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Uploaded byLee CHIU
《比溝通更重要的開會技巧》導讀與應用
本文件讨论了企业中常见的会议挫折，并提供了45个开会技巧以提高会议的有效性。作者别所荣吾通过收集问卷和经验，总结出无效会议的特征及改善方法。书中包含了对不同会议类型及其目的的分析，强调了有效沟通和决策的重要性。
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《比溝通更重要的開會技巧》導讀與應用
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- 8. 活動一：大家的會議挫折有哪些？ 活動說明 1. 分三組，每組有一疊不同顏色 的便利貼。 2. 以組為單位，根據您常參加的 會議，寫下所經歷的會議挫折， 每張便利貼只寫一個挫折。 3.每組指派一人將寫好的會議挫 折貼在白板上，並簡要說明。 4. 「比溝通更重要的45個開會技 巧」導讀後，將應用書中的會 議技巧來改善這些會議挫折。 8
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- 10. 作者簡介 作者別所榮吾是辯論高手，同時也是談判和簡報專家，在 他10多年的專題講座經驗裡，蒐集了超過1萬人的問卷調 查，經篩選後，挑出了最常見的45個會議挫折，並提出因 應的解決技巧。 別所榮吾簡歷 1969年生於神奈川縣，畢業於拓殖大學政經學系。 曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論 學會認證的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總 部合夥顧問。 擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發 中心」執行長時期（1999年～2006年），每年舉辦80 次以上的研習課程，內容包含：運用邏輯思考 ( Logical Thinking )、辯論、簡報技巧等。 10
- 11. 內容架構 本書分五個部分，涵蓋所有成功會議的要素與技巧。 Part 名稱 重點說明 1 員工心態與年資，影響開 會效果 影響開會的因素；無效會議的 特徵、惡性循環與成本 2終結無效會議的5步驟 四種不同目的的會議的問題點 與改善方法；以共識為決策基 礎的會議是最好的會議 3 45個開會技巧，完全解決 「恍神、離題、沒結論」 說明45個會議挫折與技巧 4 學會3步驟規則與技巧， 開會不再超時、沒結果 會前、會中與會後的重點提醒 5 這種時候，會議主持人該 怎麼說？ 會議主持人的話術 11
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- 15. 開會的方式要配合公司的發展：初期、中期及晚期， 各有其會議的方式。 15 公司發展階段 初期 中期晚期 開會頻率 頻繁開會 以例會為主 以例會為主 會議特色 成員彼此不熟 悉 工作模式已確 定 依據前例與習 慣決策；會議 變得像是報告 大會 主管角色 經常召開會議， 並給予明確的 指示。 只提供大方向 或僅針對較重 要的事項給予 指導。 必須留意組織 是否已趨於僵 化；如果有僵 化現象，應有 計畫地調整人 事及工作內容。
- 16. 一個人在職務上有所異動時，其職務年齡會重新計 算，其工作態度會因職務年齡而有所不同。 16 職務年齡 階段 適應期 創新發想期 安定保守期 期間 進入公司或職務 異動0~6個月內 6個月~3年 3年以上 特色 鞏固立足之地 影響力與成就感 維持與固守舊制 說明 確定自己的立足之 地 理解職場狀況與規 則 確認可行及會被讚 揚的工作模式 建立人際關係網絡 自覺背負來自主管、 同事與部屬的期待 證明自己為有用的 人才 想做出一番好的成 績 追求自我表現與升 遷的可能性 技巧與能力增進 擴展工作動機與行 為 對公司產生影響 固守制度 工作開始混水摸魚 討厭受到批判 討厭環境變化 有許多「做不到」 的藉口
- 17. 無效會議的特徵有三：推託責任、拒絕改變及抗拒 合作。 推託責任 • 不是自己的 工作，所以 「不知道、 不懂、辦不 到」 • 別的部門請 求協助時， 只會唱反調 拒絕改變 •對新知，漠 不關心 • 覺得在會議 中說什麼都 沒用，所以 完全不發言 抗拒合作 • 即使有利於 其他成員的 情報，也不 在會議中提 出 • 不和新人說 話，即使是 工作上需要 的內容也完 全不提 17
