تتناول المحاضرة الفروق الجوهرية بين الأرشيف التقليدي والأرشيف الإلكتروني مع بيان لأهم مميزات الأرشفة الإلكترونية

1. PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com

2. ‫—‬
‫ﻣﺎھﯿﺔ اﻷرﺷﯿﻒ واﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿﺔ‬
‫—‬
‫أﺗﻤﺘﺔ اﻟﻤﻜﺎﺗﺐ اﻹدارﻳﺔ واﻟﻔﻨﯿﺔ واﻷرﺷﯿﻒ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ‬
‫—‬
‫ﺧﯿــــــــﺎرات اﻟﺘﺤﻮﻳــــــــﻞ اﻟﻀــــــــﻮﺋﻲ اﻟﻤﺘﺎﺣــــــــﺔ اﻵن‬
‫ٌ‬
‫ﻓﻲ ﻣﺠﺎل اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ‬
‫—‬
‫ﻓﻮاﺋﺪ وﻣﻤﯿﺰات ﺗﻄﺒﯿﻖ اﻟﺘﺤﻮل اﻟﺮﻗﻤﻲ‬
‫—‬
‫ﻣﺮاﺣﻞ ﺗﻨﻔﯿﺬ اﻷرﺷﻔﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿﺔ‬
‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬
‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬

3. ‫اﻷرﺷ ﯿﻒ: ذاﻛ ﺮة اﻟﺒﺸ ﺮﯾﺔ وذاﻛ ﺮة اﻟﺪوﻟ ﺔ وذاﻛ ﺮة اﻹدارة‬
‫ﻣﻌﺎ ً ، وھﻮ ﻓ ﻲ وﺿ ﻌﯿﺘﮫ اﻟﻤﻌﺎﺻ ﺮة ﯾﺘﻌ ﺎرض ﻣ ﻊ اﻟﻤﻔﮭ ﻮم‬
‫اﻟﺬي أرﺗﺒﻂ ﺑﺎﻷرﺷﯿﻒ ﻓﻲ اﻟﻤﺎﺿﻲ وﺑﺎﻟﻘ ﺎﺋﻤﯿﻦ ﻋﻠﯿ ﮫ ﺣﯿ ﺚ‬
‫أﺻﺒﺢ ﯾﻤﺜﻞ اﻟﯿﻮم اﻟﻌﻨﺼﺮ اﻷﺳﺎﺳﻲ ﻓﻲ اﻹدارة .‬
‫و اﻵن ﯾﻌﺘﺒ ﺮ أن اﻷرﺷ ﯿﻒ ھ ﻮ اﻟﻠﺒﻨ ﺔ اﻷوﻟ ﻰ اﻟﺘ ﻲ ﯾﻌﺘﻤ ﺪ‬
‫ﻋﻠﯿﮭﺎ ﻣﺘﺨﺬي اﻟﻘﺮار ﻓ ﻲ اﺗﺨ ﺎذھﻢ ﻟﻠﻘ ﺮارات اﻟﻤﻨﺎﺳ ﺒﺔ ﻓ ﻲ‬
‫اﻟﻮﻗﺖ اﻟﻤﻨﺎﺳﺐ ﺑﻤﺎ ﯾﺨﺪم أھﺪاف اﻟﻤﺆﺳﺴﺔ.‬
‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬
‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬

4. ‫— ﻛﺎﻧﺖ اﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻟﻮرﻗﯿﺔ ھ ﻰ أﻛﺜ ﺮ اﻷﺷ ﻜﺎل اﻧﺘﺸ ﺎراً ﻓ ﻰ ﻧﻈ ﻢ اﻟﺤﻔ ﻆ ﻓ ﻰ ﻛﺜﯿ ﺮ ﻣ ﻦ ﺑﯿﺌ ﺎت‬
‫اﻟﻌﻤﻞ، وﻛﺎن اﻟﺸﻜﻞ اﻟ ﻮرﻗﻲ ھ ﻮ اﻟﻤﺴ ﯿﻄﺮ ﻋﻠ ﻰ اﻷﺷ ﻜﺎل اﻟﻤﺨﺘﻠﻔ ﺔ ﻟﻠﻮﺛ ﺎﺋﻖ ﻣ ﻦ ﺣﯿ ﺚ‬
‫اﻟﻜﻢ.‬
‫— وﻧﺘﯿﺠ ﺔ ﻻﻧﺘﺸ ﺎر ﺗﻜﻨﻮﻟﻮﺟﯿ ﺎ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣ ﺎت ﻣﻨ ﺬ أواﺋ ﻞ اﻟﺜﻤﺎﻧﯿﻨﯿ ﺎت ﻣ ﻦ اﻟﻘ ﺮن اﻟﻤﺎﺿ ﻲ‬
‫ﻣﺘﻤﺜﻠﺔ ﻓﻰ اﻟﺤﺎﺳﺒﺎت اﻟﻜﺒﯿﺮة وﺻﻮﻻً ﻟﺘﻄﻮرھﺎ اﻟﻤﺘﻤﺜﻞ ﻓﻰ اﻟﺤﺎﺳﺒﺎت اﻟﺸﺨﺼﯿﺔ واﻟﺘﻲ‬
‫ﺗﺤﺘﻮى ﻋﻠﻰ ﺗﻘﻨﯿﺎت وﺗﻄﺒﯿﻘﺎت ﻣﺘﻄﻮرة ، ﻓﻘﺪ ﺗﻮﻗﻊ اﻟﺨﺒﺮاء أن ﺷ ﻜﻞ اﻟﻮﺳ ﯿﻂ اﻟ ﻮرﻗﻲ‬
‫ﺑﻤﺎ ﯾﺴﺒﺒﮫ ﻣﻦ ﻣﺸﻜﻼت ﻓ ﻰ اﻟﺤﻔ ﻆ ﺑﺴ ﺒﺐ اﻟﻜ ﻢ اﻟﮭﺎﺋ ﻞ اﻟ ﺬي ﺗﻨﺘﺠ ﮫ اﻟﺠﮭ ﺎت واﻟﮭﯿﺌ ﺎت‬
‫ﺧﻼل أﻋﻤﺎﻟﮭﺎ ﺳﻮف ﯾﻘﻞ ﺑﺸﻜﻞ ﻛﺒﯿﺮ .‬
‫— إﻻ أن اﺳ ﺘﺨﺪام اﻟﺤﺎﺳ ﺒﺎت ﺑﺸ ﻜﻞ واﺳ ﻊ أدى إﻟ ﻰ اﺳ ﺘﻤﺮار اﻧﺘﺸ ﺎر وﺗﺰاﯾ ﺪ اﻟﺸ ﻜﻞ‬
‫اﻟ ﻮرﻗﻲ ﺑﺎﻟﺠﮭ ﺎت ، وذﻟ ﻚ ﻷن ﻣﻌﻈ ﻢ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣ ﺎت اﻟﻤﻌﺎﻟﺠ ﺔ ﺑﺎﻟﺤﺎﺳ ﺒﺎت ﯾ ﺘﻢ طﺒﺎﻋﺘﮭ ﺎ‬
‫واﺳﺘﺨﺪاﻣﮭﺎ ﻛﻤﺮﺟﻊ أو ﻓﻰ ﻋﻤﻠﯿﺎت اﻟﺤﻔﻆ ﺑﺎﻟﻤﻠﻔﺎت.‬
‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬
‫٤‬
‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬
‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬

5. ‫١. إدارة اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ واﻟﺴﺠﻼت :‬
‫أ . ﻟﺘﺤﺪﯾﺪ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﻤﻄﻠﻮﺑﺔ ﻣﻦ ﻗﺒﻞ اﻟﻤﺴﺘﻔﯿﺪﯾﻦ .‬
‫ب. ﺗﺴ ﺠﯿﻞ طﻠﺒ ﺎت اﻹﻋ ﺎرة وإﻋ ﺎدة اﻟﻮﺛ ﺎﺋﻖ ﻹدارة‬
‫اﻟﻤﺤﻔﻮظﺎت.‬
‫ج. ﻟﺘﺤﺪﯾﺪ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ اﻟﺘﻲ ﯾﻘﺘﻀﻲ اﺳﺘﺒﻌﺎدھﺎ ﺑﻌﺪ ﻓﺘﺮة زﻣﻨﯿﺔ .‬
‫٢. إدارة اﻷرﺷﯿﻒ:‬
‫أ. ﻟﻠﺴﯿﻄﺮة ﻋﻠﻲ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻋﻦ طﺮﯾﻖ ﺗﻄﺒﯿ ﻖ اﻟﻌﻤﻠﯿ ﺎت اﻟﻔﻨﯿ ﺔ /‬
‫ﻣﺜ ﻞ اﻟﺘﺼ ﻨﯿﻒ ، واﻟﻔﮭﺮﺳ ﺔ ،اﻟﺘﺮﺗﯿ ﺐ ، اﻟﺘﻜﺸ ﯿﻒ ،‬
‫اﻟﺘﺮﻣﯿﻢ، اﻟﺘﺨﺰﯾﻦ ، اﻟﺼﯿﺎﻧﺔ .‬
‫٥‬
‫ب. اﺳﺘﺮﺟﺎع اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻣﻦ اﻟﻤﺨﺎزن .‬
‫ج. اﺳ ﺘﺮﺟﺎع اﻟﻮﺛ ﺎﺋﻖ اﻟﻤﺨﺰﻧ ﺔ ﻋﻠ ﻲ اﻟﺤﺎﺳ ﺐ ﻣ ﻦ ﺧ ﻼل اﻟﺒ ﺮاﻣﺞ‬
‫اﻷرﺷﯿﻔﯿﺔ.‬
‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬
‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬
‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬

6. ‫٣. ﻣﺸﺎرﯾﻊ ﺧﺎﺻﺔ ﺑﺎﻷرﺷﯿﻒ :‬
‫ﻣﺜ ﻞ/ اﺳ ﺘﺨﺪام اﻟ ﻨﻈﻢ اﻵﻟﯿ ﺔ ﻓ ﻲ ﻣﺠ ﺎل اﻟﻤﺼـ ـﻐﺮات اﻟﻔﯿﻠﻤﯿ ﺔ ،‬
‫واﻟﺒﺤﺚ ﻋﻦ اﻟﻮﺛــﺎﺋﻖ ﻓﻲ اﻟـﻤﺼــﺎدر اﻷرﺷﯿــــﻔﯿﺔ .‬
‫٤. إدارة وﺗﻨﻈﯿﻢ اﻷرﺷﯿﻔﺎت :‬
‫ﻣ ـﺜﻞ/ إﻋ ـﺪاد اﻹﺣـ ـﺼﺎءات اﻟﺨـ ـﺎﺻﺔ ﺑﺎﻟﻤﺴ ﺘﻔﯿﺪﯾﻦ ، وﺗﻨﻈ ﯿﻢ‬
‫ﻋﻤﻠﯿﺔ اﻹﻋﺎرة ) أو اﻟﺘﺮﺣﯿﻞ ( ﻣﻦ وإﻟﻲ اﻟﻤﺴﺘﻔﯿﺪﯾﻦ .‬
‫٦‬
‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬
‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬
‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬

7. ‫١.‬
‫٢.‬
‫٣.‬
‫٤.‬
‫٥.‬
‫٧‬
‫اﻟﺤﻔﺎظ ﻋﻠﻲ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ وﺧﺎﺻﺔ اﻟﺘﺎﻟﻔﺔ ﻣﻨﮭﺎ ، وإﺗﺎﺣﺘﮭﺎ دون‬
‫اﻻﻋﺘﻤﺎد ﻋﻠﻲ اﻷﺻﻮل .‬
‫إظﮭﺎر ﺗﻔﺎﺻﯿﻞ اﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻟﺘﻲ ﻻ ﯾﻤﻜﻦ أن ﺗﺮي ﻣﺒﺎﺷﺮة ﺑﺎﻟﻌﯿﻦ‬
‫اﻟﻤﺠﺮدة ﻓﻲ اﻟﻮﺛﯿﻘﺔ اﻷﺻﻠﯿﺔ .‬
‫ﺳﮭﻮﻟﺔ اﻻﺳﺘﺮﺟﺎع ﺑﺎﻟﻤﻮﺿﻮع أو اﻟﺘﺎرﯾﺦ أو اﻟﻤﻜﺎن أو أﺳﻤﺎء‬
‫اﻷﺷﺨﺎص أو اﻟﺠﮭﺔ اﻟﻤﺼﺪرة ﻟﻠﻮﺛﯿﻘﺔ .‬
‫اﻻﺳﺘﺮﺟﺎع ﻷﻛﺜﺮ ﻣﻦ ﺷﺨﺺ ﻓﻲ ﻧﻔﺲ اﻟﻮﻗﺖ .‬
‫إﺗﺎﺣﺔ اﻟﻮﺛﺎﺋﻖ ﻋﻠﻲ ﺷﺎﺷﺎت ﻟﻜﻞ ﻣﺴﺘﻔﯿﺪ أو ﻓﻲ اﻟﺸﻜﻞ اﻟﻤﻄﺒﻮع‬
‫أو ﻣﻦ ﺧﻼل اﻟﺘﺴﺠﯿﻞ ﻋﻠﻲ اﻟﻮﺳﺎﺋﻂ اﻟﺜﺎﻧﻮﯾﺔ ﻣﺜﻞ اﻷﺳﻄﻮاﻧﺎت‬
‫أو ‪.DVD‬‬
‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬
‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬
‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬

8. ‫٦. ﺗﻮﺻﯿﻞ اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﻟﻠﻤﺴﺘﻔﯿﺪ ﻓﻲ وﻗﺖ ﻗﯿﺎﺳ ﻲ دون‬
‫ﺗﺪﺧﻞ ﺑﺸﺮي .‬
‫٧. ﺗﻄﻮﯾﺮ اﻟﺨﺪﻣﺎت اﻟﺘﻘﻠﯿﺪﯾﺔ ﻹدارة اﻟﻤﺤﻔﻮظﺎت .‬
‫٨. ﺳﮭﻮﻟﺔ إﺟﺮاء اﻟﻤﺮاﻗﺒﺔ واﻟﺠﺮد اﻟﺴ ﻨﻮي واﻟﻨﺼ ﻒ‬
‫ﺳﻨﻮي ﻟﻠﻮﺛﺎﺋﻖ واﻟﻤﺴﺘﻨﺪات .‬
‫٩. اﻹﺗﺎﺣ ﺔ ﻟﺠﻤﯿ ﻊ اﻟﻤﺴ ﺘﻔﯿﺪﯾﻦ دون اﻟﺘﻘﯿ ﺪ ﺑ ﺎﻟﻤﻮﻗﻊ‬
‫اﻟﺠﻐﺮاﻓﻲ .‬
‫٨‬
‫اﻟﺤﻔﻆ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ٢٩٣ ﻣﻜﺖ‬
‫د.ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮي‬
‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬

9. essamhfy @yahoo.com ‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى‬
PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com

10. ‫‪v‬اﻟﻮﺛﯿﻘ ﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ﯾ ﺘﻢ ﺗﺴ ﺠﯿﻠﮭﺎ ﺑﺮﻣ ﻮز إﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ )‬
‫اﻷرﻗ ﺎم اﻟﺜﻨﺎﺋﯿ ﺔ 1,0( وﻟ ﺬﻟﻚ ﻻ ﯾﻤﻜ ﻦ ﻗ ﺮاءة اﻟﻮﺛﯿﻘ ﺔ‬
‫اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ﺑ ﺪون وﺳ ﯿﻂ ﯾﺴ ﺘﻄﯿﻊ ﻓ ﻚ ھ ﺬه اﻟﺮﻣ ﻮز‬
‫وإظﮭﺎرھﺎ ﻋﻠﻰ ﺷﺎﺷﺎت اﻟﺤﺎﺳﺒﺎت اﻵﻟﯿﺔ.‬
‫‪v‬ﺗﺘﻤﯿ ﺰ اﻟﻮﺛ ﺎﺋﻖ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ﺑﺄﻧﮭ ﺎ ﺗﻨ ﺘﺞ وﺗﺴ ﺘﺨﺪم ﻓ ﻲ‬
‫وﺳﻂ وﺑﯿﺌﺔ إﻟﻜﺘﺮوﻧﯿﺔ.‬
‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬
‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬

11. ‫‪v‬ﻋﻨ ﺪﻣﺎ ﻧﺘﺤ ﺪث ﻋ ﻦ اﻟﻮﺛﯿﻘ ﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ﻓﺈﻧﻨ ﺎ ﻧﺘﺤ ﺪث ﻋ ﻦ اﻟﻤﺤﺘ ﻮى‬
‫واﻟﻤﻀ ﻤﻮن ﻻ اﻟﺸ ﻜﻞ ﻷن اﻟﺸ ﻜﻞ اﻟﻨ ﺎﺗﺞ ﻗ ﺪ ﯾﺘﻐﯿ ﺮ أو ﯾﺨﺘﻠ ﻒ ﻣ ﻦ ﻣﺸ ﺮوع‬
‫ﻷﺧﺮ.‬
‫‪v‬اﻟﻮﺛﯿﻘ ﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ ھ ﻲ ﻛ ﻞ ﻣ ﺎ ﯾﻨ ﺘﺞ ﻋ ﻦ اﻟﺒﯿﺌ ﺔ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﯿ ﺔ وﻻ ﯾﻮﺟ ﺪ‬
‫ﺑ ﺪﯾﻞ ورﻗ ﻰ ﻟﮭ ﺎ أو أﺻ ﻮل ورﻗﯿ ﺔ )ﻣﺜ ﻞ ﺻ ﻔﺤﺎت اﻟﻮﯾ ﺐ وﻣ ﺎ ﺗﺘﻀ ﻤﻨﮫ ﻣ ﻦ‬
‫ﻣﻌﻠﻮﻣﺎت، أو اﻟﺒﺮﯾﺪ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ أو ﻣﺤﺘﻮﯾﺎت ﻗﻮاﻋﺪ اﻟﺒﯿﺎﻧ ﺎت ﻋﻠ ﻲ اﺧ ﺘﻼف‬
‫أﻧﻮاﻋﮭﺎ ﻣﺎ ﺷﺎﺑﮫ ذﻟﻚ(.‬
‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬
‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬

12. ‫‪v‬اﻷرﺷ ﯿﻒ اﻹﻟﻜﺘﺮوﻧ ﻲ ھ ﻮ ﻣﺠﻤﻮﻋ ﺔ ﻣ ﻦ ﻣﺼ ﺎدر‬
‫اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻤﺨﺘﻠﻔﺔ واﻟﻤﻨﻈﻤﺔ ﺑﻄﺮﯾﻘ ﺔ ﻣﻨﺎﺳ ﺒﺔ ، وﻣﺘﺎﺣ ﺔ‬
‫ﻓﻲ ﺷﻜﻞ إﻟﻜﺘﺮوﻧﻲ ﯾﻤﻜﻦ اﻻﻋﺘﻤﺎد ﻋﻠﯿﮭﺎ ﻓﻲ ﺗﻘﺪﯾﻢ ﺧ ﺪﻣﺎت‬
‫اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت ﻋﺒﺮ ﺷﺒﻜﺎت اﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎت اﻟﻤﺤﻠﯿﺔ أو اﻟﻌﺎﻟﻤﯿﺔ.‬
‫‪v‬أﻧﻮاع اﻷرﺷﯿﻔﺎت اﻟﺮﻗﻤﯿﺔ ھﻲ :‬
‫‪o‬اﻷرﺷﯿﻒ اﻟﻤﻨﺘﺞ إﻟﻜﺘﺮوﻧﯿًﺎ ﻣﻦ اﻷﺻﻞ.‬
‫‪o‬اﻷرﺷﯿﻒ اﻟﻤﺮﻗﻤﻦ أو اﻟﻤﺤﻮل ﻣﻦ اﻟﺸﻜﻞ اﻟﻮرﻗﻲ إﻟ ﻰ‬
‫اﻟﺸﻜﻞ اﻟﺮﻗﻤﻲ.‬
‫د. ﻋﺼﺎم أﺣﻤﺪ ﻋﻴﺴﻮى ‪essamhfy @yahoo.com‬‬
‫‪PDF created with pdfFactory trial version www.pdffactory.com‬‬