Intelegensi Bisnis

1. 1
INTELEGENSI BISNIS
Untuk memenuhi Tugas SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN
INTERNAL FORUM DAN QUIZ EL – 05 MINGGU KE-6
Jurusan Magister Akuntansi
Disusun oleh:
Siti Maesaroh (55516120009)
Dosen Pengampu:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
MAGISTER AKUNTANSI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2017

2. 2
1. Berikut disajikan contoh database sistem informasi persediaan spare part
untuk salah satu perusahaan transportasi umum.
Teknologi database memotong melalui banyak masalah organisasi file
tradisional..Database adalah kumpulan data yang terorganisir untuk melayani banyak
aplikasi secara efisien dengan memusatkan data dan mengendalikan data yang
berlebihan.
Sebuah sistem manajemen database (DBMS) adalah perangkat lunak yang
memungkinkan sebuah organisasi untuk memusatkan data, mengelola secara efisien,
dan memberikan akses ke data yang disimpan oleh program aplikasi. DBMS
bertindak sebagai antarmuka antara program aplikasi dan file data fisik.
Sistem informasi persediaan spare part merupakan data berupa dokumen
seperti faktur, surat jalan yang diolah menjadi sebuah bentuk seperti laporan-laporan
yang berkaitan dengan spare part dan sangat bermanfaat bagi penerimanya untuk
diambil keputusan saat ini maupun keputusan yang akan datang. Berikut akan
diberikan penjelasan mengenai sistem informasi persediaan spare part untuk suatu
perusahaan transportasi umum. Flow diagram untuk sistem informasi persediaan spare
part adalah sebagai berikut:

3. 3
Setelah kita memahami flow diagram proses sistem informasi persediaan spare
part, langkah selanjutnya adalah dengan membuat rancangan database dengan konsep
database relational adalah sebagai berikut:
a. Struktur Basis Data Spare part
Field Name Type Field Size Description
*Kd_Spp Text 5
Nama_Spp Text 25
Merk Text 10
Satuan Text 2
Stock Number Integer
b. Struktur Basis Data Supplier
Field Name Type Field Size Description
*Kd_Spp Text 5
Nama_Spp Text 25
Alamat Text 30
No_Telp Text 13
c. Struktur Basis Data Transaksi Masuk
Field Name Type Field Size Description
*No_TransM Number Long Integer
No_Faktur Text 10
Tg_Trans Date/Time DD/MM/YYYY
Kd_Supp Text 5
d. Struktur Basis Data Transaksi Keluar
Field Name Type Field Size Description
*No_TransK Auto Number Long Integer
Penerima Text 20
Tgl_Kel Date/Time DD/MM/YYYY
No_Mobil Text 6

4. 4
e. Struktur Basis Data Order Spare Parts
Field Name Type Field Size Description
*No_Order Number Long Integer
Tanggal Date/Time DD/MM/YYYY
Jumlah Number Sigle
Kd_Supp Text 5
Pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar kita dapat memperoleh
menemukan kembali data yang kita perlukan dengan mudah dan cepat. Pemanfaatan
basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan sebagai berikut :
a. Kecepatan dan kemudahan (Speed)
Pemanfaatan basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data
melakukan perubahan terhadap data atau menampilkan kembali data dengan mudah
dan cepat.
b. Efisien Ruang Penyimpan (Space)
Dengan basis data yang efisien atau optimalisasi penggunaan ruang
penyimpannya, agar dapat melakukan penekanan jumlah pengulangan (redudansi)
data, baik dengan menerapkan pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi (dalam
bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan.
c. Keakuratan (Accuracy)
Pemanfaatan pengkodean atau pembentukan relasi antar data dengan
penerapan aturan atau batasan tipe data, domain data, keunikan data, dan sebagainya,
sangat berguna untuk menekan ketidakakuratan pemasukan atau pengeluaran data.
d. Ketersediaan (Availability)
Pertumbuhan data baik dari sisi jumlah maupun jenisnya sejalan dengan waktu
akan semakin membutuhkan ruang penyimpan yang besar.
e. Kelengkapan (Completeness)
Lengkap atau tidaknya suatu data yang kita kelola dalam sebuah basis data
bersifat relatif baik terhadap kebutuhan pemakai maupun terhadap waktu. Untuk
mengakomodasikan kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka
kita tidak hanya menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan
perubahan struktur dalam basis data, baik dalam bentuk penambahan objek baru
(table) atau dengan penambahan field-field baru pada suatu tabel.
f. Keamanan (Security)
System yang besar dan serius harus menerapkan aspek keamanan yang ketat,
dan menentukan pemakai (user) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-
objek didalamnya.
g. Kebersamaan Pemakaian (Sharability)
Pemakai basis data seringkali terbatas pada satu pemakai saja, atau satu lokasi
saja. Basis data yang dikelola oleh system yang multiuser, akan dapat memenuhi

