pengadministrasi-kepegawaian

1. 1
FORMULIR INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan: Pengadministrasi Kepegawaian
2. Kode Jabatan : -
3. Unit Organisasi
Eselon I :
Eselon II :
Eselon III : Kepala Bagian Tata Usaha
Eselon I V : Kepala Sub Bagian Kepegawaian
4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :
(Tulis jabatan saudara dengan diberi warna berbeda dan dilengkapi dengan 2
(dua) jabatan diatasnya dan serta jabatan-jabatan yang setara)
Wadir Umum dan
Keuangan RSUD
Kepulauan Riau
Kepala bagian
Tata Usaha
Kasubbag
Kepegawaian
Pengadministrasi
Kepegawaian
KasubbagTata
Usaha
KasubbagRumah
Tangga

2. 2
5. Ikhtisar Jabatan :
Melaksanakan Administrasi Kepegawaian dengan Menerima, mencatat,
menyampaikan surat pengajuan Cuti PNS,PTT,TKHL,dan membuat surat
rekomendasi izin,tugas belajar,PPDS / PPDGS,Pengurusan Karis dan Karsu
Berdasarkan Peraturan Perundang – undangan yang berlaku agar kegiatan
berjalan dengan efektif dan lancar .
Uraian Tugas:
a. Menerima Surat Masuk dan Mengarahkan surat yang diterima sesuai dengan
disposisi pimpinan dan mencatat dalam kartu kendali;
Tahapan :
1) Menerima Surat Masuk
2) Memberikan Kepada Pimpinan Untuk di disposisi
3) Mencatat hasil disposisi
4) Mendistribusikan surat Kepada yang bersangkutan.
b. Membuat usulan cuti pegawai berdasarkan permohonan pegawai dan
ketentuan yang berlaku agar pegawai mendapatkan hak cuti.
Tahapan :
1) Menerima usulan cuti yang telah disetujui oleh Kepala Sub Bagian /
Kepala instalasi melalui Kasubag Kepegawaian.
2) Membuat surat cuti pegawai untuk diparaf oleh kasubbag Kepegawaian
Kabag TU dan Wadir Umum dan Keuangan.
3) Meminta tanda tangan Plt. Direktur RSUD pada surat cuti
4) Menggandakan surat cuti yang telah ditandatangani Plt Direktur RSUD,
dan menyerahkan copynya kepada pegawai yang bersangkutan dan
mengantar tembusan ke BKPP.
5) Mengarsipkan surat cuti pegawai.
c. Mengelolah Absensi pegawai
Tahapan :
1) Membuat absen Apel, bulanan dan harian
2) Mengolah absen Apel, bulanan dan harian
3) Merekap absen Apel, bulanan dan harian
4) Melaporkan absensi Apel, bulanan dan harian kepada atasan
5) Mengarsipkan absensi
6) Membuat surat pengantar rekap absensi ke BKPP untuk diparaf oleh
Kasubbag Kepegawaian,Kabag TU dan Wadir Umum dan Kepegawaian.
7) Meminta tanda tangan Plt. Direktur Rumah Sakit pada surat pengantar
dan mengantar ke BKPP
8) Mengarsipkan surat pengantar dan rekap absen.
d. Membuat Surat Rekomendasi Pembuatan Karis dan Karsu.
Tahapan :
1) Menerima Disposisi Pengajuan pembuatan Karis dan Karsu
2) Menghimpun usulan Karpeg/karis/karsu yang masuk

3. 3
3) Mengumpulkan data Pegawai yang mengajukan Karis dan Karsu
4) Membuat surat rekomendasi Karis dan karsu pegawai untuk diparaf oleh
Kasubbag Kepegawaian Kabag TU dan Wadir Umum dan Keuangan.
5) Meminta tanda tangan Plt. Direktur RSUD pada surat pengajuan karis /
karsu.
6) Menggandakan surat Pengajuan karis / karsu yang telah ditandatangani
Plt Direktur RSUD, dan mengantarkan ke BKPP.
e. Membuat Surat Rekomendasi izin belajar dan tugas belajar.
Tahapan :
1) Menerima Disposisi dari Kasubbag Kepegawaian tentang Pengajuan Izin
Belajar dan Tugas Belajar
2) Menyeleksi surat rekomendasi izin dan tugas belajar
3) Membuat surat rekomendasi izin dan tugas belajar untuk diparaf
kasubbag kepegawaian, kabag TU, Wadir Umum dan Kepegawaian.
4) Meminta tanda tangan Plt. Direktur RSUD pada surat rekomendasi izin
belajar dan tugas belajar.
5) Menggandakan surat izin dan tugas belajar kemudian mengantarkan
surat rekomendasi ke BKPP
6) Mengarsipkan surat permohonan izin dan tugas belajar.
f. Membuat surat rekomendasi untuk mengikuti PPDS / PPDGS.
Tahapan
1) Menerima disposisi surat permintaan untuk mengikuti PPDS / PPDGS.
2) Menyeleksi surat permohonan permintaan PPDS / PPGS.
3) Membuat surat permohonan PPDS / PPGS untuk di paraf Plt. Direktur
Rumah Sakit.
4) Meminta Paraf Sekretaris Daerah dan kemudian diteruskan tanda tangan
Gubernur Kepulauan Kepulauan Riau.
5) Mengambil surat permohonan Pengajuan PPDS / PPDGS kemudian
digandakan untuk diarsipkan.
6) Memberikan surat rekomendasi PPDS / PPGS kepada Yang
Bersangkutan.
g. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan baik lisan
maupun tulisan
Tahapan :
1) Mempelajari tugas yang diberikan oleh pimpinan
2) Menayakan krtidak jelasan pengerahan yang diberikan
3) Menjalankan tugas yang diberikan
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas
6. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas
1.
2.
Surat
Surat cuti
Administrasi surat menyurat
Cuti pegawai

