Документ обсуждает, как сделать совещания более эффективными для управления, подчеркивая важность четкой подготовки, определения целей и критериев успешности. Основное внимание уделяется оценке необходимости совещаний, расходованию времени и активному вовлечению участников. Успех совещания достигается благодаря правильной организации, ясности целей и решениям, принятым по его итогам.

1. менеджмент
Надо поговорить
как сделать совещания эффективным
инструментом управления
Для большинства руководителей проводить совещания – обычное дело.
Но мало кто задумывается над тем, из каких этапов оно состоит и как
реализовать ту или иную его стадию. Если оптимизировать подготовку
и проведение совещания, этот привычный инструмент поможет
значительно повысить эффективность работы вашей команды.
Как это сделать? Об этом мы и расскажем в сегодняшней статье.
Татьяна Совещания, планерки, летучки, пятиминут- Рассказывает Ирина КРУТСКИХ, генераль-
МИХАЙЛОВА ки – важный инструмент управления. Однако ный директор «Консалтинговой группы Триумф»:
во многих компаниях присутствие на них отни- «Проводить совещание руководителю с подчи-
мает львиную долю времени топ-менеджеров ненными необходимо по разным причинам:
и руководителей среднего звена. Если сове- • для оперативного решения вопросов, кото-
щание не планируется заранее, оно нередко рые требуют совместной групповой работы;
оказывается для участников напрасной тратой • для устранения конфликтов между подразде-
времени. Как сделать, чтобы совещания рабо- лениями путем выработки единой стратегии
тали на пользу, а не были обузой? и тактики в реализации поставленных задач;
• для сбора информации, идей, мнений экс-
Четкие цели пертов по обсуждаемым вопросам;
• для повышения мотивации и заинтересо-
Первым делом следует определить цели ванности подчиненных в реализации по-
проведения совещаний. ставленных задач путем их вовлечения в
процесс принятия решений».
Таким образом, важно каждый раз отве-
Совещание можно считать чать на вопрос: необходимо ли совещание на
результативным только в том случае, самом деле? Есть случаи, когда можно обой-
тись без совещания или оно попросту будет не-
если достигнута его цель… эффективным:
24 № 6 (115) 2012

2. менеджмент
• если информацию можно передать письмен-
но или по электронной почте;
• когда руководитель уже принял решение;
• при отсутствии реальной цели;
• когда в мероприятии видят способ перекла-
дывания ответственности с конкретного лица
на коллектив;
• если уровень подготовки сотрудников недо-
статочен, чтобы результативно участвовать в
совместной выработке решений.
Факторы эффективности
А теперь определимся с критериями успешно-
го совещания. Какие совещания можно считать
результативными? По мнению Ирины КРУТСКИХ,
совещание можно считать результативным, если
достигнута его цель. При этом она выделяет три
ключевых критерия успешного совещания.
