2016.11.26 專業簡報技巧

中華精測股份有限公司
專業簡報技巧

2/40
壹、簡報的定義與關鍵
貳、簡報前必須具備的
□ 三項本事
參、簡報準備步驟
肆、簡報表達七段秘笈

3/40
壹
簡報的定義與關鍵

4/40
一、簡報的定義
人生何處不簡報，
不是只有打開 powerpoint 才叫簡報，
你口頭跟老闆報告事情也算簡報，
你講一堂課也是簡報的一類，
你做例行性的專案報告，
日常工作報告，
都是簡報的一種 ⊙

5/40
廣義的簡報，
是雙向交談以創造共同目標，
或解決雙方問題的溝通行為。
透過陳述、分析、佐證、結論
以促進溝通，達成共識，
或經由問題發生、交換觀點、蒐集、
歸納而延續合作關係 ⊙

6/40
簡報只是工具，無法取代基本業務技巧：
‧對語言及非語言暗示的敏感度
‧禮貌與自信的適當調和
‧良好的傾聽技巧－問題、傾聽、回應
‧能夠正確界定客戶的能力
‧保持協助客戶解決問題的態度 ⊙

7/40
溝通的要素
編碼
過程
發
送
者
編碼
過程
解碼
過程
信息
與
通道
回
饋
解碼
過程
接
受
者
打算發送
的資訊
感受到
的資訊

8女人翻譯機
0:58 資料來源：網路

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二、簡報成功的關鍵
簡報成功的關鍵可以歸納為
內容、態度／形象、聲音三部份。
？
？
？

10/40
根據台灣大學謝寶煖副教授的研究：
我們辛辛苦苦準備的「內容」只佔％；
簡報成功最主要的關鍵
是「態度／形象」佔了％；
其次是「聲音」佔％ ⊙

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1、態度
我能做好簡報；
我的內容很有價值；
我的觀眾很重要，我要讓觀眾很有收穫！
2、形象（熱情）
我很高興來做簡報；
我要用熱情感染我的觀眾！⊙

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3、衣著
我很專業；我很有精神！男：
西裝（深色）＋襯衫（淺色）＋領帶女：
套裝＋窄裙＋高跟鞋
4、聲音
運用聲調技巧；
節奏快慢；停頓 ⊙

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簡報是說服的藝術，
要說服觀眾接受我們的觀點，
首先要抓住觀眾的注意力，
然後幫助觀眾清楚了解
我們要傳達的訊息，
引導觀眾同意我們的觀點，
最後建立共識。

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廣義的簡報，
是雙向交談以創造共同目標，
或解決雙方問題的溝通行為。
我們辛辛苦苦準備的「內容」只佔％；
「態度／形象」佔了％；
其次是「聲音」佔％ ⊙
態度熱情
聲音衣著
壹、簡報的定義與關鍵

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貳
簡報前必須具備的
三項本事

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一、消除緊張
1、自信暗示法
演講者不應在上臺演講前
多想可能導致演講失敗的因素，
例如「我忘了講詞怎麼辦？」、
「聽眾嘲笑我怎麼辦？」等等 ⊙

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一、消除緊張
1、自信暗示法
演講者對自己的題材和效果要充滿自信，
更要在精神上鼓勵自己去爭取成功。
暗示自己：
我會講得很好，會講得很成功，
聽眾會非常喜歡聽我的演講。
想像聽眾掌聲雷動，
熱血沸騰的場面 ⊙

18/40
一、消除緊張
2、提綱記憶法
背誦是逐字逐句的記憶，
往往耗費演講者大量的時間。
一旦因怯場、聽眾騷動，
記憶的鏈條往往就被截斷，
演講者腦海中會一片空白 ⊙

19/40
一、消除緊張
2、提綱記憶法
背誦記憶極易形成單調的背書節奏，
喪失了演講應該具備的激情和人情。
我們提倡用提綱要點記憶法－
整理出一份粗略的演講提綱，
寫在小卡上、放在手掌心 ⊙

