Báo Cáo Thực Tập công tác soạn thảo văn bản, ban hành và quản lý văn bản tại công ty tnhh chấn minh Phân tích, tìm hiểu vấn đề lý thuyết và các quy định pháp luật về công tác soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản. Từ đó đối chiếu các quy định hiện hành áp dụng tại Công ty TNHH Chấn Minh, đồng thời đưa ra các khó khăn và giải pháp khắc phục.

1. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com - Tải miễn phí - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN, BAN HÀNH
VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH
CHẤN MINH
Ngành: Luật
Giảng viên hướng dẫn: <HỌ VÀ TÊN GIẢNG VIÊN>
Sinh viên thực hiện: <HỌ VÀ TÊN SINH VIÊN>
MSSV: Lớp:
Tp. Hồ Chí Minh - 2022
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM
KHOA LUẬT

2. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com - Tải miễn phí - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới…. – Giảng
viên hướng dẫn của em. Thầy/Cô đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn em trong suốt quá
trình thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp. Đồng thời em cũng gửi lời cảm ơn đến tất
cả các giảng viên Khoa Luật cũng như các thầy cô của Đại học Công nghệ Thành phố
Hồ Chí Minh đã dìu dắt em trong suốt những năm tháng học đại học.
Trong quá trình thực tập và thực hiện báo cáo thực tập, em không thể tránh khỏi
những thiếu sót. Kính mong nhận được sự góp ý của Quý thầy cô để báo cáo của em
được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
........................................

3. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com - Tải miễn phí - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên..................................................................., MSSV: ...................................
Tôi xin cam đoan các số liệu, thông tin sử dụng trong bài Báo cáo thực tập tốt
nghiệp này được thu thập từ nguồn thực tế tại Đơn vị thực tập, trên các sách báo khoa
học chuyên ngành (có trích dẫn đầy đủ và theo đúng qui định);
Nội dung trong báo cáo này do kinh nghiệm của bản thân được rút ra từ quá
trình nghiên cứu và thực tế tại Công ty TNHH Chấn Minh KHÔNG SAO CHÉP từ
các nguồn tài liệu, báo cáo khác.
Nếu sai sót tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm theo qui định của nhà trường và
pháp luật.
Sinh viên
........................................

4. i
PHẦN I: NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP VÀ TỔNG QUAN VỀ
ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1. Nhật ký thực tập tốt nghiệp
1.1. Nhật ký thực tập
KHOA LUẬT
NHẬT KÝ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
1. Tên đề tài: Công tác soạn thảo văn bản, ban hành và quản lý văn bản tại Công
ty TNHH Chấn Minh
2. Giảng viên hướng dẫn: ........................................................................................................
3. Sinh viên thực hiện: .............................................................................................................
MSSV: .................................... Lớp: ....................................................................................
Tuần
lễ
Từ ngày
đến ngày
Nội dung Ghi chú
1
2
3
4
5

5. ii
Tuần
lễ
Từ ngày
đến ngày
Nội dung Ghi chú
6
7
8
Cán bộ hướng dẫn
TP. HCM, ngày … tháng … năm ….
Sinh viên
Xác nhận của đơn vị thực tập

6. iii
1.2. Nhận xét của đơn vị thực tập
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
Họ và tên sinh viên : ................................................... Năm sinh : / / 19.....
Thời gian thực tập : .......................................... Từ / /20… đến / /20….
1. Đơn vị thực tập - Bộ phận thực tập
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
2. Ý thức chấp hành nội quy, quy chế
Tốt  Khá  Bình thường  Chưa tốt 
3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và hiệu quả công việc được giao
Tốt  Khá  Bình thường  Chưa tốt 
4. Kết quả thực tập
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
5. Nhận xét chung
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
Cán bộ hướng dẫn của cơ quan đến thực tập
Ngày ....... tháng ........ năm .........
Thủ trưởng cơ quan

