Việc chuyển đổi sang một lực lượng lao động từ xa có thể mang lại những lợi thế thì nó cũng đặt ra những thách thức quản lý nhân viên từ xa mới. https://growupwork.com/blog/ky-nang-lam-viec/thach-thuc-quan-ly-nhan-vien-tu-xa-777

1. 7 thách thức khi quản lý nhân viên từ xa &
giải pháp
Khi các nhóm làm việc remote ngày càng phổ biến, các quản lý đang nắm bắt những lợi ích mà
chúng cung cấp. Nhưng nếu việc chuyển đổi sang một lực lượng lao động từ xa có thể mang lại
những lợi thế thì nó cũng đặt ra những thách thức quản lý nhân viên từ xa mới. Rất may, những
thách thức này có thể được khắc phục bằng các chiến lược quản lý đơn giản nhưng hiệu quả.
7 thách thức khi quản lý nhân viên từ xa và giải pháp
MỤC LỤC
[ Ẩn ]
Lợi thế của hình thức làm việc remote
Quản lý nhân viên từ xa
7 thách thức quản lý nhân viên từ xa
1. Điều chỉnh về lịch trình
2. Thiết lập gắn kết
3. Giao tiếp nhất quán
4. Cân bằng giữa lòng tin và trách nhiệm
5. Điều phối các nhiệm vụ và dự án
6. Tiến hành các cuộc họp nhóm hiệu quả
7. Quản lý năng suất
Tạm kết!
Lợi thế của hình thức làm việc remote

2. Theo báo cáo từ UpWork về nguồn nhân lực trong tương lai cho thấy rằng các nhà tuyển dụng đã
thấy năng suất của nhân viên tăng lên nhờ làm việc remote. Do tính hiệu quả của việc làm từ xa và
những lợi ích mà nó mang lại, khoảng 36,2 triệu người lao động dự kiến sẽ làm việc từ xa hoàn toàn
vào năm 2025.
Bài viết này sẽ trình bày chi tiết bảy trong số những thách thức phổ biến nhất phải đối mặt khi quản
lý một nhóm từ xa — và giải thích cách vượt qua chúng thành công.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
Top Remote Jobs phổ biến với thu nhập hấp dẫn!
Với sự phát triển của công nghệ và Internet, các nhà tuyển dụng ngày càng mở rộng tìm kiếm
những nhân viên làm việc từ xa có thể mang đến các kỹ năng đáp ứng được với yêu cầu công việc.
Vì vậy, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các cơ hội việc làm từ xa như một sự lựa chọn mới mẻ cho sự
nghiệp của mình. Bài viết này sẽ gợi ý cho bạn nhiều lựa chọn Remote Jobs phổ biến với thu
nhập hấp dẫn.
Quản lý nhân viên từ xa
Làm việc từ xa mang lại rất nhiều lợi thế cho cả người lao động lẫn công ty nhưng luôn có những
thách thức đi kèm! Những thách thức đó sẽ đè nặng trọng trách lên vai những người quản lý! Đòi
hỏi phải có một chiến lược quản lý chuyên biệt dành cho các nhân viên làm việc remote, thậm chí là
toàn bộ một team làm việc từ xa!
Còn cách nào hay hơn việc đề ra một chiến lược trên cơ sở tổng hợp các thách thức phổ biến trong
việc quản lý nhân viên từ xa mà bất cứ công ty nào cũng có khả năng gặp phải! Tham khảo 7 thử
thách dưới đây cùng các giải pháp đi kèm để thiết kế cho doanh nghiệp bạn phương án quản lý
nhân viên từ xa hiệu quả nhất!
7 thách thức quản lý nhân viên từ xa
1. Điều chỉnh về lịch trình
Xây dựng lực lượng lao động remote có thể mở rộng đáng kể khả năng tiếp cận nhân tài của bạn,
cho phép bạn tương tác với các chuyên gia trong cả nước và trên toàn thế giới. Nhưng rất có thể họ
sẽ sống ở các múi giờ khác nhau.

