Đề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ

Khoá luận tốt nghiệp Giáo viên hướng dẫn: TS.Nguyến Hà Hữu
L-u ThÞ chung
Líp C§QTVP3 – K3
1
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ..............................................................................................................................5
CHƯƠNG 1 ..................................................................................................................................6
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ .......................................6
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư. ..............................................................6
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư................................................................6
1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. .............................................................6
1.2.1 Vị trí của công tác văn thư. .....................................................................6
1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư.................................................................6
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư.......................................................................7
1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư. .....................................................7
1.5. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư ..............................................8
1.5.1. Quản lý văn bản đi. ...............................................................................8
1.5.2. Quản lý văn bản đến............................................................................10
1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật. ....................................10
1.5.3.1. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ. .....................................................10
1.5.3.2. Tổ chức quản lý văn bản mật..........................................................11
1.5.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. ....................................................11
1.5.4.1. Nguyên tắc đóng dấu......................................................................11
1.5.4.2. Quản lý và sử dụng con dấu............................................................12
1.5.5. Lập hồ sơ lưu trữ.................................................................................13
1.5.5.1. Khái niệm .....................................................................................13
1.5.5.2. Nguyên tắc lập hồ sơ. ....................................................................14
1.5.5.3. Nội dung của công tác lập hồ sơ. .....................................................14
1.5.5.4. Nộp hồ sơ lưu trữ...........................................................................15
1.6. Công tác lưu trữ. ......................................................................................16

¬
SVTH : Lưu Thị Chung Lớp CĐQTVP3 – K3 2
1.6.1. Khái niệm, ý nghĩa ..............................................................................16
1.6.2. Nội dung của công tác lưu trữ. .............................................................17
1.6.3. Tính chất của công tác lưu trữ..............................................................18
1.6.4 Nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ. ..................................................18
1.6.4.1. Phân loại tài liệu lưu trữ.................................................................18
1.6.4.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ. ......................................................21
1.6.4.3. Khái niệm......................................................................................21
1.6.4.4. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu. ...........................................21
1.6.4.5. Các tiêu chuẩn định giá trị tài liệu. .................................................22
1.6.5. Bổ xung tài liệu lưu trữ........................................................................22
1.6.5.1. khái niệm. .....................................................................................22
1.6.5.2. Các nguồn bổ xung tài liệu. ............................................................23
1.6.6.Thống kê lưu trữ. .................................................................................24
1.6.6.1. Khái niệm thống kê tài liệulưu trữ. ................................................24
1.6.6.2. Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ. .........................................24
1.6.6.3. Nội dung công tác lưu trữ thống kê. ................................................25
1.7. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.............................................................................25
1.7.1. Khái niệm, ý nghĩa ..............................................................................25
1.7.2. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu. .................................................................25
1.7.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ . ....................................................................25
1.7.3.1. Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệulưu trữ. ...................................25
1.7.3.2. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ. .................................................26
1.7.3.3. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. ......................................26
CHƯƠNG 2 ................................................................................................................................28
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND -
UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI.....................................................................................28
2. Khái quát chung về UBND huyện Mỹ Đức.....................................................................28

¬
2.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Mỹ Đức.....................28
2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức.......................................29
2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND huyện Mỹ Đức. ...30
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐN-UBND huyện
Mỹ Đức. ......................................................................................................33
2.3.Thực trạng về công tác tổ chức văn thư-lưu trữ trong văn phòng UBND huyện
Mỹ Đức. .........................................................................................................36
2.3.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ...................36
2.3.1.1.Hình thức tổ chức công tác văn thư- Lưu trữ....................................36
2.3.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – lưu trữ. ............................37
2.3.2. Công tác Văn Thư ...............................................................................38
2.3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản...............................................39
2.3.4. Công tác quản lý văn bản đến văn bản đi. .............................................42
2.3.4.1. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi........................................42
2.3.4.2 Công tác quản lý và xử lý văn bản đến. ............................................49
2.3.4.3. Công tác tổ chức quản lý văn bản mật. ............................................53
2.3.4.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu................................................54
2.3.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ. ......................................................54
2.3.5. Công tác lưu trữ. .................................................................................55
2.3.5.1. Quản lý công tác lưu trữ.................................................................55
2.3.5.2. Công tác thu thập, bổ xung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. ....................57
2.3.5.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ ................................................................57
2.3.5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệulưu trữ. ........................................58
2.4.Ưu, nhược điểm của bộ phận văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huỵên Mỹ
Đức. ...............................................................................................................58
2.4.1. Công tác văn thư. ................................................................................58
2.4.2 Công tác lưu trữ...................................................................................61
CHƯƠNG 3.................................................................................................63

¬
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI. ...............63
3.1.Một số nhận xét và đánh giávề công tác văn phòng tại UBND huyện Mỹ Đức.
......................................................................................................................63
3.1.1.Về cơ cấu tổ chức. ................................................................................63
3.1.2.Về chức năng nhiệm vụ.........................................................................63
3.1.3. Về bố trí văn phòng. ............................................................................63
3.1.4. Về tổ chức cán bộ: ...............................................................................64
3.1.5. Về công tác hậu cần. ............................................................................64
3.1.6. Về công tác thông tin. ..........................................................................64
3.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ tại văn phòng
UBND huyện Mỹ Đức......................................................................................65
3.2.1.Đổi mới nhận thức về công tác văn thư- lưư trữ tại UBND huyện phục vụ
yêu cầu cải cách hành chính hiện nay. ...........................................................65
3.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên. .......66
3.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công tác văn
thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức............................................69
3.2.4. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ......................71
3.2.4.1. Hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý văn bản. ..72
3.2.4.2. Đổi mới công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi trong văn phòng
UBND huyện Mỹ Đức................................................................................73
3.2.4.3. Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ và lưu trữ, xử lý hồ sơ bị tích
đống. ........................................................................................................75
3.2.5. Ứng dụng CNTT vào trong công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND
huyện. .........................................................................................................76
3.2.6. Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra công tác văn thư-lưu trữ............78
KẾT LUẬN.................................................................................................................................79
TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………………79

¬
LỜI MỞ ĐẦU
Trong giai đoạn hiện nay đổi mới nâng cao chất lượng quản lý đối với các cơ
quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội...là vô cùng quan trọng bởi
vậy mà hoạt động công tác Văn thư-lưu trữ là rất cần thiết nó đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan.
Công tác văn thư-lưu trữ là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và
một nội dung trong văn phòng nói riêng. Vì thế, mà nó được xem như một bộ phận
hoạt động quản lý Nhà nước và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà
nước. Công tác Văn thư –lưu trữ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác,
những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan đơn vị.
Hiện nay, xã hội của chúng ta đang sống trong thời kỳ bùng nổ thông tin, nền kinh
tế tri thức đóng vai trò chủ đạo, nó đòi hỏi người cán bộ làm công tác Văn thư
không những phải có chuyên môn nghiệp vụ cao mà còn phải có tinh thần trách
nhiệm lớn lao, mới góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, thúc đẩy sự
phát triển của công tác văn thư nói riêng, xã hội nói chung và hơn nữa còn giữ gìn
được tài liệu có giá trị cho quốc gia.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của ngành quản trị văn phòng Trường cao đẳng
công nghệ Thành Đô đã không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo cho sinh viên
những kiến thức cơ bản, đến khi ra trường là những cán bộ văn phòng giỏi về
chuyên môn nghiệp vụ và có phẩm chất đạo đức vững vàng. Vì thế, cuối mỗi khoá
học nhà trường đều tổ chức cho học sinh có một khoảng thời gian đi thực tập thực
tế tại các cơ quan, nhằm vận dụng những kiến thức đã được học trong trường vào
thực tế, nâng cao trình độ chuyên môn, để sau này học sinh có kiến thức vững vàng
và đủ tự tin khi ra trường làm việc thực tế tại các cơ quan.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ nhân viên văn phòng HĐND
và UBND huyện Mỹ Đức và đặc biệt là thầy giáo: Tiến Sỹ Nguyễn Hà Hữu đã giúp
đỡ, chỉ bảo tận tình trong quá trình thực tập giúp em hoàn thành tốt bài khoá luận
này.

¬
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1.1. Lý luận chung về công tác văn thư.
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ quan nhà
nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,các đơn vị vũ trang nhân dân.
giúp hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.
1.2.1 Vị trí của công tác văn thư.
Công tác văn thư được xác định là một bộ phận của bộ máy quản lý nói
chung và hoạt động của từng cơ quan nói riêng. Trong Văn phòng công tác văn thư
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội
dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động
của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước của mỗi
cơ quan có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý.
1.2.2. Ý nghĩa của công tác văn thư.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng được thể hiện ở một số điểm chủ yếu
sau:
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông
tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vị nói
riêng.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ
gìn bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ
vô dụng và việc lợi dụng văn bản để làm những việc trái pháp luật.

¬
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách nhiệm khác trong cơ quan.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt
công tác lưu trữ.
1.3. Yêu cầu của công tác văn thư.
- Đảm bảo độ chính xác cao.
+ Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý
+ Dẫn chứng hoặc trích yếu ở văn bản phải hoàn toàn chính xác
+ Số liệu phải đầy đủ rõ ràng.
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố thể thức do nhà nước quy
định.
+ Mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn của nhà nước ban hành.
+ Ngoài ra, tính chính xác còn phải được quán triệt một cách đầy đủ trong
các khâu nghiệp vụ trong đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản được
thể hiện trong việc thực hiện đúng các quy định của Nhà nước.
- Mức độ mật:
+ Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan mang nhiều nội dung
có liên quan đến những vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà
nước. Vì vậy trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và giải quyết văn bản phải
đảm bảo giữ gìn bí mật.
1.4 Nội dung, nhiệm vụ của công tác văn thư.
* Công tác văn thư bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.
- Thảo đề cương văn bản.
- Duyệt văn bản và trình duyệt văn bản.
- Đánh máy, in sao văn bản.
- Ký, đóng dấu và ban hành văn bản.

¬
- Quản lý và giải quyết văn bản.
- Đăng ký và giải quyết văn bản đến.
- Đăng ký và giải quyết văn bản đi.
- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
* Nhiệm vụ của công tác văn thư.
- Nhận và bóc bì văn bản đến.
- Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký.
- Phân loại và trình lãnh đạo xử lý theo yêu cầu nội dung văn bản.
- Chuyển giao và theo dõi việc giải quết văn bản đến của các phòng ban chức
năng.
- Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu.
- Gửi văn bản đi.
- Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan.
1.5. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư
1.5.1. Quản lý văn bản đi.
Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức gửi đi. Là tất cả các loại văn
bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên
ngành ( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật ) do cơ
quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Trình tự các bước giải quyết văn bản đi.
- Soạn thảo văn bản.
Đây là khâu đầu tiên trong quy trình xử lý văn bản đi. Nó được hiện hành ở
các bộ phận chuyên môn hay người có trách nhiệm biên tập. Người soạn thảo cần
phải biết và nắm vững những yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức Nhà nước
quy định.

¬
- Thông qua văn bản.
Thủ tục thông quan văn bản là một trong những yếu tố quan trọng trong quy
trình soạn thảo văn bản. Đối với những văn bản không quan trọng thì thủ trưởng có
thể ủy quyền cho cấp dưới ký. Việc quy định quy trình thông qua văn bản một cách
khoa học không chỉ thúc đẩy việc nâng cao tính trách nhiệm của người thực hiện
mà còn giảm bớt thời gian hoàn thành văn bản, đảm bảo tính kịp thời, xác định
trách nhiệm cụ thể của các cá nhân vào từng giai đoạn của văn bản.
- Tổ chức văn bản đi.
Để văn bản đi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung cũng như hình thức
văn bản thì cần phải đáp ứng đủ yêu cầu sau.
- Kiểm tra thể thức văn bản đi bao gồm:
+ kiểm tra số, ký hiệu, tác giả, ngày tháng, nơi nhận, chữ ký, đóng dấu văn
bản đi.
+ Đăng ký văn bản đi: việc đăng ký nhằm quản lý toàn bộ văn bản đi của cơ
quan gửi đến cơ quan khác
+ Chuyển văn bản đi: Sau khi đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi thỡ tiến
hành chuyển văn bản đi. Văn bản có thể được tiến hành chuyển qua bưu điện hoặc
chuyển trực tiếp, nhưng phải vào sổ chuyển văn bản và người ký nhận vào sổ( nếu
chuyển trực tiếp ), nhân viên bưu điện đóng dấu bưu điện ( nếu chuyển qua bưu
điện )
- Sắp xếp và quản lý văn bản lưu:
Trong quá trình hoạt động, các cơ quan ban hành văn bản phải được lưu lại ít
nhất 02 bản chính (01 bản lưu ở văn thư cơ quan, 01 bản lưu trực tiếp ở cơ quan
soạn ra văn bản ). Nhân viên văn thư có trách nhiệm sắp xếp các văn bản lưu văn
bản tại bộ phận văn thư một cách khoa học, để tra tìm khi cần thiết. Việc sắp xếp
văn bản lưu phải theo thứ tự thời gian hoặc theo từng loại.

¬
1.5.2. Quản lý văn bản đến.
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn
bản mật ) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.
* Nguyên tắc nhận văn bản đến.
- Tất cả các văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập trung vào văn thư
để làm thủ tục đăng ký, vào sổ hoặc máy tính để quản lý thống nhất.
- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng chính xác và giữ bí mật.
- Văn bản đến phải chuyển tới lãnh đạo văn phòng hoặc trưởng phòng hành
chính để trình thủ trưởng cơ quan, sau đó phân phối cho cơ quan hoặc cá nhân có
trách nhiệm giải quyết.
* Quy trình xử lý văn bản đến gồm các bước sau:
- Nhận hồ sơ và phân loại văn bản.
- Bóc bì văn bản.
- Đăng ký văn bản đến.
- Phân phối và chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi giải quyết văn bản đến.
1.5.3 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật.
1.5.3.1. Tổ chức quản lý văn bản nội bộ.
Các văn bản, tài liệu cơ quan, tổ chức ban hành trong nội bộ cơ quan gọi
chung là văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ cơ quan bao gồm: Quyết định, chỉ thị,
thông báo, công văn giấy tờ công tác……
Để quản lý tốt các văn bản nội bộ, văn thư cơ quan phải làm sổ đăng ký riêng
từng loại, nhưng nhìn chung gồm các nội dung sau: Số, ký hiệu, ngày ký người ký,
nội dung tóm tắt, người nhận, nơi nhận.

¬
1.5.3.2. Tổ chức quản lý văn bản mật.
Văn bản mật là văn bản chứa đựng cỏc nội dung bí mật của Đảng, Nhà nước
việc quản lý văn bản mật phải tuân thủ các quy định của Nhà nước.
- Pháp lệnh bảo vệ bí mật của Nhà nước, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông
qua ngày 27 tháng 12 năm 2000.
- Nghị định số 33/20002/NĐ-CP ngày 28 tháng 12 năm 2002 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
1.5.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và
khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các
chức danh Nhà nước.
Trong các cơ quan thường có hai loại con dấu là:
Dấu cơ quan(có quốc huy hoặc không có quốc huy)
Dấu văn phòng
Ngoài hai loại dấu nói trên thì cơ quan còn có thể sử dụng các loại dấu như:
dấu cỉ mức độ mật, độ khẩn, dấu đến, dấu họ và tên của người có thẩm quyền trong
cơ quan.
Việc tổ chức và sử dụng con dấu được quy định tại Nghị Định 58/2001/NĐ-
CP của chính phủ ban hành ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con
dấu, và các thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Bộ nội vụ,
Bộ công an, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về
công tác văn thư.
1.5.4.1. Nguyên tắc đóng dấu.
* Việc đóng dấu vào văn bản phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau.
- Phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản trước khi đóng dấu, chỉ
đóng dấu những văn bản đúng thể thức, có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Cán bộ văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản, không được để người

¬
khác làm thay.
- Dấu phải đóng rõ ràng ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy
định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành
được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
- Việc đóng dấu phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết
định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc
tên của phụ lục.
- Dấu mờ thì phải đóng lại không đóng trùm lên dấu cũ.
1.5.4.2. Quản lý và sử dụng con dấu.
- Con dấu trong cơ quan tổ chức phải do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn
phòng giao cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về công tác văn thư
giữ và dấu đóng tại cơ quan, tổ chức. Người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật về việc giữ và đóng dấu vì vậy mà không được cho người khác mượn cần
thực hiện các quy định sau:
+ Không giao dấu cho người khác khi chưa được sự cho phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền.
+ Không đem dấu về nhà hoặc đi công tác.
+ Mỗi cơ quan đơn vị sử dụng thống nhất một con dấu.
+ Dấu phải được bảo quản cẩn thận, khi mất phải báo ngay cho cơ quan quản
lý dấu theo quy định.
+ Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan tổ chức.
+ Chỉ được đóng dấu những văn bản, giấy tờ sau khi đó có chữ ký của người
có thẩm quyền.
+ Không được đóng dấu khống chỉ.

¬
+ Mực dấu thống nhất màu đỏ theo quy định.
+ Con dấu đang sử dụng bị mũn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay
đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại và nộp con dấu cũ.
+ Không dùng vật cứng, nhọn để lấy bụi trên con dấu, dấu không bị bẩn
+Sử dụng con dấu xong phải treo dấu lên giá và dấu phải được bảo quản
trong hòm, tủ được khoá cẩn thận.
1.5.5. Lập hồ sơ lưu trữ.
1.5.5.1. Khái niệm
Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ các văn bản tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể
loại hoặc tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi
chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc một cá nhân.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành các hồ sơ
trong khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định. Các
loại hồ sơ được phân loại dựa vào đặc điểm và sự hình thành văn bản:
Hồ sơ công việc: Là toàn bộ các văn bản có nội dung liên quan với nhau về
việc giải quyết một vấn đề, một công việc.
Hồ sơ nguyên tắc: Là tập bản sao các văn bản pháp quy về một mặt công tác
nghiệp vụ nhất định dùng để làm căn cứ tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày.
Có thể là tập hợp bản sao văn bản của nhiều năm, không thuộc diện nộp lưu của cơ
quan.
Hồ sơ trình duyệt, ký: Thường bao gồm hai phần.
Phần một gồm những văn bản nguyên tắc, làm cơ sở cho việc dự thảo văn
bản trình duyệt, văn bản yêu cầu đề nghị giải quyết, văn bản ghi kết quả điều tra,
nghiên cứu sự việc đó
Phần hai gồm văn bản dự thảo trình thủ trưởng duyệt ký và phê chuẩn.
* Tác dụng của công tác lập hồ sơ.

