how to solve the problems of libraries specially which concerning down performance indicator

1. أسامة غريب عبد العاطي
مشرف خدمات المستفيدين- فرع الزاوية الحمراء- مكتبة مصر العامة
Osama_gharieb@hotmail.com

2. العناصر الرئيسية للعرض:
1 أهمية مؤشرات الداء - ولماذا تقوم المكتبات بقياس أدائها؟ .
2 ما الفرق بين المؤشرات و المعايير؟ ما هو الفرق بين الكفاءة و .
الفعالية ؟
3 ما هي المعايير ومواصفات الداء و المؤشرات التي تغطي مجال .
المكتبات والمعلومات؟
4 كيف تتفق مؤشرات الداء مع مباديء الستة سيجما ؟ .
5 ما أسباب هبوط مؤشرات الداء لدي المكتبات ؟ و ما هي معوقات .
التطبيق
كعلج مشكلت DMAIC و SWOT 6 كيف يتم استخدام نموذج .
هبوط مؤشرات الداء؟

3. أهمية مؤشرات الداء - ولماذا تقوم المكتبات بقياس أدائها؟- 1
• تعد المعايير ضرورة لفاعلية نظم المكتبات لنه بدون المعايير .....
• تيسير ضبط عملية الدارة وتقوم كأساس للحوار بين العاملين في المكتبات
وهيئات التمويل ومجتمع المستفيدين .....
• خدمة التحليل المقارن بين أداء المكتبات ذات الرسائل المتناظرة مع مراعاة..
Evaluate • تقيم
:Control • تراقب
:Motivate • تحفز
:Improve • تحسن
:Learn • تتعلم
:Promote • ترتقي

4. -2 ما الفرق بين المؤشرات و المعايير؟ ما هو الفرق بين الكفاءة والفعالية؟
• الفرق بين المؤشرات و المعايير:
• المعيار هو خاصية يجب إحترامها له خصائص عامة ومجردة تطبق على محتويات مختلفة، أما
المؤشر فهو علمة يمكن ملحظتها داخل المعايير (إما كمية أو نوعية)ونلجأ في الغالب إلى
تحديد مؤشرات متعددة
• الفرق بين الكفاءة والفعالية:
Efficiency كفاءة
قياس مدى استخدام الموارد لنجاز هدف ما، يعتبر نشاطًاا ما فعال إذا أدى إلى خفض إستعمال
الموارد أو نتج عنه أداء أفضل بالموارد ذاتها
Effective • فعالية
قياس مدى إنجاز الهداف المحددة. مقياس كيف تقابل العمليات متطلبات العملء أو تتجاوزها
العيوب ، الشكاوى، العمليات من لمسة واحدة .

5. -3 ما هي المعايير ومواصفات الدااء و المؤشرات التي تغطي مجال
المكتبات والمعلومات؟
Name Sort
ISO 2789 (2006) International library statistics WG 2: International library statistics
ISO 11620 (2008) Library performance indicators WG 4: Performance indicators for libraries
ISO TR 28118 (2009) Performance indicators for national
libraries
WG 7: Quality measures for national libraries
ISO TR 11219 Qualitative conditions and basic statistics for
library buildings
(Voting ends August 25, 2011
WG 8: Statistical data for library buildings
I SO TR 14783 Statistics and quality issues for web archiving
WG 9: Statistics and quality issues for web
archiving
ISO 16439 Methods and procedures for assessing the
impact of libraries
WG 10: Methods and procedures for assessing
the impact of libraries

6. -4 كيف تتفق مؤشرات الدااء مع مبادايء الستة سيجما ؟
نستطيع فعل ذلك، فهي طريقة ذكية لداارة العمل حيث تضع sigma ومن خلل الستة انحرافات معيارية 6
المستفيد أولا وتستخدم الحقائق والبيانات وصولاً إ إلى حلول أفضل وتعتمد في تقييمها على المؤشرات الحصائية
بعيداً إ عن الخبرات والراء الشخصية :
• التركيز الصاداق على المستفيد فهو بؤرة الاهتتمام وقمة الولويات.
• الداارة بالبيانات والحقائق من خلل تحديد ما نحتاجه من بيانات وكيفية استخدامها تلك البيانات.
• العمليات تكون حيث يكون الفعل، ويقصد به وضع التصميمات والعمليات في الفعل.
• الداارة بالمباداأة وتعني الداارة بصورة سابقة على الحداث نفسها بدلاً إ من انتظار حدوثها.
• اللحاجزية: إذ يمكن أن نفقد بليين الدولارات بسبب سوء التوافق بين مجموعات العمل.
• السعي إلى الكمال مع القدرة على تحمل الفشل.
وتتفق مؤشرات الدااء مع الستة سيجما إتفاقً إا وثيقً إا ، فلو كان هتناك هتبوطا حاداً إا أو متوسطً إا أو حتى طفيفً إاً إ في
مؤشرات الدااء فلبد من علج ، ولن يكون هتذا العلج المساعد للداارة إلا عن طريق استخدام منهج علمي في
حل المشكلت، بل إن المؤسسات الكبرى قد تلجأ الى تغيير سياستها وهتي في أوج .........

