More Related Content
Similar to 開會迅速而有效(鄭建立整理) (20)
More from jengsingcheng (10)
開會迅速而有效(鄭建立整理)
- 3. 開會:迅速而有效 ( 卡內基 著 )
• 每一位主管都要花很間來解決問題。有位
商業主管用這種方法來解決業務方面的問
題,卻省了它百分七十五的時間。※ ( 本側
的第一頁至第三頁摘錄自《如何停止憂慮‧
開創人生》一書 ) 我現在就要把這個方法告
訴你。
- 5. • 「過去十五年來,我每天幾乎要用一半的時間來主持會
議,討論坐上的問題。我們該這樣做或是那樣做,或是
什麼都不做?我們的情緒變得很緊張;在椅子上坐立不
安;在地板上徘徊;彼此爭辯,整天忙得團團轉。到了
晚上,我必定精疲力竭。我非常相信以後這一輩子天天
會這樣下去了。我如此這般已經有十五年了,從來沒有
想到有更好的方法。如果有人告訴我有辦法可以將我用
在煩人的會議上的時間省掉四分之三,並且省掉我四分
三的精力,我一定會認為他是一位太天真無知的樂觀主
義者。然而我研究出來的一種方法,的確能做到這一點。
我用這種方法已達八年之久。這種方法在我的工作效率
,我的健康和我的快樂方面都造成了美妙的奇蹟。」
- 6. • 「這好像是魔術一樣─但所有的魔術都是非常
的簡單的。」
• 「這個方法的秘訣是:首先,我立刻停止使用
過去十五年來開會的時候所用的程序─在那種
程序下,一開始由我那些有困擾的部屬詳細說
明那些地方出毛病了,最後結束的時候都是問
,『我們該怎麼辦?』其次,訂了一條新的規
則─這個規則是,每一個想向我報告問題的人
首先都必須寫好一份備忘錄交給我,這個備忘
錄要能夠回答下面四個問題:」
- 8. 二、造成此事的可能原因有哪 些
?
• 「回顧自己的事業生涯,我真的很驚訝。
我竟會在傷腦筋的會議上用掉這麼多時間
,卻沒有努力尋找構成問題的根本原因在
哪裡。想到這點,就很懊惱。」
- 9. 三、有哪 些可能的解決辦 法?
• 「過去在會議會提出一個解決辦法,另外
兩人會爭辯。這時候,情緒就會變得緊了。
我們通常會避開主題,而在會議結束的時
候,沒有人將我們可以解決這個問題的各
種辦法寫下來。」
- 11. • 「我的部屬現在很少來向我報告問題了。為什麼?
因為他們發現,要回答這四個問題,他們必須收集
所有的事實、徹底的思考他們的問題。等他們做到
了這點以後,他們發現,在四分之三的情況下,他
們本不需要來徵詢我,因為正確的解決方案會像一
片麵包從烤麵包機裡彈射出來一樣。即使在需要來
詢問我的意見時,討論的時間也只有往常所需的三
分之一,因為這時候的討論會條理井然的向一個合
理的結論前進。」
• 「如今西蒙與舒士特出版社用在憂慮和討論什麼地
方出了毛病的時間已大為減少;而改正的積極行動
卻越來越多。」
- 12. 請記住這四個重要的問題
• 我們都應該學習辛靜先生那樣。我們有問題要
解決的時候,我們都要用這四個問題。第一步
當然是要記得這些問題。請記住:
– 一、是什麼事?
– 二、造成此事的可能原有那些?
– 三、有哪 些可能的解決辦 法?
– 四、最好的解決辦 法是什麼?
• 這四個解決問題的「問題」除了可以用在開會
方面,也可用在寫備忘錄或信件上。甚至還可
以有效地用在電話上。
- 14. • 步 驟一。是什麼事? • 步 驟三。有哪 些可能的解決辦
• 答案:利潤降低。 法?
• 步 驟二。造成此事的 • 答案:
可能原有那些? – 減價
• 答案:股東可能認為 – 聘請新的廣告經理
的原因有很多,包括 – 購買更多的貨運車
: – 指示授信經理在簽帳的條款與制度
方面放鬆一點,並且訂立一個更好
– 價格太高 的款制度。
– 廣告無吸引力 – 給業務員銷售獎金
– 送貨速度太慢 – 訓練業務員更有禮貌
– 簽帳做法不量 • 步 驟四:最好的解決辦 法是什
– 業務員不禮貌 麼?