¬
- Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp
thời, hiệu quả.
- Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước cơ quan đơn
vị.
- Giúp cơ quan quản lý được toàn bộ công việc, quản lý chặt chẽ các tài liệu.
- Lưu giữ và sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống,
tránh tình trạng sảy ra mất mát hoặc thất lạc tài liệu.
1.5.5.2. Nguyên tắc lập hồ sơ.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư và là khâu bản
lề của công tác lưu trữ. Vì vậy khâu này phải được thực hiện một cách nghiêm túc
có hệ thống và phải tuân theo các nguyên tắc sau.
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc
của cơ quan tổ chức.
- Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công
việc
- Những văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thể
thức.
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá bảo quản tương đối
đồng đều.
- Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ rõ ràng.
- Hồ sơ lập ra phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
1.5.5.3. Nội dung của công tác lập hồ sơ.
- Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là một bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan
phải lập trong năm, có kèm theo chỉ dẫn về thời gian và được duyệt theo một chế
độ nhất đinh. Mục đích là nhằm hướng dẫn các cán bộ trong cơ quan đơn vị lập hồ

¬
sơ đầy đủ, thuận tiện, giúp cho việc quản lý lập hồ sơ được thống nhất chặt chẽ.
Có hai loại danh mục hồ sơ là: Hồ sơ tổng hợp và hồ sơ theo đơn vị, tổ chức.
Công tác lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo các bước:
Xác định loại danh mục hồ sơ.
Xây dựng đề cương phân loại.
Dự kiến tiêu đề hồ sơ.
Quy định ký hiệu hồ sơ.
Người lập hồ sơ.
Thời hạn bảo quản hồ sơ.
- Mở hồ sơ
Đầu năm cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần
lập vào các bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ.
+ Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.
+ Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp văn bản, và tài liệu trong hồ sơ hay
đơn vị bảo quản.
+ Viết hồ sơ.
+ Ghi mục lục văn bản.
+ Viết chứng từ kết thúc.
+ Viết bìa hồ sơ.
1.5.5.4. Nộp hồ sơ lưu trữ.
Hồ sơ tài liệu hìn thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý
của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ
theo nguyên tắc tập trung thống nhất.
Tất cả các hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình giảI quyết công
việc đều phải nộp. Còn tài liệu tham khảo, hồ sơ nguyên tắc và những hồ sơ liên
quan đến công việc của năm tới thì không phải nộp cho lưu trữ cơ quan.
Cán bộ lưu trữ cần phối hợp với cán bộ văn thư cơ quan lập danh sách những

¬
hồ sơ cần nộp để không bỏ sót những hồ sơ có giá trị.
Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc, được để lại phòng, tổ công tác một
năm để theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới được
nộp vào lưu trữ cơ quan. Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu, phải lập biên bản giao nộp tài
liệu kèm theo các bản danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và danh sách còn giữ lại để
nghiên cứu.
1.6. Công tác lưu trữ.
1.6.1. Khái niệm, ý nghĩa
Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản, tất cả
văn bản đến đã qua xử lý, bảo lưu của văn bản đi và hồ sơ tài liệu liên quan đều
phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan nhà nước, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị – xã hội và các cá nhân có ý
nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, văn hoá…được đưa vào trong các kho lưu trữ để
sử dụng vào các mục đích phục vụ xã hội, con người.
Ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá
trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của một
quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất,
chân thực nhất để nghiên cứu.
Tài liệu lưu trữ phản ánh tình hình phát triển kinh tế chung, tình hình phát
triển của từng ngành….Nguồn tài liệu này đã cung cấp những thông tin quá khứ
rất có giá trị phục vụ cho việc xây dựng quy hoạch,kế hoạch phát triển kinh tế phát
triển hoàn chỉnh, xác thực và đảm bảo cơ sở khoa học.
Bên cạnh đó tài liệu lưu trữ còn phản ánh thành quả lao động sáng tạo về vật
chất và tinh thần, nhận thức về xã hội và tự nhiên của một dân tộc qua các thời kỳ
lịch sử. Nó là di sản văn hoá đặc biệt của dân tộc, có vai trò và ý nghĩa quan trọng

¬
trong công cuộc bảo vệ và phát triển văn hoá Việt Nam.
Tài liệu lưu trữ cũng phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã
hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển
khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu
trước đây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại.
Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ đắc lực cho việc
thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá xã hội…
ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các
công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung.
Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các
cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực
tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia.
Chức năng của công tác lưu trữ có các chức năng sau:
- Tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức, sử dụng có hiệu quả phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội.
Hai chức năng trên có liên quan chặt chẽ với nhau, thực hiện tốt chức nămg
thứ nhất sẽ tạo tiền đề vật chất chủ yếu để thực hiện chức năng thứ hai.
1.6.2. Nội dung của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Công tác lưu trữ bao gồm những khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học và sử
dụng tài liệu lưu trữ đó là: Phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu bổ xung
vào các kho lưu trữ, thống kê kiểm tra tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa
học, bảo quản tài kiệu, giới thiệu và công bố tài liệu lưu trữ.
- Xây dựng hệ thống lý lưu trữ khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vào
thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ. Do đó công tác nghiên cứu
khoa học về nghiệp vụ lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng của công tác
lưu trữ.

¬
- Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương đến địa phương, có sự
chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp vụ lưu trữ.
1.6.3. Tính chất của công tác lưu trữ.
- Tính cơ mật: Đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những
nguyên tắc, chế độ thủ tục chặt chẽ, đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức chấp
hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo vệ tài sản lưu trữ.
- Tính khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin lớn, có
giá trị đối với đời sống chính trị xã hội của đất nước. Để đảm bảo an toàn và tổ
chức sử dụng có hiệu quả lượng thông tin ấy, cần có các khâu nghiệp vụ như: phân
loại,xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu..đều phải được tiến hành theo
những phương pháp khoa học, có tính hệ thống và nhiều biện pháp cụ thể.
- Tính chất nghiệp vụ: công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội
của từng ngành cụ thể. Nó phục vụ trực tiếp cho quá trình hoạt động của ngành đó
1.6.4 Nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ.
1.6.4.1. Phân loại tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào
những đặc trưng chung nhằm tổ chức khoa học và sử dụng một cách có hiệu quả tài
liệu.
Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài
liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong các kho lưu trữ và các phông lưu
trữ phản ánh đúng các hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp
ứng được yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và
an toàn.
Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ.khâu
phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: xác định giá trị,bổ
sung, thống kê tài liệu…Trên cơ sở tài liệu sẽ được tiến hành thuận lợi.
Phân loại tài liệu được tiến hành qua các giai đoạn sau.

¬
* Giai đoạn 1: Phân loại tài liệu lưu trữ quốc gia.
Phông lưu trữ quốc gia là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nhà nước cộng hoà xã
hội chủ nghĩa việt nam, không phụ thuộc vào thời hạn địa diểm ra đời, nơi bảo
quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra chúng.
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia thành các nhóm, trên cơ sở đó tổ
chức mạng lưới các kho lưu trữ của Nhà nước.
Cấc đặc trưng chủ yếu để xác định mạng lưới các kho lưu trữ Nhà nước.
+ Tính lịch sử.
+ Ý nghĩa của tài liệu.
+ Theo lãnh thổ hành chính.
+ Theo ngành hoạt động.
+ Kỹ thuật và phương pháp tài liệu.
* Giai đoạn 2: Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ.
Phân loại tài liệu trong kho lưu trữ là: quá trình nghiên cứu để phân chia tài
liệu theo các phông lưu trữ.
Việc phân chia tài liệu trong kho lưu trữ thành các phông lưu trữ có ý nghĩa
rất cơ bản trong qua trình tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ quốc gia nói
chung và tài liệu ở kho lưu trữ nói riêng. Nó đảm bảo cho tài liệu được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đó sản sinh ra tài liệu,
tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu.
Các phông lưu trữ trong các kho lưu trữ bao gồm:
+ Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động của rmột cơ quan có ý nghĩa chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử…đãđược lựa
chọn và đưa vào kho lưu trữ.
+ Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ là toàn bộ tài liệu hình thành
trong quá trình sinh sống và hoạt động của một cá nhân, gia đình, hoặc một dòng
họ được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Những tài liệu đó được

¬
lựa chọn trong toàn bộ số tài liệu có ý nghĩa quan trọng trên các lĩnh vực chính trị,
kinh tế, văn hoá, khoa học…
+ Sưu tập tài liệu lưu trữ là một nhóm tài liệu riêng biệt có ý nghĩa chính trị,
khoa học, lịch sử…hình thành trong quá trình hoạt động của nhiều cơ quan hoặc cá
nhân, được kết hợp với nhau theo những đặc trưng nhất định.
* Giai đoạn 3: phân loại tài liệu theo các phông lưu trữ.
- Căn cứ vào những đặc trưng chủ yếu của tài liệu trong từng phông để phân
chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự và bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất
nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó.
- Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan gồm các bước sau.
+ Bước 1: Chọn phương án phân loại.
Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bản dự kiến phân nhóm và trật
tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông.
Khi phân loại tài liệu phông lưu trữ có thể lựa chọn các phương án như;
Phương án cơ cấu-tổ chức
Phương án thời gian-cơ cấu tổ chức
Phương án ngành hoạt động-thời gian
Phương án thời gian-ngành hoạt động
Để lựa chọn được phương án hợp lý cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cơ
cấu tổ chức, thành phần và nội dung tài liệu của cơ quan hình thành phông.
+ Bước 2: Xây dựng phương án phân loại.
Nên xây dựng một phương án phân loại cụ thể đối với phông lưu trữ. Trong
quá trình phân loại, sự phân chia các nhóm chi tiết tới mức nào còn phụ thuộc vào
nội dung và khối lượng tài liệu của phông. Có thể không nhất thiết phải dựa vào
một đặc trưng giống nhau.
+ Bước 3: Sắp xếp các nhóm và các đơn vị bảo quản trong nhóm.
Phương án phân loại phải đảm bảo tính khoa học cao. Việc sắp xếp các nhóm

¬
tài liệu cần dựa trên các nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ
trên xuống dưới theo tầm quan trọng và thời gian.
- Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ cá nhân
Khi phân loại cũng cần lựa chọn, xây dựng phương án phân loại, sắp xếp các
nhóm. Nhưng do tính đa dạng của phông tài liệu này nên dựa vào nhiều đặc trưng
khác nhau như: Thời kỳ lịch sử, tác giả tài liệu…
- Phân loại các sưu tập tài liệu lưu trữ
Việc phân loại thường dựa vào đặc trưng vấn đề kết hợp và thời gian, nó là
căn cứ để hệ thống hoá tài liệu trong sưu tập, là cơ sở để bổ sung, thu thập những
tài liệu có liên quan để hoàn chỉnh.
1.6.4.2. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.
1.6.4.3. Khái niệm.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc để quy định thời hạn cần bảo quản cho
từng loại tài liệu, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để
đưa vào bảo quản trong các phông, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về mặt
chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…
Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã hết ý nghĩa
trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn những tài liệu có giá
trị, giảm bớt được chi phí bảo quản tài liệu, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
1.6.4.4. Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu.
* Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, cần đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc chính trị: Là những tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt
động của các cơ quan luôn phản ánh quyền lợi của một giai cấp nhất định. Trong
quá trình xem xét ý nghĩa của tài liệu để bảo quản hoặc loại ra và hủy bỏ, mỗi giai
cấp đều xuất phát từ quyền lợi của chính mình mà định ra giá trị tài liệu.

¬
- Nguyên tắc lịch sử: các tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với các thời kỳ lịch sử.
Giá trị của mỗi loại tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với điều kiện lịch sử từng thời kỳ.
Chính vì vậy mà khi xem xét ý nghĩa của các tài liệu cụ thể cần có quan điểm lịch
sử, thời điểm hình thành, chức năng, ý nghĩa của những tài liệu này trong hoạt động
của bộ máy Nhà nước nói riêng và xã hội nói chung.
- Nguyên tắc tổng hợp: Tài liệu lưu trữ phản ánh xã hội về nhiều khía cạnh
của xã hội, lên nó có tác dụng trong các mặt của đời sống xã hội. Vì vậy khi xác
định giá trị của tài liệu lưu trữ phải có quan điểm tổng hợp và toàn diện.
Khi xác định giá trị bất cứ một phông, hồ sơ cần dựa vào cả hình thức và nội
dung, đặc điểm ngôn ngữ…giá trị của tài liệu cần dựa vào nhu cầu cần thiết của tất
cả các lĩnh vực: chính trị, kinh tế, văn hoá, giáo dục và các lĩnh vực khác của đời
sống xã hội.
1.6.4.5. Các tiêu chuẩn định giá trị tài liệu.
Việc xác định giá trị tài liệu dựa vào các tiêu chuẩn sau.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu.
- Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu.
- Tiêu chuẩn ý nghĩa đơn vị hình thành phông lưu trữ.
- Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu.
- Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành.
- Tiêu chuẩn mức độ hình thành và khối lượng của phông trữ.
- Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu.
- Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu.
- Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu
1.6.5. Bổ xung tài liệu lưu trữ.
1.6.5.1. khái niệm.
Bổ xung tài liệu là công tác sưu tầm, thu thập thêm làm phong phú và hoàn
chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ Nhà nước ở địa

¬
phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất.
1.6.5.2. Các nguồn bổ xung tài liệu.
Đối với phông lưu trữ quốc gia, các nguồn bổ xung tài liệu rất đa dạng,
phong phú nhưng quan trọng hơn là những nguồn tài liệu sau.
- Nguồn tài liệu hình thành trong qúa trình hoạt động của các cơ quan Nhà
nước, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị vũ trang, tổ chức hoạt động kinh tế.
- Nguồn tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại chưa thu thập
hết. Nguồn tài liệu này gồm hai nhóm là: Tài liệu do các cơ quan thuộc nhà nước
phong kiến và thực dân tạo lên trong quá trình hoạt động của thời kỳ trước cách
mạng tháng 8 năm 1945, và các tài liệu khác.
- Nguồn tài liệu đang được bảo quản tại viện bảo tàng, thư viện, nhà xuất bản
và một số cơ quan khác.
- Nguồn tài liệu đang được bảo quản tại các viện lưu trữ nước ngoài.
Đối với phông lưu trữ cơ quan nguồn bổ xung tài liệu chủ yếu cần thường
xuyên được bổ xung là những tài liệu đã giải quyết xong ở khâu văn thư hiện hành,
đã lập hồ sơ và lựa chọn nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định của nhà nước.
Để tổ chức tốt công tác bổ xung tài liệu cần chư ý tới các điểm :
Các cơ quan quản lý công tác lưu trữ phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện
các kế hoạch đó.
Trong quá trình thực hiện bổ xung tài liệu các tài liệu nhập vào kho lưu trữ
phải kèm theo mục lục thống kê, dựa trên cơ sở đó thì cán bộ nghiệp vụ tiến hành
kiểm tra số lượng tài liệu có trên thực tế.
Thường xuyên tuyên truyền, vận động công tác này đến cán bộ công chức
của cơ quan giao nộp những tài liệu có giá trị theo đúng quy định của rnhà nước.

¬
1.6.6.Thống kê lưu trữ.
1.6.6.1. Khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ.
- Thống kê tài liệu lưu trữ là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn
nghiệp vụ để nắm bắt được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội
dungtình hình tài liệu, cán bộ và hệ thống bảo quản trong công tác lưu trữ.
- Thống kê tài liệu lưu trữ giữ một vị trí rất quan trọng trong quản lý tài liệu
lưu trữ của cơ quan đơn vị.
- Những số liệu thống kê là cơ sở thực tế để các phông, các kho lưu trữ xây
dựng kế hoạch bổ xung thu nhập, chỉnh lý, xác định gía trị và tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ.
1.6.6.2. Các nguyên tắc thống kê tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ ở nước ta được thực hiện theo nguyên tắc tập trung- thống
nhất được thể hiện trên hai mặt:
Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong mạng
lưới các phòng, kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương dưới sự quản lý thống
nhất của cục lưu trữ Nhà nước.
Cục lưu trữ Nhà nước tập trung chỉ đạo và quản lý thống nhất về tổ chức cơ
quan lưu trữ, pháp chế lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ.
Hiện nay ở nước ta do nhiều nguyên nhân khác nhau nên có một số bộ phận
tài liệu lưu trữ quốc gia đang bị phân tán ở một số đơn vị nghiên cứu, bảo tàng, thư
viện…Ngoài ra hệ thống các kho lưu trữ được tổ chức hoàn chỉnh, các văn bản của
Nhà nước về hoạt động lưu trữ còn chưa xác lập được hành lang pháp lý vững chắc
làm cơ sở pháp lý có hiệu quả công tác lưu trữ.
* Trong qúa trình thống kê tài liệu lưu trữ cần phải tuân thủ các nguyên tắc:
- Đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng cú hiệu quả tài
liệu đó.
- Đảm bảo thống kê toàn diện, kịp thời,chính xác và triệt để.