7. iv
1.3. Nhận xét của giảng viên hướng dẫn thực tập tốt nghiệp
KHOA LUẬT
(size 13)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
NHẬN XÉT VÀ CHẤM ĐIỂM BÁO CÁO THỰC TẬP CỦA
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Họ và tên sinh viên : …………………………………………………………..
MSSV : …………………………………………………………..
Khoá : ………………………………………………………….
1. Thời gian thực tập
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
2. Nhận xét chung
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
3. Điểm Báo cáo thực tập
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………

8. v
……………………………………………………………………………...
Giảng viên hướng dẫn
(size 13)

9. vi
2. Tổng quan về đơn vị thực tập
2.1. Giới thiệu chung về đơn vị thực tập
2.2. Vị trí công việc thực tập

10. 1
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .....................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .......................................................................................1
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài ....................................................................2
3.1 Phạm vi nghiên cứu của đề tài .......................................................................................2
3.2 Đối tượng nghiên cứu của đề tài....................................................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu..................................................................................................2
5. Kết cấu của đề tài ...............................................................................................................3
NỘI DUNG CHÍNH ĐỀ TÀI THỰC TẬP TỐT NGHIỆPError! Bookmark not
defined.
Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ
CÔNG TÁC SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÍ VĂN BẢN .................Error!
Bookmark not defined.
1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại văn bản...............Error! Bookmark not defined.
1.1.1 Khái niệm văn bản........................................................Error! Bookmark not defined.
1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước.......................Error! Bookmark not defined.
1.1.3 Khái niệm văn bản hành chính..................................Error! Bookmark not defined.
1.1.4 Phân loại văn bản hành chính ...................................Error! Bookmark not defined.
1.1.5 Chức năng của văn bản...............................................Error! Bookmark not defined.
1.2 Các yêu cầu về soạn thảo và ban hành văn bản.......Error! Bookmark not defined.
1.2.1 Về thẩm quyền...............................................................Error! Bookmark not defined.
1.2.2 Về nội dung văn bản.....................................................Error! Bookmark not defined.
1.2.3 Về thể thức văn bản......................................................Error! Bookmark not defined.

11. 2
1.2.4 Về quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bảnError! Bookmark not
defined.
1.2.5 Về ngôn ngữ văn bản...................................................Error! Bookmark not defined.
Chương 2: THỰC TIỄN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT TRONG CÔNG TÁC SOẠN
THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH CHẤN
MINH. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT ......................4
2.1 Thực tiễn áp áp dụng pháp luật trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý
văn bản tại Công ty TNHH Chấn Minh............................................................................4
2.1.1 Các văn bản được ban hành tại Công ty TNHH Chấn Minh................................4
2.1.2 Thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty TNHH Chấn
Minh...........................................................................................................................................5
2.1.3 Thực tiễn công tác quản lý văn bản tại Công ty TNHH Chấn Minh .................11
2.2 Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại
Công ty TNHH Chấn Minh................................................................................................12
2.2.1 Kết quả đạt được ..........................................................................................................12
2.2.2 Bất cập, vướng mắc.....................................................................................................13
2.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành và
quản lý văn bản tại Công ty TNHH Chấn Minh ...........................................................13
KẾT LUẬN ............................................................................................................................15
DANH MỤC TAI LIỆU THAM KHẢO .........................................................................17