- 18. 不良會議的惡性循環，浪費許多經費！ 平常工作太忙，無法好好準備開會內容 開會時才知道這次的議題 感到疲勞，專注力與思考力降低 突然被點名，也不知道該說些什麼 開會結果，只決定了下次開會的日期 開愈多會，愈沒有時間處理日常業務 開始不知所云，感到混亂 會議時間太冗長 失去開會目標，無法做出決定 會議的成本 = 參與會議人員的平均時薪 X 參與會議的人數 X一次會議的平均時數 X 一年召開的會議次數 以10人會議為例，平均月 薪為五萬，平均每次舉行3 小時，每週舉行，其會議 成本約為每年44萬元，計 算如下： 5,0000 / (22 *8) * 10 * 3 * 52 = 443,182元 討厭「開會」的真正原因 18
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- 20. 「會議」是維持團隊運作的必備條件，依其目的區 分，會議有四種類型。 編號 會議類型 會議目的 1 資料共享與討論 執行方法 讓團隊成員互通情報並共享，討 論未達到公司目標的執行方法。 2發現與解決問題 解決潛在或已存在的問題。 3 協調意見 針對目標與做法，分配工作及順 序。 4 擬定決策 確定公司的目標或執行方法。 20
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- 24. 在團隊中，擬定決策的方式有五種：獨裁、說服和共識會 議、多數決及調停，其中前三種為一般企業主要的決策方 式。 決策方式 說明 備註 獨裁 由主管一個人決定，是很多公 司決策上慣用的決策方式。 說服試圖讓大家認同自己的意見。 共識會議 全員一起思考能讓「大家都能 接受」的決策。 最理想的會 議方式 多數決 以「過半數的意見」來擬定決 策的方法。 往往是最終 手段 調停 由第三者介入，平均分配兩方 的利益。 24
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- 26. 共識會議是最理想的開會方式，有五個步驟。 共識會議的五步驟 1. 掌握目的與計畫，搞懂「為什麼」比「怎麼做」重要 2. 分析原因與提出對策，把「做不到」逆轉成「好點子」 3.比較每個對策的優缺點，最完美的做法不一定最好 4. 有計畫後，人人要知道自己「該做什麼」 5. 隨時準備「備案計畫」 26
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- 28. 編號 會議挫折 會議技巧 時間點 適用性 前中 後 1 光是把資料看完，會議就 結束了 準備一份「30秒內看完」 的重點資料 2 公司高層的決策到底是什 麼？ 主管要把抽象目標化為具 體數字 3 同事根本沒放心思在工作， 影響進度 用「關心進度」代替「質 疑」 4 開會時，說明的時間太長 把「說明」換成「提問」 5 不知道怎麼加入會議的討 論 主動問「今天的議題是什 麼？」 6 老是有人會離題閒聊 建立大家「隨時中斷離題 發言」的共識 7 來開會的人根本沒有共識 建立開會成員對自己角色 的認同感 8 開會的時間，都花在主管 間的拉扯角力上 讓夠分量的第三者出手協 調 作者從自己的研習課程中蒐集許多會議挫折，之後 將其整理成45個常見的會議挫折與解決技巧。(1/6) 28
- 29. 編號 會議挫折 會議技巧 時間點 適用性 前中 後 9 會議主題失焦，討論不重 要的小事 向大家簡報，一律從「結 論」說起 10 其他人在報告時，有人睡 著了？ 插入中場休息分段開會 11 遇到核心議題，人人都安 靜下來了 把握安靜的空檔，整理自 己的想法 12 跨部門會議時，大家都說 不出重點 各部門先「事前討論」， 開會時直接講重點 13 開會時間長短，該如何評 估 由會前資料中，預估討論 時間 14 要和另一個部門合作時， 對方態度很不耐煩 想獲得認同，你要面對面 表達誠意 15 回答時答非所問，外加一 堆藉口 提出問題的關鍵字，幫他 抓到重點 16 大家說「做不到」，其實 是「不想做」 平時多溝通，了解他們 「不想做」的原因 作者從自己的研習課程中蒐集許多會議挫折，之後 將其整理成45個常見的會議挫折與解決技巧。(2/6) 29
- 30. 編號 會議挫折 會議技巧 時間點 適用性 前中 後 17 明明在開會，大家卻在聊 天 主持人要控制話題範圍 18 大家花時間開會，卻沒出 結論 除了熱烈討論，也要維持 會議節奏 19 不清楚狀況的主管，在會 議上講個沒完 讓他知道有些工作不必事 必躬親 20 常有人不清楚「現在討論 到哪了？」 邊討論，邊將內容重點寫 在白板上 21 新團隊的工作分配，人人 都不滿意 把握新人新氣象，重新調 整每個人的工作 22 會議結論和高層意見相反， 只好重開一次會 首次開會時，高階主管一 定要參加 23 主管強迫大家接受他的意 見 別和他硬碰硬，讓其他主 管去溝通 作者從自己的研習課程中蒐集許多會議挫折，之後 將其整理成45個常見的會議挫折與解決技巧。(3/6) 30
