Cẩm nang làm việc tại nhà từ A-Z

NỘI DUNG
CHƯƠNG 3: TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 13
CHƯƠNG 1: LÀM VIỆC TỪ XA 04
06
CHƯƠNG 2: TƯ DUY & NGUYÊN TẮC
06
1. Trang bị tư duy (mindset) khi làm việc từ xa
15
1. Triển khai nền tảng làm việc từ xa
08
2. Nguyên tắc làm việc từ xa cho quản lý
11
3. Nguyên tắc làm việc từ xa cho nhân sự
06
a. Tinh thần làm việc tích cực
15
a. Tái cấu trúc cơ cấu nhân sự và làm rõ vai trò của từng cá nhân
16
b. Thay đổi cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
18
c. Đảm bảo điều kiện, trang thiết bị làm việc cho nhân viên
08
a. Đặt ra mục tiêu hoạt động rõ ràng
08
b. Đảm bảo yếu tố giao tiếp và doanh nghiệp
11
a. Trang phục phù hợp
06
b. Quen dần với môi trường làm việc từ xa
09
c. Thường xuyên theo dõi quản lý nhân viên
11
b. Đặt lịch làm việc cụ thể, rõ ràng
07
c. Làm chủ, gánh trách nhiệm và chịu trách nhiệm
09
d. Làm cho nhân viên cảm thấy họ là một phần của doanh nghiệp
11
c. Giữ độ tập trung cao
07
d. Trao quyền tự chủ trong công việc
09
e. Đảm bảo an toàn bảo mật về thông tin
11
d. Chính trực
07
e. Hiệu suất công việc là quan trọng nhất
11
e. Sẵn sàng
07
f. Công khai và minh bạch
10
f. Văn hoá văn bản hoá mọi thứ
11
f. Chủ động
12
g. Phản hồi nhanh
08
g. Tin tưởng vào đồng nghiệp

CHƯƠNG 4: VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO 27
19
2. Cộng tác làm việc từ xa hiệu quả
21
3. Giao tiếp trong công việc từ xa hiệu quả
25
4. Triển khai đào tạo từ xa
29
1. Lãnh đạo làm gương
29
2. Gắn kết đội ngũ với tầm nhìn, sứ mệnh chung
30
3. Ghi nhận sự cống hiến với nhân viên
31
4. Quan tâm hơn tới đời sống của nhân viên
33
5. Tiếp nhận góp ý từ nhân viên
19
a. Tách nhỏ từng đầu việc có deadline rõ ràng cho từng cá nhân cụ thể
21
a. Trong công việc hằng ngày
23
b. Trong lúc cần truyền đạt thông tin chính thống
24
c. Trong các cuộc họp online
19
b. Thiết lập và tuân theo đúng quy trình từ những công việc nhỏ nhất
20
c. Thực hiện báo cáo công việc định kỳ
CHƯƠNG 5: CÔNG CỤ & GIẢI PHÁP 34
35
1. Tiêu chí lựa chọn công cụ làm việc từ xa
36
2. Nhóm công cụ làm việc từ xa
37
3. Google Workspace giải pháp làm việc từ xa cho mọi hình thức công việc
37
a. Kết nối với đội nhóm
c. Làm việc trên các dự án với đội nhóm 39
d. Quản trị khách hàng (CRM) 41
CHƯƠNG CUỐI: CASE STUDIES 43
1. Nhà xuất bản giáo dục Việt Nam giải quyết bài toán đào tạo từ xa 44
2. Ecomobi giải quyết bài toán làm việc từ nhiều quốc gia trên thế giới 45
3. F99 Group với hệ thống hybrid Email linh hoạt, tiết kiệm 90% chi phí 46
PHỤ LỤC: BIỂU MẪU 47
LỜI KẾT 49
38
b. Quản lý lịch làm việc
Bài viết này được tham khảo dựa trên nhiều nguồn, các nguồn tham khảo gồm:
- Tất tần tật về quản lý nhân viên làm việc từ xa - Base.vn
- Remote Work Competency Model - Workplaceless

Hệ sinh thái kiến tạo không gian mạng cho doanh nghiệp
CHƯƠNG 1
“ĐỊNH NGHĨA
LÀM VIỆC TỪ XA”
1. ĐỊNH NGHĨA
Làm việc từ xa (Work From Home) hay còn gọi là Remote Work là thuật ngữ đã trở nên
quen thuộc với thế giới, nhưng chỉ thực sự bắt đầu được quan tâm tại Việt Nam từ khi dịch
CoVid-19 bùng phát. Hiện nay, để đảm bảo an toàn, Thủ tướng chính phủ đã ban hành chỉ
thị 16 giãn cách toàn xã hội, yêu cầu người dân chỉ ra ngoài khi thực sự cần thiết.
Việc này buộc các doanh nghiệp phải tạm dừng hoạt động, hoặc phải làm việc từ xa tại
nhà. Làm việc từ xa tại nhà toàn thời gian hoặc luân phiên hiện đang được nhiều doanh
nghiệp áp dụng để bảo vệ sức khỏe cho nhân viên và cộng đồng trong dịch bệnh Covid-19.
Thay đổi môi trường làm việc đột ngột sẽ có tác động không nhỏ đến thói quen sinh hoạt
và hiệu quả công việc. Một số doanh nghiệp đã chủ động việc này từ lâu, tuy nhiên đa số là
còn bỡ ngỡ và lo lắng, không biết bắt đầu từ đâu và như thế nào?
HVN cảm thấy vấn đề này rất cấp bách và thực sự rất nóng, nên toàn đội ngũ đã làm việc
hết công suất để tạo nên cuốn Ebook “Cẩm nang làm việc từ xa hiệu quả một cách dễ dàng
nhất và thực hiện được ngay”.

MÔ HÌNH LÀM VIỆC TỪ XA HIỆU QUẢ

CHƯƠNG 2
“TƯ DUY &
NGUYÊN TẮC”
a) Tinh thần làm việc tích cực
Tâm trạng làm việc tích cực hay tiêu cực
ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả làm việc từ
xa. Một trong những thách thức lớn khi làm
việc từ xa tại nhà là cảm thấy uể oải và bị
làm phiền. Và không có đồng đội, không có
leader khiến cho bản thân còn hay trì hoãn
công việc, và sắp xếp thời gian không còn
khoa học. Chúng ta là người Á Đông nên
chúng ta khác phương Tây ở chỗ tính tự
chủ. Chính vì vậy, hãy cố gắng giữ cho mình
một tư duy, tinh thần làm việc tích cực khi
làm việc từ xa, tạo ra một không gian giúp
bạn có thể thoải mái làm việc.
b) Thích nghi môi trường làm việc từ xa
Không chỉ bởi lý do dịch bệnh mà khiến
các doanh nghiệp phải thay đổi, dẫn tới
việc bắt buộc phải làm việc từ xa. Rất có
thể trong tương lai, làm việc từ xa sẽ là một
xu thế. Theo nghiên cứu tại Mỹ làm việc từ
xa giúp giảm tỷ lệ bỏ việc, và gia tăng hạnh
phúc cho nhân viên. Chính vì vậy, trong
nguy có cơ, việc thay đổi này giúp doanh
nghiệp quen dần với môi trường làm việc
từ xa, và việc này không phải là của doanh
nghiệp khác, mà nó đang vô cùng cấp thiết
đối với doanh nghiệp bạn ngay lúc này.
1. TRANG BỊ TƯ DUY KHI LÀM
VIỆC TỪ XA

c) Làm chủ, gánh trách nhiệm và chịu
trách nhiệm
Khi chúng ta sẵn sàng làm chủ bản thân
mình thì chúng ta mới sẵn sàng đi tìm giải
pháp. Mọi thành viên trong doanh nghiệp
phải chịu trách nhiệm với bản thân mình,
với công việc chung khi làm việc từ xa. Điều
này đồng nghĩa với việc phải từ bỏ tất cả
những lời biện minh, những câu bào chữa,
những nguyên cớ tại sao không thể hay
chưa làm được việc gì và cả thói quen đổ lỗi
cho ngoại cảnh. Hãy cùng đội ngũ của bạn
chấm dứt bao biện và đổ lỗi bởi vì nó chỉ
dẫn hành trình tới thất bại mà thôi. Thành
công sẽ đến khi chúng ta chịu trách nhiệm
100% với cuộc đời mình.
e) Hiệu suất công việc là quan trọng nhất
Hiệu suất công việc đạt hiệu quả quyết
định sự sống còn của một doanh nghiệp.
Nếu mỗi nhân sự làm việc không có hiệu
quả thì đồng nghĩa với việc chất lượng công
việc giảm sút, điều tất yếu, doanh nghiệp
sẽ đi xuống.
f) Công khai và minh bạch
Hàng ngày, thiết lập những cuộc họp từ
xa, để gắn kết với đội nhóm và cùng nhau
chia sẻ những bài học, những thách thức,
những khó khăn mà doanh nghiệp hay cá
nhân gặp phải. Để từ đó thấu hiểu, tìm ra
được hướng giải quyết một cách kịp thời.
d) Trao quyền tự chủ trong công việc
Làm việc từ xa, đồng nghĩa với việc bạn
làm chủ chính mình, làm chủ cho công
việc của mình. Nhân sự của bạn sẽ không
có một người leader bên cạnh để giám sát
công việc của họ. Họ cần tự mình có tư duy
làm chủ trong mọi tình huống.

g) Tin tưởng vào đồng nghiệp
Tin tưởng các thành viên trong nhóm là một
điều cơ bản nhất. Làm việc từ xa, khiến các
thành viên ít có sự gắn kết cùng nhau, chính
vì vậy niềm tin giữa các cá nhân sẽ giúp
công việc đạt kết quả cao.
2. NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC
TỪ XA CHO QUẢN LÝ
a) Đặt ra mục tiêu hoạt động rõ ràng
Khi quản lý nhân viên từ xa cần phải chú
trọng vào mục tiêu, và kết quả công việc
chứ không đơn thuần là quản lý thời gian
làm việc. Mục tiêu càng rõ ràng, cụ thể và
chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch
thực thi. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng đạt được
mục tiêu trong công việc hơn.
Khi có mục tiêu thì nhân viên và lãnh đạo
cùng nhìn chung về một hướng, dễ dàng
nắm được đâu là đích đến, cùng đồng lòng
chung sức để hoàn thành.
b) Đảm bảo yếu tố giao tiếp và doanh
nghiệp
Có thể nói, giao tiếp là yếu tố then chốt
trong quá trình quản lý nhân viên làm việc
từ xa. Bạn cần duy trì sự giao tiếp với các
Bất kỳ cỗ máy nào muốn vận hành trơn
tru cũng cần dựa trên một số nguyên tắc cơ
bản. Một doanh nghiệp làm việc từ xa cũng
vậy. Bộ nguyên tắc sống còn sau chính là cơ
sở để bạn thực hiện triển khai làm việc từ xa
một cách hiệu quả:

nhân viên làm việc từ xa, vì đây sẽ tạo nên
tính liên kết giữa nhân viên và quản lý.
Thông qua kênh giao tiếp này bạn có thể
dễ dàng hỗ trợ nhân viên mỗi khi gặp khó
khăn. Hoặc truyền đạt, cập nhật thông tin
nhanh chóng và kịp thời cho nhân viên của
mình.
Do đó, bạn phải tạo ra một kênh giao tiếp
trực tuyến để mọi người có thể trao đổi và
cập nhật thông tin một cách nhanh chóng.
Chính vì vậy, xây dựng một kênh giao tiếp
hiệu quả là yếu tố bắt buộc bạn phải thực
hiện.
c) Theo dõi & quản lý nhân viên
Theo dõi công việc của nhân viên là yếu
tố để bạn có thể điều chỉnh công việc và
thúc đẩy họ trong công việc. Do đó, bạn
phải thường xuyên theo dõi công việc trong
ngày để đo lường độ hiệu quả. Hãy thiết lập
những hệ thống theo dõi. Đừng quản lý các
nhân viên làm việc từ xa của bạn theo kiểu
d) Làm cho nhân viên thấy họ là một phần
của doanh nghiệp
Bạn nên công nhận những gì các nhân
viên đã làm được. Hãy làm cho mỗi cá nhân
trong tổ chức biết bạn tôn trọng họ và công
việc của họ như thế nào. Đừng ngần ngại
đưa ra những lời khen bởi đó chính là sự
khích lệ lớn nhất dẫn đến hiệu quả làm việc
chung của cả doanh nghiệp.
Bạn nên thường xuyên cập nhật những
thông báo, bảng tin để họ có thể nắm bắt
thông tin nhanh chóng. Như vậy, họ sẽ cảm
thấy doanh nghiệp luôn luôn nhớ đến đội
ngũ nhân viên. Từ đó, hình thành một mối
quan hệ thân thiết hơn.
quá “vi mô” (micromanage). Thay vào đó,
hãy cho họ sự linh động mà họ cần, nhưng
đừng để họ hoàn toàn thích làm gì thì làm.
Bên cạnh đó bạn cũng sẽ phải tạo cho
mỗi nhân viên thói quen cập nhật công việc
đang tiến hành. Điều này sẽ giúp cho nhân
viênnắmbắtđượctiếnđộcôngviệc,tựđiều
chỉnh kế hoạch cá nhân để hoàn thành mục
tiêu đã đề ra. Đồng thời, bạn cũng phải đưa
ra các hình thức kỷ luật và khen thưởng rõ
ràng. Đảm bảo tính công bằng trong công
việc, để mọi người luôn nhận những phần
tương xứng với công việc mình đạt được.
e) Đảm bảo an toàn bảo mật về thông tin
Mỗi doanh nghiệp đều có những bí mật
trong kinh doanh để bảo mật. Do đó, việc
bảo mật thông tin từ xa cũng là yếu tố quan
trọng trong quản lý nhân viên từ xa. Đó có

f) Văn bản hóa cho mọi thứ
Để đảm bảo công việc luôn thông suốt,
các bộ phận nên có sẵn mọi thông tin dưới
dạng văn bản nhiều nhất có thể. Không chỉ
nằm ở việc văn bản hoá tài liệu, các cuộc
họp cũng nên được văn bản hoá đầy đủ
dưới dạng văn bản. Có một mẹo nhỏ là
đầu mỗi cuộc họp, các bạn nên chia sẻ sẵn
một file Google Docs cho mọi người cùng
ghi chú. Sau khi họp xong đưa văn bản lên
Google Shared Drive của doanh nghiệp để
lưu trữ, phòng khi cần kiểm tra ngược lại.
thể là: chiến lược marketing, danh sách
khách hàng, định giá bán, các chiết khấu…
Tính bảo mật càng được đặt lên hàng
đầu để tạo nên tính cạnh tranh công bằng
cho thị trường. Do đó, bạn bắt buộc phải
thay những sổ sách, giấy tờ bằng cách lưu
trữ số để thông tin không bị đánh cắp và
thất lạc. Bạn có thể trang bị cho nhân viên
các ứng dụng hoạt động để đảm bảo điều
này. Nếu bình thường các giao dịch được
thực hiện bằng Gmail cá nhân, thì bạn nên
cẩn thận xem xét về vấn đề thiết lập ngay
một hệ thống email doanh nghiệp vào lúc
này.

3. NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC
TỪ XA CHO NHÂN SỰ
a) Trang phục phù hợp
Bạn không cần phải mặc đồ quá trang
trọng như khi đi làm, nhưng bạn cũng
không nên mặc đồ quá xuề xòa. Chính việc
không quan trọng trang phục khi làm việc
từ xa tại nhà có thể làm cho bạn cảm thấy
chuyện gì cũng có thể xuề xòa, từ đó động
lực và năng lượng khi làm việc sẽ giảm đáng
kể. Hãy mặc đồ chỉnh tề, gọn gàng và thoải
mái, cảm hứng làm việc của bạn sẽ được
cải thiện hơn nhiều. Và việc mặc đồ chỉnh
tề giúp bạn thay đổi trạng thái để bắt đầu
với công việc.
c) Giữ độ tập trung cao
Khó làm chủ, không tập trung sẽ làm bạn
khó giữ đúng mục tiêu hoàn thành danh
sách công việc ban đầu. Duy trì sự tập trung
là rất quan trọng khi làm việc từ xa. Sử dụng
âm thanh trắng, nghỉ giải lao giữa giờ, vận
động thể dục nhẹ là những cách nâng cao
sự tập trung công việc hiệu quả. Bạn có thể
nâng cao độ tập trung thêm bằng cách sử
dụng đồng hồ cà chua theo block. Hãy tập
trung làm duy nhất một việc trong khung
thời gian cố định. Bỏ điện thoại, mạng xã
hội, các thông báo khác làm ảnh hưởng tới
bạn.
d) Chính trực
Hoàn thành công việc được giao theo
đúng deadline, và nếu có bất kỳ phát sinh
cần chủ động báo trước. Trung thực và
minh bạch về thông tin và báo cáo tiến độ
công việc.
e) Sẵn sàng
Đảm bảo dù có làm việc tại nhà, thì khi
đồng nghiệp cần bạn sẵn sàng có mặt. Hỗ
trợ đồng nghiệp khi họ cần bạn bất cứ lúc
nào.
f) Chủ động
Hãy chủ động trong công việc, đừng để
người khác phải nhắc nhở bạn. Mỗi cá nhân
cần chuẩn bị kỹ càng trước khi họp, hay
thảo luận từ xa để đạt kết quả tốt nhất.
b) Đặt lịch làm việc cụ thể, rõ ràng
Bạn có bao giờ nghe về quy tắc 2 phút?
Có thể bạn có đầy đủ mục tiêu và mơ ước
nhưng việc bắt tay vào thực hiện là một vấn
đề khác. Người ta thường trì hoãn mãi tới
những ngày cuối cùng mới thực hiện trong
sự căng thẳng và lo lắng. Thói quen này
được hình thành rất sớm từ khi còn là học
sinh phổ thông và đặc biệt trầm trọng khi
là sinh viên. Hãy tuân thủ theo lịch làm việc
bạn đề ra ban đầu, đừng chờ đợi đến khi
nào bạn thấy thích mới bắt đầu công việc.
Những phiền nhiễu sẽ đến từ mọi phía và
nuốt chửng quỹ thời gian còn lại của bạn.
Hãy lên danh sách các task thật chi tiết,
bạn sẽ có cái nhìn bao quát về khối lượng
công việc mỗi ngày.
Tóm lại hãy chia nhỏ công việc và nuốt
từng con ếch nhỏ một bạn nhé.

g) Phản hồi nhanh
Khi nhận được thông tin, thông báo từ
công ty, đồng nghiệp, hãy phản hồi nhanh
chóng càng sớm càng tốt và tuân theo
nguyên tắc phản hồi FAST (Frequent -
Thường xuyên / Actionable – Chính xác /
Specific – Cụ thể / Timely – Kịp thời).
“Rủi ro lớn nhất bạn có thể có là khi không
làm gì” - Brad Sugar

CHƯƠNG 3
“TRIỂN KHAI &
THỰC HIỆN”
Sẽ có những công việc không phù hợp để làm từ xa cũng như
đòi hỏi người lao động sản xuất trực tiếp. Nhưng mặt khác một
số công việc có khả năng linh hoạt để có thể thực hiện tốt ở
nhiều nơi khác nhau, vậy câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào để đảm
bảo năng suất khi nhân viên làm việc từ xa?

1. TRIỂN KHAI NỀN TẢNG
LÀM VIỆC TỪ XA
a) Tái cấu trúc cơ cấu nhân sự của công
ty và làm rõ vai trò của từng cá nhân
Tại văn phòng làm việc, các phòng ban
khác nhau được sắp xếp tách biệt và có chỉ
dẫn lối đi cụ thể, mỗi cá nhân quan trọng
cũng đều có vị trí chỗ ngồi và biển chức
danh để bàn riêng. Dựa vào đó, nhân viên
của bạn có thể dễ dàng nhận biết ai là sếp
tổng, ai là trưởng phòng, ai là người chịu
trách nhiệm quản lý trang thiết bị,... Khi có
việc cần liên hệ, nhân viên dễ dàng tìm tới
đầu mối ngay cả khi không biết tên của họ.
Nhưng khi chuyển sang làm việc từ xa, có
thể nhân viên của bạn bắt đầu thấy… loạn
về cơ cấu tổ chức. Bởi vậy, việc mô tả cụ
thể cơ cấu nhân sự công ty cũng như ảnh -
họ tên - chức danh - thông tin liên lạc của
từng cá nhân là điều cần thiết.
Nếu công ty bạn đã sử dụng phần mềm
nào đó có danh sách nhân sự như thế này,
hãy đảm bảo mọi nhân viên đều có quyền
tìm kiếm trên đó. Nếu không, hãy mô tả lại
thành một file ảnh hoặc Word, Excel, Docs,
Sheets..., mở quyền truy cập cho mọi nhân
viên và ghim nó ở một nơi nào đó dễ dàng
tìm được.
Lưu ý rằng với làm việc từ xa, bạn có thể
cần thay đổi một chút về mô hình tổ chức
doanh nghiệp cũng như vai trò thực tiễn
của một số vị trí.
Đừng quên thay đổi thông tin liên hệ của
công ty trên website bằng cách nhấn mạnh
rằng các bạn đang làm việc tại nhà và sẵn
sàng tiếp nhận thông tin qua hotline hoặc
email. Nếu được, hãy tạo một thông báo (đi
kèm cam kết tiếp tục hoạt động & hỗ trợ
khách hàng) thật dễ nhìn trên trang chủ để
khách hàng và đối tác nắm được điều đó.
Ví dụ, nếu bạn thấy cấu trúc phẳng
không có nhà quản lý không thể kiểm
soát tốt “qua màn hình máy tính”, hãy
trao quyền cấp cao cho một số nhân
sự. Hoặc ví dụ khác, nhân viên lễ tân của
côngty-thayvìđónkháchvàtrựcsẵntại
quầy như trước - có thể trở thành Admin
hệ thống làm việc từ xa, tức người giải
đáp thắc mắc và chỉ dẫn thông tin cho
toàn bộ nhân sự.

