Презентацию вебинара №2 "Э "Пойди туда не знаю куда или эффективная постановка задач подчиненным" Бизнес-школа менеджмента "Юрия-Фарм" FB: prostirM VK: prostirm

1. «Пойди туда - не знаю куда , принеси то – не знаю что ..»
или
постановка задач подчиненному
Менеджер по развитию персонала : март 2014
Марина Танасевская

2. 2
Ка
какой инструмент нравится Вам ??

3. Функции менеджмента Корпорации «Юрия-Фарм»
«Управленческое колесо» ( ПОРК)

4. Процессная модель планирования
4
Определение целей
Генерация, оценка
и выбор
наилучшего
варианта
Определение задач
Планирование
очередности
выполнения задач
Определение и
планирование
ресурсов
Проверка
выполнимости
плана
Составить рабочий
график
и обеспечить его
исполнение
Вести мониторинг и
контроль
исполнения плана
Пересмотр
целей
Выбор
других
вариантов
Требование
ресурсов

5. Планирование
5
1. Чего мы хотим достичь?
2. Каков наилучший путь к цели?
3. Что необходимо сделать для достижения цели?
4. Какова очередность необходимых действий?
5. Какие ресурсы необходимы для достижения
цели?
6. Выполнимо ли намеченное?
7. Кто, что и когда должен сделать?
Любой
процесс
планирования
предполагает
подготовку
ответов на
следующие
семь
вопросов:

6. Планирование
Вопрос 1: Чего мы хотим достичь?
1. Проанализировать и сравнить текущее (в котором находимся) и
желаемое состояние, которого нужно достигнуть.
2. Оценить разрыв между этими состояниями и определить, что
необходимо сделать для его устранения .
Как подготовить ответ на вопрос 1:

7. Планирование
Вопрос 2: Каков наилучший путь к цели?
7
1. Установите и идентифицируйте все возможные пути и способы достижения
поставленной цели.
2. Сократите перечень возможных вариантов, исключив те из них, которые
представляются вам заведомо неосуществимыми, ввиду ограничений.
3. Проранжируйте оставшиеся варианты в зависимости от степени
соответствия выбранным критериям «наилучшего». Сделайте выбор.
Как подготовить ответ на вопрос 2:

8. Планирование
Вопросы 3 и 4: Что необходимо сделать для достижения цели?
Какова очередность необходимых действий?
8
1. Составьте полный перечень задач
(мероприятий), которые
необходимо выполнить для
выбранного «наилучшего» пути
достижения поставленных целей.
2. Выберите и используйте наиболее
подходящий для Вас метод
планирования очередности
выполнения задач (мероприятий).
Как подготовить ответ на вопросы 3 и 4:

9. Планирование
Вопрос 5: Какие ресурсы необходимы для достижения цели?
9
1. Определите наличие ресурсов, которыми Вы располагаете:
люди, помещения, оборудование и материалы, профессиональные
навыки работников и др.
2. Определите величину важнейшего ресурса – времени, которым Вы
располагаете.
3. Оцените дефицит имеющихся ресурсов и попытайтесь его
ликвидировать, в частности, за счѐт привлечения денежных ресурсов.
4. Составьте финансовый план .
Как подготовить ответ на вопрос 5:

10. Планирование
Вопрос 6: Выполнимо ли намеченное?
10
1. Проверить готовность и наличие всех необходимых ресурсов.
План реален, если они достаточны и находятся в Вашем распоряжении.
2. При недостатке выделенных ресурсов:
a) Настаивайте на их предоставлении.
b) Вернитесь к вопросу 2 и выберете «наилучший»
путь для тех ресурсов, которыми Вы
реально располагаете
с) Вернитесь к вопросу 1
и пересмотрите Ваши цели.
Как подготовить ответ на вопрос 6:

11. Планирование
Вопрос 7: Кто, что и когда должен сделать?
11
1. Максимально конкретизировать
выполняемые задачи до подзадач и
рабочих операций.
1. Составить рабочий график,
распределив ресурсы для его исполнения.
1. Выдать исполнителям директивы и
инструкции.
1. Подготовить процедуру контроля исполнения
рабочего графика.
Как подготовить ответ на вопрос 7:

12. Принципы постановки целей и задач SMART
12
Specific
(конкретные)
ясные и четкие в отношении
того, что должно быть достигнуто
Measurable
(измеримые)
количественно или
качественно, чтобы можно было
оценить степень достижения
цели
Achievable
(достижимые)
реально достижимые при
имеющихся ресурсах
Relevant
(релевантные)
не отвлеченные, а
непосредственно относящиеся к
выполняемой работе
Timed
(измеримые по
времени)
привязанные к конкретным
срокам исполнения работ
Цели, которые не соответствуют требованиям SMART - есть мечта. Р. Акофф

13. Цели сотрудников и цели
компании –какова взаимосвязь ??
Четко и ясно сформулированные цели , поставленные собственником
компании , должны быть понятны и приняты персоналом. И при этом
сотрудники ставят и свои собственные цели, которые хотят достигнуть на
каждой конкретной позиции.
13
Самое главное, чтобы цели, которые
определил сотрудник, не противоречили
целям компании.
Цели должны быть
сонаправленны и
взаимосвязаны !!

14. 14
Цель выражает стремление к конкретному конечному состоянию. Вы
ставите цель, когда отвечаете себе на вопрос « чего хочу ?? »
Задача всегда исходит из цели и является средством ее
реализации. Вы формулируете задачи, когда отвечаете себе на
вопрос « как сделать ??»
Результат - заключительное последствие последовательности
действий или событий, выраженных качественно или
количественно. Вы оцениваете результат , когда отвечаете на
вопрос « Достиг ли я цели ??»

15. Задача – это конкретизация целей, измеримые конечные
результаты деятельности организации. В задаче
описывается желаемый результат ее решения и дается
детальный план достижения этого результата.
15
Действие Что сделать?
Объект Над чем необходимо осуществить действие?
Критерий измерения Как должен выглядеть результат?
Срок К какой дате?

16. 16
При постановке задач сотруднику
необходимо учитывать следующее:
Даже если ваше объяснение настолько ясно, что исключает всякое ложное
толкование, все равно найдется человек, который поймет вас неправильно.
А.Блох. Закон Мэрфи

17. 1. Уровень зрелости сотрудника
Зрелость - это способность и готовность сотрудника принимать на себя
ответственность. Зрелость – динамическая единица и может меняться.

17
Результаты наблюдений показывают , что 70-80 % невыполненных
распоряжений руководителей – это результат постановки
недостаточно психологически обоснованной и нечетко
сформулированной задачи.

18. Уровни зрелости личности сотрудника
18
Проблемный Задачный
Ищущий
проблемы Программируемый

19. Программируемый – нет готовности , нет способности
19
Сказали - сделал по инструкции. Мыслит в
рамках, никогда не «додумает дальше»
Отсутствие ответственности за результат.
Стиль руководства: авторитарный
Степень детализации задачи:
максимальная детализация
( Что ?? Где?? Как?? Когда??)
Получение обратной связи:
что будешь делать ?? Как будешь делать ??
Когда будешь делать ?? Каким должен быть
результат «отлично» выполненной задачи??
Уровень отношений: низкий. Слишком
большая поддержка рассматривается как
сочвуствие за невыполненное задание.

20. Задачный - есть готовность , нет способности
20
Сотрудник показывает желание действовать, хочет
стать профессионалом. Однако его умения еще не
полностью освоены, для того, чтобы выполнять
работу самостоятельно
Стиль руководства: Наставничество. Поддерживать
усилия человека сделать больше и лучше. Разбор
ошибок после результата.
Степень детализации задачи :
Высокая. Максимальная детализация
( Что ?? Где?? Как?? Когда?? )
Получение обратной связи : что будешь делать ??
Как будешь делать ?? Когда будешь делать ?? Каким
должен быть результат «отлично» выполненной
задачи??
Подробный анализ выполненной задачи

21. Проблемный – есть готовность , есть способность
Сотрудник готов и способен работать профессионально.
Когда он допускает ошибку, он способен работать с
последствиями, но не всегда может понять причину.
Стиль руководства: Делегирование .Возможен анализ
результатов.
Степень детализации задачи: Низкая. Минимум
детализации при постановке задачи.
Получение обратной связи : задача понятна ??
Как и когда будешь выполнять ??
Уровень отношений : Средний. Постановка задачи ,
возможен анализ результатов.
Контроль: возможен анализ результатов