¬
- Đảm bảo thực hiện quan điểm tập trung thống nhất quản lý tài liệu lưu trữ
quốc gia.
1.6.6.3. Nội dung công tác lưu trữ thống kê.
Nội dung công tác thống kê bao gồm thống kê tài liệu lưu trữ cơ quan và
thống kê tài liệu lưu trữ trên phạm vi cả nước.
1.7. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
1.7.1. Khái niệm, ý nghĩa
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ
của công tác lưu trữ như phân loại, bổ xung, xác định giá trị tài liệu…để tổ chức
khoa học các phông lưu trữ, nhằm đảm bảo an toàn và sử dụng có hiệu quả nhất.
* Ý nghĩa
Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ
công tác lưu trữ và xây dựng các công cụ tra cứu nhằm khai thác triệt để, toàn diện
tài liệu ở các phông, các kho lưu trữ.
1.7.2. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu.
Bao gồm các nghiệp vụ sau:
- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành
phông và lịch sử phông.
- Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ
- Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo
phương án đã chọn.
1.7.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ .
1.7.3.1. Khái niệm, ý nghĩa bảo quản tài liệu lưu trữ.
* Khái niệm
Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm
đảm bảo giữ gìn trạng thái nguyên vẹn, lâu bền và an toàn tài liệu lưu trữ

¬
* Ý nghĩa:
Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc có giá trị đặc biệt đối với việc xây
dựng đất nước. Bảo quản tài liệu lưu trữ là công việc có ý nghĩa rất quan trọng. Đây
cũng là một công việc khó khăn đặc biệt trong việc điều kiện lịch sử địa lý khí hậu
của nước ta.
1.7.3.2. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng
hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật.công tác này được quy định
cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia.
Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên
như: Nhiệt độ, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố chủ quan của con
người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người
sử dụng tài liệu lưu trữ.
Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt, côn
trùng… Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần
trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt ở
nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ. Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi làm
việc của cơ quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy, chữa cháy cho kho lưu trữ.
1.7.3.3. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã
hội những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên
truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của
công dân.
- Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu
quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích sau:
+ Mục đích chính trị: thực hiện nhiệm vụ chính trị, đường lối chính sách của
Đảng và Nhà nước phục vụ đấu tranh chính trị và ngoại giao, bảo vệ chủ quyền đất

¬
nước phát triển quan hệ hợp tác về kinh tế – văn hoá với các nước. Phục vụ đấu
tranh chống luận điệu xuyên tạc chính sách đối nội, đối ngoại của nhà nước do bọn
phản động và đế quốc tiến hành.
- Mục đích kinh tế: Tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu cải cách cơ
chế quản lý kinh tế, vấn đề dự báo và kế hoạch phát triển kinh tế của đất nước.
- Mục đích khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng nghiên cứu giải quyết
các vấn đề khoa học, phục vụ thiết thực cho các mục tiêu kinh tế của Đảng và Nhà
nước ta đề ra trong từng giai đoạn.
- Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
+ Thông báo tài liệu lưu trữ: việc thông báo này giúp cho các cơ quan, đơn vị
được thông báo tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả.
+ Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ như: xây dựng và tổ chức tốt hệ thống
các công cụ tra cứu khoa học, hướng dẫn cán bộ nghiên cứu về cách sử dụng công
cụ tra tìm tài liệu...
+ Triển lãm tài liệu lưu trữ như: triển lãm về những vấn đề cấp thiết của đời
sống chính trị- xã hội của đất nước, các chuyên đề nhân các ngày lễ lớn...
+ Viết bài đăng báo, phát thanh và truyền hình hay công bố tài liệu lưu

¬
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG
HĐND - UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI.
2. Khái quát chung về UBND huyện Mỹ Đức.
2.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Mỹ Đức.
Mỹ Đức là một huyện thuộc thành phố Hà Nội, có nhiều truyền thống đấu
tranh cách mạng và có nền kinh tế đã và đang trên đà phát triển. Trung tâm huyện
cách Thị xã Hà Đông 37 km về phía Tây Nam. Toàn huyện có 22 xã và thị trấn.
Diện tích đất tự nhiên là 23.004 ha, dân số 182.223 người. Trong đó, phần lớn là
dân tộc Kinh, một số ít là đồng bào Mường.
Huyện Mỹ Đức có nhiều tiềm năng phát triển kinh tế như vị trí địa lý của
huyện rất thuận lợi. Phía Đông tiếp giáp với huyện Ứng Hoà, có dòng sông Đáy
chảy qua; phía Tây Nam là những ngọn núi trong đó có nhiều hang động, thung,
quèn của dãy Hoàng Sơn; phía Nam giáp huyện Kim Bảng- tỉnh Hà Nam và phía
Bắc giáp huyện Kim Bôi- tỉnh Hoà Bình.
Mỹ Đức là một huyện có truyền thống cách mạng kiên cường, có nền kinh tế
nông nghiệp lâu đời đã và đang được ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật làm
cho nó ngày càng phát triển, với nhiều ngành nghề truyền thống như: Trồng dâu,
nuôi tằm, hàng thủ công mỹ nghệ… có nhiều danh lam thắng cảnh nổi tiếng như:
Lễ hội Chùa Hương, Khu du lịch hồ Quan Sơn…
Với các yếu tố trên, làm cho Mỹ Đức có nền kinh tế khá phát triển và mang
nhiều nét đẹp về truyền thống cũng như du lịch.
Trong năm 2008 huyện Mỹ Đức đã đạt được những kết quả kinh tế cao như:
Tổng giá trị sản xuất đạt 1.327,7 tỷ đồng, đạt 103% kế hoạch, tăng 15,3% so với
năm 2007;tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 10%.Bình quân đạt 6,6 triệu

¬
đồng/người/năm( xem báo cáo số 61/BC-UBND ở phụ lục ).
2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Mỹ Đức.
. UBND huyện Mỹ Đức nhiệm kỳ 2005-2009 gồm 9 người, trong đó có: 01 chủ
tịch UBND, 03 phó chủ tịch UBND và 05 Uỷ viên. Phân công trách nhiệm cụ thể
như sau.
01 Chủ tịch UBND huyện: chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của UBND
huyện theo luật tổ chức HĐND và UBND(1994). Ngoài ra Chủ tịch UBND còn
trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực cụ thể như: công tác xây dựng cơ bản và phụ
trách công tác thi đua khen thưởng.
01 Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối kinh tế (gồm các quy hoạch,
kế hoạch, đất đai, tài chính)
01 Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn hoá –Du lịch.
01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách khối nông nghiệp.
01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác an ninh, chính trị, trật tự an toàn
xã hội và công tác pháp chế.
01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác quân sự địa phương.
01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác tổ chức lao động và thương
binh xã hội.
01 Ủy viên UBND huyện phụ trách công tác Văn phòng HĐDN – UBND
huyện.
01 Uỷ viên phụ trách công tác tài nguyên môi trường.
Ngoài nhiệm vụ chính theo sự phân công, do tính chất, yêu cầu công việc và
sự chỉ đạo điều hành của UBND, UBND huyện phân công công tác cho các đồng
chí thành viên UBND tham gia vào một số Ban chỉ đạo của huyện như: Phó chủ
tịch UBND huyện phụ trách khối kinh tế làm trưởng ban chỉ đạo cấp giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, đồng chí Phó chủ tịch phụ trách công tác Văn hoá-xã hội
làm trưởng Ban xoá đói giảm nghèo, Ban an toàn giao thông, Ban xây dựng làng

¬
văn hóa, Ban chỉ đạo vệ sinh an toàn thực phẩm ……
UBND huyện Mỹ Đức chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND
huyện Mỹ Đức và trước UBND thành phố Hà Nội. Mỗi thành viên UBND chịu
trách nhiệm cá nhân về công tác của mình trước HĐND, UBND và cùng các thành
viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động UBND trước HĐND.
UBND huyện Mỹ Đức có 9 người: trong đó có: Chủ tịch phụ trách chung,
hai phó Chủ tịch và các Ủy viên khác. Bộ máy giúp việc cho UBND huyện gồm có
Văn phòng UBND, các Phòng, Ban chuyên môn thuộc UBND huyện.
+ UBND do HĐND cùng cấp bầu ra, gồm có Chủ tịch, Phó chủ tịch và Ủy
viên. Chủ tịch là đại biểu HĐND, các thành viên khác của UBND không nhất thiết
phải là thành viên HĐND.
+ Cơ quan giúp việc cho UBND huyện Mỹ Đức gồm có 12 phòng ban
chuyên môn như sau:( xem phụ lục 2)
1. Văn phòng UBND huyện.
2. Phòng Tài chính Kế hoạch
3. Phòng tư pháp
4. Phòng Thanh tra
5. Phòng Y tế.
6. Phòng văn hoá- thông tin.
7. Phòng tài nguyên –môi trường.
8. Phòng giáo dục – Đào tạo.
9. Phòng Nội vụ.
10. Phòng lao động thương binh và xã hội
11. Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn.
12.Phòng công thương.
2.2.1.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban thuộc UBND huyện Mỹ
Đức.

¬
* Phòng nội vụ:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân
công của UBND huyện, và hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền.
Trình UBND huyện, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức cụ
thể của các cơ quan chuyên môn của huyện, theo quy định của UBND thành phố.
Giúp UBND huyện, quản lý công tác tổ chức, biên chế, tiền lượng theo phân
cấp của UBND thành phố và quy định của pháp luật, công tác xây dựng và củng cố
chính quyền cơ sở.
* Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội:
Trình UBND huyện, ban hành văn bản hướng dẫn, các chương trình công tác
về việc thực hiện các chính sách, chế độ và pháp luật của Nhà nước về lao động,
thương binh và xã hội trên địa bàn;
Tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách, pháp luật về lao động, việc
làm, an toàn lao động, dạy nghề, bảo hiểm xã hội, thương binh, liệt sĩ và người có
công với cách mạng, bảo trợ xã hội, xoá đói giảm nghèo, phòng chống tệ nạn xã
hội của huyện...
* Phòng tài chính – Kế hoạch:
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu, giúp
UBND huyện, quản lý Nhà nước Về tài chính, ngân sách.
Trình UBND huyện, ban hành các văn bản triển khai thực hiện chính sách,
chế độ và pháp luật về lĩnh vực tài chính, ngân sách, giá cả trên địa bàn huyện.
Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND cấp xã xây dựng
dự toán ngân sách hàng năm;xây dựng dự toán ngân sách cấp huyện, theo chỉ đạo
của UBND tỉnh và hướng dẫn của Sở Tài chính, trình UBND huyện, để UBND
huyện, trình HĐND cùng cấp quyết định, kế hoạch đầu tư và đăng ký kinh doanh.
Phối hợp với các cơ quan thu thuế trong việc quản lý tài chính ngân sách
Nhà nước thuộc huyện.

¬
Thẩm tra các dự án đầu tư do huyện, quản lý: thẩm định và chịu trách nhiệm
quyết toán thu, chi ngân sách cấp xã: lập quyết toán thu, chi ngân sách của huyện:
tổng hợp, lập báo cáo quyết toán thu ngân sách trên địa bàn huyện, và quyết toán
thu, chi ngân sách huyện, trình UBND huyện, xem xét gửi Sở Tài chính; báo cáo
bổ sung quyết toán ngân sách gửi Sở Tài chính sau khi được HĐND huyện phê
chuẩn.
* Phòng giáo dục:
UBND huyện, thực hiện quản lý Nhà nước về giáo dục mầm non, tiểu học, trung
học cơ sở, phổ thông thuộc phạm vi của huyện.
* Phòng văn hoá - Thông tin:
UBND huyện, thực hiện quản lý Nhà nước về văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao,
phát thanh, truyền hình.
Xây dựng kế hoạch dài hạn và hàng năm, chương trình, giải pháp phát triền
và quản lý công tác văn hoá, thông tin, thể thao, phát thanh, truyền hình và tổ chức
thực hiện khi được UBND huyện phê duyệt.
* Phòng tài nguyên và môi trường:
UBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài
nguyên khoáng sản, môi trường.
* Phòng tư pháp:
Có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện, quản lý Nhà nước về công tác
xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, phổ
biến, giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, chứng thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý,
hoà giải ở cơ sở và các công tác tư pháp khác.

¬
* Phòng nông nghiệp và PTNT:
UBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về nông, lâm, thuỷ sản, định canh, định
cư, kinh tế mới, khoa học và công nghệ, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương
mại, du lịch.
* Thanh tra huyện.
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có trách nhiệm giúp UBND
huyện, quản lý nhà nước về công tác thanh tra và thực hiện nhiệm vụ, quyền thành
tra hành chớnh trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND huyện.
*Phòng công thương:
UBND huyện, thực hiện quản lý nhà nước về kiến trúc, quy hoạch, xây dựng vật
liệu xây dựng, nhà ở, công sở, giao thông, bưu chính, viễn thông và công nghệ
thông tin.
* Phòng y tế
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, giúp UBND huyện quản lý nhà
nước về y tế, chăm sóc sức khỏe cộng đồng.
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐN-UBND
huyện Mỹ Đức.
a. Chức năng, nhiệm vụ:
Tại Điều 1 Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND - UBND huyện Mỹ Đức. Văn
phòng HĐND - UBND huyện là cơ quan giúp việc cho Thường trực HĐND và
UBND. Có chức năng tham mưu tổng hợp và hậu cần, phối hợp phục vụ sự lãnh
đạo, chỉ đạo của HĐND và điều hành của UBND đối với các cơ quan, phòng, ban,
UBND các xã, thị trấn trong huyện.
b. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức:
Tổ chức và xử lý thông tin, bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính

¬
xác tình hình các mặt về chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng, đối nội, đối
ngoại, dân trí..., phục vụ cho công tác điều hành của UBND huyện, Chủ tịch và các
Phó Chủ tịch UBND và hoạt động của HĐND huyện.
Xây dựng các chương trình làm việc ( bao gồm chương trình làm việc của
Văn phòng Uỷ ban huyện và giúp Thường trực HĐND hàng tháng, quý năm ) và
UBND huyện triển khai việc thực hiện chương trình đó. Giúp UBND huyện tổ chức các
kỳ họp của UBND, các phiên họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện nắm danh
sách thành phần dự họp, ghi biên bản, dự thảo các văn bản các kỳ họp ( nếu có ).
Phối hợp với các cơ quan liên quan, giúp Thường trực HĐND soạn thảo các
văn bản chuẩn bị các kỳ họp, các cuộc giám sát, tiếp xúc cử tri và các hoạt động
khác của HĐND.
Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan
chuyên môn thuộc HĐND, UBND huyện và UBND các xã, thị trấn thực hiện
những quy định của Nhà nước về chuẩn bị các đề án, tham gia ý kiến và nội dung
trong quá trình soạn thảo các văn bản.
Tổ chức kiểm tra các Quyết định của cơ quan, phòng ban, các xã, thịtrấn, phát
hiện và đềnghị HĐNDvà UBND huyện uốn nắn kịp thời những vấn đề chưa phù hợp
với chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Phối hợp với các cơ quan giúp Thường trực HĐND và UBND huyện tổ chức
tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân thuộc thẩm quyền.
Quản lý biên chế công chức, cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND và UBND
huyện theo quy định của Nhà nước. Quản lý tài sản, kinh phí của Văn phòng, kinh
phí của HĐND.
Theo dõi công tác tôn giáo, phối hợp với các cơ quan, phòng ban giúp UBND
huyện trong công tác Thi đua- Khen thưởng của huyện.
Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của UBND huyện.
c. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng( xem phụ lục 2)

¬
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Uỷ ban Nhân dân huyện gồm: Chánh Văn
phòng, phó Văn phòng và các bộ phận chuyên môn: Hành chính quản trị văn thư.
Văn phòngHĐNDvà UBND huyện làm việc theo chếđộ thủ trưởng, Chánh Văn
phòng chịu trách nhiệm chung, các Phó Văn phòng giúp việc.
- Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện là người điều hành mọi hoạt động
Văn phòng, chịu trách nhiệm trước UBND huyện về toàn bộ công tác của Văn
phòng, chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và phục vụ các hoạt động của
HĐND, Thường trực HĐND và các Ban của HĐND.
- Phó Chánh Văn phòng
Giúp Chánh Văn phòng, trực tiếp theo dõi tổng hợp các ngành: Công nghiệp,
xây dựng, giao thông, công tác Thi đua- Khen thưởng, tôn giáo, công tác Hành
chính - Quản trị. Đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện phục vụ sự lãnh đạo của
Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, theo dõi đôn đốc công tác quản lý tài sản nội vụ cơ
quan, thực hiện chức trách nhiệm vụ của Chánh Văn phòng khi Chánh Văn phòng
đi vắng hoặc được uỷ quyền.
d. Các bộ phận chuyên môn:
- Nhân viên Văn thư kiêm lưu trữ: Tiếp nhận chuyển giao đầy đủ, kịp thời,
chính xác các văn bản, giấy tờ theo đúng sự điều hành của Chánh Văn phòng. Gửi
công văn, điện tín đến bưu điện kịp thời, có ký nhận về việc chuyển giao văn bản,
bảo quản tài liệu, con dấu theo đúng chế độ bảo mật và quy định bảo vệ bí mật Nhà
nước. Làm tốt công tác Lưu trữ hồ sơ theo quy định của Nhà nước.
- Nhân viên đánh máy: Có nhiệm vụ đánh máy, in tài liệu đủ số lượng, không
sai sót, bảo đảm kỹ thuật, mỹ thuật, thời gian.
- Bộ phận kế toán: Thực hiện chế độ thanh quyết toán kịp thời, chính xác theo
quy định Luật Ngân sách. Cập nhật và báo cáo chỉ tiêu hàng ngày của cơ quan với
lãnh đạo Văn phòng để báo cáo Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND huyện. Giúp lãnh