b) Thay đổi chính sách về KPI, OKR và
cách đánh giá hiệu quả làm việc của nhân
viên
Nếu công ty bạn vẫn đang trả lương và
thưởng cho nhân viên bằng số giờ có mặt
tại văn phòng, bạn cần thiết phải thay đổi.
Mô hình làm việc từ xa không cho phép bạn
kiểm soát những gì nhân viên đang làm với
máy tính của họ, mà chỉ dễ dàng quản lý
bằng kết quả đạt được, hay còn gọi là hiệu
suất nhân viên.
Có nghĩa là, bạn cần quan tâm tới “what
- làm được cái gì?” nhiều hơn là “when -
làm vào lúc nào?” và “how - làm bằng cách
nào?”. Như vậy, nhân viên của bạn hoàn
toàn có thể chăm lo cho gia đình vào ban
ngày và dành thời gian buổi tối để tập trung
làm việc, miễn là họ vẫn có kết quả nộp lại
vào ngày hôm sau.
Nếu bạn đã làm điều này từ trước, hãy
nghĩ tới khi còn làm việc tại văn phòng, bạn
đã đặt ra mục tiêu và đánh giá nhân viên
bằng cách nào? Dựa trên cảm tính, số lượng
giờ làm việc, hay một kênh tham chiếu minh
bạch nào đó?
Dưới đây là cách xây dựng và áp dụng
hai mô hình quản trị phổ biến mà bạn có
thể vận dụng để đánh giá hiệu quả làm
việc của nhân viên: KPI và OKR.
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ
số đánh giá tình trạng thực hiện công việc
nhằm phản ánh trực quan và định lượng một
cách chính xác hiệu quả làm việc. Có 2 cấp
độ KPI là KPI của bộ phận và KPI của riêng
Ví dụ: 3000 lượt khách hàng đăng ký
mới/tháng, mang về doanh thu 2.5 tỷ
đồng/quý, viết mới 3 bài blog/tuần, tỷ lệ
mua hàng đạt 40%,...
từng vị trí chức danh. KPI thường được đặt
dưới dạng các con số cụ thể, với kỳ đánh
giá thường áp dụng là tháng, quý, năm tùy
vào tính chất công việc của từng cá nhân và
bộ phận/phòng ban.
Trưởng bộ phận/phòng ban sẽ là người
trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị
trí trong bộ phận/phòng ban đó. Nếu không,
đội ngũ quản lý cấp cao (bạn và BOD) sẽ
cùng thống nhất và đưa ra bộ KPI cho cả
công ty.
Thông thường, mức độ hoàn thành KPI
được chia thành 2-5 thang điểm (25%, 50%,
75%, 100%,...). Với mỗi mức độ hoàn thành
KPI, nhân viên hoặc bộ phận/phòng ban sẽ
xác định một mức lương thưởng nhất định.
Trong mô hình làm việc từ xa mới được
thiết lập, có thể mất 2-3 tháng đầu để hệ
thống KPI của công ty bạn đạt tới tiêu chí
SMART (cụ thể, đo lường được, có thể đạt
được, thực tế, có thời hạn cụ thể). Một khi
đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó
trong ít nhất một năm.
Là một công ty kinh doanh các sản phẩm
Google, chúng tôi đồng thời cũng ngưỡng
mộ lý thuyết phát triển con người và hệ
thống quản trị mục tiêu của họ: OKRs.

OKR (Objective - Key Results) là mô
hình liên kết mục tiêu “Tôi muốn đi đâu?”
tới các kết quả then chốt “Tôi đến đó bằng
cách nào?”. Có 3 cấp độ OKR là OKR của
công ty, OKR của bộ phận/phòng ban và
OKR của từng cá nhân. OKR bao gồm hai
phần cụ thể là mục tiêu và kết quả then
chốt, luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng
năng lực.
Nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập một
hệ thống OKR, quá trình chuẩn bị có thể
kéo dài khoảng 1-2 tuần. Bạn cần thiết lập
OKR công ty trước, từ đó phân tầng xuống
để đặt ra OKR cho bộ phận/phòng ban, sau
cùng mới rẽ nhánh về OKR từng nhân viên.
OKR sẽ được chấm trên thang đo từ 0.0
đến 1.0. Trong đó, 0 điểm là không thực hiện
được phần nào của mục tiêu, từ 0.6-0.7 là
đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu
và 1 điểm là hoàn thành. Điểm trung bình
của các Key Result sẽ được dùng làm thang
đo cho Objective. Với mỗi thang điểm OKR,
nhân viên hoặc bộ phận/phòng ban sẽ xác
Ví dụ: OKR của Giám đốc nghiên cứu
phát triển trong quý:
• Mục tiêu: Xây dựng một sản phẩm
mới thật sự hấp dẫn
• Kết quả then chốt:
1. Hoàn thành thiết kế lại app trước
tháng 12
2. 20 lượt thử nghiệm sản phẩm
3. Đạt mức rating 4.5+ trên App Store
Ví dụ như:
• Giảm 20% KPI bởi nhu cầu sử dụng
của khách hàng trong giai đoạn
này bị giảm.
• Dời lại deadline cho các Key
Results 01 tháng nhằm đợi qua thời
kỳ khủng hoảng của thị trường.
• Giảm 50% số lượng thành phẩm
sản xuất bởi sự đứt gãy của chuỗi
cung ứng,...
định một mức lương thưởng nhất định.
Tất nhiên, mỗi công ty đều có các mục
tiêu lớn, mục tiêu từng phòng ban dù công
ty đó có dùng OKRs, BSC, KPIs hay bất kỳ
hệ thống quản trị nào không. Thật may mắn
là cả hai hình thức đánh giá KPI và OKR vẫn
phù hợp khi công ty chuyển sang làm việc
từ xa. Bạn chỉ cần dựa vào tình hình thực tế
để thay đổi các chỉ số nhằm tăng tính khả
thi đạt được cho nhân viên. Vì vậy vào lúc
này, điều cần thiết là:
• Xác định lại chính xác các mục tiêu
quan trọng hàng đầu
• Tiến hành điều trình công việc của các
phòng ban/nhân viên
• Xem xét các chỉ số trọng yếu cần đạt
được của mỗi người
• Tiến hành thực hiện, kiểm tra, đôn đốc
Còn lại, việc đánh giá nhân viên vẫn nên
được thực hiện như cũ, với đầy đủ công
thức đo lường chặt chẽ, các bước báo cáo
và performance review như trước. Đừng vì

không gặp mặt thường xuyên mà bạn tặc
lưỡi vào bảng hiệu suất làm việc của tất cả
cá nhân.
Lưu ý rằng bạn và đội ngũ quản lý cần
minh bạch các con số trong KPI và OKR và
cho nhân viên trước mỗi chu kỳ làm việc
mới (tháng/quý/năm), tránh trường hợp
nhân viên làm việc chệch hướng so với mục
đích mong muốn.
Ngay cả với các doanh nghiệp có hệ
thống quản trị tốt, việc thay đổi môi trường
làm việc trong một điều kiện bất bình
thường (dịch bệnh, khó khăn) như hiện nay
cũng đem lại những rắc rối và hỗn loạn. Điều
quan trọng là người leader phải giữ một cái
đầu lạnh. Với các doanh nghiệp chưa có hệ
thống quản trị tốt, lời khuyên trong lúc này
là hãy chậm lại, cùng tìm ra các chỉ số có
ý nghĩa để giao cho nhau. Thà bạn có mục
tiêu để làm, còn hơn bạn không có mục tiêu
nào. Và đừng lao đầu vào tìm hiếu, áp dụng
các mô hình quản trị, bạn không thể thành
công với việc áp dụng vội vàng và trong
một thời gian ngắn như vậy.
c) Đảm bảo điều kiện, kết nối Internet và
trang thiết bị làm việc cho nhân viên
Ngoại trừ các xưởng sản xuất thủ công
mà nhân viên có thể mang nguyên liệu về
nhà làm việc, hầu hết nhân viên của bạn
đều cần tới internet để làm việc. Đừng mặc
định rằng tất cả họ đều có sẵn trang thiết bị
và internet đủ mạnh để làm việc giống như
tại văn phòng. Muốn năng suất làm việc là
tốt nhất, bạn cần đảm bảo công cụ tốt nhất
cho họ. Hãy bảo đảm nhân viên của bạn có
một kết nối liên tục, tốc độ vừa đủ để tăng
năng suất công việc của bạn. Không gì tệ
hại hơn là không làm xong việc chỉ vì bạn bị
mất kết nối Internet... một lần nữa.
Trước tiên, nhanh chóng thực hiện
form khảo sát nội bộ để xác định đâu là
những trang thiết bị nhân viên của bạn
cần nhưng chưa có sẵn. Hầu hết đều đã
sở hữu smartphone và laptop, nhưng bạn
vẫn cần thêm PC cho lập trình viên, máy in
cho chuyên viên pháp chế, webcam cho
chuyên viên phỏng vấn tuyển dụng online,
tai nghe có mic cho các thành viên trong
hội đồng quản trị,... Gói dữ liệu internet cáp
quang hoặc dữ liệu di động 3G/4G cũng có
thể nằm trong danh sách.
Lưuýrằngbạnhoàntoàncóthểthựchiện
kết nối mạng an toàn trên toàn hệ thống
làm việc từ xa của nhân viên. Giải pháp phổ
biến nhất là sử dụng mạng riêng ảo (VPN -
Virtual Private Network) mà mỗi tài khoản
kết nối đều phải xác thực với username và
password.

2. CỘNG TÁC LÀM VIỆC TỪ
XA HIỆU QUẢ
a) Tách nhỏ từng đầu việc, đặt deadline
cụ thể, giao cho từng cá nhân cụ thể
Điều bạn cần làm lúc này là áp dụng
phương pháp quản lý công việc mới - chi
tiết hoá tất cả các công việc theo từng cấp
độ. Bắt đầu là dự án > nhóm công việc >
công việc > công việc con hoặc checklist
cụ thể. Mỗi cấp nhỏ nhất sẽ được giao cho
một cá nhân, với một timeline cố định. Như
thế, nhân viên luôn biết mình phải làm gì
và bạn cũng biết phải tìm tới ai để tìm hiểu
thông tin, khen thưởng hoặc truy cứu trách
nhiệm.
b) Thiết lập lưu đồ và tuân theo đúng quy
trình từ những công việc nhỏ nhất
Công ty bạn đã có sẵn flowchart (lưu đồ
quy trình) cho các nghiệp vụ cơ bản như
quy trình tái ký hợp đồng, quy trình phê
duyệt công văn, quy trình quản lý xuất -
nhập kho hàng, quy trình onboarding nhân
viên mới,... hay chưa?
Bây giờ là lúc bạn quan tâm tới những
quy trình nhỏ hơn (chỉ bao gồm 2-3 bước)
nhưng đảm bảo năng suất và chất lượng
làm việc từ xa của nhân viên, điển hình:
Ví dụ, “Xuất bản bộ ebook: Cẩm nang
làm việc tại nhà từ A-Z” là một công việc
lớn được giao cho team Content Writer
của công ty. Thay vì chờ đợi thỏa thuận
nội bộ giữa các thành viên team, hãy để
team leader chia nhỏ công việc ngay từ
đầu:
• Lên outline ebook: A phụ trách:
Deadline 17/3
• Truyền thông trên website: A phụ
trách: Triển khai từ 17 tới 31/3
• Viết nội dung chương 1: B phụ
trách: Triển khai từ 16 tới 19/3
• Thiết kế trang nội dung chương 1:
Triển khai từ 19 tới 21/3

c) Thiết lập lưu đồ và tuân theo đúng quy
trình từ những công việc nhỏ nhất
Ngoài việc áp dụng phương pháp tách
nhỏ đầu việc và giao cho từng người như
trên, bạn vẫn nên yêu cầu nhân viên thực
hiện báo cáo công việc định kỳ. Điều khác
biệt duy nhất là tất cả giấy tờ bản cứng
hoặc những “báo cáo bằng lời nói” đều cần
nộp dưới dạng bản mềm.
Ở mô hình làm việc từ xa thường xuyên
xảy ra trường hợp một nhân viên làm việc
trực tiếp với quản lý này nhưng lại cần báo
cáo công việc cho một người khác. Một lần
nữa, việc minh bạch vai trò của từng người
Tiếptheo,đểquảnlýtiếnđộvàkếtquảcác
đầu việc đó, phương pháp đơn giản thường
dùng là sử dụng thư mục tài liệu chung trên
Google Drive, kết hợp với việc điền trạng
thái vào bảng trên Google Sheets hoặc
nhắn tin “Em làm xong rồi, anh / chị review
giúp em nhé!”. Còn phương pháp hiện đại
bạn nên tham khảo sử dụng là chuyển dữ
liệu lên một phần mềm quản lý công việc
như Bitrix24, Airtable, Base, Trello, Asana …
Nhưng với những doanh nghiệp đang cần
gấp thì nên lựa chọn một hệ thống đơn giản
như của Google để tránh lãng phí thời gian.
Câu hỏi đặt ra là: Ai sẽ là người chịu
trách nhiệm review công việc?