12. 1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức công lập hay dân lập đều gắn liền với
công tác soạn thảo, ban hành và áp dụng văn bản. Có thể thấy, công tác soạn thảo và
ban hành văn bản tại các cơ quan nhà nước tuân theo hệ thống văn bản pháp luật, trong
đó quy định chi tiết và rõ ràng về thể thức trình bày và quy trình ban hành, lưu trữ văn
bản. Còn đối với các doanh nghiệp, tổ chức dân lập, pháp luật không có quy định bắt
buộc các tổ chức này phải soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản theo một quy định, quy
trình cụ thể nào. Dù vậy, nhằm mục đích chuẩn hóa các văn bản được áp dụng trong tổ
chức của mình, các doanh nghiệp, tổ chức ngoài nhà nước vẫn thường áp dụng quy
định pháp luật về thể thức, quy trình ban hành và lưu giữ văn bản, đặc biệt là đối với
những văn bản trao đổi với cơ quan nhà nước.
Công ty TNHH Chấn Minh là một doanh nghiệp có cơ cấu, tổ chức bộ máy với
nhiều phòng ban chuyên môn. Đồng thời công ty cũng có những quy định cụ thể và rõ
ràng về việc soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản nội bộ công ty.
Xuất phát từ những lý do và thực tiễn nêu trên, em đã lựa chọn đề tài: "Công
tác soạn thảo văn bản, ban hành và quản lý văn bản tại Công ty TNHH Chấn
Minh" làm đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Phân tích, tìm hiểu vấn đề lý thuyết và các quy định pháp luật về công tác soạn
thảo, ban hành, lưu trữ văn bản. Từ đó đối chiếu các quy định hiện hành áp dụng tại
Công ty TNHH Chấn Minh, đồng thời đưa ra các khó khăn và giải pháp khắc phục.

13. 2
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu của đề tài
3.1 Phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Không gian: Công ty TNHH Chấn Minh
- Nội dung: tập trung nghiên cứu về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn
bản hành chính tại doanh nghiệp tư nhân, cụ thể là Công ty TNHH Chấn Minh.
3.2 Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Báo cáo tốt nghiệp tập trung nghiên cứu công tác soạn thảo, ban hành và quản lý
văn bản tại Công ty TNHH Chấn Minh. Trong đó tập trung vào các văn bản hành chính
do công ty ban hành.
4. Phương pháp nghiên cứu
Báo cáo thực tập được thực hiện thông qua các phương pháp sau:
- Phương pháp phân tích: phương pháp này sử dụng chính trong việc tìm hiểu và
phân tích các quy định pháp luật và quy định nội bộ của Công ty TNHH Chấn Minh
liên quan đến công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản. Bằng phương pháp này,
các vấn đề sẽ được chia thành những nội dung nhỏ hơn để việc nghiên cứu diễn ra chi
tiết và rõ ràng hơn.
- Phương pháp tổng hợp: phương pháp này nhằm khái quát lại vấn đề sau khi đã
được phân tích chi tiết và cụ thể bởi phương pháp phân tích. Việc áp dụng đồng thời
phương pháp tổng hợp và phương pháp phân tích sẽ giúp góc nhìn vấn đề sâu sắc,
mạch lạc.
- Phương pháp đánh giá: đây là phương pháp phổ biến, được sử dụng chính
trong nội dung của báo cáo. Thông qua việc đưa ra quan điểm của học viên về nội
dung nghiên cứu, báo cáo thực tập sẽ thể hiện góc nhìn, đánh giá của học viên về các
vấn đề cũng như các vướng mắc, giải pháp giải quyết vướng mắc.

14. 3
Báo cáo cũng sử dụng một số phương pháp nghiên cứu như phương pháp so
sánh, liệt kê, quy nạp… giúp bài báo cáo có góc nhìn đa chiều và đạt được mục đích
nghiên cứu.
5. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, Báo cáo thực tập
được chia thành 2 chương, cụ thể:
- Chương 1: Một số vấn đề lý luận và quy định pháp luật về công tác soạn thảo,
ban hành và quản lý văn bản
- Chương 2: Thực tiễn áp dụng pháp luật trong công tác soạn thảo, ban hành và
quản lý văn bản tại Công ty TNHH Chấn Minh. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện
pháp luật