¬
đạo Văn phòng trong việc lập dự trù kinh phí thu - chi của cơ quan, thực hiện chế
độ báo cáo, quyết toán tài chính theo định kỳ. Theo dõi ngày công lao động của cán
bộ, công nhân viên trong cơ quan và đề xuất với lãnh đạo để quản lý tốt tài chính,
tài sản cơ quan phục vụ có hiệu quả.
- Bộ phận thủ quỹ: Thực hiện việc xuất, nhập quỹ, cấp lương và chế độ khác
theo quy định của Nhà nước kịp thời, chính xác báo cáo tình hình quản lý, sử dụng
tài chính với thủ trưởng cơ quan. Nếu để thất thoát phải bồi thường theo đúng quy
định của Nhà nước.
- Bộ phận tài vụ: Theo dõi, quản lý toàn bộ vật tư, hàng hoá, tài sản kho tàng
của cơ quan. Quản lý hệ thống máy móc, điện, nước, xăng dầu ô tô.
- Bộ phận bảo vệ cơ quan: Thường xuyên có mặt tại nơi làm việc để bảo vệ cơ
quan. Hướng dẫn khách, cán bộ cơ quan để xe đúng nơi quy định, hướng dẫn khách
đến làm việc nhanh chóng, thuận tiện và đúng địa chỉ.
- Bộ phận lái xe: Có nhiệm vụ lái xe phục vụcác đồng chí lãnh đạo đi công tác
theo sựđiều khiển củaChánh Văn phòng. Bảo quản,giữgìn, sửdụngxeô tô theo đúng
quy trình, quy phạm để đảm bảo an toàn về người và phương tiện.
- Bộ phận nhà ăn: Nấu ăn cho cán bộ, viên chức cơ quan và khách đảm bảo
đủ tiêu chuẩn, kịp thời gian. Luôn cải thiện bữa ăn, giữ gìn vệ sinh sạch sẽ. Có
trách nhiệm triển khai phục vụ tốt sinh hoạt, tiếp khách hội nghị theo đúng yêu cầu
của cơ quan.
2.3.Thực trạng về công tác tổ chức văn thư-lưu trữ trong văn phòng
UBND huyện Mỹ Đức.
2.3.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Văn thư- Lưu trữ.
2.3.1.1.Hình thức tổ chức công tác văn thư- Lưu trữ.
*Công tác văn thư –lưu trữ đặt dưới sự chỉ đạo của cấp nào.
Công tác văn thư-lưu trữ của UBND huyện Mỹ Đức được đặt dưới sự lãnh
đạo của Chánh văn phòng tất cả các văn bản sau khi được soạn thảo theo quy định

¬
của Nhà nước.
Hoàn chỉnh các văn bản của HĐND, UBND huyện, thẩm định văn bản do
Văn phòng tổng hợp và các cơ quan chủ đề án xây dựng trước khi ban hành. Theo
dõi và đôn đốc thực hiện các văn bản đó và các văn bản của cấp trên gửi về. Chánh
Văn phòng là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nghiệp
vụ công tác Văn thư của cơ quan mình. Chỉ đạo công tác văn thư ở các đơn vị cấp
dưới. Đồng thời, Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng thường xuyên theo dõi,
kiểm tra hoạt động của bộ phận văn thư.
* Tình hình tổ chức.
Công tác Văn thư- lưu trữ của UBND huyện Mỹ Đức tổ chức theo hình thức tập
trung thống nhất toàn bộ các công đoạn và thao tác xử lý văn bản được tập trung vào một
nơi do Văn phòng thực hiện.
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ
Đức, em thấy công tác Văn thư của UBND huyện là tương đối khoa học và hợp lý,
đáp ứng được nhiệm vụ mà Nhà nước giao.Văn phòng HĐND và UBND huyện
hoật động có tổ chức chặt chẽ, đảm bảo mục đích dưới hình thức phục vụ quần
chúng nhân dân, vì dân, giải quyết các yêu cầu của dân,đảo bảo cơ sở pháp lý theo
quy định của Nhà nước.
2.3.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư – lưu trữ.
Uỷ ban Nhân dân huyện Mỹ Đức bố trí một cán bộ Văn thư có trình độ trung
học chuyên nghiệp, được học các lớp bồi dưỡng cán bộ Văn thư của Tỉnh, có 20
năm liên tục công tác tại Văn phòng. Có thể nói, cán bộ Văn thư vừa có chuyên
môn nghiệp vụ công tác Văn thư, vừa có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, hiểu rõ
vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư và luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Được đào tạo qua lớp Trung học lý luận chính trị, được bồi dưỡng chuyên môn qua
các lớp tập huấn để nâng cao phẩm chất chính trị và trình độ chuyên môn, có tác
phong làm việc khoa học. Do đó, công tác Văn thư của UBND đã đạt được hiệu

¬
qủa cao, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Trong quá trình thực tập em thấy UBND huyện không có cán bộ lưu trữ
chuyên trách. Mà công tác này do cán bộ văn thư kiêm nhiệm với đội ngũ cán bộ
như hiện nay thì không đảm nhận được chức năng nhiệm vụ của lưu trữ, đáp ứng
yêu cầu đổi mới. Bởi vì khối lượng công việc nhiều, và nhu cầu sử dụng tài liệu lưu
trữ ngày càng được tăng lên nhất là tài liệu giải quyết cho dân như:hồ sản xuất kinh
doanh, hộ khẩu,…như vậy không có cán bộ chuyên môn là điều rất kó khăn trong
công tác.
Để đáp ứng yêu cầu công tác trong tình hình mới, Văn phòng HĐND và
UBND huyện cần tiếp tục đổi mới, từng bước hiện đại hoá công tác Văn phòng
nhằm nâng cao năng suất, chất lượng hiệu quả trong công tác phục vụ lãnh đạo cơ
quan trong công cuộc cải cách hành chính.
những mặt đã đạt được để phát huy và nêu ra những nhược điểm cần khắc
phục, nâng cao hiệu quả hoạt động trong năm tiếp theo.
Đồng thời, vào ngày 28/8 hàng năm, Văn phòng thường tổ chức kỷ niệm ngày
truyền thống, biểu dương thành tích đã đạt được và phắc phục những nhược điểm
còn tồn tại trong công tác Văn phòng.
2.3.2. Công tác Văn Thư
Xuất phát từ yêu cầu và tầm quan trọng của bộ phận văn phòng nói chung và
bộ phận văn thư nói riêng, cho lên các cấp lãnh đạo đó không ngừng quan tâm tới
công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư cho tốt, phù hợp với cơ cấu của cơ quan
mình. Văn thư là một bộ phận của văn phòng cho lên công tác văn thư của cơ quan
được giao cho Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan. Ở cấp
dưới cán bộ văn thư là người trực tiếp tổ chức quản lý và chịu trách nhiệm về công
tác này.
Công tác văn thư được xem như là một bộ phận không thể thiếu được trong
cơ quan. Xuất phát từ vai trò và yêu cầu cần phải có của phòng văn thư cũng như

¬
bộ phận văn thư nên HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đã thành lập một phòng văn
thư riêng cho cơ quan phục vụ tốt hơn cho văn phòng và cơ quan.
Từ khi có quyết định thành lập và công văn chỉ đạo công tác văn thư đến
nay, bộ phận văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đã không
ngừng hoàn thiện và phát triển, đáp ứng những yêu cầu cần thiết phục vụ cho đòi
hỏi công việc của các phòng ban trong cơ quan. Vừa đảm bảo được những bí mật
của cơ quan, vừa đáp ứng được yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cán bộ nhân
viên trong và ngoài cơ quan. Để đạt được những kết quả trên phải kể tới sự lỗ lực
của cán bộ văn thư, với trình độ chuyên môn của bản thân đã không ngừng đưa
những kiến thức đã được đào tạo, ứng dụng thành tựu Công nghệ thông tin vào
trong công việc và để đáp ứng được các yêu cầu của lãnh đạo đề ra. Bên cạnh đó
cũng phải kể tới sự quan tâm rất kịp thời của lãnh đạo cơ quan. Đó là việc tạo điều
kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư đi học các lớp bồi dưỡng để nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ. Đồng thời đảm bảo trang thiết bị, cơ sở vật chất cho phòng
văn thư, đến nay phòng văn thư đã có các trang thiết bị cần thiết như:máy vi tính,
máy photo, máy in…
Hàng năm Chánh văn phòng tiến hành kiểm tra dà sóat đối với công tác văn
thư. Việc kiểm tra đối với việc đăng ký công văn đi, đến xem số liệu đăng ký có sai
lệch với số liệu thực tế không, đồng thời xem văn bản đăng ký có đúng với số đăng
ký không, và việc chuyển giao văn bản có kịp thời không. việc kiểm tra giúp cơ
quan nắm bắt được tình hình tổ chức công tác văn thư tại cơ quan có sai lệch hoặc
gặp vướng mắc, khó khăn hay không. vì thế đối với bất kỳ cơ quan nào thì công tác
kiểm tra theo dõi, kiểm tra đối với công tác văn thư cần phải thực hiện một cách
thống nhất, toàn diện, để nâng cao nghiệp vụ một cách hiệu quả nhất.
2.3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Soạn thảo văn bản là một công việc quan trọng diễn ra hàng ngày trong tất cả
các cơ quan chính quyền địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp và tổ chức kinh

¬
tế. Công việc này có ảnh hưởng rất lớn đến năng suất và chất lượng của hoạt động
quản lý.
Soạn thảo văn bản đã thể hiện đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và
Nhà nước, sự lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên, đảm bảo tính khoa học tính đại chúng
và khả thi. Nắm vững được vai trò và vị trí của soạn thảo nên cũng như các cơ quan
khác, UBND huyện Mỹ Đức cũng rất coi trọng công tác nàỳ, đồng thời cũng có sự
phân công rõ ràng, giao nhiệm vụ cụ thể đến từng người có trách nhiệm thực hiện.
Việc soạn thảo văn bản cũng đảm bảo tuân thủ theo các quy trình thống nhất
và đầy đủ gồm các bước:
+ Xác định mục đích yêu cầu soạn thảo.
+ Xác định đúng tên loại văn bản và cách trình bày thể thức văn bản như số,
ký hiệu văn bản…
+ Thu thập và xử lý thông tin.
+ Xây dựng đề cương và viết bản thảo.
+ Duyệt bản thảo và hoàn chỉnh bản thảo, trình duyệt củng cố văn bản.
Việc tuân thủ các nguyên tắc đảm bảo văn bản ban hành ra đều đúng theo thể
thức văn bản theo quy định của Nhà nước.
Số lượng văn bản mà UBND huyện Mỹ Đức ban hành ra cũng tương đối
nhiều, bao gồm đầy đủ các loại văn bản cần thiết phục vụ quá trình giải quyết công
việc của cơ quan.
Công tác soạn thảo văn bản thì cán bộ chuyên môn các phòng soạn thảo ra
những văn bản thuộc lĩnh vực mà cơ quan, đơn vị quản lý khi trưởng phòng, ban
giao nhiệm vụ khi nhận được ý kiến chỉ đạo của cấp trên phụ trách lĩnh vực đó.
Trưởng phòng, ban đó sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung văn
bản và ký văn bản.
Việc nhân in văn bản chỉ khi đã có chữ ký chính thức của người có thẩm
quyền và do chính bộ phận phòng ban đó chịu trách nhiệm. Hiện nay phòng, ban

¬
nào cũng có máy vi tính vì thế nên người soạn thảo văn bản trực tiếp sửa theo ý
kiến chỉ đạo của người duyệt trên máy vi tính. Và nhân bản với số lượng yêu cầu
giúp cho bộ phận đánh máy của văn phòng UBND huyện giảm được nhiều thời
gian.
*Về thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện được ban hành theo
đúng thẩm quyền quy định của nhà nước, các phòng ban chuyên môn thuộc huyện
không được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản như chỉ thị, quyết định của huyện về
những chủ trương côngtác quan trọng về tổ chức bộ máy và nhân sự của các phòng
ban, cơ quan trực thuộc, các chỉ tiêu quan trọng về kế họach ngân sách, vốn đầu tư
xây dựng cơ bản, phê chuẩn biên bản bầu cử chủ tịch, phó chủ tịch UBND các xã,
thị trấn và các văn bản về quản lý đất đai.
Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực công tác được chủ tịch uỷ
nhiệm ký thay một số chỉ thị, quyết định của UBND huyện để chỉ đạo cụ thể để ký
các văn bản xử lý các vấn đề cụ thể, ký duyệt luận chứng kinh tế, kỹ thuật làm căn
cứ ghi kế hoạch khởi công xây dựng cơ bản sau khi được UBND huyện thông qua.
Chánh văn phòng được thừa lệnh chủ tịch UBND ký các công văn thông
thường, giấy giới thiệu, thông báo, sao lục các văn bản của cấp trên, ý kiến chỉ đạo
của UBND để các ngành, các cấp thực hiện các báo cáo tuần.
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Đây là hai yếu cơ bản để tạo ra một văn bản đúng quy định nhằm đảm bảo
cho văn bản ban hành đúng tiêu chuẩn và hiệu lực pháp lý thi hành
Các văn bản của UBND huyện ban hành là tương đối chính xác và đầy đủ
nội dung chỉ có một số văn bản là bị sai về : nơi nhận, một số văn bản còn bị sai về
thể thức sau mỗi căn cứ vẫn dùng dấu chấm( xem quyết định số 467/QĐ-UBND và
thông báo số 06/TB- HĐND ở phần phụ lục).

¬
2.3.4. Công tác quản lý văn bản đến văn bản đi.
2.3.4.1. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi.
Văn bản đi là toàn bộ các văn bản do cơ quan ban hành để gửi ra ngoài cơ
quan nhằm giải quyết các côngviệc cụ thể. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành
ra đều phải đưa đến bộ phận văn thư để vào sổ quản lý sau đó mới gửi đi. việc tổ
chức và giải quyết văn bản đi là một khâu rất quan trọng trong quy trình tổ chức và
quản lý văn bản. Bởi nếu có thực hiện được tốt khâu này thì mới đảm bảo quản lý
nhanh chóng, kịp thời và đảm bảo được tính pháp lý và hiệu lực của văn bản. do đó
UBND huyện luôn chú trọng việc tổ chức và giải quyết văn bản đi nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động quản lý và điều hành của UBND huyện.
Việc chuyển giao văn bản đi của HĐND và UBND huyện Mỹ Đức thực hiện
một cách nhanh chóng, kịp thời và theo đúng quy định đó đề ra. Văn bản trước khi
chuyển đi được văn thư cho vào phong bì kín và gửi đi. Phong bì được khoa học, rõ
ràng.
UBND huyện Mỹ Đức tổ chức và giải quyết văn bản theo đúng như quy
trình của nhà nước quy định đảm bảo tính chính xác, kịp thời, và thực hiện theo các
bước sau:
+ Trình văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức văn bản
+ Đóng dấu văn bản đi
+ Đăng ký văn bản đi
+ Chuyển giao văn bản đi
+ sắp xếp, bảo quản và phục vụ bản lưu
Qúa trình đăng ký văn bản được thực hiện một cách nghiêm ngặt và đúng
trật tự, chính xác theo đúng tiêu chuẩn đề trong mẫu sổ. Tất cả các văn bản trước
khi được gửi đi đều được đăng ký vào sổ theo dõi văn bản đi của cơ quan.
Các loại sổ đăng ký văn bản đi:
+ Sổ đăng ký quyết định đi

¬
+ Sổ đăng ký công văn đi( gồm các loại văn bản: công văn, hướng dẫn, thông
tư, kế hoạch)
+ Sổ đăng ký báo cáo, chỉ thị, thông báo, công điện đi.
UBND huyện là cơ quan được phép ban hành văn bản quy phạm pháp luật
nhưng số lượng văn bản này hàng năm ban hành ra là không nhiều nên tại bộ phận
văn thư không có sổ đăng ký riêng cho loại văn bản này. Như vậy là không đúng
với quy định của Nhà nước.
Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số văn bản khi ban hành vẫn bị sai về
thể thức đề ký.
Ví dụ: Quyết định số :467/QĐ-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2009 của UBND
huyện Mỹ Đức trình bày:
Cơ quan ban hành:
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC
Đề ký: CHỦ TỊCH
Lê Văn Sang
Cần trình bày lại là:
TM. UỶ BAN NHÂN HUYỆN
CHỦ TỊCH
Lê Văn Sang

¬
Cũng trong ví dụ này sau mỗi căn cứ thì dùng dấu chấm còn theo quy định
thì sau mỗi căn cứ phải dùng dấu chấm phẩy đến căn cứ cuối cùng mới dùng dấu
phẩy vì vậy mà đã sai về thể thức trình bày văn bản.
Các văn bản chuyển đi của UBND huyện khi đến phòng văn thư đóng dấu để
phát hành chỉ được đóng dấu uỷ ban khi có đầy đủ các thể thức văn bản và tên cơ
quan ban hành được trình bày là:
UỶ BAN NHÂN DÂNHUYỆN MỸĐỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Còn những văn bản được trình bày như sau:
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆNMỸ ĐỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BAN DÂN TỘC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Với những văn bản như trên thì không được đóng dấu uỷ ban như vậy là sai
với quy định của nhà nước.
Khâu trình ký văn bản được thực hiện tương đối tốt vì nhờ có việc giao cho
từng cơ quan chuyên môn am hiểu từng lĩnh vực trình ký nên trước khi giao văn
bản đã được thủ trưởng hoặc được người được uỷ quyền kiểm tra về nội dung và
thể thức nên cũng tránh được những sai sót đáng tiếc có thể xảy ra. Người trình ký
nhờ hiểu rõ chuyên môn của mình nên những văn bản có nội dung quan trọng khi
trình hký đã được kèm theo các văn bản liên quan, để thủ trưởng xem xét và giải
quyết:
Ví dụ: Khi trình ký quyết định về việc chi thăm và tặng quà nhân dịp kỷ
niệm ngày 27 tháng 7 năm 2008 của UBND huyện do phòng thương binh soạn thảo
có kèm theo 02 văn bản sau:
+ Công văn về việc dự trù kinh phí tặng quà nhân dịp kỷ niệm ngày thương

