Sự thay đổi trong doanh nghiệp ở đây được hiểu là tất cả mọi quá trình cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp, từ việc áp dụng công nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác, tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa tập đoàn… Sẽ thật sai lầm nếu duy trì những tư tưởng bảo thủ chống lại sự thay đổi, bởi điều đó đồng nghĩa với việc bạn đang từng bước dấn sâu vào con đường dẫn tới sự sụp đổ. Giai đoạn khó khăn này là một thử thách thực sự đối với doanh nghiệp. Đây chính là lúc nhà lãnh đạo cần phải hành động linh hoạt và khéo léo để làm cho quá trình thay đổi được diễn ra thuận lợi, hiệu quả và không gây ra tác động tiêu cực làm ảnh hưởng hay gián đoạn hoạt động kinh doanh. Tuân theo 6 bước dưới đây, bạn sẽ hạn chế được những biến động xấu nói chung trong thời gian diễn ra một thay đổi nào đó tại công ty mình, đồng thời đảm bảo việc thay đổi đạt được kết quả tốt nhất:

1. Website: http://www.masterskills.org/ Truc Phuong
1
Phương Pháp Quản Lý Sự Thay Đổi Của
Nhà Quản Lý
Sự thay đổi trong doanh nghiệp ở đây được hiểu là tất cả mọi quá trình cải tổ một cách chủ
động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp, từ việc áp dụng công
nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản
xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác, tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, đến
nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa tập đoàn… Sẽ thật sai lầm nếu duy trì những tư tưởng
bảo thủ chống lại sự thay đổi, bởi điều đó đồng nghĩa với việc bạn đang từng bước dấn sâu
vào con đường dẫn tới sự sụp đổ.
Giai đoạn khó khăn này là một thử thách thực sự đối với doanh nghiệp. Đây chính là lúc
nhà lãnh đạo cần phải hành động linh hoạt và khéo léo để làm cho quá trình thay đổi được
diễn ra thuận lợi, hiệu quả và không gây ra tác động tiêu cực làm ảnh hưởng hay gián đoạn
hoạt động kinh doanh.
Tuân theo 6 bước dưới đây, bạn sẽ hạn chế được những biến động xấu nói chung trong thời
gian diễn ra một thay đổi nào đó tại công ty mình, đồng thời đảm bảo việc thay đổi đạt
được kết quả tốt nhất:

2. Website: http://www.masterskills.org/ Truc Phuong
2
Bước 1: Thiết lập các mục tiêu cụ thể:
Quy trình thay đổi nên được bắt đầu với những tuyên bố rõ ràng và chi tiết về các mục tiêu
mà bạn muốn vươn tới. Các mục tiêu này nên được trình bày trong bối cảnh tình hình thực
tế và liên quan với mục đích chung của công ty. Điều này yêu cầu hoạt động thông tin và
giao tiếp nội bộ phải được đảm bảo thông suốt để toàn bộ nhân viên đều chắc chắn rằng
tập thể của bạn đang đi đúng hướng, đồng thời các mục tiêu lớn của công ty không mâu
thuẫn với nhu cầu của nhân viên.
Bước 2: Tổ chức và Lên kế hoạch:
Để quá trình thay đổi tiến hành thuận lợi, bạn cần có khả năng và những nguồn lực (tài lực
và nhân lực) nhằm phát triển cũng như truyền tải một cách hiệu quả các kế hoạch thiết
kế/tái thiết kế và lịch trình diễn ra trên thực tế, trong khi vẫn duy trì sự cân bằng giữa một
tầm nhìn bao quát và các hoạt động kinh doanh thường nhật.
Trong trường hợp tái thiết kế, cấu trúc phòng ban hiện tại là yếu tố có ảnh hưởng quyết
định đến thành công của kế hoạch thay đổi nói chung, vì nó phản ánh phần lớn năng lực
lãnh đạo của bạn, giúp bạn uỷ thác trách nhiệm trong khi vẫn tiếp tục giám sát và kiểm soát
các kết quả. Việc sắp xếp lại cấu trúc tổ chức thường chỉ diễn ra trong giai đoạn quá độ,
nhưng lại chiếm một vị trí quan trọng trong cả quá trình và thường được xem như một
thách thức trong bầu không khí của sự thay đổi.
