Download luận văn thạc sĩ ngành quản lí công với đề tài: Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, cho các bạn làm luận văn tham khảo

1. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
NGUYỄN THỊ MINH
QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THANH HÓA
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI - 2016

2. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
NGUYỄN THỊ MINH
QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH THANH HÓA
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 603404 03
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN
HÀ NỘI - 2016

3. LỜI CẢM ƠN
Tôi xin đƣợc gửi lời cảm ơn trân trọng và sâu sắc nhất đến cô giáo
PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân - ngƣời đã tận tình giúp đỡ, hƣớng dẫn cho tôi
trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài này.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo công tác tại Học viện
Hành chính Quốc Gia đã truyền dạy những kiến thức quí báu, tạo điều kiện
giúp đỡ tôi trong quá trình học tập tại Học viện và truyền đạt những kinh
nghiệm cho luận văn hoàn thành đƣợc thuận lợi.
Đồng thời tôi xin gửi lời cảm ơn Lãnh đạo UBND tỉnh, Văn phòng
UBND tỉnh, đồng nghiệp trong cơ quan Văn phòng UBND tỉnh đã tạo điều
kiện về mặt thời gian để tôi tham gia và hoàn thành khóa học một cách tốt
nhất. Cảm ơn gia đình và bạn bè những ngƣời luôn ở bên và động viên, giúp
đỡ tôi những lúc khó khăn.
Xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 9 năm 2016
Nguyễn Thị Minh

4. LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết
quả nêu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất
kỳ công trình nào khác.
Tác giả
Nguyễn Thị Minh

5. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ
HĐND Hội đồng nhân dân
UBND Ủy ban nhân dân
VBHC Văn bản hành chính

6. MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ...........................................................................................................1
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH .................................................................................................7
1.1. Khái quát về văn bản hành chính............................................................ 7
1.1.1. Khái niệm văn bản hành chính..........................................................7
1.1.2. Các loại văn bản hành chính ..........................................................10
1.1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính.............16
1.2. Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh...... 23
1.2.1. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND
cấp tỉnh......................................................................................................23
1.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh.....26
1.2.3. Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh..........................27
1.3. Quy trình ban hành văn bản hành chính............................................... 28
1.3.1. Khái niệm quy trình và quy trình ban hành văn bản hành chính ...28
1.3.2. Quy trình chung ban hành văn bản hành chính..............................29
1.3.3. Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản
hành chính tại UBND cấp tỉnh..................................................................33
1.4 Các yếu tố ảnh hƣởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình ban hành
văn bản hành chính ...................................................................................... 35
1.4.1 Các quy chế, quy định ......................................................................35
1.4.2 Đội ngũ cán bộ, công chức...............................................................35

7. 1.4.3 Bộ máy làm việc ...............................................................................36
1.4.4 Thiết bị, cơ sở vật chất .....................................................................37
1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin.........................................................37
1.4.6 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia
TCVN ISO 9001:2008 ...............................................................................38
Tiểu kết Chƣơng 1..........................................................................................39
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA...................................................41
2.1. Khái quát chung về tỉnh Thanh Hóa..................................................... 41
2.1.1. Điều kiện tự nhiên ...........................................................................41
2.1.2. Điều kiện kinh tế - xã hội ................................................................43
2.1.3. Tổ chức bộ máy của UBND tỉnh Thanh Hóa..................................49
2.2. Thực trạng xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành
chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa................................................................. 51
2.2.1. Số lượng văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa..............51
2.2.2. Thực trạng xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại
UBND tỉnh Thanh Hóa..............................................................................54
2.3. Các lỗi thƣờng gặp trong quá trình ban hành văn bản hành chính........... 60
2.4. Đánh giá tác động của việc tuân thủ quy trình đến chất lƣợng ban hành
văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa .......................................... 61
2.4.1. Về chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh
Hóa ............................................................................................................62
2.4.2. Về thể thức văn bản hành chính ban hành tại UBND tỉnh Thanh Hóa..67
2.5. Nhận xét chung..................................................................................... 71
2.5.1. Về ưu điểm.......................................................................................72
2.5.2. Về một số tồn tại.............................................................................73
2.5.3. Nguyên nhân của những tồn tại ......................................................74

8. Tiểu kết chƣơng 2...........................................................................................76
Chƣơng 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BAN
HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA .....77
3.1. Cơ sở để đề xuất các giải pháp xây dựng Quy trình ban hành văn bản
hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa ........................................ 77
3.1.1. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn cần xây dựng một quy trình ban
hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa..............77
3.1.2. Xuất phát từ những quy định của pháp luật liên quan đến quy trình
ban hành văn bản hành chính ...................................................................78
3.2. Các giải pháp ........................................................................................ 79
3.2.1. Xây dựng lại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn
phòng UBND tỉnh Thanh Hóa...................................................................79
3.2.2. Xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân
dân tỉnh Thanh Hóa...................................................................................80
3.2.3. Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo,
ban hành và quản lý văn bản cho cán bộ, công chức công tác tại Ủy ban
nhân dân tỉnh Thanh Hóa..........................................................................89
3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình ban hành văn bản
hành chính để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành
và quản lý văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa......................90
3.2.5. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành
và quản lý văn bản hành chính..................................................................91
3.2.6. Mẫu hóa các văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa .......92
Tiểu kết chƣơng 3...........................................................................................94
KẾT LUẬN.....................................................................................................95
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................97
PHỤ LỤC......................................................................................................100

9. DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa..............................27
Sơ đồ 2.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính hiện đang thực hiện tại
UBND tỉnh Thanh Hóa.....................................................................................55
Biểu đồ 2.1 Tổng số văn bản hành chính theo các năm của UBND tỉnh Thanh
Hóa...................................................................................................................52
Bảng 2.1. Thống kê số lượng ban hành văn bản từ năm 2012 đến 30/6/2016
tại UBND tỉnh Thanh Hóa ...............................................................................53
Bảng 2.2 Tỉ lệ văn bản mắc lỗi các năm từ 2012-30/6/2016...........................62
Bảng 3.3. Các bước hình thành Văn bản hành chính......................................86
Bảng 3.4. Các bước hình thành văn bản hành chính.......................................88

10. 1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong công cuộc đổi mới toàn diện đất nƣớc, đồng thời với việc đổi mới
về kinh tế thì cải cách hành chính cũng đã và đang đƣợc tiến hành. Để đề ra
các đƣờng lối đẩy mạnh công cuộc đổi mới đất nƣớc trong điều hành công
việc không thể thiếu đƣợc công tác văn bản, nhất là trong giai đoạn hiện nay,
việc xây dựng và ban hành văn bản hành chính càng giữ một vị trí quan trọng,
đặc biệt là các cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng.
Văn bản là phƣơng tiện dùng để ghi lại và truyền đạt thông tin, nó giữ vai
trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống xã hội. Trong hoạt động
quản lý nhà nƣớc, văn bản còn đƣợc thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý,
tính trang trọng, uy nghiêm của nhà nƣớc, của một quốc gia dân tộc. Các cơ quan
từ Trung ƣơng đến địa phƣơng đều sử dụng văn bản nhƣ những phƣơng tiện chủ
yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc. Văn bản hành chính nhà nƣớc
không những là phƣơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý mà còn thể hiện mối quan
hệ giữa cơ quan nhà nƣớc với nhau, và giữa cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức,
công dân, thể hiện phƣơng thức, lề lối làm việc của từng cơ quan.
Thanh Hóa là tỉnh nằm ở Bắc Trung Bộ, cách thủ đô Hà Nội 154km về
phía Nam và cách thành phố Hồ Chí Minh 1.560km về phía Bắc. Phía Nam
giáp tỉnh Nghệ An; phía Bắc giáp với 3 tỉnh: Sơn La, Hòa Bình và Ninh Bình;
phía Tây giáp với nƣớc CHDCND Lào, với đƣờng biên giới dài 192km; phía
Đông là Vịnh Bắc Bộ với chiều dài 102km bờ biển. Diện tích tự nhiên là
11.130km2
; toàn tỉnh có 27 đơn vị hành chính cấp huyện và tƣơng đƣơng
(gồm 1 thành phố, 02 thị xã và 24 huyện) với 637 xã, phƣờng, thị trấn; dân số
gần 3,5 triệu ngƣời, đứng thứ 3 cả nƣớc, sau thủ đô Hà Nội và thành phố Hồ
Chí Minh. Với nhiều đặc điểm riêng biệt, Thanh Hóa đƣợc ví nhƣ một “Việt

11. 2
Nam thu nhỏ”. Chính vì đặc điểm đó mà tại UBND tỉnh Thanh Hóa hàng năm
có số lƣợng văn bản hành chính đƣợc ban hành rất lớn (năm 2015 là 22.214
văn bản). Tại UBND tỉnh Thanh Hóa cũng đã chú trọng đến công tác ban
hành văn bản hành chính, Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành
Quyết định “Ban hành Quy định về lập hồ sơ trình giải quyết công việc, phát
hành văn bản, lƣu trữ và tra cứu hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh”. Tuy
nhiên, Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa chƣa xây dựng đƣợc quy trình ban
hành văn bản hành chính cụ thể, chi tiết, chính vì vậy, công tác ban hành văn
bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa vẫn chƣa phát huy hết
hiệu lực, hiệu quả. Vẫn tồn tại một số văn bản sai thể thức, lỗi kỹ thuật trình
bày, các văn bản hành chính vẫn còn lỗi chính tả, một số quyết định (cá biệt)
căn cứ sai Luật chính quyền địa phƣơng, tên loại văn bản không phù hợp với
nội dung thông tin mà văn bản chứa đựng, sử dụng các từ viết tắt sai quy định,
dùng Công văn của Văn phòng UBND tỉnh để đính chính nội dung của các
Quyết định do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã ký ban hành nhƣng
sai sót về nội dung...
Nhằm giải quyết những hạn chế trên đồng thời tìm ra biện pháp nâng cao
hiệu quả trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại
Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nƣớc
tại địa phƣơng, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nƣớc
thì việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh
Thanh Hóa là hết sức cần thiết để cải cách nền hành chính, nâng cao năng lực
quản lý nhà nƣớc, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong cải cách thủ tục hành
chính, thu hút nhiều nhà đầu tƣ góp phần xây dựng tỉnh Thanh Hóa phát triển
hơn nữa. Đó chính là lý do tôi lựa chọn đề tài: “Quy trình ban hành văn bản
hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”.

