complated staff work

1. COMPLETED STAFF WORK
•
•
•
•

2. Completed Staff Work
KENAWAENERGI
Hotel Amaris Bandung, 30 Maret – 1 April 2015

3. COMPLETED STAFF WORK
Completed Staff Work adalah penyelesaian
masalah oleh seorang staff yang
memerlukan analisa yang matang dan
penyampaian solusi yang mantap,
sehingga dapat digunakan oleh
management untuk mengatasi isu-isu yang
berkaitan secara efektif dan efisien.

4. COMPLETED STAFF WORK
• Telah dianalisa secara matang
• Telah dikoordinasikan dengan pihak terkait
• Merupakan rekomendasi terbaik yang
mungkin.
• Hanya memerlukan approval atau disapproval
• Disajikan dalam bentuk final untuk ditanda
tangani.
Completed staff work adalah sebuah
rekomendasi tunggal yang:

5. WHY COMPLETED STAFF WORK
Completed staff work empowers
individuals to give:
their best thinking
their best recommendations
and ultimately their best work.

6. PROCEDURE
Tindakan Deskripsi
Definisikan masalah Bagaimana keberadaannya
Tuliskan kriteria Bagaimana seharusnya
Form assumptions Kondisi yang tidak bisa diverifikasi
Identifikasi hambatan Kondisi yang tidak bisa diubah
Ciptakan alternatif Cara-cara untuk menyelesaikan masalah
Pilih alternatif terbaik Argumentasi yang muncul:
- Jabarkan pro dan kon
- Pertimbangkan ketidakcocokan
- Buat matriks keputusan untuk klarifikasi.
Dapatkan approval
(persetujuan)
Rekomendasikan alternatif terbaik kepada
pembuat keputusan dan beri keterangan
mengapa rekomendasi ini yang dipilih.

7. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-1: Purpose
Maksud atau tujuan yang jelas dari suatu
pekerjaan.
Contoh:
Bila Anda diminta untuk mengerjakan suatu
pekerjaan, Anda harus memiliki pemahaman
yang jelas akan hasil akhir diharapkan dari
pekerjaan tersebut.

8. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-1: Purpose (lanjutan)
Untuk mengetahui tujuan dari pekerjaan
tanyakan hal-hal berikut:
• Mengapa pekerjaan ini harus dilakukan?
• Hasilnya akan digunakan untuk apa?
• Siapa yang akan menerima hasilnya?

9. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-2: Personel
• Siapa yang akan mengerjakan
pekerjaan ini?
• Siapa yang bertanggung jawab atas
pekerjaan ini?
• Siapa saja yang berkepentingan akan
pekerjaan ini?

10. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-3: Asumsi
• Apakah asumsi-asumsi kunci yang
digunakan?
• Mengapa setiap asumsi penting?
• Apa dasar yang dipakai untuk berasumsi?
• Apakah semua asumsi telah diidentifikasi?

11. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-4: Metodologi
• Bagaimana pekerjaan ini diselesaikan?
• Apakah digunakan metode yang konsisten
dalam menyelesaikan pekerjaan?
• Informasi apa yang tersedia untuk
menyelesaikan pekerjaan?
• Apakah sudah dipertimbangkan faktor-faktor
yang terlibat?

13. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-5: Akurasi
• Apakah Anda memiliki semua fakta?
• Apakah telah memenuhi semua regulation
dan policy?
• Apakah semua guideline yang dipakai
untuk mendukung kesimpulan
didokumentasikan?

14. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-6: Analisa
• Apakah pekerjaan ini masuk akal?
• Apakah ada pengecualian ?
• Apakah pengecualian sudah dijustifikasi?
• Apa saja hasil analisa Anda?

15. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-7: Ketergantungan
• Apakah rekomendasi Anda sesuai
dan memiliki hubungan dengan
bagian lain dalam organisasi?
• Pastikan Anda tidak melakukan
duplikasi.

16. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-8: Logika
• Apakah rekomendasi Anda masuk
akal?
• Apakah mencerminkan hasil penilaian
yang matang?
• Apakah kesimpulan Anda beralasan?

17. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-9: Rekomendasi
• Rekomendasi atau kesimpulan apa yang
didukung oleh pekerjaan ini?
• Tindakan-tindakan apakah yang Anda
rekomendasikan?
• Siapa saja yang akan melakukan?

18. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-10: Personal Review
• Apakah Anda sudah melakukan review
secara pribadi akan kelengkapan
pekerjaan?
• Apakah hasil pekerjaan disajikan dalam
format yang mudah dipahami oleh orang
lain?

19. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-11: Delivering Completed Staff Work
• Kapan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan
dan delivery?
• Kepada siapa hasil kerja harus disampaikan?
• Bagaimana menyampaikannya?
• Apakah sudah Anda tetapkan jadwal?

20. 12 LANGKAH UNTUK MENCAPAI
COMPLETED STAFF WORK
Langkah-12: Follow-up
• Kapan waktu untuk follow-up?
• Siapa yang bertanggung jawab untuk
melakukan follow-up?

21. STANDARD COMPLETED STAFF
WORK
• Acceptability:
Tidak perlu sempurna, tetapi harus dapat diterima
dalam batasan waktu dan keterbatasan sumberdaya
yang lain.
• Agreement:
Tidak memerlukan persetujuan unanimous – jarang
kita mendapatkan persetujuan dari semua.
• Final form:
Tidak selalu harus dalam final form. Dalam bentuk
draft yang hanya perlu polesan sedikit boleh juga.

22. COMPLETED STAFF WORK
Seorang staff memerlukan minimum level 3
untuk dapat melakukan CSW

23. COMPLETED STAFF WORK

24. Information Management
Processes
Gathering:
Mengumpulkan informasi dan menyimpan
dalam sebuah database untuk
mendukung keperluan saat ini dan
keperluan mendatang.

25. Information Management
Processes
Analyzing
Melakukan pengolahan dan penilaian
terhadap informasi dalam hal
kepentingan, kelengkapan dan
reliabilitas.

26. Information Management
Processes
Keep & Condense
- Disimpan yang dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan
- Dikompres agar dapat di-retrieve dengan
cepat.
- Dikompres dengan cara yang mudah untuk
diformat ulang untuk keperluan update
cepat.

27. Information Management
Processes
Exchanging
Lakukan sharing informasi dengan orang lain
dengan pembicaraan pribadi, meeting, dan
messages.

28. Information Management
Processes
Formatting
Gunakan cara yang praktis dan
pertimbangkan keinginan penerima
informasi.

29. Information Management
Processes
Informing
Berikan informasi yang benar kepada
orang yang tepat.
Pastikan orang yang berkepentingan
memiliki informasi terkini.
Berikan informasi yang cukup,
khususnya untuk pengambil keputusan.

30. KOMUNIKASI BISNIS
&
LAPORAN BISNIS
1. MAKNA KOMUNIKASI BISNIS & LAPORAN BISNIS
2. KLASIFIKASI LAPORAN BISNIS
3. TEKNIK LAPORAN SINGKAT DAN LAPORAN KHUSUS

31. Komunikasi Bisnis
Komunikasi yang digunakan dalam bisnis,mencakup berbagai bentuk
komunikasi baik komunikasi verbal maupun non verbal
Komunikasi verbal : komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain
melalui Tulisan, dan lisan ( berbicara, dan menulis, mendengar dan
membaca )
Komunikasi Nonverbal : komunikasi yang menggnakan gerakan-
gerakan tubuh, atau lebih dikenal bahasa isyarat

32. Laporan Bisnis
Laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak , memiliki tujuan yang
jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk
tujuan bisnis.
Laporan Bisnis merupakan pesan-pesan yang objektif dan tersusun
teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu
bagian organisasi atau dari satu institusi/ lembaga ke lembaga yang
lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan
masalah

33. Komunikasi Laporan Bisnis
Proses penyampaian laporan / informasi dari petugas/ pejabat
tertentu kepada petugas atau pejabat lain dalam suatu sistem
administrasi.
Dalam hal ini pelapor maupun petugas yang dilapori dapat berupa
individu atau satu tim.
Isi laporan berupa :
1) Hasil penelitian
2) Pengamatan
3) Pengalaman
4) Percobaan
Data menjadi informasi
Pimpinan

34. Proses Komunikasi Laporan Bisnis
Pemegang Saham
Dewan Komisaris
Manajemen Eksekutif
Fungsi Operasional dan staf
Produksi Keuangan Distribusi Personalia
laporan
laporan
laporan

35. Kesalahpahaman dalam Komunikasi
laporan Bisnis
1) Masalah dalam mengembangkan Pesan ( merumuskan pesan ,
ragu-ragu, ketidak jelasan apa yang akan disampaikan dan
tingginya emosi )
2) Masalah dalam menyampaikan Pesan
3) Masalah dalam menerima pesan
4) Masalah dalam menafsirkan pesan ( perbedaan latar belakang,
perbedaan penafsiran kata, perbedaan reaksi emosional
Cara memperbaiki :
1. Persepsi
2. Ketepatan
3. Kredibilitas
4. Pengendalian
5. Kecocokan/keserasian