- 31. 編號 會議挫折 會議技巧 時間點 適用性 前中 後 24 會議變成批鬥大會，充斥 指責與批評 從批評中找出真正「重要 的工作」 25 開會步調慢，拖拖拉拉得 花好幾次 開會前三天先填好制式討 論的內容 26 主管最後的決定，和會議 結果完全不同 主管的真正想法要適時告 訴部屬 27 卯盡全力討論，還是沒結 論 主管有七成把握，就要勇 敢下決定 28 會議上，部門間互踢皮球 讓大家討論做法，而非藉 口 29 潛在問題常被置之不理 把你的問題「放大」成公 司的問題 30 主管不喜歡「反對意見」 同事間先互相提問，用 「討論」代替「質疑」 作者從自己的研習課程中蒐集許多會議挫折，之後 將其整理成45個常見的會議挫折與解決技巧。(4/6) 31
- 32. 編號 會議挫折 會議技巧 時間點 適用性 前中 後 31 職位愈低，意見就愈不受 重視 把你的個人意見升級成必 要的資料 32 到了開會時，才拿到一團 亂的資料 設定提交期限，開會前三 天就要交出 33 專業用語滿天飛！跟不上 開會腳步 會前先做功課，主動發問 才學得快 34 資料太簡單，無法深入討 論 各自提出看法，從尋找共 識中獲得優質討論 35 正式討論時，才發現大家 的目標根本不一致？ 收集資料時，隨時和組員 確認主題 36 「會前準備」最後變成口 號 配合會議主題，讓大家一 分鐘了解現況 37 主要負責人缺席，會議就 白開了 開會前，先發送「會議重 點」 作者從自己的研習課程中蒐集許多會議挫折，之後 將其整理成45個常見的會議挫折與解決技巧。(5/6) 32
- 33. 編號 會議挫折 會議技巧 時間點 適用性 前中 後 38 中途入席的人，打斷會議 節奏 討論途中，定時「重點整 理」會議內容 39 第一線員工的想法，無法 傳到高層主管耳中 同時提出「問題」和「解 決建議」 40 會議上的決策超出員工能 力 主管要分析成功的可能性， 分階段慢慢完成 41 只要開會成員不一樣，會 議的進度就歸零 明確的會議記錄，可以縮 短說明的時間 42 沒做會議紀錄，完全不記 得究竟決定了哪些事 結束前五分鐘確認今日開 會結論 43 與會成員分心處理外務， 會議一直被中斷 嚴格規定：會議中一小時 不得接電話 44 即使擬定了決策，也沒採 取行動！ 與其直接下令，不如讓大 家「自己思考」怎麼做 45 同事間缺乏協調力與向心 力 主管要確實了解部屬工作 內容，必要時重新分配 作者從自己的研習課程中蒐集許多會議挫折，之後 將其整理成45個常見的會議挫折與解決技巧。(6/6) 33
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- 37. 開會前，必須先制定並向所有成員說明會議中必須 遵守的基本規則 (Ground Rules)。 37 編號會議基本規則 1 嚴禁遲到、缺席、早退 2 禁止情緒性的發言 3 否定其他人的意見時，要提出替代方案 4 禁止離題 5 禁止冗長的發言 6 每個人都要提出意見
- 38. 「關鍵字分類法」可以彙集眾人的想法成為團隊的 共識。活動一(大家的會議挫折有哪些？)即是使用這 個方法在很短的時間內，蒐集及整理大家的想法。 38 • 不寫長句，以短句及關鍵字書 寫發想 • 將資訊分類，同一類的資訊擺 在一起分類 •將被分類的資料寫上「標題摘 要」 標示 分類標題 • 考慮到這些想法和資料的現況、 彼此間關係及未來可能變化。整理
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- 47. 活動二：我自己的會議工具箱！ 活動說明 1. 從「比溝通更重要的45個開會技巧」書中的45個 開會技巧中挑選對自己任職公司或個人工作相關 的10-15個會議技巧，做為個人的會議工具箱。 2. 使用講義第28-33頁的表格，先將這45個會議技 巧依據其應用的時間點區分為會前、會中及會後 三類。 3.從會前準備技巧中挑選3-5個適用的技巧；從會 中引導技巧中挑選3-5個適用的技巧；從會後整 理技巧中挑選3-5個適用的技巧。 4. 分享個人的會議工具箱。 47
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- 49. 會議挫折 改善對策 詳細作法如何檢查是否完成 會議中不專注 訂定會議規則 (Ground Rules) 所有會議都增列一張會議規則 的投影片，內容包括：關上電 腦、手機靜音(甚至靜音後集中 保管)、違反規定者一項一次罰 50元(做為會議茶點基金) 準備一份紀錄表，紀錄 三個月的會議規則的公 告執行率； 第一個月執行率達70%、 第二個月執行率達80%、 第三個月執行率達90% 活動三：如何解決這些會議挫折？ 活動表格 49