12. 3
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Hoạt động nghiên cứu công tác soạn thảo văn bản đã và đang là đề tài thu
hút sự quan tâm nghiên cứu của nhiều nhà khoa học trong và ngoài nƣớc, các
thầy cô giáo cũng nhƣ các học viên. Tiêu biểu là các công trình khoa học:
Hƣớng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc của PGS.TS Lƣu
Kiếm Thanh, Nhà xuất bản Thống kê, H. 2001; Soạn thảo, ban hành và quản
lý văn bản quản lý nhà nƣớc của Tạ Hữu Ánh; Soạn thảo và ban hành văn bản
của cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh (Nxb. Lao động 2008); Một số vấn đề
về văn bản quản lý nhà nƣớc, Lƣu trữ - Lịch sử và quản lý hành chính của
GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (Nxb Chính trị - Hành chính 2011)...
Bên cạnh các sách, giáo trình còn có nhiều khóa luận tốt nghiệp, luận văn
cao học, luận án tiến sĩ: “Hoàn thiện quy trình ban hành văn bản quy phạm
pháp luật tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của Nguyễn Công
Hiền (Học viện Hành chính, 2013); “Hoàn thiện quy trình ban hành văn bản
hành chính tại Trƣờng Cao đẳng sƣ phạm Trung ƣơng” của Đặng Anh Minh
(Học viện Hành chính, 2013); “Hoàn thiện quy trình ban hành văn bản quản lý
nhà nƣớc của hệ thống cơ quan hành chính nhà nƣớc” của Hà Quang Thanh
(Học viện Hành chính, 2010); “Nâng cao chất lƣợng ban hành văn bản quản lý
nhà nƣớc của Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội” của
Nguyễn Quốc Hoàn (Học viện Hành chính, 2015); “Nâng cao chất lƣợng ban
hành văn bản quản lý nhà nƣớc của Ủy ban nhân dân cấp huyện thành phố Hà
Nội” của Vũ Đình Lãm (Học viện Hành chính, 2012); “Hoàn thiện quy trình
ban hành và thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa
phƣơng cấp tỉnh”, tác giả Hà Quang Thanh, 2008 và hàng loạt các bài tạp chí
viết về văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc, văn bản hành chính nhà nƣớc.
Nhìn chung, các công trình và tài liệu khoa học đều có chất lƣợng khoa
học và giá trị sử dụng, ứng dụng cao. Tuy nhiên, hầu hết các công trình trên

13. 4
còn mang tính khái quát cao, chƣa tập trung giải quyết các vấn đề thực tiễn tại
các đơn vị. Đặc biệt, chƣa có công trình nào nghiên cứu về quy trình ban hành
văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Chính vì vậy, việc
nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh
Thanh Hóa là hết sức cần thiết, đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay khi tỉnh
Thanh Hóa đang tiến hành cải cách hành chính cũng nhƣ đang cải cách thủ tục
hành chính để thu hút các nhà đầu tƣ về tỉnh.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
3.1 Mục đích của luận văn:
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn để đƣa ra những phƣơng
hƣớng và giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy
ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, đáp ứng yêu cầu đổi mới và cải cách hành
chính tại tỉnh Thanh Hóa.
3.2 Nhiệm vụ của luận văn:
Để đạt đƣợc mục đích trên, luận văn thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận văn bản quản lý nhà nƣớc và văn bản hành
chính nói riêng tại UBND tỉnh Thanh Hóa.
- Tìm hiểu, phân tích những cơ sở khoa học và thực tiễn về quy trình ban
hành văn bản hành chính.
- Phân tích thực trạng quy trình văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân
tỉnh Thanh Hóa. Đồng thời, đề xuất một số giải pháp trong quy trình ban hành
văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa trong thời gian tới.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu là quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy
ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.

14. 5
4.2 Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Căn cứ vào đề tài luận văn, tác giả chủ yếu
nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa.
- Phạm vi thời gian: Trong điều kiện nghiên cứu và thời gian có hạn,
phạm vi đề tài tập trung nghiên cứu việc ban hành văn bản hành chính nhà
nƣớc của UBND tỉnh Thanh Hóa trong giai đoạn 2012 - 2015 và 6 tháng đầu
năm 2016.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
5.1 Phương pháp luận
Đề tài đƣợc tiến hành dựa trên cơ sở lý luận chủ nghĩa Mác - Lê nin về
Nhà nƣớc và Pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hƣớng của Đảng
và Nhà nƣớc trong sự nghiệp đổi mới; đồng thời xuất phát từ thực tiễn tình
hình ban hành văn bản hành chính tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
5.2 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, luận văn đã sử dụng một
số phƣơng pháp nghiên cứu cơ bản sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Việc nghiên cứu luận văn dựa trên
kết quả phân tích các tài liệu, công trình nghiên cứu có liên quan đến việc ban
hành văn bản hành chính. Đây là phƣơng pháp nghiên cứu đƣợc sử dụng chủ
yếu để xây dựng cơ sở lý luận của luận văn. Thông qua phân tích các tài liệu
có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến việc ban hành văn bản hành chính
nhà nƣớc, tác giả có thể hình thành hệ thống cơ sở lý luận theo cách tiếp cận
riêng và cung cấp cơ sở cho việc đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp
cho việc ban hành văn bản hành chính.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phƣơng pháp này đƣợc thực hiện
nhằm xử lý theo trình tự khoa học, logic các thông tin, số liệu đã thu thập
đƣợc về việc ban hành văn bản hành chính, sau đó tiến hành tổng hợp để đƣa
ra kết luận phù hợp. Phƣơng pháp này chủ yếu thực hiện để xây dựng cơ sở lý

15. 6
luận và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ban hành văn
bản quản lý hành chính nhà nƣớc tại UBND tỉnh Thanh Hóa.
+ Phương pháp quan sát: Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng nhằm thu thập
thông tin tại UBND tỉnh Thanh Hóa. Những thông tin thu thập đƣợc thông
qua phƣơng pháp quan sát đƣợc tác giả phân tích, đánh giá để làm rõ thực
trạng về việc ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa.
+ Phương pháp thống kê: Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng trên cơ sở
phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc của UBND tỉnh Thanh Hóa,
thống kê những văn bản đã đƣợc ban hành qua các năm, qua đó nắm rõ những
loại văn bản nào là đối tƣợng nghiên cứu của luận văn, thống kê số lƣợng văn
bản qua từng năm, cung cấp thông tin cho luận văn đƣợc đầy đủ hơn.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1 Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về quy trình ban
hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa.
6.2 Ý nghĩa thực tiễn: Phân tích thực trạng quy trình ban hành văn bản
hành chính, rút ra những ƣu điểm, hạn chế trong quy trình ban hành văn bản
hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa, từ đó đƣa ra các giải pháp trong quy
trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa cũng
nhƣ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý nhà nƣớc tại địa
phƣơng, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Thanh Hóa.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ
lục, nội dung của luận văn đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng, bao gồm:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về quy trình ban hành văn bản hành chính tại
UBND cấp tỉnh.
Chƣơng 2: Thực trạng quy trình ban hành văn bản hành chính tại Uỷ
ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa.
Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn bản
hành chính tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

16. 7
Chƣơng 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH
BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1.1. Khái quát về văn bản hành chính
1.1.1. Khái niệm văn bản hành chính
1.1.1.1. Khái niệm văn bản
Quan niệm về văn bản, hiện nay có nhiều định nghĩa khác nhau nhƣ:
- Theo Đại từ điển Tiếng Việt, văn bản là sản phẩm của hoạt động giao
tiếp bằng ngôn ngữ, đƣợc ghi lại dƣới hình thức chữ viết. Nó thƣờng là “chuỗi
ký hiệu ngôn ngữ hay loại ký hiệu nào đó, tạo nên một chỉnh thể với ý nghĩa
trọn vẹn” [ 20, tr.1795].
- Trên giác độ quản lý nhà nƣớc, khái niệm văn bản đƣợc hiểu trên một
phạm vi rộng hơn, nó không chỉ là sản phẩm của hoạt động giao tiếp đƣợc ghi
lại dƣới hình thức chữ viết mà còn cả dƣới hình thức ký hiệu. Loại vật liệu
dùng để thể hiện các thông tin không chỉ là giấy mà còn mở rộng ra rất nhiều
loại chất liệu khác nhau: bản mã, bản khắc, văn bản điện tử. Theo PGS.TS
Lƣu Kiếm Thanh: “văn bản là phƣơng tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng
một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định” [17, tr.13].
- Cách hiểu trên đây cũng thống nhất với cách hiểu của GS.TSKH
Nguyễn Văn Thâm: “văn bản là một phƣơng tiện ghi tin và truyền đạt thông
tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định” [18, tr.32].
Ở đây, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “văn bản là phƣơng tiện ghi
tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định” theo
quan điểm của Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản [15, tr.8].
1.1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Theo PGS. TS Lƣu Kiếm Thanh, “văn bản quản lý nhà nước là những
quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan

17. 8
quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất
định và được nhà nước đảm bảo thực thi bằng những biện pháp khác nhau
nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội nhà nước hoặc giữa các cơ
quan nhà nước với các tổ chức và công dân”[17, tr.15].
Quan niệm “văn bản quản lý nhà nƣớc” nêu trên cũng thống nhất quan
niệm tại Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học viện Hành
chính, “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý
thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành
theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm
bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan
hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức
và công dân”[15, tr.9].
Ở đây, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “văn bản quản lý nhà
nƣớc” theo quan điểm của Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản
của Học viện Hành chính [15, tr.9].
1.1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước
Trên giác độ khoa học hành chính, quản lý hành chính nhà nƣớc đƣợc
hiểu là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực pháp luật nhà
nƣớc đối với các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con ngƣời nhằm
duy trì và phát triển các mối quan hệ xã hội và trật tự pháp luật, nhằm thực
hiện những chức năng, nhiệm vụ của nhà nƣớc trong công cuộc xây dựng chủ
nghĩa xã hội và bảo vệ tổ quốc xã hội chủ nghĩa.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc, văn bản vừa là công cụ
quản lý nhƣng cũng vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý. Cơ quan hành
chính nhà nƣớc sử dụng văn bản để cụ thể hóa pháp luật, để hƣớng dẫn việc
thực hiện pháp luật cũng nhƣ là để áp dụng pháp luật vào giải quyết các nhiệm
vụ quản lý hành chính nhà nƣớc. Việc sử dụng văn bản quản lý trong giải

