Trong tổ chức ma trận, đội nhóm có thể được quản lý bởi hai hoặc nhiều nhà quản lý. Cách này có những ưu điểm, nhưng nó có thể dẫn đến một vài vấn đề.

1. 1
-Làm thế nào quản lý hiệu quả
trong một tổ chức ma trận-
Báo cáo cùng lúc 2 quản lý

2. 2
Tình huống đặt ra
Sara là quản lý bộ phận bán hàng của một Công ty đa quốc gia về
dịch vụ du thuyền sang trọng. Cô cần báo cáo trực tiếp cho:
● Michale - người quản lý tại Italy
● Sam - giám đốc sản phẩm toàn cầu tại Mỹ
Cả 2 người cùng đánh giá hiệu suất của cô
=> Sara cần làm gì để có được lợi ích, sự hỗ trợ từ cả hai
mà không xung đột ưu tiên

3. 3
Tổ chức ma trận
Áp dụng Tổ chức lớn, cơ cấu phức tạp
Mục tiêu ● Quản lý hiệu quả
● Phối hợp các đơn vị mà không tốn chi phí quản lý
Ưu điểm ● Mọi người có được kiến thức chuyên môn từ nhiều quản lý
● Tổ chức được điều phối tốt hơn, cạnh tranh hơn
Nhược
điểm
● Khó làm việc với 2 người khác nhau
● Ảnh hưởng tới tinh thần và năng suất của thành viên nhóm

4. 4
Các hình thức quản lý ma trận phổ biến:
Các tổ chức lớn, phức tạp sử dụng mô hình quản lý ma trận để quản lý một cách hiệu quả.
Ma trận sản phẩm – chức năng
Ma trận sản phẩm – khu vực
Ma trận chức năng – khu vực

5. 5
Ma trận sản phẩm – chức năng
Ví dụ
A - Một kế toán trong nhóm sản phẩm
- chức năng
Có nghĩa:
Báo cáo với:
● Người quản lý sản phẩm
● Người quản lý tài chính.
● A có thể hỗ trợ nhóm sản phẩm
hiệu quả
● A tuân thủ tiêu chuẩn kế toán và có
lợi từ việc tập trung phát triển
chuyên môn

6. 6
Ma trận sản phẩm – khu vực
Ví dụ của Sara (ở trên),
Sara là quản lý bộ phận bán hàng Nhờ đó:
Báo cáo với:
● Giám đốc sản phẩm toàn cầu
● Người quản lý một quốc gia.
● Sara phát triển chuyên môn cao về
sản phẩm
● Kết hợp với cách tiếp cận phù hợp
với nhu cầu của thị trường địa
phương.

7. 7
Ma trận khu vực - chức năng
Ví dụ:
Chuyên gia bồi thường trong nước Nhờ đó:
Báo cáo với:
● Người quản lý nhân sự trong nước
● Người đứng đầu toàn cầu về bồi
thường
● Học hỏi kinh nghiệm từ luật lao
động địa phương
● Tiếp cận phối hợp với bồi thường
toàn cầu

8. 8
Thách thức với cấu trúc ma trận
Vai trò và trách nhiệm của người quản lý có thể không rõ ràng.
người quản lý chức năng có thể giả định sai rằng người quản lý
sản phẩm có trách nhiệm giám sát tiến trình hoặc để thiết lập
quy trình mới.
Các thành viên của nhóm cũng có thể bị nhầm lẫn
● Hướng dẫn của nhà quản lý cung đột
● Không biết ưu tiên như thế nào
Làm việc quá sức, căng thẳng, giảm hiệu suất
● Thời hạn đụng độ
● Lo lắng về thời hạn, nhiệm vụ

9. 9
Làm thế nào quản lý thành công trong tổ chức ma trận
1. Làm rõ trách
nhiệm quản lý
2. Xác định vai
trò và trách
nhiệm các
thành viên trong
nhóm
3. Truyền thông
rõ ràng
4. Lắng nghe
tốt
5. Khuyến khích
sự chủ động
Đảm bảo nhân viên biết rõ ai sẽ giám sát các khía cạnh khác nhau trong công việc của họ.

10. 10
1. Làm rõ trách nhiệm quản lý
● Kế hoạch của các NQL phù hợp
● Không xung đột về hướng dẫn và thời hạn
Thảo luận cách tiếp
cận với NQL khác
● Điều bạn muốn đạt được
● Làm thế nào đạt được nó
● Thời gian bận rộn, thời hạn
chính
Ai nên hướng dẫn
lúc nào
● Tránh nhầm lẫn cho nhân viên
Làm thế nào đáp ứng
nhu cầu của nhau
● Thỏa thuận về ưu tiên trong
công việc
Xác định cách đánh
giá hiệu suất, tuyển
dụng

11. 11
2. Xác định vai trò và trách nhiệm nhân viên
Mục tiêu
Không chồng chéo công việc
Nhiệm vụ chính được phân bổ
Cách làm
Phân tích các nhiệm vụ cần hoàn thành
Cùng các NQL khác cập nhật Mô tả công việc
Tạo điều lệ đội:
● Phác thảo vai trò mọi người,
● Sứ mệnh và mục tiêu của đội,
● Các nguồn lực và hỗ trợ có sẵn

12. 12
3. Truyền thông
rõ ràng
● Đảm bảo truyền thông đơn giản; đồng ý về cách
chia sẻ thông tin tốt nhất
● Thiết lập tài liệu được chia sẻ, điều phối dự án sử
dụng công cụ như Gantto,
● Sắp xếp họp theo thường lệ, họp mặt đối mặt với
nhà quản lý: tiến độ, vấn đề

13. 13
4. Lắng nghe tốt
Xây dựng mối quan hệ tốt với
nhân viên
Lắng nghe chủ động và cảm thông
Xung đột có thể nảy sinh
● Đối phó với xung đột mặt đối mặt, qua điện thoại hay gọi video
● Sử dụng đàm phán Win-Win thống nhất tận dụng tối đa thời gian
cho nhân viên
● Đáp ứng nhu cầu mọi người

14. 14
5. Khuyến khích sáng tạo, chủ động
Huấn luyện các thành viên trong nhóm tìm
kiếm các giải pháp
Khuyến khích sự sáng tạo, cải thiện cách
làm việc
Yêu cầu thông tin phản hồi, sự giúp đỡ từ
NQL

15. Xem thêm tại
Thư viện Sự nghiệp
www.leaderbook.vn