Bước 3: Giao tiếp:
Những giao tiếp hiệu quả, cung cấp được lượng thông tin đầy đủ và kịp thời về các nội
dung khác nhau luôn rất cần thiết trong giai đoạn thay đổi. Bạn cần đảm bảo rằng toàn bộ
nhân viên trong công ty đã nắm bắt và hiểu rõ những gì mà bạn muốn truyền tải đến họ.
Các kênh thông tin càng đa dạng, thì nguồn thông tin càng được tiếp cận nhanh hơn, thông
tin càng có độ tin cậy cao hơn và mau chóng dẫn đến hành động hơn. Bằng các phương
tiện giao tiếp rõ ràng, một quy trình hành động trong thời gian diễn ra sự thay đổi sẽ được
xác định, những thông tin thích hợp sẽ được cung cấp và các mục tiêu sẽ được đáp ứng.
Bước 4: Động viên:
Động cơ làm việc là sự thúc đẩy hướng đến hành động. Đây là khái niệm khá phức tạp và
thường có nhiều dạng thức, tùy thuộc vào mỗi cá nhân, tập thể, nhà quản lý, và vào sản
phẩm/dịch vụ mà công ty cung cấp. Các chuyên gia nhân sự cho rằng mức độ tình cảm của
mỗi cá nhân hay tập thể hướng tới lãnh đạo – người “tiếp nhiên liệu” cho động cơ làm việc
của họ - sẽ xác định công suất làm việc của cá nhân hay tập thể đó. Mọi thứ sẽ càng trở
nên lý tưởng hơn, nếu có sự hợp tác trọn vẹn của tất cả những cá nhân hay tập thể có ảnh

3. Website: http://www.masterskills.org/ Truc Phuong
3
hưởng trực tiếp tới quy trình thay đổi, giúp cho các nhà lãnh đạo có một nhận thức sâu rộng
và mối quan hệ tốt đẹp với các tập thể và nhân viên trong công ty.
Bất kỳ sự thay đổi nào cũng sẽ làm xáo trộn hiện trạng đang tồn tại trong công ty và luôn
kéo theo một sức phản kháng nào đó. Việc để các nhân viên chủ chốt tham gia vào quy
trình thiết kế và thực thi sự thay đổi - đặc biệt khi nó liên quan đến sự thay đổi lớn trong
cấu trúc – sẽ giúp bạn giảm bớt khó khăn trong hoạt động quản lý sự thay đổi.
Bước 5: Phát triển nhân viên:
Phát triển con người nên được coi là mục tiêu hàng đầu của các công ty. Việc phát triển
đội ngũ nhân viên hiện tại trong suốt thời gian chuyển tiếp còn giữ vai trò thiết thực hơn,
vì nó sẽ ảnh hưởng lâu dài đến tương lai và lợi ích của công ty. Các nhà lãnh đạo của
chương trình cải cách cần có đủ năng lực và quyền hành để tạo ra môi trường và cơ hội
cho nhân viên thể hiện chính mình, đồng thời khuyến khích mọi người tự thân phát triển.
Đặt nhân viên vào những ví trí thích hợp với khả năng của họ là một khâu quan trọng trong
thời kỳ quá độ nhằm đảm bảo rằng chính đội ngũ nhân viên sẽ là những người góp phần
vào thành công chung của công ty. Một nhà lãnh đạo có kinh nghiệm luôn hiểu rằng nhận
thức rõ về sự phù hợp của mỗi cá nhân cho từng vị trí công tác là cơ sở của tất cả những
nỗ lực trong hiện tại và trong tương lai. Sự thiếu quan tâm hay thiếu hiểu biết về việc này
có thể khiến bạn tốn kém cả về thời gian và tiền bạc trong suốt thời gian diễn ra sự thay
đổi.