18. 9
quyết công việc hàng ngày cũng là một cách phổ biến để các cơ quan hành
chính nhà nƣớc thực hiện các thẩm quyền cũng nhƣ chức năng, nhiệm vụ của
mình theo quy định của pháp luật.
“Văn bản quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận của văn bản quản
lý nhà nước, bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu
là các cơ quan hành chính nhà nước) dùng để đưa ra các quyết định hành
chính hoặc chuyển tải các thông tin quản lý hành chính trong hoạt động chấp
hành và điều hành” [15, tr.9].
Từ những phân tích trên đây, chúng ta có thể hiểu văn bản quản lý hành
chính nhà nƣớc là những quyết định hoặc những thông tin quản lý thành văn
(được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ban hành theo
thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ
quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau
hoặc giữa các cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.1.1.4. Khái niệm văn bản hành chính
Hiện nay chƣa có sự thống nhất quan niệm về văn bản hành chính. Trong
một số tài liệu, văn bản hành chính đƣợc hiểu theo nghĩa rộng, đồng nghĩa với
khái niệm văn bản quản lý nói chung; trong trƣờng hợp khác lại đƣợc sử dụng
đồng nghĩa với khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc. Tuy nhiên,
thuật ngữ này bắt đầu đƣợc sử dụng chính thức trong Nghị định số
110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn
thƣ. Theo Nghị định này, văn bản hình thành trong cơ quan, tổ chức gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật;
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành;
- Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.

19. 10
Nhƣ vậy, văn bản hành chính là một trong bốn loại văn bản hình thành
trong các cơ quan, tổ chức (trong hệ thống cơ quan nhà nước cũng như trong
các tổ chức doanh nghiệp, tổ chức xã hội và xã hội - nghề nghiệp). Đây là
loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá biệt và thông tin quản lý
để phục vụ hoạt động điều hành các công việc hành chính cụ thể của các cơ
quan tổ chức. Văn bản hành chính bao gồm nhóm văn bản cá biệt và văn bản
hành chính thông thƣờng.
1.1.2. Các loại văn bản hành chính
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thƣ quy định các hình thức văn bản hành chính
gồm 23 loại văn bản. Tuy nhiên, ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ ban
hành Nghị định số 09/2010/NĐ - CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 110/2004/NĐ - CP đã bổ sung thêm một số loại văn bản hành
chính, tổng cộng gồm 32 loại văn bản, cụ thể nhƣ sau: nghị quyết (cá biệt),
quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hƣớng
dẫn, chƣơng trình, kế hoạch, phƣơng án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ
trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả
thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy đi đƣờng, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thƣ công.
Đến nay, chƣa có quy định nào của Nhà nƣớc giải thích về tính chất nội dung
của các hình thức văn bản hành chính nêu trên, dẫn đến trong một số trƣờng
hợp khó xác định rõ sự khác nhau giữa một số loại văn bản nhƣ quy chế và
quy định; chƣơng trình, kế hoạch, đề án và dự án; công văn và thƣ công;
hƣớng dẫn và công văn hƣớng dẫn, biên bản, bản thỏa thuận, bản cam kết và
bản ghi nhớ...
Trên cơ sở đúc kết mang tính khoa học và qua thực tiễn sử dụng, có thể
giải nghĩa các hình thức văn bản này nhƣ sau:

20. 11
Nghị quyết (cá biệt) là văn bản của cơ quan thẩm quyền chung để ghi lại
các quyết định đƣợc thông qua theo chế độ tập thể về chủ trƣơng, kế hoạch
liên quan đến một vấn đề cụ thể, cá biệt hay trong phạm vi nội bộ một cơ
quan, tổ chức.
Quyết định (cá biệt) là văn bản thể hiện ý chí của chủ thể có thẩm quyền,
mang tính áp dụng pháp luật nhằm làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt các
mối quan hệ pháp lý cụ thể đối với đối tƣợng cụ thể hay đƣa ra quy tắc hành
vi nội bộ cơ quan, tổ chức.
Chỉ thị là văn bản của cấp trên truyền đạt mệnh lệnh xuống cấp dƣới để
đƣa ra các biện pháp cụ thể chỉ đạo, phối hợp, đôn đốc và kiểm tra hoạt động
của các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
Quy chế là văn bản đƣợc ban hành kèm theo quyết định để quy định đầy
đủ và toàn diện về tổ chức và hoạt động, về lề lối làm việc, thủ tục, trình tự và
các mối quan hệ công tác của cơ quan, tổ chức nói chung hay của một hoạt
động nào đó.
Quy định là văn bản đƣợc ban hành kèm theo quyết định để đƣa ra tiêu
chuẩn, định mức kinh tế-kỹ thuật, quy tắc và cách thức giải quyết một công
việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức .
Thông cáo là văn bản của cơ quan, tổ chức cấp cao để thông tin về một
sự kiện, sự việc quan trọng, đƣợc cả xã hội quan tâm.
Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề để các cơ quan,
cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.
Hướng dẫn là văn bản chỉ dẫn cụ thể về việc tổ chức thực hiện văn bản
của cơ quan cấp trên.
Chương trình là bản trình bày về mục tiêu, nội dung, giải pháp có tính
chất định hƣớng tổng thể cho những công việc, hoạt động trong một thời gian
nhất định của cơ quan, tổ chức. Theo nghĩa hẹp hơn, chƣơng trình là lịch trình
thực hiện một hoạt động cụ thể nào đó trong cơ quan, tổ chức.

21. 12
Kế hoạch là bản dự kiến các hoạt động với mục tiêu, trình tự, thời hạn
tiến hành, phân công trách nhiệm để triển khai thực hiện chƣơng trình hay
thực hiện các công việc mang tính sự vụ thông thƣờng trong hành chính. Kế
hoạch có tính chất là sắp đặt trƣớc những việc sẽ làm có tính chất sự vụ hành
chính trong cơ quan, thực hiện chức năng chỉ đạo, hƣớng dẫn việc triển khai
thực hiện một chủ trƣơng, chính sách cho các cơ quan, đơn vị cấp dƣới nhằm
tạo ra việc thống nhất hành động, việc làm để đạt mục tiêu nhất định.
Đề án là bản dự kiến mang tính chuyên sâu về một hoạt động với định
hƣớng mục tiêu, trình tự, cách thức thực hiện, phân công trách nhiệm thực
hiện. Đề án không đƣa ra những định hƣớng chung, mang tính tổng quát nhƣ
chƣơng trình và cũng không trình bày về dự kiến công việc có tính chất sự vụ
cụ thể nhƣ kế hoạch mà đề xuất những vấn đề cụ thể có tính chuyên môn sâu
và định ra những đƣờng hƣớng cụ thể cho vấn đề chuyên môn đó. Đề án thuộc
loại văn bản đề xuất các ứng dụng về tổ chức các sự kiện mang tính hành
chính và thủ tục.
Dự án là văn bản trình bày dự kiến các hoạt động đƣợc liên kết và tổ chức
chặt chẽ, có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể, do cá nhân hoặc tổ chức thực
hiện, nhằm đạt đƣợc những mục đích cụ thể trong điều kiện ràng buộc về thời
gian, chi phí và kết quả hoạt động. Dự án là văn bản đề xuất các ứng dụng, giải
pháp thực hiện, tính hiệu quả kinh tế, thuộc nhóm công trình nghiên cứu ứng
dụng hoạt động liên quan về tài chính - kinh tế - khoa học kỹ thuật.
Phương án là văn bản hành chính đề xuất cách thức, phƣơng pháp có
tính chất kỹ thuật nghiệp vụ để thực hiện công việc trong điều kiện, hoàn cảnh
nhất định.
Báo cáo là văn bản dùng để trình bày về tình hình hoạt động của cơ quan,
tổ chức hoặc về một sự việc, một vấn đề nhất định thuộc phạm vi quản lý của
cơ quan, tổ chức.

22. 13
Biên bản là văn bản dùng để ghi lại diễn biến sự việc đang xảy ra hoặc
tình trạng sự việc vừa xảy ra do những ngƣời có trách nhiệm thực hiện. Biên
bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết vấn đề, vụ việc nào đó.
Tờ trình là văn bản dùng để đề xuất với cấp trên một vấn đề, đề nghị cấp
trên phê duyệt.
Hợp đồng là văn bản thoả thuận giữa hai hay nhiều bên về việc xác lập,
thay đổi hoặc chấm dứt các quyền lợi, nghĩa vụ của các bên trong một quan hệ
nhất định.
Công văn là văn bản của cơ quan, tổ chức để giao dịch, trao đổi thông
tin, chỉ đạo công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các
chủ thể có thẩm quyền.
Thư công là văn bản của cá nhân thủ trƣởng cơ quan hay ngƣời có vị trí
chức danh nhất định trong cơ quan, tổ chức dùng để giao dịch việc công, xây
dựng và củng cố các mối quan hệ công chúng, với đối tác và khách hàng của cơ
quan, tổ chức. Thƣ công giống với công văn là đều là văn bản hành chính
không đề tên loại, đều đƣợc đăng ký vào sổ “văn bản đi” và nhằm mục đích
liên lạc, trao đổi thông tin. Tuy nhiên thƣ công khác với công văn ở chỗ, mục
đích nổi bật nhất của thƣ công là để liên hệ giao dịch với đối tác và khách hàng
của cơ quan, tổ chức, tạo dựng và củng cố các mối quan hệ công chúng. Thƣ
công nhấn mạnh vai trò, vị trí, uy tín của đích danh cá nhân thủ trƣởng cơ quan
hay ngƣời có vị trí chức danh nhất định trong cơ quan, tổ chức. Ngƣời ký văn
bản trong thƣ công đều ký trực tiếp, không sử dụng hình thức ký thay, thừa lệnh
hay thừa ủy quyền. Việc trình bày các yếu tố thể thức trong thƣ công cũng linh
hoạt, không yêu cầu chặt chẽ nhƣ các văn bản hành chính khác.
Công điện là văn bản đƣợc chuyển bằng các phƣơng tiện truyền tin
nhanh để chỉ đạo hay ra quyết định về những vấn đề khẩn cấp.

23. 14
Bản ghi nhớ là văn bản đƣợc ký kết giữa hai bên hay nhiều bên để ghi
lại những dự định chung nào đó, những thống nhất chung mang tính nguyên
tắc. Bản ghi nhớ thƣờng vạch ra lộ trình hợp tác của các bên, ghi nhận vai trò
của mỗi bên và thƣờng sau đó đƣợc thay thế bằng các hợp đồng chính thức.
Khác với biên bản, bản ghi nhớ là văn bản hầu nhƣ không mang tính ràng
buộc về mặt pháp lý.
Bản cam kết là văn bản của cá nhân hay tổ chức để cam kết trƣớc một cá
nhân hay tổ chức khác trong việc thực hiện hay không thực hiện công việc nào
đó. Bản cam kết giống với biên bản là đƣợc hình thành để ghi lại một sự việc,
vấn đề nào đó, tuy nhiên nội dung bản cam kết chỉ thể hiện ý thức chủ quan của
một cá nhân, tổ chức, vì vậy không yêu cầu tuyệt đối về tính khách quan, chính
xác nhƣ biên bản và đƣợc lập khi có hay không cần có sự có mặt của ngƣời làm
chứng. Bản cam kết không đƣợc sử dụng làm chứng cứ trong quá trình giải
quyết vụ việc, mà chỉ mang tính thủ tục theo quy định của pháp luật.
Bản thỏa thuận là văn bản ghi lại sự đồng ý giữa các bên về một điều
kiện nào đó có liên quan đến các bên sau khi đã bàn bạc, trao đổi thống nhất
với nhau về điều kiện đó. Bản thỏa thuận giống với biên bản là cũng đƣợc
hình thành để ghi lại một sự việc, một vấn đề nào đó và đƣợc sử dụng làm
chứng cứ trong quá trình giải quyết vụ việc. Tuy nhiên, khác với biên bản, bản
thỏa thuận có giá trị là chứng cứ để chứng minh thấp hơn so với biên bản.
Giấy chứng nhận (hay giấy xác nhận) là văn bản dùng để xác nhận về
một vấn đề nào đó liên quan đến một chủ thể là đúng sự thật.
Giấy uỷ quyền là văn bản đƣợc sử dụng để cơ quan, cá nhân có thẩm
quyền giao cho cán bộ phụ trách dƣới một cấp thực hiện thay các nhiệm vụ
thuộc trách nhiệm của mình trong việc tham dự một hoạt động hoặc ký vào
văn bản hay thực hiện hành vi pháp lý nào đó.

24. 15
Giấy mời là một loại giấy tờ hành chính đƣợc dùng thể hiện mong muốn
hay yêu cầu một cách lịch sự để các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham dự một
hoạt động nào đó.
Giấy biên nhận là loại giấy tờ hành chính đƣợc sử dụng để một chủ thể
xác nhận về việc đã nhận tài sản, tài liệu, giấy tờ nào đó.
Giấy giới thiệu là loại giấy tờ hành chính dùng để cấp cho cán bộ, công
chức, nhân viên đi liên hệ công tác hay giao dịch nói chung nhằm thực hiện
các nhiệm vụ đƣợc giao hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân
cán bộ, công chức đó.
Giấy nghỉ phép là loại giấy tờ hành chính cấp cho cán bộ, công chức,
nhân viên khi đƣợc nghỉ phép, có giá trị thay giấy đi đƣờng trong thời gian
nghỉ phép và làm căn cứ thanh toán tiền đi đƣờng theo chế độ.
Giấy đi đường là loại giấy tờ hành chính dùng để cấp cho cán bộ, công
chức, nhân viên khi đi công tác, có giá trị để tính phụ cấp đi đƣờng.
Phiếu gửi là giấy tờ hành chính dùng trong trƣờng hợp chuyển tài liệu,
văn bản tới cơ quan cần chuyển đến.
Phiếu chuyển là giấy tờ hành chính của một cơ quan gửi kèm theo các
văn bản, tài liệu để chuyển đến cơ quan, tổ chức khác để xác nhận về việc đã
nhận đƣợc văn bản, tài liệu đó.
Trên thực tế, việc lựa chọn hình thức văn bản hành chính tùy thuộc vào
mục đích và yêu cầu nội dung thông tin của văn bản. Đối với một số trƣờng
hợp, pháp luật quy định chặt chẽ về hình thức văn bản sử dụng, một số trƣờng
hợp khác chƣa có văn bản pháp luật quy định cụ thể thì cán bộ soạn thảo văn
bản cần lựa chọn hình thức văn bản sao cho đảm bảo tính khoa học, phù hợp
với thông lệ chung và sao cho đạt đƣợc hiệu quả truyền đạt thông tin pháp lý
và thông tin thực tiễn cao nhất.

25. 16
1.1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính
Trong quá trình soạn thảo văn bản, tác giả văn bản cần nắm vững đƣờng
lối chính trị của Đảng để có thể quy phạm hóa chính sách thành pháp luật, văn
bản đƣợc ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm
vi hoạt động của cơ quan, phải giải quyết đƣợc các vấn đề: văn bản sắp ban
hành thuộc thẩm quyền pháp lý của ai và thuộc loại nào? Phạm vi tác động đến
đâu? Trật tự pháp lý đƣợc xác định nhƣ thế nào? Văn bản dự định ban hành có
gì mâu thuẫn với các văn bản khác của cơ quan hoặc của cơ quan khác?
Hơn nữa, tác giả ban hành cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo,
phƣơng thức giải quyết công việc đƣa ra phải rõ ràng, phù hợp. Nội dung văn
bản phải thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện
hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả thi...Tóm lại, trong quá
trình soạn thảo văn bản cần đảm bảo cả về nội dung và thể thức của văn bản.
1.1.3.1. Yêu cầu về nội dung
- Văn bản phải có tính mục đích
Trƣớc khi ban hành văn bản nhất định, tác giả văn bản cần xác định rõ
mục tiêu và giới hạn điều chỉnh của nó, tác giả văn bản phải trả lời đƣợc
một số câu hỏi nhƣ: văn bản này ban hành để làm gì? Giải quyết công việc
gì? Mức độ giải quyết đến đâu? Kết quả của việc thực hiện văn bản là gì?
Tính mục đích của văn bản còn phải thể hiện đƣợc chủ trƣơng, đƣờng lối,
chính sách của Đảng đặt ra trong nhiệm vụ thể chế hóa đƣờng lối, chủ
trƣơng, chính sách đó. Hơn nữa, nội dung văn bản phải luôn phản ánh đƣợc
nguyện vọng chính đáng của các tầng lớp nhân dân, không trái với quy định
chung của pháp luật về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân. Nhƣ vậy, mục
đích ban hành văn bản sẽ quyết định đến việc loại văn bản nào sẽ đƣợc sử
dụng, nội dung thể thức và quy trình ban hành nhƣ thế nào.

26. 17
- Văn bản phải đảm bảo tính hợp pháp
Tính hợp pháp là một trong những yêu cầu không thể thiếu của nội dung
văn bản. Muốn văn bản đảm bảo tính hợp pháp, văn bản ban hành phải đảm
bảo một số yêu cầu nhƣ: nội dung văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan ban hành; nội dung văn bản
phù hợp với tinh thần hoặc những quy định của hệ thống pháp luật hiện hành;
nội dung văn bản phù hợp với các điều ƣớc quốc tế mà Việt Nam tham gia ký
kết; căn cứ pháp lý đƣa ra trong văn bản phải xác thực, cụ thể, có hiệu lực
hiện hành. Bên cạnh đó, văn bản phải đƣợc ban hành đúng với thể thức và quy
trình ban hành, phù hợp với nội dung mà nó điều chỉnh, nghĩa là nội dung của
văn bản phải thống nhất với hình thức của nó.
- Văn bản phải đảm bảo tính khoa học
Văn bản hành chính là tiếng nói của cơ quan công quyền nên cần phải
đảm bảo tính khoa học của văn bản. Để đảm bảo văn bản có tính khoa học
thì hệ thống thông tin đƣa ra trong văn bản phải đảm bảo tính chính xác và
khả dụng, có tính dự báo cao; nội dung thông tin và phƣơng thức giải quyết
công việc mà văn bản đề ra phải toàn diện, cụ thể, thiết thực, giải quyết
đƣợc yêu cầu của từng trƣờng hợp quản lý cụ thể; nội dung văn bản không
mâu thuẫn, chồng chéo với nội dung văn bản của các khác cơ quan quản lý
nhà nƣớc khác, đồng thời không trái với nội dung văn bản của các cơ quan
quản lý cấp trên hoặc văn bản của chính cơ quan, tổ chức đã ban hành trƣớc
đó về cùng vấn đề hiện vẫn có hiệu lực; nội dung văn bản phải đƣợc bố cục
một cách logic, nhất quán, có nghĩa là các tầng bậc ý lớn, nhỏ không mâu
thuẫn nhau mà thống nhất cùng nhau phục vụ cho việc phát triển, hoàn thiện
chủ đề chung của toàn bộ văn bản; trật tự sắp xếp các ý trong văn bản phải
đƣợc lựa chọn sao cho phù hợp nhất với từng loại hình văn bản, dễ dàng
làm sáng tỏ nội dung ý nghĩa, tạo thuận lợi cho các đối tƣợng trong việc
thông hiểu và tiếp nhận nội dung.

