Webinar presentation http://www.returnonintelligence.ru/webinars/meetings-arranging/

1. Core Systems Transformation Solutions
Организация и проведение совещания
August 27, 2013 Damir Tenishev, Project manager, PhD

2. 1 / 28
Содержание
• Определение
• Проблемы и сложности
• Подготовка совещания
• Выбор участников
• Инструментальные средства
• Ведение совещания
• Время
«Бог создал этот мир за 5 дней.
Совещания и отчёты он придумал
позже, чтобы никто не смог
повторить этот фокус»
Я

3. 2 / 28
Что такое совещание? Цели, задачи, свойства
Совещание – управление при помощи обмена информацией
• Свойства
– Вовлекает значительное число участников
– Может быть распределённым
– Требует активного ведения
• Задача
– Максимизировать эффективность работы участников
Эффективность =
Результат
Время × Ресурсы
– Обеспечить понимание позиций сторон и согласие с результатами
Совещание – самая обычная работа. Только сложная.

4. 3 / 28
Типовые проблемы и сложности
• Сложности
– Различная подготовка участников и различные знания
– Различные цели участников
– Необходимо передать информацию
• Типичные проблемы
– Отсутствие результата совещания
– Большая длительность совещания
– Неправильный формат совещания или их комбинация
– Неправильно выбранные участники совещания
– Неправильное понимание целевой аудитории
– Потеря фокуса совещания
Сразу не получится. Это нормально.

5. 4 / 28
Как? Что? Ну и что?
• Какая цель должна быть достигнута?
– Определение успеха (definition of done)
– Цели должны быть чётко сформулированы и выписаны
• Нужно ли это совещание?
– Всё ли сделано, чтобы решить проблему без самостоятельно?
– Можно ли решить другими средствами (письма, skype, wiki)?
– Совещание – лучшее средство решения проблемы?
• Кто может быть полезен на данном совещании?
• Какой инструментарий будет эффективно использовать?
• Кто является целевой аудиторией?
– Что уже знают слушатели?
– Что им нужно, полезно, интересно услышать?
– Как аудитория привыкла получать и обрабатывать информацию?
Лучшее совещание – то, которого удалось избежать.

6. 5 / 28
Цели совещания
• Виды активностей
– Сбор информации
– Распространение информации
– Выработка решений
– Принятие решений
• Типы совещаний
– Знакомство
– Мозговой штурм
– Планирование
– Демонстрация
Помните о задаче, которую вы решаете.

7. 6 / 28
Декомпозиция
• Диаграмма причинно-следственных связей (fish bone)
• Карта мыслей (mind map)
Divide and empire

8. 7 / 28
Подготовка к совещанию
• На подготовку необходимо время
– Это такая же работа, как любая другая
– Домашняя работа намного дешевле
• Согласование времени участников
• Бронирование ресурсов
– Предварительное резервирование времени участников.
– Помещения, WebEx, телефонные конференции, проекторы.
– Использование TBD если ресурсы будут забронированы позже
• Отправка приглашения
– Повестка дня (agenda)
Проваливая подготовку, вы подготавливаете провал.

9. 8 / 28
Повестка дня
• Основная цель совещания
• Вопросы, которые будут обсуждаться
• Докладчики по основным разделам и вопросам
• Время на каждую часть совещания
• Информация с предыдущих совещаний
• Ресурсы
– Комната для переговоров
– Средства связи
Подготовиться нужно всем. Не только докладчику.

10. 9 / 28
Выбор участников
• Модератор
• Лидер или руководитель
• Основной докладчик
• Эксперт
• Дополняющий
• Слушатель
• Наблюдатель
• Типы участников
– Обязательные
– Опциональные
Генератор
ИсполнительКритик
Самый опасный человек – дурак с энтузиазмом.

11. 10 / 28
Число участников
Тип совещания или активности Рекомендуемое число участников
Сбор информации До 7 человек
Распространение информации От 7 человек
Выработка решений От 5 до 12 человек
Принятие решений До 4-х человек
• Вежливость и политика в привлечении и не привлечении людей
• Добавление людей в ходе совещания
• Вывод людей из совещания
Боливар не вынесет двоих!