36. Fungsi Laporan Bisnis
1. Fungsi informatif merupakan informasi yang
dipergunakan untuk pimpinan dalam mengambil
keputusan.
2. Fungsi pertanggung jawaban merupakan
pertanggungjawaban dari hasil yang dilaporkan
3. Fungsi pengawasan merupakan keikut sertaan
pimpinan dalam mengawasi laporan dari bawahan
4. Fungsi Pengambilan keputusan merupakan proses dari
bawahan yang dipergunakan untuk pengambilan
keputusan

37. Syarat Laporan Bisnis
1. Lengkap bahwa laporan harus mengandung data & fakta
2. Jelas maksudnya terinci dan lengkap
3. Benar
4. Sistematis maksudnya harus mudah dipahami , terstruktur
5. Objektif maksudnya harus netral
6. Tepat waktu maksud sesuai target dan jadwal.

38. Penggolongan Laporan
Bisnis
1. Berdasarkan Fungsi : fungsi memberi informasi dan untuk analisis
2. Berdasar Subjek : berdasarkan departemen tempat laporan diperoleh
3. Formalitas : berdasarkanlaporan formal Panjang dan informal (singkat)
4. Keaslian : berdasarkan lporan otoritas dan laporan sukarela
5. Frekuensi : berdasarkan laporan berkala dan laporan khusus
6. Jenis atau penampilan : berdasarkan formalitas dan panjang laporan
7. Pelaksanaan proyek : laporan pendahuluan, laporan perkembangan,
laporan akhir
8. Pelaksanaan pertremua: agenda, resolusi,notulen, laporan pertemuan

39. Persiapan Sebelum Menulis
Laporan Bisnis
a.Definisikan masalah , tujuan, dan ruang lingkup
b.Pertimbangkan siapa yang akan menerima
c. Menentukan ide atau gagasan
d.Mengumpulkan bahan yang diperlukan
e.Menganalisis dan menafsirkan data
f. Mengorganisasi data dan mempersiapkan
outline akhir

40. Cara membuat Laporan Bisnis
Laporan Bisnis mencakup :
• Memberikan Informasi yang Akurat
• Memberikan keputusan yang baik
• Memberikan model atau format yang
sesuai dengan keinginan

41. Cara Membuat Laporan Bisnis
Informasi yang akurat harus berisi :
1. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkrit
2. Laporkan semua fakta yang relevan
3. Tempatkan fakta yang ada dalam perspektif
4. Berikan bukti-bukti yang mendukung kesimpulan anda
5. Sajikan hanya yang valid dan mendukung kesimpulan
6. Jaga bias pribadi dalam suatu laporan

42. Cara Membuat Laporan Bisnis
2. Keputusan yang Baik harus mencakup :
1. Adanya ide pokok pada permulaan sustu laporan
2. Mencantumkan fakta-fakta yang tersedia
3. Menguraikan atau menceritakan fakta secara menyeluruh
4. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti
5.Menawarkan sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau
tugas- tugas pembaca menjadi mudah

43. Cara membuat Laporan
Bisnis
1.Siapa yang berinisiatif membuat laporan
2.Apa subjek yang akan dimasukkan kedalam laporan
3.Kapa suatu laporan dibuat
4.Kemana laporan dikirim
5.Mengapa suatu laporan dibuat
6.Bagaimana sikap pembacanya
3. Format dan gaya penulisan berisikan :

44. Teknik laporan
Memorandum
Kepada : Bpk Amin
Dari : A Budi
Ref : SPD / 116/ 2005
Hal : laporan perjalanan pelatihan Ke Bandung
Sesuai instruksi Bapak,saya telah melakukan perjalanan ke jakarta dan
telah mengikuti program pelatihan :
Completed Staff Work
Uraian Kegiatan Pelatihan
Pelatihan dilaksanakan selama 4 hari penuh dilaksanakan di Hotel dengan
pihak penyelenggara PT Kasanganaergi.
saya kembali ke Jakarta tanggal 12 Desember 2005
Demikianlah laporan saya . Atas perhatian Bapak Saya ucapkan terima
kasih .
Jakarta,
Pelapor

45. Jenis laporan
Laporan sangat beraneka ragam corak dan bentuknya bergantung dari
sisi mana seseorang melihatnya :
1. Dari Segi Pola/alur ,laporan dalam suatu organisasi dapat
dibedakan atas :
a. laporan vertikal ke bawah
b. laporan vertikal ke atas
c. laporan horizontal
d.laporan diagonal
2. Dari segi isi atau maksudnya, laporan dapat dibedakan atas :
a. laporan informatif
b. laporan rekomendasi
c. laporan analitis
d. laporan pertanggungjawaban
e. laporan kelayakan