27. 18
- Văn bản phải đảm bảo tính khả thi
Một văn bản khi đƣợc ban hành sẽ không thể đi vào thực tiễn nếu không
đảm bảo tính khả thi. Thực tiễn đặt ra yêu cầu cần phải ban hành văn bản và
thực tiễn cũng sẽ là thƣớc đo và là nơi kiểm định tính khả thi của văn bản.
Muốn đảm bảo tính khả thi, văn bản phải đảm bảo những yêu cầu nhƣ: văn
bản phải xuất phát từ nhu cầu thực tiễn quản lý và đáp ứng đƣợc nhu cầu ấy;
những yêu cầu đặt ra trong văn bản phải phù hợp với mức độ phát triển kinh
tế, xã hội hiện tại của đất nƣớc; yêu cầu hoặc chế tài (nếu có) phải phù hợp
với trình độ, năng lực, khả năng của các đối tƣợng thực thi, không đƣợc đề
xuất các biện pháp hoặc yêu cầu mang tính chất duy ý chí thuần túy.
1.1.3.2. Yêu cầu về thể thức
Về thể thức văn bản quản lý nhà nƣớc hiện nay có ba quy định: Thông tƣ
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 26/5/2005 của Bộ Nội vụ và
Văn phòng Chính phủ quy định về kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà
nƣớc; Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV do Bộ Nội vụ ban hành ngày
19/01/2011, có hiệu lực từ ngày 04/3/2011 quy định về thể thức và kỹ thuật
trình bày thể thức văn bản hành chính; Thông tƣ số 25/2011/TT-BTP do Bộ
Tƣ pháp ban hành ngày 27/12/2011 quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày
văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ, Bộ trƣởng,
Thủ trƣởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
Trong phạm vi của luận văn này, chúng tôi tìm hiểu về quy trình ban
hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Vì vậy, những
yêu cầu về thể thức chúng tôi sử dụng Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Theo Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính, “Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao

28. 19
gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành
phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản
nhất định theo quy định tại Khoản 3, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư và hướng dẫn tại Thông tư này” (Điều 2, chƣơng I).
Theo Thông tƣ 01/2011/TT-BNV thì các yếu tố thể thức chung và các
yếu tố thể thức có thể có, cấu thành văn bản đƣợc quy định tại các điều từ điều
6 đến điều 15 Chƣơng II, cụ thể:
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Các thành phần bổ sung có những yếu tố
+ Dấu chỉ mức độ mật
+ Dấu chỉ mức độ khẩn
+ Chỉ dẫn về phạm vi lƣu hành;
+ Đối với công văn, ngoài các thành phần đƣợc quy định có thể bổ sung
địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thƣ điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex,
số Fax; địa chỉ trang thông tin điện tử (website).
+ Đối với những văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có
chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ
lục trở lên thì các phụ lục phải đƣợc đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.

29. 20
+ Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập”.
- V.v..
Mỗi yếu tố thể thức kể trên đều chứa đựng những thông tin cần thiết cho
việc hình thành, sử dụng, quản lý văn bản và có ảnh hƣởng tới quá trình thực
hiện văn bản trong thực tế quản lý. Do vậy, chúng cần phải đƣợc thiết lập và
trình bày một cách khoa học theo những quy định hiện hành của Nhà nƣớc về
vấn đề này. Đối với những thành phần thể thức bắt buộc, nếu văn bản thiếu
chúng sẽ không phù hợp với pháp luật. Bên cạnh đó, nếu thiếu các yếu tố thể
thức hoặc không thực hiện đúng các yêu cầu về thể thức của văn bản còn gây
khó khăn trong công tác quản lý, lƣu trữ và khai thác, tra cứu văn bản trong
hoạt động của cơ quan.
Việc trình bày văn bản đúng và đủ các thành phần thể thức do nhà nƣớc
quy định có một số ý nghĩa sau:
- Thứ nhất, về mặt pháp luật. Đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật;
- Thứ hai, về mặt pháp lý. Đảm bảo hiệu lực pháp lý cho văn bản;
- Thứ ba, về mặt thực tế. Giúp cho công tác văn thƣ, lƣu trữ, quản lý,
theo dõi và bảo quản văn bản đƣợc dễ dàng;
- Thứ tƣ, về mặt văn hóa. Đảm bảo đƣợc tính thống nhất văn bản trong cả
nƣớc và tiến tới tiêu chuẩn hóa và mẫu hóa văn bản trong cả nƣớc.
1.1.3.3. Yêu cầu ngôn ngữ của văn bản hành chính
Ngôn ngữ là yếu tố có tầm ảnh hƣởng trực tiếp nhất và quan trọng nhất
đối với chất lƣợng thông tin mà văn bản đề cập. Muốn cho nội dung thông tin
trong văn bản đến các đối tƣợng quản lý đƣợc chính xác và trọn vẹn theo mục
đích mà cơ quan tổ chức duy trì, cần phải đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp của
các đơn vị ngôn ngữ đƣợc sử dụng.
Mặt khác, cách xử lý ngôn ngữ trong văn bản cũng chính là một trong
những tiêu chí đánh giá năng lực cán bộ của mỗi cơ quan, tổ chức cũng nhƣ

30. 21
mức độ quan tâm của lãnh đạo cơ quan, tổ chức đối với mảng công tác hết sức
quan trọng này. Vì vậy, muốn thể hiện đƣợc văn hóa của cơ quan, tổ chức ở
mức độ tích cực, cũng cần phải đảm bảo hệ thống văn bản của cơ quan tổ
chức đƣợc xây dựng với văn phong thích hợp, trong đó các đơn vị ngôn ngữ
đảm bảo đƣợc sử dụng theo đúng yêu cầu.
Văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc viết theo phong cách ngôn ngữ hành
chính. Phong cách ngôn ngữ hành chính có những đặc điểm sau: tính chính
xác; tính khách quan; tính đại chúng; tính khuôn mẫu; tính nghiêm trang, lịch
sự. Để đảm bảo các đặc trƣng này, việc sử dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể
trong văn bản cần phải đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp với đặc điểm nội dung
và mục đích ban hành văn bản. Cụ thể là:
a) Về sử dụng từ ngữ
- Dùng từ chuẩn xác về nghĩa, đơn nghĩa; không dùng từ đa nghĩa làm
phát sinh những cách hiểu mơ hồ, có thể bị xuyên tạc hoặc lợi dụng làm tổn
hại quyền lợi của Nhà nƣớc và nhân dân.
- Phải lựa chọn và sử dụng từ ngữ mang sắc thái trung tính, nghiêm trang,
không kèm theo sắc thái biểu cảm.
- Dùng từ ngữ theo chuẩn phổ thông, không dùng từ ngữ địa phƣơng, trừ
trƣờng hợp sử dụng từ ngữ địa phƣơng để chỉ những sự vật, hiện tƣợng mà chỉ
địa phƣơng mới có hoặc những từ ngữ có nguồn gốc địa phƣơng đã trở thành
từ ngữ phổ thông.
- Sử dụng chính xác và thích hợp hệ thống từ Hán - Việt: tận dụng những
sắc thái ý nghĩa đặc biệt của từ Hán - Việt phù hợp với phong cách văn bản
quản lý mà không nên lạm dụng từ Hán - Việt, đặc biệt trong những trƣờng
hợp chƣa hiểu một cách thấu đáo nghĩa của từ.
- Sử dụng các từ có nguồn gốc nƣớc ngoài một cách phù hợp theo quy
định về cách thức sử dụng mà cơ quan có thẩm quyền đề ra.

31. 22
- Không nên lạm dụng thuật ngữ chuyên môn. Nếu trong văn bản buộc
phải sử dụng từ chuyên môn sâu thì phải giải thích, hoặc phải định nghĩa các
thuật ngữ không quen thuộc đối với đa số các tầng lớp nhân dân.
- Hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính minh bạch, rõ
ràng, nghiêm túc của văn bản. Đối với các trƣờng hợp cần viết tắt để tránh dài
dòng, cần phải viết đầy đủ ở lần sử dụng đầu tiên, sau đó mở ngoặc đơn để
chú giải.
- Tránh sử dụng từ ngữ hoa mỹ, khoa trƣơng, thành ngữ, tục ngữ; không
dùng từ lóng, từ thông tục; không sử dụng khẩu ngữ.
- Sử dụng từ đúng chính tả.
b) Về viết câu
Câu là đơn vị cơ sở tạo nên các đoạn văn trong văn bản, cũng tức là đơn
vị tạo nghĩa cơ bản của văn bản. Trong văn bản quản lý nhà nƣớc, câu vừa
phải đảm bảo yêu cầu chung theo đúng chức năng ngữ pháp tiếng Việt, vừa
phải đảm bảo đạt các yêu cầu trong khuôn khổ phong cách ngôn ngữ hành
chính. Cụ thể là:
- Câu phải đƣợc viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ
hai thành phần nòng cốt: chủ ngữ và vị ngữ. Trong một số trƣờng hợp nhất
định, cũng có thể sử dụng câu đặc biệt nhƣng không nên lạm dụng và phải
tuân theo quy tắc của việc sử dụng loại câu này.
- Nên sử dụng câu tƣờng thuật là chủ yếu, không dùng câu hỏi, câu cảm
thán hoặc kiểu câu cầu khiến có chứa các từ hàm nghĩa cầu khiến trực tiếp
nhƣ “hãy”, “đừng”, “chớ”, “đi”, “nào”, “hè”. Trƣờng hợp cần nêu câu hỏi,
tránh dùng câu có từ để hỏi trực tiếp mà chuyển dạng câu từ câu hỏi sang câu
trần thuật để đảm bảo tính lịch sự, nhã nhặn của văn phong hành chính.
- Diễn đạt câu chính xác, rõ ràng, mạch lạc.

32. 23
Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, khi viết câu dài, nhất là những câu
phức có cấu trúc nhiều tầng bậc phức tạp, cần lƣu ý sắp xếp các thành phần
câu sao cho không tạo thành câu đa nghĩa, gây ra những cách hiểu sai nghĩa
hoặc mơ hồ về nghĩa. Mặt khác, cần lƣu ý quan hệ kết hợp giữa các câu trong
các đoạn của văn bản sao cho vừa đảm bảo tính liên kết nội dung vừa đảm bảo
liên kết hình thức. Có nhƣ vậy mới kiến tạo đƣợc một hệ thống ý tứ mạch lạc
cho toàn bộ nội dung, tạo điều kiện tốt nhất cho ngƣời tiếp nhận và thực thi
văn bản.
- Đảm bảo tính logic, nhất quán giữa các vế, các mệnh đề của câu.
Ngoài việc tổ chức từ trong câu và tổ chức câu trong đoạn đúng chính tả
và kỹ thuật cú pháp thì tác giả soạn thảo văn bản còn phải đảm bảo việc tổ
chức kết cấu văn bản hợp lý. Thông thƣờng, văn bản đƣợc cấu thành bởi một
số đoạn văn, mỗi đoạn văn diễn tả một chủ đề trọn vẹn nhƣng vẫn đảm bảo
tính thống nhất về định hƣớng nội dung chung của toàn văn bản. Việc tổ chức
các đoạn văn cần đƣợc thực hiện sao cho văn bản phản ánh trung thành và
trọn vẹn nội dung thông tin của tác giả và đúng chức năng, vị trí của từng
đoạn trong tổng thể văn bản. Tác giả của văn bản cần tránh một số lỗi nhƣ:
không tách đoạn văn, tách đoạn văn không rõ mục đích và không liên kết
đoạn văn.
1.2. Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh
1.2.1. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại
UBND cấp tỉnh
Văn bản hành chính là một công cụ không thể thiếu đƣợc trong hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức. Thực tiễn cho thấy, trên nhiều phƣơng diện, chất
lƣợng hoạt động quản lý nhà nƣớc lệ thuộc rất nhiều vào cách tổ chức và sử
dụng một cách khoa học hệ thống thông tin, trong đó có thông tin văn bản. Tại
các cơ quan địa phƣơng, phƣơng thức hoạt động của cơ quan phù hợp hay