1. Следование строго заявленной теме совеща-
ния, соблюдение регламента. В ходе совеща-
СОВЕТЫ ЭКСПЕРТА
ния может возникнуть множество моментов Ирина КРУТСКИХ,
для обсуждения, однако модератору меро- генеральный директор «Консалтинговой группы Триумф»:
приятия необходимо направлять усилия всех «Очень важно своевременно контролировать выполнение заданий,
участников на решение вопросов, заявлен- поэтому давать их нужно с указанием конкретных сроков исполнения
ных в повестке. и всегда обозначать результат, который должен достичь подчиненный»
2. Затраченное время, финансовые ресурсы на
подготовку и проведение совещания должны
решать определенную задачу либо пробле- ное в начале совещания время. Очень часто
му. Необходимо помнить, что одни вопросы отношение к совещанию формирует руково-
эффективнее решать в процессе совместной дитель организации;
групповой работы на совещании, другие – – избыточное число участников;
единолично. – отсутствие протокола. Ведение формального
3. Итоги совещания должны быть четко сфор- протокола не всегда обязательно, но необхо-
мулированы. После мероприятия каждый его димо фиксирование принимаемых решений,
участник должен понимать, что он обязан сде- сроков, ответственности, отчетности, контро-
лать и в какие сроки. ля. Любое совещание должно завершаться
выработкой согласованных мер, способству-
Что делает совещание ющих продвижению дел в организации;
неэффективным? – слабое руководство. Это – следствие отсут-
Рассказывает Наталья БОРОВИКОВА, тре- ствия системы в подготовке и проведении
нер-консультант, научный руководитель Консал- совещания, излишней централизации при
тинговой группы BI TO BE: принятии решений, превращающей звенья
«Неэффективным совещание делают: управления в формальных исполнителей и
– неясные или ложные цели. Цели и результа- лишающей их инициативы, отсутствия кон-
ты, ожидаемые от совещания, должны быть кретности в принятых решениях. Хорошее ру-
ясны всем с самого начала. Каждый участник ководство совещанием требует приложения
должен знать, зачем он здесь, какие вопросы усилий, такта, понимания, объективности и
будут обсуждаться, чего участники попытают- дисциплины;
ся достичь в ходе обсуждения, а не пытаться – отсутствие контроля над исполнением реше-
определить это на совещании и по ходу под- ний. Каждое совещание должно начинаться
строиться; с рассмотрения протокола или записей ре-
– неподготовленность совещания, отсутствие шений предыдущего совещания, чтобы про-
повестки дня и материалов совещания; верить выполнение согласованных меропри-
– неподготовленность участников. Минималь- ятий. Проверка может быть проведена перед
ная подготовка – прочесть повестку дня и ма- совещанием и соответствующим образом за-
териалы к совещанию, подготовить докумен- фиксирована. В противном случае строгость
ты по вопросам, представляющим интерес, решений будет компенсироваться необяза-
записать комментарии, идеи, предложения, тельностью их исполнения;
возникшие вопросы; – запоминание длинного ряда указаний. Даже
– отсутствие или несоблюдение регламента. Со- люди с хорошей памятью могут точно за-
вещание должно начинаться и заканчиваться помнить не более пяти пунктов. Все осталь-
в установленное в повестке или согласован- ные указания смешиваются. Поэтому при
№ 6 (115) 2012 25

3. менеджмент
На совещание нужно выносить лишь Чем более точно и в нужном направлении сфор-
мулирован предмет обсуждения, тем больше
те вопросы, которые отдельным шансов получить необходимый результат. Очень
важно выносить на совещание лишь те вопросы,
специалистам не удается решить которые отдельным специалистам не удается ре-
в рабочем порядке шить в рабочем порядке».
Важно: сформулировать цели в нескольких
большом числе указаний целесообразно вести предложениях и записать ожидания от собрания.
записи в ежедневнике или рабочей тетради; Позже это поможет оценить успешность меропри-
– критические слова. Это слова, которые воз- ятия. Кроме того, такой подход сразу позволяет
действуют на психику человека, задевая его участникам лучше подготовиться к совещанию
«больные струны», вызывая возмущение, по- и сконцентрироваться в ходе дискуссии на до-
терю равновесия, неосознанное желание стижении определенного результата. Иными сло-
протестовать, скандалить. Не следует созда- вами: цель задает правильные ориентиры и про-
вать стрессовые ситуации, особенно в слу- странство для эффективного совещания.
чае, если менеджер пришел на совещание на
взводе, это неразумно и неэффективно». Шаг 2. Определяем формат
совещания и состав участников
Алгоритм успешного «Оптимальное число участников – 6–7 чело-
совещания век, – советует Наталья БОРОВИКОВА. – Не надо
приглашать на совещание всех – только тех, в чьей
Искусство проводить совещания заключается компетенции находится обсуждаемая проблема и
не только в том, чтобы знать, что и как говорить кто способен решить вопрос. Увеличение числа
в процессе. Оно также предполагает умение пра- приглашенных резко снижает средний коэффици-
вильно подготовиться к мероприятию. «Чтобы со- ент участия присутствующих, удлиняя совещание».
