つまらない仕事も劇的改善!
カスタムアプリを使った業務改革事例
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講師紹介
サイボウズ Office
エバンジェリスト
熱田 優香
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撮影 / シェアOK
周りの方へのご配慮をお願いします!
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資料について
サイボウズ Officeタイムラインにて
後日シェアさせていただきます
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カスタムアプリとは?
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開発の知識がなくても、自社の業務に合わせて
Webデータベースを簡単に作れる機能です
カスタムアプリ
顧客管理
アプリ
案件管理
アプリ
売上情報
アプリ
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例えば、日報
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実際の画面をご覧ください
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カスタムアプリでできること
リアルタイムの情報共有、
ステータス管理 自動集計
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100種類以上のテンプレートから選べる
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日報 案件管理 クレーム管理 見積書管理 契約書管理 アンケート
社内FAQ ホームページ
制作・更新管理
ヒヤリハット 不動産
売買管理
制作プロジェクト
管理
返品・交換管理
使い方は無限大
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本日ご紹介する事例①
エクセル
既存業務の置き換え事例
電話
カスタムアプリ
メール 紙
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さらに一歩上をいく使い方
本日ご紹介する事例②
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メール・紙・エクセルの業務を
らくらく置き換え!
〜株式会社スキャンインター様〜
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株式会社スキャンインター様
• 社員数12名(2014年5月現在)
• 北欧の伝統製品を輸入販売
• 営業 兼 情シスが「サイボウズ Office」を導入・管理
• スケジューラーを探していたときに、
カスタムアプリでできる業務改善に可能性を感じる
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さまざまな非効率な業務
エクセルの
商談管理 紙の申請メールの日報
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エクセルからの脱却
エクセル カスタムアプリ
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形がどんどん変わる、エクセルでの商談管理・・・
・商談の進捗をエクセルで管理していた
・各営業マンが独自に形をカスタマイズするため、
進捗報告の形がグチャグチャ
・確認・集計がやりづらかった
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商談進捗管理アプリ
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実際の画面をご覧ください
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フォームが統一されて見やすく
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ルックアップで、表記ゆれもなくなる
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集計の手間が省けた!
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通知も出せる!
もうそろそろ訪問しよう
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紙からの脱却
紙の申請書 カスタムアプリ
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社長の外出が多くて、勤怠申請が滞る
・紙で勤怠の申請をしており、
社長が全部サインしていた。
・社長の外出が多く、紙の申請を
確認できない状態がありがち。
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勤怠管理アプリ
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休みの申請は勤怠管理アプリで
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外出先でも承認できて、スピードアップ!
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休暇の集計も手間いらず!
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勤怠ならこれも:タイムカードアプリ
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勤怠管理パックがあります!
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メールからの脱却
メール カスタムアプリ
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散乱するメール日報にサヨナラ!
・日報はメールで運用。
「CC:全社員」で日報を送りあっていた。
・バラバラにくる日報のメールが散乱。
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日報アプリですっきり見やすく!
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さまざまな非効率な業務
エクセルの
商談管理 紙の申請メールの日報
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カスタムアプリに置き換えたら変わった!
エクセル カスタムアプリ紙
メール
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電話で行っていた社内のやり取りを
カスタムアプリで効率化、集計・分析もできるように!
〜豊資会グループ様〜
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豊資会グループ様
• 社員数408名(2014年5月現在)
• 医療・介護事業を運営
• 「サイボウズ Office」が院内のIT化を促進
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電話からの脱却
電話 カスタムアプリ
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社内からの依頼、電話で受けるのはもう無理…
・システム部門への依頼は、すべて電話経由
・電話がくると、他の作業は停止
・同じような依頼も多い…
・依頼の進捗がわかりづらい
・ノウハウ・記録もたまらない
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システム連絡帳アプリ
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実際の画面をご覧ください
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優先度順に対応できるように
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依頼に紐づいたコメントもできる
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ノウハウも溜まっていく
同じようなトラブルも、
カスタムアプリのコメントに
対処方法が書いてあるから
他の人でも対応できる!
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実績もわかるように
実際の作業工数を登録し、
システム管理課の実績報告にも活用
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お客様の声
「情報システム部門は
一般的に成果が見えづらい部門。
実績を報告できるようになったことは
大変嬉しいです」
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しかし、それだけでは終わらなかった!
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カスタムアプリで余裕を持って
対応できるようになったものの、
まだまだ社員からの問い合わせが多い…
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ITトラブル解決ナレッジアプリ
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検索すると…答えが出てくる!
PC 検索
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社員が自己解決する仕組みを
トラブル解決ナレッジを見れば、
だいたいのことは
解決できるぞ!
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ナレッジアプリと依頼アプリの二刀流
ここ見たら
だいたい
載ってるよ!
ナレッジアプリで
問い合わせ数削減
依頼アプリで
作業効率アップ
➕
解決しなかったら
こっちに
登録してね!
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サイボウズの例
情シスへの依頼アプリは、テンプレートに!
社内Q&Aアプリも、テンプレートに!
情シス以外でも使える!
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まとめ
エクセル 電話メール 紙
既存の業務を置き換える
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まとめ
依頼系は、ナレッジアプリと二刀流で
ナレッジアプリで
問い合わせ数削減
依頼アプリで
作業効率アップ
➕
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さらに一歩上をいく!カスタムアプリの使い方
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掲示板からの乗り換え
掲示板 カスタムアプリ
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株式会社 大都様
• 社員数59名
• 1937年に創業され、今年で創業76周年を迎える老舗企業
• 電動工具や作業工具など40万点を販売。
• 3代目社長からネット通販を開始。
掲示板でのデザイン依頼を、カスタムアプリに!
掲示板だと
ステータス管理しづらい…
カスタムアプリなら
依頼と進捗を一覧化できる!
デザインの依頼は、一つの掲示板でやっていた
ここに依頼すれば
いいんだな
一つのデザインを頼むのにも、やりとりが多い
広告用のバナーをお願いします。
期限は今月中でお願いします。
サイズはどうしますか?
色に希望はありますか?
あ、サイズは1200×560pxで
お願いします
掲示板だと、やりとりで埋もれてしまう・・・
あと、このロゴもいれたいです!
要件をバラバラに伝えられて
案件管理しづらいなあ・・・
修正もお願いしていいですか?
さらに複数の依頼が一つの掲示板だと辛い・・・
A社のチラシの件ですが
納期を早めたいです
B社のバナーなんですけど、
色が…
商品Cのカタログページの件
どうなりました?
アイコンの件、
素材をください
掲示板でのデザイン依頼を、カスタムアプリに!
カスタムアプリなら依頼と進捗を一覧化できる!
案件に対するステータス・納期がわかりやすい
依頼と紐づいてコメントできる!
必須項目の指定で、漏れもなくなる
掲示板でのやりとりは、カスタムアプリで
クレーム管理 シフト変更依頼 契約書作成依頼
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絵文字とカスタムアプリの合わせ技
絵文字 カスタムアプリ
➕
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株式会社スクリプト様
• 社員数52名(2016年12月現在)
• 「人事」を支えるシステム導入・開発を中心に行う
• 複数人でプロジェクトを担当し、担当企業に常駐するため、
月1回の「帰社日」はあるものの、
社員同士顔を合わせる機会は少ない
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稼働状況共有アプリ
仕事の調子をアイコンで表現!
☀ :順調(ほぼ定時帰り)
☀☁:残業あっても少ない
☁ :毎日残業
☂ :過度に残業
(株式会社スクリプト様のご利用事例)
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絵文字との組み合わせで、入力工数を減らそう
絵文字 カスタムアプリ
➕
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スケジュールと工数管理アプリの合わせ技
スケジュール カスタムアプリ
➕
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小川会計事務所 様
• 社員数6名(2018年現在)
• 会計事務所
• 顧問先の契約金額が妥当であるかを調べるために、
顧問先別にどれくらい工数を割いているのか
計算する必要がある
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Before
日報アプリで工数管理をしていたが、
工数を入力するのが面倒で、
あまり浸透していなかった
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カスタムアプリは便利だけど、入力が面倒・・・
もっと楽に工数管理をする方法はないだろうか?
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スケジュールのデータを、流しこもう!
スケジュール カスタムアプリ
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スケジュールを利用することを思いついた
予定が終わったら…
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予定メニューを変更
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予定メニューを変更
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「予定」から「確定」に変えて、実績を入力
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スケジュールのデータを、CSVでカスタムアプリへ
スケジュール CSVデータ カスタムアプリ
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実績だけがカスタムアプリに入る
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誰がどんな作業をしたのか一目瞭然
スケジュールさえちゃんと
登録していれば、
集計ができて楽だね!
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顧問別の工数もわかる
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スケジュール入力するだけで、工数計算できる
スケジュールを入力するだけで工数管理ができるよう
に!
サイボウズ Officeを使って業務効率化をして、しっか
り実績を出しつつ、休む時には休むのが理想です。
導入担当者
中田さん
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スケジュールを利用した工数管理アプリ、あります!
顧問先別/業務内容/担当者別
に工数管理ができます
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終わりに
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カスタムアプリの上手な使い方
エクセル 紙メール 電話
既存の業務を置き換える
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依頼系は、ナレッジアプリと二刀流で
ナレッジアプリで
問い合わせ数削減
依頼アプリで
作業効率アップ
➕
カスタムアプリの上手な使い方
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掲示板でやりづらい業務はカスタムアプリに
カスタムアプリの上手な使い方
掲示板 カスタムアプリ
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入力工数を減らす工夫をする
カスタムアプリの上手な使い方
スケジュールの
CSVデータ
絵文字
これからの働き方
出社しなくても仕事できるように
物理的なリアルオフィス ネット上のリアルオフィス
これからは「サイボウズ Officeに出社」が当たり前の時代に
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ITツールを活用している会社は、利益の伸長率も高い
H28 規模別・業種別の中小企業の経営課題に関する調査
公益財団法人 全国中小企業取引振興協会実施
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カスタムアプリを使うには
契約中の方 検討中の方
まずは30日間の
無料お試し
プレミアムコースへの
プラン変更
(800円/1ユーザー)
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カスタムアプリが気になる方は
カスタムアプリ
TOP100チラシを
ご覧ください
105
次のセッション 15:40〜
106
サイボウズ Officeが気になる方は
ブースにて
お待ちしております
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資料について
サイボウズ Officeタイムラインにて
後日シェアさせていただきます
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カスタムアプリなら業務もコミュニケーションも改善できる!
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さあ始めよう、
カスタムアプリを使った業務改革!
〜ご清聴ありがとうございました〜

つまらない仕事も劇的改善!カスタムアプリを使った業務改革事例