33. 24
không phù hợp đƣợc thể hiện rất rõ trong việc tổ chức xây dựng và ban hành
văn bản. Chính vì vậy, văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND
cấp tỉnh có vai trò rất quan trọng, thể hiện cụ thể nhƣ sau:
Thứ nhất, văn bản quản lý hành chính nhà nước nói chung và văn bản
hành chính nói riêng có vai trò đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều
hành của mọi cơ quan, tổ chức:
Trong thực tế, có nhiều công cụ, phƣơng tiện truyền đạt thông tin khác
nhau, nhƣng một trong những công cụ truyền tải thông tin đáng tin cậy nhất
đó chính là bằng văn bản. Trƣớc hết, thông qua văn bản hành chính có thể thu
thập đƣợc rất nhiều thông tin cần thiết cho các hoạt động quản lý, các thông
tin đó bao gồm:
- Chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc liên quan đến mục tiêu và
phƣơng hƣớng hoạt động lâu dài của UBND cấp tỉnh;
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp tỉnh;
- Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của UBND cấp tỉnh;
- Phƣơng thức hoạt động, mối quan hệ công tác giữa các sở, ban, ngành
và UBND cấp huyện, các đơn vị trong tỉnh;
- Tình hình kết quả hoạt động và diễn biến hoạt động của các cơ quan,
đơn vị với nhau và các kết quả đạt đƣợc trong quá trình quản lý,v.v...
Thứ hai, văn bản hành chính là phương tiện truyền đạt các quyết định
quản lý:
Các quyết định hành chính đƣợc truyền đạt sau khi đã đƣợc thể chế hóa
thành các văn bản mang tính quyền lực nhà nƣớc. Các quyết định quản lý cần
phải đƣợc truyền đạt nhanh chóng và đúng đối tƣợng, đƣợc đối tƣợng bị quản
lý thông suốt, hiểu đƣợc nhiệm vụ và nắm đƣợc ý đồ của lãnh đạo, để nhiệt
tình, yên tâm và phấn khởi thực hiện. Tại UBND cấp tỉnh, việc truyền đạt các
quyết định quản lý có vai trò cơ bản bởi lẽ nó có khả năng truyền đạt các
quyết định quản lý một cách nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao khi
đƣợc tổ chức xây dựng, ban hành và chu chuyển một cách khoa học. Trong
thực tế, các cơ quan, tổ chức có thể sử dụng nhiều phƣơng tiện khác nhau nhƣ

34. 25
điện thoại, thông tin điện tử ...nhƣng trong quản lý, truyền tải thông tin bằng
văn bản là hiệu quả nhất. Bởi vì trong thực tế quản lý nếu chỉ truyền tải thông
tin bằng điện thoại, thông tin điện tử thì chƣa đủ cơ sở pháp lý để kiểm chứng
việc thực thi của các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Thứ ba, là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của các cơ quan, tổ chức:
Trong hoạt động quản lý, kiểm tra có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, không
có kiểm tra, theo dõi thƣờng xuyên, thiết thực và chặt chẽ thì mọi nghị quyết,
chỉ thị, quyết định quản lý có thể chỉ là lý thuyết suông. Kiểm tra không chỉ
nhằm phát hiện ra những sai phạm để đƣa ra biện pháp xử lý mà còn nhằm kịp
thời phát hiện ra sự không hợp lý giữa kế hoạch với điều kiện thực hiện của
thực tiễn để từ đó có những điều chỉnh trong kế hoạch thực hiện nhằm thực
hiện kế hoạch hóa trong thực tiễn với hiệu quả cao nhất. Hơn nữa, kiểm tra
còn là một trong những biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức trong công tác
của các cơ quan, tổ chức nói chung và tại UBND tỉnh nói riêng. Phƣơng tiện
này muốn phát huy hết vai trò thì cần phải đƣợc tổ chức một cách khoa học,
việc kiểm tra văn bản phải đƣợc tiến hành một cách chọn lọc: văn bản nào cần
đƣợc kiểm tra, văn bản nào phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan, đơn vị.
Đối với hoạt động của UBND cấp tỉnh, văn bản phản ánh rất rõ quan hệ
nhƣ thế nào với nhân dân khi thi hành các nhiệm vụ đƣợc giao. Văn bản chính
là tấm gƣơng phản chiếu trung thành thái độ của ngƣời thừa hành công vụ đại
điện cơ quan nhà nƣớc trƣớc những yêu cầu của quần chúng. Qua văn bản
quản lý nhà nƣớc có thể tổ chức kiểm tra việc chấp hành kỷ luật quản lý nhà
nƣớc trong các cơ quan, kiểm tra kỷ luật lao động, pháp chế, trật tự xã hội của
cán bộ, công chức nhà nƣớc.
Thứ tư, là công cụ quan trọng để xây dựng hệ thống văn bản quản lý
hành chính nhà nước:
Với mục tiêu xây dựng nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nƣớc
ta hiện nay, hệ thống văn bản pháp luật ngày càng đƣợc chú trọng và hoàn
thiện nhằm tạo ra một hành lang pháp lý chặt chẽ, khoa học cho mọi lĩnh vực
hoạt động của đời sống xã hội.

35. 26
Đối với hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh, xây dựng hệ thống pháp
luật hành chính nhằm tạo cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nƣớc, các
công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp
với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nƣớc, mặc khác là sự cụ thể
hóa các luật lệ hiện hành, hƣớng dẫn thực hiện các luật lệ đó. Đó là một công
cụ tất yếu của việc xây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành
chính nói riêng. Chính vì vậy, trong hoạt động của UBND cấp tỉnh nếu ban
hành hệ thống văn bản có chất lƣợng, chúng ta có thể kế thừa và phát huy và
ngƣợc lại, hệ thống văn bản yếu kém chúng ta cũng có thể rút kinh nghiệm để
ban hành văn bản lần sau tốt hơn.
1.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh
Tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa
có thẩm quyền ký các văn bản về những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định
của tập thể UBND tỉnh; các văn bản chỉ đạo điều hành thuộc lĩnh vực do Chủ
tịch UBND tỉnh trực tiếp phụ trách; quyết định đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ
văn bản trái pháp luật của các sở, UBND cấp huyện; quyết định đình chỉ thi
hành văn bản trái pháp luật của HĐND cấp huyện và đề nghị HĐND tỉnh bãi
bỏ; tờ trình, báo cáo của UBND tỉnh gửi Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ,
HĐND tỉnh và các văn bản khác theo thẩm quyền.
Các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký thay Chủ tịch UBND tỉnh các văn bản
thuộc lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách, trƣờng hợp Phó Chủ tịch đi vắng,
Chủ tịch ký hoặc chỉ định Phó chủ tịch khác ký văn bản thuộc lĩnh vực đƣợc
phân công của Phó Chủ tịch đi vắng.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh đƣợc ký thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh
các văn bản nhƣ: giấy mời họp, thông báo kết luận của Chủ tịch hoặc các Phó
Chủ tịch UBND tỉnh tại các cuộc họp của UBND tỉnh, cuộc họp, buổi làm
việc do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì; văn bản thông báo ý
kiến và kết quả xử lý các công việc cụ thể của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch
UBND tỉnh để các cơ quan liên quan biết và thực hiện; các văn bản khác theo

36. 27
quy định của Chủ tịch UBND tỉnh; Chánh Văn phòng UBND tỉnh có thể uỷ
quyền cho Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thay các văn bản theo phân
công nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh.
1.2.3. Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh
Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa
HỆ THỐNG VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH TẠI UBND TỈNH
VĂN BẢN CÁ BIỆT VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
THÔNG THƢỜNG
QUYẾT ĐỊNH CÁ BIỆT
CÔNG VĂN
THÔNG BÁO
BÁO CÁO
TỞ TRÌNH
KẾ HOẠCH
GIẤY MỜI
PHIẾU CHUYỂN
CHƢƠNG TRÌNH
PHIẾU GỬI
……
CHỈ THỊ

37. 28
1.3. Quy trình ban hành văn bản hành chính
1.3.1. Khái niệm quy trình và quy trình ban hành văn bản hành chính
1.3.1.1 Quy trình
Hiện nay, trong thực tế, khi bàn về quy trình, có nhiều quan niệm khác nhau:
Theo Đại từ điển Tiếng Việt, “quy trình” đƣợc hiểu là “các bƣớc phải
tuân theo khi tiến hành công việc nào đó” [20, tr1381].
“Quy trình” là thứ tự các bước tiến hành trong một quá trình sản xuất,
quy trình công nghệ phù hợp với điều kiện và kĩ thuật hiện nay để tạo ra kết
quả đầu ra mong muốn. Ví dụ quy trình xử lý nƣớc thải, quy trình xử lý rác
thải y tế, quy trình chế biến nguyên liệu.
Theo các nhà nghiên cứu hành chính: Quy trình là thuật ngữ được sử
dụng khi nói về”Một loạt liên tục các hoạt động theo trình tự thống nhất, hợp
lý với các bước phải tuân theo một cách thứ tự, lần lượt (do Cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền ban hành) bắt buộc các chủ thể có liên quan phải thực
hiện đúng khi tiến hành một công việc xác định nào đó”[21, tr162].
1.3.1.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính
Thuật ngữ quy trình ban hành văn bản cũng đƣợc khá nhiều các nhà
nghiên cứu, đặc biệt là các nhà nghiên cứu hành chính đề cập tới và đƣa ra
những quan niệm của mình về thuật ngữ này.
Theo PGS.TS. Lƣu Kiếm Thanh quy trình xây dựng và ban hành văn bản
“là các bước mà cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhất định phải tiến
hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng,
nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình”[17, tr70].
Theo GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm “Quy trình ban hành văn bản là các
bƣớc mà cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc nhất thiết phải tiến hành trong
công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình”[18, tr32].