» Chính là quản lý trực tiếp, quản lý cấp
cao hơn hoặc người được bạn phân
quyền đặc biệt trong bước tái cấu
trúc nhân sự.
trong sơ đồ tổ chức và mô tả quy trình làm
việc là cực kỳ cần thiết.
Mỗi nhân viên có thể gửi email chứa tập
tin báo cáo tới quản lý trực tiếp của họ, để
quản lý thống kê lại thành báo cáo tổng thể
rồi gửi lên cấp cao hơn.
Nếu không, công ty có thể dùng một thư
mục chung trên Google Drive với các cấp
thư mục tương ứng với từng phòng ban, bộ
phận để nhân viên hoặc quản lý trực tiếp
upload báo cáo định kỳ lên đó - vừa tiện
cho việc xem xét vừa để lưu trữ lâu dài. Tất
nhiên, cần đảm bảo yêu cầu không được
phép chỉnh sửa báo cáo sau khi nộp. Bạn có
thể tham khảo Template báo cáo công việc
định kỳ trên Google Sheets tại phần biểu
mẫu ở cuối Ebook này.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo
áp dụng các phương pháp hiện đại khác
trong báo cáo công việc định kỳ trên một
phần mềm quản lý công việc như Bitrix24,
Airtable, Base, Trello, Asana …

3. GIAO TIẾP CÔNG VIỆC TỪ
XA HIỆU QUẢ
Chắc hẳn bạn đã nhận thức rõ, nhân viên
làm việc từ xa thường vui vẻ và ít bị áp lực
hơn khi đối diện trực tiếp với người khác
tại văn phòng. Tuy nhiên, giao tiếp trong
công việc từ xa - nếu làm không đúng cách
- sẽ khiến luồng thông tin bị đứt gãy, mọi
sự “không thông”, đồng nghĩa với việc hiệu
quả làm việc giảm đi đáng kể. Vậy làm thế
nào để giao tiếp từ xa hiệu quả
a) Trong công việc hằng ngày
Trong cộng tác làm việc hằng ngày,
các ứng dụng nhắn tin miễn phí như Zalo,
Facebook, Skype, Google Chat, Telegram...
dường như là công cụ giao tiếp được sử
dụng nhiều nhất. Cao cấp hơn, bạn có thể
dùng các công cụ chuyên biệt hơn như ứng
dụng chat nhóm Slack hoặc những ứng
dụng được tích hợp sẵn với phần mềm quản
lý như Messages trên nền tảng Bitrix24
hoặc Message của nền tảng Base.
Lưu ý rằng các ứng dụng chat kể trên vốn
được sinh ra nhằm phục vụ hình thức giao
tiếp không đồng bộ (các thành viên hoạt
động ở những thời điểm khác nhau). Nhưng
với khả năng truyền tải thông tin theo thời
gian thực, người dùng thường nhầm lẫn
chúng với hình thức giao tiếp đồng bộ và
sốt sắng trả lời tin nhắn tức thời.
Bởi thế, với tâm lý lo sợ bị lỡ mất thông tin
công việc, nhân viên của bạn rất có thể sẽ
bật ứng dụng chat lên trực tin nhắn và bị xao
nhãng công việc cả ngày. Trên Facebook
của mỗi người hiện đang có biết bao tin tức
thú vị đầy cám dỗ cơ chứ?
Giải pháp được cho là hiệu quả nhất cho
trường hợp này chính là phân tách rõ ràng
giao tiếp vì mục đích công việc và các mục
đích cá nhân khác. Nhân viên không được
phép nhắn tin ngoài lề vào nhóm chat chung
của công ty để tránh spam và loãng group.
Công ty cũng nên tập hợp các tin tức hữu
ích về một vài đầu mối nhất định để nhân
viên biết rằng đâu là thông tin cần để tâm.
Với các thông tin mang tính chất trang
trọng và pháp lý hơn (như bảng lương, file
kế hoạch dự án, mẫu phiếu khảo sát,...), bạn
vẫn có thể dùng email để tăng cường độ
bảo mật và cá nhân hoá, đồng thời hỗ trợ
việc lưu trữ/tìm kiếm lâu dài.
Lý tưởng nhất, công ty bạn nên có một
khoảng không gian cộng tác làm việc hoàn
toàn biệt lập so với các kênh giao tiếp quá
nhiều người và tiềm ẩn nguy cơ gây mất tập
trung. Nhiều công ty đang sử dụng phần
mềm quản lý công việc để mọi người cùng
bình luận, thảo luận và trao đổi tài liệu ngay
dưới mỗi nhiệm vụ được liệt kê. Đây được
xem là cách giao tiếp sát sườn nhất với tiêu
chí quản lý công việc và cộng tác nhóm.

b) Trong lúc cần truyền đạt thông tin
chính thống
Giống như trong cộng tác hằng ngày, các
ứng dụng chat miễn phí cũng không phải là
cách hay để bạn truyền tải các thông tin
quan trọng và chính thống tới cho nhân
viên. Bởi nó rất nhanh bị trôi, bị quên hoặc
nhảy sang chủ đề khác khiến nhân viên của
bạn chưa kịp tương tác (like, xác nhận, bình
luận,...) sẽ bật ứng dụng chat lên trực tin
nhắn và bị xao nhãng.
Tương tự, kênh giao tiếp email có hiệu
quả nếu bạn chỉ cần truyền đạt thông tin
chính thống một chiều mà không chú trọng
tới thu thập phản hồi, cảm xúc và ý kiến
của tập thể. Ví dụ: Dùng email ban hành
quyết định tới công ty thì được, còn thông
tin chúc mừng công ty vừa gọi vốn đầu tư
thành công thì không phù hợp.
Nếu bạn tin dùng email cho giao tiếp nội
bộ, tốt nhất là dùng bộ Google Workspace,
Microsoft 365 hoặc Zoho Workplace để cấp
tài khoản và bắt buộc nhân viên sử dụng
email công ty. Thống nhất cách đặt email
(ví dụ [ten].[ho]@[tencongty].com.vn) để
thuậntiệntìmkiếmvàtạotàikhoảnmới/huỷ
tài khoản của nhân viên nghỉ việc. Tính năng
tạo group email và các mức phân quyền
chia sẻ tài liệu của Google Workspace,
Microsoft 365 hoặc Zoho Workplace giúp
thông tin được chia sẻ đúng và đủ.
Sử dụng Nhóm riêng tư trên Facebook
ban đầu được cho là giải pháp hữu ích và dễ
thực hiện. Tuy nhiên, dần dần các CEO đã
nhận ra hai vấn đề nghiêm trọng. Một là bài
toán hiệu suất, khi mà nhân viên phải bật
một tab Facebook phòng khi có thông báo
từ phía công ty, họ chắc chắn sẽ mất tập
trung vào rất nhiều thứ khác trên mạng xã
hội này. Hai là, group Facebook không cho
phép bạn kiểm soát ai là người có quyền
đăng bài, có thể dẫn tới sự xuất hiện của tin
tức sai lệch, không chính thống.
Tương tự, các mạng xã hội nội bộ như
Facebook Workplace và Yammer mặc dù
thúc đẩy sự tương tác nhanh nhạy giữa các
nhân viên, nhưng lại không thể gắn kết nhân
viên với giá trị cốt lõi và định hướng người
dùng của công ty.
Trong trường hợp này, giải pháp bạn nên
ưu tiên là một mạng truyền thông nội bộ
dành riêng cho doanh nghiệp như Google
Currents, Bitrix24.
Ứng dụng quản lý và nhắn email phổ biến nhất trên về giới
về tính bảo mật và trực quan, bạn có thể đăng ký email
theo tên miền như name@yourcopany.com
Gmail by Google
Phần mềm liên lạc nội bộ doanh nghiệp với giao diện thân
thiện và trực quan.
Current by Google

c) Trong các cuộc họp online
Nhắc tới cuộc họp online của các đội
nhóm làm việc từ xa, chắc hẳn bạn đã nghĩ
ngay tới video call.
Đúng vậy, dù bạn tổ chức cuộc họp 1-1
hay tập thể thì luôn có thể dùng cách thức
này, miễn là các trang thiết bị như camera
và mic đã được trang bị đầy đủ. Video call
khiến việc giao tiếp trở nên có hồn hơn
nhờ khả năng nắm bắt được cảm xúc trên
gương mặt người tham gia, đồng thời đảm
bảo tính tập trung và độ hiệu quả của cuộc
họp. Đừng quên có một thư ký làm nhiệm
vụ ghi chép lại biên bản họp.
Một cuộc họp ngắn có thể được quay
video lại, chỉnh sửa các đoạn gây nhiễu và
chia sẻ tới tất cả mọi người trong công ty.
Hoặc bạn có thể học tập cách thú vị sau
của GitLab: xây dựng một kênh Youtube
chuyên dùng cho nội bộ công ty và phát
trực tiếp các buổi họp. Nhân viên từ xa của
bạn có thể bình luận tức thời ở đó, và bạn
(hoặc người chủ trì cuộc họp) có thể đọc và
phản hồi ngay lúc đó.
Bên cạnh đó, có một hình thức họp online
khác thú vị hơn được GitLab tin tưởng sử
dụng - họp qua Google Docs. Phương pháp
này không bắt buộc tất cả nhân viên tham
dự, bởi nó cho phép những nhân viên đọc
tài liệu vẫn hiểu được bối cảnh cũng như
nắm bắt được nội dung cuộc họp.
Theo đó, mỗi cuộc họp có một trang
Google Docs được cấp quyền chỉnh sửa
cho tất cả nhân viên. Trên đó đã có sẵn các
thông tin cần thiết về cuộc họp như thời
gian, agenda, thành phần tham dự,... Khi
người chủ trì nêu ra một vấn đề, các thành
viên sẽ đồng thời gõ ra ý kiến của mình. Các
tầng ý kiến được phân biệt bởi dấu thụt lùi
vào trong của lề phải. Mọi người cũng được
phép nhận xét hoặc ghi chú lên ý kiến của
người khác để giao tiếp đa chiều hơn.
Có một điều cần lưu ý là chỉ tổ chức các
cuộc họp khi thực sự cần thiết. Còn lại, hãy
đơn giản hoá việc giao tiếp trong công việc
bằng cách sử dụng các nền tảng giao tiếp
khác ở trên.
Liên lạc, hội họp, gọi điện video trực tuyến chỉ bằng một cú
nhấp chuột
Meet by Google

