2. LANGKAH UMUM
• DETIL AKTIFITAS UNIT
• URAIAN JABATAN
• KOMPETENSI
• KEBUTUHAN PELATIHAN
• STANDAR KERJA
• OPERASIONAL KERJA
3. DETIL AKTIFITAS UNIT
Setelah kita membuat Misi-Visi-Strategi dan
Struktur Organisasi, diperlukan penjabaran
operasional dalam bentuk program kerja rutin
atau insidentil yang harus dilakukan setiap unit
untuk mewujudkan visi-misi.
Dalam menjalankan program kerja tersebut kita
perlu membayangkan apa saja yang harus kita
lakukan dan membuat daftar detil aktifitas unit.
4. DETIL AKTIFITAS UNIT
• Buat daftar aktifitas-aktifitas yang harus
dikerjakan dalam unit. Semua aktifitas harus
didata.
• Tentukan pelaksana tiap aktifitas
• Bisa ditambah dengan menentukan “matrix”
dari pelaksana di atas
• Detil aktifitas menjadi dasar pembuatan
Uraian Jabatan (UJ)
5. PENDEKATAN
• Memulai dari nol dengan membayangkan apa
saja yang akan dilakukan dan menuangkannya.
Pendekatan ini cocok untuk organisasi yang baru
saja mulai
• Melakukan wawancara dengan para pelaku
organisasi dan menuangkannya. Pendekatan ini
cocok untuk organisasi yang sudah berjalan tetapi
belum tertata.
• Gabungan dari kedua cara di atas yang berguna
untuk membenahi organisasi sekaligus
meningkatkannya.
6. CONTOH DETIL AKTIFITAS MATRIKS KERJA & DASAR KOMPETENSI
TIM AUDIT ICT - IA SG
NO TUGAS DW BS EC BG MS FM AC TF EC : EKO CAHYONO
1 Administrasi Pengadaan Barang BG : BAGUS SADEWO
2 Administrasi Pengadaan Jasa MS : M. SOLEH
3 Administrasi Umum & Arsip FM : FARIED MA'RUF
4 Administrasi Dokumen Audit & Arsip AC : ACHMAD CHOIRI
5 Kontrol Agenda Kegiatan TF : M. TAQIYUDIN FANANI
6 Kontrol Dokumen Kegiatan BS : BUDI SETIYAWAN
7 Penggalian Celah Keamanan dan Resiko Aplikasi & Proses Bisnis Terbaru DW : DANIEL WIRJAWAN D.
8 Penggalian Celah Keamanan dan Resiko Infrastruktur & User Support Terbaru Petugas Utama
9 Penggalian Teknologi Yang Dipakai Auditee Petugas Pengganti
10 Penggalian Aktifitas Operasional Auditee Petugas Pendukung
11 Penggalian Dokumen SMSG Auditee
12 Evaluasi Perkembangan Teknologi Infrastruktur & User Support
13 Evaluasi Perkembangan Teknologi Aplikasi & Proses Bisnis
14 Evaluasi Keamanan Aplikasi & Proses Bisnis
15 Evaluasi Keamanan Infrastruktur & User Support
16 Evaluasi Kebijakan Pemanfaatan Sistem Teknologi Informasi
17 Evaluasi Penerapan Teknologi Baru Atau Perubahan Teknologi
18 Evaluasi Penerapan Proses Bisnis Baru Atau Perubahan Proses Bisnis
19 Konsultansi Aplikasi & Proses Bisnis
20 Konsultansi Infrastruktur & User Support
21 Konsultansi Project Management
22 Audit Aplikasi & Proses Bisnis
23 Audit Infrastruktur & User Support
24 Audit Project Management
25 Koordinator Implementasi SMSG
26 Koordinator Pelaporan Unit Kerja
27 Pemenuhan kompetensi
7. CONTOH DETIL AKTIFITAS
• Dari contoh di atas, kita bisa melihat apa saja
tugas dari seorang pegawai, bisa digabungkan
maka hal itu menjadi Job Desc / Uraian
Jabatan dari ybs.