вещание прошло успешно, к нему всегда нужно Состав участников также зависит от форма-
готовиться, – отмечает Ирина КРУТСКИХ. – Во- та проведения освещения. Так, на оперативное
первых, заранее – минимум за 2–3 дня – вы- совещание с целью обмена информацией или
слать всем участникам приглашение на участие в координирования действий приглашаются люди,
совещании с указанием времени (продолжитель- чьи действия необходимо согласовывать.
ности) и места проведения совещания, состава Для анализа ситуации с целью всестороннего
участников, с перечнем обсуждаемых вопросов, рассмотрения проблем и причин их возникно-
чтобы у сотрудников была возможность подгото- вения, выработки и оценки вариантов решений
виться и спланировать рабочий день. Во-вторых, приглашаются компетентные, владеющие ситуа-
разослать раздаточные материалы по вопросам, цией сотрудники. В случае чрезмерной загружен-
которые будут обсуждаться, чтобы не тратить вре- ности или невозможности участвовать сотрудник
мя для изучения данных материалов во время со- передает свое видение в письменной форме.
вещания. В-третьих, необходимо технически под- В мозговом штурме для рассмотрения воз-
готовить помещение, в котором будет проходить можностей развития, поиска нестандартных ре-
совещание». шений и т.п. должно участвовать большое коли-
Существует ряд важных моментов, несоблю- чество креативно мыслящих, творческих людей.
дение которых приводит к тому, что: Стратегическое совещание для установления
• на совещание приходят не разбирающиеся в целей, а также планирования путей их достиже-
проблеме или не владеющие нужной инфор- ния проводится только с теми сотрудниками, в
мацией работники; компетенции которых находятся данные задачи.
• значительно увеличивается время на обсуж- Важно: продумать роли каждого участника
дение; совещания. Руководитель должен заранее опре-
• обсуждаются «спонтанные» решения – те, ко- делить, кто будет играть ту или иную роль: лидера
торые первыми пришли в голову; (определяет цель и подводит итоги), посредника
• решение проблемы не находится; (следит за процессом обсуждения), секретаря
• принятое решение не исполняется; (при необходимости ведет протокол совещания,
• принимаются неэффективные с точки зрения выделяет основные результаты встречи), экспер-
бизнеса решения; та (не является обязательным участником, при-
• участники не включаются в совместную глашается при необходимости). Остальные со-
работу. трудники принимают участие в дискуссии, пред-
Чтобы вышеперечисленные неудачи не слу- лагая идеи и решения.
чились, необходимо четко придерживаться алго-
ритма организации совещаний. Шаг 3. Определяем время
и место совещания
Шаг 1. Формулируем цели «Целесообразно проводить деловые совеща-
«Цель совещания – описание ожидаемого ре- ния в определенный день недели (за исключе-
зультата, нужного типа решения, желательного ито- нием внеплановых, экстренных заседаний), –
га работы, – отмечает Наталья БОРОВИКОВА. – считает Наталья БОРОВИКОВА. – Планировать
26 № 6 (115) 2012

4. менеджмент
важные совещания рационально на более про-
дуктивное время – первую половину дня. Счита-
ется, что в утренние часы люди более открыты для
получения новой информации. Ну а самое плохое
время – сразу после обеда или поздно вечером.
Оптимальная длительность собрания – от 30 ми-
нут до двух часов. Если вы планируете, что оно
продлится больше часа, то после каждых 45 ми-
нут устраивайте небольшой перерыв.
Важно: соблюдать временной регламент со-
вещания. «Определение временного регламента:
сколько по времени будет длиться совещание и
временные ограничения по каждому из вопро-
сов – один из важных этапов подготовки эффек-
тивного мероприятия, – подчеркивает Галина
РЕВЕКО, старший консультант консалтинговой
компании Concol. – В противном случае собра-
ние грозит затянуться и станет непродуктивным».