38. 29
Nhƣ vậy, có thể hiểu một cách chung nhất nhƣ sau: Quy trình xây dựng
và ban hành văn bản là trình tự các bƣớc mà cơ quan, tổ chức phải tiến hành
trong quá trình soạn thảo, ban hành văn bản nhằm đảm bảo chất lƣợng và hiệu
quả sử dụng của văn bản đƣợc ban hành.
1.3.2. Quy trình chung ban hành văn bản hành chính
Đối với các hình thức văn bản quy phạm pháp luật, quy trình xây dựng và
ban hành đƣợc thể chế hóa trong Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
(2008), Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân (2004) cùng các Nghị định quy định chi tiết thi hành các
Luật kể trên.
Hiện nay, chúng ta vẫn chƣa có văn bản nào quy định về trình tự, thủ tục
ban hành các văn bản hành chính thật cụ thể theo từng loại hoặc nhóm loại
văn bản mà chỉ dừng ở mức quy định ra một quy trình chung cho tất cả các
loại văn bản. Tại điều 6,7,8,9,10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ và các quy định đƣợc sửa đổi,
bổ sung tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 trong
đó có các quy định về quy trình ban hành các loại văn bản (trừ văn bản quy
phạm pháp luật) trong đó có văn bản hành chính nhƣ sau:
“Điều 6. Soạn thảo văn bản
- Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ
quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
- Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
Soạn thảo văn bản;

39. 30
Trong trƣờng hợp cần thiết, đề xuất với ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức
việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên
quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Điều 7. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
- Bản thảo văn bản phải do ngƣời có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
- Trƣờng hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã đƣợc duyệt phải
trình ngƣời duyệt xem xét, quyết định.
Điều 8. Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản. Trƣờng hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì ngƣời đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc
ngƣời duyệt bản thảo đó;
- Nhân bản đúng số lƣợng quy định;
- Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
Điều 9. Kiểm tra văn bản trƣớc khi ký ban hành
- Thủ trƣởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trƣớc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ
chức và trƣớc pháp luật.
- Chánh Văn phòng; Trƣởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức
không có Văn phòng; ngƣời đƣợc giao trách nhiệm giúp ngƣời đứng đầu cơ
quan tổ chức quản lý công tác văn thƣ ở những cơ quan, tổ chức khác phải
kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban
hành văn bản trƣớc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức và trƣớc pháp luật.

40. 31
Điều 10. Ký văn bản
- Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trƣởng, ngƣời đứng đầu cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Ngƣời
đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.)
các văn bản thuộc các lĩnh vực đƣợc phân công phụ trách và một số văn bản
thuộc thẩm quyền của ngƣời đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm
trƣớc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức và trƣớc pháp luật.
- Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể
Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định
của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải đƣợc thảo luận tập thể và
quyết định theo đa số, việc ký văn bản đƣợc quy định nhƣ sau:
Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các
văn bản của cơ quan, tổ chức;
Cấp phó của ngƣời đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo
khác đƣợc thay mặt tập thể, ký thay ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức những
văn bản theo uỷ quyền của ngƣời đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh
vực đƣợc phân công phụ trách.
- Trong trƣờng hợp đặc biệt, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ
quyền cho ngƣời đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy
quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền
phải đƣợc quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định.
Ngƣời đƣợc uỷ quyền không đƣợc uỷ quyền lại cho ngƣời khác ký. Văn bản
ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
- Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng,
Trƣởng phòng Hành chính hoặc Trƣởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một
số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải đƣợc quy định cụ thể trong quy
chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thƣ của cơ quan, tổ chức.

41. 32
- Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ
mực dễ phai.”
Trên cơ sở các quy trình chung ban hành văn bản hành chính đƣợc quy
định ở trên. UBND tỉnh có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính.
Thông qua các bƣớc trong quy trình ban hành văn bản hành chính đƣợc
nêu tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP và các quy định đƣợc sửa đổi, bổ sung tại
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 trên đây, chúng tôi
nhận thấy còn có điểm chƣa thực sự phù hợp với điều kiện thực tiễn thực hiện
tại các cơ quan hiện nay. Cụ thể, tại điều 8 của Nghị định có quy định về bước
nghiệp vụ “đánh máy và nhân văn bản”, đây là các tác nghiệp đơn giản
nhưng lại được quy định riêng thành một bước nghiệp vụ sau khi văn bản đã
hoàn thành khâu “chỉnh sửa, bổ sung và duyệt bản thảo”. Trong điều kiện
thực tiễn hiện nay, thông thƣờng thì chuyên viên nào đƣợc phân công nhiệm
vụ xây dựng bản thảo và chỉnh sửa bản thảo văn bản thì sẽ là ngƣời thực hiện
việc đánh máy văn bản. Nghĩa là việc xây dựng bản thảo và chỉnh sửa bản
thảo đã thực hiện bằng đánh máy chứ không phải thực hiện bằng thao tác viết
thủ công như trước đây. Chính vì vậy, theo chúng tôi việc quy định riêng cho
việc đánh máy và nhân bản văn bản thành một khâu nghiệp vụ là chưa thực
sự hợp lý với điều kiện thực hiện quy trình hiện tại trong các cơ quan.
Từ những phân tích trên đây, chúng tôi xin đƣa ra quy trình ban hành văn
bản hành chính tại UBND tỉnh gồm các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Chuẩn bị và dự thảo văn bản
Bƣớc 2: Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành
Bƣớc 3: Phát hành văn bản và nhân bản
Bƣớc 4: Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh, gửi
và lƣu văn bản.

42. 33
Nhƣ vậy, Quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh nói
chung bao gồm bốn bƣớc. Các bƣớc này có điểm trùng với các bƣớc trong
quy trình chung ban hành văn bản.
Tuy nhiên, tại UBND cấp tỉnh đối với một số loại văn bản, hồ sơ công
việc của các sở, ban, ngành gửi tại bộ phận một cửa có gửi kèm dự thảo văn
bản đóng dấu treo của các sở, ban, ngành trong hồ sơ đã thẩm định, sau khi
thẩm định xong, các đơn vị sẽ chuyển bản dự thảo qua mail cho chuyên viên
nhận hồ sơ. Chính vì vậy, đối với một số loại văn bản, hồ sơ tại UBND tỉnh,
chuyên viên tham mƣu các phòng chuyên môn đã có sẵn dự thảo, chuyên viên
có nhiệm vụ kiểm tra nội dung của bản dự thảo đó, nếu nội dung và hình thức
đã đúng theo các quy định pháp luật hiện hành của pháp luật, chuyên viên sẽ
tiếp tục thực hiện các bƣớc tiếp theo của quy trình ban hành văn bản hành
chính. Nhƣ vậy, trong một số trƣờng hợp, tại UBND tỉnh gồm các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Chuẩn bị và dự thảo văn bản (hoặc kiểm tra nội dung dự thảo)
Bƣớc 2: Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành
Bƣớc 3: Phát hành văn bản và nhân bản
Bƣớc 4: Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh, gửi
và lƣu văn bản
1.3.3. Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn
bản hành chính tại UBND cấp tỉnh
Văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc hình thành trong hoạt động quản lý và
lãnh đạo nói chung, là phƣơng tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết
định quản lý, là hình thức cụ thể hóa pháp luật, phƣơng tiện điều chỉnh những
quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nƣớc. Có thể nói, văn bản là tấm
gƣơng phản ánh lề lối của từng thời kỳ, là một biểu hiện của “văn minh quản
lý”, là thƣớc đo trình độ quản lý của giai đoạn phát triển lịch sử. Nhận thức rõ
điều này, nhiều năm qua công tác soạn thảo văn bản đã đƣợc quan tâm đúng
mức và trở thành một môn không thể thiếu trong mọi loại hình học tập.

43. 34
Tại UBND cấp tỉnh, hàng năm đều phải đƣa ra các chiến lƣợc phát triển
kinh tế - xã hội, chính vì vậy, đòi hỏi nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà
nƣớc, thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nƣớc, giải quyết đúng đắn các mối
quan hệ giữa nhà nƣớc với thị trƣờng và các mối quan hệ khác. Theo đó, hàng
loạt các công việc dài hạn, ngắn hạn cần phải đƣa ra các kế hoạch, phƣơng án
và những công việc trƣớc mắt đều phải thể hiện trên công cụ không thể thiếu
đó là công tác văn bản. Vai trò của văn bản trong quản lý nhà nƣớc chiếm một
vị trí quan trọng. Tuy nhiên, nếu nhƣ chúng ta không tuân thủ theo quy trình
ban hành văn bản thì văn bản đƣợc ban hành liệu có đảm bảo nội dung, hình
thức nhƣ chúng ta mong muốn?
Nhƣ chúng ta biết, trên thực tế nếu tuân thủ quy trình ban hành văn bản
hành chính sẽ giúp cho cơ quan, đơn vị đạt đƣợc chất lƣợng ban hành văn bản
hành chính, văn bản hành chính đƣợc ban hành sẽ không sai sót về thể thức,
nội dung và kỹ thuật trình bày, tạo hiệu lực, hiệu quả cao trong công tác quản
lý nhà nƣớc tại UBND cấp tỉnh. Hơn nữa, nếu tuân thủ quy trình thống nhất,
văn bản hành chính ban hành đạt đƣợc các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn
bản, nhất là trong những năm qua với sự phát triển mạnh mẽ tại một số địa
phƣơng, văn bản hành chính nhà nƣớc đƣợc ban hành ngày càng nhiều. Một
trong những nhiệm vụ quan trọng của UBND cấp tỉnh là làm sao văn bản
hành chính đƣợc ban hành có chất lƣợng, có giá trị thực tế, không mang tính
hình thức bởi vì chỉ khi các văn bản hành chính có hiệu lực pháp lý thì mới
đảm bảo quyền uy của cơ quan nhà nƣớc ở địa phƣơng. Để đảm bảo văn bản
hành chính ban hành có hiệu lực, hiệu quả thì UBND cấp tỉnh cần quan tâm
tới quy trình ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc, xây dựng quy trình chặt
chẽ, thực hiện đầy đủ các quy trình.
Chính vì vậy, nếu UBND cấp tỉnh đƣa ra một quy trình ban hành văn bản
hành chính thống nhất, tuân thủ theo các quy định hiện hành của pháp luật sẽ