4. 4
3.
4.
5.
6.
7.
Data
Surat
Surat
Surat
Surat Tugas
Absensi Pegawai
Rekomendasi Karis / Karsu
Rekomendasi Izin dan Tugas
belajar
Rekomendasi PPDS / PPGS
7. Perangkat/ Alat Kerja:
No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Tata naskah
Uu cuti pegawai dan Pergub
Peraturan pegawai
Dokumen
Pergub
Peraturan Kemenkes
Surat Tugas
Administrasi surat menyurat
Cuti pegawai
Absensi
Surat Rekomendasi Karis / Karsu
Surat Rekomendasi Izin dan tugas
belajar
Surat Rekomedasi PPDS / PPGS
8. Hasil Kerja:
No Hasil Kerja 1) Satuan Hasil 2)
1.
2.
3.
Administrasi surat menyurat
Cuti pegawai
Absensi
Surat
Dokumen pegawai
Dokumen

5. 5
4.
5.
6.
7.
Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi
Kegiatan
Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi
Laporan tugas kedinasan
lain
1)Hasil Kerja : Tulis Hasil Kerja sesuai dengan uraian tugas
2)Tulis Satuan Hasil kerja seperti: dokumen, kegiatan,dll.
9. Tanggung Jawab:
a. Menyusun administrasi kepegawaian dengan baik
b. Menjalankan tugas kegiatan dengan baik
10. Wewenang:
a. Meminta arahan atau petunjuk atasan
b. Memberikan saran atau usulan kepada atasan
11. Korelasi Jabatan:
No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal
1.
2.
Eselon III & IV
Eselon III & IV
Rumah Sakit Umum
Daerah Kepulauan
Riau
Bagian
Pengembangan
Dinkes Provinsi
Kepulauan Riau
Konsultasi dan Koordinasi
Koordinasi PPDS / PPGS
12. Kondisi Lingkungan Kerja:
No Aspek Faktor
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Tempat kerja
Suhu
Udara
Keadaan Ruangan
Letak
Penerangan
Dalam ruangan
normal
kering
Kurang nyaman
rata
terang

6. 6
7.
8.
9.
Suara
Keadaan tempat kerja
Getaran
Tidak berisik
normal
Tidak ada

7. 7
13. Resiko Bahaya:
No Fisik / Mental Penyebab
1. Kelelahan mata, Radiasi monitor
14. Syarat Jabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang : II.c
b. Pendidikan : D3 administrasi perkoantoran
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan :
2) Teknis :
d. Pengalaman kerja :
e. Pengetahuan kerja :
f. Keterampilan kerja :
g. Bakat Kerja :
h. Temperamen Kerja :
i. Minat Kerja :
1. C. Pekerjaan-pekerjaan yang terdiri dari kegiatan-kegiatan antara lain :
2. R. Pekerjaan-pekerjaan yang memiliki antara lain:
j. Upaya Fisik :
1) Duduk
2) Bekerja dengan jari
3) Melihat
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin :
2) Umur :
3) Tinggi badan :

8. 8
4) Berat badan :
5) Postur badan :
6) Penampilan :
l. Fungsi Pekerjaan :
1) Memadukan data
2) Menyalin data
15. Prestasi Kerja yang diharapkan
No Satuan Hasil1
Jumlah Hasil
(Dalam 1 Tahun)
Waktu
Penyelesaian 2)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Surat
Surat Cuti
Dokumen
Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi
Surat Rekomendasi
Laporan tugas kedinasan lain
150 surat
100 doc
60 doc
20 Surat
10 Surat
15 Surat
4
5 menit
10 menit
20 menit
10 menit
10 menit
10 Menit
1) Satuan Hasil lihat nomor 9 kolom 2
2) Tulis waktu penyelesaian untuk setiap hasil kerja dalam satuan waktu menit

9. 9
16. Butir Informasi Lain :
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Tanjungpinang, ....................2012
Mengetahui Atasan Langsung Yang membuat
(dr. Vera Melyani.MMRS) (Citra Putra Perdana)
NIP. 19831004 201001 2 022 NIP. 19860109 201001 1 013