¬
binh liệt sỹ nhân ngày 27 tháng 7 năm 2008.
+ Danh sách cấp quà tặng ngày 27 tháng 7 năm 2008.
Thông thường, các văn bản khi trình ký phải qua chánh văn phòng hoặc phó
văn phòng kiểm tra và ký nháy. Nhưng do khối lượng văn bản nhiều nên có những
văn bản không được kiểm tra khi trình ký. Nên có những văn bản khi đã ký nhưng
vẫn còn chưa chính xác nội dung và thể thức.
Tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức việc đánh số được thực hiện theo thứ
tự văn bản tư số 01 tháng 01 đến văn bản số cuối cùng ngày 31 tháng 12.
Chỉ khi văn bản qua văn thư trước khi đóng dấu, đăng ký mới được ghi ngày
tháng văn bản trước khi ban hành. Nhưng có những văn bản đã ghi trước ngày
tháng khi đến bộ phận văn thư.
Cán bộ văn thư là người có kinh nghiệm, chuyên môn nên việc đóng dấu
được tiến hành đúng quy định của nhà nước và ít sảy ra sai sót.
Dấu được đóng rõ ràng đúng quy định của nhà nước và được đóng lên 1/3
chữ ký về phía bên trái, mực dấu có màu đỏ tươi không bị nhoè, việc đóng hai lần
dấu chồng lên nhau trong một văn bản là không sảy ra.
Uỷ ban nhân dân huyện Mỹ Đức có các loại con dấu:
+ Dấu có hình quốc huy
+ Dấu văn phòng HĐND và UBND huyện
+ Dấu HĐND huyện
+ Dấu chức danh, họ tên
+ Dấu công văn đến
+ Dấu công chứng
+ Dấu chỉ mức độ khẩn
ví dụ 1: Thông báo số: 07/TB-VP về phân công lịch trực cơ quan của văn phòng
UBND huyện thì đóng dấu không có hình quốc huy.
ví dụ 2: Đóng dấu đến văn bản số: 2014/CP- HD của sở xây dựng hướng dẫn thực
hiện tính diện tích sàn xây dựng trong công tác quản lý và cấp phép xây dựng.
ví dụ 3: Đóng dấu có hình quốc huy với báo cáo số: 61/BC- UBND của UBND

¬
huyện về kết quả thực hiện kế hoạc phát triển kinh tế- xã hội năm 2008 và phương
hướng, nhiệm vụ năm 2009(xem phụ lục).
Qúa trình đăng ký văn bản được thực hiện một cách nghiêm ngặt và đúng
trật tự, chính xác theo đúng tiêu chuẩn đề trong mẫu sổ nên đã tránh được những
sai sót như nhầm số, nhảy số, trùng số,... Tất cả các văn bản trước khi được gửi đi
đều được đăng ký vào sổ theo dõi văn bản đi của cơ quan. Điều này đã tạo thuận lợi
cho quá trình tìm kiếm văn bản sau này.Còn những văn bản “mật” hay “khẩn” là rất
ít nên được đăng ký chung vào cùng loại văn bản.
Các loại sổ đăng ký văn bản đi:
+ Sổ đăng ký quyết định đi
+ sổ đăng ký công văn đi( gồm các loại văn bản: công văn, hướng dẫn, thông
tư, kế hoạch)
+ sổ đăng ký báo cáo, chỉ thị, thông báo, công điện đi.
Bên cạnh đó do khối lượng văn bản nhiều nên có những văn bản chưa được
đăng ký đầy đủ các cột mục như: đơn vị hoặc người nhận bản lưu. Bởi vậy nên
đăng ký đầy đủ để làm căn cứ tra tìm tài liệu và thực hiện theo đúng quy định của
nhà nước.

¬
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Mỹ Đức.
Mẫu sổ bìa ngoài văn bản:
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm 2009
Từ số..... Đến số....
từ ngày….. Đến ngày....
Quyển sæ......

¬
Chuyển giao văn bản là bước đã hoàn tất việc kiểm tra thể thức, đăng ký vào
sổ văn bản đã có đủ hiệu lực, pháp lý của văn bản.công việc này phải được tiến
hành nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Tất cả các văn bản đều phải tập trung ở bộ
phận văn thư nhưng trên thực tế do số lượng văn bản ban hành hàng ngày là rất lớn
nên công việc này được các bộ phận phòng, ban trực tiếp gửi đi.Nên việc chuyển
giao văn bản được UBND huyện rất chú trọng, các văn bản của UBND huyện gửi
lên UBND thành phố, các đơn vị liên quan,xã, thị trấn, các tổ chức đoàn thể đều
được làm bì và ghi đầy đủ các yếu tố trên bì sau đó gửi qua đường bưu điện còn
những văn bản gửi nội bộ thì được văn thư gửi trực tiếp. Chính vì vậy mà việc
chuyển giao thường ít nhầm lẫn, chậm chễ về thời gian, đảm bảo được hiệu quả và
hiệu lực của văn bản khi ban hành.
Làm bì : Trong UBND huyện Mỹ Đức đã cho in sẵn 2 loại phong bì của
UBND và HĐND huyện với kích thước khác nhau. Tuỳ theo nội dung của văn bản
mà chọn phong bì cho phù hợp, bì được làm bằng giấy bền, giai, chịu nước tốt. Để
tránh bị lộ thông tin thì văn thư khi tiến hành đóng bì đã gấp phần nội dung vào
phía bên trong.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi bưu điện:
Sè thø tù Ngµy th¸ng
v¨n b¶n
Sè ký hiÖu
v¨n b¶n
Sè l-îng
b× v¨n b¶n
Ký nhËn
1
………
2
………
3
………
4
………
5
………
Việc chuyển giao văn bản tại UBND huyện Mỹ Đức thực hiện tương đối tốt,
ít sảy ra sai sót, nhầm lẫn. Các văn bản gửi đi theo đường bưu điện của UBND
huyện đều có “sổ giao nhận văn bản” để người nhận văn bản ký vào sổ xác nhận là

¬
đã nhận đủ số lượng phong bì.
Tuy nhiên, văn thư văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức không làm
sổ chuyển giao nội bộ nên có những văn bản không được chuyển kịp thời đến lãnh
đạo. Việc làm sổ chuyển giao này là cần thiết để làm căn cứ xác nhận khi đã
chuyển đến người có trách nhiệm và bảo đảm chuyển giao theo đúng quy định của
nhà nước.
Đối với việc sắp xếp bảo quản bản lưu thì đều được văn thư cất trong hòm và
sau mỗi tháng thì mang ra sắp xếp thành từng loại vì vậy mà cũng tạo điều kiện
thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu. Căn cứ cách lấy số và đăng ký văn bản nhân viên
văn thư đã sắp xếp theo từng loại văn bản, trong mỗi loại văn bản xếp theo thứ tự
của văn bản, văn bản có số nhỏ và ngày ban hành sớm được xếp lên trên, văn bản
có số lớn và ngày ban hành muộn xếp xuống dưới. Sau mỗi quý cán bộ văn thư
chuyển văn bản xuống kho lưu trữ vì số lượng văn bản nhiều không thể để lưu lại
tại phòng văn thư. Những văn bản có nội dung quan trọng và muốn gửi đi ngay thì
được gửi bằng hình thức chuyển phát nhanh, gửi hoả tốc hay gửi thư bảo đảm để
giữ bí mật và đến tay người nhận kịp thời.
Năm 2008 huyện Mỹ Đức ban hành 5600 văn bản trong đó:
Quyết định là 3780 văn bản
Công văn ,tờ trình là 1185 văn bản
Báo cáo, công điện đi là 256 văn bản
Thông báo, chỉ thị là 379 văn bản.
2.3.4.2 Công tác quản lý và xử lý văn bản đến.
Văn bản đến là tất cả những công văn và giấy tờ mà cơ quan khác gửi đến.
Văn bản từ các cơ quan khác gửi đến cơ quan được bộ phận văn thư của Văn phòng
HĐND và UBND huyện Mỹ Đức tiếp nhận. cán bộ văn thư hàng ngày tiếp nhận
văn bản gửi đến gồm: văn bản đến, báo…
Văn bản đến của UBND huyện Mỹ Đức được đến từ các nguồn:

¬
+ Văn bản của cấp trên gửi xuống
+ Văn bản của các ngành, các cơ quan hữu quan, các đơn vị, tổ chức gửi đến.
+ Văn bản của cấp dưới.
+ Văn bản của công dân gửi đến.
Trước đây UBND huyện Mỹ Đức thực hiện việc quản lý văn bản theo quy
định tại nghị định 142/1963/NĐ-CP, ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng
chính phủ còn hiện nay đang áp dụng nghị định mới 110/2004/NĐ-CP, ngày 08
tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư. Văn bản được tổ chức thực hiện theo các
bước:
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
+ Trình, chuyển giao văn bản đến
+ Giải quyết và theo dõi việc thực hiện văn bản đến.
Khi tiếp nhận văn bản văn thư bao giờ cũng kiểm tra địa chỉ bên ngoài bì để
xem có đúng gửi cho cơ quan mình hay không nếu đúng thì mới ký vào giấy biên
nhận của nhân viên bưu điện. Khi phát hiện thấy không phải gửi cho cơ quan mình
thì gửi lại cho nhân viên bưu điện hoặc người gửi văn bản cho mình. Khi phát hiện
thấy thiếu hoặc mất bì văn bản thì lập biên bản và yêu cầu người đưa văn bản ký
nhận văn bản bị thiếu.
Trước khi nhận văn bản đến văn thư cũng kiểm tra xem văn bản có bị rách
không, bị bóc trước hay không rồi mới nhận. sau khi kiểm tra văn bản đến cán bộ
văn thư tiến hành phân loại văn bản nào gửi cho phòng ban nào, bộ phận hay người
nào. Sau văn thư vào sổ công văn đến những văn bản cần phải đăng ký, còn những
công văn không phải vào sổ đăng ký thì có thể chuyển trực tiếp tới tay người nhận.
Trong khâu bóc bì văn bản thì thực hiện không được cẩn thận văn thư không dùng
kéo để cắt phong bì mà dùng tay bóc bì.
Vì văn phòng UBND huyện Mỹ Đức tổ chức công tác văn thư theo nguyên
tắc tập trung nên theo sự phân công của chánh văn phòng thì văn thư được bóc tất

¬
cả các văn bản gửi cho UBND huyện. Còn những văn bản chỉ đích danh tên người
nhận thì không được bóc ví dụ như: văn bản ghi kính gửi ông Lê Văn Sang- chủ
tịch UBND huyện Mỹ Đức và văn bản có dấu chỉ mức độ mật.
Sau khi bóc phong bì phân loại văn bản thì văn thư đóng dấu đến, việc đóng
dấu cẩn thận, nhanh chóng, dấu được đóng đúng quy định đóng giữa khoảng trắng
dưới số và ký hiệu(đối với những văn bản có tên gọi), đóng dưới trích yếu nội
dung(đối với văn bản không có tên gọi) hoặc được đóng giữa phần tác giả và quốc
hiệu. Cũng như văn bản đi văn bản đến của cơ được đánh từ số 01 bắt đầu ngày 01
tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm. Có thể nói nhìn chung thì
công tác tiếp nhận văn bản của văn phòng đã thực hiện tương đối tốt.Tuy nhiên thì
khi bóc bì nhân viên văn thư nên cẩn thận hơn không nên dùng tay bóc bì như vậy
có thể dẫn đến việc văn bản bị mất nội dung bên trong hay mất dấu bưu điện. Khi
thùc hiÖn ®ãng dÊu lªn v¨n b¶n UBND huyÖn Mü §øc ®¶m b¶o
viÖc ®ãng dÊu trªn v¨n b¶n thùc hiÖn theo quy ®Þnh t¹i
nghÞ ®Þnh sè 110/2004/N§-Cp ngµy 08 th¸ng 4 n¨m 2004
cña chÝnh phñ vÒ c«ng t¸c v¨n th- vµ quy ®Þnh cña ph¸p
luËt cã liªn quan.
Cã dÊu chØ møc ®é khÈn, møc ®é mËt tuú trong t×nh
huèng, møc ®é mµ sö dông c¸c møc ®é kh¸c nhau nh-: ®ãng
dÊu ho¶ tèc, th-îng khÈn hoÆc khÈn.
ViÖc x¸c ®Þnh vµ ®ãng dÊu ®é mËt gåm cã : dÊu tuyÖt
mËt, tèi mËt, mËt
Đăng ký văn bản đến hàng năm với số lượng văn bản nhiều từ các nguồn khác nhau
đòi hỏi bộ phận văn thư phải có năng lực và có các phương tiện đăng ký văn bản
phù hợp và phương pháp khoa học mới đảm bảo cho việc quản lý, tra tìm phục vụ
cho giải quyết công việc của UBND được kịp thời, chính xác, đầy đủ. Các văn bản
đến vấn được đăng ký vào sổ theo cách truyền thống và được sử dụng thống nhất

¬
cùng một mẫu sổ.
Sau khi tiếp nhận, kiểm tra , phân loại, mở bì văn bản đến thì cán bộ văn thư
trình xin ý kiến của chánh văn phòng cho ý kiến phân phối.
Đối với những văn bản có nội dung quan trọng thì được gửi ngay cho thường
trực uỷ ban để xem xét căn cứ vào nội dung văn bản và chức năng, nhiệm vụ của
các phòng, ban để giao giải quyết ý kiến chỉ đạo được ghi trực tiếp lên đó rồi
chuyển trả lại bộ phận văn thư để chuyển tới người có trách nhiệm.
Những văn bản khác thì chánh văn phòng trực tiếp ghi ý kiến và văn thư chịu
trách nhiệm chuyển giao. Trong quá trình thực hiện nếu thấy cần có sự hỗ trợ từ
đơn vị khác thì các phòng, ban ghi ý kiến lên văn bản nhân viên văn thư sẽ photo
gửi cho đơn vị đó. Công tác đăng ký văn bản và trình xin ý kiến phân phối văn bản
thường được thực hiện đan xen lẫn nhau cán bộ văn thư vừa ghi một số thông tin
vào sổ đăng ký như: tên cơ quan ban hành văn bản, số và ký hiệu văn bản, tên loại,
trích yếu…rồi trình xin ý kiến phân phối.
Việc chuyển giao văn bản đến của Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ
Đức được bộ phận văn thư thực hiện một cách kịp thời và được chuyển ngay sau
khi văn bản đến. Văn bản gửi cho phòng ban nào thì được chuyển ngay đến phòng
ban đó. Khi chuyển giao văn bản thì văn thư giữ lại một bản để lập hồ sơ hiện hành
và làm căn cứ tra tìm sau này khi cần đến.
Những văn bản có dấu “hỏa tốc”, “thượng khẩn”, các cấp độ “mật”, “tối
mật”, “tuyệt mật” văn thư bóc bì ngoài và ghi rõ ngày, giờ đến của văn bản, số ký
hiệu của văn bản rồi chuyển ngay tới tay người có thẩm quyền.

¬
Năm 2008 bộ phận văn thư UBND huyện Mỹ Đức đã tiếp nhận và sao gửi
3996 văn bản đến trong đó: có 250 văn bản của chính phủ
260 văn bản của các bộ, ngành Trung ương
1772 văn bản của HĐND và UBND tỉnh
1476 văn bản của các sở ban ngành
186 các loại văn bản khác.
Với một số lượng văn bản đến tương đối nhiều như vậy nhưng bộ phận văn
thư đã tiếp nhận và chuyển giao kịp thời, đến đúng người có thẩm quyền vào trách
nhiệm giải quyết. Đây là một công việc rất quan trọng của văn thư nói riêng và văn
phòng nói chung. Việc giải quyết theo dõi văn bản thuộc trách nhiệm của nhiều
người trong đó có thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng, cán bộ văn thư, Trưởng
các phòng, ban, tổ tham mưu chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND về việc giải
quyết văn bản thuộc lĩnh vực mà mình quản lý.Chánh văn phòng chịu trách nhiệm
trước chủ tịch UBND về xử lý văn bản đến của các chuyên viên tổng hợp hiểu
được tầm quan trọng của công tác này mà cán bộ văn thư đã thường xuyên nhắc
nhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết nội dung văn bản đến.
Muốn công tác này được tốt thì cần phải có thông tin từ các cuộc họp, báo cáo giao
ban hàng tuần có các nội dung cụ thể với đơn vị chịu trách nhiệm xử lý văn bản
đến.
2.3.4.3. Công tác tổ chức quản lý văn bản mật.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức, đã thực hiện việc tổ chức quản
lý văn bản mật theo đúng quy định của Nghị Định số 84/HĐBT của Hội Đồng Bộ
Trưởng(Nay là chính phủ), ngày 9/3/1992, ban hành “Quy chế bảo vệ bí mật Nhà
nước”.
Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức, văn bản mật tuy không có
nhiều nhưng cũng có sổ đăng ký văn bản mật riêng theo đúng quy định của nhà
nước.