3. Thử thách khác biệt về lịch trình khi quản lý nhân viên từ xa
Đôi khi, đây có thể là một điều tốt. Khi người lao động ở các múi giờ khác nhau, họ có thể luân
phiên phối hợp để làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ: team dịch vụ khách hàng có thể cung cấp hỗ trợ
24/24.
Tuy nhiên, việc tiến hành các cuộc họp, đào tạo và các hoạt động tập thể khác có thể là một thách
thức đối với quản lý các nhân viên remote. Bạn không thể trông đợi họ tham gia các cuộc họp
thường xuyên vào 1h sáng chỉ vì khoảng thời gian đó phù hợp với bạn.
GIẢI PHÁP:
 Tạo các nguồn hữu ích và cập nhật thường xuyên. Khi quản lý một team làm việc từ xa, bạn
không muốn nhân viên phụ thuộc vào bạn để được hướng dẫn ngắn gọn, đơn giản. Tạo ra các
nguồn tài nguyên phong phú và toàn diện, để tất cả thành viên có thể tìm ra hướng giải quyết các
câu hỏi và thách thức phổ biến. Luôn chia sẻ và cập nhật liên tục để hướng dẫn không bao giờ bị
sai sót hoặc lỗi thời.
 Sử dụng các công cụ cộng tác. Các công cụ này có nhiều hình dạng và thực hiện nhiều chức
năng, từ ứng dụng quản lý tác vụ đến các kênh giao tiếp.
 Ghi lại và chia sẻ các cuộc họp nhất định. Nếu một số thành viên không thể dự cuộc họp, hãy
ghi lại cuộc họp đó để họ xem sau. Nếu bạn thực hiện phương pháp này, hãy mời các thành viên
không thể dự trực tiếp gửi câu hỏi và nhận xét trước thời hạn.
2. Thiết lập gắn kết
Mặc dù việc làm remote mang lại rất nhiều lợi ích, nhưng đôi khi bạn có thể cảm thấy bị cô lập. Bởi
vì các nhân viên từ xa không có tương tác trực tiếp và cùng nhau làm việc chung một không gian,
bạn sẽ cần cố ý trau dồi cảm giác hòa nhập và cộng tác.

4. Điều này đặt ra một thách thức dù không to lớn nhưng cũng không dễ thực hiện cho ra kết quả như
mong muốn! May mắn thay, với sự hỗ trợ của quản lý phù hợp, các nhóm remote có thể thúc đẩy
các mối quan hệ làm việc bền chặt.
GIẢI PHÁP:
 Ăn mừng thành công. Cho dù bạn đưa ra lời cảm ơn trong cuộc gọi qua Zoom hàng tuần hay
thực hiện các hoạt động ảo đỉnh cao suốt cả tuần trên Slack, thì việc làm nổi bật sự thành công
trong sáng tạo thì cũng là cách có thể giúp kết nối các thành viên trong nhóm. Chia sẻ những điểm
cao trong tuần làm việc của mọi người khiến người lao động cảm thấy được dõi theo và được
công nhận, điều này dẫn đến mong muốn lớn hơn để thực hiện tốt công việc cho công ty.
 Hãy dành thời gian để trao đổi cùng nhau. Các team ở xa có thể hướng tới các phương pháp
giao tiếp phi cá nhân. Khi có câu hỏi hoặc vấn đề, thật dễ dàng gửi email hoặc tin nhắn trò chuyện.
Phải xác định khi nào một cuộc họp có thể tốt hơn. Bằng cách sử dụng Video call, đặc biệt là trong
các nhóm làm việc hướng tới mục tiêu chung, bạn có thể làm giàu thêm các mối quan hệ chuyên
nghiệp theo những cách quan trọng
 Luôn nhắc về mục tiêu và tiến độ. Không có gì làm xói mòn văn hóa bằng sự nhầm lẫn về
hướng đi của công ty. Cung cấp thông tin cập nhật thường xuyên về tiến độ của mọi người, mục
tiêu của công ty và các thông báo quan trọng khác của nhóm có thể thống nhất các thành viên
trong nhóm thông qua ý thức chung về mục đích.
