
♦ Merencanakan penerimanan pegawai baru.
♦ Tingkat keamanan data yang terjamin keandalannya serta terintegrasi dan mudah untuk
dikembangkan.
KEUNGGULAN SIMPEG PLUS
Aplikasi SIMPEG yang diimplementasikan memiliki beberapa keunggulan antara lain :
♦ Customized Software Development, artinya software yang ditawarkan bisa disesuaikan
dengan kebutuhan.
♦ Terintegrasi dengan sistem penggajian & absensi bio-metric scan (sidik jari).
♦ Dengan dukungan jaringan Private Network yang dibangun dan aplikasi yang dibuat
dalam platform web-based memudahkan untuk pengaksesan dari manapun juga.
♦ Tingkat security data yang terjamin kehandalannya dengan menggunakan sistem
otorisasi untuk user-usernya.
♦ System aplikasi ini dapat menangani masalah security secara :
♦ Authentical (Userid/password, smartcard, biometris, dynamic password)
♦ Acces control (manajemen bertingkat & hak akses)
♦ Confidential (transfer data dilakukan dengan encryption/decryption)
♦ Data Intergrity
Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 6

7. ♦ Available (Clustering sistem, RAID sistem, back up, miroring data, intrsion detection
system)
KONFIGURASI
Aplikasi SIMPEG di pemerintah daerah diimplementasikan di beberapa user (client)
yaitu bagian kepegawaian, bagian keuangan, serta beberapa pajabat yang mempunyai
wewenang dalam proses pengambilan keputusan tentang kepegawaian. Arsitektur jaringan
INTRANET untuk mengimplementasikan program SIMPEG di pemerintah daerah yang
diusulkan adalah sebagai berikut:
Tahap utama : Intranet Kantor Bupati, bagian Keuangan, Bagian Kepegawaian, dan
untuk data-data tertentu dapat diakses melalui jaringan private
network (VPN).
Tahap selanjutnya : Intranet (dedicated lines menggunakan fiber optic) ke seluruh kantor
dinas.
Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 7

8. SARANA PENUNJANG
Dalam pembangunan dan pengembangan suatu sistem informasi manajemen yang berbasis
teknologi komputer, unsur-unsur yang dibutuhkan adalah perangkat keras (hardware),
perangkat lunak (software) dan sumber daya manusia (brainware).
1. Perangkat Keras (HARDWARE)
Server Built-up : COMPAQ PIII RAM 512 MB 1 buah
PC Client : COMPAQ PIII RAM 128 MB 5 buah
Printer : Printonix 1 buah
HP Laser 5L 2 buah
Scanner : Photo Scanner
Bio-Metric Scanner
Modem : 56 Kbps (f/ remote office)
LAN & WAN Equipment
Unit Penyedia Daya Listrik Cadangan
2. Perangkan Lunak (SOFTWARE)
Aplikasi SIMPEG yang akan diimplementasikan di pemerintah kabupaten berbasis
Aplikasi Windows Client-Server dan Aplikasi WEB-Based untuk kebutuhan manajemen yang
memudahkan setiap pemakai mengakses aplikasi ini dari tempat manapun yang mempunyai
akses ke jaringan.
Software yang digunakan:
• Development tools : Delphi, Macromedia
• Database : Oracle 9i
• Interface : - Aplikasi Windows Client-Server
- Web-Based (ASP)
- Biometric Scan & Scanner
• Operating system : Windows
3. Sumber Daya Manusia (Brainware)
Untuk dapat menjalankan atau mengoperasikan Aplikasi SIMPEG, diperlukan tenaga
yang akan dilatih sebagai Tenaga Operator Data Entri, Database Administrastor dan
Programmer.
PENUTUP
Pelayanan terbaik merupakan komitment utama yang harus selalu dikedepankan oleh
setiap instansi pemerintah, sehingga cara bagaimana informasi tersebut dikemas dan
disajikan akan menjadi prestasi dan nilai tersendiri.
Proposal ini dibuat untuk mendapatkan persetujuan dan bila diperlukan penjelasan lebih
lanjut, kami bersedia untuk menjelaskannya.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Proposal Sistem Imformasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) hal. 8