¬
Văn bản mật của huyện Mỹ Đức được cất giữ cẩn thận, để riêng với các văn
bản thường khác, có đủ điều kiện, phương tiện bảo quản, bảo vệ an toàn.
2.3.4.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.
Cũng như những cơ quan hành chính khác, bộ phận văn thư phòng HĐND và
UBND huyện Mỹ Đức có nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan. Cán bộ
văn thư có nhiệm vụ giữ gìn, bảo quản con dấu, và con dấu phải được để trong hộp
đựng và được cất giữ khoá cẩn thận sau cuối ngày làm việc.
Trước khi đóng dấu cán bộ văn thư Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ
Đức, đã thực hiện nghiêm chỉnh việc xem xét nội dung và chữ ký của văn bản trước
khi đóng dấu, và không thực hiện đóng dấu những văn bản không hợp lệ, sai thể
thức văn bản.
2.3.4.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ.
- Văn bản sau khi được giải quyết xong, Văn phòng HĐND và UBND huyện
Mỹ Đức tiến hành lập hồ sơ. Hồ sơ được lập theo các trình tự và đầy đủ các yêu
cầu của công tác lập hồ sơ.
- Công tác lập hồ sơ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đó
được thực hiện đầy đủ các yêu cầu cần phải có trong hồ sơ, ở cả biên mục bên
trong và bên ngoài.
- Biên mục bên trong gồm có:
+ Đánh số tờ ( nhằm cố định thứ tự văn bản sau khi được sắp xếp trong hồ
sơ.
+ Ghi mục lục văn bản ( tiện cho việc tra cứu văn bản )
- Biên mục bên ngoài gồm có:
+ Bìa hồ sơ ( được cán bộ văn thư ghi đầy đủ những thông tin cần thiết và
trình bày một cách khoa học )
Qua quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức, em
thấy nhờ việc lập hồ sơ và lưu hồ sơ tài liệu tại cơ quan được chính xác cao mà việc

¬
tra tìm rất nhanh chóng, là những căn cứ để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả,
quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật của đảng, nhà nước, đơn vị tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác lưu trữ. Từ việc sắp xếp, phân loại, ghi tên tiêu đề và thời hạn bảo
quản hồ sơ đến việc đăng ký các biên mục bên trong và bên ngoài hồ sơ được thực
hiện khá đầy đủ và chính xác.
Tuy nhiên, việc lập hồ sơ công việc của UBND huyện Mỹ Đức còn một số
tồn tại cần khắc phục: một số đơn vị, cá nhân liên quan đến tài liệu chưa có tinh
thần cao trong việc quản lý tài liệu, việc thu thập tài liệu còn thiếu và chưa đầy đủ
những văn bản quan trọng và thừa những văn bản hết giá trị nên chất lượng hồ sơ
chưa cao, chưa đảm bảo yêu cầu hoặc những hồ sơ đã thu thập tài liệu nhưng vẫn
chưa sắp xếp mà chỉ bó gói dồi đưa vào kho...
2.3.5. Công tác lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ ngoài chức năng bảo tồn như những vật chất mang ý nghĩa
lịch sử, văn hoá khác. Nó còn có chức năng dùng để tra cứu phục vụ nghiên cứu
khai thác khi cần thiết. vì vậy việc phân loại tài liệu phải đảm bảo được tính khoa
học sẽ tạo được điều kiện tốt cho yêu cầu này.
Trong những năm qua bộ phận lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức đó đạt được
những thành tích sau:
- Tiếp nhận văn bản nhanh gọn, đúng chủng loại các hồ sơ, tài liệu cơ quan
bộ phận văn thư xử lý.
- Thường xuyên kiểm tra phân loại tài liệu có thời hạn và vĩnh viễn xếp theo
hộp lưu trữ
- Thực hiện phun thuốc chống mối mọt và bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng
quy định.
- Thanh lý và xử lý tài liệu quá hạn sử dụng theo đúng quy định của đơn vị.
2.3.5.1. Quản lý công tác lưu trữ.
Trong từng cơ quan tuỳ theo chức năng nhiệm vụ công việc mà điều hành

¬
quản lý cũng có những đặc thù riêng, tài liệu lưu trữ cũng phản ánh những đặc
điểm nhiệm vụ đó.
+Xác định cấu trúc phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ
Hệ thống tài liệu lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND Mỹ Đức được
phân theo công dụng của tài liệu lưu trữ và chi tiết tới từng tên loại tài liệu. Nguyên
tắc chung phân theo ngành – thời gian, chi tiết gồm: Khối – nhóm – ngành – thời
gian
- Khối phản ánh nguồn tài liệu
- Nhóm phản ánh loại hình tài liệu
- Ngành phản ánh các đơn vị chuyên môn thuộc Văn phòng HĐND và
UBND huyện Mỹ Đức quản lý.
- Thời gian tính theo năm
Sử dụng mã danh mục tài liệu lưu trữ
Cấp khối: Phản ánh nguồn tài liệu đi và đến.
Cấp nhóm: Từ 2 nguồn hình thành tài liệu, các văn bản được phân công ra
nhóm, hình thức văn bản gồm văn bản pháp quy và các văn bản khác.
Cấp ngành: Có các nghiệp vụ chuyên ngành nắm tình hình các lĩnh vực
thuộc các chuyên ngành khác nhau.
Cấp thời gian: Đây là yếu tố quan trọng gắn với tất cả các sự kiện, sự phát
sinh của văn bản. Trong phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ, thời gian là
yếu tố không thể thiếu được để sắp xếp phục vụ tra cứu.
Huyện chưa ban hành, xây dựng được các văn bản về quản lý công tác lưu
trữ và các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ nhất là quy chế về chế độ
công tác lưu trữ.
Chưa xây dựng được các loại kế hoạch phát triển và triển khai lưu trữ của
huyện vì thế không có cơ sở pháp lý để xây dựng phòng, kho lưu trữ, mua sắm đổi
mới trang thiết bị để hoàn thiện lưu trữ địa phương.

¬
Tại UBND huyện chưa có ứng dụng CNTT vào trong công tác lưu trữ và
chưa được bồi dưỡng,có những hiểu biết mới về công tác, trình độ chuyên môn
nghiệp vụ một cách thường xuyên.Vì vậy mà cán bộ lãnh đạo huyện cần quan tâm
hơn nữa đến công tác lưu trữ.
2.3.5.2. Công tác thu thập, bổ xung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Là cơ quan hành chính nhà nước hàng năm HĐND- UBND huyện Mỹ Đức
có khoảng hơn 5000 văn bản được ban hành những văn bản này đều được lưu lại và
nộp lên kho lưu trữ bao gồm từ những văn bản từ năm 1965 trở lại đây. Do không
có cán bộ lưu trữ riêng nên nguồn tài liệu thu thập vào kho là không có, tài liệu còn
bị phân tán tại các phòng, ban.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng nhất cuả ngành lưu trữ, có thể nói
tài liệu chỉnh lý mới được coi là kho lưu trữ. Công việc này phải đòi hỏi cán bộ
phải có chuyên môn, kinh nghiệm, cần phải làm cẩn thận chính xác đúng kỹ thuật.
Vì vậy công tác này cần được chú trọng và được đào tạo can sbộ lưu trữ chuyên
nghiệp.
2.3.5.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Mỹ Đức được thực hiện
như sau:
- Phòng ngừa, phòng hỏng và phục chế tài liệu lưu trữ
- Tạo điều kiện tốt nhất để kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ
- Bảo đảm giữ gìn trạng thái ban đầu của tài liệu lưu trữ
- Sắp xếp tài liệu trong kho một cách khoa học, quản lý việc xuất, nhập tài
liệu theo các quy định chặt chẽ.
- Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên, lập phông thay đối với các tài
liệu có giá trị đặc biệt.Tuy nhiên, các thiết bị như dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm chưa
được trang bị theo yêu cầu của kho lưu trữ, các biện pháp kỹ thuật phòng chống ẩm
mốc…gây hư hại tài liệu còn những hạn chế. Vì còn thiếu trang thiết bị nên việc

¬
bảo quản tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ nên không đủ khả năng thực hiện biện pháp
bảo quản.
2.3.5.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND huyện Mỹ đức cũng diễn ra
thường xuyên với tần xuất không lớn như ở phòng văn thư. Khi có yêu cầu phòng
lưu trữ huyện có thể tìm thông tin phục vụ, cung cấp cho lãnh đạo của UBND
huyện trong quá trình công tác.
Công việc tra tìm chủ yếu dựa vào mục lục hồ sơ. theo quy định, ít nhất phải
có 03 quyển mục lục hồ sơ nhưng do nhu cầu thực tế của cơ quan không nhiều nên
chỉ có 01 quyển mục lục hồ sơ tuy ít nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu khi cần
thiết.
Các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ cũng đã có những tiến bộ nhất định,
những quy định của Nhà nước và hướng dẫn của cục văn thư – lưu trữ đã từng
bước được thực hiện. Hàng năm cũng đã tiến hành thu tài liệu của cơ quan, đơn vị
thuộc nguồn nộp lưu,
2.4.Ưu, nhược điểm của bộ phận văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND
huỵên Mỹ Đức.
Qua thời gian thực tập tại Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức, em nhận thấy
công tác văn phòng, văn thư-lưu trữ tại UBND huyện đã đạt được một số kết quả
đáng kể. Bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục
2.4.1. Công tác văn thư.
* Ưu điểm
Qua quá trình thực tập tại cơ quan em nhận thấy công tác văn thư tại UBND
huyện Mỹ Đức đã đáp ứng đượctương đối đầy đủ các yêu cầu chuyên môn nghiệp
vụ. Từ bố trí địa điểm đến bố trí thiết bị trong văn phòng, đến việc bồi dương nâng
cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư, đến việc thực hiện các
khâu nghiệp vụ...cán bộ văn thư thường xuyên được đi học và tiếp nhận những văn

¬
bản mới nhất của nhà nước quy định về chế độ văn thư cũng như những quy định
trong cách trình bày văn bản để chánh được những sai xót trái với quy định của
pháp luật.
Vị trí của văn phòng được trí ở tầng một gần cổng ra vào, việc bố trí này đã
tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp xúc với các phòng, ban trong huyện và khách
đến làm việc, giao dịch. Mặt khác khi bố trí văn phòng ở vị trí này cũng tạo điều
kiện cho việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản một cách nhanh chóng, kịp thời,
thuận tiện hơn.
Việc bố trí đầy đủ thiết bị làm việc cần thiết trong phòng văn thư cũng tạo
điều kiện thuận lợi cho cán bộ văn thư làm việc. Đây là cơ sở để cán bộ văn thư có
thể cập nhật thông tin đầy đủ kịp thời và chính xác. Bộ phận văn thư đó được trang
bị 01 máy tính, 01 máy in...
Việc quản lý và tổ chức công tác văn thư một cách khoa học, phù hợp với
tình hình thực tế của UBND huyện Mỹ Đức, đó góp phần tích cực vào công cuộc
cải cách hành chính tại địa phương.
Việc soạn thảo văn bản tuân theo quy trình thống nhất và đầy đủ các bước,
đầy đủ thể thức văn bản, thẩm quyền ký, đóng dấu và ban hành văn bản theo quy
định của Nhà nước. Khắc phục tình trạng một số văn bản sai thể thức quy định
trước đây.
Việc quản lý và chuyển giao văn bản đi của văn phòng UBND huyện cũng
được thực hiện một cách khoa học và đầy đủ từ khâu soạn thảo văn bản đến chuyển
giao văn bản. Đã đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ cần thiết trong việc đăng ký văn
bản đi.
Bộ phận văn thư cũng đang ứng dụng CNTT vào việc quản lý văn bản đến
và văn bản đi.
Nhìn chung công tác quản lý sổ văn bản đi – đến tại bộ phận văn thư của
Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức đã bước đầu có ứng dụng CNTT, nên chất lượng

¬
và hiệu quả công việc đó và đang được nâng lên rất nhiều, đáp ứng nhu cầu sao,
lưu, tra cứu thông tin khi cần thiết.
Công tác lập hồ sơ tài liệu cũng được thực hiện đầy đủ và chính xác. Từ việc
sắp xếp phân loại, ghi tiêu đề và thời hạn bảo quản hồ sơ đến biên mục bên trong
và bên ngoài .
* Nhược điểm.
Công tác văn thư bên cạnh những mặt đã đạt được thì vẫn còn những hạn chế
sau:
Việc chỉ đạo công tác văn thư chưa được rõ ràng cụ thể. Các công văn gửi
đến đợi khi không được chuyển giao kịp thời đến người có trách nhiệm giải quyết.
Vẫn còn tồn tại tình trạng bóc phong bì không dùng kéo theo quy định mà
dùng tay để bóc bì gây ảnh hưởng đến văn bản có thể bị rách trong khi bóc và có
những văn bản không được chuyển giao ngay ngày hôm đó.
Do nhân viên văn thư hạn chế mà số lượng văn bản hàng ngày lại nhiều nên
đôi khi việc vào sổ văn bản và đóng dấu chưa thực hiện tốt như: văn thư vẫn để cho
những bộ phận khác đóng dấu, vào sổ văn bản như vậy sẽ dẫn đến là có những văn
bản dấu đóng còn bị mờ, không ngay ngắn.
Công văn chuyển đến nhiều khi không đăng ký ngay vào sổ, nên nhiều khi
còn có những văn bản bị bỏ sót không đăng ký, hoặc văn bản nhiều lúc còn chưa
vào sổ ngay trong ngày mà để dồn lại.
Số lượng văn bản đến và đi nhiều đôi khi nhân viên văn thư còn gặp nhiều
khó khăn trong thực hiện công việc, trong khi đội ngũ nhân viên văn thư lại hạn
chế, chỉ có một người phụ trách nên nhiều khi không tránh khỏi những sai sót.
Nhìn chung công tác văn thư của cơ quan đã tiến hành tốt các nghiệp vụ của
mình, cung cấp các văn bản quan trọng cho lãnh đạo kịp thời trong quản lý điều
hành.

¬
2.4.2 Công tác lưu trữ.
Ưu điểm.
Hiện nay việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại kho lưu trữ của Văn phòng HĐND và
UBND huyện Mỹ Đức được thực hiện tương đối tốt, chất lượng lưu trữ từng bước
được nâng cao và hoàn thiện. Hàng năm đều thực hiện thu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ
trong kho. Tổ chức phân loại, thống kê phân loại hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ
gọn gàng, ngăn nắp.
Việc bảo quản và phân loại chỉnh lý tài liệu của cơ quan đạt được những yêu
cầu đề ra. Tài liệu sau khi được phân loại theo một phương án nhất định được sắp
xếp gọn gàng ngăn nắp.
Phông lưu trữ được bố trí đảm bảo cho việc bảo quản cất giữ tài liệu, đi lại
khai thác thuận tiện.
Nhược điểm.
Bên cạnh những điểm đã đạt được thì công tác lưu trữ cũng tồn tại những
hạn chế nhất định đó là:
Nhận thức của lãnh đạo về tầm quan trọng của công tác lưu trữ mặc dù đã
được nâng cao nhưng vẫn chưa đầy đủ, công tác lưu trữ chưa được quan tâm
thường xuyên, chưa được đầu tư đúng mức. nhân viên văn thư kiêm cả lưu trữ nên
công tác văn thư còn gặp nhiều khó khăn. Vì vậy mà cần đào tạo cán bộ lưu trữ
riêng để công việc được tốt hơn.
Tài liệu của cơ quan bị lẫn lộn khá nhiều, việc sắp xếp tài liệu chưa chính
xác. Dẫn đến nhiều tài liệu bị mất hoặc không tìm thấy khi cần, tài liệu trùng lặp
nhiều, kho lưu trữ hạn hẹp, ẩm và tối điều này gây ảnh hưởng cho việc bảo quản tài
liệu.
Tài liệu lưu trữ được để trên tầng 3 nên gặp nhiều khó khăn trong việc tra tìm
tài liệu khi cần dùng đến.
Trang thiết bị văn phòng tuy đó được trang bị đủ về số lượng, nhưng chất

¬
lượng một số máy còn rất lạc hậu, gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc và năng
xuất lao động.
Văn phòng đã sử dụng máy tính nhưng chưa có nối mạng nên việc thu thập
thông tin trên mạng còn rất hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu thực tế của công
việc.
Các trang thiết bị để bảo vệ tài liệu lưu trữ còn chưa đáp ứng được yêu cầu
như chưa có: máy hút bụi, máy điều hoà…

¬
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN MỸ ĐỨC- HÀ NỘI.
3.1.Một số nhận xét và đánh giá về công tác văn phòng tại UBND huyện
Mỹ Đức.
3.1.1.Về cơ cấu tổ chức.
Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức có cơ cấu tổ chức là văn phòng chức năng.
Mỗi nghiệp vụ chức năng được từng phòng, ban đảm nhận họ là những người có
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình. Nhưng bên cạnh
đó vẫn còn những hạn chế cần được khắc phục bởi vì với kiểu cơ cấu này đã vi
phạm nguyên tắc tập trung dân chủ. Nhiều khi một người có thể nhận những mệnh
lệnh trái ngược nhau gây ra sự mâu thuẫn chồng chéo.
3.1.2.Về chức năng nhiệm vụ
Vì văn phòng UBND huyện là đơn vị hành chính sự nghiệp nên chức năng
nhiệm vụ chủ yếu là tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho lãnh đạo để giải quyết công
việc, công tác văn thư, lưu trữ, tổng hợp thông tin đã được thực hiện khá đầy đủ và
cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình hoạt động
của cơ quan.
3.1.3. Về bố trí văn phòng.
Việc bố trí là tương đối khoa học phòng của chánh văn phòng và phòng văn thư
được bố trí ở cạnh nhau rất thuận lợi cho việc trao đổi công việc khi cần ý kiến chỉ
đạo. phòng làm việc được trang bị các phương tiện máy móc như: máy fax, máy in,
điện thoại,.... được bố trí ở một phòng riêng để tránh được tiếng ồn khi sử dụng các
phương tiện đó.

