Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc

KĨ NĂNG SẮP XẾP
- QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY
Website: ieg.vn
Email: career@ieg.vn

Lời mở đầu
Cùng một vị trí, cùng một công việc nhưng
có người lại hoàn thành rất nhanh và xuất
sắc nhiệm vụ được giao, có người lại luôn bị
cấp trên phê bình vì những rắc rối không thể
giải quyết khiến công việc bị đình trệ.
Sắp xếp, quản lý công việc chính là yếu tố
tạo nên sự khác biệt giữa mọi người với
nhau. Nếu bạn biết cách quản lý công việc,
sắp xếp công việc một cách khoa học thì
mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn.

Innovative Education
Group
NỘI DUNG CHÍNH
Email: info@ieg.vn Website: ieg.vn 02
01.
KHÁI NIỆM
02.
CÁC BƯỚC SẮP XẾP CÔNG VIỆC
HIỆU QUẢ
05.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
04.
CÔNG CỤ HỖ TRỢ SẮP XẾP –QUẢN LÝ
CÔNG VIỆC
03.
NGUYÊN TẮC CẦN THIẾT ĐỂ QUẢN LÝ
VÀ SẮP XẾP CÔNG VIỆC

Innovative Education Group
TITLE
CHÚ ĐË 1
PHẦN I: KHÁI NIỆM

I. KHÁI NIỆM
Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?
Kỹ năng sắp xếp – quản lý công việc là quá trình
xác định các nhiệm vụ cần hoàn thành, sau đó phân
chia thời gian thực hiện một cách hợp lý
Sắp xếp công việc hợp lý chính là một trong những
yếu tố tạo nên sự thành công và khách biệt giữa mọi
người với nhau. Nếu bạn biết cách quản lý công
việc của mình một cách khoa học thì mọi thứ sẽ trở
nên dễ dàng, thuận lợi hơn bao giờ hết.
Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc giúp bạn giải
quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, mang lại
kết quả như mong đợi.

TITLE
CHÚ ĐË 1
PHẦN II: CÁC BƯỚC SẮP
XẾP – QUẢN LÝ CÔNG
VIỆC HIỆU QUẢ

ü Liệt kê danh sách tất cả các công việc
phát sinh, chưa cần xét tới mức độ quan
trọng hay khẩn cấp.
ü Cân nhắc và phân loại các công việc vào
một trong 4 mục như hình bên.
ü Tổng kết và đánh giá: gạch tên những
công việc đã hoàn thành 100% hoặc loại
bỏ; đánh giá lại kết quả các công việc để
phân loại lại và tối ưu chúng nếu cần
thiết.
Bước 1: Phân loại công việc

Xác định mục tiêu cụ thể cho công việc hàng
ngày là điều quan trọng hàng đầu để có
những ngày làm việc hiệu quả.
Hiện nay, có rất nhiều phương pháp giúp
bạn chinh phục mục tiêu thành công và đạt
hiệu quả cao nhất trong công việc, trong đó
có phương pháp SMART, đây là một từ viết
tắt của:
S - Specific (Cụ thể)
M - Measurable (Đo lường)
A - Achievable (Có thể đạt được)
R - Realistic (Thực tế)
T - Time-bound (Giới hạn về thời gian)
Bước 2: Xác định mục tiêu cụ thể cho công việc hàng ngày

Lên kế hoạch, xem xét những cách làm tối ưu nhất,
đơn giản nhất và tốn ít sức lực nhất.
Có thể tham khảo quy trình PDCA để cải tiến những
công việc mang tính chất thường xuyên và lặp lại.
Bước 3: Lên kế hoạch cụ thể cho mỗi công việc
Các bạn có thể học thêm chi tiết về chu trình PDCA
tại Module Thiết lập kế hoạch_Quy trình
PDCA (cấp bậc Senior Associate)

Đặt deadline sẽ giúp kiểm soát được thời gian
thực hiện, ngoài ra cũng tạo động lực thúc
đẩy việc hoàn thành công việc.
Để hỗ trợ việc kiểm soát thời gian, có thể áp
dụng phương pháp Pomodoro*.
*Phương pháp Pomodoro (hay còn gọi là phương pháp quả cà
chua) giúp bạn nâng cao sự tập trung trong công việc.
Nguyên tắc quản lý và sử dụng thời gian theo phương pháp này
cụ thể là:
1. Làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (Pomodoro).
2. Chỉ làm một việc duy nhất trong 1 Pomodoro
3. Nếu buộc phải gián đoạn trong Pomodoro thì Pomodoro
được tính lại từ đầu
4. Nếu công việc xong trước khi hết giờ thì tập trung kiểm tra lại
và tối ưu kết quả
Bước 4: Đặt deadline cho mỗi công việc

Với một khối lượng công việc quá lớn, nhiều khi bạn
không thể quản lý hết được những công việc mà
mình cần làm. Sự giúp đỡ của máy móc, những thiết
bị nhắc nhở công việc là công cụ hiệu quả dùng để
quản lý công việc hàng ngày.
Đừng giao hết nhiệm vụ cho trí nhớ mà hãy để cho
thiết bị nhắc nhở giúp bạn làm điều đó. Công việc
sẽ được hoàn thành hiệu quả hơn, đầy đủ hơn khi
bạn biết cách sử dụng những công cụ hỗ trợ hợp lý
Bước 5: Nhắc nhở công việc

