Em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn thư – lưu trữ tại đại học y dược tp.hcm năm 2018

1. BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM NĂM 2017
Họ và tên : .
Lớp : .
Khóa học : .
Cơ quan thực tập :.
Thời gian thực tập : .
Giảng viên hướng dẫn : .
TP. HỒ CHÍ MINH - 2018

2. NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Tp Hồ Chí Minh, Ngày Tháng Năm 2018
i

3. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Tp Hồ Chí Minh, Ngày Tháng Năm 2018
ii

4. LỜI CẢM ƠN
Tác giả xin trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý thầy cô Học viện
Hành Chính Quốc Gia đã tận tình truyền đạt cho tác giả những kiến thức, kinh
nghiệm quý báu trong suốt thời gian học tập rèn luyện dưới mái trường, đặc biệt
em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Thế Tài là người trực tiếp tận tình hướng
dẫn em làm báo cáo tốt nghiệp này.
Cuối cùng xin gởi lời cám ơn đến toàn thể gia đình, bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ tác
giả trong suốt thời gian vừa qua.
Họ và tên học viên
.
iii

5. MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.......................................................................vi
KẾ HOẠCH THỰC TẬP...........................................................................viii
NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIÊN..................................................ix
Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư........................................................ix
Thực hành nghiệp vụ công tác lưu trữ..........................................................ix
LỜI MỞ ĐẦU...............................................................................................x
I TỔNG QUAN VỀ ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM...................................1
3 Cơ cấu tổ chức............................................................................................3
Sơ đồ: 1: Cơ cấu tổ chức...............................................................................3
II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC Y
DƯỢC TP.HCM............................................................................................5
1. Tình hình chung của Văn phòng cơ quan (phòng Hành chính Tổng hợp)5
Sơ đồ 2:Tổ chức phòng Hành chính Tổng hợp.............................................5
Bảng 1 Tình hình nhân sự văn phòng............................................................6
2. Nội dung công tác văn thư tại Đại học Y Dược Tp HCM.........................6
2.4. Quản lý và sử dụng con dấu: ...............................................................12
2.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan..................................12
2.6 Tình hình ứng dụng tin học trong công tác văn thư:............................13
2.7. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác Văn thư.....................13
2.8. Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư.................................................14
3 Nội dung của công tác lưu trữ tại Đại học Y Dược Tp HCM......................15
3.2. Phân loại (chỉnh lý) tài liệu lưu trữ.......................................................17
3.3.Xác định giá trị tài liệu lưu trữ..............................................................17
3.4. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ......................................................18
3.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ...........................................................19
3.6. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ..............................................19
3.7. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ.......................19
3.8. Thực hành nghiệp vụ công tác lưu trữ..................................................19
4. Nhận xét đánh giá ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ tại
Đại học Y Dược Tp HCM...........................................................................23
4.1.Ưu điểm:................................................................................................23
4.2. Hạn chế:................................................................................................24
III: NHỮNG GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN NÂNG
CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TẠI ĐẠI HỌC Y DƯỢC TPHCM....................................................25
1.Tuyển dụng thêm nhân sự cho bộ phận văn thư.......................................25
2.Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên văn thư của Nhà
trường..........................................................................................................25
3. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học phòng văn thư – lưu trữ......................28
4.Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, các thiết bị trong công tác văn thư.........29
KẾT LUẬN.................................................................................................30
iv

6. TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................31
PHỤ LỤC....................................................................................................32
v

7. DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
WTO : World Trade Organization
Tp. HCM : Tp. Hồ Chí Minh
TW3 : Trung ương 3
GS : Giáo sư
PGS : Phó giáo sư
TS : Tiến sỹ
THPT : Trung học phổ thông
vi

8. vii
Kế hoạch thực tập
Thời
gian
Mục tiêu Công việc thực hiện
Tuần 1 - Hiều sơ lược về Đại
học Y Dược Tp. Hồ Chí
Minh
- Quá trình hình thành,
cơ cấu tổ chức, quy định
cơ quan….
- Tiếp xúc và làm quen
với các anh chị trong cơ
quan
- Đọc các tài liệu về cơ quan trên website, các
tài liệu để hiểu rõ hơn về Đại học Y Dược Tp.
Hồ Chí Minh
- Quan sát công việc của các nhân viên cơ
quan.
Tuần 2 - Hiểu về quyền hạn,
trách nhiệm của phòng
thực tập
- Nắm bắt và trau dồi
tốt các kỹ năng nghề
nghiệp, các công việc cơ
bản của một nhân viên
văn phòng
- Bắt đầu làm quen với các công việc như: sắp
xếp giấy tờ,photo,in tài liệu, sắp xếp văn bản
- Tiếp xúc ban đầu với các công việc thường
ngày về soạn thảo và xử lý văn bản
- Tìm hiểu việc tổ chức xác định tài liệu, văn
thư lưu trữ
- Thực hàng đăng ký văn bản đi và đến, oạn
thảo và trình bày thể thức của 5 loại văn bản.
- Th c hành l p h s hi n hànhự ậ ồ ơ ệ
Tuần 3 - Chủ động hơn trong
công việc, khẳng định
năng lực của bản thân.
- Học hỏi những kỹ
năng quản trị, kiến thức
về soạn thảo văn bản
trong thực tiễn
-Chú ý quan sát ,học hỏi các anh chị đồng
nghiệp trong các nghiệp vụ thực tiễn về soạn
thảo văn bản
- Chủ động tiếp cận công việc và sẵn sàng hỗ
trợ cán bộ nhân viên cơ quan để có thể hoàn
thành các công việc chung.
Tuần 4 - Hoàn thiện báo cáo
thực tập.
-Tham khảo ý kiến các anh chị trong phòng về
bài báo cáo
- Hoàn thiện và xin đánh giá của cơ quan
- Đánh giá sự thay đổi của bản thân từ đầu kỳ
thực tập cho đến nay, điểm mạnh, điểm yếu
như thế nào.

9. KẾ HOẠCH THỰC TẬP
Cơ quan thực tập : Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh
Thời gian thực tập : 18/10/2015 đến ngày 18/11/2015
Quá trình thực tập
viii

10. NHỮNG CÔNG VIỆC ĐÃ THỰC HIÊN
Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư
Soạn thảo và trình bày thể thức của 5 loại văn bản
Thực hành đăng ký văn bản đến
Thực hành đăng ký văn bản đi
Thực hành lập hồ sơ hiện hành
Thực hành nghiệp vụ công tác lưu trữ
Về thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Về phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
ix

11. LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế thị trường ra đời là một bước ngoặt vô cùng to lớn và là một dấu
mốc quan trọng của nền kinh tế loài người. Song song với sự hình thành và phát triển
của nó là hàng loạt các quy luật kinh tế, nguyên tắc kinh tế. Cạnh tranh là một trong
các quy luật cơ bản và tất yếu của nền kinh tế thị trường hiện nay.
Trong thời cuộc nhân loại đang đẩy mạnh quá trình quốc tế hoá thì cạnh tranh
càng trở nên gay gắt, khốc liệt. Đặc biệt hiên nay khi mà Việt Nam đã gia nhập tổ chức
kinh tế thế giới WTO nên có rất nhiều cơ hội và thách thức. Tuy nhiên do sự non yếu
về mặt kinh nghiệm và khoa học công nghệ so với các nước trên thế giới nên các cơ
quan, đơn vị Nhà nước Việt Nam đã, đang và sẽ phải trải qua rất nhiều khó khăn và
thử thách.
Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những hoạt động quan trọng trong các
cơ quan tổ chức của Nhà nước trong giai đoạn hiện nay. Tại mỗi cơ quan, công tác
Văn thư – Lưu trữ có một vị trí quan trọng trong toàn bộ hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức nói chung và Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh nói riêng. Xuất phát từ
vai trò quan trọng ấy, Nhà nước ta đã, đang và sẽ tiếp tục đào tạo đội ngũ cán bộ Hành
chính, Văn thư – Lưu trữ có tư cách đạo đức tốt và có nghiệp vụ chuyên môn vững
vàng ngang tầm với nhiệm vụ đề ra.
Nhằm nâng cao trình độ lý luận, kỹ năng nghiệp vụ, rèn luyện tư cách đạo đức,
bổ sung hoàn chỉnh những kiến thức đã học, đem những kiến thức đã học vận dụng
vào thực tiễn, được sự chấp thuận của Học viện hành chính TP. Hồ Chí Minh và sự
tiếp nhận của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh, em đã tới đây thực tập nghiệp vụ
trong thời gian từ ngày 16 tháng 10 năm 2015 đến ngày 16 tháng 11 năm 2015.
Thực tập là quá trình mà em thể vận dụng những kiến thức chuyên môn mà thầy
cô giảng dạy trên giảng đường, giúp cho sinh viên được tiếp cận và tiếp xúc với thực
tế trong hoạt động thực tập của cơ quan nhằm rèn luyện tay nghề, củng cố kiến thức,
nâng cao khả năng và thu thập được những kinh nghiệm thực tế.
Mặt khác là một học viên của trường Học Viện Hành Chính được tham gia học
tập, nghiên cứu tại trường 2 năm và một tháng được thực tập tại Đại học Y Dược Tp.
Hồ Chí Minh, em rất quan tâm đến vấn đề văn thư – lưu trữ. Đó là nguồn cảm hứng và
x

12. động lực thôi thúc em không ngừng học hỏi, tìm hiểu trong thời gian em thực tập tại
trường. Từ những thực tế thu thập trong quá trình thực tập và được sự hướng dẫn
nhiệt tình của ThS NGUYỄN THẾ TÀI vì vậy em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài:
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TẠI ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM NĂM 2014
xi

13. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
I TỔNG QUAN VỀ ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM
1. Sự hình thành và phát triển của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh
- Đại học Y khoa Sài Gòn, thường gọi là Y khoa Đại học đường Sài Gòn được thành
lập năm 1947, như một phân hiệu của trường Y khoa Hà Nội. GS. C.Massias được bổ
nhiệm làm Hiệu trưởng phân hiệu này.
- Đến năm 1976, Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh được thành lập trên cơ sở hợp
nhất giữa các trường; Y khoa Đại học đường Sài Gòn, Dược khoa Đại học đường Sài
Gòn, Nha khoa Đại học đường Sài Gòn và đào tạo Cán bộ Y tế miền Nam. Khi mới
thành lập có 3 khoa; Khoa Y, Khoa Dược, Y khoa Đại học đường Sài Gòn trở thành
khoa Y của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh.
- Ngày 16 tháng 11 năm 1966, Y khoa Đại học đường Sài Gòn chính thức
chuyển về Trung tâm Giáo dục Y khoa trên đường An Dương Vương - Quận 5 TP. Hồ
Chí Minh (nay là đường Hồng Bàng).
- Trung tâm có cơ sở vật chất khá tiện nghi, hiện đại lúc bấy giờ, được sử dụng
chung cho 2 trường: Y khoa Đại học đường Sài Gòn và Nha khoa Đại học đường Sài
Gòn, với 1 đại giảng đường 500 chỗ ngồi, 3 giảng đường với mỗi giảng đường có 300
chỗ ngồi, thư viện và đầy đủ các khu y học cơ sở cùng với các phòng thí nghiệm.
- Ngày 27 tháng 10 năm 1976, Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số 426/TTg
về một số vấn đề cấp bách trong mạng lưới các đại học ở miền Nam, tổ chức lại các
trường thuộc Viện Đại học Sài Gòn, tất cả gom lại còn 8 trường, trong đó có Đại Học
Y Dược TP.HCM được sáp nhập bởi Y khoa, Nha khoa và Dược khoa Đại học đường
Sài Gòn). Từ quyết định này Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh chính thức được thành
lập và trở thành tên gọi thân quen trong suốt nhiều năm vừa qua. Từ 3 trường riêng
biệt nay với quyết định sáp nhập lại, mỗi trường trở thành một khoa.
- Đến năm 1990 lãnh đạo nhà trường đã bàn bạc và thống nhất với Bộ Y tế về việc
xây dựng Viện đại học sức khỏe. Từ đó, ngoài 3 khoa gồm; Y, Dược, Răng hàm mặt,
nhà trường đã xây dựng thêm 4 khoa mới và một bệnh viện đại học như sau:
+ Năm 1994: xây dựng khoa Khoa Học Cơ Bản, trên cơ sở sáp nhập và tổ chức lại
các bộ môn Toán, Lí, Hóa, Sinh học, Triết học Mác-Lênin, Ngoại ngữ, thể dục thể
thao, Quân sự.
1

14. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
+ Năm 1998: xây dựng khoa Điều dưỡng-Kỹ thuật y học trên cơ sở sáp nhập
trường Trung học Kỹ thuật Y tế TW3.
+ Năm 1999: xây dựng khoa Y tế công cộng trên cơ sở sáp nhập bộ môn Y tế công
cộng và khoa Tổ chức – Quản lý y tế của Viện vệ sinh Y tế công cộng.
+ Năm 2000: Bệnh viện Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh được thành lập trên cơ
sở phát triển phòng khám đa khoa của trường
- Ngày 18/6/2003, Bộ Y tế ra Quyết định số 2223/QĐ-BYT đổi tên Trường Đại
Học Y Dược TP. Hồ Chí Minh thành Đại Học Y Dược TP. Hồ Chí Minh trực thuộc
Bộ Y tế với chức năng, nhiệm vụ không thay đổi.
- Trường thành lập 01 Bệnh viện gồm 4 cơ sở với đầy đủ phòng khám chuyên
khoa, một trung tâm Khoa học Công Nghệ Dược, 6 đơn vị thuộc Trung tâm Y tế
chuyên sâu TP. Hồ Chí Minh, là những nơi áp dụng kỹ thuật cao trong điều trị và
nghiên cứu y học.
- Đại Học có 4 ký túc xá sinh viên-học sinh với 1.500 chỗ; Ngô Gia Tự; Nguyễn Thái Học; Nguyễn Chí Thanh;
Hoàng Văn Thụ.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đại học Y Dược Thành
phố Hồ Chí Minh
- Đào tạo nguồn nhân lực y tế từ trung học, đại học và chuyên sâu.
- Đào tạo nguồn nhân lực y tế, đào tạo chuyên sâu, nghiên cứu khoa học cho các
tỉnh từ Bình Thuận, Tây Nguyên và các tỉnh thành phía nam.
- Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ đào tạo các cán bộ ngành y
tế từ trung học đến sau đại học, là Đại Học trọng yếu của khu vực phía Nam. Bên cạnh
đó Đại Học còn tổ chức quản lý nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế trong đào tạo và
tham gia chăm sóc sức khỏe cho người dân.. Đồng thời trường còn hỗ trợ đào tạo lại
cán bộ y tế củng cố giúp đỡ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho các vùng xa hẻo lánh.
- Quản lý cán bộ viên chức, giảng viên, giáo viên, học viên và sinh viên, điều hành
các công việc hàng ngày theo chế độ của Nhà nước (chế độ thủ trưởng đứng đầu là
Hiệu trưởng).
2

15. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ: 1: Cơ cấu tổ chức
3

16. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
CÔNG TÁC CÁN BỘ:
1.Tổng số biên chế được giao: 1.500
- Hiện nay tổng số cán bộ CBVC toàn đại học là: 4.588, trong đó
* Số lượng CBVC phục vụ công tác giảng dạy: 1.795
+ Biên chế: 1.350; Gỉảng viên: 1.006
+ Hợp đồng: 445
* Số lượng CBNV phục vụ công tác tại BV ĐHYD: 2.793
+ Biên chế: 22
+ Hợp đồng: 2.771 (TX: 2107; vụ việc: 664)
- Về trình độ:
+ GS: 14 người chiếm tỷ lệ 12% trên tổng số
+ PGS: 109 người giảng viên cơ hữu
+ TS: 231 người (chiếm tỷ lệ 23% trên tổng số
giảng viên cơ hữu)
+ ThS: 365 người;
+ CKI: 72 người
+ CKII: 10 người
+ ĐH: 445 người
+ CNCĐ: 14 người
+ THPT: 105 người
+ Nội trú: 185 người. )
4

17. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC Y DƯỢC
TP.HCM
1. Tình hình chung của Văn phòng cơ quan (phòng Hành chính Tổng hợp)
Sơ đồ 2:Tổ chức phòng Hành chính Tổng hợp
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng cơ quan:
+ Tham mưu và giúp Ban Giám hiệu công tác hành chính tổng hợp về thời gian
lẫn phạm vi được giao, lên lịch làm việc hàng tuần, hàng tháng của Hiệu trưởng và
Ban Giám hiệu.
+ Tham mưu đề xuất Ban Giám hiệu xây dựng chương trình hành động, kế
hoạch tổng hợp. Giúp Ban Giám Hiệu tổ chức quản lý toàn bộ các hoạt động hành
chính trong phạm vi toàn trường.
+ Quản lý mạng thông tin hữu tuyến, xử lý và thực hiện văn thư báo chí đi –
đến, đảm bảo hệ thống hành chính vận hành thông suốt, đảm bảo quyền lãnh đạo và
hiệu lực quản lý của Ban Giám Hiệu trong công tác chỉ đạo, triển khai thực hiện các
mặt công tác; giữ vững an ninh trật tự vệ sinh môi trường; quản lý tốt tổ công xa, đảm
bảm phục vụ kịp thời, an toàn, tiết kiệm.
+ Cập nhật và thống kê tổng hợp, báo cáo phục vụ các cuộc họp định kỳ, quản
lý lưu trữ các loại văn bản đi – đến đầy đủ, chính xác, quản lý dấu các loại và sử dụng
theo luật định.
+ Chủ động phối hợp tích cực giữa các đơn vị trong việc tổ chức các hoạt động
đối nội, đối ngoại, hội họp và lễ hội.
- Đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng: 39 người.
5

18. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
Bảng 1 Tình hình nhân sự văn phòng
2. Nội dung công tác văn thư tại Đại học Y Dược Tp HCM
Công tác văn thư bao gồm những nhóm công việc chủ yếu sau xây dựng và
ban hành văn bản, trong đó đảm bảo các nguyên tắc và tiêu chuẩn khoa học về:
+ Thể thức các loại văn bản.
+ Hệ thống văn bản và thẩm quyền ban hành từng loại văn bản.
+ Qui trình xây dựng bản thảo, từ khi mới khởi thảo, sửa chữa đến duyệt
bản thảo.
+ Đánh máy, sao in và nhân bản.
+ Nguyên tắc ký, đóng dấu và ban hành văn bản.
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan.
+ Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
+ Tổ chức chuyển giao văn bản đi.
+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ, văn bản mật.
+ Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ.
+ Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:
Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu các văn bản và quản
lý con dấu của cơ quan. Các con dấu được bảo quản và sử dụng tại phòng văn thư,
cán bộ văn thư chỉ đóng dấu vào văn bản khi đã có đầy đủ các chữ ký của thủ trưởng
cơ quan hoặc trưởng phó phòng, ban, đơn vị khi đã kiểm tra và xác minh đúng về thể
thức và nội dung. Dấu được đóng đúng quy định của Nhà nước, trùm lên 1/3
đến1/4 chữ ký về phía bên trái. Việc bảo quản con dấu được giao cho cán bộ văn
thư cất giữ trong tủ có khoá an toàn. Tránh va chạm mạnh làm biến dạng con dấu.
6
Chức vụ Số lượng Trình độ chuyên môn
Trưởng phòng 01 Giảng viên cao cấp
Phó trưởng phòng 01 Chuyên viên
Nhân viên văn thư – lưu trữ 02 Cán sự
Nhân viên soạn thảo văn bản 02 Chuyên viên
Trực tổng đài 01 Nhân viên
Nhân viên phục vụ 9 Nhân viên
Tổ xe 8 Nhân viên
Bảo vệ, trật tự 15 Nhân viên

19. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
2.1.Soạn thảo, ban hành văn bản
* Bước chuẩn bị: Để soạn thảo một văn bản phải tùy theo loại văn bản và nội
dung cần soạn thảo mà chuẩn bị cho phù hợp. Quá trình chuẩn bị bao gồm các công
việc như xác định sơ bộ vấn đề, xác định tên loại văn bản, thu thập những thông tin có
liên quan, hình thành đề cương…
Ví dụ: Phòng Tổ chức cán bộ của trường cần soạn thảo một Quyết định kỷ luật
viên chức thì các bước chẩn bị; Biểu mẫu, biên bản cuộc họp, bản tường trình, bản
kiểm điểm …
* Quá trình soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn bản được căn cứ vào tính
chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho
đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Qua quá trình thực hiện các thao
tác nghiệp vụ tại nơi thực tập, cho thấy còn nhiều thiếu sót trong khâu xử lý thông tin.
Quy trình soạn thảo không đúng với quy định của Nhà nước, trong thực tế không có
khâu viết bản thảo mà văn thư tự soạn dựa theo lời gợi ý của thủ trưởng và trình ký.
* Duyệt bản thảo, đánh máy, trình ký và nhân bản: Sau khi soạn thảo xong,
cán bộ soạn thảo văn bản trình thủ trưởng xem xét, sửa chữa về nội dung và hình thức.
Bản thảo sau khi được duyệt (có ký tắt) trở thành bản gốc chuyển cho nhân viên văn
thư đánh máy.
- Văn bản sau khi đánh máy được trình ký chính thức. Tất cả các văn bản trước
khi trình ký đều phải có chữ ký tắt của bộ phận liên có quan, sau đó người có thẩm
quyền mới ký chính thức để bảo đảm văn bản ban hành có chất lượng, ít sai sót, nhầm
lẫn …
- Bộ phận văn thư đóng dấu, cho số, ký hiệu, ngày tháng ban hành và chuyển
đến những nơi có liên quan thực hiện theo tinh thần của văn bản.
- Về thẩm quyền ban hành văn bản: Tất cả các văn bản của nhà trường ban hành
đều đúng thẩm quyền theo qui định cuả Nhà nước, thể hiện rõ tính pháp lý và hiệu lực
thi hành.
2.2. Quản lý văn bản đi
7

20. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày: Nếu có sai sót phải kịp
thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
Tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức (trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác) đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức (do bộ phận văn
thư thống nhất quản lý). Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản của cơ
quan ban hành trong một năm để lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản
cho phù hợp.
* Nhân bản: Đúng số lượng và thời gian quy định.
* Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có): Nhân viên văn thư
tự tay đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu phải trùm
lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, con dấu phải trùm lên một phần các tờ giấy.
Đóng dấu độ khẩn mật: Đóng dấu mức độ mật (tuyệt mật, tốt mật, mật), dấu thu
hồi đối với văn bản có nội dung bí mật của Nhà
nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
* Đăng ký văn bản đi:
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thử và
chuyển phát đi trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản chỉ mức độ khẩn đều được đăng ký, trình đúng quy trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được, tất cả các văn bản chuyển đi đều có ký nhận vào sổ để theo dõi.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Mẫu số đăng ký văn bản đi
8
BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM 2012
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/06/2012
Từ số 01 đến số 450
Quyển số 01

21. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
- Đăng ký văn bản đi trên máy tính: Cập nhật văn bản vào cơ sở dữ liệu theo
hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung
cấp phần mềm đó.
* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
- Thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn bao bì thích hợp cho văn bản, trình bày bì
và viết bì thư, cho văn bản vào bì thư và dán lại, đóng dấu chỉ ký hiện mức độ quan
trọng của văn bản.
- Chuyển phát văn bản: Chuyển giao trực tiếp đến các đơn vị, cá nhân có liên
quan.Chuyển giao văn bản qua đường bưu điện, bằng máy fax, qua mạng …
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển
phát văn bản, văn bản có dấu hiệu thu hồi phải thu hồi đúng thời hạn.
- Văn bản bị trả lại phải chuyển giao đến đơn vị hoặc cá nhân phát hành ra văn
bản. Văn bản bị thất lạc phải báo cáo kịp thời cho người được giao trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
* Lưu văn bản đi:
- Mỗi văn bản phát hành lưu lại hai (02) văn bản: một bản lưu tại văn thư; một
bản lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị hoặc người soạn thảo. Bản lưu tại văn thư
phải là bản có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo và có đóng dấu của trường. Trường hợp
văn bản sau này còn để nhân bản khi cần thiết thì có thể lưu chưa đóng dấu.
- Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự của sổ đăng ký. Sau khi
kết thúc năm, nhân viên văn thư sắp xếp các văn bản đi của năm đó theo tên loại văn
bản, theo thời gian sau đó lưu trữ tại văn phòng.
- Lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời văn bản lưu theo quy định của pháp luật và
cơ quan, tổ chức. Văn bản lưu có đóng dấu mức độ mật phải thực hiện bảo vệ bí mật
theo đúng quy định của pháp luật.
* Nhận xét:
- Tất cả các văn bản do Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh phát hành đều theo
trình tự quản lý văn bản đi ở Mục 2 quản lý văn bản đi của Nghị định 110/2004/NĐ-
CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Sổ đăng ký văn bản đi đúng
theo quy định của nhà nước.
9

22. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
- Quản lý văn bản đi đúng cách sẽ giảm bớt được sự sai sót về thể thức, hình thức
trình bày văn bản. Tránh được sự tùy tiện của việc giải quyết công việc, có được một
quy trình đăng ký và quản lý đúng mức.
2.3. Quản lý văn bản đến
* Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, bóc bì và đóng dấu công văn đến:
- Tiếp nhận và phân loại: Tất cả các công văn, thư từ do nhân viên Bưu điện hoặc
các cơ quan, tổ chức chuyển đến đều tập trung tại phận văn thư trường tiếp nhận. Khi
nhận văn bản nhân viên văn thư xem nhanh qua nơi nhận, nội dung và kiểm tra phong
bì còn nguyên vẹn, nếu có hiện tượng bị bóc thì lập biên bản trước mặt người đưa công
văn. Sau khi nhận đủ số lượng bì công văn, giấy tờ gửi cho cơ quan thì nhân viên văn
thư tiến hành phân loại công văn thành 2 loại là công văn đăng ký vào sổ và công văn
không đăng ký vào sổ.
- Đăng ký văn bản: là tất cả những văn bản gửi cho trường, gửi cho Hiệu trưởng
hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong trường. Thư riêng, báo, tạp chí … không
phải đăng ký vào sổ mà chuyển thẳng cho cá nhân, đơn vị đó.
- Đăng ký bằng sổ: Lập sổ đăng ký văn bản đến theo mẫu đã quy định và phân
chia
cho thích hợp theo tình hình công văn của đơn vị, tổ chức đó.
Ví dụ: Dưới 2000 bản/1 năm, lập ít nhất 2 sổ (văn bản đến và văn bản mật).
Từ 2000 – 5000 bản/1 năm, lập sổ theo sự phân cấp.
Mẫu số đăng ký văn bản đến
10
BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM 2015
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/06/2012
Từ số 01 đến số 250
Quyển số 01

23. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
- Đăng ký văn bản trên máy tính: Sử dụng chương trình quản lý văn bản, hoặc tự
lập sổ trên máy tính theo cách tốt nhất của nhân viên văn thư.
- Bóc bì văn bản: Các loại công văn gửi đến nếu phải bóc bì thì công văn khẩn
bóc trước, sau đó đến công văn thường, công văn mật chỉ bóc bì bên ngoài chuyển lên
Hiệu
trưởng giải quyết, công văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể hoặc đích danh người
nhận thì không được bóc bì.
- Đóng dấu công văn đến: Tất cả văn bản đến đều được đóng dấu “công văn
đến” tại văn thư, ghi rõ số và ngày đến, đối với fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu,
văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu.
* Trình và chuyển giao văn bản đến:
- Trình văn bản: Sau khi đăng ký, văn bản phải được trình cho người đứng đầu cơ
quan kịp thời xử lý, người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung công văn để chỉ đạo
giải quyết. Sau khi có sự chỉ đạo của cấp trên, văn bản được chuyển giao cho bộ phận
văn thư đăng ký và vào sổ đăng ký văn bản.
- Chuyển giao văn bản: Nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng, chặt chẽ …Lập
sổ chuyển giao văn bản đến để tiện việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và giải quyết văn bản
đến.
* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Giải quyết văn bản đến: Kịp thời, đúng thời hạn của pháp luật quy định hoặc
theo quy định của cơ quan, tổ chức. Khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết phải đính kèm
phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đế xuất của đơn vị, cá nhân.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Người được giao nhiệm vụ phải
có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, các nhân có liên quan giải quyết văn bản
theo đúng thời hạn quy định. Văn bản có dấu tài liệu thu hồi, bộ phận văn thư có trách
nhiệm theo dõi thu hồi hoặc gửi trả lại theo đúng thời hạn.
* Nhận xét:
Tất cả các văn bản đến đều được bộ phận văn thư của trường quản lý theo trình
tự quản lý văn bản đến ở Mục 1 quản lý văn bản đến của Nghị định 110/2004/NĐ-CP,
ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
11

24. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
Sổ đăng ký văn bản đến đúng theo mẫu quy định của nhà nước sẽ góp phần bảo vệ văn
bản được tốt hơn, việc phát hành văn bản đúng lúc, kịp thời. Đăng ký, quản lý văn bản
có sự thống nhất, không nhầm lẫn khi đánh số và việc cập nhật, tra tìm văn bản nhanh
chóng, chính xác, công tác lưu trữ văn bản sẽ dễ dàng và tốt hơn.
2.4. Quản lý và sử dụng con dấu:
- Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh đang sử dụng 02 loại con dấu, đó là:
- Dấu tròn: 02 con dấu (một dấu nổi và dấu mực đỏ)
- Dấu vuông: 07 con dấu bao gồm: dấu của các khoa. Ngoài ra còn có các loại
dấu như; dấu tên, dấu chỉ mức độ khẩn, mật …
* Cách quản lý và sử dụng con dấu:
- Trưởng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm giúp Hiệu trưởng quản lý, bảo
quản con dấu của Trường. Con dấu (dấu tròn) được lưu giữ và bảo quản tại Trường và
giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu. Trong trường hợp do yêu cầu giải quyết
công việc ngoài Trường thì phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng. Nhân viên văn thư
quản lý con dấu như sau:
+ Dấu của trường do nhân viên văn thư quản lý và sử dụng theo đúng qui định
của Nhà nước và được bảo quản cẩn mật.
+ Dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của các cấp có
thẩm quyền.
+ Dấu do tự tay nhân viên văn thư đóng vào các văn bản giấy tờ của cơ quan.
+ Không đóng dấu khống chỉ và mang dấu theo người.
+ Dấu được đóng lên chữ ký và dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Khi có phục lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và
dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức của hoặc tên
phục lục.
+ Đóng dấu giáp lai lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo qui
định của Bộ trưởng và Hiệu trưởng trường.
- Đối với các con dấu vuông: Đây là các con dấu mang tính chất nội bộ nên được
lưu giữ tại các cơ sở và các bộ phận nhằm phục vụ cho công tác hành chính hàng ngày.
2.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Lập hồ sơ:
12

25. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
- Việc tập hợp sắp xếp văn bản thành hồ sơ là một công việc tất yếu trong mỗi
cơ quan. Lập hồ sơ hiện hành tại Trường tương đối tốt giúp cho việc nâng cao năng
suất, chất lượng công tác của cán bộ, viên chức trong cơ quan. Trong quá trình giải
quyết và sau khi đã giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo
từng vấn đề, sự việc, phản ánh đúng chức năng của cơ quan, của từng đơn vị, giúp cho
việc tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, chính xác.
- Hàng năm Ban Giám Hiệu vẫn thường xuyên chỉ đạo cho các đơn vị lập danh
mục hồ sơ của đơn vị mình. Vì chỉ có lập danh mục hồ sơ mới trả lời được câu hỏi mỗi
năm đơn vị mình phải lập bao nhiêu hồ sơ? cụ thể là những hồ sơ nào? ai lập? Hồ sơ
nào cần nộp vào lưu trữ cơ quan?
* Về giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh
là một trong các trường lớn trong cả nước. Vì vậy có nhiều loại tài liệu khác nhau liên
quan đến lĩnh vực đào tạo nhân lực y tế thì việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
được thực hiện nghiêm túc. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu từ các Khoa, Phòng vào Lưu
trữ trường là một chế độ bắt buộc.
Nhìn chung các tài liệu đã được lập thành hồ sơ nên việc giao nộp tài liệu vào
lưu trữ trường đã tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ sau này.
2.6 Tình hình ứng dụng tin học trong công tác văn thư:
Văn phòng hiện nay chưa sử dụng phần mềm điều hành tác nghiệp hệ thống kết
nối thông tin giữa các phòng ban và các khoa. Việc ứng dụng tin học trong công tác
văn thư tại trường chủ yếu là nhập tài liệu lưu giữ tại từng phòng ban, khoa. Tuy nhiên
Trường sẽ cố gắng để sớm đưa phần mềm này vào sử sụng để đảm bảo thông tin thông
suốt trong nội bộ, giúp cho việc chống quan liêu giấy tờ, chống lãnh phí và giảm bớt
chi phí cho Trường.
2.7. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác Văn thư
Văn phòng trường được trang bị tương đối hiện đại, tất cả các phòng làm việc
được trang bị bàn ghế, tủ đựng tài liệu, trong phòng làm việc được trang bị một máy
điện thoại riêng và 2 máy điện nội bộ để tiện liên hệ công tác trong cơ quan và bên
ngoài. Mỗi nhân viên văn phòng đều có máy tính, máy in riêng được kết nối với mạng
nội bộ và kết nối mạng internet. Mỗi văn phòng còn được trang bị máy photocopy hiện
13

26. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
đại, riêng Văn phòng được ưu tiên trang bị thêm máy hút bụi, máy Fax, máy in màu,
máy scan …
2.8. Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư
Soạn thảo và trình bày thể thức của 5 loại văn bản
Trong thời gian thực tập tại khối văn phòng, tôi đã được Phó Trưởng phòng Hành
chính Tổng hợp phân công và tạo điều kiện cho trực tiếp soạn thảo các loại văn bản.
Với sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ viên chức trong văn phòng, tôi đã hoàn thành
nhiệm vụ. Tuy trong quá trình soạn thảo cũng còn nhiều lúng túng, nhưng bằng sự cố
gắng nỗ lực của mình tôi đã có thể tự soạn thảo các loại văn bản như:
a) Quyết định 1
b) Công văn 2
c) Thông báo 3
d) Biên bản 4
đ) Tờ trình 5
Thực hành đăng ký văn bản đến6
- Mọi văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan đều phải qua văn thư để đăng ký vào sổ.
Bản thân đã trực tiếp tiếp nhận văn bản và ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Trong
thời gian thực tập đã tiếp nhận được một số văn bản của các cơ quan gửi đến, khi nhận
văn bản xem nhanh qua có đúng là gửi cho cơ quan mình hay
không, kiểm tra phong bì có nguyên vẹn không nếu thấy bị rách nát hoặc có hiện
tượng bị bóc thì lập biên bản trước mặt người đưa. Sau khi nhận đủ số lượng bì văn
bản, giấy tờ gửi cho cơ quan tiến hành phân loại văn bản thành 2 loại đó là loại phải
đăng ký vào sổ và loại không đăng ký vào sổ.
- Sau khi nhận văn bản đã tiến hành bóc bì, đóng dấu đến, trình Ban Giám hiệu
cho ý kiến phân phối giải quyết, sau khi có ý kiến phân phối văn bản đưa trở lại văn
thư nhập vào sổ, và chuyển đến người giải quyết theo sự phân phối.
1
Phụ lục 1
2
Phụ lục 2
3
Phụ lục 3
4
Phụ lục 4
5
Phụ lục 5
6
Phụ lục 6
14

27. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
- Các loại văn bản gửi cho Trường phải bóc bì thì văn bản khẩn bóc trước, văn
bản thường bóc sau . Những công văn mật chỉ bóc bì bên ngoài chuyển lên Ban Giám
hiệu giải quyết.
Thực hành đăng ký văn bản đi 7
- Tất cả văn bản giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ
cơ quan đều phải đưa qua văn thư cơ quan để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi.
văn bản đi sau khi được ký chính thức bản thân phải kiểm tra lần cuối về thể thức và
thẩm quyền ký đã đúng chưa. Sau đó lấy số và vào sổ văn bản đi, bỏ vào bì thư có in
sẵn tên Trường và gửi qua bưu điện.
- Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan thì giao trực tiếp cho
người nhận hoặc Phòng, Ban của người đó nhờ chuyển dùm. Tất cả văn bản của cơ
quan khi gửi đi đều phải giữ lại ở bộ phận văn thư một bản chính có đầy đủ thể thức
và rõ ràng nhất.
Thực hành lập hồ sơ hiện hành
a). Lập danh mục hồ sơ có tác dụng giúp cho công tác lập hồ sơ, phân loại tài liệu
trong cơ quan, đơn vị được chính xác, quản lý văn bản giấy tờ được chặt chẽ, tạo thuận
lợi cho nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ nhà nước.
- Trong quá trình thực tập tôi đã căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, thực tế hoạt
động cơ quan và dựa vào danh mục hồ sơ có sẵn để lập danh mục hồ sơ.
- Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác văn thư. Chỉ có lập hồ sơ
mới tạo được những hồ sơ ghi lại kết quả của toàn bộ hoạt động của văn thư và hoạt
động của cơ quan. Vì vậy tất cả các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan
đều được lập hồ sơn8
b). Trình bày trang bìa và tờ Mục lục văn bản (4 hồ sơ) được lập theo các đặt
trưng: Tên loại văn bản, vấn đề, tác giả, thời gian 9
3 Nội dung của công tác lưu trữ tại Đại học Y Dược Tp HCM
Để thực hiện những chức năng cơ bản trên, công tác lưu trữ phảỉ đảm bảo các nội
dung sau:
- Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm tạo điều
7
Phụ lục 7
8
Phụ lục 8
9
Phụ lục 9
15

28. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
kiện thuận lợi cho bảo quản và tổ chức sử dụng.
- Đánh giá tài liệu lưu trữ: Là sự nghiên cứu lựa chọn những tài liệu có giá trị để
đưa vào bảo quản trong các cơ sở lưu trữ và tiêu dùng những tài liệu đã hết giá trị. -
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự nghiên cứu để sắp xếp tài liệu một cách khoa học, tạo
điều kiện thuận lợi cho bảo quản và tổ chức sử dụng.
- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường xuyên
nhằm từng bước hoàn thiện Phông lưu trữ Quốc gia nói chung và từng phông lưu trữ
cụ thể nói riêng. Thu thập, bổ sung bao gồm giai đoạn thu thập tài liệu để giải quyết
xong từ văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ hiện
hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, người ta
đặc biệt chú ý sưu tầm những tài liệu có xuất xứ cá nhân, tài liệu còn nằm rải rác ở
bảo tàng, thư viện hay trong nhân dân vì nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị.
- Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật
nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ. Kỹ thuật bảo quản tài
liệu lưu trữ phải được đặc biệt coi trọng để tránh những tác động xấu làm giảm tuổi
thọ của tài liệu. Mặt khác, nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông
tin bí mật về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu
lưu trữ không chỉ chú trọng đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các
biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu
trữ. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho
lưu trỡ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ chức lưu trữ. Về
nguyên tắc, tài liệu lưu trữ không chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ có ý nghĩa
khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là
mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Nội dung chủ yếu của việc sử dụng tàI liệu
lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả làm công tác tra cứu, công bố, giới thiệu
trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ.
16

29. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
- Theo quy định của Nhà nước, tài liệu của các đơn vị tổ chức trong cơ quan,
sau khi giải quyết công việc xong thì phải lập hồ sơ và được giữ lại các bộ phận
chuyên môn một năm, sau đó phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Nhưng trên thực tế tại Trường chưa có kho lưu trữ chung cho toàn Trường, tài
liệu từ trước tới giờ vẫn được lưu trữ tại các Khoa, đơn vị, phòng ban. Nhân viên lưu
trữ tại các bộ phận chịu trách nhiệm thu thập, thống kê, và bổ sung tài liệu vào hồ sơ
và lưu giữ tại phòng, công việc này được thực hiện theo từng quý.
- Hàng năm sau khi các đơn vị tổ chức, cá nhân giải quyết xong công việc đều
phải đóng lại cho lưu trữ phòng, Ban mình. Đây là nguồn nộp lưu thường xuyên quan
trọng nhất vì nó phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông.
- Nhìn chung các tài liệu lưu trữ tại các Khoa, đơn vị, phòng ban đều đã được
lập thành hồ sơ nên rất thuận lợi cho công tác lưu trữ.
3.2. Phân loại (chỉnh lý) tài liệu lưu trữ
- Tài liệu được cán bộ lưu trữ tổ chức tiến hành chỉnh lý, thu năm nào chỉnh lý
ngay năm đó nên rất gọn gàng, khoa học, không có tình trạng tài liệu bó gói, lộn xộn.
- Trước khi chỉnh lý một phông hay một phần của phông cán bộ lưu trữ nghiên
cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để chọn một phương án tối ưu.
Trong quá trình hoạt động của Trường có một số thay đổi về cơ cấu tổ chức, tên
gọi nhưng chức năng và nhiệm vụ cơ bản không có gì thay đổi, vì vậy phương án phân
chia tài liệu của Đại học Y Dược TP. HCM được chọn là: “Thời gian – Cơ cấu – Tổ
chức”.
3.3.Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Việc xác định giá trị tài liệu trong phông lưu trữ của Trường chủ yếu được
tiến hành kết hợp trong quá trình chỉnh lý. Đây là hình thức chủ yếu để cơ quan xác
định giá trị tài liệu.
- Đại học Y Dược TP. HCM chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu,
những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa, tài liệu khác phông được để riêng và xin ý
kiến lãnh đạo kết hợp với đơn vị tiêu hủy tài liệu để tiêu hủy, thường việc tiêu hủy tài
liệu được thực hiện theo từng đợt.
- Những tài liệu được giữa lại trong phông bao gồm:
17

30. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
+ Tài liệu của các cơ quan Trung ương
+ Tài liệu của các cơ quan ngang Bộ
+ Tài liệu của các cơ quan địa phương
+ Tài liệu của các đơn vị trực thuộc
- Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của Trường mà xác định giá trị tài liệu, có thể có
tài liệu được giữ vĩnh viễn, lâu dài hay chỉ giữ tạm thời.
Ví dụ:
+ Tài liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Y tế chỉ đạo về công tác tuyển
sinh: bảo quản vĩnh viễn
+ Tài liệu về kết quả học tập của học sinh, sinh viên: bảo quản lâu dài
+ Hồ sơ sinh viên, học sinh: Bảo quản ít nhất 10 năm
3.4. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ
* Thống kê:
- Thống kê trong công tác lưu trữ là dùng các biện pháp nghiệp vụ để xác định
số lượng thành phần, nội dung tài liệu và các trang thiết bị trong các phòng, kho lưu
trữ đồng thời nắm được tình hình đội ngũ cán bộ công tác trong ngành lưu trữ. Thống
kê đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý tài liệu, giúp cho công
tác lưu trữ làm tốt công việc bổ sung, thu thập, chỉnh lý, tổ chức sử dụng tài liệu và
việc bảo quản.
- Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện thống kê theo năm, hồ sơ
của năm nào thì thực hiện theo năm đó. Số liệu thống kê chính xác, trung thực, thống
nhất với số liệu bảo quản.
- Để số liệu thống kê được chính xác, nhân viên lưu trữ cơ quan đã lập các sổ
sách như:
+ Sổ nhập tài liệu lưu trữ.
+ Sổ xuất tài liệu lưu trữ.
+ Sổ xuất tạm.
* Nội dung thống kê:
+ Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần nội dung tài liệu
+ Thống kê các loại công cụ tra cứu trong.
+ Thống kê các phương tiện bảo quản
18

31. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
+ Thống kê tình hình tổ chức sử dụng tài liệu
* Bảo quản:
- Kho bảo quản tài liệu tại các bộ phận được xây dựng sạch sẽ, thoáng mát, tiện
nghi …
- Hồ sơ sau khi chỉnh lý xong được cho vào hộp nhựa và đặt vào kệ sắt, các tủ
đựng hồ sơ (riêng tài liệu điểm sinh viên được đặt trong tủ và có ổ khóa). Đại học Y
Dược Thành phố Hồ Chí Minh có đầy đủ trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy, có
kệ, hộp đựng hồ sơ, máy điều hòa …
- Tài liệu được sắp xếp khoa học, được sắp xếp theo trật tự từ trái qua phải, từ
trên xuống dưới. Tất cả các tài liệu đều có chế độ bảo quản chặt chẽ, tài liệu được
kiểm tra thường xuyên.
3.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu tại Thư
viện. Đối tượng khai thác chủ yếu là các cán bộ của Trường, sinh viên (Đại học, Sau
đại học), và độc giả vãng lai …
- Hình thức sử dụng tài liệu: Sử dụng tại phòng đọc, cho mượn về nhà và trên
Internet.
3.6. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ
Vấn đề ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ được thực hiện nội bộ tại các bộ
phận chuyên môn như; Phòng Tổ chức cán bộ , phòng Quản lý đào tạo, Văn phòng,
các Khoa …
3.7. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ của Đại học Y Dược TP. HCM là nguồn tài liệu có giá trị rất
lớn trong việc hoạt động và phát triển của trường. Vì vậy, Ban Giám Hiệu đã quan tâm
chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ tương đối đầy đủ, đồng bộ.
- Cơ sở vật chất như: cặp, hộp, tủ, giá đựng tài liệu, máy đo nhiệt độ ẩm, máy
hút bụi, máy vi tính, hệ thống điều hòa, hệ thống báo cháy, báo trộm tự động và nhiều
phương tiện khác phục vụ tốt cho nhu cầu bảo quản tài liệu.
3.8. Thực hành nghiệp vụ công tác lưu trữ
Về thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
19

32. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
a). Theo quy định của Nhà nước, tài liệu của các đơn vị tổ chức trong cơ quan,
sau khi giải quyết công việc xong thì phải lập hồ sơ và được giữ lại các bộ phận
chuyên môn một năm, sau đó phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Nhưng trên thực tế tại Trường chưa có kho lưu trữ chung cho toàn Trường, tài
liệu từ trước tới giờ vẫn được lưu trữ tại các Khoa, đơn vị, phòng ban. Hàng năm sau
khi các đơn vị tổ chức, cá nhân giải quyết xong công việc đều phải đóng lại cho lưu trữ
phòng, ban mình. Đây là nguồn nộp lưu thường xuyên quan trọng nhất vì nó phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông.
- Do trường không có bộ phận lưu trữ riêng biệt và không có nội quy cụ thể nào
về lưu trữ nên tôi không có điều kiện tham gia cùng cán bộ lưu trữ để thực hành các
nghiệp vụ về công tác lưu trữ của trường. Tuy nhiên bằng những nhận thức mà bản
thân tiếp thu được trong quá trình học tập và quá trình được cọ sát với công việc trong
quá trình thực tập tại trường, bản thân nhận thấy các văn bản đã và đang được hình
thành trong công tác văn thư trực thuộc Văn phòng ngày càng nhiều. Nếu các nghiệp
vụ của công tác lưu trữ không được triển khai sẽ dẫn đến tình trạng các văn bản không
được xắp xếp khoa học, bị chất đống, hư hỏng gây khó khăn trong công tác tìm kiếm
và những văn bản đã hết thời hạn sử dụng không được loại ra để tiêu hủy đã chiếm tỷ
lle65 diện tích đáng kể tại các kho lưu trữ bộ phận. Do đó, tôi có một số ý kiến đóng
góp và đề xuất về công tác lưu trữ như sau.
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
- Bộ phận văn thư tại Văn phòng phốii hợp với bộ phận văn thư các đơn vị, cá
nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
- Lập bản hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp và
thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
- Chuẩn bị kho và các phương tiện đề tiếp nhận tài liệu.
- Tổ chức tiếp nhận và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”;
- “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản bàn giao tài liệu” được lập
thành 02 bản. Các đơn vị chuyên môn lưu 01 bản và lưu trữ lưu 01 bản.
b). Lập bản Mục lục hồ sơ nộp lưu và Biên bản giao nộp tài liệu10
Về phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
10
Phụ lục 10
20

33. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
a). Tham gia chỉnh lý tài liệu của phông lưu trữ 11
Xây dựng bản Phương án phân loại tài liệu của phông lưu trữ 12
b). Trực tiếp chỉnh lý một nhóm tài liệu của phông13
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
a). Tìm hiểu việc tổ chức xác định tài liệu lưu trữ:
- Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
+ Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn;
+ Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
+ Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
+ Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Cơ quan và đơn vị phải thành lập Hội
đồng xác định giá trị tài liệu.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu do lãnh đạo cơ quan quyết định thành lập, gồm
có:
+ Phó Hiệu trưởng Chủ tịch Hội đồng,
+ Lãnh đạo Phòng, ban có tài liệu Ủy viên,
+ Đại diện lưu trữ đơn vị Ủy viên (Thư ký Hội đồng).
- Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Tư vấn cho Thủ trưởng đơn
vị quyết định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá trị.
Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với
Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);
- Hội đồng thảo luận biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Biên bản
cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng và được lập thành 2 bản,
một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền
thẩm tra tài liệu hết giá trị.
- Thông qua biên bản trình Thủ trưởng đơn vị quyết định.
- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của đơn vị dưới bất
kỳ hình thức nào và bán tài liệu tiêu hủy ra thị trường tự do.
11
Phụ lục 11
12
Phụ lục 12
13
Phụ lục 13
21

34. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
- Quy trình tiêu hủy tài liệu:
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
+ Trình lãnh đạo hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị;
+ Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị;
+ Thẩm tra tài liệu hết giá trị khi tiêu hủy;
+ Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Hồ sơ trình xét hủy tài liệu hết giá trị:
+ Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Danh mục tài liệu hết giá trị;
+ Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
+ Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
+ Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi hủy: Hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị
+ Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;
+ Danh mục tài liệu hết giá trị;
+ Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:
+ Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh;
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị;
+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Văn bản của cấp có
thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;
+ Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Các tài liệu khác có liên quan:
+ Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại đơn vị có tài liệu hủy trong
thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.
+ Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
22

35. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
- Thời hạn bảo quản:
+ Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công
nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau 10 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ
đơn vị;
+ Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài
liệu khác: sau 2 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ đơn vị;
b). Dự thảo Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu14
c). Lập một phần bản Danh mục tài liệu hết giá trị và nêu lý do đề nghị tiêu hủy
những tài liệu đó 15
4. Nhận xét đánh giá ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ tại Đại
học Y Dược Tp HCM
4.1.Ưu điểm:
- Tất cả các văn bản đi, đến của trường đều được tập trung vào bộ phận văn thư.
Đội ngũ cán bộ văn thư có chuyên môn cao, nên việc soạn thảo, ban hành, quản lý và
giải quyết văn bản đều được thực hiện đúng quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản của Nhà nước.
- Các loại văn bản đi, đến đều được đăng ký vào sổ theo dõi văn bản và được
lưu giữ trên máy vi tính giúp cho công tác phục vụ được nhanh chóng, kịp thời.
- Việc quản lý con dấu rất chặc chẽ và sử dụng đúng mục đích, không có tình
trạng đóng dấu chỉ khống.
- Ngoài ra, được sự quan tâm sâu sát của lãnh đạo công tác văn thư được trang
bị đầy đủ các loại trang thiết bị phụ vụ tốt cho công tác văn thư. Nhìn chung công tác
văn thư đã thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ, tiếp nhận và chuyển giao công văn kịp
thời và không bị thất lạc.
- Hàng năm Văn phòng đã phối hợp với phòng Tổ chức Cán bộ tham mưu cho
Ban Giám hiệu cử cán bộ trong cơ quan đi tập huấn về công tác văn thư, công tác quản
trị văn phòng nhằm thực hiện khác khâu nghiệp vụ tốt hơn, đáp ứng được nhu cầu hoạt
động của trường.
- Những năm gần đây, được sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu, các Phòng ban đều
lập hồ sơ trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan.
14
Phụ lục 14
15
Phụ lục 15
23

36. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
- Hồ sơ được lập để trong trang bìa theo đúng tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” với
mã số: TCN 01: 2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành vào ngày 01/5/2002.
Tất cả các tài liệu lưu trữ đều được lưu tại kho lưu trữ của các Khoa, Phòng có
hệ thống, giúp cho việc tra tìm được nhanh chóng, chính xác có hiệu quả phục vụ cho
công tác giảng dạy và học tập tại trường.
- Tài liệu của bộ phận nào thì được sắp xếp tại bộ phận đó, không có tình trạng
tài liệu thất lạc từ Khoa này sang Khoa khác, từ Phòng này qua Phòng khác.
- Hàng năm Văn phòng đã phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ đã tham mưu
cho Ban Giám hiệu cử cán bộ trong cơ quan đi tập huấn về công tác lưu trữ, nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ và vi tính nhằm thực hiện khác khâu nghiệp vụ
tốt hơn.
- Thủ trưởng và cán bộ nhân viên trong cơ quan thường xuyên quán triệt công
tác yêu cầu, nhiệm vụ bảo quản tuyệt đối an toàn tài liệu lưu trữ trong mọi hoàn cảnh
và tình huống, thực hiện nghiêm túc Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
- Về cơ sở vật chất trường cũng đã quan tâm đầu tư các trang thiết bị phục vụ
cho công tác lưu trữ tương đối đầy đủ và đồng bộ. Hồ sơ được lập để trong trang bìa
theo đúng tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” với mã số: TCN 01: 2002 của Cục Lưu trữ
Nhà nước ban hành vào ngày 01/5/2002.
4.2. Hạn chế:
- Với khối lượng lớn công việc nên đôi khi việc giải quyết còn chậm trễ.
- Khối lượng tài liệu chỉ được lưu giữ tại kho của văn phòng, trường không có
kho lưu trữ cơ quan.
- Thể thức văn bản và vị trí trình bày các thành phần chưa thật chuẩn với quy
định của Nhà nước(canh lề, cở chữ, cách trình bày,…không đúng với Tiêu chuẩn).
Còn một số văn bản thiếu phần trích yếu nội dung hoặc nơi nhận.
Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh chưa xây dựng được kho lưu trữ tại cơ quan,
nên công tác tổ chức sử dụng tài liệu cũng còn hạn chế.
- Nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ phục vụ trong công tác lưu trữ tại các bộ phận
còn yếu, nên công tác lưu trữ còn lúng túng chưa thống nhất tại các Khoa, phòng ban
24

37. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
III: NHỮNG GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN
THƯ – LƯU TRỮ TẠI ĐẠI HỌC Y DƯỢC TPHCM
1.Tuyển dụng thêm nhân sự cho bộ phận văn thư
Mặc dù cán bộ văn thư Trường đã tham gia dự khoá học đào tạo về trung
cấp văn thư – lưu trữ nhưng xã hội ngày càng thay đổi, mọi hoạt động về công
tác văn thư Nhà nước cũng thay đổi theo. Hiên nay cán bộ văn thư – lưu trữ của
Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh lại tuổi cao, ngại thay đổi, ngại cập nhật những
kiến thức mới trong chuyên môn nghiệp vụ của mình. Vì thế một số hoạt động
về công tác văn thư – lưu trữ còn thủ công, không nhanh nhạy, không linh hoạt,
gây trở ngại đến hoạt động của Nhà trường. Bên cạnh đó có một cán bộ văn thư
– lưu trữ sắp nghỉ hưu Vì quy mô của Nhà trường rộng, không ở tập trung nên
có nhiều lúc công việc bị ùn tắc. Để đảm bảo hoạt động văn thư – lưu trữ và
nâng cao chất lượng hiệu quả công tác văn thư tại trường thì cần phải tuyển
thêm một cán bộ trẻ có năng lực, có trình độ chuyên môn về văn thư –lưu trữ.
Như vậy công việc của văn thư – lưu trữ hàng ngày không bị ùn tắc, mặt khác
Trường đã bổ sung được một cán bộ trẻ sẽ là người kế cận cho lớp cán bộ tuổi
cao, chắc chắn công tác văn thư – lưu trữ của trường sẽ hoạt động có năng suất
và chất lượng cao.
2.Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên văn thư của Nhà trường
Con người chính là nguồn tài nguyên vô giá, là nhân tố quan trọng quyết
định sự tồn tại của cơ quan, đơn vị. Chỉ những đơn vị nào biết cách khai thác sử
dụng một cách có hiệu quả cả về thể lực cũng như trí tuệ con người thì sẽ có thể
thành công trên mọi lĩnh vực. Vì tất cả các hoạt động của Trường đều không thể
thiếu đôi bàn tay và trí óc của con người. Trong công tác văn thư – lưu trữ cũng
vậy ngoài sự quan tâm giúp đỡ của Ban Giám Hiệu về mọi mặt như điều kiện
làm việc, còn thường xuyên tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn
nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ là điều tất yếu. Để góp phần hoàn thành
và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao thì cán bộ văn thư phải được trang bị
một số kiến thức, kỹ năng cơ bản sau:
Soạn thảo văn bản là một trong những công việc chính mà nhân viên văn
thư phải đảm nhận. Khác với một số cơ quan khác, nhân viên văn thư của trường
25

38. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
phải chịu trách nhiệm soạn thảo tất cả các văn bản của trường. Nhưng do đặc
điểm quy mô hoạt động tương đối rộng, số lượng văn bản mà nhà trường ban
hành tương đối nhiều nên văn bản thuộc phạm vi phòng nào thì tự phòng đó phải
soạn thảo, nhân viên văn thư chịu trách nhiệm soạn thảo các văn bản của Ban
Giám Hiệu và phòng hành chính – hậu cần. Tuy cán bộ văn thư của trường
không phải soạn thảo nhiều văn bản nhưng những văn bản mà họ soạn thảo đều
là những văn bản quan trọng đòi hòi rất cao về nội dung cũng như kỹ thuật trình
bày văn bản. Bởi các văn bản soạn thảo này đều là những quyết định quan trọng
gửi ra các cơ quan bên ngoài lấy danh nghĩa là Ban Giám Hiệu trường. Vì vậy
mà cán bộ văn thư tuyệt đối không để xảy ra sai sót làm ảnh hưởng đến lợi ích
của cơ quan nói chung và uy tín của lãnh đạo nói riêng. Đặc biệt là các tờ trình,
đơn đề nghị thực hiện kế hoạch nào đó của Ban Giám Hiệu Nhà trường gửi lên
cấp trên thì khi soạn thảo nhân viên phải chú ý đến thể thức văn bản, lời lẽ trình
bày trong văn bản phải đảm bảo rõ ràng, đầy đủ, cô đọng, xúc tích mang tính
thuyết phục cao tạo được thiện cảm đầu tiên đối với cá nhân, cơ quan cấp trên
nhận văn bản. Qua thời gian thực tập tìm hiểu tại phòng văn thư Trường em
nhận thấy trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư – lưu trữ được đào tạo chưa
cao, khi soạn thảo văn bản họ còn phải sửa lại nhiều lần, cách hành văn còn
chưa đạt yêu cầu. Để thực hiện tốt các yêu cầu trên thì nhà trường cần tạo điều
kiện về vật chất cũng thời gian để cho nhân viên văn thư đi học một lớp đào tạo
ngắn hạn (từ 6 tháng đến 1 năm), để nâng cao kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ
văn thư – lưu trữ ở trường cao đẳng văn thư - lưu trữ là rất cần thiết.
Ngoài ra để thích ứng và theo kịp tốc độ phát triển ngày càng cao của nền
kinh tế thị trường hiện nay thì cán bộ văn thư phải trang bị cho mình kiến thức
tin học và ngoại ngữ. Được sự quan tâm của Ban Giám Hiệu Nhà trường đã
trang bị đầu tư thiết bị khoa học để hiện đại hoá công tác văn thư đẩy nhanh tốc
độ công việc của nhân viên văn thư, công việc văn thư được giải quyết một cách
nhanh chóng và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Thay vì phải giải quyết công việc theo
phương pháp thủ công rất tốn thời gian mà không hiệu quả, việc sử dụng thành
26

39. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
thạo máy vi tính, khai thác phần mềm sẽ giúp cán bộ văn thư tra tìm tài liệu
được nhanh chóng hiệu quả hơn nhiều, đồng thời còn giúp họ thêm tự tin và lạc
quan trong công việc. Do đó cán bộ văn thư trong Trường cần phải cố gắng tự
trau dồi kiến thức tin học cho mình nhiều hơn nữa, để theo kịp với sự tiến bộ của
trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật trên Thế Giới đang thay đổi từng ngày, từng
giờ. Đặc biệt việc nối mạng internet của Nhà trường đã giúp cán bộ văn thư –lưu
trữ có điều kiện hiểu biết thêm về sự phát triển của mạng lưới truyền tin trên
toàn cầu.
Bên cạnh kiến thức về tin học thì ngoại ngữ là phương tiện vô cùng quan
trọng giúp Nhà trường tiến tới mọi thành công. Tất cả các cuộc giao dịch chỉ
mang lại hiệu quả khi mọi người hiểu biết được ngôn ngữ của nhau, từ đó mới
biết được đối tượng giao tiếp . Tuy công tác văn thư ít khi phải giao tiếp trực
tiếp với khách hàng hơn nữa một trong các nghiệp vụ chính của Nhà trường là
giới thiệu, giải quyết việc làm cho học sinh, bộ đội xuất ngũ đi lao động ra nước
ngoài nên phải thường xuyên sử dụng những văn bản, giấy tờ bằng tiếng nước
ngoài chủ yếu là được dịch sang tiếng anh. Với phương châm của Nhà trường
luôn luôn nỗ lực hết mình đào tạo ra những bậc thợ lành nghề, giải quyết tốt
nhất việc làm cho người lao động. Muốn làm tốt được điều đó Nhà trường phải
làm tốt được tất cả mọi khâu trước tiên là khâu quản lý đào tạo con người lao
động. Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ nhân viên
trong toàn khối văn phòng nói chung và cán bộ văn thư nói riêng là tất yếu.
Trình độ ngoại ngữ đối với cán bộ văn thư – lưu trữ của Đại học Y Dược Tp. Hồ
Chí Minh còn rất yếu. Họ là những người đã ngoài 40 tuổi khi học ít sử dụng và
giao tiếp bằng ngoại ngữ vì thế cứ để tình trạng này diễn ra thì sẽ ảnh hưởng
chất lượng cũng như hiệu quả của công việc. Theo em để bồi dưỡng nâng cao
trình độ ngoại ngữ trong khối văn phòng Nhà Trường nói chung và nhân viên
văn thư – lưu trữ nói riêng thì Ban Giám Hiệu Nhà trường nên tổ chức các lớp học
thêm buổi tối hoặc vào thứ bảy, chủ nhật hàng tuần để hoàn chỉnh kiến thức về
ngoại ngữ cho đội ngũ cán bộ nhân viên của nhà trường. Mặt khác cán bộ văn thư -
27

40. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
lưu trữ luôn phải rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ để tự hoàn thiện bản thân.
3. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học phòng văn thư – lưu trữ
Chỗ làm việc chính là thế giới riêng của mỗi cán bộ văn phòng nói riêng.
Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng như môi trường và điều
kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả nhất. Để đáp ứng yêu cầu giải quyết
công việc được liên hoàn, đảm bảo tính dây chuyền khoa học. Chính vì vậy việc
bố trí sắp xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo:
Bàn làm việc phải sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp để tạo điều kiện giải quyết
công việc một cách nhanh chóng, chính xác. Bàn làm việc ngổn ngang thiếu
ngăn nắp là một trong các yếu tố làm giảm hứng thú làm việc của nhân viên.
Nếu giấy tờ để nhiều trên bàn thì văn thư sẽ gặp khó khăn trong việc xác định
văn bản nào cần giải quyết trước và văn bản nào đã giải quyết xong. Để khắc
phục tình trạng này văn thư cần chú ý những vấn đề sau:
- Chỉ để trên bàn những giấy tờ có liên quan cần thiết
- Những hồ sơ, tài liệu, công văn, giấy tờ sau khi làm xong phải chuyển ngay
- Tất cả các tài liệu lưu trữ không nên để trên bàn mà phải để trong tủ, kệ, giá.
- Đối với những giấy tờ chưa giải quyết xong xếp gọn vào một chỗ để
buổi sau tiếp tục làm.
Như vậy việc sắp xếp gọn gàng sẽ tạo được tâm lý thoải mái khi làm việc
để cho nhân viên sáng tạo, phát huy được hết năng lực của mình, hiệu quả công
việc sẽ ngày càng được nâng cao.
Bên cạnh đó Nhà trường tổ chức sắp xếp, sử dụng tài liệu lưu trữ. Việc
sắp xếp, sử dụng tài liệu rất quan trọng nó không chỉ phục vụ tốt cho việc tra
cứu tài liệu mà thể hiện tác phong làm việc khoa học của cán bộ văn thư – lưu
trữ của Nhà trường. Hiện nay tài liệu Nhà trường được bảo quản trong kho lưu
trữ với diện tích 40m2. Vì quy mô hoạt động của Nhà trường rộng nên hằng năm
có rất nhiều các tài liệu được bảo quản nên với diện tích kho lưu trư như vậy sẽ
không thể bảo quản tốt được tài liệu. Do vậy Nhà trường cần xây dựng kho lưu
trữ có diện tích lớn để bảo quản tài liệu lưu trữ tốt và phục vụ tốt nhất cho nhu
28

41. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
cầu tra cứu của độc giả. Xây dựng phòng đọc phải đặt ở nơi yên tĩnh, đảm bảo
đủ ánh sáng thích hợp cho người tra cứu và làm việc. Phòng đọc phải có điều
hoà, có giá đựng tài liệu, có mục lục hồ sơ hay các thẻ tra tìm tài liệu
4.Trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, các thiết bị trong công tác văn thư
Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quan trọng quyết định
sự thành công của công việc. Bởi con người dù cố gắng đến đâu cũng không thể
hoàn thành công việc một cách tốt nhất, nếu không có các trang thiết bị phụ trợ
trong công tác văn thư thì việc giải quyết và tra tìm thông tin, hồ sơ, tài liệu lưu
trữ sẽ gặp khó khăn. Mặc dù trong thời gian vừa qua thì phòng văn thư được
Ban Giám Hiệu Nhà trường quan tâm, nhưng hầu hết các trang thiết bị phụ trợ
của tổ văn thư đều rất cũ do vậy công suất làm việc của chúng rất thấp như máy
vi tính nhà trường dùng 7 năm…gây ảnh hưởng đến công việc của văn thư giảm
hiệu quả công việc, không chỉ vậy một số trang thiết bị khác thì hỏng. Theo em
thì Nhà trường nên bổ sung hoặc thay thế các trang thiết bị phụ trợ cho bộ phận
văn thư – lưu trữ. Đây là việc hết sức cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác
văn thư – lưu trữ tại Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh
29

42. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
KẾT LUẬN
- Trải qua nhiều năm thực hiện đường lối đổi mới, nhân dân ta đã đạt được
những thành tựu to lớn đưa đất nước quá độ lên chủ nghĩa xã hội “phát huy sức mạnh
toàn dân tộc, tiếp tục đổi mới, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa”. Để đạt được
điều này, nền kinh tế Việt Nam cần phải phát triển ổn định.
- Mục tiêu quan trọng là lợi nhuận thu được từ việc sản xuất, kinh doanh. Sản
xuất, kinh doanh có hiệu quả sẽ đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan,
doanh nghiệp. Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh đã đứng vững và khẳng định được vị
trí của mình trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
- Công tác “Văn thư - Quản trị văn phòng” tại Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí
Minh đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin giữa các
khoa, phòng các đơn vị trực thuộc chuyển giao thông tin xuyên suốt trong qua trình
hoạt động. Trong công tác Văn thư, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải tuân theo thủ
tục, nguyên tắc, quy định đã đề ra, bảo đảm tính chính xác, nhanh chóng và đáp ứng
đầy đủ, hỗ trợ các đơn vị, cơ quan hữu quan biết tình hình được chuyển tải qua nội
dung văn bản đề cập. Từ đó giúp cho cơ quan cấp trên đề ra kế hoạch chỉ đạo phù hợp
cho các đơn vị thực hiện. Đồng thời giúp cho việc phối hợp của các đơn vị với nhau
một cách có hệ thống khoa học và đạt hiệu quả thiết thực.
- Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh đã xây dựng được hệ thống Lưu trữ tương
đối hoàn chỉnh. Hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, bảo quản tốt. Tài liệu chuyên
môn được lưu trữ cả trong phần mềm quản lý hồ sơ bệnh án, với mã số lưu trữ cho
từng loại hồ sơ giúp cho việc tra tìm được nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
- Do thời gian thực tập không dài và khả năng của bản than còn hạn chế nên bài
báo cáo vẫn còn nhiều thiếu sót. Kính mong quý Thầy, Cô và Ban lãnh đạo trường
đóng góp ý kiến cho chuyên đề tốt nghiệp được hoàn chỉnh hơn.
30

43. Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo số liệu văn thư lưu trữ tại Đại học Y Dược TpHCM
2. Nguyễn Văn Thâm, Quản trị văn phòng lý luận và thực tiễn, Tư liệu khoa LTH và
QTVP.
3. Vương Đình Quyền, Lý luận và thực tiễn công tác văn thư, nxb Đại học quốc gia
Hà Nội, 2005.
4. Phạm Thị Diệu Linh: Báo cáo thực tập năm thứ 3 niên khoá 2001 - 2005, ngành
LTH & QTVP, Tư liệu Khoa LTH & QTVP.
31

44. PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Quyết định về việc ban hành quy chế tạm thời về công tác thi đua, khen
thưởng
Phụ lục 2: Xét các danh hiệu thi đua cho cá nhân, tập thể.
Phụ lục 3: Thông báo về việc bầu cử đại biểu quốc hội khoá viii và bầu cử đại biểu hội
đồng nhân dân khoá viii; đại biểu hội đồng nhân dân xã - thị trần nhiệm kỳ 2011 –
2016.
Phụ lục 4: Biên bản vê việc cho mượn văn bản phục vụ công tác xác minh văn bằng,
chứng chỉ
Phụ lục 5: Tờ trình về việc sửa chữa, mua sắm trang thiết bị
Phụ lục 6: Sổ đăng ký văn bản đến
Phụ lục 7: Sổ đăng ký văn bản đi
Phụ lục 8: Theo dõi công văn đến
Phụ lục 9: Các mẫu hồ sơ lưu
Phụ lục 10: Mục lục hồ sô lưu
Phụ lục 11: Chỉnh lý tài liệu của phông
Phụ lục 12: Xây dựng phương án phân loại tài liệu phông lưu trường
Pục lục 13: Mục lục hồ sơ lưu
Phụ lục 14: Quyết định về việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Phụ lục 15 : Bảng danh mục tài liệu hết giá trị