20/40
一、消除緊張
3、呼吸調節法
適度的深呼吸有助於
緩解緊張、焦躁、煩悶的情緒。
全身呈放鬆狀態，目光轉移到遠方景物，
做緩慢的深呼吸，
根據情況做 5～10次，
甚至更多次 ⊙

21/40
一、消除緊張
4、調節動作法
你在臺上緊張的時候，
會發現你的渾身肌肉繃得緊緊的，
換個姿勢，或者是握緊雙拳再放鬆，
這樣反復練習，身體就會慢慢放鬆下來 ⊙

22/40
一、消除緊張
5、預講練習法
與前面的幾種方法相比，
更重要的是多講多練，積累成功的經驗。
講一次不行，講10次，30次，50次，
肯定會越來越能夠把握自己。
熟能生巧，就是這個道理 ⊙

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一、消除緊張
自信
暗示
呼吸
調節
預講
練習

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二、口語表達
語言是藉由具有共同意義的聲音和符號，
有系統地溝通思想和感情，
培養自己的口語表達能力，
不但對人際關係上有極大幫助，
對事業前途更是決定性的關鍵 ⊙

25簡報技巧－口語表達3:09 資料來源：網路

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二、口語表達
1、清晰
要讓人知道說的是甚麼。
（口齒、意涵）
一個孩子拿雙鞋子
看見茄子放下鞋子
拾起茄子忘了鞋子
有個老頭本姓顧上街打醋帶買布
打了醋，買了布抬頭看見鷹叼兔
放下醋，丟下布上前去追鷹和兔
回頭不見布和醋飛了鷹，跑了兔
丟了布，撒了醋滿肚冤屈沒處訴

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二、口語表達
2、流暢
不要有口頭禪。
有些人喜歡用『這個、這個』或
『那個、那個』或『那…，那… 』。
在句字中加入太多的連接詞或語助詞，
往往使句字的流暢性減低 ⊙

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二、口語表達
3、響亮
話是說給別人聽的，除非是悄悄話。
說話是要讓人聽得清楚，
所以要響亮。
說話小聲，不但令聆聽者吃力，
更表達出說話者缺乏自信的一面 ⊙

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二、口語表達
4、重音
重音具有區別詞意的作用，
按句子的語法規律重讀的音
（主詞、形容詞）⊙

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二、口語表達
5、停頓
書面語用標點符號表示的地方要停頓。
關鍵字之前的停頓來提醒表達的訴求 ⊙

31/40
1:13 資料來源：網路
糖尿病關懷大使蘇逸洪

32/40
有一個小鎮很久没有下雨了，令當地農作物損失慘重，
於是牧師把大家集合起來，準備在教堂裡開一個祈求降
雨的禱告會。
二、口語表達
重音語法停頓停頓

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清晰
流暢
響亮重音
停頓
二、口語表達

34/40
三、說服技巧
每個人都有機會做簡報、在會議中陳述意見，
為什麼有些人的意見常常會得到同事的支持？
為什麼有些業務人員業績比較好？
如何把簡報說得精采、讓別人聽進去呢？⊙

35/40
三、說服技巧
1、提出統計數字
說服別人，就需要證據，
其中一種有力的證據，就是統計數字 ⊙

36/40
三、說服技巧
2、舉出親身事例
事例就是我們親身經驗的事情，
這比你引述別人的經驗，
更能夠贏得認同 ⊙

37/40
三、說服技巧
3、利用示範製造效果
示範就是一種表演，
最容易引起注意力 ⊙

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三、說服技巧
4、提出好的比喻
題材比較專業、不易說明時，
比喻就是很好的方式 ⊙