Bước 6: Đánh giá và Phân tích:
Các nhà quản lý không chỉ có trách nhiệm theo dõi, đánh giá và phân tích cả các quy trình
diễn ra sự thay đổi, mà còn phải kiểm tra từng cá nhân trong công ty. Mỗi nhân viên đều
phải biết rõ về những thay đổi trong công việc hiện tại của họ, đồng thời họ cũng cần được
hướng dẫn để có thể thực thi các công việc, nhiệm vụ mới. Ngoài ra, nhân viên của bạn
cũng phải được tạo điều kiện và thời gian để điều chỉnh các mục tiêu cá nhân, cải thiện
hoạt động và thích nghi với vị trí mới của họ. Các tiêu chí đánh giá và phân tích nên được
thiết kế với mục tiêu phản ánh viễn cảnh của công ty, trong khi vẫn động viên và khơi mở
tính tự giác trong công việc của mỗi nhân viên.
Bạn cần phải xác định một cách rõ ràng các mốc thời gian quan trọng của cả quá trình, khi
giai đoạn phát triển kết thúc và những hành động bắt đầu. Sự phát triển, khác với sự thay
đổi, là một quy trình được thực thi trong hoàn cảnh tương đối ổn định. Sự thay đổi tự thân
đã bao hàm ý nghĩa bất ổn, nhưng đây lại là quãng thời tạo ra nhiều tài năng, đặc biệt trong
thời kỳ quá độ, các nhân viên “ngôi sao” sẽ bắt đầu toả sáng.
Để giai đoạn thay đổi diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả như dự tính, có hai kỹ năng mà
bạn không thể bỏ qua là kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân, trong đó

4. Website: http://www.masterskills.org/ Truc Phuong
4
kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân luôn được coi là quan trọng hơn. Các nhà lãnh đạo cần
chú ý sao cho tất cả mọi nhân viên đều phải được đối xử công bằng, đồng thời xây dựng
những quan hệ làm việc bền vững ở tất cả các cấp độ. Một nhà lãnh đạo lớn cần có niềm
đam mê thực sự trước thành công của toàn bộ công ty, thân thiện với nhân viên, tạo dựng
lòng tin và có luôn cảm thấy thoải mái, lạc quan trong quá trình thực thi công việc.
Sau cùng, cho dù sự thay đổi ở công ty bạn có bắt nguồn từ nguyên nhân nào chăng nữa và
bất kể biểu hiện của nó là gì, thì vẫn tồn tại một chi tiết mang tính quy luật: lãnh đạo càng
dành nhiều thời gian để nhận định, phân tích và lựa chọn quyết định, thì những sự lựa chọn
đó sẽ càng ít đi và công ty càng tiến gần đến tình trạng khủng hoảng. Vậy thì với 6 bước
trên đây, bạn còn chần chừ gì nữa mà không bắt tay vào công cuộc cải tổ doanh nghiệp
mình?
13 bí quyết quản lý sự thay đổi
Dennis Sparks - Giám đốc điều hành Hội đồng Phát triển nhân viên quốc gia tiết lộ 13 bí
quyết quản lý quá trình thay đổi (Sparks, 1993). Chi tiết như sau:
1. Truyền đạt các kiến thức về sự thay đổi cho mọi thành viên, từ lãnh đạo chủ chốt đến
nhân viên.
2. Sử dụng một “phương pháp hệ thống” nhằm bảo đảm không bỏ qua bất kỳ một khía
cạnh nào liên quan đến tổ chức/ công ty trong quá trình lập kế hoạch và thực thi những sự
thay đổi.
3. Áp dụng phương pháp nhóm trong đó bao gồm những cá nhân có liên quan đến quá trình
thay đổi.
4. Chia quyền cho các cá nhân nhằm khuyến khích họ nỗ lực hơn nữa thực thi sự thay đổi.
5. Lập kế hoạch, đồng thời “bám sát kế hoạch đã lập ra”. Thực thi kế hoạch, nhưng cần
nhận thức được rằng các kế hoạch đã đặt ra phải thích nghi được với sự thay đổi.
6. Cần hiểu rõ sự khác biệt giữa một bên là lập kế hoạch cho sự thay đổi và một bên là nhu
cầu cần thiết có sự tham gia của mọi cá nhân trong việc thực thi các kế hoạch mới. Mặc dù
vấn đề thu hút các cá nhân tham gia vào quá trình thay đổi là tương đối khó khăn. Nhưng
cũng không nên sử dụng quá nhiều thời gian và công sức để thuyết phục những cá nhân
vốn đã mất hết sự quan tâm và mục tiêu phấn đấu trong công việc.
7. Đảm bảo cung cấp đầy đủ cán bộ truyền đạt những quan điểm về sự thay đổi cho các cá
nhân có liên quan đến sự thay đổi đó.

5. Website: http://www.masterskills.org/ Truc Phuong
5
8. Lựa chọn phương pháp truyền đạt tiên tiến dựa trên cơ sở các nghiên cứu đã tiến hành.
Đồng thời, cần xem xét lại các phương pháp vốn đã từng được nghiên cứu và ứng dụng để
có thể thu được kết quả tốt nhất với phương pháp mới.
9. Nhận thức rằng thay đổi chỉ có thể xảy ra bởi con người. Do vậy, cần lưu ý đến những
tác động liên quan đến tinh thần, tình cảm của người lãnh đạo cũng như các cá nhân có liên
quan tới quá trình thay đổi. Nắm bắt được các trở ngại trong quá trình thực thi sự thay đổi
và tìm ra biện pháp giải quyết nhằm tháo gỡ các khó khăn đó.
10. Cần chuẩn bị kỹ các công việc cần thiết để có thể thực hiện thành công sự thay đổi.
Lưu ý rằng hầu hết các sự thay đổi thường bắt đầu bằng những khó khăn và thất bại tạm
thời. Rồi sau đó, thành công mới dần dần xuất hiện.
11. Tạo điều kiện để lãnh đạo và các cá nhân khác nắm bắt được một “sự hiểu biết thông
tuệ” (intellectual understanding). Mặc dù vấn đề đánh giá các kết quả đạt được là rất quan
trọng, chúng ta cũng đừng quên nắm vững các kiến thức về chức năng và ý nghĩa căn bản
của những phương pháp thực thi.
12. Tìm ra các “cách thức chuyển đổi linh động” và những cá nhân thành công trong việc
thực thi sự thay đổi - những người quan tâm đến việc tạo ra những thay đổi đáng kể trong
thực tế.
13. Phải có một chiến lược lâu dài, nhận thức được rằng để thực hiện những sự thay đổi đó
cần phải mất nhiều thời gian. Không nên đốt cháy giai đoạn.
Kỹ năng quản lý sự thay đổi
Thay đổi là một yếu tố quan trọng liên quan đến sự thành công của việc quản lý kinh doanh.
Nếu không mau chóng thích ứng với sự thay đổi, doanh nghiệp khó có thể giữ được vị trí
trong thị trường cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ. Nhưng làm sao để quản lý những sự thay
đổi này để đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp là câu hỏi thường xuyên gây đau đầu cho
các nhà quản lý.
Hiểu được bản chất, nguyên nhân , các hình thức của sự thay đổi và các bước quản lý chúng
là nhiệm vụ của các nhà quản lý doanh nghiệp.
Bản chất của sự thay đổi trong doanh nghiệp
Sự thay đổi trong doanh nghiệp ở đây được hiểu là tất cả mọi quá trình cải tổ một cách chủ
động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp, từ việc áp dụng công
nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản
xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác, tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, đến
nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa tập đoàn… Sẽ thật sai lầm nếu duy trì những tư tưởng

6. Website: http://www.masterskills.org/ Truc Phuong
6
bảo thủ chống lại sự thay đổi, bởi điều đó đồng nghĩa với việc bạn đang từng bước dấn sâu
vào con đường dẫn tới sự sụp đổ.