4. GIAO TIẾP CÔNG VIỆC TỪ
XA HIỆU QUẢ
Nếu công ty bạn chưa sở hữu sổ tay nhân
viên (Employee Handbook), thì đây chính là
thời điểm phù hợp để nhanh chóng triển
khai.
Cuốn sổ tay này sẽ được cập nhật liên
tục, bao gồm tất cả thông tin mà một nhân
viên công ty cần biết, điển hình như:
• Giới thiệu về công ty (lịch sử hình
thành, tầm nhìn - sứ mệnh - giá trị cốt
lõi, cơ cấu nhân sự,...).
• Các quy định chung (thời gian làm
việc, tác phong và trang phục, chính
sách bảo mật thông tin, an toàn lao
động,...).
• Chính sách nhân sự (cơ chế tuyển
dụng, performance review, tính lương,
chế độ phúc lợi, chấm dứt hợp đồng
lao động,...).
• Khen thưởng và kỷ luật (chính sách đề
bạt, các hình thức kỷ luật,...).
Tất cả nhân viên công ty đều được tiếp
cận từ xa với sổ tay thông qua internet.
Nhân viên mới sẽ được chuyên viên nhân
sự lưu ý chi tiết hơn về nội dung này trong
quy trình onboarding.
Bên cạnh đó, bộ phận L&D của công ty
bạn cần biên soạn những bộ tài liệu đào tạo
chuyên sâu cho từng bộ phận và nghiệp vụ
chuyên môn trong công ty. Nội dung trong
đó có thể là các tập tin dạng text, slide hoặc
video bài giảng. Đi kèm mỗi mục tài liệu là
một bài kiểm tra trực tuyến. Đáp án có thể
có sẵn hoặc nhân viên phải nộp lại kết quả
cho bộ phận L&D để chấm thi - tuỳ vào cách
bạn triển khai bắt buộc hay tự nguyện.
Bên cạnh đó, hãy trao thêm cho nhân
viên của bạn quyền được góp ý, bình luận
về nội dung, thậm chí là quyền đăng ký trở
thành giảng viên/tác giả cung cấp tài liệu
để nâng cao chất lượng đào tạo. Chính điều
này cũng thúc đẩy họ lưu tâm tới các bài
học mới hơn và nhiệt tình đóng góp cho
công tác đào tạo phát triển, thay vì chỉ ngồi

từ xa chờ đợi tài liệu từ bộ phận L&D.
On-the-job training cũng đến gần hơn
với từng nhân viên bằng cách triển khai
chương trình mentorship - kèm cặp giữa
một nhân viên “lão làng” và một hoặc vài
nhân viên còn ít kinh nghiệm. Tuy không
thể trực tiếp trò chuyện hướng dẫn, nhưng
với sự đa dạng của các hình thức giao tiếp
từ xa (chat, teamview, video call, Google
Docs,...), việc kết nối cá nhân và truyền đạt
thông tin vẫn rất thuận lợi.
Ngoài ra, ứng dụng Google Classroom
sẽ rất hữu ích cho công tác đào tạo nội bộ
của doanh nghiệp. Giao diện thân thiện,
hiệu chỉnh bài giảng dễ dàng và tạo mối
tương tác thường xuyên giữa giảng viên và
học viên, sắp xếp tài liệu tương ứng với đối
tượng học viên khác nhau, tạo sự linh động
hơn trong hoạt động đào tạo nội bộ và phù
hợp với định hướng ứng dụng công nghệ
trong việc rút ngắn thời gian đào tạo, nâng
cao năng suất lao động.

CHƯƠNG 4
“VAI TRÒ CỦA
LÃNH ĐẠO”
Trong mô hình làm việc từ xa, cho dù bạn có thực hiện các
biện pháp siết chặt kỷ luật hay gia tăng cường độ làm việc như
thế nào đi chăng nữa, thì nhân viên vẫn là chủ thể quyết định
năng suất làm việc của chính họ. Hay nói cách khác, tinh thần
tự giác chính là yếu tố quan trọng giúp nhân viên từ xa giữ được
hiệu quả làm việc cao. Trong một trận chiến, điều gì quyết định
chiến thắng: Tinh thần của binh lính hay khả năng của chỉ huy.
Cả 2 việc này, đều đến từ năng lực của người chỉ huy.

1. LÃNH ĐẠO LÀM GƯƠNG 2. GẮN KẾT ĐỘI NGŨ VỚI
TẦM NHÌN VÀ SỨ MỆNH
CHUNG
CEO hay Leader là người có vai trò đặc
biệt quan trọng cần thể hiện tinh thần cao
nhất và luôn xuất hiện. Người lãnh đạo
thường là người xuất hiện sớm hơn trong
Workplace và có những chia sẻ tích cực,
truyền động lực đầu ngày. Sự vắng mặt dù
“1 phút” của lãnh đạo, các quản lý sẽ đem lại
lo âu không đáng có từ phía nhân viên.
Quản lý cần làm gương và biết quản lý.
Tuy nhiên tự giác với bản thân không dễ, vì
vậy trong những ngày đầu bạn hãy lập ra
một nhóm gồm các quản lý, đưa ra một nơi
ví dụ như 1 file trên Google Sheets yêu cầu
mọi người làm các vấn đề theo chính xác
chỉ thị từ CEO, thậm chí khi làm xong còn
phải báo đã hoàn thành.
Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của
công ty khi được kết hợp sẽ giúp bạn tạo
ra sức mạnh tập trung giống như tia laser,
thu hút năng lượng, tài năng và nguồn lực
sẽ làm nên những điều tuyệt vời.
Với tư cách là người lãnh đạo, CEO có
quyền tối cao trong công ty - bạn cần
thường xuyên nhắc tới những thông điệp
này để củng cố hơn nữa nền tảng tinh thần
cho nhân viên. Hãy thể hiện rằng bạn thực
sự đồng cảm và tin tưởng vào đội ngũ nhân
sự.
“Từ những ngày đầu thành lập, Ban
lãnh đạo HVN Group đã định hướng xây
dựng và phát triển HVN Group trở thành
một tập đoàn cung cấp giải pháp chuyển
đổi số và tự động hóa quy trình lấy khách
hàng làm trung tâm hàng đầu khu vực.
Bằng cách không ngừng tích lũy giá trị
và tích hợp sức mạnh của con người, tài
chính, công nghệ, truyền thông để vươn
ra thị trường toàn cầu, hội nhập với thế
giới, trở thành số một trong lĩnh vực của
mình.
Chúng tôi hiểu sâu sắc rằng để thực
hiện được mục tiêu trước mắt, người
HVN sẽ phải nỗ lực, đồng tâm nhất trí, tận
dụng tối đa những lợi thế sẵn có nhằm
xây dựng được hệ thống quy trình dịch

3. GHI NHẬN SỰ CỐNG HIẾN
VỚI NHÂN VIÊN
Nhân viên nào cũng muốn được ghi nhận
những đóng góp bản thân cho công ty.
Nhân viên từ xa càng mong muốn hơn nữa -
Với những kết quả nổi bật, hãy dành lời
khen cụ thể hơn cho nhân viên trong cuộc
trò chuyện riêng tư và/hoặc trên kênh giao
tiếp chung của công ty. Đây cũng là cơ
hội để nhân viên đó được truyền lại kinh
nghiệm làm việc cho đồng nghiệp, khích lệ
ý chí phấn đấu của cả hai bên.
Còn với việc khen thưởng định kỳ, rõ
ràng là các hình thức truyền thống như giấy
chứng nhận hay hiện vật không phù hợp
nữa. Một bài đăng khen thưởng công khai
nêu đích danh cá nhân có thành tích xuất
sắc chính là một món quà đáp ứng kỳ vọng.
Bạn có thể tận dụng email nội bộ, trang/
nhóm Facebook hoặc chuyên nghiệp hơn là
mạng truyền thông nội bộ của công ty. Các
hình thức cho phép gửi thông báo tới tất cả
nhân viên và cho phép bình luận, tương tác
là lựa chọn đáng được ưu tiên.
Các thông tin hữu ích khác như tình hình
kinh doanh của công ty, các biện pháp cần
thiết để phòng tránh dịch bệnh Covid-19,...
cũng nên được phía công ty cập nhật
thường xuyên cho nhân viên của bạn.
Để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy
của thông tin, bạn nên giới hạn số người
được trao quyền đăng tin chính thống, bao
gồm CEO, C-level, chuyên viên nhân sự và
chuyên viên truyền thông nội bộ. Những
người khác muốn đóng góp thông tin có
thể liên lạc trực tiếp với các đầu mối này.
vụ, hệ thống quản trị nội bộ và đội ngũ
nhân sự vững mạnh. Sự thành công của
HVN Group sẽ không thể trông chờ vào
sự may mắn, mà đó là sức thuyết phục
của chúng ta với các đầu tư, khách hàng,
nhân viên và cộng đồng xã hội.
Lớn mạnh và không ngừng hoàn thiện
luôn là mục tiêu mà mỗi cán bộ HVN đang
phấn đấu để đạt được. Chặng đường
trước mắt rất dài và nhiều thách thức,
Song, người HVN với lòng quyết tâm và
sự đoàn kết một lòng, chúng ta tin tưởng
sẽ thực hiện thành công những mục tiêu
to lớn trước mắt.”
Khi nhân viên báo cáo rằng họ đã
làm xong một nhiệm vụ, đừng tiết kiệm
những lời ghi nhận đơn giản như “Làm
tốt lắm em!”, “Anh nhận được rồi. Cảm
ơn em nhé!”
bởi dường như đó là lời khẳng định “Tôi vẫn
đang làm việc rất chăm chỉ và năng suất tại
nhà!”

4. QUAN TÂM HƠN TỚI ĐỜI
SỐNG CỦA NHÂN VIÊN
Làm việc từ xa khiến cho việc nhận diện
con người khó khăn hơn thực tế. Nhân viên
của bạn rất dễ bị lạc lõng trong tập thể hàng
chục, hàng trăm con người nếu họ ít được
quan tâm nhắc tới. Khi còn làm việc trực
tiếp tại văn phòng, thật dễ dàng để gặp mặt
và trò chuyện với nhân viên của bạn ở bàn
trà, sảnh hành lang hay khi đi chung thang
máy. Bằng cách nào đó mỗi người đều sẽ
tìm được ai đó để chia sẻ chuyện cá nhân và
nhận về niềm an ủi. Nhưng khi mọi người chỉ
giao tiếp với nhau qua internet, với khoảng
cách về địa lý thì điều gì sẽ xảy ra? Do đó,
nếu bạn cảm thấy quy mô toàn công ty quá
lớn để làm điều này, bạn có thể triển khai về
từng đội nhóm nhỏ hơn. Một team leader
có thể quan tâm 3-5 người, hoặc nhóm 4
người có thể tự khích lệ tinh thần của nhau.
Con người cần có môi trường đặc thù
để làm việc hiệu quả. Làm ở nhà cực kỳ lắm
vấn đề làm mất tập trung vào công việc. Với
những nhân viên có gia đình thì sẽ còn bị
phiền bởi nhiều việc khác. Vì vậy việc quan
trọng là bạn cần quan tâm và chia sẻ các kỹ
năng cần có cho việc Work From Home:
• Tâm lý phải nâng cao: việc này là đi
làm trong một môi trường bản thân
phải tự quản được mình, cực kỳ khó..
• Kỷ luật với chính mình: đi ngủ đúng
giờ, dậy đúng giờ, điểm danh vẫn phải
đúng giờ, không rời công việc khi vẫn
trong giờ làm việc (đừng hứng lên
đứng dậy pha mì, pha cafe). Một phần
vì để quen với lịch bình thường của
mình, phần khác là để có thể bắt đầu
làm việc cùng những người khác. Hay
thậm chí là mặc đồ công sở như khi
đang đi làm trực tiếp.
• Chuẩn bị không gian làm việc tại
nhà: khu vực làm việc phải gọn gàng,
như một không gian làm việc khi ở
công ty. Càng gọn gàng, tập trung chỉ
những đồ dùng cần thiết cho công
việc bao nhiêu, nhân viên sẽ càng đỡ
xao nhãng bấy nhiêu. Gọn gàng, tối
giản, ít nhất là ở cái bàn làm việc sẽ
giải quyết vấn đề lẫn lộn giữa công
việc và nghỉ ngơi, giữa mình và người
trong gia đình.
• Tạo cho mình lịch trình hàng ngày
và tuân thủ 100%: Mỗi ngày cần có
to-do-list và quyết tâm thực hiện nó.
Đặt lịch cho bản thân với mỗi to-do-
list.
• Kết nối với đồng nghiệp: nếu to-do-
list của mình có liên quan tới người
khác, hãy đặt lịch làm việc từ ngày
hôm trước với họ.
• Giữ sức khỏe và tinh thần: tập thể
dục, vươn vai sau khi ngồi làm việc
quá lâu, nghe nhạc 1 chút, tạm tắt máy
giữa các giờ làm việc căng thẳng.
• Chú ý công cụ làm việc: điện thoại
luôn mở, cài thông báo cho các công
cụ làm việc để không bị bỏ sót. Cũng

như lắng nghe 100% mọi thông báo từ
công ty.
• Chế độ ăn uống, nghỉ ngơi đầy đủ:
đừng dành 100% thời gian cho công
việc ở nhà, bạn sẽ sớm quỵ. Nghe thì
có vẻ buồn cười nhưng thực ra đây lại
là một việc vô cùng quan trọng để có
thể tập trung và tăng hiệu quả trong
công việc lên mức cao nhất có thể.
Ngoài ra, để nhân viên cảm thấy yên tâm,
luôn có cập nhật thông tin thường xuyên từ
công ty, cấp trên. Tôi thường đăng tải thông
tin vào đầu ngày, cuối ngày xem tình hình
nhân viên thế nào; tôi cũng cập nhật các
thông báo mới, các cuộc họp quan trọng
để tất cả cùng nắm thông tin. Thậm chí
tôi còn lập ra 1 group tên là “Reng Reng”,
chuyên update các hợp đồng thành công
để mọi người cùng chia sẻ niềm vui và quan
trọng là tạo nhận biết công ty chưa đến nỗi
bi đát (tâm lý con người là khi không thấy tin
tức gì, thì đó là tin tức xấu).
Chúng tôi cũng tổ chức các hoạt động
nhỏ nhỏ, ví dụ như “Góc Home Workplace
của bạn”