44. 35
đạt đƣợc hiệu quả cao trong trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn
bản, từ đó nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý tại UBND cấp tỉnh, góp
phần cải cách hành chính, đặc biệt là thủ tục hành chính đƣợc nâng lên rõ rệt,
thu hút đƣợc nhiều nhà đầu tƣ lớn, đem lại sự hài lòng cho ngƣời dân và
doanh nghiệp.
1.4 Các yếu tố ảnh hƣởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình ban
hành văn bản hành chính
1.4.1 Các quy chế, quy định
Nhƣ chúng ta biết, hệ thống pháp luật là cơ sở pháp lý cho hoạt động
quản lý tại UBND cấp tỉnh. Chính vì vậy, trong quy trình ban hành văn bản
hành chính không thể thiếu các quy chế, quy định. Trƣờng hợp các quy chế,
quy định về xây dựng, ban hành văn bản hành chính của UBND cấp tỉnh
không đủ để điều chỉnh các quan hệ, các điều kiện phát sinh, không thống
nhất theo quy trình ban hành văn bản nhất định thì sẽ hạn chế hiệu quả, hiệu
lực của hoạt động xây dựng, ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh.
Một hệ thống pháp luật đầy đủ trong hoạt động xây dựng, ban hành văn bản
hành chính của UBND cấp tỉnh sẽ là cơ sở pháp lý đảm bảo cho hoạt động
quản lý tại UBND cấp tỉnh đạt hiệu quả cao.
1.4.2 Đội ngũ cán bộ, công chức
Con ngƣời là chủ thể của xã hội, mọi hoạt động trong xã hội xét đến cùng
đều ảnh hƣởng tới mục tiêu phục vụ cho lợi ích của con ngƣời. Do vậy, con
ngƣời là mục tiêu của mọi quá trình trong sự tồn tại và phát triển của xã hội
loài ngƣời. Đồng thời, con ngƣời cũng là động lực, yếu tố quyết định sự tồn
tại và phát triển của xã hội.
Con ngƣời trong tổ chức là yếu tố cốt lõi tạo nên sự thành công của bất kì
tổ chức nào, cho dù đó là tổ chức tƣ nhân hay tổ chức nhà nƣớc. Một tổ chức
nhà nƣớc nếu không có nguồn nhân lực có chất lƣợng sẽ khó có thể thực hiện
đƣợc mục tiêu mà Nhà nƣớc đặt ra cho tổ chức và do vậy, không thể phục vụ
và đáp ứng đƣợc nhu cầu của công dân và tổ chức trong xã hội.

45. 36
Trong bộ máy hành chính nhà nƣớc, nguồn nhân lực là bộ phận chủ lực
thực hiện chức năng quản lý thống nhất các mặt đời sống kinh tế - xã hội, an
ninh - quốc phòng của địa phƣơng. Đối với UBND cấp tỉnh, đội ngũ cán bộ,
công chức trực tiếp làm công tác tham mƣu đòi hỏi phải nhạy bén, linh hoạt
để phát hiện những vấn đề then chốt một cách nhanh chóng, đúng sát với tình
hình thực tiễn tại địa phƣơng, biết tổng kết thực tiễn và đúc kết thành lý luận.
Để tham mƣu văn bản hành chính sát, đúng thì ngoài việc nắm vững hệ
thống pháp luật về chuyên môn, nghiệp vụ, đòi hỏi cán bộ, công chức còn
phải nắm vững công tác soạn thảo, ban hành văn bản. Trên thực tế, rất nhiều
cán bộ, công chức chƣa quan tâm, coi trọng công tác soạn thảo, ban hành văn
bản nên dẫn đến trong hoạt động quản lý kém hiệu quả do từ ngữ, văn phong
hành chính chƣa chính xác, nội dung chƣa sát đúng với thực tế, thể thức văn
bản chƣa đúng mẫu, tên loại văn bản chƣa phù hợp với nội dung.
Nói chung, cán bộ, công chức có ảnh hƣởng to lớn bởi chính họ là những
ngƣời trực tiếp thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính. Vì vậy, năng
lực, tinh thần làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức này ảnh hƣởng tới chất
lƣợng trong công tác ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh.
1.4.3 Bộ máy làm việc
Một yếu tố quan trọng để tạo nên hiệu quả trong công việc quản lý đó
chính là bộ máy làm việc. Trong bất kì cơ quan, tổ chức nào, bộ máy làm việc
đƣợc sắp xếp khoa học, bố trí đúng năng lực, phân công công việc hợp lý theo
đúng chuyên môn, nghiệp vụ sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác. Nếu bộ
máy làm việc không tinh gọn, không đúng chuyên môn, nghiệp vụ, sắp xếp vị
trí không đúng chuyên ngành đƣợc đào tạo thì cũng sẽ ảnh hƣởng không nhỏ
tới hiệu quả trong quản lý, lãnh đạo.
Chính vì vậy, đây là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hƣởng tới
việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh.

46. 37
1.4.4 Thiết bị, cơ sở vật chất
Nhƣ chúng ta biết, trong thời đại bùng nổ thông tin, việc đầu tƣ nâng cấp
cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn phục vụ cho
hoạt động của cơ quan, cải thiện môi trƣờng làm việc cho cán bộ, công chức
là một trong những yếu tố quan trọng.
Thực tế cho thấy, các cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức sẽ không
thể soạn thảo, ban hành văn bản nếu nhƣ thiếu công cụ hỗ trợ hiện đại nhƣ:
máy tính, máy in đảm bảo cho hoạt động của họ. Nếu nhƣ cơ quan không đầu
tƣ, không cải thiện môi trƣờng làm việc thì hiệu quả làm việc của cán bộ,
công chức sẽ giảm sút, hiệu quả không cao, không đáp ứng đƣợc yêu cầu
trong công tác lãnh đạo, quản lý. Chính vì vậy, theo tác giả đây là một yếu tố
cũng rất quan trọng ảnh hƣởng tới việc thực hiện quy trình ban hành văn bản
hành chính tại UBND cấp tỉnh.
1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin
Để thực hiện tốt quy trình soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản
thì một trong những yếu tố cũng vô cùng quan trong đó chính là công nghệ
thông tin. Thực tế một số cơ quan cho thấy, việc áp dụng phần mềm vào quản
lý văn bản, hồ sơ công việc đã mang lại nhiều hiệu quả trong công tác quản lý,
soạn thảo văn bản, thậm chí một số cơ quan còn áp dụng rất tốt trong quy
trình ban hành văn bản, mẫu hóa và đƣa vào phần mềm dùng chung cho cán
bộ, công chức sử dụng, phục vụ tốt cho hoạt động này.
Chính vì vậy, đây đƣợc coi là một nhiệm vụ hàng đầu để cải tiến quy
trình, tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức và đặc biệt là cải cách thủ tục hành
chính, thực hiện mục tiêu cải cách hành chính tại UBND cấp tỉnh.

47. 38
1.4.6 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Quốc gia
TCVN ISO 9001:2008
Để thực hiện tốt quy trình ban hành văn bản tại các cơ quan, đơn vị thì
việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN
ISO 9001:2008 là một yếu tố không thể thiếu bởi vì nếu cơ quan, đơn vị áp
dụng hệ thống này sẽ bảo đảm môi trƣờng làm việc khoa học, quy định rõ
trách nhiệm của từng cá nhân, tổ chức trong việc thực hiện quy trình trong
việc giải quyết toàn bộ công việc của cơ quan, đơn vị theo chức năng, nhiệm
vụ đƣợc giao. Tuy nhiên, thực trạng hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị đƣợc công
nhận đã thực hiện quy trình theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008
nhƣng chỉ trên văn bản, giấy tờ, để đảm bảo thủ tục và các quy định theo yêu
cầu của cơ quan, đơn vị cấp trên. Trên thực tế, việc thực hiện theo quy trình
chuẩn vẫn chƣa đƣợc lãnh đạo quan tâm thực hiện. Chính vì vậy, để áp dụng
hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2008
đòi hỏi các cấp lãnh đạo, từng cơ quan, đơn vị phải quyết liệt, thay đổi quy
trình cũ để áp dụng quy trình mới đảm bảo hơn, góp phần quan trọng trong
việc thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành văn bản hành chính tại các cơ
quan, đơn vị.

48. 39
Tiểu kết Chƣơng 1
Các cơ quan quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng có vai trò đặc biệt quan
trọng trong cơ cấu tổ chức bộ máy nhà nƣớc. Do đó, mọi chủ trƣơng, chính
sách của Đảng và pháp luật của nhà nƣớc có đi vào cuộc sống hay không, hiệu
lực, hiệu quả trên thực tế của cơ quan QLNN ở địa phƣơng nhƣ thế nào, một
trong những hình thức hoạt động quan trọng và chủ yếu nhất của cơ quan
QLNN ở địa phƣơng là ban hành các văn bản hành chính nhà nƣớc. Trong
những năm gần đây, việc ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc ở địa
phƣơng đã từng bƣớc đi vào nền nếp, có tác dụng to lớn trong việc thực hiện
các chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, tăng cƣờng hiệu lực, hiệu
quả, quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng.
Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay, quy trình ban hành văn bản hành chính
nhà nƣớc chƣa đƣợc thực hiện tốt nên việc ban hành các văn bản hành chính
nhà nƣớc vẫn chƣa đạt đƣợc hiệu quả nhƣ mong muốn. Văn bản hành chính
nhà nƣớc đƣợc hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của mình theo quy định của pháp luật. Nó vừa là phƣơng tiện, vừa
là sản phẩm của hoạt động QLNN của cơ quan nhà nƣớc đồng thời có vai trò,
tác dụng giúp cho UBND cấp tỉnh quản lý xã hội địa phƣơng và điều hành
công việc có hiệu quả.
Trong chƣơng 1, tác giả đã nêu lý luận về khái niệm về văn bản và văn
bản hành chính, vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý nhà
nƣớc tại UBND cấp tỉnh, các loại văn bản hành chính nhà nƣớc; đồng thời nêu
rõ những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính; quy trình ban
hành văn bản hành chính nói chung và quy trình ban hành văn bản hành chính
tại UBND cấp tỉnh nói riêng; thẩm quyền ban hành văn bản hành chính và hệ
thống các văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh; đồng thời tác giả nêu sự cần

49. 40
thiết ban hành quy trình ban hành văn bản hành chính; các yếu tố ảnh hƣởng
tới việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính. Trên cơ sở lý luận
về quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh, tác giả tiếp tục
tìm hiểu thực trạng Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân
dân tỉnh Thanh Hóa ở chƣơng 2.