dokumen

1. BAB I
PENDAHULUAN
A. LATARBELAKANG
Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan Puskesmas
Sungai Kapih diperlukan pengelolaan arsip pegawai berdasarkan pada suatu pola
penataan dan penyusunan arsip file kepegawai yang seragam dan standar.
Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Puskesmas Sungai Kapih berdasarkan
satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal pengangkatan serta nomor urut
pegawai, Sehingga dengan demikian akan memudahkan dalam pencarian file masing-
masing pegawai.
B. RUANG LINGKUP
1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai
2. Prosedur penataan filepegawai
3. Penyusunan file pegawai
4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai
C. MAKSUD DANTUJUAN
1. Maksud
Petunjuk teknis tata cara Penyusunan file kepegawaian ini dimaksud sebagai
pedoman bagi pengelola dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan
kepegawaian dilingkungan Puskesmas Sungai Kapih.
2. Tujuan
a. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian
b. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file
c. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif dan efisien
sehingga memudahkan dalam penemuan kembali.
D. PENGERTIAN
Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan :
1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian
2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai
3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui filekepegawaian yang
dikeluarkan atau dipinjam.

2. BAB II
SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN
A. SARANA
1. Map arsip
2. Lemari
3. Buku Kendali
4. Sapu
5. Kemoceng
B. PEMELIHARAAN
1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip
2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara
peralatan/sarana penataan file, penyemprotan rayap atau kutu lainnya
yang merusak file

3. BAB III
URUTAN FILE KEPAGAWAIAN / BOX FILE
Urutan file kepegawaian disusun berdasarkan
A. BAHAN
Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi :
1. Kepegawaian Manajemen Puskesmas (Kepala Puskesmas Sungai Kapih )
a. Check List
b. Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
c. Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
d. Foto copy Sekolah Menengah Atas
e. Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
f. Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
g. Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
h. Foto copy Akta Kelahiran
i. Foto copy Kartu Tanda Penduduk
j. Foto copy Kartu Keluarga
k. Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
l. Surat Tanda Registrasi
m. Surat Izin PraktekDokter
n. SK Pengangkatan sebagai Kepala Puskesmas
o. SK Pengangkatan 80% Pegawai
p. SK 100 % Pegawai
q. SK Kepangkatan
r. SK Jabatan Fungsional
2. Kepegawaian Manajemen Puskesmas (Kepala Tata Usaha)
a. Check List
b. Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
c. Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
d. Foto copy Sekolah Menengah Atas
e. Foto Copy Ijasah Sarjana
f. Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
g. Foto copy Akta Kelahiran
h. Foto copy Kartu Tanda Penduduk
i. Foto copy Kartu Keluarga
j. Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
k. Surat Tanda Registrasi
l. SK Pengangkatan Kepala Tata Usaha
m. SK Pengangkatan 80% Pegawai
n. SK 100 % Pegawai
o. SK Kepangkatan
p. SK Jabatan Fungsional

4. 3. Tenaga klinis Dokter Umum & DokterGigi
a. Check List
b. Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
c. Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
d. Foto copy Sekolah Menengah Atas
e. Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
f. Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
g. Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
h. Foto copy Akta Kelahiran
i. Foto copy Kartu Tanda Penduduk
j. Foto copy Kartu Keluarga
k. Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
l. Surat Tanda Registrasi
m. Surat Izin PraktekDokter
n. SK Pengangkatan 80% Pegawai
o. SK 100 % Pegawai
p. SK Kepangkatan
q. SK Jabatan Fungsional
4. Tenaga klinis Perawat dan Bidan
a. Check List
b. Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
c. Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
d. Foto copy Sekolah Menengah Atas
e. Foto copy Ijazah Diploma III, Sarjana Keperawatan, Ners
f. Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
g. Foto copy Akta Kelahiran
h. Foto copy Kartu Tanda Penduduk
i. Foto copy Kartu Keluarga
j. Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
k. Surat Tanda Registrasi
l. Surat Izin PraktekPerawat atau Bidan
m. SK Pengangkatan dari SK 80 % s/d SK terahir
n. SK Kontrak Tahunan
5. Tenaga klinis Profesi lain ( Analis, Farmasi, Nutrisionis, Sanitarian, Promkes,
Survelance)
a. Check List
b. Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
c. Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
d. Foto copy Sekolah Menengah Atas
e. Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana
f. Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir

5. g. Foto copy Akta Kelahiran
h. Foto copy Kartu Tanda Penduduk
i. Foto copy Kartu Keluarga
j. Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
k. Surat Tanda Registrasi
l. Surat Izin Praktek
m. SK Pengangkatan dari SK 80 % s/d SK terahir
n. SK Kontrak Tahunan
o. Surat Perjanjian Kontrak
6. Tenaga Non Kesehatan
a. Check List
b. Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
c. Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
d. Foto copy Sekolah Menengah Atas
e. Foto Copy Ijasah Diploma / Sarjana
f. Foto copy Akta Kelahiran
g. Foto copy Kartu Tanda Penduduk
h. Foto copy Kartu Keluarga
i. Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
j. SK Pengangkatan SK 80% s/d SK 100%
k. SK Kontrak Tahunan
B. CARAPENATAANFILE
Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan maka dilakukan
pengelompokan data kepegawaian berdasarkan daftar urut kepangkatan
pegawai Puskesmas Sungai Kapih.

6. BAB IV
PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI
A. PEMINJAMANFILE
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke
bagian tata usaha. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam
dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya.
Ketentuan Peminjaman file :
1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam
dalam arti tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
2. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam, peminjam
melaporkan kepada bagian tata usaha.
B. PENEMUANKEMBALIFILE PEGAWAI
Keberhasilan pelaksanaan managemen file akan nampak dengan jelas
bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan
mudah pula dikembalikan ke tempat semua. Karena penemuan atau
pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan dalam
proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti
memastikan dimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan
dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun menurut setiap sistem
apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali.

7. BAB V
PENYUSUTAN FILE
Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi
dinyatakan oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia (
in aktif) filenya disusutkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :
1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar
penyusutan
2. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian di arsipkan
digudang.

8. BAB VI
PENUTUP
Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Puskesmas
Sungai Kapih merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip pegawai
yang memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam menemukan file pegawai.
Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas
pelaksanaan dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.

9. BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN
Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam belas kami
yang bertanda tangan dibawah ini,
1. Doddy
2. Hasan Basri
Berdasarkan surat tugas Nomor telah memusnahkan file pegawai sebagaimana yang
tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara ini
Pemusnahan dilakukan dengan kerjasama dengan
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua
disampaikan kepada

10. Mengetahui Tim Pemusnahan Hasil
Direktur RSI Namira 1. Ketua
..................................
2.Anggota
.....................................