• Selain itu kita bisa mengatur fungsi matriks
kerja yang akan sangat berguna dalam
operasional organisasi
• Detil aktifitas tiap pegawai juga menjadi dasar
penentuan kompetensi pegawai tersebut
8. URAIAN JABATAN
• Menunjukkan daftar aktifitas yang menjadi
tugas seseorang
• Unsur :
– Apa yang harus diwujudkan (produk aktifitas)
– Bagaimana mewujudkannya (proses)
– Dengan siapa berelasi (option)
– Kapan harus mewujudkan (option)
– Menggunakan apa (option)
9. LANGKAH BUAT UJ
• Tentukan apa yang harus diwujudkan (kata kerja)
– Membuat laporan keuangan bulanan
• Tentukan bagaimana tahapan mewujudkannya
(kata kerja) -> bahan untuk membuat Standar
Kerja
– Membuat pembukuan setiap pemasukan dan
pengeluaran
– Mengontrol dana cash dan tabungan
• Informasi tambahan
– Laporan kepada Ketua
– Paling lambat minggu I bulan berikutnya
10. HASIL URAIAN JABATAN
Membuat pembukuan setiap pengeluaran &
pemasukan, mengontrol dana cash dan dana di
tabungan agar laporan keuangan kepada Ketua
bisa dibuat tepat waktu dan benar
11. KONTEN URAIAN JABATAN
NO NAMA KONTEN KETERANGAN
1 Identifikasi -Nama Jabatan
-Nama Pejabat
-Melapor Kepada
2 Tujuan Jabatan Untuk apa jabatan ini dibentuk
3 Tanggung Jawab Daftar tugas yang harus dikerjakan
4 Hubungan kerja Berhubungan dengan siapa saja baik internal maupun
eksternal
5 Masalah dan tantangan kerja Gambaran dinamika operasional unit
6 Wewenang Wewenang yang dimiliki pejabat
7 Spesifikasi Jabatan Gambaran kriteria yang harus dimiliki pejabat
8 Struktur Organisasi Posisi unit dalam struktur organisasi keseluruhan
12. KOMPETENSI
Dari detil aktifitas dan uraian jabatan kita bisa
menentukan apa yang harus dikuasai oleh
pelaksana jabatan. Misal, berdasar contoh UJ di
atas maka bisa dilihat pejabat harus mampu :
• Mampu membuat pembukuan pengeluaran dan
pemasukan
• Mampu mengendalikan dana cash
• Mampu mengecek tabungan
• Mampu membuat laporan keuangan yang benar
• Mampu mengkomunikasikan laporan ke Ketua
13. KEBUTUHAN PELATIHAN
Tahap selanjutnya kita menilai kompetensi
pelaksana jabatan.
Daftar kompetensi yang harus dimiliki vs yang
selama ini mampu dikerjakan dengan baik bisa
diketahui kompetensi apa lagi yang harus
dikuasai.
Kebutuhan pelatihan dibuat hingga pelatihan
apa saja yang perlu diberikan pada pelaksana
jabatan tersebut.
14. STANDAR KERJA
• Setiap tahapan kerja yang ditulis saat penyusunan
UJ harus dibuatkan dokumen standar kerja agar
bisa terjamin kepastian terselesaikannya tugas
• Standar juga berguna saat terjadi regenerasi
• Tahapan bisa lebih didetilkan langkah-langkahnya
dalam dokumen Standar Kerja
• Semua format dokumen terkait disertakan dalam
dokumen Standar Kerja ini. Misal, dalam contoh UJ,
format Laporan Keuangan juga distandarkan
15. OPERASIONAL KERJA
Secara sederhana dalam keseharian saat menjalankan
organisasi kita bersentuhan dengan :
• Manusia (kompetensi/skill)
• Metode / cara kerja / standar kerja
• Alat kerja
Poin dia atas yang perlu kita pertimbangkan saat :
• Mengembangkan organisasi atau
• Menyelesaikan masalah berulang selain mencari
akar masalah secara teknis