5. TIẾP NHẬN GÓP Ý TỪ
NHÂN VIÊN
Trong khi cộng tác làm việc hoặc trong
các cuộc họp, nhân viên từ xa đã được trao
quyền được nói thông qua đối thoại, tin
nhắn, bình luận,... Nhưng ngoài giới hạn đó
thì sao? Khi công ty có sự thay đổi lớn trong
mô hình vận hành, nhân viên của bạn chắc
chắn luôn có nhiều điều thắc mắc và góp ý
hơn trước
Bạn có thể tạo một hòm thư góp ý gopy@
tencongty.com và một Google Forms (biểu
mẫu) để nhân viên lựa chọn hình thức gửi
email công khai danh tính hoặc góp ý ẩn
danh. Người phụ trách thu thập và xử lý các
góp ý này có thể là chuyên viên nhân sự
hoặc chuyên viên truyền thông nội bộ.
Bạn cũng nên khuyến khích nhân viên
thẳng thắn trao đổi với quản lý trực tiếp của
họ hoặc thậm chí là CEO qua các đề xuất
trực tiếp. Mọi thứ càng minh bạch thì việc
vận hành từ xa của công ty càng dễ thực
hiện.
Tôi cũng chuẩn bị một biểu mẫu của HVN
đang sử dụng để gửi tặng bạn ở cuối Ebook.

CHƯƠNG 5
“CÔNG CỤ &
GIẢI PHÁP”

1. TIÊU CHÍ LỰA CHỌN
CÔNG CỤ LÀM VIỆC TỪ XA
Sẽ rất mất thời gian, tiền bạc, công sức
và thậm chí là mất kiểm soát nếu CEO, Nhà
quản lý không áp dụng ĐÚNG công cụ giao
tiếp nội bộ, quản lý giao việc và tương tác
công việc khi nhân viên làm từ xa, cũng như
không chọn ĐÚNG phương pháp quản trị
làm việc từ xa hiệu quả. Việc tìm hiểu công
nghệ nào, tính năng nào, để hỗ trợ làm việc
từ xa là một điều khó khăn cho chủ doanh
nghiệp. Công cụ để đáp ứng cho quản lý
nhân viên làm việc từ xa và giúp đội nhóm
làm việc chủ động, cần phải có các tiêu chí
sau:
a) Trực quan, dễ sử dụng
Bạn có thể là người dễ dàng tiếp thu
những công nghệ mới. Tuy nhiên, một công
cụ hỗ trợ làm việc trực tuyến tốt phải là
công cụ mà bất cứ ai cũng có thể dễ dàng
tiếp cận và sử dụng, ngay cả những người
không hiểu biết về công nghệ. Vì vậy, yếu tố
trực quan, thân thiện với người dùng là tiêu
chí đầu tiên cần xem xét khi một nhóm hay
doanh nghiệp quyết định lựa chọn công cụ
làm việc cho thành viên của mình.
b) Dựa trên nền tảng đám mây
Các công cụ cộng tác dựa trên nền tảng
đám mây mang đến một vài lợi thế so với
công cụ chỉ hỗ trợ lưu trữ cục bộ trên máy
tính để bàn. Thông thường, các phần mềm
dựa trên đám mây sẽ có phiên bản ứng
dụng dành cho máy tính để bàn, thiết bị di
động,… giúp người dùng có thể truy cập
ứng dụng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối
internet. Ngoài ra, các ứng dụng đám mây
thường cung cấp bản sao lưu miễn phí, vì
vậy bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về
vấn đề mất mát dữ liệu quan trọng.
b) Tính linh hoạt
Sự hợp tác không phải lúc nào cũng diễn
ra giống nhau giữa các nhóm. Thay vào đó,
sự cộng tác hiệu quả đôi khi đòi hỏi sự thay
đổi trong cách tiếp cận của bạn. Đó là lý do
tại sao các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa
hiệu quả cần phải rất linh hoạt và tích hợp
nhiều chức năng trong một.
c) Khả năng tích hợp
Phần lớn các nhóm thường làm việc cùng
lúc trên nhiều nền tảng, ứng dụng khác
nhau. Bởi vậy, việc các ứng dụng có thể tích
hợp và liên kết qua lại sẽ là một điểm cộng
khá lớn. Trước khi lựa chọn công cụ làm việc
từ xa, bạn nên tự hỏi xem công cụ đó có khả
năng tích hợp và bạn có thể chia sẻ tài liệu
giữa nhiều ứng dụng với nhau hay không.
d) Tính bảo mật
Tính an toàn và bảo mật luôn là yếu tố
cần lưu ý khi sử dụng bất kỳ phần mềm nào,
đặc biệt đối với những công cụ làm việc
trực tuyến. Một phần mềm an toàn phải
cho phép người dùng dễ dàng quản lý và
phân quyền truy cập cho từng đối tượng cụ
thể. Việc này nhằm đảm bảo những dữ liệu
quan trọng không được chia sẻ và tiết lộ với
những người có mục đích xấu.

2. NHÓM CÔNG CỤ LÀM
VIỆC TỪ XA
Trải qua hơn 10 năm kinh nghiệm đi qua
các mô hình doanh nghiệp từ khởi nghiệp,
doanh nghiệp nước ngoài, tập đoàn lớn tại
Việt Nam, với nhiều mô hình khác nhau …
cũng như kinh nghiệm triển khai các giải
pháp công nghệ quản trị cho hàng chục
nghìn doanh nghiệp, chúng tôi nhận ra một
a) Nhóm công cụ giao tiếp nội bộ
Công cụ chat phổ biến nhất doanh
nghiệp Việt Nam đang dùng là Zalo và
Facebook Messenger, ngoài ra còn có các
công cụ khác như Skype, Slack, Telegram,
… Đặc biệt trong môi trường doanh nghiệp
còn có các tên tuổi lớn như Google Chat,
Microsoft Teams, Zoho Cliq. Ngoài ra tại
một số doanh nghiệp, mạng truyền thông
nội bộ doanh nghiệp cũng được coi trọng,
thông thường các công cụ như Bitrix24,
Google Currents được nhiều doanh nghiệp
lựa chọn.
b) Nhóm công cụ quản lý công việc
Nhiều nhất vẫn là Microsoft Excel,
Google Sheets, Airtable sau đó có thể kể tới
Redmine, Trello, Asana, Atlassian, Bitrix24,
Wrike… Với các công cụ quản lý này sẽ giúp
nhà quản trị là làm sao kiểm soát những
công việc và dự án đang diễn ra, tối ưu
nguồn lực có hạn và nâng cao năng suất
doanh nghiệp.
c) Nhóm công cụ lưu trữ dữ liệu
Trong thời đại 4.0 nhưng theo chúng tôi
thấy vẫn còn một số công ty ưu tiên lưu tài
nguyên vô giá của doanh nghiệp trên USB,
máy tính PC, Laptop hay ổ cứng di động
Một điều đáng lưu ý, khi công ty làm
việc hoàn toàn từ xa, việc đơn giản hóa
sử dụng công cụ hỗ trợ là điều cần thiết.
Đừng bắt nhân viên của bạn ghi nhớ hàng
chục tài khoản và mật khẩu cho hàng
chục công cụ, phần mềm khác nhau. Họ
sẽ sớm thấy nhiễu loạn và không tránh
khỏi sai sót, và đặc biệt sự không nhất
quán trong hệ thống công cụ quản trị
sẽ khiến thông tin không liền mạch dẫn
tới đứt gãy chuỗi quy trình của doanh
nghiệp.
Bởi vậy, chúng tôi thường khuyến cáo
khách hàng nên tham khảo sử dụng các
phần mềm được tích hợp chung trên một
nền tảng công nghệ duy nhất mà mỗi
cá nhân chỉ cần một tài khoản duy nhất
để đăng nhập như Google Workspace,
Microsoft 365, Zoho Workplace, Bitrix24.
điểm chung là để làm việc nhóm, bên cạnh
các hoạt động thông dụng hàng ngày như
họp nhóm, face to face, bảng biểu, giấy
nhớ..., thì trong thời buổi làm việc tại nhà
này, để chuyển từ làm việc văn phòng sang
làm việc từ xa hiệu quả, chúng ta luôn cần
các nhóm công cụ làm việc chính sau:

hoặc máy chủ vật lý để tại văn phòng công
ty. Hãy đưa dữ liệu doanh nghiệp lên mây
với Google Drive, Microsoft Onedrive, Zoho
Workdrive, Dropbox hay chí ít là sử dụng ổ
NAS.
d) Nhóm công cụ quản trị quan hệ
khách hàng CRM
Google Sheets hay Microsoft Excel vẫn là
những công cụ thần thánh mà phần lớn các
doanh nghiệp SMEs đang tin dùng. Ngoài
ra, bạn có thể cân nhắc tới các tùy chọn
nâng cao hơn từ nước ngoài như Airtable,
Zoho CRM, Bitrix24 CRM, Hubspot .. hay
các giải pháp CRM trong nước như Getfly
CRM, CRMViet, GenCRM hoặc lưu trữ thẳng
ở những Omnichannel store như Haravan,
Nhanh.vn, Sapo.vn
3. GOOGLE WORKSPACE
CÔNG CỤ CỘNG TÁC LÀM
VIỆC TỪ XA CHO MỌI HÌNH
THỨC CÔNG VIỆC
Có thể bạn chưa biết, Google Workspace
chính là nền tảng được các doanh nghiệp
trong và ngoài nước sử dụng để làm việc
từ xa hiệu quả nhất. Việc kết nối với nhóm
từ xa của bạn, quản lý lịch biểu của bạn và
làm theo các phương pháp hay nhất để duy
trì kết nối khi làm việc từ xa hoặc ngắt kết
nối từ xa. Trên thế giới đã có hơn 2 tỷ người
dùng tin tưởng và lựa chọn sử dụng Google
Workspace cho công việc của mình. Sau
đây, chúng tôi xin chia sẻ với bạn một số
cách kết nối đội nhóm của bạn khi làm việc
từ xa, cách thực hiện dự án với nhóm bằng
cách sử dụng các sản phẩm của Google
Workspace.
3.1 KẾT NỐI VỚI ĐỘI NHÓM
a) Tạo danh sách email
Nếu bạn chưa có, hãy tạo một danh sách
email Google Groups cho bạn và nhóm của
bạn. Sử dụng địa chỉ email của nhóm để gửi
cập nhật trạng thái và chia sẻ tài nguyên
- chẳng hạn như lịch của nhóm và tài liệu
Drive - với mọi người cùng một lúc.
b) Tạo phòng trò chuyện
Với Google Chat, bạn có thể trò chuyện
với đồng nghiệp của mình, chia sẻ tệp và
các tài nguyên trực tuyến khác, đồng thời
làm việc cùng nhau trong các dự án nhóm.

