Microsoft Flow で作る
承認ワークフロー
ローコーディングの極み!
Japan Power Platform Day Winter ‘18
2018/12/21
太田 浩史
Office Apps and Services – Microsoft MVP
株式会社 内田洋行
Power Platform Day Winter ‘18 p. 1
自己紹介
太田 浩史 (おおた ひろふみ)
• 2008 年ごろから、SharePoint を中心に活動しています。
• 自社やお客様の Office 365 活用のご支援もしています。
• ちょっとした工夫や役立ちそうな小ネタが好きです。
Power Platform Day Winter ‘18 p. 2
Microsoft MVP
2013 - 2014 SharePoint Server
2015 - 2018 Office Servers and Services
2018 – 2019 Office Apps & Services
www.slideshare.net/hirofumi_ota
idea.tostring.jp
ブログとか資料とかソーシャルとか
twitter.com/hrfmjp
www.facebook.com/idea.tostring.jp
Power Platform Day Winter ‘18 p. 3
Office 365 管理者のための
逆引き PowerShell ハンドブック
定価 3240円(税込み)
(発売日 2018年11月15日)
今日の内容
Power Platform Day Winter ‘18 p. 4
Microsoft Flow ってどんなものなの?
Microsoft Flow で承認ワークフローを作れるの?
あとでちょっと試してみようかな。
Power Platform Day Winter ‘18 p. 5
Microsoft Flow の基礎
Microsoft Flow
Power Platform Day Winter ‘18 p. 6
なにかが起きたら
なにかを実行する
Microsoft Flow
Power Platform Day Winter ‘18 p. 7
トリガー
アクション
「トリガー」と「アクション」の組合せで処理を自動化
Microsoft Flow とサービスをつなぐコネクタ
Power Platform Day Winter ‘18 p. 8
200 個以上のコネクタ
多様なサービスと簡単に連携できるように対象の
サービス毎のコネクタが用意されている
Standard コネクタ
Microsoft Flow for Office 365 ライセンスで
利用可能なコネクタ
Premium コネクタ
利用するために有償ライセンスが必要なコネクタ
• Microsoft Flow Plan1
• Microsoft Flow Plan2
コネクタとトリガーとアクション
Power Platform Day Winter ‘18 p. 9
Office 365 Outlook コネクタ
トリガー
• メールにフラグが設定されたとき
• 新しいメールが届いたとき
• イベントが追加、更新、削除されたとき
• イベントが変更されたとき
• 自分をメンションした新しいメールが届いたとき
• 新しいメールが共有メールボックスに届いたとき
• 予定しているイベントがすぐに開始されるとき
アクション
• メールにフラグを設定
• メールの送信、返信、転送、移動、削除
• メールの取得
• 添付ファイルの取得
• 予定表の取得
• イベントの作成、更新、削除
• 会議室の取得
• 会議の時間を検索
• 連絡先の作成、更新、削除
• 1つのイベントの取得
and more
コネクタにはひとつ以上のトリガー
またはアクションが含まれる
接続
Power Platform Day Winter ‘18 p. 10
• コネクタを利用してサービスに接続するための資格情報などを
Microsoft Flow に登録しフロー実行時に利用される
Microsoft Flow の 3 点セット
Power Platform Day Winter ‘18 p. 11
コネクタ トリガー/アクション 接続
Microsoft Flow が
連携できるサービスなど
コネクタ毎に
実行できる操作
操作実行に必要な
資格情報など
これらを上手く活用して任意の処理を作成する
条件分岐 スイッチ分岐
条件を満たす時・満たさない時で処理を分ける。 値に応じて処理を複数に分ける。
並列分岐
ループ
each / do until
同時に 2 つ以上の処理を並列で行う。 指定した条件を満たすまで処理をくり返す。
処理にロジックを組込むための要素
Power Platform Day Winter ‘18 p. 12
「処理は上から下へ」の基本原則
Power Platform Day Winter ‘18 p. 13
Microsoft Flow の
基本原則
処理は上から下へ
流れる
逆流することはない
Power Platform Day Winter ‘18 p. 14
承認ワークフロー
Approvals コネクタ
Power Platform Day Winter ‘18 p. 15
「Start an approval」
アクション
入力:
承認に必要な情報
出力:
承認結果
Approve
または
Reject
システム間の連携の途中に人の “承認=判断” を組み込む
担当者の承認をもらってツイートする
Power Platform Day Winter ‘18 p. 16
ツイートを申請したら
担当者から承認をもらう
ツイートする
Power Platform Day Winter ‘18 p. 17
デモ
担当者の承認をもらってツイートする
Power Platform Day Winter ‘18 p. 18
• 承認者はいろいろな方法で承認操作を行うことができる
承認操作
Power Platform Day Winter ‘18 p. 19
Microsoft Flow メール
Outlook
Microsoft Teams スマホ アプリ
申請者の所属に応じて承認経路を変える
Power Platform Day Winter ‘18 p. 20
広報室
広報室以外
ツイートを申請したら
所属は?