Bạn chỉ có thể làm việc hiệu quả khi có khoảng
thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Thời gian nghỉ ngơi
là thời gian tái tạo năng lượng, là lúc có thể suy
ngẫm sâu sắc hơn về những công việc vừa qua,
ngầm lại những điều làm được và chưa làm
được để có thể làm tốt hơn trong giai đoạn tiếp
theo.
Hãy dành cho mình một khoảng thời gian nghỉ
ngơi hàng ngày hợp lý để bản thân có thể sẵn
sàng hơn cho những công việc tiếp theo.
Bước 6: Dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý

Giống như ở quy trình PDCA, khi kết thúc công việc
hàng ngày, Đánh giá kết quả công việc là điều cần
thiết để bạn có thể nhận biết mình đã làm tốt được
công việc của mình hay chưa, giúp bạn định hình
được tiến độ công việc và có những giải pháp hiệu
quả hơn trong tương lai.
Vì vậy, đánh giá kết quả làm việc hàng ngày cũng
chính là điều cần thiết để quản lý công việc hiệu
quả.
Bước 7: Đánh giá kết quả làm việc hàng ngày

TITLE
CHÚ ĐË 1
PHẦN III: NGUYÊN TẮC
CẦN THIẾT ĐỂ QUẢN LÝ
VÀ SẮP XẾP CÔNG VIỆC

1. Identify: Xác định
Xác định khi nào và bằng cách nào
công việc được hoàn thành
2. Plan: Lên kế hoạch
Lên kế hoạch cụ thể công việc và dự
kiến thời gian và nguồn lực
3. Schedule: Lên lịch trình
Vẽ timeline cho từng công việc, trình tự
từng công việc và nhiệm vụ

4. Complete: Hoàn thành
Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên (priority) và xác
định những nguồn lực cần thiết
5. Document: Ghi chép
Báo cáo tiến trình công việc và ghi lại những điểm cần lưu
ý trong quá trình làm việc để cải thiện và phát triển
6. Analyze: Phân tích
Phân tích kết quả và những gì bạn học được để cải thiện
phong cách làm việc.
=> Quản lý công việc chính là sự cải thiện hệ thống liên tục trong khoảng thời gian dài.

1. Transparency: Sự minh bạch
Rõ ràng về mục tiêu và cách thức triển khai với tất
cả mọi người
2. Communication: Kỹ năng giao tiếp
Truyền đạt ý tưởng đúng và đủ ý để mọi thành
viên hiểu đúng vấn đề
3. Feedback: Nhận xét
Truyền đạt ý tưởng và lắng nghe ý tưởng nên
được thực hiện song song.
Tuy nhiên, công việc không chỉ mang tính cá nhân, nhiều công việc cần làm nhóm, vì vậy ngoài
nguyên tắc cá nhân sẽ còn bao gồm những yếu tố mang tính tập thể khác:
4. Collaboration: Hợp tác
Một số công việc sẽ không thể hoàn
thành chỉ với 1 người, mà là 1 đội
5. Trust: Sự tin tưởng
Tin tưởng các thành viên trong nhóm
có thể hoàn thành công việc của họ
6. Avoid Burnout: Đừng quá
thúc ép
Cần có sự cân bằng giữa làm việc và
nghỉ ngơi, đừng thúc ép bản thân cũng
như đồng nghiệp quá sức

TITLE
CHÚ ĐË 1
PHẦN IV: CÔNG CỤ HỖ
TRỢ SẮP XẾP –QUẢN LÝ
CÔNG VIỆC

Hiện nay trên internet có rất nhiều công cụ để hỗ trợ sắp xếp – quản lý công việc hàng ngày, tuy nhiên hiện
có một phần mềm đang có sẵn trong nội bộ Công ty – 1Office, có những tính năng có thể hỗ trợ cá nhân
trong việc set up công việc, nhắc nhở cũng như theo dõi tiến độ. (Tham khảo lại về hướng dẫn sử dụng tại
Link)
CÔNG CỤ HỖ TRỢ SẮP XẾP QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY

Lịch làm việc 1 tuần của 1 nhân viên trên 1Office

NGUYÊN LÝ CỦA SỰ TẬP TRUNG
Các app time-tracking theo style pomodoro (Toggl, Clockify) hoặc
trang web đơn giản (https://pomodoro-tracker.com/)

TITLE
CHÚ ĐË 1
PHẦN V: TÀI LIỆU THAM
KHẢO

TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUIZ
Các bạn hãy thực hành các phương pháp được đề cập trong module trên và thể hiện trên
bản kế hoạch của bản thân trong vòng 1 tuầnà Sau khi thực hiện phản hồi lại những
điểm đã đạt được và những điểm cần hoàn thiện

THANK
YOU!
E
GGroup BrandGuideline
Email: info@ieg.vn Website: ieg.vn
Innovative Education
Group

Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc

Similar to Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc (20)

Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc