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Teams ＋ Power Platform でチームメンバーの状況報告を圧倒的効率化！
第30回 Office 365 勉強会 https://jpo365ug.connpass.com/event/191573/
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Teams ＋ Power Platform でチームメンバーの状況報告を圧倒的効率化！
- 1. Teams ＋ PowerPlatform で チームメンバーの状況報告を 圧倒的効率化！ 2020/11/14(土) 第30回 Office 365 勉強会 #m365jp @yamad365 https://qiita.com/yamad365 山田 晃央（Yamada Teruchika）
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- 9. #m365jp Speaker is 誰？ #愛知#名古屋弁 #三河弁 #M365 #MSクラウド #PowerPlatformスキー #PowerAppダイスキー 株式会社アイシーソフト シニアテクニカルマネジャー http://www.icsoft.jp/ yamad365 https://qiita.com/yamad365
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- 12. #m365jp Japan Power PlatformUser Group 参加ください https://power.users.community
- 13. #m365jp Power Platform系 Facebookグループ •Japan Power BI User Group www.facebook.com/groups/JapanPBUG/ • LogicFlow-ja www.facebook.com/groups/logicflowja • Japan Power Apps User Group www.facebook.com/groups/powerappsjp/ • Japan Power Virtual Agents User Group www.facebook.com/groups/JPVAUG/
- 14. #m365jp おしながき 1. 緊急事態宣言！ 前と後の状況 2.困ったコト（＝課題） 3. ほだ！ Power Platform があるがや！（名古屋弁・三河弁 4. Teams ＋ Power Automate ＋ Power Apps で課題を解 決 5. まとめ
- 15. #m365jp 1. 緊急事態宣言！ 前と後の状況 2.困ったコト（＝課題） 3. ほだ！ Power Platform があるがや！（名古屋弁・三河弁 4. Teams ＋ Power Automate ＋ Power Apps で課題を解 決 5. まとめ
- 16. #m365jp Before COVID-19 →ﾍｲｼｬｧ • 業種は システム屋さん • 拠点は 名古屋、東京／対応エリアは日本全国 • 当方の部署は MSクラウド部隊 • 365導入支援、Teams展開など賜り〼 • 当方含めて約10名 • オンプレ資源は バックオフィス専用のファイルサーバー程度 • 2014年 4月 から Office 365（現 Microsoft 365）利用 • 導入当初から、テレワーク等は柔軟に導入・実践 • 過去 SfB＋SPO → 今 Teams
- 17. #m365jp 2014年から既にテレワーク可能でした • メンバー1名に対して、1台以上のノートPC • 主要メンバーは、社用携帯、モバイルWi-Fi等を会社支給 • BYOD 許可 • 個人携帯、個人PCの利用も可 • 365 の各種サービスは各メンバーが自由に活用可能 • 「自分たちが提供するモノ」は「自分たちも試す」
- 18. Microsoft 365 主な利用方法 Teamsプロジェクト毎にチーム作成。基本、社内のみで完結 SharePoint お客さん等をゲストで招き入れて、情報共有で利用 OneDrive 完全個人向け。外部共有は可（※共有期間等アリ） Exchange BYOD での利用も可 Yammer 雑談ぐらいにしか使ってないｗ（Teams が便利過ぎ）
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- 21. #m365jp After COVID-19 →ﾍｲｼｬｧ • 東京メンバー は 2020年2～3月時点で、 先行してテレワーク可能なメンバーを順次 完全テレワークへ • 名古屋メンバー も 2020年3月頃に、 弊部隊が先行して完全テレワへ移行 → 翌 4月 会社として正式に全社員テレワーク移行を発表 • 弊チームは朝会等は未実施（プロジェクト毎に進捗会議してた） 2014年時点でテレワーク可能な状況だったため、混乱なく移行できた 家庭状況や機器等の理由で“自宅で作業ができない”等の場合は、 「密を避ける方法」 (自転車や車などを利用)での出社も可能 総務などの一部業務がオンプレ資源を利用していた → VPN等を追加し、バックオフィス系業務も（ほぼ？）リモート可能に対応
- 22. Microsoft 365 主な利用用途 Teamsプロジェクト毎にチーム作成。＋「部門チーム」追加 👈New！ SharePoint お客さん等をゲストで招き入れて、情報共有で利用 OneDrive 完全個人向け。外部共有は可（※共有期間等アリ） Exchange BYOD での利用も可 Yammer 雑談ぐらいにしか使ってないｗ（Teams が便利過ぎ）