Нужно заранее продумать, какое помещение
и оборудование понадобятся для проведения
собрания. Размер комнаты, мебель, необходи-
мость в проекторе, доске и т.п. зависят от коли- СОВЕТЫ ЭКСПЕРТА
чества участников, формата и темы совещания,
планируемой его продолжительности. Наталья БОРОВИКОВА,
Важно: не проводите совещания в кабине- тренер-консультант, научный руководитель
те вышестоящего руководства. В представлении Консалтинговой группы Bi to Be:
подчиненных смешивать две разнонаправлен- «Рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди
ные процедуры недопустимо: одна предполага- видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга. Это способствует наилуч-
ет разбор полетов, другая – поиск новых идей, шему восприятию информации. Необходимо позаботиться о совмести-
подходов, решений. Лучшим окажется выбор в мости персонала. Установлено, что при прочих равных условиях чаще
пользу нейтральной территории, пусть и менее начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже –
приспособленной для совещания. которые сидят рядом. Не привлекая внимания к этому, надо посадить
участников так, чтобы не оказались напротив друг друга те, кто может
Шаг 4. Составление повестки дня сорваться и помешать совещанию».
и рассылка ее участникам
Для того чтобы совещание прошло успешно, проведения совещания, у них появляется воз-
менеджер должен составить повестку дня и зара- можность к нему подготовиться: собрать необхо-
нее раздать ее участникам. димые вспомогательные материалы и продумать
Рассказывает Наталья БОРОВИКОВА: «По- ответы на вопросы, которые им будут адресова-
вестка дня – это, как правило, письменный до- ны», – говорит Галина РЕВЕКО.
кумент, получаемый участниками совещания за-
ранее и содержащий следующую информацию: Шаг 5. Проведение совещания
• тема совещания;
• цель совещания; Шаг 6. Подведение итогов
• перечень обсуждаемых вопросов; Завершая совещание, руководитель обязан
• время начала и окончания совещания; огласить достигнутые договоренности и побла-
• место, где оно будет проходить; годарить участников за конструктивную работу.
• фамилии и должности докладчиков; Кроме того, в его словах должна прозвучать оцен-
• время, отведенное на каждый вопрос; ка самой встречи, названы понравившиеся ему
• место, где можно ознакомиться с материала- моменты и те, которые, по его мнению, оказа-
ми по каждому вопросу». лись недоработанными. Можно спросить мнение
Необходимо выбрать оптимальное количе- участников о проведенном совещании, предло-
ство тем для обсуждения. Помните: лучше не- жив им высказать пожелания и замечания.
досолить, чем пересолить. Слишком много во- Важно: принять решение по результатам со-
просов только затянут совещание, но не факт, вещания. «Чтобы обсуждение не прошло впустую,
что сделают его более эффективным. Гораздо особое внимание следует обратить на необходи-
полезнее, если участники после окончания ра- мость принятия решения по его итогам», – отме-
зойдутся с ощущением, что разобрались со чает Галина РЕВЕКО.
всеми проблемами, а не с ужасающей мыс-
лью: сколько пунктов придется рассмотреть Работа над ошибками
в следующий раз?
Важно: заранее уведомить участников со- В процессе проведения совещаний ру-
вещания. «Когда все участники совещания сво- ководители часто наступают на одни и те же
евременно уведомлены о повестке и времени грабли, в результате теряется эффективность
№ 6 (115) 2012 27

5. менеджмент
собраний. Отметим наиболее распространен- Решение.
ные ошибки и способы их решения. Изменить стиль ведения
совещаний
Ошибка. Устранение всех перечисленных причин отно-
Не соблюдается регламент сится к непосредственной компетенции руково-
Например, совещания проводятся не каждую дителя, ведущего совещание. «Ходом совещания
неделю, а от случая к случаю, в разные дни неде- необходимо управлять: контролировать установ-
ли, в разное время. Это приводит прежде всего к ленный временной регламент, вводить переры-
снижению дисциплины. При таком подходе очень вы в случае, если совещание длительное или,
просто вообще избегать совещаний, мотивируя несмотря на наличие временного регламента,
тем, что на это время назначена важная встре- затягивается», – убеждена Галина РЕВЕКО.
ча, переговоры или еще что-либо.
Ошибка.