¬
3.1.4. Về tổ chức cán bộ:
Văn phòng HĐND và UBND Mỹ Đức hiện nay có 12 cán bộ công chức
được giao phụ trách ở các mặt công tác khác nhau đảm bảo cho Văn phòng UBND
hoạt động hiệu quả đáp ứng được nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ
quan.
Mặc dù về biên chế cán bộ văn phòng hiện nay của UBND huyện cũng đã đáp ứng
được yêu cầu giải quyết các công việc. Song riêng ở bộ phận lưu trữ hiện nay của
cơ quan vẫn chưa bố trí được cán bộ chuyên trách. Do vậy mà công tác lưu trữ hiện
nay vẫn chưa được đảm bảo.
3.1.5. Về công tác hậu cần.
Về yêu cầu: Chưa khoa học, cán bộ nhân viên làm công tác hậu cần vẫn
chưa liệt kê lên kế hoạch để giải quyết công việc, đôi khi giải quyết việc nhỏ lại bỏ
qua việc lớn, làm việc trước mắt lại quên việc lâu dài; chưa thích ứng được nhạy
cảm với cái mới để hoạch định đầu tư mua sắm các mẫu mã cho thích hợp với thời
đại; không sáng tạo.
Về việc bố trí nơi làm việc cho cán bộ nhân viên vẫn chưa phải là hướng cải
cách hành chính, phải hiện đại hoá cả về nội dung và hình thức, trang thiết bị của
văn phòng. Trong tương lai UBND huyện Mỹ Đức cần phải đầu tư mua sắm thêm
các thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác tổng hợp thông tin và Văn thư-lưu trữ
để có thể cung cấp kịp thời, chính xác nhất về nguồn thông tin phục vụ tốt cho quá
trình quản lý.
3.1.6. Về công tác thông tin.
Công tác thông tin hiện nay tại UBND huyện vẫn còn có những hạn chế khi
mà đội ngũ làm công tác thông tin chưa thật sự nhanh nhạy trước những thay đổi và
việc áp dụng công nghệ thông tin vào việc tra tìm tài liệu vẫn chưa được thực hiện.
Chưa khai thác triệt để nguồn thông tin do tiến bộ của KHKT đem lại. Vì vậy mà
cần phải năng động và chủ động trong việc tra tìm tài liệu trên mạng Internet phục

¬
vụ cho công việc được tốt hơn.
3.2. Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ tại văn
phòng UBND huyện Mỹ Đức.
3.2.1.Đổi mới nhận thức về công tác văn thư- lưư trữ tại UBND huyện
phục vụ yêu cầu cải cách hành chính hiện nay.
Trong giai đoạn hiện nay hoàn thiện công tác văn thư- lưu trữ là một yêu cầu,
đòi hỏi rất cấp bách bởi vì khi đất nước ngày càng phát triển và tham gia vào nhiều
tổ chức kinh tế mang tầm khu vực và thế giới như: ASEAN, WTO…thì đội ngũ cán
bộ cần phải nhanh nhạy nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính
xác phục vụ cho quá trình lãnh đạo góp phần vào công cuộc xây dựng đất nước dân
giàu - nước mạnh - xã hội công bằng ,dân chủ - văn minh. kịp thời thực hiện ý kiến
chỉ đạo của cấp trên ban hành xuống tránh tình trạng bỏ sót văn bản khi đưa xuống
nhưng lãnh đạo lại không nhận được hoặc nhận không kịp thời làm ảnh hưởng đến
hiệu quả công việc không những thế mà còn tránh được hậu quả nghiêm trọng có
thể xảy ra. Còn có những đơn thư, khiếu nại của công dân cũng cần phải chuyển tới
người có trách nhiệm giải quyết để có thể trả lời công dân một cách sớm nhất phục
vụ nguyện vọng của dân tránh tình trạng dây dưa kéo dài từ đó sẽ tạo được niềm tin
của dân vào sự lãnh đạo của đảng và nhà nước. Công tác văn thư- lưu trữ cũng là
một thủ tục hành chính trong bộ máy quản lý nhà nước nhưng hiện nay vẫn còn
những hạn chế cần được khắc phục đổi mới cho tốt hơn nữa. Chính vì vậy mà điều
đầu tiên là cần phải đổi mới nhận thức của đội ngũ cán bộ, nhân viên về công tác
này để tiến tới cải cách hành chính của đất nước. Khi có nhận thức đúng, hiểu rõ
được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ thì mới có phương hướng xây
dựng hợp lý, củng cố để khắc phục những hạn chế làm công tác này ngày càng tốt
hơn phục vụ cho việc quản lý, sự phát triển kinh tế của địa phương.
Văn bản là phương tiện ghi tin và chuyền tin hữu hiệu và chính xác. Thông tin
trong văn bản mà UBND các cấp nhận được và ban hành gồm các thông tin chính

¬
trị, kinh tế, văn hoá xã hội…các cơ quan sử dụng tài liệu văn bản như phương tiện
để thực hiện truyền đạt các quyết định quản lý.
Hiện nay vẫn còn một số cán bộ, nhân viên hiểu chưa đúng nghĩa của công tác
văn thư - lưu trữ cho rằng đó chỉ là việc đóng dấu, nhận văn bản nên chưa phát huy
hết được vai trò và những lợi ích mà công tác này mang lại dẫn đến tình trạng vẫn
còn trì trệ, chưa có những đầu tư thích đáng. Vì vậy mà trước những áp lực mới,
yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước và xã hội đòi hỏi công tác văn thư-lưu
trữ cần được xem xét toàn diện hơn cần tránh cái nhìn thiếu khách quan, một phía.
Có như vậy thì công tác này ngày càng phát huy được tốt hơn nữa vai trò cuả mình.
Cần phải hiểu rõ tầm quan trọng của thông tin, thông tin cung cấp cho người
sử dụng những hiểu biết những thông tin mới đã và đang diễn ra hàng ngày không
chỉ trong nước mà còn cả trên thế giới. Giúp cho mọi người có thể lựa chọn thông
tin cần thiết cho quá trình hoạt động của cơ quan, của bản thân mà chỉ mất rất ít
thời gian bằng sự phát triển của CNTT. Công tác văn thư – lưu trữ cũng là nguồn
thông tin là nguồn là căn cứ giúp các nhà lãnh đạo đưa ra được những phương
hướng, quyết định sáng suốt, chính xác, kịp thời mang lại hiệu quả thiết thực. Văn
phòng được ví như “cổng gác thông tin” bởi lẽ mọi thông tin đến hay đi thì đều
đựoc thu nhận và xử lý tại văn phòng mà trong đó có công tác văn thư-lưu trữ luôn
tiếp nhận và lưu trữ lại thông tin phục vụ cho quá trình hoạt động và phát triển của
cơ quan, tổ chức. Là một công tác không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan nhà
nước. Và khi nền kinh tế phát triển thì công tác văn phòng còn được nhiều cơ quan
áp dụng để phục vụ cho quá trình giao tiếp với khách hàng. Văn phòng được ví như
bộ mặt của cơ quan khi nhìn vào người ta có thể đánh giá.
3.2.2. Hoàn thiện công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên.
Hiện nay bộ máy quản lý của nhà nước ta còn có nhiều bất cập như: bộ máy
nhà nước cồng kềnh, thủ tục hành chính giải quyết tốn nhiều thời gian gây khó
khăn cho công dân cần được giải quyết để đáp ứng được xu thế phát triển của đất

¬
nước.Vì bộ máy quản lý nhà nước có nhiều ảnh hưởng và có tính quyết định đối
với các cơ quan tổ chức.
Đổi mới và hoàn thiện công tác văn phòng, văn thư-lưu trữ có tác động trực
tiếp đến thể chế hành chính là nội dung quan trọng trong cải cách hành chính nhà
nước. Hiện nay đảng và nhà nước ta rất chú trọng đến công tác đổi mới và xây
dựng, ban hành văn bản góp phần cải cách hành chính.Để hoàn thiện công tác văn
thư – lưu trữ trong văn phòng UBND huyện thì vấn đề kiện toàn tổ chức và xây
dựng cán bộ văn thư – lưu trữ trong văn phòng là một trong những nhân tố quyết
định. Đây cũng là một trong ba mặt cấu trúc cơ bản của văn phòng hiện đại: Trang
bị ở trình độ cao, con người làm việc trong văn phòng được đào tạo đa năng, có
trình độ chuyên môn cao, các nghiệp vụ hành chính ngày càng hoàn thiện.
Cần hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức đội ngũ cán bộ, nhân viên có sự phân công
công việc hợp lý để có thể giảm bớt được biên chế và khối lượng công việc giao
cho từng nhân viên được hợp lý, tránh trưòng hợp một người phải làm quá nhiều
công việc. Dẫn đến một người chịu quá nhiều áp lực của công việc làm cho có thể
công việc khó đạt được hiệu quả cao và có những mâu thuẫn trong nội bộ.
Chính vì thế mà công tác văn thư-lưu trữ cần được hoàn thiện bởi nó liên
quan đến hầu hết các đơn vị, phòng, ban, cán bộ công chức.
Xây dựng quy chế về tổ chức làm việc, quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ lưu
trữ của UBND huyện có như vậy thì sẽ giúp cho việc tra tìm tài liệu và giải quyết
công việc được nhanh chóng, kịp thời và có căn cứ pháp lý. Khi đã có quy chế làm
việc thì sẽ quy trách nhiệm cho từng cá nhân nhất là trong việc ký văn bản, xử lý
văn bản đến và đi của UBND huyện.
Đối với cán bộ, nhân viên: cần đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, thường xuyên cử
cán bộ văn thư-lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ của mình
để trong quá trình giải quyết công việc có khoa học và đạt hiệu quả cao nhất, nhanh
nhất và kịp thời.

¬
Tăng cường hơn nữa việc đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho đội
ngũ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực hơn trong
công việc, cần tổ chức các lớp tập huấn tại chỗ về soạn thảo văn bản, lập hồ sơ cho
toàn thể cán bộ, công chức.
Nâng cao sự hiểu biết về kiến thức CNTT để có thể ứng dụng và sử dụng
thành thạo phục vụ tốt hơn cho công việc trong thời đại mới để tránh sự lạc hậu,
lúng túng khi triển khai thực hiện. Nhanh nhạy nắm bắt thông tin để có thể cung
cấp một cách nhanh nhất và chính xác, kịp thời để tránh trường hợp khi thông tin
được cung cấp không còn phù hợp với thực tiễn.
Để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, lãnh đạo nên có những quy
định về việc đặt quy chế làm việc trong các đơn vị trực thuộc, đồng thời qua từng
thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình và bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình
hình thực tế.
Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ nhân viên
văn thư-lưu trữ.
Khối lượng công việc nhiều và số lượng văn bản nhiều, như hiện nay tại văn
phòng UBND huyện chỉ có một nhân viên văn thư kiêm lưu trữ và vậy mà để đảm
bảo cho công tác này được thực hiện một cách tốt nhất và có hiệu qủa thì cần bố trí
thêm 2 nhân viên văn thư và 2 nhân viên lưu trữ có trình độ trung cấp văn thư trở
lên và được tuyển dụng theo đúng quy định của nhà nước. Không nên bố trí nhân
viên văn thư – lưu trữ như hiện nay bởi vì sẽ tạo ra áp lực công việc vì chỉ có một
nhân viên kiêm cả hai công việc thì làm cho họ phải kiêm khối lượng công việc lớn
hàng ngày có rất nhiều văn bản đi, đến cần phải tiếp nhận lại phải làm cả lưu trữ sẽ
dẫn tới có những văn bản sẽ bị bỏ sót trong quá trình làm việc do căng thẳng và
thiếu tập trung.Hàng năm xây dựng kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng, tập huấn nâng
cao trình độ nghiệp vụ văn thư-lưu trữ cho phù hợp với tình hình mới. Có thể thực
hiện luân chuyển cán bộ từ cấp dưới lên để có thể trợ giúp cho nhân viên văn thư

¬
để công tác văn thư – lưu trữ đáp ứng yêu cầu hiện nay.
Bên cạnh đó thì văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cũng cần có những chính
sách để khuyến khích cán bộ nhân viên như: tổ chức các buổi đi tham quan,tăng
phụ cấp cho cán bộ nhân viên...
3.2.3. Tăng cường cơ sở vật chất phương tiện, trang thiết bị trong công
tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Mỹ Đức.
Để đánh giá chất lượng, hiệu quả của một văn phòng người ta căn cứ vào
nhiều yếu tố trong đó có hệ thống trang tiết bị của cơ quan, một văn phòng thật sự
hiện đại thì cần có những thiết bị tiên tiến đáp ứng yêu cầu của công việc một cách
tốt nhất
Một văn phòng hiện đại thì trang thiết bị là yêu cầu quan trọng khi đó sẽ góp
phần nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, giảm bớt được gánh nặng cho cán bộ
nhân viên.
Cần quan tâm hơn đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện
làm việc. Đảm bảo sự thoải mái, đảm bảo sức khoẻ cho nhân viên khi làm việc có
như vậy sẽ tạo ra năng suất cao.
Hiện nay, khi mà trang thiết bị -KHKT đã được ứng dụng sâu rộng vào công
tác văn phòng mang lại hiệu quả cao trong công tác.Các phương tiện ngày càng
phong phú, đa dạng như: máy tính điện tử, máy photocoppy, máy fax, máy in,....
cùng với đó là các trang thiết bị thông thường như là: ghim, kẹp, cặp hồ sơ, bút, giá
đựng hồ sơ...và các trang thiết bị cho công tác lưu trữ cũng phải không ngừng được
đổi mới, củng cố cho đầy đủ ngay cả các thiết bị thông thường như tủ, các phương
tiện di chuyển tài liệu trong kho lưu trữ đến dụng cụ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm,
phương tiện phòng cháy, chữa cháy...đa dạng và phong phú về chủng loại rất thuận
tiện cho việc lựa chọn.
Sự phát triển như vậy là cơ sở là điều kiện tốt để tăng cường đổi mới trang tiết
bị kỹ thuật cho công tác văn phòng, văn thư lưu trữ nhận thấy được tác dụng của

¬
trang thiết bị không ít một số nơi đã đầu tư cho cơ sở vật chất cho công tác văn
phòng song không phải cơ quan nào cũng nhận thấy được điều này hay có thể do
chi phí quá lớn nên cơ quan không giám đầu tư.
Đứng trước tiến trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước và hội nhập thế
giới để không rơi vào tình trạng lạc hậu đi sau thời đại cần thực hiện một số vấn đề
đặt ra: phải nâng cao hiệu lực hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính
nhà nước đối với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa thực hiện hiện
đại hoá công sở của hệ thống hành chính phù hợp với yêu cầu của cơ chế quản lý
mới giúp nâng cao hiệu quả công việc. Tại Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày
12 tháng 8 năm 2003 của thủ tướng chính phủ phê duyệt đề án đổi mới phương
thức điều hành và hiện đại hoá công sở của hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn
1( 2003 – 2005).
Hiện tại thì tại phòng văn thư và lưu trữ của huyện còn thiếu một số trang
thiết bị cần được đổi mới và một số thiết bị chưa có cần được đầu tư mua mới để
phục vụ tốt hơn cho công tác này.hiện nay tại phòng văn thư máy photocoppy chưa
có còn phải đi ra ngoài pho to mỗi khi có văn bản như vậy vừa mất thời gian và
công sức, máy fax cũng rất quan trọng trong công việc để có thể gửi văn bản nhanh
chóng cho cơ quan khác khi có những văn bản cần gửi ngay sẽ tiết kiệm được tiền
của.
Phòng lưu trữ vẫn còn thiếu những thiết bị để bảo vệ tài liệu như chưa có máy
chống ẩm, máy hút bụi trong khi tài liệu ở kho thì rất nhiều có những tài liệu từ
năm 1965 trở lại đây nếu như không có biện pháp bảo vệ thì các tài liệu này sẽ bị
hỏng và không có khả năng tái sử dụng. Chính vì vậy mà cần phải đổi mới để cho
phù phợp với tình hình thực tế hiện nay.
Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cần áp dụng các trang thiết bị này để nâng
cao hơn nữa công tác văn phòng, văn thư-lưu trữ để tiết kiệm được thời gian và giải
quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời, chính xác.Khi lựa chọn thì cũng cần

¬
phải lựa chọn những trang thiết bị sao cho phù hợp với không gian làm việc và
cách bố trí của căn phòng để tránh gây ra những phản cảm cho người sử dụng, mất
một khoản chi phí đầu tư mua trang thiết bị mà lại không phù hợp gây ra tình trạng
lãng phí.
3.2.4. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ.
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ hoàn
chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại hóa cho công tác văn phòng, văn thư -
lưu trữ được vận hành thông suốt kết hợp với những con người được đào tạo đạt
đến trình độ cao sẽ giúp cho công việc được trôi chảy, nhanh chóng.
Trong công tác văn phòng, văn thư-lưu trữ UBND huyện Mỹ Đức đã đạt được
những kết quả nhất định nhưng bên cạnh đó thì cũng còn những điểm cần khắc
phục để đáp ứng công cuộc cải cách hành chính hiện nay theo cơ chế “một cửa,
một cửa liên thông” mà UBND huyện đang bước đầu thực hiện. Công tác văn
phòng, văn thư- lưu trữ có trang thiết bị hiện đại và có con người làm việc được
đào tạo đạt trình độ cao nhưng nếu thiếu quy tắc, không có tính khoa học thì cũng
không có kết quả cao.Bởi vậy cần có sự kết hợp ăn khớp giữa hai yếu tố này thì sẽ
mang lại hiệu quả cao trong công việc. Hiện nay còn có những hạn chế chưa đáp
ứng được yêu cầu sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Các
nghiệp vụ văn phòng như soạn thảo văn bản, xây dựng chương trình công tác, tổ
chức hội nghị, chỉnh lý tài liệu…cũng cần có quy chế, quy định cụ thể rõ ràng,
những nghiệp vụ hành chính có vai trò kết nối trang bị kỹ thuật với con
người.Trong công tác văn thư- lưu trữ của UBND huyện Mỹ Đức cần chú ý hoàn
thiện các khâu sau:
- Xây dựng hệ thống quy trình soạn thảo văn bản, ban hành văn bản và xử lý
văn bản.
- Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi.