12. 11 / 28
Инструментарий: MS Outlook
• Выбор участников и необходимых ресурсов
• Выбор времени совещания
Знай и люби свой инструмент!

13. 12 / 28
Инструментарий: MS Outlook
• Занятое, свободное и условно свободное время
Вы – не единственный участник совещания.

14. 13 / 28
Инструментарий: MS Outlook – Ответ на приглашение
• Принять приглашение
• Принять приглашение предварительно
• Отклонить приглашение
• Предложить другое время
Всегда отвечайте
на приглашения
Всегда пишите причину
отклонения приглашения или
предварительного согласия
Чтобы думать как пользователь, работайте как пользователь

15. 14 / 28
Инструментарий: MS Outlook - Tracking
• Отслеживание ответов

16. 15 / 28
Инструментарий: Confluence Wiki / MS SharePoint
• Контактная информация и описание зон ответственности
• Протоколы совещаний
• Задания и поручения
• Новости
• Идеи для мозгового штурма
• Экспертиза в предметной области
Лучше один раз написать, чем объяснять каждому.

17. 16 / 28
Инструментарий: WebEx, Skype, Google docs
Skype • Быстрое параллельное общение
• Чаты для групп
• Голосовые и видео звонки
WebEx Совместные конференции – звук, видео, запись
SIP Телефонные конференции
Google Docs Возможность совместного редактирования документов группой
Вы можете достать собеседника многими способами.

18. 17 / 28
Отдых – не роскошь, а необходимость
Слово – не воробей. Поймают – вылетишь!
• Извините, я вас прибью. Простите, перебью.
• У меня там всё правильно написано, сейчас исправлю!
• Работает крайне эффективно, но пока безрезультатно.
• Как правильно сказал человек с нотбуком...
• Не надо искать виноватых! Тут виноватых нет. Тут все виноваты!
• Человек - не человек, но кто-то на поддержку нужен.
• Я его вчера точно видел. А нет, не я - кто-то другой.
• Надо решить, как покрыть тех, кто уходит на майские праздники.
• Ты можешь выбрать время и подойти сейчас, чтобы обсудить?
• Не то, чтобы это была бага, просто там работало неправильно.
• Давай выжмем из этого квинтэссенцию.
• Фамилию его я не знаю, имя - начинаю изучать.
• Если найдёшь, то ищи.

19. 18 / 28
Ведение совещания
• Объявите формат совещания
– Представьте участников друг другу
• Следуйте повестке дня
– Явно передавайте слово другим участникам
– Останавливайте обсуждения, уходящие от темы совещания
• Ведите протокол совещания
– Идеально, если он ведётся специальным участником
– Иногда возможно, чтобы его вёл слушающий
– Очень хорошо, если все сразу видят протокол
• Одна станция в эфире
– Чтобы слышать других, нужно молчать самому
• Общение
– Проговаривайте то, что говорит собеседник
– Объясняйте, как была использована или почему не использована та
или иная информация
Совещание – активная деятельность.

20. 19 / 28
Ведение совещания – небольшие победы
• Разделяйте тему на отдельные шаги
– Подтверждайте и фиксируйте каждый шаг
• Делайте вертикальные сечения
– Смотреть на одну сторону проблемы
– Объединять решения
– Обращать внимание на краевые ситуации
Ориентация на процессы
• Цели и задачи
• Предположения
• Критерии принятия решений
Ориентация на результат
• Отбрасывание альтернатив
• Условные соглашения
• Условные планы
Давайте соберёмся и разберёмся!

21. 20 / 28
Ведение совещания - культура и управление конфликтами
• Что такое культура?
• Примеры корпоративной культуры
– Культура «да»
– Культура «нет»
– Культура «может быть»
– Что такое «адвокат дьявола»?
• Конфликт
– Что это такое?
– Какие цели, чего и как мы хотим достичь?
– Каково идеальное будущее?
– Мы боремся с проблемой, а не с людьми.
– Внутреннее равновесие.
– Что важнее – процесс или результат?
Не честно Честно
Удовлетворённость
Принятие решения
Джентльмен - это тот, кто называет кошку кошкой.
Даже наступив на неё в тёмном подъезде.