45. PHỤ LỤC 1
BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐẠI HỌC Y DƯỢC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TP. HỒ CHÍ MINH
Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2015
Số: /QĐ-ĐHYD
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy chế tạm thời về công tác Thi đua, Khen thưởng
HIỆU TRƯỞNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Quyết định số 1863/QĐ-BYT ngày 27/5/2009 của Bộ Y tế về việc ban
hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh;
Căn cứ Luật Thi đua, Khen thưởng, Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010
về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng và Luật
sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng, Nghị định 39/2012/NĐ-
CP ngày 27/4/2012 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 42/2010/NĐ-Cp của Chính phủ;
Theo đề nghị của Ông Trưởng Phòng Tổ chức – Cán bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tạm thời về công tác Thi
đua, Khen thưởng của Đại học Y Dược Tp.Hồ Chí Minh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành. Các quy định trước
đây trái với Quy định của Quyết định này đều bãi bỏ.
Điều 3. Các ông, bà trưởng phòng chức năng, khoa trưởng các khoa, giám đốc
bệnh viện, trưởng các đơn vị trực thuộc và cán bộ viên chức có tên ở Điều 1 chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này.
Nơi nhận: KT. HIỆU TRƯỞNG
- Như điều 3; PHÓ HIỆU TRƯỞNG
- Lưu : VT.
Lê Văn Chánh

46. PHỤ LỤC 2
BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐẠI HỌC Y DƯỢC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TP. HỒ CHÍ MINH
Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2015
Số: /TCCB-ĐHYD
V/v hướng dẫn xét các danh hiệu
thi đua cho cá nhân, tập thể.
Kính gửi:
- Ban Chủ nhiệm các phòng, các khoa;
- Trưởng đơn vị trực thuộc.
Để đánh giá những đóng góp của cán bộ viên chức kịp thời động viên khen
thưởng và phát huy truyền thống cho năm tới; Ban Giám hiệu đề nghị Ban Chủ nhiệm
các phòng, các khoa và Trưởng các đơn vị trực thuộc chỉ đạo xét các danh hiệu thi đua
cho tập thể và cá nhân như sau:
1. Viết báo cáo
- Cá nhân viết bản tự nhận xét, đánh giá, phân loại của cán bộ hàng năm.
- Cá nhân viết bản thành tích khen thưởng ( nếu có).
- Đơn vị viết báo cáo tổng hợp.
2. Tiến hành bình xét thi đua
- Họp bình xét khen thưởng thành tích cuối năm với các hình thức khen thưởng
và lập hồ sơ theo Quy chế tạm thời về công tác Thi đua, Khen thưởng.
- Từ danh hiệu chiến sĩ thi đua cấp cơ sở và tập thể lao động xuất sắc trở lên phải
viết báo cáo thành tích.
- Năm học 2013 – 2014 là năm đầu tiên thực hiện Quy chế về Công tác Thi đua,
Khen thưởng nên có thể bình xét các danh hiệu thi đua cá nhân và tập thể chưa đăng ký
thi đua.
- Quy chế thạm thời về Công tác Thi đua, Khen thưởng Bản tự nhận xét đánh giá
phân loại của cán bộ và các mẫu danh sách, bản khai thành tíhc đề nghị khen thưởng
được đăng tải trên mạng nội bộ của Đại học Y Dược Tp.Hồ Chí Minh. Đề nghị các đơn
vị lấy thông tin trên theo địa chỉ: www.yds.edu.vn.
Sau khi hoàn thành, các đơn vị gửi hồ sơ về phòng Tổ chức Cán bộ từ ngày
15/8/2014 để tổng hợp và trình Hội đồng Thi đua Khen thưởng xét và báo cáo Bộ Y tế
công nhận, chuẩn y Quyết định khen thưởng.
Xin chân thành cảm ơn./.
Nơi nhận: KT. HIỆU TRƯỞNG
- Như trên; PHÓ HIỆU TRƯỞNG
- Lưu : VT.
Lê Văn Chánh

47. PHỤ LỤC 3
BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐẠI HỌC Y DƯỢC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TP. HỒ CHÍ MINH
Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2012
Số: /TB-ĐHYD
THÔNG BÁO
Về việc bầu cử đại biểu Quốc hội khoá VIII
và bầu cử đại biểu Hội đồng Nhân dân khoá VIII;
đạiđại biểu Hội đồng Nhân dân xã - thị trần nhiệm kỳ 2011 – 2016.
Để chuẩn bị cho công tác bầu cử Quốc hội và Hội đồng nhân dân các cấp diễn ra
thành công tốt đẹp, theo yêu cầu của UBND Phường 11 – Quận 5, Phòng Hành chính
Tổng hợp thông báo các Khoa triển khai đến HSSV có nguyện vọng bầu cử tại điểm bầu
cử Phường 11 – Quận 5 cần thực hiện các yêu cầu sau:
Lãnh đạo các Khoa chịu trách nhiệm lập danh sách HSSV của Khoa có nguyện
vọng đăng ký bầu cử tại điểm bầu cử Phường 11 – Quận 5.( theo mẫu đính kèm )
Danh sách HSSV tham gia bầu cử xin gửi về Phòng Hành chính Tổng hợp trước
ngày 18/3/2011, để tổng hợp báo cáo Hội đồng bầu cử Phường 11 – Quận 5.
Lưu ý:
Những HSSV đã đăng ký bầu cử tại điểm bầu cử Ký Túc Xá Ngô Gia Tự thì
không đăng ký trong danh sách này.
Nhà trường khuyến khích HSSV nên bầu cử tại nơi mình đã đăng ký tạm trú, tạm vắng.
Xin trân trọng cảm ơn.
Nơi nhận: TL.HIỆU TRƯỞNG
- Khoa Y, Khoa RHM; PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HCTH
- Lưu: VT.
.
Nguyễn Phúc Hậu

48. PHỤ LỤC 4
BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐẠI HỌC Y DƯỢC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TP. HỒ CHÍ MINH
Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2012
BIÊN BẢN
Vê việc cho mượn văn bản phục vụ công tác
xác minh văn bằng, chứng chỉ
Hôm nay, ngày 26 tháng 7 năm 2012, Phòng Hành chính Tổng hợp – Đại
học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh giao bản chính văn bản của Trường Đại học Y
Dược Tp. HCM cho ông: Vũ Thành Doanh – Trung úy – SQNV – Công An Đồng
Nai để phục vụ công tác điều tra, xác minh văn bằng, chứng chỉ, bao gồm các văn
bản sau: Công văn số: 240/YD - LLTV
Đại diện Công an Đồng Nai sẽ trao trả lại các văn bản trên cho Đại học Y
Dược Tp. HCM sau khi hoàn thành công tác điều tra, xác minh văn bằng chứng chỉ.
BÊN GIAO BÊN NHẬN
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HCTH
Nguyễn Phúc Hậu Vũ Thành Doanh

49. PHỤ LỤC 5
BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐẠI HỌC Y DƯỢC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TP. HỒ CHÍ MINH
Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2015
TỜ TRÌNH
Về việc sửa chữa, mua sắm trang thiết bị
Kính gửi: Ban Giám Hiệu Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh.
Đội bảo vệ Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh nhiều năm qua đã có đóng góp
tích cực trong công tác bảo vệ - đảm bảo an ninh trật tự của trường.Tuy nhiên hiện nay,
cơ sở vật chất bao gồm: phòng làm việc của anh em bảo vệ sau thời gian dài sử dụng đã
xuống cấp, các trang thiết bị phục vụ công tác bảo vệ nhiều năm liền chưa được sửa
chữa, duy tu.
Nhằm đảm bảo tốt cho việc triển khai các nhiệm vụ của nhà trường trong công
tác bảo vệ trong thời gian tới, đội bảo vệ kính trình Ban Giám Hiệu xem xét, chấp thuận
cho sửa chữa, mua sắm thêm các thiết bị sau:
1. Sửa chữa
- Nhà bảo vệ
- Phòng vệ sinh
- Hồ nước
2. Mua mới
- 01 tủ gỗ đựng trang thiết bị
- 04 ghế ngồi
Đội bảo vệ kính mong được sự quan tâm, chấp thuận của Ban Giám Hiệu.
Trân trọng cảm ơn.
DUYỆT
BAN GIÁM HIỆU ĐỘI TRƯỞNG ĐỘI BẢO VỆ

50. PHỤ LỤC 6
BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
NĂM: 2015
Từ số 001 đến số 250
Từ ngày 01/01/2015 đến ngày 30/06/2015
Từ số 001 đến số
Quyển số: 01

51. PHỤ LỤC 7
BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
NĂM 2015
Từ ngày 01/01/2015 đến ngày 30/06/2015
Từ số 001 đến số 1000
Quyển số: 01

52. PHỤ LỤC 8
Ngày tháng
của văn
bản
Số và
ký hiệu VB
Tên loại và trích
yếu nội dung
Người
ký
Nơi nhận
Đơn vị
hoặc người
nhận bản
lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
03/01/2012 1193/ĐHYD-HC
Thông báo nghỉ tết
Nhâm Thìn 2012.
Nguyễn
Phúc
Hậu
Các phòng,
các khoa,
đơn vị trực
thuộc.
Văn thư. 20
13/3/2012
137/ĐHYD-
HTQT
V/v gửi sinh viên
nước ngoài đến
thực tập.
Lê Văn
Chánh
Bệnh viện
Chợ Rẫy, cá
nhân.
Văn thư,
phòng Hợp
tác Quốc tế
04
16/4/2012 239/QĐ-ĐHYD
Quyết định về việc
chọn chọn đơn vị
cung cấp hàng hoá:
hoá chất thực tập.
Lê Văn
Chánh
Phòng Quản
trị Giá tài &
XDCB, Cty
TNHH
Bách Khoa
Văn thư,
phòng
Phòng
Quản trị
Giá tài &
XDCB
04
18/4/2012
254/ĐHYD-
RHM
V/v điều chỉnh nội
dung và kế hoạch
mua sắm vật liệu
của đề tài
Đỗ Văn
Dũng
Bộ Khoa
học & Công
nghệ
Văn thư,
Khoa Răng
Hàm Mặt
02
324/5/2012
345/ĐHYD-HC
V/v phúc đáp công
văn của ĐH Quốc
tế Hồng Bàng
Lê Quan
Nghiệm
ĐH Quốc tế
Hồng Bàng
Văn thư. 01