Nguyên nhân của sự thay đổi
Dẫn đến sự thay đổi trong doanh nghiệp có rất nhiều nguyên nhân từ phía xã hội, do tác
động của kinh tế và công nghệ. Các nhà quản lý cần xem xét nhìn nhận các nguyên nhân
này để có cái nhìn khách quan về sự thay đổi.
Các nguyên nhân xã hội. Những xu hướng chung trong xã hội không những ảnh hưởng đến
con người mà còn ảnh hưởng đến hoạt động của các công ty. Nó gây ảnh hưởng đến nhu
cầu tiêu thụ và các loại hình kinh tế khác.
Các nguyên nhân kinh tế. Xu hướng thay đổi kinh tế khá chậm nhưng có một sức mạnh
khó lay chuyển được. tuy nhiên trong xu hướng tương đối ổn định đó, thị trường và dòng
tiền có thể biến động mạnh, hình thức cạnh tranh có thể thay đổi nhiều, công nghệ và phát
minh có thể vượt qua những gì hiện có. Điều này buộc các công ty phải điều chỉnh theo
những thay đổi bất ngờ ở mọi cấp.
Các nguyên nhân về công nghệ. Cách mạng công nghệ thông tin(IT) với tốc độ ngày càng
gia tăng ảnh hưởng mạnh mẽ đến phương pháp quản lý, sản xuất, dịch vụ, mua bán.
Sự thay đổi trong doanh nghiệp thể hiện dưới nhiều hình thức đa dạng
Những thay đổi trong bản thân doanh nghiệp thường rơi vào các hình thức: thay đổi trong
cơ cầu, cắt giảm chi phí, thay đổi quy trình và thay đổi văn hóa nên hầu hết các công ty
đều chuẩn bị cho mình những chương trình khác nhau để ứng phó với từng loại biến động
Thay đổi cơ cấu: với các chương trình thay đổi cơ cấu, công ty được xem như một nhóm
các bộ phận chức năng- theo mô hình "một cỗ máy". trong suốt quá trình thay đổi này, với
sự hỗ trợ của các chuyên viên tư vấn, ban quản lý cấp cao cố gắng định hình lại những bộ
phận này nhằm đạt được hiệu suất tổng thể cao hơn.
Cắt giảm chi phí: các chương trình này chủ yếu tập trung vào việc cắt giảm những hoạt
động không cần thiết hoặc thực hiện những phương pháp thu hẹp tối đa chi phí hoạt động.
Những hoạt động ít được xem xét trong những năm có lãi sẽ thu hút sự chú ý của các
chuyên gia cắt giảm chi phí thời kì khó khăn xuất hiện.
Thay đổi quy trình. Các chương trình này tập trung vào việc thay đổi cách thức hiệu quả
công việc. Có thể bạn đã từng trải qua một vài lần thay đổi kiểu này, chẳng hạn như xây
dựng lại quy trình phê duyệt các khoản vay, cách tiếp cận xử lý yêu cầu bảo hành từ khách
hàng, hoặc thậm chí các đưa ra quyết định. Thay đổi quy trình thường nhằm thúc đẩy công
việc thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn, đáng tin cậy hơn và ít tốn kém hơn.

7. Website: http://www.masterskills.org/ Truc Phuong
7
Thay đổi văn hóa. Các chương trình này tập trung vào khía cạnh con người như cách tiếp
cận thông thường của công ty trong kinh doanh hoặc mối quan hệ giữa cấp quản lý và nhân
viên. Việc thay đổi từ quản lý theo kiểu mệnh lệnh và điều khiển sang cách thức quản lý
mang tính tham gia đóng góp là một ví dụ về thay đổi môi trường văn hóa, là nỗ lực tái
định hướng từ một công ty chỉ tập trung nội bộ và mang tâm lý “sản phẩm là trung tâm
phát triển” sang định hướng lấy khách hàng làm mục tiêu trung tâm.