Решение. Много шума без результатов
Регулярность проведения Часто бывает, что в ходе совещания между
совещаний участниками проходят жаркие баталии, идет
Регулярный график проведения совещаний активный поиск виноватых и т.д. А после того
не дает возможность уклониться от участия в нем. как споры постепенно затихают, руководитель
Кроме того, проведение совещаний регулярно в заканчивает совещание, не принимая ника-
один и тот же день недели дисциплинирует сотруд- кого решения. Понятно, что с каждым разом
ников, заставляет работать, равномерно распре- подобные совещания вызывают все меньше
деляя нагрузку. Каждый будет помнить: через неде- энтузиазма.
лю необходимо отчитаться по данным поручениям,
соответственно нет возможности отложить непри- Решение.
ятную, неинтересную или трудную работу на потом. Главное – правильно общаться
Чтобы обеспечить результативность совеща-
Ошибка. ния, важно правильно организовать общение
Совещания не начинаются вовремя всех приглашенных на него специалистов.
Если руководитель ждет, пока соберутся все, и Рассказывает Наталья БОРОВИКОВА: «Чтобы
лишь после этого начинает совещание, это очень деловое совещание было плодотворным, предсе-
быстро расхолаживает весь коллектив. Опозда- дательствующий менеджер должен владеть техни-
ний становится все больше и больше, никто не кой организации и проведения дискуссий:
спешит, иногда доходит до того, что приходится – внимательно и до конца выслушайте доводы
обзванивать всех и персонально приглашать. оппонента, трезво взвесьте и оцените их;
– вначале приводите только сильные доводы, а
Решение. о слабых говорите после и как бы вскользь;
Ужесточение дисциплины – в процессе спора старайтесь убедить, а не
Проблема решается достаточно просто. Один уязвить оппонента. Не упорствуйте в отрица-
раз нужно поставить персонал в известность, что нии доводов оппонента, если они ясны и оче-
теперь ждать никого не будут и опоздание будет видны.
расцениваться как нарушение дисциплины. По-
сле этого необходимо жестко придерживаться за- Проводя совещание, следует соблюдать об-
явленного принципа. Важно, чтобы исключений щие правила ведения спора. Вступая в него, не-
не было ни для кого, даже если это ведущий со- обходимо:
трудник или он должен выступать первым. После • четко разграничивать, по каким вопросам
того как сотрудники поймут, что ваши намерения спорить можно и от обсуждения каких лучше
тверды, опоздания прекратятся. отказаться;
• стараться так возражать, чтобы не вызывать
Ошибка. неприязни и раздражения собеседника;
Совещания слишком затянуты • не допускать превращения спора относитель-
Такое происходит по нескольким причинам: но деловых проблем в выяснение личных от-
• совещание плохо подготовлено: не составлен ношений;
план, вопросы обсуждаются по мере возник- • не вводить собеседника в замешательство в
новения, запись не ведется, некоторые темы присутствии других, демонстрируя его неком-
обсуждаются неоднократно; петентность;
• руководитель не чувствует, когда необходимо • проигрывать и побеждать достойно. При пора-
прекратить дискуссию или перевести ее в кон- жении не сердиться и не теряться. При победе
структивное русло; оставаться спокойным и скромным. Дать воз-
• на совещание выносятся мелкие вопросы, можность проигравшим в споре сохранить
которые проще и быстрее решаются в инди- свое лицо;
видуальном порядке; • во всех случаях поблагодарить участников
• совещание не носит достаточно делового ха- за то, что деловой разговор состоялся, за
рактера, участники общаются на околопроиз- высказанную критику и за принятые пред-
водственные темы. ложения.