3. Giao tiếp nhất quán
Giao tiếp nhất quán với nhân viên làm việc từ xa
Giao tiếp có thể tạo ra hoặc phá vỡ bất kỳ team nào. Tuy nhiên, đối với lực lượng lao động
remote, cách thức, tần suất và phong cách giao tiếp của bạn có thể đặc biệt quan trọng.

5. Nhiều thách thức liên quan đến các công cụ ảo mà các team từ xa sử dụng. Email có thể bị bỏ sót
hoặc đọc sai. Nhắn tin trò chuyện có thể đến vào những thời điểm bận rộn, bị lãng quên. Thông tin
sai lệch cũng phát sinh trong các các nhóm làm việc remote.
Ngoài ra, khi các tương tác xảy ra trên các nền tảng kỹ thuật số này, các dấu hiệu ngữ cảnh quan
trọng có thể bị mất hoặc bị thiếu hoàn toàn. Trong bối cảnh của một team toàn cầu, sự khác biệt về
văn hóa và rào cản ngôn ngữ cũng có thể tạo ra sự nhầm lẫn.
Vì vậy, bạn cần phải nỗ lực hơn nữa để đảm bảo họ hiểu công việc mỗi người ảnh hưởng thế nào
đến mục tiêu công ty hoặc phòng ban và cách họ đóng góp.
GIẢI PHÁP:
 Thận trọng với văn phong. Hãy cẩn thận với giọng điệu của bạn trong email và tin nhắn để
chống lại nguy cơ truyền thông tin sai. Luôn thân thiện, dễ gần và tích cực. Dù ai cũng bận rộn
nhưng vẫn luôn có thời gian để biến thông điệp trở nên nhân văn hơn chỉ bằng một lời chào hay
lời cảm ơn đơn giản.
 Gặp gỡ riêng lẻ thường xuyên. Trái ngược với các nhóm lớn hơn, các cuộc họp video call mang
lại cơ hội đặc biệt để trao đổi và phản hồi minh bạch. Không có cách nào tốt hơn để đảm bảo bạn
đang ở trên cùng một trang hoặc giải quyết mối quan tâm của nhân viên. Và đừng chỉ lên lịch cho
chúng khi có vấn đề.
 Chọn một trung tâm giao tiếp. Quản lý nhân viên từ xa yêu cầu một điểm tập trung nơi các cập
nhật và giao tiếp giữa các cá nhân có thể xảy ra. Mặc dù các công cụ giao tiếp khác là những bổ
sung quan trọng (ví dụ: email và trò chuyện), việc duy trì một nền tảng chính giúp mọi người luôn
cập nhật và có trách nhiệm.
 Đặt kỳ vọng rõ ràng khi giao tiếp. Đừng để team của bạn đoán xem họ nên giao tiếp với bạn và
các đồng nghiệp khác như thế nào. Hãy chỉ định rõ ràng các kỳ vọng giao tiếp, bao gồm cách
thức, thời điểm, ai cập nhật và sử dụng công cụ nào. Với những kỳ vọng chung về việc chia sẻ
thông tin, mọi người có thể tự tin thể hiện vai trò của mình.
4. Cân bằng giữa lòng tin và trách nhiệm
Đối với một số nhà quản lý, việc làm remote làm dấy lên nỗi sợ hãi liên quan đến trách nhiệm giải
trình và năng suất. Nếu các nhân viên ở nhà thay vì ở văn phòng, liệu họ có chống lại được sự
mất tập trung và chểnh mảng không?
Trên thực tế, trong Báo cáo xung quanh lực lượng lao động trong tương lai của Upwork, các nhà
tuyển dụng đã nhận thấy sự gia tăng năng suất, do giảm các cuộc họp không cần thiết, lịch làm
việc linh hoạt.
Song để có được kết quả trên cũng cần một nỗ lực quản lý sao cho hiệu quả thay vì quản lý chẽ!
GIẢI PHÁP:
 Xác định thời hạn và việc phân phối rõ ràng. Hãy cực kỳ rõ ràng về những gì bạn mong đợi các
nhân viên hoàn thành và thời hạn. Giai đoạn này rất quan trọng và một chút nỗ lực từ trước có thể
giúp bạn tránh được rất nhiều thất vọng về sau. Điều đó đang được nói, sự chậm trễ và thất bại
vẫn xảy ra và cần được giải quyết một cách minh bạch.

6.  Truyền đạt các mục tiêu tổng thể. Bởi vì các thành viên trong team làm việc từ xa thường chỉ
chịu trách nhiệm cho một thành phần của nỗ lực lớn hơn. Hãy cân nhắc việc truyền đạt lại các
mục tiêu lớn hơn cho toàn bộ nhóm và thực hiện như vậy một cách nhất quán.
 Bồi thường một cách chính xác. Không có gì làm hao mòn tinh thần, lòng trung thành và năng
lượng của nhân viên từ xa như thanh toán trễ, thiếu hoặc không đầy đủ.
5. Điều phối các nhiệm vụ và dự án
Quản lý các lịch trình, múi giờ và khối lượng công việc khác nhau tạo thêm một lớp khó khăn khác
trong việc điều phối các nhiệm vụ và dự án. Việc đảm bảo đáp ứng tất cả các nhu cầu của khách
hàng có thể là một thách thức nếu bạn chưa phát triển một hệ thống để điều phối các dự án.
Bằng cách điều phối ai phụ trách khía cạnh nào của dự án, mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ vai
trò của họ trong việc đạt được mục tiêu chung. Và các nhà quản lý dự án đóng một vai trò quan
trọng trong việc này. Nếu không có sự phối hợp, các nguồn lực sẽ bị lãng phí và đôi khi kết quả bị trì
hoãn.
GIẢI PHÁP:
 Đảm bảo các thành viên tham gia ngay từ đầu. Việc phải giải thích các mục tiêu và phạm vi
giữa chừng của dự án sẽ giảm năng suất. Nên tất cả các thành viên trong nhóm phải có mặt trong
dự án ngay từ đầu.
 Bắt đầu dự án bằng một cuộc họp. Ngay cả khi nhóm được phân phối của bạn ở các múi giờ
khác nhau, điều quan trọng là phải sắp xếp một cuộc họp mà mọi người đều có mặt để bắt đầu dự
án. Trong cuộc họp này, nhóm nên xác định mục tiêu, phạm vi và tiến trình của dự án.
 Giữ liên lạc. Giữ liên lạc với team của bạn để thảo luận về dự án và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết.
Mặc dù nhắn tin tức thời rất hữu ích để giữ liên lạc về tiến độ dự án, nhưng việc sử dụng các công
cụ video call như Google Meet hoặc Zoom có thể giúp loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào. Ngoài ra,
nhảy vào các cuộc gọi nhanh để làm rõ các nhiệm vụ cụ thể hoặc trả lời các câu hỏi thường có thể
cắt giảm thời gian giao tiếp như nhắn tin hoặc ema
6. Tiến hành các cuộc họp nhóm hiệu quả
Việc tập hợp toàn bộ nhóm từ xa tham gia một cuộc họp có thể là một thách thức khi mọi người
có lịch trình khác nhau. Vì vậy, bạn sẽ muốn đảm bảo các cuộc họp diễn ra hiệu quả nhất có thể
khi bạn có thể tập hợp đầy đủ nhóm.