3.2 QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC
a) Đặt giờ làm việc của bạn
Khi tắt máy, bạn sẽ muốn cân bằng giữa
công việc và cuộc sống gia đình. Sắp xếp
lịch của bạn để mọi người biết khi nào bạn
rảnh để họp. Bạn có thể điều chỉnh cài
đặt Google Calendar của mình để người
tổ chức biết để lên lịch lại sự kiện vào thời
điểm tốt hơn.
Lưu ý: Google Chat hiển thị trạng thái
không có mặt tại văn phòng mà mọi người
thiết lập trong Lịch. Nếu ai đó vắng mặt tại
văn phòng, Trò chuyện sẽ hiển thị trạng
thái vắng mặt của họ khi bạn mở cuộc trò
chuyện với họ. Nếu ai đó mời bạn tham gia
một sự kiện ngoài những giờ này, họ sẽ thấy
thông báo cho biết sự kiện đó ngoài giờ làm
việc của bạn.
a) Thông báo cho sự sẵn sàng của bạn
Hãy cho nhóm của bạn biết nếu bạn bước
ra ngoài một chút. Gửi tin nhắn đến phòng
Chat dành riêng cho nơi ở của nhóm bạn
hoặc gửi email nhanh. Nếu bạn không rảnh
trong vài giờ hoặc vài ngày, hãy đặt trả lời
tự động “Vắng mặt” trong Gmail . Bạn cũng
có thể thiết lập lịch dùng chung để hiển thị
c) Tạo một thư mục nhóm chia sẻ
Bộ nhớ dùng chung (Share Drives) là
không gian dùng chung, nơi các nhóm có
thể lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tệp của họ
ở mọi nơi, từ mọi thiết bị.
d) Tổ chức các cuộc họp video
Bạn có thể bắt đầu hoặc tham gia các
cuộc họp video ngay từ Gmail trên trình
duyệt web. Hoặc, bạn có thể bắt đầu cuộc
họp tức thì từ thiết bị di động hoặc trong
trình duyệt web trên máy tính bằng Google
Meet. Nếu ai đó gửi cho bạn liên kết cuộc
họp, chỉ cần nhấp vào liên kết đó để tham
gia cuộc gọi.
c) Chia sẻ màn hình của bạn trong các
cuộc họp video
Bạn có thể trình bày toàn bộ màn hình
hoặc một cửa sổ cụ thể trong cuộc họp để
Lưu ý: Bạn có thể thêm mọi người từ bên
trong hoặc bên ngoài tổ chức của mình vào
cuộc họp video Meet. Bất kỳ ai trong sự kiện
Lịch hoặc được mời trong cuộc họp video
(kể cả khách bên ngoài) đều có thể tự động
tham gia cuộc gọi. Nếu không, ai đó từ tổ
chức của bạn cần cấp quyền truy cập cho
những khách bên ngoài cố gắng tham gia
chia sẻ tài liệu, bản trình bày, bảng tính, v.v.
Đính kèm bản trình bày hoặc các tài nguyên
khác vào sự kiện Lịch của bạn — điều này sẽ
hiển thị nó cho những người trong cuộc gọi
Gặp gỡ.
Trong cuộc họp, bạn cũng có thể sử dụng
tính năng trò chuyện tích hợp để chia sẻ ghi
chú và liên kết đến tài liệu tham khảo.

khi mọi người trong nhóm không có mặt tại
văn phòng.
3.3 LÀM VIỆC TRÊN CÁC DỰ ÁN VỚI
ĐỘI NHÓM
a) Đơn giản hóa giao tiếp với danh sách
gửi thư theo nhóm
Khi tắt máy, bạn sẽ muốn cân bằng giữa
công việc và cuộc sống gia đình. Sắp xếp
lịch của bạn để mọi người biết khi nào bạn
rảnh để họp. Bạn có thể điều chỉnh cài
đặt Google Calendar của mình để người
tổ chức biết để lên lịch lại sự kiện vào thời
điểm tốt hơn.
b) Sắp xếp thời gian làm việc của cả
nhóm
Khi bạn có một team trải rộng khắp Việt
Nam, thậm chí là nước ngoài, ở những múi
giờ khác nhau, thật khó để tổ chức các thời
điểmhọpkhimàbạnphảiđihỏithờigianlàm
việc của từng người. Với Google Calendar,
bạn có thể xếp lớp lịch của từng thành viên
trong nhóm để xem thời gian rảnh chung
của từng người một cách dễ dàng. Bạn
thậm chí còn có thể tạo nhiều lịch nhóm để
theo dõi các cuộc họp, đào tạo,..
c) Trao quyền cho các thành viên trong
nhóm
Làm việc từ xa chắc hẳn sẽ thiếu những
tương tác giữa các thành viên, hãy khuyến
khích các thành viên trong nhóm ở các vị
trí khác nhau kết nối bằng cách tạo phòng
trong Chat. Giờ đây mọi người có thể dễ
dàng kết nối với nhau, chia sẻ ý tưởng dự
án, trao đổi ý kiến về các phương pháp
hay nhất và tạo ra một cộng đồng làm việc
mạnh mẽ và năng suất hơn.
d) Lưu trữ, chia sẻ và truy cập tài liệu
của tổ chức mọi lúc mọi nơi
Bạn muốn lưu trữ và chia sẻ tài nguyên
của nhóm một cách dễ dàng mà vẫn an
toàn? Hay sử dụng Drive hoặc Shared Drive
để chia sẻ tài liệu với các thành viên trong
đội nhóm của mình. Bạn có thể tùy chọn
quyền truy cập cho từng người vào từng
file. Khi có bất kì thành viên nào đó thực
hiện thay đổi trên tệp, Drive sẽ hiển thị cho
bạn những tệp nào đã thay đổi. Các thành
viên trong nhóm có thể truy cập an toàn
vào các tệp mới nhất trên mọi thiết bị vào
bất kỳ lúc nào.

e) Điều phối các kế hoạch và lịch trình
dự án
Deadline thay đổi, bổ sung nhiệm vụ vào
phút cuối, có thể những điều này làm bạn
khó theo dõi các dự án và lịch trình của
nhóm. Hãy chuẩn bị cách tổ chức công
việc của nhóm và theo dõi việc hoàn thành
trong kế hoạch dự án tốt hơn bằng cách sử
dụng Google Sheets. Các thành viên trong
nhóm có thể cập nhật trực tiếp tiến trình
của họ trong thời gian thực mà không cần
phải sàng lọc thông tin cập nhật qua email
của mọi người. Với việc mọi người đều truy
cập và cập nhật cùng một kế hoạch dự án,
việc phân phối nhiệm vụ và quản lý lịch thay
đổi dễ dàng hơn.
f) Tổ chức các cuộc họp video với các
thành viên trong nhóm
Google Meet luôn cho phép bạn kết nối
với tất cả mọi người ở mọi nơi trên thế giới,
bằng mọi thiết bị và bất kỳ lúc nào đi chăng
nữa. Hiện nay, Google đang cập nhật rất
nhiều tính năng để mang đến cho khách
hàng những trải nghiệm tốt nhất khi mà nhu
cầu sử dụng Google Meet đang tăng cao
trong thời điểm Covid-19 hiện nay. Tham gia
các cuộc họp video từ Meet để cùng đưa
ra những ý tưởng, làm việc trong các dự án
nhóm, tổ chức các sự kiện ảo và hơn thế
nữa. Giờ đây, mọi người có thể giữ liên lạc
mà không cần phải đi lại mà vẫn nhận được
lợi ích của việc tiếp xúc trực tiếp như trước
đây. Thành viên trong nhóm có thể truy cập
an toàn vào các tệp mới nhất trên mọi thiết
bị vào bất kỳ lúc nào.
g) Chỉnh sửa tài liệu nhóm trong thời
gian thực
Chỉnh sửa tài liệu, bảng tính, bản trình bày
hoặc các tệp khác từ xa với nhóm của bạn.
Không cần phải gửi qua lại các tệp tài liệu
qua email mỗi lần chỉnh sửa, hãy sử dụng
ngay Google Docs, Sheets, Slides. Người
dùng có thể chỉnh sửa đồng thời cùng đội
nhóm của mình trong thời gian thực, trò
chuyệnngaytrongtàiliệu,nhậnxéttrựctiếp
từng phần,.. Các thay đổi sẽ được tự động
lưu trên đám mây, nên các bạn cũng không
cần phải lo lắng mỗi khi mất điện hoặc máy
tính hỏng, chính vì vậy, các thành viên trong
nhóm luôn truy cập vào các phiên bản mới
nhất của tệp.
h) Thuyết trình từ xa mọi lúc mọi nơi
Khi không thể gặp mặt đội nhóm để trình
bày ý tưởng, hãy sử dụng tính năng trình
bày của Google Meet. Bạn có thể lựa chọn
trình bày bất cứ dạng tài liệu nào như file
Docs, Sheets, Slides. Giờ đây, bạn thậm chí
còn có thể ghi lại các cuộc họp để làm tài
liệu cho sau này.
i) Cập nhật thông tin mới cho đội nhóm
Để truyền tải những thông tin mang tính
chính thức, nghiêm túc và liên quan đến
toàn tổ chức, thì trang web là một cách
chia sẻ thông tin đến nhiều đối tượng một
cách dễ dàng. Bạn có thể chọn đối tượng
của mình và kiểm soát thời điểm các bản
cập nhật được đưa ra. Để cung cấp một
tập hợp nội dung cho tổ chức của bạn, hãy

k) Thu thập thông tin từ các thành viên
trong nhóm hoặc khách hàng
Bạn muốn thu thập thông tin từ các nhóm
lớn, chẳng hạn như nhóm nội bộ hoặc khách
hàng bên ngoài? Với Google Forms, bạn có
thể tạo và phân tích các cuộc khảo sát ngay
trên thiết bị di động hoặc trình duyệt web
của mình. Bạn có thể tạo một cuộc khảo sát
mức độ hài lòng của khách hàng, thu thập
phản hồi về tài liệu từ các nhóm mở rộng,
gửi một cuộc thăm dò ý kiến nhanh chóng
và hơn thế nữa. Kết quả sau đó sẽ được tóm
tắt bằng biểu đồ và có thể liên kết tự động
thành một file Sheets.
3.4 QUẢN TRỊ KHÁCH HÀNG (CRM)
Hoạt động bán hàng là một hoạt động
sống còn của doanh nghiệp, không bán
hàng đồng nghĩa không có doanh số, mà
không có doanh số tức là công ty không
phát triển.
Khách hàng là người trả lương cho doanh
nghiệp. Và doanh nghiệp muốn tồn tại được
phụ thuộc hoàn toàn vào khách hàng.
Bạn là chủ doanh nghiệp, bàn hoàn toàn
nắm được việc sở hữu một danh sách khách
hàng chính là tài sản của một doanh nghiệp.
Và nhìn vào danh sách ấy bạn biết phân tích
để ra những chiến lược kinh doanh, nhiều
doanh nghiệp đang rất chật vật với những
phần mềm CRM phức tạp, HVN cũng là một
trong số đó, với phương châm làm mọi thứ
đơn giản nhất HVN đã tạo ra một bản CRM
sử dụng được ngay. Bản CRM này sẽ giúp
bạn và doanh nghiệp của bạn:
• Quản lý được toàn bộ danh sách
khách hàng (bao gồm các thông tin
quan trọng, tùy chỉnh) từ khâu khách
hàng tiềm năng đến khâu chuyển đổi
khách hàng thành công.
• Đo lường được doanh thu đạt được
theo thời gian thực để nắm được kết
quả kinh doanh của doanh nghiệp,
của đội nhóm kinh doanh.
• Báo cáo tự động, phân tích được
doanh thu của từng sales và độ hiệu
quả của từng sales.
• Hỗ trợ khâu chăm sóc khách hàng,
thống kê báo cáo ngày đặc biệt của
khách hàng theo từng ngày để nhắc
nhân viên kinh doanh gửi lời chúc cho
khách hàng.
• Tiết kiệm thời gian bằng cách gửi
email báo giá qua 1 một cú nhấp chuột
từ chính file quản lý khách hàng.
• Xem được báo cáo marketing để đo
lường hiệu quả các kênh marketing
mang lại.
• Đo lường báo cáo doanh số của từng
nhân viên kinh doanh.
• Xem được báo cáo bán hàng xem
doanh nghiệp hoạt động có tốt hay
không theo từng tuần từng tháng
xây dựng Google Sites và chia sẻ những
file Google Docs, Sheets, Slides và các tệp
khác từ Drive. Đây là những công cụ quan
trọng giúp nhóm của bạn luôn cập nhật
thông tin đang thay đổi từng phút.