– …
• 答案:讓我們假設股東都同意
最好的辦法是鼓勵業務員,使
他們在和顧客打交道的時候更
有禮貌。有時候最好的辦法是
兩個或更多的可能辦法的合成
。
- 16. 如何有效的主持會議
• 一、會議開始的時候,簡要的說明。然後
詢問大家對此事是否以了解了。
• 二、詢問造成此事的可能原因有哪些。
• 三、時常作結論。
• 四、詢問解決此事的可能辦法,以及支持
該解決辦法的證據。
• 五、當你覺得解決辦法已經討論得夠多了
,作一個最後的結論。然後要求表決。
- 17. • 六、如果適當的話,指定一個人或一個委員會來督導大家的決
定的確已付諸實施。
• 七、等大家都表達了他們的意見之後,你才表達你個人的意見。
( 你的主要工作是指導與主持─並非熱烈的參與討論。 )
• 八、不需要太注意議事規則。 ( 然而,如果開會的人數有十幾
位以上,那麼你就應該規定誰要發言就必須得到主席的認可。
想要發言的人就可以舉手。你可以用點頭或說出那個人的名字
來表示許可發言。 )
• 九、持續的推動議程,並且不偏離議題。 ( 速度!重點的發言
─發言次數過多或過長的人,你應該阻止他。談到題外話的人
也該受到阻止。你可以強調:我們現在討論的問題是什麼。我
們繼續討論這件事。 )
• 十、設法使每一個人都參與,但絕對不要順著會議桌要每一個
人輪流表達意見。
- 18. 如何參與會議
• 如果參與會議的人遵守這八條規則,會議
一定有效果:
• 一、不要起立發言。 ( 除非這是一個大型的
會議,否則坐在椅子上發言即可。 )
• 二、發言要有重點,要談題內 的話。
• 三、注意你 的聲調和語氣。發言的時候要
用輕鬆的談話語氣。
• 四、每 次針對該問題只提到一個解決辦 法
。
- 19. • 五、用證據來支持你 所提的每 一個解決辦 法,這樣
才能夠 得到共鳴。
• 最有支持力的證據一定會有下列一種形式:
– 事件
– 統計數字
– 專家的證辭
– 示範
– 展示品
– 類比
• 或任何以上合成的證據。
- 20. • 假如,你們的問題是:「交通事故越來越多」
有一個解決的辦法是:「汽車製造廠商應該裝
設更多的安全裝備。」這個解決辦法可以用下
列的證據來支持:
– ( 一 ) 用泡沫橡皮作駕駛座前的面板,並用一塊這
種材料來作展示品;
– ( 二 ) 示範頭燈遇到另外一股光亮的時候就會自動
的滅弱;
– ( 三 ) 在駕駛面板前裝設氣袋,就像枕頭一樣。不
過要比枕頭的滅震力大得多。
- 21. • 還有另外一個解決辦法:「規定量要定期檢查。」
這一點可以用
– ( 四 ) 統計數字來支持,自從紐澤西州採行強制檢查以
後,這十三年中美行駛一一英里死亡率降低了百分之
八點四五;
– ( 五 ) 鮑特這位專家的證詞,鮑特是賓州前任警察局交
通處處長,他說自從賓州法律規定定期檢查車輛以後
,賓州的交通死亡率每年都在下降;
– ( 六 ) 事件的例子:在俄亥俄州克利夫蘭,我的一位朋
友開了一輛舊車子被警察攔了下來,這時候他才發現
喇叭、車燈、剎車都運作不良。他立刻送去修理。後
來有一次由於剎車系統良好,使他逃過一次車禍。
- 22. 在會議中避免只作要求
• 你有沒有參加過純粹是浪費時間的會議?這種會議多半
是下列的方式「討論:」
– 「當然行得通。」
– 「我說行不通就行不通。」
– 「你的想法不對。」
– 「沒有甚麼不對。」
– 「別人用起來都很好。」
– 「也許吧!但我從來沒聽說過。」
– 「怎麼可能,到處都是。」
– 「你恐怕神智不清。」
– 「也許,可是那邊阿肯色州的人用得很好。」
– 「什麼人?」
– 「我不記得他的名字了,但我知道用得很不錯。」
- 23. • 如此一而再,再而三的發表意見。沒有事
實,沒有證據,也沒有意願來證實這聲明
,那麼對參與的人共同達成的決定一點用
處都沒有。
• 在會議中要避免只是發表聲明。你對正在
討論的問題所提的任何解決辦法都要用證
據來支持它的可行性。
- 24. • 六、注意聆聽每 位與會者的發言。
• 七、不可打斷別人發言。
• 八、不要做直接的斷言,應該用發問問題的方
式提出。
• 如果你不同意某人發表的意見,不要辯論。而
要問他為什麼會如此。如果「為什麼」這句話
的語調問得很妥當,就不至於引起反感。你也
因未能發現為什麼他人有那種感受,而幫助你
得到很有價值的資料。
- 26. 結語
• 如果你用解決問題的四個步驟,如果你遵
守主持會議與參與會議的規則,你一定會
發現這是一本效益良多的小冊子。
• 下一次你要參加會議的時候,不只是在會
議前看這本小冊子,而且帶著這本小冊子
一起去開會。會議進行期間可以打開來參
考。這樣繼續做一段時期,你會注意到你
在會議上面所獲得的成果比以前多得多了
,而且會議也進行得快得多了。
- 27. 結論
• 情況: • 可能的原因?
– 一、以事實的方式說明 – 一、接受的越多越好
問題 ( 而不用問題的方 – 二、不要評斷
式) – 三、時常作結論
– 二、將問題加以侷限
– 三、澄清附帶的情況
– 四、略作背景說明
- 28. 結論
• 可能的解決辦 法? • 最好的解決辦 法?
– 一、要具體 – 一、各種解決辦法與證
– 二、提供證據 據
• 統計 – 二、表決
• 事例 – 三、列出應採取的行動
• 示範
• 類比
• 證辭
• 展示品
– 三、時常作結論