39/40
三、說服技巧
5、引用專家證言
電視廣告常常請名人代言，
因為名人在社會上有一定的公信力，
大家也比較容易信任他們說的話 ⊙

40/40
三、說服技巧
6、秀出展示品
所謂「眼見為憑」，
如果能在現場準備一些道具，
有時候會對你的表達內容增添說服力 ⊙

41/40
三、說服技巧
提出統計數字提出好的比喻
舉出親身事例
示範製造效果
引用專家證言
秀出展示品

42/40
◎ 分組討論：設計說服的說帖
三、說服技巧

44/40
一、設計投影片
簡報設計的原則是K.I.S.S.。
其實準備簡報內容和寫文章是一樣的，
訂好題目後，先列出大綱，
把重要的觀念和關鍵關連起來，
接下來再以數據、圖表、動畫等
視覺工具來輔助說明 ⊙

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簡報是輔助我們傳達訊息，
真正在傳達訊息、說服觀眾的是我們，
要有我們的表達與詮釋才成功。
所以不要將投影片設計成演講腳本，
一字不漏、照本宣科 ⊙

46/40
1、文字的使用
（1）第一張投影片填上客戶的名稱。
（2）善用PowerPoint簡報設計範本，
□ 可以省去配色定字型的時間。
（3）大標題至少用44點以上的字，
□ 如果會場很大，最好再提高 ⊙

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1、文字的使用
（4）投影片的大小標題，請盡量用粗體。
（5）優先選用細明體和標楷體字型，
□ 以免會場的電腦無法支援。
（6）吸引觀眾目光、溝通效果
□ 較佳的注視度高字型 ⊙

48/40
這是44點的字體
中黑體
中圓體
標楷體
Arial
Tahoma
Verdana
Trbuchet

49/40
2、只列關鍵字、一頁一主題
（1）精簡的第一個準則，就是
「切勿將所有文字直接貼入投影片」。
一張投影片理想字數約為90字，
上限為120字。
僅需要列出重點句或關鍵字，
其餘細節口頭說明即可 ⊙

50/40
這樣子就有90個字了。這樣子就有90個字了。
這樣子就有90個字了。
這是另外加的30個字。這是另外加的30個字。
這是另外加的30個字 ⊙

51/40
（2）精簡的第二個準則，則是
「一張投影片一個小主題」。
如果是條列式，以 6 行為宜；
如果是圖表， 1 張圖表為限，
以免造成觀眾混淆 ⊙

52/40
（3）內容層級不要超過三層
□ 進一步的細節採用單獨投影片另外說明。
（4）採用橫式、由左而右、由上而下
□ 的閱讀動線規劃 ⊙
1
2
3

53/40
3、活用動畫，讓簡報更聚焦
簡報時必須謹守
「投影片畫面一次只出現一個訊息」原則，
並與口語說明進行非常密切的配合，
做到「無縫接軌」的境界，
提高溝通效率 ⊙

54/40
3、活用動畫，讓簡報更聚焦
一般圖表動畫可以分為：
（1）文字動畫：講到哪裡、秀到哪裡
（2）圖表動畫：凸顯重點和數據（3）
圖解化文字：強調資訊重點
尚未講到的內容，就不必秀出來，
做到「活在當下」的最高境界！⊙

55/40
本事？
文字動畫
圖表動畫
先講第一項，
接著才介紹第二項。
58%
35% 7% 圖表動畫
圖解化文字
消除
緊張
口語
表達
優質
溝通
銷售
策略
說服
技巧
◎ 二

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二、反覆預演練習
四個面向，預演簡報內容：
1、妥善分配時間
掌握每個段落的時間長度。
◎ 三項工具，找出簡報缺點：
‧ 計時器 ‧ 錄音機 ‧ 攝影機 ⊙

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2、配合簡報內容，調整語氣聲調
由於觀眾的注意力非常短促，
必須不時給聽眾適度的「刺激」。
聲音應隨著內容而有高低起伏 ⊙

58/40
3、練習運用肢體語言，強化專業度
每當提到重點時，應當接近聽眾、
運用肢體與手勢來強化訊息。
4、眼神接觸觀眾，贏取信任
眼神接觸，是要注視觀眾，
讓他們感受到簡報者的誠意，
進而取得相互的信任 ⊙