Khi nhóm của bạn có các cuộc họp, hãy đảm bảo tuân theo một chương trình làm việc. Giữ cho các
cuộc họp tập trung vào những gì quan trọng nhất. Kêu gọi các thành viên chuẩn bị trước các
câu hỏi vì họ sẽ biết mục tiêu của cuộc họp trước khi bắt đầu.
GIẢI PHÁP
 Lập kế hoạch họp. Điều phối một cuộc họp remote cần nỗ lực, vì vậy hãy đảm bảo bạn bao gồm
tất cả các mục cần thiết. Tạo một chương trình làm việc đảm bảo bạn không lãng phí thời gian và
những người tham dự biết điều gì sẽ xảy ra.

7.  Sử dụng các công cụ phù hợp. Các cuộc họp năng suất có thể là điều cần thiết để hoàn thành
một dự án và phù hợp với mong đợi của khách hàng. Tuy nhiên, không phải tất cả các team sẽ
cần các công cụ giống nhau.
 Đảm bảo có thiết bị chất lượng. Nếu bạn mong đợi kết quả công việc tuyệt vời, điều quan trọng
là đảm bảo nhân viên từ xa có thiết bị phù hợp để làm việc hiệu quả, họ sẽ cần thiết bị đáng tin
cậy để không làm họ chậm trễ. Tuy nhiên, nếu nhóm của bạn bao gồm các freelance thì chỉ cần
đảm bảo rằng các thiết bị của họ tương thích với cái mà team bạn sử dụng!
7. Quản lý năng suất
Khi nhiều đội buộc phải làm việc từ xa, nhiều nhà quản lý lo lắng về năng suất. Tuy nhiên, trong một
báo cáo gần đây, 68% nhà tuyển dụng nhận thấy việc làm remote diễn ra suôn sẻ hơn so với nhóm
của họ ban đầu chuyển sang làm việc remote.
Là một người quản lý nhân viên từ xa, việc theo dõi thời hạn của dự án và nhân viên xử lý công việc
có thể là một thách thức. Bạn không muốn trở thành người quản lý vi mô nhưng bạn cũng muốn trở
thành người dễ dãi. Hãy lên lịch check-in thường xuyên. Bằng cách này, nhân viên từ xa có
thể cung cấp thông tin cập nhật về tiến trình của họ hoặc giải thích nơi họ đang gặp khó khăn.
GIẢI PHÁP:
 Đảm bảo nhân viên biết họ được đánh giá cao. Khi các thành viên biết rằng họ quan trọng đối
với những người khác, họ có nhiều khả năng sẽ tương tác và có động lực hơn. Công nhận, trao
phần thưởng khi họ làm việc chăm chỉ và tổ chức sinh nhật cũng như các sự kiện đặc biệt có thể
giúp nhân viên cảm thấy được đồng hành và quan trọng.
 Tạo ra một môi trường tích cực. Trong khi nhiều công ty đã đầu tư vào việc tạo ra một văn
phòng chào đón, môi trường remote có thể thiếu sự hào hứng này. Thay vào đó hãy khuyến khích
nhân viên setup một không gian làm việc đầy đủ..
 Chọn các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và số liệu để theo dõi hiệu suất. KPI cho phép các nhóm
đo lường sự tiến bộ của họ đối với một mục tiêu. Luôn cập nhật tiến độ của mọi người đảm bảo
bạn có thể hành động nhanh chóng để đi đúng hướng.
Tạm kết!
Thế giới lao động đang có sự chuyển dịch đáng kể khi vận dụng nhiều mô hình làm việc mới! Trên
thực tế các mô hình này đều mang lại lợi ích đáng hoan nghênh cho cả công ty lẫn nhân viên! Song
để có thể phát huy được hết các lợi thế đó cho công việc thì cần các giải pháp quản lý nhân viên từ
xa hiệu quả và cả sự phối hợp một cách thấu hiểu của nhân viên! Hi vọng rằng thông tin về 7 thách
thức khi quản lý nhân viên từ xa này sẽ hỗ trợ cả hai bên làm việc hiệu quả!