15. 4
Chương 2: THỰC TIỄN ÁP DỤNG PHÁP LUẬT TRONG CÔNG TÁC
SOẠN THẢO, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH
CHẤN MINH. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT
2.1 Thực tiễn áp áp dụng pháp luật trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý
văn bản tại Công ty TNHH Chấn Minh
Công ty TNHH Chấn Minh là doanh nghiệp tư nhân, được thành lập và hoạt
động tuân theo pháp luật Việt Nam. Do là công ty 100% vốn tư nhân nên công tác soạn
thảo, ban hành và quản lý văn bản, đặc biệt là văn bản hành chính tại công ty không
chịu sự điều chỉnh của pháp luật, có thể kể đến Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác
văn thư. Tuy nhiên trên thực tế hoạt động cũng như tính thường xuyên trao đổi cùng cơ
quan nhà nước địa phương, Công ty TNHH Chấn Minh đã áp dụng các quy định của
Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư nói riêng và các quy định pháp luật nói
chung trong quá trình soạn thảo, ban hành và lưu trữ văn bản tại công ty.
Để đảm bảo tính thống nhất trong quá trình thực hiện công tác soạn thảo, ban
hành và lưu trữ văn bản, Công ty TNHH Chấn Minh đã ban hành các quy chế về công
tác văn thư để áp dụng chung cho toàn công ty.
2.1.1 Các văn bản được ban hành tại Công ty TNHH Chấn Minh
Là công ty có cơ cấu tổ chức công ty bài bản với nhiều phòng ban chuyên môn,
Công ty TNHH Chấn Minh ban hành nhiều văn bản hành chính nội bộ trong quá trình
hoạt động thực tế của công ty. Một số văn bản hành chính do Công ty ban hành có thể
kể đến: Quyết định Chủ sở hữu công ty, Quyết định chỉ thị (Cá biệt), Công văn, Tờ
trình, Thông báo, Báo cáo, Hợp đồng, Phương án, Kế hoạch hành động…
Bảng 2.1. Bảng tên gọi văn bản trong Công ty TNHH Chấn Minh
STT Tên loại văn bản Chữ viết tắt
1 Biên bản họp BBH

16. 5
2 Quyết định QĐ
3 Chỉ thị CT
4 Quy chế QC
5 Quy định QyĐ
6 Thông cáo TC
7 Thông báo TB
8 Hướng dẫn HD
9 Chương trình CTr
10 Công Văn CV
11 Công điện CĐ
12 Tờ trình TTr
13 Hợp đồng HĐ
14 Giấy ủy quyền UQ
15 Kế hoạch KH
16 Phương án PA
17 Đề án ĐA
18 Báo cáo BC
19 Công điện CĐ
20 Bản ghi nhớ GN
21 Bản cam kết CK
22 Bản thỏa thuận TTh
23 Giấy chứng nhận CN
2.1.2 Thực tiễn công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty TNHH Chấn Minh
*. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Quy định nội bộ tại Công ty TNHH Chấn Minh có quy định về cả thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản. Các nội dung trong quy định được soạn thảo dựa trên quy định

17. 6
của pháp luật bao về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tuy nhiên để phù hợp với
thực tế hoạt động tại Công ty, các quy định cũng có những điểm chỉnh sửa phù hợp.
Dưới đây là quy định của Công ty về cách thức trình bày văn bản, được mô tả qua
Sơ đồ 2.2 như dưới đây:
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

18. 7
Ghi chú:
Ô số Thành phần thể thức văn bản
1 Quốc hiệu (đối với các văn bản gửi tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp nhà nước)

19. 8
2 Logo, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 Số, ký hiệu của văn bản
4 Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản
5a Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b Trích yếu nội dung công văn hành chính
6 Nội dung văn bản
7a,7b,7c Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 Dấu của cơ quan, tổ chức
9a, 9b Nơi nhận
10a Dấu chỉ mức độ mật
10b Dấu chỉ mức độ khẩn
11 Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
*. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Công ty TNHH Chấn Minh gồm
bốn bước, bao gồm soạn thảo văn bản, kiểm tra văn bản trước khi trình ký, ký văn bản
và bản sao văn bản. Đối chiếu với quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công
tác văn thư, có thể thấy tại Công ty TNHH Chấn Minh không có bước duyệt bản thảo
văn bản.
Nhìn chung, các quy định của Công ty khá tương đồng với quy định của pháp
luật liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên có một số điểm
khác biệt có thể kể đến như sau:
Thứ nhất, tại bước trình ký văn bản, bên cạnh các công việc cần làm như giao
đơn vị soạn thảo; xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần
soạn thảo, thu thập xử lý thông tin; soạn thảo văn bản; lấy ý kiến của các phòng ban
chuyên môn, Công ty TNHH Chấn Minh đã bổ sung quy định về trình bày, bảo vệ dự
thảo trước Ban lãnh đạo Công ty. Cụ thể quy định như sau:

20. 9
"Điều 11. Soạn thảo văn bản
4. Sau khi hoàn thành dự thảo, cán bộ được giao nhiệm vụ soạn thảo có trách nhiệm
trình bày dự thảo cho Ban lãnh đạo để hoàn thiện, chỉnh sửa bản thảo trước khi trình
lãnh đạo Công ty ký duyệt."1
Việc bổ sung quy định này khi soạn thảo văn bản nhằm mục đích giúp Ban lãnh
đạo hiểu rõ ý chí, mong muốn của cá nhân, phòng, ban soạn thảo, cũng như có buổi
bảo vệ, phản biện để hoàn thiện hơn nữa những quy định chung áp dụng cho toàn công
ty, đảm bảo tính minh bạch, công bằng, dân chủ trong Công ty.
Thứ hai, bước kiểm tra văn bản trước khi trình ký bổ sung thêm thao tác ký tắt
của người đứng đầu đơn vị soạn thảo. Quy định được trình bày như sau:
" Điều 12. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì hoặc phối hợp soạn thảo văn bản phải kiểm tra, chịu
trách nhiệm về nội dung, thể thức, tính pháp lý của văn bản, đồng thời phải ký tắt vào
văn bản và các phụ lục kèm theo (nếu có) trước khi trình lãnh đạo Công ty ký văn
bản."2
Quy định về việc người đứng đầu đơn vị soạn thảo ký tắt (hay còn gọi là ký
nháy) vào văn bản diễn ra phổ biến và thường xuyên trong cả đơn vị công lập và tư
nhân. Việc bổ sung quy trình này vào quy định về công tác văn thư của công ty cho
thấy Công ty TNHH Chấn Minh đã thể chế hóa những công việc thực tế diễn ra trong
quá trình hoạt động của công ty vào trong những quy định cụ thể để dễ dàng kiểm soát
tuân thủ. Ngoài ra, việc yêu cầu người đứng đầu đơn vị soạn thảo ký tắt cũng làm tăng
trách nhiệm của đơn vị soạn thảo nói chung và người đứng đầu đơn vị nói riêng trong
quá trình soạn thảo các văn bản của công ty.
1 Giám đốc (2020), Quy chế về công tác văn thư Công ty TNHH Chấn Minh, Điều 11.
2 Giám đốc (2020), Quy chế về công tác văn thư Công ty TNHH Chấn Minh, Điều 12.

21. 10
Thứ ba, về thẩm quyền ký văn bản, công ty đã có những quy định cụ thể và chi
tiết về việc phân cấp ký kết văn bản. Quy chế công ty cũng nêu các trường hợp ký ủy
quyền, ký thừa lệnh, ký thay. Việc quy định chi tiết và cụ thể về thẩm quyền ký giúp
việc ban hành văn bản tại Công ty chuẩn mực và dễ theo dõi hơn. Quy định này được
trình bày như sau:
"Điều 13. Ký văn bản
1. Giám đốc ký tất cả các văn bản của công ty thuộc chức năng điều hành của
Giám đốc.
2. Các Phó Giám đốc ký thay Giám đốc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Ngoài ra, trong từng trường hợp cụ thể, Giám đốc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc
khác ký các văn bản không thuộc lĩnh vực được phụ trách trong trường hợp Phó Giám
đốc phụ trách lĩnh vực đó đi công tác vắng.
3. Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc có thể ủy quyền cho một cán bộ phụ
trách dưới mình một cấp ký thừa ủy quyền. Việc giao thừa ký ủy quyền phải được
Giám đốc ủy quyền trực tiếp bằng văn bản, quy định rõ phạm vi được ký, thời hạn ủy
quyền. Người được ủy quyền không được phép ủy quyền lại cho người khác.
4. Các văn bản ký thừa lệnh, ký thay, ký thừa ủy quyền phải được gửi 01 bản tới
người đã trao các quyền đó.
5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn
bản mình đã ký.
6. Khi ký các văn bản không được dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc các loại mực dễ
phai."3
Thứ tư, về bản sao văn bản. Quy chế về công tác văn thư của Công ty TNHH
cũng nêu các hình thức sao văn bản, gồm sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục cũng
3 Giám đốc Công ty TNHH Chấn Minh (2020), Quy chế về công tác văn thư, Điều 13.