28 № 6 (115) 2012

6. менеджмент
№ 6 (115) 2012 29

7. менеджмент
Правила коммуникации
Не эффективно Приветствуется
Игнорировать дискуссию, выжидать Активно участвовать в дискуссии
Осуждать идеи и высказывания Учитывать все идеи
Критиковать Предлагать
Перебивать Слушать и уточнять
Навязывать свое мнение Интересоваться, уточнять мнение другого
Упрекать, обвинять Поощрять, побуждать
Принуждать Показывать пример
Оценивать идеи, говорить в общем Оценивая идеи, говорить конкретно
Соглашаться молча Выражать одобрение, в случае если вы согласны с мнением или
предложением
Использовать фразы: «это глупость», «ты не прав», «нет, это не так» Использовать фразы: «хорошая идея», «отлично придумано»
Ошибка.
НА ЗАМЕТКУ! Принятые решения
Наталья БОРОВИКОВА, не контролируются
тренер-консультант, научный руководитель Часто бывает, что совещание прошло, реше-
Консалтинговой группы Bi to Be: ния приняты, все испытывают чувство удовлет-
ворения и расходятся по своим рабочим местам
«Десять принципов повышения эффективности совещаний:
заниматься текущими делами. А про принятые
1. Планировать важные совещания целесообразно на более продук- решения как-то забывают.
тивное время – первую половину дня.
Решение.
2. Руководителю не следует проводить совещания только в своем ка-
Протоколируем и контролируем
бинете, подчиненные держатся в этих условиях более скованно.
Преодолеть проблему поможет введение в
3. При проведении совещания важно учитывать не только интересы практику обязательного документального оформ-
организации, участников совещания, но и детали этикета, которые ления итогов совещаний, направления необхо-
могут перерасти в обстоятельства, серьезно влияющие на резуль- димой информации заинтересованным лицам и
тат совещания. контроля исполнения принятых в ходе меропри-
ятия решений. Как правило, таким документом
4. Более широкий взгляд на проблему и большее число идей руково- выступает протокол совещания.
дитель получит, если при обсуждении вначале поинтересуется мне- Комментирует Галина РЕВЕКО: «По результа-
нием молодых менеджеров, а к мнению более опытных и старших там проведенного совещания необходимо сфор-
сотрудников будет обращаться в последнюю очередь. мировать и отправить всем его участникам прото-
5. Критика должна быть предметной и деловой, носить конструктив- кол совещания, в котором должны быть указаны:
ный характер, не касаться личности. • вопросы, которые обсуждались;
• высказанные мнения и предложенные вари-
6. Следует постоянно помнить о движущих мотивах участников сове- анты решений обозначенных задач (проблем);
щания, их личных интересах, самолюбии, чувстве собственного до- • принятые решения».
стоинства и никогда, ни при каких обстоятельствах не оскорблять, В заключение необходимо сказать об онлайн-
не стараться обидеть, не относиться пренебрежительно. совещаниях. Развитие информационных техноло-
7. Чем полнее в отношениях с людьми опираешься на позитивные гий позволяет изложить достоверную и качествен-
средства, тем меньше создается ненужных ситуаций и тем больше ную информацию без ограничений во времени
эффект. и пространстве. С помощью онлайн-презентаций
и совещаний можно продемонстрировать новые
8. Обычно при передаче информация искажается. Серьезный барьер товары и услуги, подробно рассказать об их осо-
в продвижении информации – бюрократия, различия в целях и по- бенностях, получить от слушателей обратную связь
требностях подразделений, которые выполняют роль своеобразно- в виде анкетирования, опросов, непосредствен-
го фильтра, задерживая информацию или внося в нее коррективы. ного общения в чате. Онлайн-совещание удобно
9. Выступающему лучше излагать суть вопроса по памяти, а не читать проводить на специализированном сервисе, по-
сле чего есть возможность записать совещание.
текст: усвоение информации слушателями при свободном изложе-
При этом можно отработать одновременно массу
нии достигает 90%, а при чтении – 35–40%.
документов, внести правки или рассмотреть мно-
10. Следует ограничить употребление иностранных слов и выражений, жество решений в единицу времени. Видеосвязь
профессионального сленга – это не лучший способ показать свою не требует вашего личного присутствия на сове-
эрудицию и интеллект. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает». щании, поэтому у вас есть возможность прово-
дить совещания в поездках и командировках.
30 № 6 (115) 2012