ツイートする
担当者から承認をもらう
上司から承認をもらう
Power Platform Day Winter ‘18 p. 21
デモ
申請者の所属に応じて承認経路を変える
Power Platform Day Winter ‘18 p. 22
作成したフローを他のユーザーに実行させる
Power Platform Day Winter ‘18 p. 23
Microsoft Flow の基本原則:
• コネクタの “接続(資格情報)” はフロー作成時に設定する
• 自分にとって役立つ処理を自分で自動化する
例外のトリガー例:
• モバイルの Flow ボタン「手動でフローをトリガーします」トリガー
• SharePoint 「選択したアイテムの場合」トリガー
• Excel Online for Business 「選択した行」トリガー
他のユーザーに 実行専用アクセス許可 を付与できる
実行のみのユーザー管理
Power Platform Day Winter ‘18 p. 24
実行のみのユーザー管理
Power Platform Day Winter ‘18 p. 25
ユーザーやグループを招待:
フローの実行のみを許可するユーザーやグループを指定
使用する接続:
「実行専用のユーザーによって提供されました」
フロー実行者が作成した接続を利用してフローを実行する
「この接続 (<接続名>) を使用する」
フロー作成者が作成した接続を利用してフローを実行する
Power Platform Day Winter ‘18 p. 26
デモ
Power Platform Day Winter ‘18 p. 27
SharePoint と
承認ワークフロー
SharePoint と承認ワークフロー
Power Platform Day Winter ‘18 p. 28
• SharePoint に登録された情報を基に承認ワークフローを手動実行
SharePoint「選択したアイテムの場合」トリガー
Power Platform Day Winter ‘18 p. 29
• 指定したリストやライブラリから手動でフローを実行できる
SharePoint「選択したアイテムの場合」トリガー
Power Platform Day Winter ‘18 p. 30
Power Platform Day Winter ‘18 p. 31
デモ
実行のみのユーザー管理
Power Platform Day Winter ‘18 p. 32
SharePoint リストまたはライブラリを招待:
リストやライブラリにアクセス権のあるユーザーに実行を許可
使用する接続:
「実行専用のユーザーによって提供されました」
実行時に、ユーザーが接続を作成してフローを実行する
「この接続 (<接続名>) を使用する」
実行時に、フロー作成者の接続を利用してフローを実行できる
Power Platform Day Winter ‘18 p. 33
Microsoft Forms と
SharePoint と
承認ワークフロー
お問合せフォームへの回答
Power Platform Day Winter ‘18 p. 34
お問合せフォームへの回答
Power Platform Day Winter ‘18 p. 35
問合せ分類に応じた
担当者を割り当て
承認
却下
担当者に戻す
問合せフォームに入力があったら
問合せ分類
問合せにメールで回答する
担当者 A
担当者 B
担当者 C
上司承認回答作成
Microsoft Forms
Power Platform Day Winter ‘18 p. 36
デモ
お問合せフォームへの回答
Power Platform Day Winter ‘18 p. 37
変数の活用:
• 変数を上手く利用することで値の再利用やステージ管理
ループやスイッチの活用:
• 組合わせて利用すると少し複雑なフローも実現できるかも
トリガーやアクションの実行者を意識:
• トリガーは意図したユーザーが実行・アクセスできるか?