46. Jenis laporan
3. Dari segi bentuknya, laporan dapat berupa :
a. laporan berbentuk memo
b. laporan benrbentuk surat
c. laporan berbentuk naskah
d. laporan berbentuk campuran
4. Dari segi cara penyampaiannya
a. laporan lisan
b. laporan tertulis
c. laporan visual
d. laporan audio visual
5. Dari segi waktu penyampaiannya
a. laporan insidental
b. laporan periodik

47. Penjelasan Jenis laporan
Laporan dari segi Alurnya :
1. Laporan vertikal ke bawah adalah laporan dari pimpinan kepada
bawahan ( Bias )
2. Laporan vertikal ke atas adalah laporan yang dibuat oleh bawahan
untuk atasan ( ABS )
3. Laporan horizontal laporan antar pejabat yang sama levelnya (
koordinatif )
4. Laporan diagonal laporan yang sifat non bidang tugas

48. Penjelasan Jenis laporan
Laporan dari segi maksudnya :
1. Laporan Informatif merupakan laporan secara menyeluruh tampa adanya
analisis dan rekomendasi dan seftanya hanya informatif.
2. Laporan Rekomendasi merupakan laporan pendapat berupa penilaian
tentang suatu hal atas dasar pengamatan semata ( merupakan usulan
yang tidak mengikat )
3. Laporan analisis merupakan laporan yang disertai informasi dan analitis
dan sifatnya juga merupakan sumbangan pemikiran
4. Laporan pertanggungjawaban merupakan laporan pertanggungjawaban
atas tugas dan wewenang yang telah dilimpahkan oleh atasan untuk
pekerjaan tertentu, tentunya ada pekerjaan yang belum selesai dan
langkah-langkah yang telah diselesaikan.
5. Laporan kelayakan merupakan laporan yang mengganalisis secara
mendalam untuk penilaian yang ersifat pilihan ( Layak /tidak )

49. Penjelasan Jenis Laporan
Laporan dari segi bentuknya :
1. Laporan berbentuk Memo merupakan laporan yang berbentuk
laporan dengan isi pendek dan memuat secara garis besarnya
saja.
2. Laporan berbentuk Surat merupakan laporan yang isinya lebih
panjang dan detail
3. Laporan berbentuk naskah merupakan laporan yang
arusdisertai memo atau surat dalam mengantar ketempat
tujuan dan sangat panjang isi laporannya
4. Laporan berbentuk campuran dapat naskah dengan memo
atau naskah dengan surat halini isinya agakkompleksitas.

50. Penjelasan Jenis Laporan
Laporan menurut cara penyampaiannya
1.Laporan Lisan merupakan bentuk laporan secara
langsung dengan cara tatap muka atau tidak dapat
mempergunakan alat
2.Laporan tertulis merupakan laporan yang disampaikan
secara tertulis
3.Laporan visual merupakan bentuk laporan berbentuk
gambar ( biaya sangat tinggi)
4.Laporan audio Visual merupakan bentuklaporan yang
lengkap seperti di film atau Televisi ( sangat mahal )

51. Penjelasan Jenis Laporan
Laporan dari segi Waktu Penyampaiannya
1.Laporan Insidental merupakan bentuk laporan yang
sifatnya dibut6uhkan secara tidak rutin, sekali-kali
atau kadang-kadang saja dan dibutuhkan bila ada
keperluannya
2.Laporan Periodik merupakan bentuk laporan menurut
periode tertentu (harian,mingguan,bulanan, triwulan)

52. CARA MEMBUAT LAPORAN BISNIS
YANG BAIK
1.Memberikan informasi yang benar ( Akurat data dan fakta)
a. jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkrit
b. laporkan semua fakta yang relevan
c. tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif
d. berikan bukti-bukti yang mendukung kesimpulan
e. sajikan hanya bukti yang valid
f. jaga bias pribadi
2. Keputusan yang baik
Hindari kata-kata atau pendapat yang dapat menyinggung,
menyerang, menjelek-menjelekkan

53. TEKNIK MEMBUAT LAPORAN
BISNIS YANG BAIK
3. Format dan gaya penulisan
1. siapa yang berinisiatif membuat laporan
2. apa subjek yang akan dimasukkan kedalam laporan
3. kapan suatu laporan dibuat
4. ke mana laporan akan dikirim
5. mengapa suatu laporan dibuat
6. bagaimana sikap pembaca

54. TERIMA KASIH