22. 21 / 28
Ведение совещания - решение должно быть принято
• Паралич анализа (analysis paralysis)
– Нужно ещё чуть больше информации. Её цена растёт.
– Анализ – такая же работа, откладывающая другие активности
– Нужно установить порог для принятия решения.
• Справедливость и последовательность принятого решения
– Без этого не будет правильной реализации результатов
• Консенсус – комбинация понимания и обязательства
– Даже если не согласен с отдельными деталями
• Выводы и заключения
– Проговорить результаты
– Возможно проговорить шаги, которыми пришли к результатам
– Определить дальнейшие действия
Принять решения – сложно. Реализовать – вот вызов!

23. 22 / 28
Ведение совещания – итоги
• Протокол совещания (meeting minutes)
– Рассылается на всех участников совещания
– Выкладывается в доступном для участников месте
– Должны записываться не только решения, но и причины их принятия
– Задачи и поручения
• Ответственные
• Сроки
• Совещание не заканчивается, когда все расходятся
– Оно переходит в стадию реализации
– Проверка выполнения решений
Верьте людям на слово, заверенное подписью и печатью.

24. 23 / 28
Факты
• Человек рассказывает 80% запланированного
• Понимается слушателем 60% запланированного
• В кратковременной памяти остаётся 30-40%
• В долговременной памяти остаётся 10% услышанного
– До 25% процентов, если информация записывалась
• Человек лучше понимает и запоминает картинки
Status
Here is some useful information to
read and understand if you have
enough time for all this details
about actual build status.
This information is gathered from
many sources, in different formats
and means something that you
have to recognize and understand
Status
Принять и простить.

25. 24 / 28
Время
• Максимальная продолжительность совещания – 1 час.
• В какое время лучше назначать митинг
– Утро, день, вечер?
– Начало или конец недели?
• Таймер на стене или экране
• Песочные часы для дискуссий
• Конечный срок (dead line) – лучший способ управления временем
и качеством
• Разделять на секции с ограниченным временем.
• Создайте стимул быстрее закончить совещание.
• Если совещание не укладывается в отведённое время
– Подводите итоги и завершайте совещание
– Анализируйте причины провала
– При необходимости назначайте вторую часть
Время – единственный невосполнимый ресурс.

26. 25 / 28
Рекомендации
• Помните основную цель, тогда вы не увязните в мелочах и битвах
• Если есть сомнение в необходимости материала или его части –
смело выкидывайте
• Не предполагайте, что все знают то, что вы знаете.
– Думайте о целевой аудитории
– Следите за реакцией
– Делитесь информацией
• Рассказывайте то, что интересно людям, а не то, что интересно вам
• PowerPoint
– Не превращайте презентацию в демонстрацию возможностей
PowerPoint
– Если рассказываете о продукте, показывайте его, а не презентацию

27. 26 / 28
Забавные идеи
• Сделать наклейки
– На столе «точка концентрации» и «что я делаю»
– На потолке «первая идея – лучшая»
– На стенах – правила общения
• Игры
– Bullshit game
– Найди спрятанное слово
Damir

28. 27 / 28
Продолжение следует…
• Психологические аспекты восприятия и общения
– Типы восприятия и представление информации
– Когнитивный диссонанс
• Восприятие сообщений и личная адресация
– Как люди слышат то, что им говорят?
• Ориентация на процесс и на результат
– Процесс и справедливость решений
– Мотивация людей и причины определённых действий
• Лидерство и диктатура, командная работа
• Удержание интереса аудитории
• Особые случаи
– Распределённое совещание, опоздавшие, шумные участники
• Почему люди точно зная, как надо делать, поступают иначе?
Голосуйте: http://2013.secr.ru/lang/ru/submitted-presentations/effective-meeting
Всё будет хорошо, я узнавал.

29. 28 / 28
Damir Tenishev
PhD, Project manager
Pulkovskoye shosse 40/4
St. Petersburg, 196158, Russia
+7(812) 383.5800 x. 3247
Damir.Tenishev@exigenservices.com
Спасибо за вопросы
Не существует окончательных решений…