Làm theo các bước để quản lý sự thay đổi hiệu quả
Tuân theo 6 bước dưới đây, bạn sẽ hạn chế được những biến động xấu nói chung trong thời
gian diễn ra một thay đổi nào đó tại công ty mình, đồng thời đảm bảo việc thay đổi đạt
được kết quả tốt nhất:
Thiết lập các mục tiêu cụ thể: Các mục tiêu này nên được trình bày trong bối cảnh tình hình
thực tế và liên quan với mục đích chung của công ty. Điều này yêu cầu hoạt động thông tin
và giao tiếp nội bộ phải được đảm bảo thông suốt để toàn bộ nhân viên đều chắc chắn rằng
tập thể của bạn đang đi đúng hướng, đồng thời các mục tiêu lớn của công ty không mâu
thuẫn với nhu cầu của nhân viên.
Tổ chức và Lên kế hoạch: Để quá trình thay đổi tiến hành thuận lợi, bạn cần có khả năng
và những nguồn lực (tài lực và nhân lực) nhằm phát triển cũng như truyền tải một cách
hiệu quả các kế hoạch tái thiết kế trong khi vẫn duy trì sự cân bằng với các hoạt động kinh
doanh thường nhật.
Giao tiếp: Bạn cần đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên trong công ty đã nắm bắt và hiểu rõ
những gì mà bạn muốn truyền tải đến họ. Các kênh thông tin càng đa dạng, thì nguồn thông
tin càng được tiếp cận nhanh hơn, thông tin càng có độ tin cậy cao hơn và mau chóng dẫn
đến hành động hơn.
Động viên: Các chuyên gia nhân sự cho rằng mức độ tình cảm của mỗi cá nhân hay tập thể
với người quản lý sẽ xác định công suất làm việc của cá nhân hay tập thể đó. Mọi thứ sẽ
càng trở nên lý tưởng hơn, nếu có sự hợp tác trọn vẹn của tất cả những cá nhân hay tập thể
có ảnh hưởng trực tiếp tới quy trình thay đổi, giúp cho các nhà quản lý có một nhận thức
sâu rộng và mối quan hệ tốt đẹp với các tập thể và nhân viên trong công ty.
Phát triển nhân viên: Phát triển con người nên được coi là mục tiêu hàng đầu của các công
ty. Việc phát triển đội ngũ nhân viên hiện tại trong suốt thời gian chuyển tiếp còn giữ vai
trò thiết thực hơn, vì nó sẽ ảnh hưởng lâu dài đến tương lai và lợi ích của công ty.
Đánh giá và Phân tích: Các nhà quản lý không chỉ có trách nhiệm theo dõi, đánh giá và
phân tích cả các quy trình diễn ra sự thay đổi, mà còn phải kiểm tra từng cá nhân trong
công ty. Mỗi nhân viên đều phải biết rõ về những thay đổi trong công việc hiện tại của họ,

8. Website: http://www.masterskills.org/ Truc Phuong
8
đồng thời họ cũng cần được hướng dẫn để có thể thực thi các công việc, nhiệm vụ mới.
Ngoài ra, nhân viên của bạn cũng phải được tạo điều kiện và thời gian để điều chỉnh các
mục tiêu cá nhân, cải thiện hoạt động và thích nghi với vị trí mới của họ.
Học viện kỹ năng Masterskills:
Trụ sở: Tầng 9, Tòa nhà Vietcomreal, Số 68, Đường Nguyễn Huệ, P.Bến Nghé, Quận
1, Tp.HCM, VietNam
Phone: 08- 22 - 194 - 047
Hot line: 0907 - 000 - 277
Thời gian làm việc: 8h30 ~ 17h30 (hàng ngày, từ Thứ hai đến Thứ sáu)
Email: info@masterskills.org
Website: www.masterskills.org
Theo Diendanquantri