Microsoft Flow で作る承認ワークフロー

Microsoft Flow で作る
承認ワークフロー
ローコーディングの極み！
Japan Power Platform Day Winter ‘18
2018/12/21
太田浩史
Office Apps and Services – Microsoft MVP
株式会社内田洋行
Power Platform Day Winter ‘18 p. 1

自己紹介
太田浩史 (おおたひろふみ)
• 2008 年ごろから、SharePoint を中心に活動しています。
• 自社やお客様の Office 365 活用のご支援もしています。
• ちょっとした工夫や役立ちそうな小ネタが好きです。
Microsoft MVP
2013 - 2014 SharePoint Server
2015 - 2018 Office Servers and Services
2018 – 2019 Office Apps & Services
www.slideshare.net/hirofumi_ota
idea.tostring.jp
ブログとか資料とかソーシャルとか
twitter.com/hrfmjp
www.facebook.com/idea.tostring.jp

Office 365 管理者のための
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今日の内容
Microsoft Flow ってどんなものなの？
Microsoft Flow で承認ワークフローを作れるの？
あとでちょっと試してみようかな。

Microsoft Flow の基礎

Microsoft Flow
なにかが起きたら
なにかを実行する

Microsoft Flow
トリガー
アクション
「トリガー」と「アクション」の組合せで処理を自動化

Microsoft Flow とサービスをつなぐコネクタ
200 個以上のコネクタ
多様なサービスと簡単に連携できるように対象の
サービス毎のコネクタが用意されている
Standard コネクタ
Microsoft Flow for Office 365 ライセンスで
利用可能なコネクタ
Premium コネクタ
利用するために有償ライセンスが必要なコネクタ
• Microsoft Flow Plan1
• Microsoft Flow Plan2

コネクタとトリガーとアクション
Office 365 Outlook コネクタ
トリガー
• メールにフラグが設定されたとき
• 新しいメールが届いたとき
• イベントが追加、更新、削除されたとき
• イベントが変更されたとき
• 自分をメンションした新しいメールが届いたとき
• 新しいメールが共有メールボックスに届いたとき
• 予定しているイベントがすぐに開始されるとき
アクション
• メールにフラグを設定
• メールの送信、返信、転送、移動、削除
• メールの取得
• 添付ファイルの取得
• 予定表の取得
• イベントの作成、更新、削除
• 会議室の取得
• 会議の時間を検索
• 連絡先の作成、更新、削除
• 1つのイベントの取得
and more
コネクタにはひとつ以上のトリガー
またはアクションが含まれる

接続
• コネクタを利用してサービスに接続するための資格情報などを
Microsoft Flow に登録しフロー実行時に利用される

Microsoft Flow の 3 点セット
コネクタトリガー/アクション接続
Microsoft Flow が
連携できるサービスなど
コネクタ毎に
実行できる操作
操作実行に必要な
資格情報など
これらを上手く活用して任意の処理を作成する

条件分岐スイッチ分岐
条件を満たす時・満たさない時で処理を分ける。値に応じて処理を複数に分ける。
並列分岐
ループ
each / do until
同時に 2 つ以上の処理を並列で行う。指定した条件を満たすまで処理をくり返す。
処理にロジックを組込むための要素

「処理は上から下へ」の基本原則
Microsoft Flow の
基本原則
処理は上から下へ
流れる
逆流することはない

Approvals コネクタ
「Start an approval」
アクション
入力：
承認に必要な情報
出力：
承認結果
Approve
または
Reject
システム間の連携の途中に人の “承認=判断” を組み込む

担当者の承認をもらってツイートする
ツイートを申請したら
担当者から承認をもらう
ツイートする

デモ

担当者の承認をもらってツイートする

• 承認者はいろいろな方法で承認操作を行うことができる
承認操作
Microsoft Flow メール
Outlook
Microsoft Teams スマホアプリ

申請者の所属に応じて承認経路を変える
広報室
広報室以外
ツイートを申請したら
所属は？
ツイートする
担当者から承認をもらう
上司から承認をもらう

デモ

申請者の所属に応じて承認経路を変える

作成したフローを他のユーザーに実行させる
Microsoft Flow の基本原則：
• コネクタの “接続（資格情報）” はフロー作成時に設定する
• 自分にとって役立つ処理を自分で自動化する
例外のトリガー例：
• モバイルの Flow ボタン「手動でフローをトリガーします」トリガー
• SharePoint 「選択したアイテムの場合」トリガー
• Excel Online for Business 「選択した行」トリガー
他のユーザーに実行専用アクセス許可を付与できる

実行のみのユーザー管理

ユーザーやグループを招待：
フローの実行のみを許可するユーザーやグループを指定
使用する接続：
「実行専用のユーザーによって提供されました」
フロー実行者が作成した接続を利用してフローを実行する
「この接続 (<接続名>) を使用する」
フロー作成者が作成した接続を利用してフローを実行する

デモ

SharePoint と

SharePoint と承認ワークフロー
• SharePoint に登録された情報を基に承認ワークフローを手動実行

SharePoint「選択したアイテムの場合」トリガー
• 指定したリストやライブラリから手動でフローを実行できる

SharePoint「選択したアイテムの場合」トリガー

デモ

SharePoint リストまたはライブラリを招待：
リストやライブラリにアクセス権のあるユーザーに実行を許可
使用する接続：
「実行専用のユーザーによって提供されました」
実行時に、ユーザーが接続を作成してフローを実行する
「この接続 (<接続名>) を使用する」
実行時に、フロー作成者の接続を利用してフローを実行できる

Microsoft Forms と
SharePoint と

お問合せフォームへの回答

問合せ分類に応じた
担当者を割り当て
承認
却下
担当者に戻す
問合せフォームに入力があったら
問合せ分類
問合せにメールで回答する
担当者 A
担当者 B
担当者 C
上司承認回答作成
Microsoft Forms

デモ

変数の活用：
• 変数を上手く利用することで値の再利用やステージ管理
ループやスイッチの活用：
• 組合わせて利用すると少し複雑なフローも実現できるかも
トリガーやアクションの実行者を意識：
• トリガーは意図したユーザーが実行・アクセスできるか？
• アクションを実行するユーザーは意図したものか？
• 匿名化などが必要な場合は「共有メールボックス」など、
利用するアクションを工夫
データ共有は SharePoint が手軽
• SharePoint を上手く使って申請者や承認者間でデータ共有

おまけ

2 つのフォームを連携させる
フローの途中にトリガーを配置：
• フローの途中にトリガーを配置することで、
疑似的な “入力待ち” 状態を作ることができる
2 つのトリガーを関連付ける何か：
• フローの最初のトリガーと 2 つ目のトリガーは、
特に関連付けられているわけではないので工夫が必要
例）ユーザーに 2 つのトリガーで同じ値を入力させ、
2 つ目のトリガーはループしながら同じ値の入力を待つ
など

まとめ

Microsoft Flow で承認ワークフロー
トリガーを何にするのか？（手動 or 自動？アクセス許可は？）
• SharePoint リスト/ライブラリ
• Microsoft Flow アプリのボタン
• Microsoft Forms など
申請データを何で管理するのか？
• Office 365 ユーザーなら SharePoint がオススメ
処理を実行するユーザーは誰か？
• コネクタの接続や利用するアクションを工夫する
複雑なワークフローを実現するには？
• 条件分岐、ループ処理、変数を上手く活用する

Microsoft Flow とは？
GUI で操作するプログラミングツール
たいせつなことは考えること、
あたまをひねって楽しいフローライフを！

ちょいとしたパズルだね

Power Platform Day Winter ‘18 Fin.

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