59/40
掌握
時間
抑揚
頓挫
肢體
語言
注視
觀眾

60/40
肆
簡報表達七段秘笈

61/40
祝福
介紹
謙卑
開場
內容
問答
問候

62/40
一、問候
簡報前的基本禮儀，注意問候對象的順序。
例句：
和藹可親的張經理、年輕貌美的Anita，
以及在座各位帥哥、美女，
大家午安、大家好！⊙

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二、介紹Q
創造具有特色的自我介紹：
諧音或簡短形容詞。
例句：
我是「陰天會下雨」的「殷惠宇」；
我是「文質彬彬」的「文彬」。

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三、謙卑
對於這次的簡報機會表達感謝，
增加聽眾的好感度。
例句：
非常感謝張經理給我們公司這次機會，
讓我能將最新的產品資訊帶給各位，
希望今天的內容
能夠帶給大家有所收穫！⊙

65/40
四、開場
好的開場要能夠在短時間內，
掌握住聽眾的思緒，引起他們的興趣。
1、問題：
以一個與聽眾相關的問題來開場，
激起聽眾的反應、提升參與感。
例句：
請問在場有誰知道
「燃料電池」是什麼意思呢？⊙

66/40
四、開場
2、事實陳述：
利用數據、現象等客觀事實揭開序幕，
並與簡報內容連結。
例句：
根據調查，新能源的市場佔比
較去年同期已經增加20% ⊙

67/40
四、開場
3、回顧與前瞻：
透過「對照」來說明過去的狀況、
現在的情形以及未來預期的變化。
例句：
過去我們經常使用沙拉油來炒菜，
但是在健康概念普及的情況下，
我們有更多可選擇的油品，
同樣的，在能源方面我們的選擇…⊙

68/40
四、開場
4、小故事：
小故事能夠引起觀眾的興趣，
讓簡報更生動活潑。
例句：
當我還是菜鳥的時候，
曾經參與一個開發新產品的專案，
從那個時候才接觸到「燃料電池」…⊙

69/40
四、開場
5、引言：
從報章雜誌上，引述一小段
與主題有關的文章，為簡報鋪路。
例句：
昨天報紙提到，貴公司的對手
即將導入「燃料電池」，
所以，今天的簡報內容就是針對…⊙

70/40
四、開場
6、格言：
引用符合主題的俗語或諺語開場，
讓簡報顯得更自然。
例句：
人們常說「未雨綢繆」，
這就是我們為什麼今天就要向大家
推薦這項專案、這項新設施…⊙

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五、內容
說明內容時應有的態度：
1、活力
說明時，要給人有充滿活力的感覺。
2、互動
一定要讓聽眾有想參與的強烈欲望。
3、說服
說明產品或服務必須能說服聽眾 ⊙

72/40
六、問答
1、迅速引出問題
（1）如果觀眾保持沉默
「一般人聽完簡報最常問的問題是…」，
「現在各位有什麼問題要我回答的？」
（2）問話的同時順便將手舉起來，
□ 告訴觀眾你想要的回音 ⊙

73/40
六、問答
2、給觀眾最好的答案
（1）當有人想問問題時：
①指著那位觀眾請他提出問題；
②給他100%的注目，表達你的重視；
③提完問題之後，停頓一下， □
然後將目光轉向觀眾，重述問題 ⊙

74/40
六、問答
（2）回答的技巧：
①將負面的問題中立化
例如：為何你們的費用這麼高？
→讓我說明一下價格的結構。
②移動目光接觸群眾
眼睛放在觀眾，不是針對發問者 ⊙

75/40
六、問答
（2）回答的技巧：
③回答越短越好
④不知道答案時
「很抱歉！我暫時無法答覆您，
能否會後與您聯繫。」⊙

76/40
七、祝福
簡報結束前的基本禮儀，簡單、貼切即可。
例句：
感謝張經理以及各位同仁不吝賜教，
祝福大家身體健康、公司業績長紅！⊙

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肆、簡報表達七段秘笈
◎ 簡報表達練習

79/40
感謝聆聽歡迎指教
54newvision@gmail.com

2016.11.26 專業簡報技巧

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