22. 11
như các công việc cần làm khi tiến hành sao văn bản. Người thực hiện công tác văn thư
cần kiểm tra các quy định của công ty trước khi thực hiện công việc.
Có thể đánh giá Công ty TNHH Chấn Minh đã có những quy định về công tác
soạn thảo và ban hành văn bản chi tiết, có nhiều điểm tương đồng với quy định của
pháp luật về văn thư. Đồng thời Công ty cũng có những thay đổi phù hợp với thực tiễn
hoạt động của mình.
2.1.3 Thực tiễn công tác quản lý văn bản tại Công ty TNHH Chấn Minh
Tương tự như 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư, Quy chế về công tác văn
thư của Công ty TNHH Chấn Minh cũng có quy định về quản lý văn bản đi và quản lý
văn bản đến.
Về công tác quản lý văn bản đi, văn bản được quản lý theo trình tự sau: kiểm tra
hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; kiểm tra chữ ký tắt theo quy định của
công ty; quản lý số và ngày tháng của văn bản; kiểm soát số lượng văn bản cần nhân
bản; lưu văn bản. Về cơ bản, dù trình tự khác biệt nhưng việc quản lý văn bản đi tại
Công ty TNHH Chấn Minh được soạn thảo dựa trên những quy định của pháp luật.
Về công tác quản lý văn bản đến, văn bản được quản lý thống nhất theo trình tự
như sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến; giải quyết
văn bản, theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến. Các trình tự này tương tự quy định
của pháp luật. Từ đó công tác quản lý văn bản đi được thực hiện xuyên suốt thành hệ
thống, dễ dàng cho việc tra cứu và giải quyết văn bản.
Các quy định về quản lý văn bản đến và đi tại Công ty TNHH Chấn Minh được
soạn thảo cụ thể và chi tiết dựa trên những quy định của pháp luật về văn thư. Điều này
giúp công tác quản lý văn bản diễn ra xuyên suốt và khoa học.

23. 12
2.2 Nhận xét, đánh giá về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại
Công ty TNHH Chấn Minh
2.2.1 Kết quả đạt được
Để tiến tới kế hoạch mở rộng quy mô công ty, Công ty TNHH Chấn Minh đã
thực hiện nhiều công việc thiết thực và cụ thể, trong đó có thể kể đến chuẩn hóa công
tác văn thư, cụ thể là công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản công ty. Công
tác chuẩn hóa này đã đạt được nhiều kết quả rõ nét, cụ thể như sau:
Thứ nhất, Công ty đã quan tâm đến công tác quản lý văn thư, thể hiện qua việc
ban hành Quy chế về công tác văn thư, áp dụng chung cho toàn công ty. Tuy việc thực
hiện quy định còn có những vướng mắc nhưng có thể thấy Ban lãnh đạo công ty đã có
những đánh giá đúng đắn về tầm quan trọng của văn bản hành chính trong hoạt động
của công ty.
Thứ hai, nội dung quy chế đã bao gồm đầy đủ nội dung liên quan đến văn thư
nói chung và soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản nói riêng. Đồng thời các quy định
ban hành dựa trên nguyên tắc của pháp luật nhằm đảm bảo sự thống nhất trong suốt
quá trình trao đổi thông tin với cơ quan nhà nước.
Thứ ba, thuận tiện trong việc tìm kiếm và giải quyết văn bản. Không thể phủ
nhận tầm quan trọng của việc quản lý văn bản trong quá trình hoạt động, sản xuất kinh
doanh của công ty. Việc quản lý văn bản bài bản làm giảm thiểu thất lạc thư từ, công
văn, từ đó các công việc, đặc biệt công việc liên quan tới cơ quan nhà nước được thực
hiện nhanh chóng và kịp thời.
Thứ tư, giúp Công ty tạo hình ảnh tốt đẹp đối với đối tác và cơ quan nhà nước.
Văn bản của Công ty ban hành được trình bày theo đúng thể thức, nội dung văn bản rõ
ràng, rành mạch sẽ nâng cao hình ảnh của Công ty khi làm việc cùng đối tác và cơ
quan nhà nước.