7. -5 ما أسباب هبوط مؤشرات الدااء لدي المكتبات ؟ وما هي معوقات التطبيق؟
• أولاً إ: الظروف الخارجية الخاصة بالمجتمع
• يجب مراعاة الظروف الدراسية، والمتغيرات التعليمية
والاجتماعية والاقتصاداية و السياسية عند تفسير عوامل
معينة مثل زياداة عمليات العارة او إنخفاضها، وسوف
نقوم بضرب مثلين أحدهتما للظروف السياسية والخر
للظروف القتصاداية ....................................
• ثانيً إا: السباب الخاصة بآدااء العاملين
• قلة الدورات التدريبية...............
• البقاء مدة طويلة في ذات المنصب..........
• القرارات لا تنبع من القاعدة ......
• التفكير التقليدي في حل المشكلت ....
• نقد الاشخاص وليس العمليات ....

8. -5 ما أسباب هبوط مؤشرات الدااء لدي المكتبات ؟ وما هي معوقات التطبيق؟
• ثالثً إا: السباب الخاصة بآدااء الداارة :
• أن يعمد العاملون بالمؤسسة الى تردايد المقولة التالية .......
• قياس المؤشرات بالاشهر الميلداية .........................
• ثقافة الاحصائيات وتحقيق
الاهتداف.............................
• معرفة النتيجة بعد فوات الوان........................
• عدم وجودا وحدة للحصاء والجوداة
بالمكتبات.......................
• عدم وجودا مشروع دااخل المؤسسات
المعلوماتية.....................

9. كعلج للمشكلت ؟ DMAIC -6 كيف يتم استخدام نموذج

10. كعلج للمشكلت DMAIC -6 كيف يتم استخدام نموذج
• السؤال : هل ترى بكفاية عدد النسخ من المواد التي يزداد القببال عليها ؟
• التعريف بالمشكلة : ويتمثل في عدم قدرة المكتبة على تلبية رغبات المستفيدين من حيث عدد النسخ
• القيــاس : 79 % تقريباً غير راضيين عن توفير المكتبة لهذه الخدمة ، 21 % فقط راضين.
• التحليل:
• الكثير من المستفيدين يشعرون بعدم كفاية عدد النسخ من المواد التي يزداد عليها القبال قد يكون ذلك راجعا الى
السبباب التالية :
• توفر المكتبة عدد من 5:2 نسخ من المواد العادية ،وقد تصل الى 10 نسخ من المواد التي يزداد عليها القبال مثل
هاري بوتر مثل .
• مدة اسبتعارة 14 يوم قابلة للتجديد لمدة أخرى (إجمالي 28 يوم)
• عدد المواد التي يسمح ياسبتعارتها لكل شخص 5 مواد
• عدد المستفيدين النشطين بالمكتبة الرئيسية 17.000 عضو
• تأخير بعض المستفيدين لبعض المواد التي يزداد عليها الطلب بعد مدتي السبتعارة و التجديد المقررتين
• عرضة المواد التي يزداد عليها القبال للتلف السريع.
• قد يكون ذلك مرتبطا بفترات معينة :فترة الجازة الصيفية بالنسبة للمكتبات العامة حيث يكون القبال شديدا على
المكتبات.

11. كعلج للمشكلت DMAIC -6 كيف يتم استخدام نموذج
• التحسين :
• قد تكون تلك الوسبائل مساعدة في تحقيق الهدف المنشود :
• تقليل عدد المواد المعارة الى 3 أو 4 مواد فقط .
• تقليل مدتي اسبتعارة المواد وتجديدها إلى 10 أيام فقط بدل 14 يوم (الجمالي 20 يوم)
• أو البقاء على مدة السبتعارة كما هي ،وتقليل مدة التجديد إلى 7 أيام فقط (الجمالي 21 يوم)
• زيادة شراء المكتبة من النسخ الخاصة بالعناوين التي يزداد عليها القبال ( 50 نسخة )
• عمل ملخصات للمواد التي يزداد عليها القبال وتوفيرها من خلل الموقع الليكتروني
• البقاء على عدد 2 نسخة من المواد التي يزداد عليها القبال داخل المكتبة للطللع الداخلي .
• التعاون مع احدى دور النشر الليكترونية لتسويق منتجاتها من خلل المكتبة عن طلريق بيع
الكروت للمستفيدين الراغبين في الحصول على نسخة من مادة غير متوفرة بالفعل
• عمل اسبتبيانات متنوعة،ونماذج خاصة بالتزويد يقوم المستفيدون بتعبئتها لقراءة طللبات المستفيدين
قراءة صحيحة
• شراء عدد 5 قاريء كتب اليكترونية وشراء عدد من اوعية المعلومات التي يزاد علها القبال
داخل المكتبة واتاحتها للمستفيدين