• アクションを実行するユーザーは意図したものか?
• 匿名化などが必要な場合は「共有メールボックス」など、
利用するアクションを工夫
データ共有は SharePoint が手軽
• SharePoint を上手く使って申請者や承認者間でデータ共有
Power Platform Day Winter ‘18 p. 38
おまけ
2 つのフォームを連携させる
Power Platform Day Winter ‘18 p. 39
フローの途中にトリガーを配置:
• フローの途中にトリガーを配置することで、
疑似的な “入力待ち” 状態を作ることができる
2 つのトリガーを関連付ける何か:
• フローの最初のトリガーと 2 つ目のトリガーは、
特に関連付けられているわけではないので工夫が必要
例)ユーザーに 2 つのトリガーで同じ値を入力させ、
2 つ目のトリガーはループしながら同じ値の入力を待つ
など
Power Platform Day Winter ‘18 p. 40
まとめ
Microsoft Flow で承認ワークフロー
Power Platform Day Winter ‘18 p. 41
トリガーを何にするのか?(手動 or 自動?アクセス許可は?)
• SharePoint リスト/ライブラリ
• Microsoft Flow アプリのボタン
• Microsoft Forms など
申請データを何で管理するのか?
• Office 365 ユーザーなら SharePoint がオススメ
処理を実行するユーザーは誰か?
• コネクタの 接続 や 利用するアクション を工夫する
複雑なワークフローを実現するには?
• 条件分岐、ループ処理、変数を上手く活用する
Microsoft Flow とは?
Power Platform Day Winter ‘18 p. 42
GUI で操作するプログラミング ツール
たいせつなことは考えること、
あたまをひねって楽しいフロー ライフを!
Power Platform Day Winter ‘18 p. 43
ちょいとしたパズルだね
Power Platform Day Winter ‘18 Fin.

Microsoft Flow で作る承認ワークフロー

  • 1.
    Microsoft Flow で作る 承認ワークフロー ローコーディングの極み! JapanPower Platform Day Winter ‘18 2018/12/21 太田 浩史 Office Apps and Services – Microsoft MVP 株式会社 内田洋行 Power Platform Day Winter ‘18 p. 1
  • 2.
    自己紹介 太田 浩史 (おおたひろふみ) • 2008 年ごろから、SharePoint を中心に活動しています。 • 自社やお客様の Office 365 活用のご支援もしています。 • ちょっとした工夫や役立ちそうな小ネタが好きです。 Power Platform Day Winter ‘18 p. 2 Microsoft MVP 2013 - 2014 SharePoint Server 2015 - 2018 Office Servers and Services 2018 – 2019 Office Apps & Services www.slideshare.net/hirofumi_ota idea.tostring.jp ブログとか資料とかソーシャルとか twitter.com/hrfmjp www.facebook.com/idea.tostring.jp
  • 3.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 3 Office 365 管理者のための 逆引き PowerShell ハンドブック 定価 3240円(税込み) (発売日 2018年11月15日)
  • 4.
    今日の内容 Power Platform DayWinter ‘18 p. 4 Microsoft Flow ってどんなものなの? Microsoft Flow で承認ワークフローを作れるの? あとでちょっと試してみようかな。
  • 5.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 5 Microsoft Flow の基礎
  • 6.
    Microsoft Flow Power PlatformDay Winter ‘18 p. 6 なにかが起きたら なにかを実行する
  • 7.
    Microsoft Flow Power PlatformDay Winter ‘18 p. 7 トリガー アクション 「トリガー」と「アクション」の組合せで処理を自動化
  • 8.