¬
- Hoàn thiện công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ.
- Có biện pháp để giải quyết những hồ sơ tích đống.
3.2.4.1. Hoàn thiện công tác soạn thảo văn bản, ban hành và xử lý văn
bản.
Trong quá trình cải cách hành chính UBND huyện cũng đã đạt được những
kết quả nhất định song đi liền với nó là những nhựơc điểm đòi hỏi cần rút kinh
nghiệm để tốt hơn.
Cần xây dựng và chuẩn hoá các quy trình soạn thảo và ban hành, xử lý văn
bản và phải có quy chế, quy định rõ ràng về công tác này cần đầy đủ: soạn thảo văn
bản, nhân bản, ký văn bản, đóng dấu văn bản,...cần căn cứ vào các quy định của
nhà nước, hướng dẫn của cục văn thư và lưu trữ nhà nước và chức năng nhiệm vụ,
thẩm quyền quy chế và hoạt động của UBND huyện.
Các phòng ban khi soạn thảo văn bản cần phải chú ý đến cỡ chữ, kiểu chữ...vì
trong văn bản ban hành của huyện vẫn có những văn bản bị sai vì những lỗi này ví
dụ như khi ban hành quyết định thì sau mỗi căn cứ là dấu chấm phẩy đến căn cứ
cuối cùng mới sử dụng dấu phẩy nhưng trên thực tế thì vẫn có những văn bản các
căn cứ đều dùng dấu chấm như vậy là sai với quy định, cần có quy định rõ ràng về
thẩm quyền photo văn bản, hạn chế văn bản để biết, văn bản phải được trình bày
trên hai mặt của tờ giấy có như vậy mới đảm bảo đầy đủ tính hiệu lực và tính pháp
lý của văn bản khi ban hành.
Tình trạng văn bản khi tới phòng văn thư để đăng ký, đóng dấu văn bản để
chuyển đi vẫn chưa có chữ ký nháy của người có thẩm quyền, trách nhiệm nên phải
khắc phục tình trạng này, nhân viên văn thư không được đóng dấu những văn bản
khi chưa có chữ ký của cấp trên, cần tuân thủ các bước theo đúng quy định của nhà
nước. Cũng cần phải quy định rõ trách nhiệm cho từng ngưòi có thẩm quyền để khi
ban hành văn bản không bị sai về thẩm quyền ký để có thể quy trách nhiệm cụ thể
và chính xác cho từng người. Vì có những trường hợp lợi dụng điều này để làm

¬
điều trái pháp luật vì lợi ích của bản thân gây ra hậu quả nghiêm trọng.
3.2.4.2. Đổi mới công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi trong văn
phòng UBND huyện Mỹ Đức.
Để nâng cao hiệu quả của công tác UBND huyện cần phát huy ưu điểm đồng
thời khắc phục những yếu kém. Cung cấp kịp thời, nhanh chóng đầy đủ, chính xác
cho hoạt động quản lý của UBND huyện.
Thế kỉ 21 với việc bùng nổ thông tin dẫn đến quá tải và có thể bị chìm trong
thế giới thông tin, nguồn lực thông tin là vô cùng quan trọng vượt nên mọi nguồn
lực khác. Khi thông tin nhiều thì đặt ra một vấn đề là sử dụng và quản lý nó như thế
nào cho thích hợp, có hiệu quả.Thông tin văn bản có vai trò quan trọng trong hoạt
động của UBND huyện và tình hình phát triển kinh tế- xã hội của địa phương.
Chính vì thế việc tiếp nhận, xử lý, bảo quản và sử dụng phục vụ cho hoạt động
quản lý của nhà nước trong thời đại ngày nay là nhiệm vụ hàng đầu của công tác
văn thư - lưu trữ.
Về công tác quản lý văn bản đến và văn bản đi tại văn phòng UBND huyện
Mỹ Đức cần có những biện pháp khắc phục để được tốt hơn:
Các phòng, ban chuyên môn tự chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức của
văn bản do mình soạn thảo và trình lãnh đạo ký trực tiếp.
Để tra tìm tài liệu nhanh chóng khi cần thiết thì cần phải bố trí phòng lưu trữ
cho hợp lý hơn và cán bộ làm công tác này cần phải sắp xếp khoa học cho từng
mục tài liệu.
Nếu như cơ quan quản lý văn bản bằng sổ thì cần có quy định rõ ràng trong
việc sử dụng, nên có các loại sổ khác nhau để dễ quản lý và sử dụng khi cần thiết,
khi đăng ký vào sổ hạn chế tối đa việc nhầm lẫn, nên tổ chức hai loại văn bản đến
và đi với hai loại màu khác nhau.có các loại sổ đăng ký như: sổ công văn đến và đi,
sổ quyết định đến và đi, sổ kế hoạch và thông báo….như hiện nay UBND huyện
đang làm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng.

¬
Nếu sử dụng việc quản lý văn bản trên máy vi tính thì cần lập các file, có các
phần mền khác nhau để quản lý văn bản để khi thao tác tìm văn bản nhanh chóng
không gặp khó khắn, không nên để quá nhiều loại văn bản vào một file gây ra
nhầm lẫn và không thuận tiện khi sử dụng ví dụ như khi để văn bản không hợp lý
thì khi lãnh đạo muốn tìm thông tin rất mất thời gian gây phản cảm cho người khác
, quản lý văn bản trên máy vi tính là một hình thức rất tốt vừa nhanh chóng vừa tiết
kiệm thời gian làm việc tạo năng suất cao trong công việc.
Lập văn bản thành các tập tài liệu và có số thứ tự theo từng loại như văn thư
đang thực hiện
Lập những bộ hồ sơ gốc khi cần thiết sẽ tìm dễ dàng và tránh được tình trạng
mất văn bản.
Hạn chế việc sao văn bản để vừa tiết kiệm tiền của, tránh được những sai sót
tới những nơi cần gửi văn bản: sao những văn bản liên quan tới chức năng nhiệm
vụ của cơ quan, phòng, ban có trách nhiệm để giải quyết.Việc sao y văn bản gửi đI
mang tính chất để biết nên hạn chế, có thể thông báo qua các cuộc họp hay đưa văn
bản lên mạng…
Trong công tác lưu trữ thì việc sắp xếp tài liệu cần có khoa học, phục vụ cho
qúa trình hoạt động về sau này, có những văn bản có giá trị lâu dài ảnh hưởng tới
sự phát triển của địa phương, nếu khâu này làm không tốt thì dẫn đến tài liệu bị mối
mọt, ẩm mốc,tài liệu không còn nguyên vẹn và không sử dụng được. Nhất là đối
với những tài liệu có giá trị lịch sử của quốc gia.
Cần có sự kiểm soát chặt chẽ về việc ký photo văn bản, có quy định rõ ràng
đối với những văn bản bắt buộc phải có chữ ký sống, loại nào được dùng chữ ký
photo như vậy có thể hạn chế và phát hiện được những đối tượng lợi dụng văn bản
làm trái pháp luật.
Các thủ tục phát hành tất cả các văn bản sau khi có chữ ký chính thức của
lãnh đạo nên được thực hiện ở bộ phận văn thư.

¬
3.2.4.3. Nâng cao công tác lập hồ sơ, nộp hồ sơ và lưu trữ, xử lý hồ sơ bị
tích đống.
Công tác lập hồ sơ là việc vô cùng quan trọng có ý nghĩa thiết thực trong hoạt
động của cơ quan, ảnh hưởng tới sự phát triển kinh tế xã hội của địa phương vì vậy
mà UBND huyện phải có quy định rõ ràng, chế tài cụ thể đối với việc lập hồ sơ vào
lưu trữ của huyện. Vì có những văn bản sau khi giải quyết xong bị thất lạc không
tìm thấy khi cần tái sử dụng và không đủ cơ sở để kiểm tra công việc và rút kinh
nghiệm trong giải quyết công việc hoặc thiếu thông tin.
Những tài liệu có liên quan đến nhau hay những tài liệu cùng chủng loại nên
sếp với nhau để khi tìm được dễ ràng. Ví dụ như: các quyết định sắp xếp ra một
danh mục, các công văn một danh mục riêng biệt như vậy sẽ tránh được việc nhầm
lẫn, dễ tìm, dễ bảo quản.
Có nhứng văn bản cụ thể quy định những loại hồ sơ mà các cơ quan, đơn vị
phải lập của cục văn thư – lưu trữ như việc lập: hồ sơ cán bộ, hồ sơ trình ký, hồ sơ
nguyên tắc…quy định thời hạn bảo quản đối với những văn bản thuộc diện nộp lưu.
Cũng cần có quy định rõ ràng cụ thể về việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu
trữ để có thể qua đây đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của cán bộ, nhân viên.
Các phòng, ban của huyện và văn phòng cũng cần lập danh mục hồ sơ công
việc của đơn vị mình. Việc nộp hồ sơ lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc, đảm bảo
chất lượng hồ sơ dựa vào hai văn bản:
Một là: văn bản của cục lưu trữ Nhà nước công văn số 26/LTNN-NVĐP ngày
22 tháng 01 năm 2003 hướng dẫn xây dựng và ban hành danh mục số 1 các cơ
quan, tổ chức buộc diện nộp lưu tài liệu vào trung tâm lưu trữ tỉnh và lưu trữ huyện,
mỗi huyện phải xây dựng và ban hành ngay các danh mục các cơ quan, tổ chức
thuộc UBND huyện thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu trữ theo chế độ lịch sử.
Hai là: Cần căn cứ vào công văn số 102/VTLTNN-NVĐP ngày 04 tháng 3
năm 2004 của cục văn thư lưu trữ Nhà nước ban hành danh mục mẫu thành phần

¬
tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ của huyện theo chế độ lịch sử.
Khi tiến hành lập hồ sơ thì cần phải phân loại cẩn thận tránh trường hợp
những văn bản có giá trị cần lưu trữ để sử dụng thì không cho vào lưu trữ, còn
những tài liệu có thể huỷ bỏ thì lại lưu trữ.
Văn phòng UBND huyện cũng nên thử áp dụng quản lý tài liệu lưu trữ bằng
máy vi tính để vừa khoa học vừa dễ tìm, mất ít thời gian.
Cần tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ, công chức trong UBND huyện về việc lập
hồ sơ và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thực hiện công việc này và lập các danh
mục hồ sơ tài liệu để dễ quản lý của đơn vị. Cần phải họp để ban hành các danh
mục tài liệu thuộc diện phải nộp vào lưu trữ. Hiện nay tại UBND huyện đã thực
hiện trước khi huỷ bỏ tài liệu đều họp để có thể xác định chính xác tài liệu cần bảo
quản và tài liệu có thể huỷ bỏ.
Hàng năm nhân viên lưu trữ của huyện phải tiến hành thu đầy đủ các tài liệu từ các
nguồn nộp lưu. Việc thu tài liệu hàng năm vào lưu trữ huyện phải tiến hành theo
đúng quy định của nhà nước, khi thu tài liệu phải lập biên mục hồ sơ Đối với các
tài liệu bị chất đống cần có kinh phí đầu tư để chỉnh lý.
3.2.5. Ứng dụng CNTT vào trong công tác văn thư-lưu trữ tại văn
phòng UBND huyện.
CNTT với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ
truyền thông đã làm công tác văn phòng thay đổi về cơ bản. Đưa con người sang
một kỷ nguyên mới với các trang bị phương tiện hiện đại.
Hầu hết các công việc trong văn phòng, đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin:
máy vi tính, các phương tiện kỹ thuật hiện đại.
Văn phòng UBND huyện Mỹ Đức đã được trang bị như: máy fax, máy tính,...
những luồng thông tin đầu vào và đầu ra đều qua sổ công văn từ đó nhân viên lưu
trữ sẽ phân loại và lưu trữ cho phù hợp với phông lưu trữ của cơ quan.
Hiện nay khi máy vi tính thông qua việc nối mạng( LAN, WAN) có thể xử lý văn

¬
bản đến và đi một cách nhanh chóng, chính xác được truyền trên mạng.Việc lưu trữ
có thể dùng các film, micro film, băng từ, đĩa từ...có thể lưu trữ thông tin với trữ
lượng rất lớn tăng hơn hàng triệu lần. Do đó không cần sao chép, nhân in văn bản
và phát hành theo kiểu thủ công, qua đường bưu điện như trước đây. Với việc xuất
hiện các đĩa cứng, nhất là đĩa quang, xử lý ghi nhận và đọc các thông tin lưu trữ
bằng bộ phận quang học đã lưu trữ thông tin với khối lượng rất lớn. Bằng cách này
thì có thể vừa tìm kiếm thông tin vừa trao đổi với đối tác những thông tin cần thiết,
có thể chi phí lúc đầu bỏ ra là khá lớn nhưng những lợi ích của nó mang lại là vô
cùng to lớn vừa tiết kiệm thời gian, công sức. Một ngươì dù có thông minh hay có
chí nhớ tốt đến đâu thì cũng không thể nhớ hết được một khối lưọng thông tin
khổng lồ từ năm này sang năm khác nhất là cơ quan hành chính nhà nước hàng
năm văn bản đi đến rất nhiều thì với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã có thể giải
quyết được vấn đề này.
Chính vì vậy mà văn phòng UBND huyện Mỹ Đức cần áp dụng những tiến bộ của
CNTT vào trong công tác văn thư - lưu trữ để hiệu quả công việc được tăng lên, trở
thành một văn phòng hiện đại “văn phòng không giấy” không còn phải là các tủ
đựng hồ sơ mà thay vào đó là các đĩa mềm và đĩa cứng... để quản lý, xử lý các
thông tin đầu vào, đầu ra được nhanh chóng, liên hệ làm việc thuận tiện. Khi máy
tính được nối mạng phải có khoá với mật khẩu để bảo vệ thông tin của máy ứng
dụng CNTT thì có thể tìm kiếm thông tin và trao đổi thông tin một cách nhanh
chóng, kịp thời cho lãnh đạo để có thể ra những quyết định sáng suốt. Khi quản lý
các văn bản cần có phần mềm quản lý. Nhất là để thực hiện công văn số: 733/VP-
HCTC của văn phòng thành phố Hà Nội về việc không gửi giấy mời cho các sở,
ban, ngành, UBND các quận, huyện, thành phố qua đường bưu điện mà sẽ gửi qua
đường điện tử và qua điện thoại cầm tay thì càng đòi hỏi UBND huyện phải ứng
dụng CNTT để có thể cập nhật thông tin nhanh chóng phục vụ cho lãnh đạo của cơ
quan kịp thời chính xác chánh được sai sót.

¬
3.2.6. Tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra công tác văn thư-lưu trữ.
Hiện nay trong đội ngũ cán bộ vẫn còn những hiện tượng như lợi dụng các
văn bản của nhà nước để làm việc trái pháp luật, đi muộn về sớm, trong giờ làm
còn uống rượu bia, chơi game…những việc làm này là sai với quy định, ý thức
trách nhiệm chưa được nâng cao, đây chỉ là hành vi của một số người nhưng lại gây
ảnh hưởng rất lớn đến công việc, gây thất thoát tiền của nhà nước, đánh mất lòng
tin của nhân dân đối với đội ngũ cán bộ. Điều này đòi hỏi phải luôn tăng cường
công tác kiểm tra giám sát.
Lãnh đạo cơ quan phải thường xuyên quan tâm, đi sát tình hình hoạt động của
công tác văn thư-lưu trữ để động viên kịp thời đội ngũ cán bộ nhân
viên,không những thế mà còn là để nâng cao hơn nữa hiệu quả công việc, tránh
được tình trạng trì trệ trong bộ máy hoạt động
Phát hiện những sai sót kịp thời để nhắc nhở, khắc phục tránh gây ra những hậu quả
nghiêm trọng hay khi xảy ra hậu quả thì sẽ quy trách nhiệm đến từng người có
trách nhiệm liên quan tránh tình trạng đùn đẩy,chốn tránh trách nhiệm, kiên quyết
sử lý các hành vi đã mắc phải nhiều lần theo quy định của nhà nước.
ví dụ: như tình trạng văn thư khi tiếp nhận văn bản có văn bản mật đã để cho người
khác biết được nội dung, hay tình trạng vẫn còn để cho người khác đóng dấu. vì
vậy mà việc kiểm tra công tác của văn thư-lưu trữ là vô cùng quan trọng một phần
quyết định tới sự thành công trong hoạt động của văn phòng huyện. Không những
thế mà trong quá trình này cũng có thể phát hiện những sáng kiến cách làm hay
của cán bộ, nhân viên kịp thời động viên, khen thưởng để họ hăng say hơn với công
việc. Đồng thời giải thích cho mọi người hiểu và tôn trọng các quy định về công tác
văn thư- lưu trữ. Tạo ra tình cảm tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới.

¬
KẾT LUẬN.
Qua thời gian thực tập ở văn phòng UBND huyện Mỹ Đức em thấy công tác
văn thư –lưu trữ có vị trí quan trọng trong hoạt động văn phòng, của UBND huyện
ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của văn phòng và hiệu lực, hiệu quả
quản lý nhà nước.
Công tác văn thư-lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác
quản lý,bao gồm các nội dung: xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu...cần được tổ chức một cách khoa
học va theo đúng quy định của nhà nước.
Công tác văn thư-lưu trữ ở văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức tuy
vẫn còn những hạn chế cần khắc phục nhưng không phủ nhận những đóng góp ảnh
hưởng đến hiệu quả hoạt động của cơ quan. Hiện nay cũng được quan tâm và ngày
đang chuyển biến, hoàn thiện về cơ sở trang thiết bị, công chức văn thư-lưu trữ
cúng được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ.
Sau thời gian thực tập tại văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức em
cũng rút ra được những kinh nghiệm, bài học quý báu cho bản thân và hơn nữa là
em có thể ứng dụng một phân kiến thức đã học ở nhà trường vào trong thực tế.Kỳ
thực tập này đã giúp em làm quen với môi trường làm việc sau này, tăng khả năng
giao tiếp và ứng sử với đồng nghiệp.
Để đạt được kết quả trên ngoài sự cố gắng của bản thân thì bên cạnh luôn có
sự giúp đỡ của cán bộ, nhân viên văn phòng HĐND và UBND huyện Mỹ Đức đặc
biệt là của thầy giáo: Tiến Sỹ Nguyễn Hà Hữu đã tận tình hướng dẫn em trong quá
trình hoàn thành bài khoá luận này.
Em xin chân thành cảm ơn!

¬
TÀI LIỆU THAM KHẢO.
1. Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác
văn thư.
2. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06/5/2005
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày nội dung văn bản
3. Sách Nghiệp vụ văn phòng trường ĐH Dân Lập Phương Đông của
PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri, nxb Thống kê.
4. Các tài liệu báo cáo và quy chế làm việc của văn phòng HĐND-UBND
huyện Mỹ Đức.
5. Giáo trình lý luận, phương pháp văn thư của trường ĐH Khoa học xã
hội & nhân văn của PGS.TS. Vương Đình Quyển.
6. Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ của trường CĐ Nội vụ Hà Nội.

Đề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ

More Related Content

What's hot

Similar to Đề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ

More from Dịch vụ viết bài trọn gói ZALO: 0909232620

Recently uploaded

Đề tài: Công tác văn thư-lưu trữ tại văn phòng huyện Mỹ Đức, 9đ