DÙNG THỬ GOOGLE WORKSPACE 30
NGÀY HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ
Ngoài nhóm công cụ từ Google
Workspace, trên thị trường hiện tại còn
có các giải pháp tương đương giúp doanh
nghiệp triển khai làm việc từ xa khác như
Microsoft 365 (công cụ phù hợp với mọi
doanh nghiệp cần giải pháp từ xa dễ dàng),
Zoho Workplace (công cụ đám mây làm
việc từ xa với giá cạnh tranh), Bitrix24 (công
cụ vận hành doanh nghiệp từ xa đồng bộ),
Airtable (công cụ tổ chức mọi thứ, với mọi
người, mọi lúc, mọi nơi theo cách của bạn).
HVN tại đây, tất cả các thành viên luôn
túc trực, để giúp đỡ bạn vượt qua đại dịch
này bằng những đóng góp thiết thực nhất
cho doanh nghiệp của bạn, nếu bạn cần tư
vấn hãy gọi điện tới số: 024 9999 7777 hoặc
truy cập website https://hvn.vn. Chúng tôi
làm việc 24/7 mọi lúc mọi nơi, dừng ngần
ngại, hãy nhấc máy và bấm số nếu bạn cần
bất kỳ sự hỗ trợ nào.
• Dễ dàng sử dụng với tất cả mọi người
thay vì phải học sử dụng một phần
mềm CRM phức tạp cần phải học
cách sử dụng và làm quen mất thời
gian quý báu của bạn và nhân sự.
• Đặc biệt biểu đồ báo cáo trực quan,
sinh động.
Nhấn vào đây để nhận Template
ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ

CHƯƠNG CUỐI
“TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ
CASE STUDIES”

“Bài toán đào tạo từ xa”
NHÀ XUẤT BẢN GIÁO DỤC VIỆT NAM
Cứ mỗi mùa COVID-19 tới, chúng tôi đều
nhận được cuộc gọi đăng ký từ Nhà xuất
bản giáo dục Việt Nam, họ sử dụng ứng
dụng Google Workspace để cộng tác công
việc giữa các điểm trường. Vì dịch, làm cản
trở việc gặp mặt, vì dịch làm hạn chế việc
giao tiếp. Trước đây để tạo ra một buổi
hội thảo, mọi người cần chuẩn bị địa điểm,
công cụ, giấy mời, và mất nhiều thời gian...
nhưng hiện nay, như Nhà Xuất bản giáo dục,
họ thiết lập những cuộc hội thảo có hàng
1000 người tham dự, chỉ cần có internet,
máy tính hoặc điện thoại.
Chúng tôi vẫn thường chia sẻ với nhau
rằng, có một thứ mà Covid không thể lây
lan được đó là mạng internet.
Nhàxuấtbảngiáodụcđãlênsẵncáccuộc
họp với Google Meet, và gửi giấy mời qua
email tới các thành viên tham dự, Google
Meet có liên kết luôn với Google Calendar
trong hệ sinh thái công cụ, sẽ tự động nhắc
nhở thành viên tham dự khi chuẩn bị đến
giờ.
Chỉ bằng một vài thao tác đơn giản, chỉ
cần biết sử dụng máy tính, thì ai cũng đều
có thể làm được.

CTCP ECOMOBI TOÀN CẦU
“Bài toán làm việc từ nhiều quốc gia trên thế giới”
Nếu tìm hiểu từ khóa Ecomobi thì bạn
sẽ thấy, Ecomobi có ở những quốc gia như
Việt Nam, Singapore,... Và họ lựa chọn công
cụ Google Workspace để làm công cụ kết
nối, chia sẻ và liên lạc giữa các thành viên
trong công ty.
Nếu thời gian trước, phỏng vấn buộc phải
gặp mặt trực tiếp, thì thời gian này dịch xảy
đến, những công ty phát triển vượt bậc như
Ecomobi vẫn thường xuyên tuyển dụng
nhân sự, và họ theo đúng chỉ thị của nhà
nước là giãn cách xã hội, nhưng vẫn phỏng
vấn ứng viên mới bằng cách nhận hồ sơ qua
email, xét duyệt hồ sơ, và hẹn phỏng vấn
qua Google Meet để lựa chọn ứng viên.
Ecomobi cũng đã áp dụng từ lâu việc
cộng tác trên cùng một văn bản, giúp tiết
kiệm được thời gian của toàn bộ nhân sự.

CTCP ĐẦU TƯ & CÔNG NGHỆ F99
“Bài toán chi phí cho số lượng nhân sự lớn”
Một trong những doanh nghiệp lớn với
số lượng nhân sự phát triển từng ngày (tại
thời điểm chúng tôi tư vấn cho khách hàng
là gần 3000 nhân sự). Bạn sẽ rất bất ngờ với
chi phí mà F99 Group cần bỏ ra nếu sử dụng
một hệ thống Email giao dịch trên nền tảng
Gmail của Google Workspace. Trong bối
cảnh khó khăn vì dịch bệnh COVID-19, thì
đó quả thực là một số tiền không hề nhỏ.
Nhận thấy được nhu cầu, vì có những thành
viên họ chỉ cần đọc email để nhận thông
tin nội bộ, thì việc lựa chọn một hình thức
email có chức năng gửi nhận bình thường
thì đã rất đủ.
Nếu là trước đây, công ty đồng thời muốn
sử dụng hệ thống email Google cho một
số vị trí quan trọng, và số còn lại thì dùng
email server để tiết kiệm chi phí thì sẽ phải
lựa chọn 2 tên miền khác nhau. Nhưng để
các thành viên không có sự phân biệt, thì
việc kết hợp 2 hệ thống trên 1 tên miền sẽ là
phương án tối ưu nhất.
Và đội ngũ kỹ sư của HVN đã nghiên cứu
thành công việc kết hợp 2 hệ thống email
khác nhau, của 2 nhà cung cấp email hoàn
toàn khác nhau nhưng lại cùng trên một tên
miền. Điều này, nếu tính một cách chi tiết
thì đã tiết kiệm kiệm một số tiền không hề
nhỏ lên tới 90%.

PHỤ LỤC
“DOWNLOAD
BIỂU MẪU”
Các công cụ hàng ngày doanh nghiệp bạn sử dụng, như máy chấm vân tay tại chỗ thì
hiện tại làm việc từ xa sẽ không thể sử dụng được. Nhận thấy sự cấp bách, chúng tôi chia sẻ
ngay với bạn mẫu biểu mẫu mà HVN đang sử dụng, vì chúng tôi đã chuẩn bị cho việc làm từ
xa từ rất lâu rồi nên tôi biết chắc rằng nó sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn trong thời
gian này. Chúng tôi đã ứng dụng thành công, thì không có lý do gì để doanh nghiệp bạn
không thử.

1. Google Forms (biểu mẫu) góp ý
Bạn cảm thấy tách rời nhân sự của mình, khi làm việc từ xa, không có sự kết nối, chúng tôi
dùng biểu mẫu này, để ném đá giấu tên, tất cả những điều khó nói, mà nhân sự của bạn sợ
nói thẳng thì sẽ góp ý qua biểu mẫu này để cấp trên lắng nghe.
Tải xuống
2. Google Sheets template Đăng ký & Quản lý Work Form Home
Bạn sẽ sử dụng template để nhân sự, phòng ban đăng ký làm việc từ xa và quản lý công
việc, làm việc online trong mùa dịch và thậm chí là vẫn có thể áp dụng được khi mọi thứ trở
lại bình thường, vì tự động hóa và online vẫn là xu thế.
Tải xuống
3. Google Sheets template báo cáo công việc
Bạn không thể kiểm soát được nhân viên của mình như ở tại doanh nghiệp, nhưng nhìn
vào báo cáo công việc và kết quả công việc bạn sẽ nắm được tình hình.
Tải xuống
4. Google Sheets template quản trị khách hàng CRM
Danh sách khách hàng là tài sản của doanh nghiệp, nhưng để nhìn vào danh sách đó để
ra được chiến lược kinh doanh thì đòi hỏi những thông tin đủ, cần thiết, bản template tôi tin
rằng hoàn toàn chinh phục được bạn và doanh nghiệp của bạn.
Tải xuống
HVN luôn đồng hành cùng bạn, hướng dẫn bạn trụ
cột công cụ để bạn làm việc từ xa hiệu quả.
Hãy join nhóm Zalo Kết nối doanh nghiệp để nhận
nhiều hơn nữa các công cụ, biểu mẫu, giải pháp giúp
bạn làm việc từ xa hiệu quả. Hãy chia sẻ và cùng tôi lan
toả giá trị này tới nhiều doanh nghiệp hơn nữa bạn nhé!

LỜI KẾT
Thay đổi mô hình làm việc cho cả một doanh nghiệp chưa bao giờ là điều dễ dàng, đặc
biệt trong tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp. Câu chuyện xây dựng, duy trì và cải thiện
năng suất công việc có lẽ là một câu chuyện không hồi kết, bởi lẽ mỗi cây mỗi hoa, mỗi nhà
mỗi cảnh, mỗi doanh nghiệp cũng sẽ có những nỗi đau của riêng mình. Bạn sẽ phải quản trị
tất cả các khía cạnh từ trang bị tư duy làm việc từ xa tích cực, setup cơ cấu nhân sự tới đảm
bảo điều kiện môi trường và trang thiết bị làm việc, tiếp đó là công cụ làm việc và nền tảng
tinh thần cho tất cả nhân viên. Nhưng một khi đã chuyển đổi thành công, bạn sẽ nhận được
những lợi ích to lớn nhờ làm việc từ xa xứng đáng cho sự chuẩn bị đó.
Chúc thành công và chúc toàn thể chúng ta vượt qua khó khăn dịch bệnh, khó khăn kinh
tế và trở lại mạnh mẽ hơn.

Cẩm nang làm việc tại nhà từ A-Z

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Cẩm nang làm việc tại nhà từ A-Z

Similar to Cẩm nang làm việc tại nhà từ A-Z (20)

Cẩm nang làm việc tại nhà từ A-Z