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- 24. #m365jp 1. 緊急事態宣言！ 前と後の状況 2.困ったコト（＝課題） 3. ほだ！ Power Platform があるがや！（名古屋弁・三河弁 4. Teams ＋ Power Automate ＋ Power Apps で課題を解 決 5. まとめ
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- 27. #m365jp メンバーは１～ｎ個の案件を平行で担 当 メンバーA メンバーB メンバーC マネージャー 「X社 案件」やってます 「Y社 案件」やってます 「Hoge社案件」も… 「X社 案件」やってます 「Z社 案件」やってます 「Q社 案件」やってます
- 28. #m365jp 完全テレワークにしました。 メンバーA メンバーB メンバーC マネージャー 「X社 案件」 「Y社 案件」 「Hoge社案件」 「X社 案件」 「Z社 案件」 「Q社 案件」
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- 35. 課題の整理 状況把握 複数プロジェクトを束ねる立場だと、情報が混線しやすい 報告手段 メンバーが統一された手段で報告してくれない 記憶限界複数メンバーｘ複数プロジェクト。全部、覚えられないｯ！
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- 37. #m365jp 1. 緊急事態宣言！ 前と後の状況 2.困ったコト（＝課題） 3. ほだ！ Power Platform があるがや！（名古屋弁・三河弁 4. Teams ＋ Power Automate ＋ Power Apps で課題を解 決 5. まとめ
- 38. 状況報告 を 統一すべし！ 様々なモノが 簡単に連携する しかも Low Code・NoCodeで。 そう Microsoft 365 ＋ Power Platform ならね
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- 40. #m365jp コロナ対策エンジニア ウェビナーにて 30分でランチ勉強！Microsoft PowerAutomateで健康状態報告フローを作る https://power-covid19.connpass.com/event/172166/ Hiro（@mofumofu_dance）さんが、 Power Automate ＋ Adaptive Cards で 「メンバーの健康状態をヒアリングする仕組み」 を作っているのを視聴。
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- 44. #m365jp おことわり • 勉強会開催時点で ProjectOakdale 機能は プレビューです • Step by Step での作成手順は本資料で説明しません。 参考情報や資料をもとに是非トライしてください！ • 「どうしても・・・」って時は、 コミュニティで質問する or お仕事で相談ください • 各種用語などは“知ってる前提”で説明していきます
- 45. #m365jp Microsoft Inspire 2020前 • Inspire 2020 前までは、データソースが SPO 版で運用 • 約10名 x 20日／月 稼働 ＝ 200件／月データが蓄積される • 懸念 • Power Apps の委任問題（500 ～ 2,000件）が気になる https://docs.microsoft.com/ja-jp/powerapps/maker/canvas-apps/delegation-overview • SPO の 5千件問題も気になる https://idea.tostring.jp/?p=4088 懸念はあるが、チーム全員ぶんの CDS ライセンスが無かったので…
- 46. #m365jp アーキテクチャー SharePoint Online版 データ ストア ②報告要 請 ④登録 申請者 チーム全員 閲覧可能 ①タイ マー で発火 ③報告 報告依頼フロー ⑤報告結 果 蓄積 ⑥状況把握 閲覧専用アプリ ※修正はデータストアへ直接実施
- 47. #m365jp Microsoft Inspire 2020後 • Project Oakdale 爆誕！（プレビュー開始） • Project Oakdale とは？ 『Microsoft Teams のチーム上で CDS ＋ Power Apps が利用可能な仕組み』 ※しかも、有償ライセンスが不要 • 参考情報 • https://docs.microsoft.com/ja-jp/powerapps/teams/overview-data-platform • https://memo.tyoshida.me/office-365/project-oakdale-annoucement-for-microsoft-teams/ • https://qiita.com/yamad365/items/eb9c96dbebf6ae770648 • 限定的だけど CDS が使えるだとー！！これは採用するしかねぇ！
- 48. #m365jp アーキテクチャー Project Oakdale版 Oakdale CDS ②報告要 請 ④登録 申請者 チーム全員 閲覧可能 ①タイ マー で発火 ③報告 報告依頼フロー ⑤報告結 果 蓄積 ⑥状況把握 閲覧アプリ 自分の報告のみ 修正可能 Oakdale ソリューション