12. كعلج للمشكلت ؟ DMAIC -6 كيف يتم استخدام نموذج
• السيطرة و التحكم :
• نبدأ في تنفيذ بعض الجراءات السابقة بعد دراسبتها جيدً ا تبعا لجدول زمني، مجتمعة أو كل
عنصر على حدة حتى يتم النتهاء منه و البدء في عنصر آخر.
• عمل اسبتبيان آخر بعد مرور مدة زمنية معينة لقياس مدى رضاء المستفيدين .
• السعي في نفس الجراءات السابقة إذا حققت نجاح أو تعديلها أو تنقيحها أو فرض حلول أخرى
وهكذا
• ويمكن تطبيق مؤشرات الداء على جميع ما تقوم به المكتبة من خدمات ، فيمكن تطبيقها على
خدمة الصيانة (من خلل قياس المدة المنقضية بين البلغ عن أحد العطال واصلحه، أو
المشتريات(المدة المنقضية بين إصدار أمر الشراء وإسبتلم ما تم طللبه في المكتبة) أو سبرعة
الجراءات الدارية وغيرها من الخدمات الخرى ، وكلما قلت المدة دل ذلك على كفاءة عمليات
الصيانة و المشتريات و الجراءات الدارية (

13. كعلج للمشكلت؟؟ SWOT -6 كيف يتم استخدام نموذج
المشكلة: إفتتاح فرع منافس للمكتبة في منطقة قريبة ؟

14. كعلج للمشكلت؟؟ SWOT -6 كيف يتم استخدام نموذج
مواطن القوة
-المقترحات اليجابية:
أي مقترحات ايجابية
سوف يكون لها أثر
فعال.
-الخبرات والمعرفة
والبيانات المتاحة: إن
توافر الخبرة لدى
العاملين بفرع الزيتون
لهو عامل إيجابي
ومحوري يؤثر على
تقدم المكتبة.
-الوعي بمدى امتداد
التوزيع و التسويق: ان
معظم مستفيدين فرع
الزيتون من المنطقة
القريبة جدا حيث أنهم
ل يستخدون أي نوع
من المواصلت
-الموقع ومنطقة
مواطن الضعف
-التفاوت في القدرات:
بين الفرع الجديد و
فرع الزيتون ول شك
انها سوف تصب في
صالح الفرع الجديد
-ضعف القوة
التنافسية :ل شك أن
فرع الزيتون قد يصبح
عاجزا أو غير قادر
على مجاراة
المنافسين في السوق
( فرع الزاوية)
-الموارد المالية: سوف
تصب الموارد المالية
كذلك في مصلحة
الفرع الجديد بالزاوية
عن فرع الزيتون
الفرص المتاحة
-اسواق جديدة أفقية
أو رأسية :البحث عن
مناطق اخرى لجذب
فئات جدية من
المستفيدين
--تكتيكات مفاجأة :
مثل استحداث خدمات
جديدة...
-تنمية المنتجات و
العمال : التجاه
بالمكتبة لتكون
متخصصة في كتب
الكمبيوتر و اللغات
فقط ،أو قصرها على
مكتبة خاصة
بالطفال...
المخاوف والتهديدات
-التطورات في
تكنولوجيا
المعلومات:لن يستطيع
فرع الزيتون ملحقة
تطور التكنولوجيا
عكس فرع الزاوية
الذي سوف يقتني كل
ماهو جديد
-التأثيرات البيئية:ان
قرب فرع الزاوية من
منطقة فرع الزيتون
وحرمانهم من
التكنولوجيا الحدث
سوف يشجعهم على
الذهاب الى الفرع
الجديد
-تباين نوايا المنافسين:
إن فرع الزاوية
الحمراء لهو المنافس

15. شكرًاا جزيل عى حسن إستماعكم
أسامة غريب –مشرف خدمات ا لمستفيدين
مكتبة مصر ا لعامة-فرع ا لزا وية ا لحمرا ء
Osama_ghrieb@hotmail.com