V čem se oddělení správy majetku může nechat inspirovat od IT?

1. ALVAO Inspiration Day 2018
V čem se oddělení správy majetku může nechat
inspirovat od IT?
24. 5. 2018 Ing. Markéta Drobná

2. Organizační struktura
2
Oddělení správy majetku
(Facility odd.)
Čím se zabýváme
Správa budovy, vozového parku, telefonů
Recepce - péče o zákazníky (návštěvy, taxi, hotely) a zaměstnance
(rezervace aut, občerstvení, kancelářské potřeby, obědy atd.)
IT Director
Facility odd. IT odd.

3. Problémy v oddělení
Neřešení/zapomínání požadavků ► dopad na vnímání kvality celého oddělení
Zkresleně předané informace jinému řešiteli ► špatné vztahy v týmu
Pozdní vyřešení požadavku ► nespokojenost zaměstnanců a zákazníků
Časté dotazy zadavatelů požadavku na stav jejich požadavku ► neefektivní
komunikace
Nadřízený nemá přehled, jak se požadavky zpracovávání ► při stížnosti jde o
tvrzení x tvrzení
3
Situace v roce 2016
Hledání řešení, jak odstranit nedostatky oddělení
Historicky úzká spolupráce s IT oddělením
Podobné podmínky v IT podpoře (zpracovávání velkého množství požadavků,
nutnost sdílení informací)
Roční pozitivní zkušenost s používáním systému Alvao v IT
Rozšíření na další oddělení neovlivňuje náklady firmy

4. 4
Katalog služeb

5. 5
Konkrétní služba

6. 6
Nastavení práce s tickety
Definování, kdo bude tickety přijímat
a rozdělovat
Vytvoření řešitelských skupin pro
přesnější výběr řešitele
Definování závažnosti ticketu a
nastavení doby zpracování
Nastavení připomínek a upozornění v
případě ohrožení termínu splnění
ticketu
Vytvoření schvalovacího schématu
Facility
Group name App_CZ_Alvao_SD_CZ_FM_Operators
Members Reception@comap.cz
Group name App_CZ_Alvao_SD_CZ_FM_Solvers
Members Kristýna
Tomáš
Markéta
Paula
Veronika
Lucka
Jana
Iveta
Kamila
Group name App_CZ_Alvao_SD_CZ_FM_Specialists
Members Markéta
Kristýna
Group name App_CZ_Alvao_SD_CZ_FM_Managers
Markéta
Iveta

7. 7
Práce s webovým rozhraním
+ Intuitivní
+ Jednoduché postupy
+ Přehledné
+ Bez nutnosti dlouhého zaučování
+ Možnost jednoduché filtrace ticketů

8. 8
Práce s konzolí
+ Možnost jednoduchého kopírování e-mailů z
Outlooku
+ Snadné úpravy termínů
+ Atraktivnější grafika

9. 9
Reporty a výsledky

10. 10
Zhodnocení nasazení
Service Desku v oddělení
Po implementaci systému Alvao
Minimum zapomenutých požadavků ► zvýšení kvality oddělení
Nedochází ke zkreslení informací při předávání jinému řešiteli ► lepší
týmová spolupráce a vztahy v týmu
Řešení požadavků v termínu ►spokojenost žadatelů
Efektivnější komunikace mezi zadavatelem požadavku a řešitelem ►
úspora času pro obě strany
Nadřízený má přehled o kvalitě a kvantitě práce svých podřízených►
efektivnější rozvoj podřízených

11. DĚKUJI VÁM ZA POZORNOST!
The heart of smart control
More info about us:
www.comap.cz
11