Немного про то, как терять поменьше времени на больших мероприятиях + бонусный антипаттерн

1. Подготовка и ведение
встречи в группе 9-12
человек

2. Цель, результаты и ограничения
• Цель - помочь группе достичь результата и не
растерять веру в людей
• Ожидаемый результат - в проведение своих
встреч вы внесете корректировки и получите
информацию об инструментах
• Все это нужно пробовать, но теперь вы знаете на
что смотреть у других
2

3. Ключевые приемы управления встречей
в больших группах
3
• Определитесь с целью встречи - выбрать тип встречи
• Готовьтесь - задачи фасилитатора, план, 2-3 приема, способы визуализации
• Запустите встречу - помещение и энерджайзеры
• Не работайте с большой группой - «приемы борьбы» и стратегии малых
групп
• Зафиксируйте решения
• Дебрифинг - ретро встречи

4. Типы встреч
4
• Донести информацию - вещаем
• Принять решение - договориться
• Убедить - принять нужное решение
• Свободная дискуссия - найти решение

5. Подготовка и проведение встречи
5
• Организатор встречи и ведущий
• Планируем мероприятие
• Приходим в переговорку
• Встречаем участников
• Помогаем участникам не тратить время
• Извлекаем пользу для последующих встреч

6. Организатор встречи и ведущий
6
• Организатор встречи - у него «болит». Инициирует
встречу, задает цели и результаты, имеет вес для
принятия окончательного решения.
• Ведущий - фасилитатор, который контролирует
тайминг, помогает участникам не тратить время и
иногда ведет записи встречи.
Роли можно совмещать только в крайнем случае
Мы на работе не обсуждаем личных дел. Любая встреча нужна
компании.

7. Планируем мероприятие
• Сформулировать цели и ожидаемые результаты
• Цель должна быть понятна слушателям
• Полезно указать ограничения рядом с результатами
• Фокус на цели и задачи
• Цель формулирует организатор, помогает ведущий
• Проговорить и согласовать цели и результаты
• Организатор и ведущий перед встречей 5-10 минут согласуют
понимание целей и результатов
• Подготовить проработанный план (задача, результат, время)
• Каждая задача плана – 10-15 минут
• Задачи не должны пересекаться
• В каждый момент времени – одна задача
• Готовит ведущий, помогает организатор
• Подготовить место
• Подключение ноутбука это 5-10 минут, подключать его нужно до того,
как все пришли
• Выполняет ведущий
7
«Кто – еще до сражения – побеждает предварительным расчетом , у того шансов
много; кто – еще до сражения – не побеждает расчетом, у того шансов мало.»

8. Приходим в переговорку
- Не более полуметра между участниками
- Без телефонов и ноутбуков
- «Старшая» позиция
Как:
• «Сделать» (подготовить) помещение для себя, например:
• Переставить стулья так чтобы вам было видно всех
участников
• Поставить себе воду, стул, так что бы было удобно, убрать
провода с пути до доски/флипчарта
• …
• Управляйте размещением в процессе
• Ставьте неудобно
• Вынуждайте пересаживаться ближе
• …
8
«Кто является на поле сражения первым и ждет противника, тот исполнен сил; кто потом
является на поле сражения с запозданием и бросается в бой, тот уже утомлен»

9. Встречаем участников
В начале:
• Проговорить цели и ожидаемые результаты (слайд/
заготовленный лист), можно указать на ограничения.
• Проговорить выписанный или даже известный всем план – это
позволит в дальнейшем апеллировать к плану. Говорит
Ведущий.
• Проговорить и обсудить «Правила работы на
семинаре» (Ведущий)
• Можно использовать заготовленный лист и вычеркивать или
дописывать
• Можно объявлять по памяти
• Знаем как будем «поджигать»
9
«В древности тот, кто хорошо сражался, прежде всего делал себя непобедимым и
в таком состоянии выжидал, когда можно будет победить противника»

10. «Поджигаем»
Типы активности:
• Двигаться
• Говорить (особенно высказывать позицию)
• Писать
• Рисовать
• «Энерджайзер» - активность в начале встречи
• «Активаторы» - активности по ходу встречи для вовлечения
молчунов и спящих
10