    Microsoft Flow とサービスをつなぐコネクタ PowerPlatform Day Winter ‘18 p. 8 200 個以上のコネクタ 多様なサービスと簡単に連携できるように対象の サービス毎のコネクタが用意されている Standard コネクタ Microsoft Flow for Office 365 ライセンスで 利用可能なコネクタ Premium コネクタ 利用するために有償ライセンスが必要なコネクタ • Microsoft Flow Plan1 • Microsoft Flow Plan2
  • 9.
    コネクタとトリガーとアクション Power Platform DayWinter ‘18 p. 9 Office 365 Outlook コネクタ トリガー • メールにフラグが設定されたとき • 新しいメールが届いたとき • イベントが追加、更新、削除されたとき • イベントが変更されたとき • 自分をメンションした新しいメールが届いたとき • 新しいメールが共有メールボックスに届いたとき • 予定しているイベントがすぐに開始されるとき アクション • メールにフラグを設定 • メールの送信、返信、転送、移動、削除 • メールの取得 • 添付ファイルの取得 • 予定表の取得 • イベントの作成、更新、削除 • 会議室の取得 • 会議の時間を検索 • 連絡先の作成、更新、削除 • 1つのイベントの取得 and more コネクタにはひとつ以上のトリガー またはアクションが含まれる
  • 10.
    接続 Power Platform DayWinter ‘18 p. 10 • コネクタを利用してサービスに接続するための資格情報などを Microsoft Flow に登録しフロー実行時に利用される
  • 11.
    Microsoft Flow の3 点セット Power Platform Day Winter ‘18 p. 11 コネクタ トリガー/アクション 接続 Microsoft Flow が 連携できるサービスなど コネクタ毎に 実行できる操作 操作実行に必要な 資格情報など これらを上手く活用して任意の処理を作成する
  • 12.
    条件分岐 スイッチ分岐 条件を満たす時・満たさない時で処理を分ける。 値に応じて処理を複数に分ける。 並列分岐 ループ each/ do until 同時に 2 つ以上の処理を並列で行う。 指定した条件を満たすまで処理をくり返す。 処理にロジックを組込むための要素 Power Platform Day Winter ‘18 p. 12
  • 13.
    「処理は上から下へ」の基本原則 Power Platform DayWinter ‘18 p. 13 Microsoft Flow の 基本原則 処理は上から下へ 流れる 逆流することはない
  • 14.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 14 承認ワークフロー
  • 15.
    Approvals コネクタ Power PlatformDay Winter ‘18 p. 15 「Start an approval」 アクション 入力: 承認に必要な情報 出力: 承認結果 Approve または Reject システム間の連携の途中に人の “承認=判断” を組み込む
  • 16.
    担当者の承認をもらってツイートする Power Platform DayWinter ‘18 p. 16 ツイートを申請したら 担当者から承認をもらう ツイートする
  • 17.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 17 デモ
  • 18.
  • 19.
    • 承認者はいろいろな方法で承認操作を行うことができる 承認操作 Power PlatformDay Winter ‘18 p. 19 Microsoft Flow メール Outlook Microsoft Teams スマホ アプリ
  • 20.
    申請者の所属に応じて承認経路を変える Power Platform DayWinter ‘18 p. 20 広報室 広報室以外 ツイートを申請したら 所属は? ツイートする 担当者から承認をもらう 上司から承認をもらう
  • 21.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 21 デモ
  • 22.
  • 23.
    作成したフローを他のユーザーに実行させる Power Platform DayWinter ‘18 p. 23 Microsoft Flow の基本原則: • コネクタの “接続(資格情報)” はフロー作成時に設定する • 自分にとって役立つ処理を自分で自動化する 例外のトリガー例: • モバイルの Flow ボタン「手動でフローをトリガーします」トリガー • SharePoint 「選択したアイテムの場合」トリガー • Excel Online for Business 「選択した行」トリガー 他のユーザーに 実行専用アクセス許可 を付与できる
  • 24.
  • 25.