24. 13
2.2.2 Bất cập, vướng mắc
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, vẫn còn một số những bất cập, vướng mắc
trong quá trình thực hiện công tác văn thư như sau:
Thứ nhất, một số bộ phận, cá nhân chưa thực sự nghiêm túc áp dụng các quy
định của Công ty về công tác văn thư. Trên thực tế vẫn xảy ra tình trạng sai hình thức
yêu cầu, soạn thảo văn bản sai thẩm quyền ký, một số văn bản trình ký ban hành khi
chưa lấy ý kiến của các phòng ban chuyên môn.
Thứ hai, không có biện pháp bảo đảm thực hiện đúng quy định về văn thư. Hiện
tại Công ty chưa có quy định về xử phạt hoặc các biện pháp bảo đảm thực hiện trong
trường hợp xảy ra các lỗi liên quan đến không tuân thủ quy định văn thư. Do đó chưa
có tính bắt buộc cán bộ nhân viên tuân thủ các quy định này.
Thứ ba, việc lưu giữ giấy tờ bản cứng đôi khi chưa đảm bảo hiệu quả nhanh
chóng trong quá trình tìm kiếm. Số lượng văn bản nội bộ được lưu trữ tại Công ty với
số lượng lớn nên quá trình tìm kiếm còn nhiều khó khăn.
Thứ tư, các mẫu văn bản được đưa vào áp dụng đôi khi chưa phù hợp với thực
tiễn. Ví dụ, một số văn bản liên quan đến lao động chưa thực hiện đúng theo quy định
tại Bộ luật Lao động hiện hành và các văn bản hướng dẫn.
2.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo, ban hành và
quản lý văn bản tại Công ty TNHH Chấn Minh
Để việc áp dụng Quy chế về công tác văn thư tại Công ty TNHH Chấn Minh
được diễn ra thông suốt và hiệu quả, một số kiến nghị được đưa ra như sau:
Thứ nhất, Công ty cần ban hành các cơ chế đảm bảo thực hiện, nghiêm túc xử
lý, yêu cầu sửa sai nếu có sai sót, ví dụ như trừ KPI trong trường hợp cán bộ nhân viên
vi phạm từ hai lần liên tiếp trở lên. Các quy định này nhằm nâng cao thái độ cán bộ
nhân viên trong việc thực hiện các quy định của Công ty nói chung và công tác quản lý
văn thư nói riêng.

25. 14
Thứ hai, thường xuyên tổ chức rà soát, kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy
định về soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại công ty.
Thứ ba, hoàn thiện hệ thống văn bản nội bộ phù hợp hơn với yêu cầu thực tiễn.
Công ty có thể tổ chức các buổi họp chuyên đề về công tác soạn thảo, ban hành và
quản lý văn bản với sự tham gia của các cán bộ nhân viên để lắng nghe ý kiến và xem
xét chỉnh sửa quy định theo đề xuất của họ. Ngoài ra, có thể xem xét sửa đổi quy chế
theo hướng không quy định quá chi tiết về nội dung để có thể linh hoạt từng trường
hợp, đồng thời đảm bảo phù hợp với những quy định pháp luật bắt buộc.
Thứ tư, triển khai áp dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo, quản lý
văn bản để việc thực hiện nhanh chóng, hiệu quả và logic. Công ty có thể xem xét triển
khai những phần mềm quản lý nhân sự, trong đó tích hợp đầy đủ và chi tiết các văn bản
liên quan đến lao động, hoặc triển khai sử dụng văn bản điện tử, quản lý văn bản bằng
điện tử để tiết kiệm thời gian lưu trữ và tìm kiếm.
Thứ năm, chủ động đào tạo đội ngũ cán bộ và phổ cập chung về quy định của
công ty. Đây là biện pháp nên làm định kỳ thường xuyên để nâng cao nhận thức cán bộ
nhân viên cũng như đào tạo nhân viên mới về các quy định của Công ty.