11. «Энерджайзеры»
Типы активности и простейшие способы достижения:
• Двигаться - подойти к доске, переставить стулья
• Говорить (особенно высказывать позицию) - в простейшем
случае - представиться, для периодических встреч - «что самое
клевое сделал за неделю?»
• Писать - «Назовите свою команду», «Какую роль вы примете»,
«Запиши, пожалуйста»
• Рисовать - соревнования и иллюстрации
Fun Retrospective (книга и сайт)
11

12. «Активаторы»
• Стекинг - определение последовательности высказывающихся.
Управление очередностью
• Одобрение - хвалить активных
• Следим за «молчунами» - поднятие подбородка, кивки, руки
(смена позиции). Метод прямого обращения. Активное
слушание.
• Использование часов - «Так, у нас 5 минут, кто еще
выскажется?», «Сегодня у нас мало времени»
• Трекинг - слежение за ветками дискуссии
• Перефразирование - отзеркаливание, перефразирование,
намеренные ошибки при перефразировании
• Фрейминг - «Вы вообще помните о чём мы? :) »
• Смена формата/фокуса дискуссии
• Её величество пауза
12

13. Не работайте с большими группами
13
• Давайте индивидуальные задания
• Следите, сколькими объектами вы управляете:
• Если вы только ведущий, предел управляемости 5-7
• Если вы участник, предел управляемости 3-4 (оптимально)
• Не объединяйте группы раньше времени

14. Обычная ситуация
14
• Составление списка (комменты или опрос)
• Сортировка списка
• Открытая дискуссия
Сложности:
• При составлении списка удерживать от оценок
• Сортировка требует предварительного согласования приоритета
• В открытом формате нужно разговорить молчунов и гасить конфликты

15. Пример оптимизации
15
• Индивидуальная работа -> Малые группы -> Воссоединение группы
В чем соль:
• Даем людям время собраться
• Сокращаем количество управляемых объектов
• Даем возможность обсудить
• Убираем личное из финального обсуждения

16. Простые способы не тратить время
• Сложный вопрос – затягивается обсуждение – на лист открытых
вопросов
• Не знаете ответа (но вопрос по теме) - на лист открытых
вопросов
• Если обсуждение не совсем по теме, но важны – в список
открытых вопросов
• Использовать озвученные цели и задачи чтобы вернуть группу к
обсуждению по теме,
• Сложный вопрос – долго обсуждали, но пришли к решению
(если обсуждаемая тема нетривиальна) – зафиксировать ответ
на листе (можно не вывешивать)
• Решили ранее зафиксированный вопрос – вычеркнуть из списка
• Предлагать обсудить частный вопрос с глазу на глаз, если не по
теме и интересует одного человека
16

17. Подводя итоги
Пока вы еще на месте:
• Вычеркнуть, вместе с группой, решенные и ставшие
неактуальными вопросы
• По оставшимся вопросам сказать - что мы сделаем для их
решения и как группа об этом узнает
• Зафиксировать записи. С доски, фотография – отличный
вариант
• Спросите группу, как им? Попросите дать обратную связь после
встречи
17

18. Да ну их этих…
как «уговорить» коллег
«Нет времени объяснять», нужно быстро «обосновать» свое решение.
1. Нужно избежать однородности группы
• Кто может противиться вашему решению по теме?
• Кто имеет административный вес для принятия решения?
• Выберите «пушечное мясо», сотрудники не владеющие информацией, но с
собственным мнением по теме
Подготовьтесь:
• Заявите тему для участников шире чем она есть в реальности
• Проведите кулуарные переговоры с тем кто решает, наполните его информацией
(«переводите стрелки на встречу»)
• Ведите встречу: заявите тему, дайте высказаться «мясу», не пресекайте споров (80%
времени встречи). Внимательно слушайте
• Дав разгореться спору пресеките его и выскажите свое решение варианте «давайте
закончим и перейдем к конструктиву»
• Если включился «административный козырь» - Profit!!!! иначе
• «Держать строй!» - контраргументируйте в виде «ну это все равно лучше чем
предложенное ранее»
• Profit!!!!!
18

19. Не теряйтесь, и успеха!
19