22. Ищущий проблемы – есть готовность , есть способность,
есть креативность
22
Человек, который понимает причину, способен
изменить следствие
Стиль руководства:
делегирование.
Детализация задачи :
минимум детализации при постановке задачи
Получение обратной связи :
задача понятна ??
Уровень отношений: низкий , только
постановка задачи

23. Постановка задачи подчиненному
1) Общая рамка
2) Пространственно-временные рамки ( определить сроки )
3) Суть и задачи ( четко и конкретно сформулировать результат )
4) Роль и полномочия подчиненного , ответственность
5) Контакты ( внутренние и внешние)
6) Действия в непредвиденных ситуациях
7) Точка промежуточного контроля
8) Форма отчета об исполнении задачи
9) Запросить обратную связь у подчиненного
Мужики, Вы что делаете?
23
Я кладу
кирпич! Я строю стену!
Я строю
ДОМ!

24. Задача подчиненному понятна , когда он знает ответы на
следующие вопросы :
- Почему возникла такая задача ??
- Где ?? Когда ??
- Что делать ??
- Что подчиненный имеет право делать для достижения цели ??
- С кем подчиненному взаимодействовать ??
- Что делать если …
- Как будут проверять выполнение
- моей задачи ??
- Что я понял ??
24

25. Отчет о выполненном задании
25
Форма и порядок доклада о выполнении поручения определяются
менеджером при выдаче задания подчиненному, при этом
целесообразно руководствоваться такими положениями:
– если задание выполнено в полном объеме,
своевременно и без нарушения условий,
специально информировать менеджера
нецелесообразно
(отсутствие устной или письменной информации
о порученной работе свидетельствует о том,
что она выполнена);
– если задание выполнено частично, не может
быть выполнено полностью или своевременно,
менеджера следует известить об этом до истечения
срока исполнения (как только появились первые
признаки отклонений).
.

26. Порядок отчета о невыполненном
задании :
26
– причины, по которым задание не было
выполнено полностью или своевременно;
– что удалось сделать (в какой степени или
какая часть работы сделана);
– степень вероятности того, что работа
все же будет выполнена, хоть и с опозданием;
– предложения исполнителя о том, что делать
дальше в этом направлении;
– соображения исполнителя о том, что он может сделать сам,
а в чем требуется помощь менеджера;
– какие меры следует принять в связи с невыполненным в срок
заданием.

27. Приемы подчиненных для непринятия задачи от
руководителя
27
Случается, что подчиненный, получив задание, стремится
облегчить себе работу или добивается его отмены. Чаще
всего в таких случаях подчиненные использую такие приемы:
1) ссылаются на занятость;
2) стремятся убедить руководителя,
Что задание не входит в их обязанности,
предусмотренные должностной
инструкцией
3) доказывают, что выполнение задания
зависит от третьего лица;
4) требуют помощи, предоставить
которую нереально;
5) ссылаются на то, что выполнение работы ничего не изменит в
существующем общем беспорядке, поэтому не следует и начинать
эту работу;

28. 6) указывают на неточность или на незначительную ошибку в
формулировании задания и доказывают, что оно непонятно и в
связи с этим выполнить его невозможно;
7) стремятся убедить руководителя, что эту работу лучше
выполнит другой работник.
Руководитель должен уметь распознать обоснованные просьбы
о помощи и решительно пресекать попытки подчиненных
уклониться от выполнения поставленных задач.
28

29. КАКИМ ИЗ МЕТОДОВ ПОСТАВИТЬ ЗАДАЧУ
ПОДЧИНЁННОМУ ?? : )
- - Совещание
- Индивидуальная беседа
- Просьба
- Устное распоряжение
- Поручение
- Указания во время
- «хождения по работе»
- Постановка задачи подчиненному под запись
- Приказ
- Записка
- Распечатка плана на текущий период
29

30. 30

31. Менеджер по развитию персонала :
Марина Танасевская
tanasevska@uf.ua
31