26. 15
KẾT LUẬN
Có thể đưa ra nhận xét rằng văn bản là một trong những tiêu chí quan trọng để
đánh giá mức độ chuyên nghiệp của công ty, bởi lẽ chất lượng và nội dung văn bản có
ảnh hưởng không hề nhỏ đến hoạt động quản lý của doanh nghiệp cũng như khi doanh
nghiệp làm việc cùng đối tác và cơ quan nhà nước. Thông qua hệ thống văn bản được
ban hành trong doanh nghiệp, các đối tác có thể đánh giá được chất lượng hoạt động
của công ty đó. Một công ty có hệ thống văn bản chất lượng cao, được quản lý khoa
học sẽ cung cấp đầy đủ thông tin kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công
ty. Ngược lại, nếu hệ thống văn bản yếu kém, quản lý kém khoa học sẽ cho thấy công
ty đang quản trị không tốt cả về mặt tư duy và chiến lược.
Công ty TNHH Chấn Minh mặc dù là một doanh nghiệp tư nhân nhưng Ban
lãnh đạo Công ty đã có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác soạn thảo,
ban hành và quản lý văn bản. Do vậy Công ty đã chủ động ban hành các quy định, quy
chế về công tác văn thư và đã đạt được nhiều kết quả tích cực. Tuy nhiên trong quá
trình áp dụng còn có một số những vướng mắc, khó khăn.
Để công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại Công ty TNHH Chấn
Minh được hoàn thiện hơn nữa, Công ty cần thực hiện các giải pháp đồng bộ và nhất
quán, trong đó chú trọng đến những giải pháp có liên quan đến tăng cường sử dụng
công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn thư. Muốn như vậy, bản thân đội ngũ
cán bộ nhân viên phải tự mình nâng cao kiến thức và nhận thức của mình trong công
tác soạn thảo và quản lý văn bản.
Báo cáo tốt nghiệp đã phần nào khái quát những kiến thức lý luận về công tác
soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Đồng thời trình bày thực tiễn về hoạt động văn
thư tại cơ sở thực tập – Công ty TNHH Chấn Minh. Bài báo cáo đã có những nhận
định, so sánh về thực tế thực hiện công tác văn thư tại một doanh nghiệp tư nhân với
các quy định pháp luật có liên quan. Từ đó đánh giá tính hiệu quả và bất cập tại doanh
nghiệp, đồng thời đưa ra giải pháp cải thiện.

27. 16
Trong quá trình thực hiện báo cáo thực tập tốt nghiệp, do trình độ và kiến thức
chuyên môn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi thiếu sót. Kính mong
nhận được những ý kiến đóng góp, chia sẻ của thầy cô để bài viết được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!

28. 17
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. TÀI LIỆU TIẾNG VIỆT
1. Chính Phủ (2020), Nghị định 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư.
2. Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà
nước, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội.
3. Hồng Dân, Nguyễn Quang Ninh (1996), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục,
Hà Nội.
4. Lê A, Đinh Thanh Huệ (1977), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục, Hà Nội.
5. Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông vận tải,
Hà Nội.
6. Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản,
NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
7. Nguyễn Văn Thâm (1995), Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán
bộ lãnh đạo, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
8. Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB
Đại học Quốc gia, Hà Nội.
9. Phạm Kim Oanh (2021), Văn bản hành chính là gì? Đặc điểm của văn bản hành
chính? Nguồn: https://luathoangphi.vn/van-ban-hanh-chinh-la-gi/, download
ngày 28/3/2022.
10. Giám đốc (2020), Quy chế về Công tác văn thư Công ty TNHH Chấn Minh.