- 49. #m365jp 参考URL • #ProjectOakdale の裏側はソリューションだ！ •https://qiita.com/yamad365/items/448dc317479b709d03ac • #PowerPlatform デザインパターン 報告を集める系 • https://qiita.com/yamad365/items/4b8d7f9a13d5d8943f19
- 51. #m365jp 1. 緊急事態宣言！ 前と後の状況 2.困ったコト（＝課題） 3. ほだ！ Power Platform があるがや！（名古屋弁・三河弁 4. Teams ＋ Power Automate ＋ Power Apps で課題を解 決 5. まとめ
- 52. #m365jp 要件の整理 • 報告のポイントは下記３つ 1. 昨日までの実績 2.今日の予定 3. 問題点 • 自動で毎朝9時に報告を求めたい • 同時に各メンバーの体調も知りたい（平熱なの？発熱あるの？） • 非稼働日（例：土、日、祝日など）は通知したくない • 毎日、状況確認をする場（Teams 会議）を持つ • 朝会かな？ 時間は最長30分までで完結させたい
- 53. テーブル設計 Project OakdaleCDS を利用
- 54. #m365jp T_DAILY_REPORT／報告テーブル 列名 日本語 データ型説明 ReportDate 報告日付 テキスト yyyy/MM/dd Email メールアドレス テキスト 報告者のメールアドレス Condition 体調 選択肢 0．平熱 1．微熱（37.4度以下） 2．発熱（37.5度以上） 3．その他体調不良 Record 実績 テキスト領域 昨日までの実績 Plan 予定 テキスト領域 今日の予定 Problem 問題 テキスト領域 問題点
- 55. #m365jp M_NON_WORKING_DAY／非稼働日マスタ 列名 日本語 データ型説明 HolidayName 非稼働日名 テキスト 非稼働日の名称 NonWorkingDate 非稼働日 日付のみ 動作＝“日付のみ”
- 56. #m365jp Oakdale CDS 補足情報 •2020/11/14 時点では Oakdale CDS で、 「テキスト領域」＝複数行入力 を作成するにはコツがあります。 詳細は下記の Qiita を参照ください。 CDS #ProjectOakdale の裏技？ https://qiita.com/yamad365/items/2799a158c275bcd714dd
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- 58. #m365jp フローの全体像 「繰り返し」トリガー 間隔・頻度＝1週間／月～金 のみ着火 非稼働日に通知をしない処理 ※次頁以降で説明 部門チームの Microsoft365 Groups から、 メンバーのメールアドレスを収集 アダプティブカードを、 上記で取得したメンバーに配信して… Teams で回答された結果を、 報告テーブルへ登録
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- 65. 課題のおさらい 状況把握 複数プロジェクトを束ねる立場だと、情報が混線しやすい 報告手段 メンバーが統一された手段で報告してくれない 記憶限界複数メンバーｘ複数プロジェクト。全部、覚えられないって！
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- 67. 課題と対策結果 状況把握 「昨日までの実績」「今日の予定」「問題点」を、 メンバー毎に集約して報告してもらうコトで把握し易い！ 報告手段 Teams ＋ AdaptiveCards によって入力を統一。 全自動でプッシュ通知による気づきもある。便利♪ 記憶限界 メンバーの報告結果は データソース へ蓄積されていく。 「あの日、何があったけ？」も把握が可能。ステキ👍
- 68. #m365jp 1. 緊急事態宣言！ 前と後の状況 2.困ったコト（＝課題） 3. ほだ！ Power Platform があるがや！（名古屋弁・三河弁 4. Teams ＋ Power Automate ＋ Power Apps で課題を解 決 5. まとめ
- 69. #m365jp やまさん流 朝会のルール 報告のポイントは下記３つ 1. 昨日までの実績 2.今日の予定 3. 問題点 → マイクロマネジメントはメンバーもマネージャーも不幸 報告の持ち時間は最長1分 • 1分で伝えられない＝状況が整理できてない • 紹介したような「仕組み」で効率化・高速化・記録化 1分で終わらない課題は各プロジェクト毎などで別時間を準備 連絡会の流れ • 全体連絡 → 各メンバー報告（アプリ利用）→ その他あれば
- 70. #m365jp やまさん流 報告時のルール パーセント（％）での報告は受け付けない 「進捗 90%です」☚NG → 明日になっても、きっと90%から進んでない… 「100項目中、90項目完了。90%です」☚ Good → 具体的な数値で報告をしてもらう → 数値化しづらい項目は・・・工夫してもらう
- 71. #m365jp Teams ＋ PowerPlatform の可能性 • クラウドソリューションがあればテレワークは可能 ※2014年時点で実施できていましたよ • 「仕組み化」したことで、統一化＆効率化 ＋メンバーは朝会までに整理する習慣化 • Teams はやはり便利 • Project Oakdale の登場で Power Platform の可能性がさらに拡大 • 「欲しいアプリ」を「必要なヒト」が「必要に応じて作る」
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