    実行のみのユーザー管理 Power Platform DayWinter ‘18 p. 25 ユーザーやグループを招待: フローの実行のみを許可するユーザーやグループを指定 使用する接続: 「実行専用のユーザーによって提供されました」 フロー実行者が作成した接続を利用してフローを実行する 「この接続 (<接続名>) を使用する」 フロー作成者が作成した接続を利用してフローを実行する
  • 26.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 26 デモ
  • 27.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 27 SharePoint と 承認ワークフロー
  • 28.
    SharePoint と承認ワークフロー Power PlatformDay Winter ‘18 p. 28 • SharePoint に登録された情報を基に承認ワークフローを手動実行
  • 29.
    SharePoint「選択したアイテムの場合」トリガー Power Platform DayWinter ‘18 p. 29 • 指定したリストやライブラリから手動でフローを実行できる
  • 30.
  • 31.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 31 デモ
  • 32.
    実行のみのユーザー管理 Power Platform DayWinter ‘18 p. 32 SharePoint リストまたはライブラリを招待: リストやライブラリにアクセス権のあるユーザーに実行を許可 使用する接続: 「実行専用のユーザーによって提供されました」 実行時に、ユーザーが接続を作成してフローを実行する 「この接続 (<接続名>) を使用する」 実行時に、フロー作成者の接続を利用してフローを実行できる
  • 33.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 33 Microsoft Forms と SharePoint と 承認ワークフロー
  • 34.
  • 35.
    お問合せフォームへの回答 Power Platform DayWinter ‘18 p. 35 問合せ分類に応じた 担当者を割り当て 承認 却下 担当者に戻す 問合せフォームに入力があったら 問合せ分類 問合せにメールで回答する 担当者 A 担当者 B 担当者 C 上司承認回答作成 Microsoft Forms
  • 36.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 36 デモ
  • 37.
    お問合せフォームへの回答 Power Platform DayWinter ‘18 p. 37 変数の活用: • 変数を上手く利用することで値の再利用やステージ管理 ループやスイッチの活用: • 組合わせて利用すると少し複雑なフローも実現できるかも トリガーやアクションの実行者を意識: • トリガーは意図したユーザーが実行・アクセスできるか? • アクションを実行するユーザーは意図したものか? • 匿名化などが必要な場合は「共有メールボックス」など、 利用するアクションを工夫 データ共有は SharePoint が手軽 • SharePoint を上手く使って申請者や承認者間でデータ共有
  • 38.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 38 おまけ
  • 39.
    2 つのフォームを連携させる Power PlatformDay Winter ‘18 p. 39 フローの途中にトリガーを配置: • フローの途中にトリガーを配置することで、 疑似的な “入力待ち” 状態を作ることができる 2 つのトリガーを関連付ける何か: • フローの最初のトリガーと 2 つ目のトリガーは、 特に関連付けられているわけではないので工夫が必要 例)ユーザーに 2 つのトリガーで同じ値を入力させ、 2 つ目のトリガーはループしながら同じ値の入力を待つ など
  • 40.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 40 まとめ
  • 41.
    Microsoft Flow で承認ワークフロー PowerPlatform Day Winter ‘18 p. 41 トリガーを何にするのか?(手動 or 自動?アクセス許可は?) • SharePoint リスト/ライブラリ • Microsoft Flow アプリのボタン • Microsoft Forms など 申請データを何で管理するのか? • Office 365 ユーザーなら SharePoint がオススメ 処理を実行するユーザーは誰か? • コネクタの 接続 や 利用するアクション を工夫する 複雑なワークフローを実現するには? • 条件分岐、ループ処理、変数を上手く活用する
  • 42.
    Microsoft Flow とは? PowerPlatform Day Winter ‘18 p. 42 GUI で操作するプログラミング ツール たいせつなことは考えること、 あたまをひねって楽しいフロー ライフを!
  • 43.
    Power Platform DayWinter ‘18 p. 43 ちょいとしたパズルだね
  • 44.
    Power Platform DayWinter ‘18 Fin.