5. 5
kebutuhan, tetapi tetap menjaga atau menghindari munculnya persoalan baru seperti
inkonsistensi data (karena data yang sama diubah oleh banyak pemakai) atau
deadlock (karena ada banyak pemakai yang saling menunggu untuk menggunakan
data).
2. Kemampuan utama dari DBMS untuk meningkatkan kinerja binis.
Pesatnya perkembangan peradaban manusia dewasa ini, seiring dengan
penemuan dan pengembangan ilmu pengetahuan dalam bidang informasi dan
komunikasi yang mampu menciptakan alat-alat yang mendukung perkembangan
Teknologi informasi, mulai dari sistem komunikasi sampai dengan alat komunikasi
yang searah maupun dua arah (interaktif). Perkembangan cara penyampaian informasi
yang dikenal dengan istilah Teknologi informasi atau Information Technology (IT)
bisa dikatakan telah merasuki ke segala bidang dan ke berbagai lapisan masyarakat
dalam kehidupan, karena dengan dukungannya membuat organisasi/instansi dan
individu/perseorangan dalam kancah dunia bisnis merasa memiliki keunggulan
kompetitif (daya saing) luar biasa khususnya dalam mengaudit sistem informasi
akuntansi yang berbasis pada komputerisasi guna membantu meningkatkan
penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang
akan dilakukan oleh manajemen dalam mengembangkan sistem yang ada maupun
dalam menyusun suatu sistem yang baru menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada serta untuk perencanaan dan
pengendalian operasi perusahaan sehingga senantiasa memiliki sinergi untuk eksis
dalam dunia bisnis.
Peranan Teknologi Informasi dalam bisnis telah mengubah secara radikal tipe
pekerjaan, pekerja, organisasi bahkan sistem manajemen dalam mengelola sebuah
organisasi. Semula pekerjaan banyak yang mengandalkan otot ke pekerjaan yang
mengandalkan otak. Tipe pekerjaan menjadi dominan bisa memiliki peranan penting
menggantikan peran manusia secara otomatis terhadap suatu siklus sistem mulai dari
input, proses dan output di dalam melaksanakan aktivitas serta telah menjadi
fasilitator utama bagi kegiatan-kegiatan bisnis yang memberikan andil besar terhadap
perubahan-perubahan yang mendasar pada infrastruktur, operasi dan manajemen
organisasi juga kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi
kompetitif, mengurangi biaya serta meningkatkan fleksibilitas, sehingga tidak heran
bila perusahaan berani melakukan investasi yang sangat tinggi di bidang teknologi
informasi tersebut, walaupun akhirnya harus berimbas juga pada permasalahan
akuntansi dan proses penyajian laporan keuangan menjadi semakin kompleks.
Kamus data untuk database perusahaan besar dapat menangkap informasi
tambahan, seperti penggunaan, kepemilikan (yang dalam organisasi bertanggung
jawab untuk menjaga data), otorisasi; keamanan, dan individu, fungsi bisnis, program,
dan laporan yang menggunakan setiap elemen data.

6. 6
Bisnis menggunakan database mereka untuk melacak transaksi dasar, seperti
membayar pemasok, memproses pesanan, melacak pelanggan, dan membayar
karyawan. Tapi mereka juga perlu database untuk memberikan informasi yang akan
membantu perusahaan menjalankan bisnis lebih efisien, dan membantu para manajer
dan karyawan membuat keputusan ter taruhan. Jika sebuah perusahaan ingin
mengetahui produk mana yang paling populer atau yang pelanggan yang paling
menguntungkan, jawabannya terletak pada data.
Berikut Manfaat Database Dalam Bidang Bisnis:
1. Pemanfaatan Database pada Perusahaan Kecil
Pentingnya pemanfaatan Database bagi suatu organisasi baik skala besar
maupun kecil. Saat ini tiap organisasi/perusahaan baik itu skala kecil, menengah
maupun besar sudah menggunakan sistem informasi untuk membantu kegiatan
operasionalnya. Bagi perusahaan skala menengah dan besar, mereka biasanya sudah
menggunakan aplikasi berbasis pada database sehingga mempermudah dalam
pencarian dan pemanfaatan informasi yang dipunyai. Dengan dukungan dana dan
divisi Teknologi Informasi yang ada, perusahaan tersebut tidak sulit dalam
mengembangkan sistem informasi tersebut. Sekarang bagaimana dengan perusahaan
skala kecil dalam membangun database seperti itu?
Sebelum kita bahas lebih dalam, apa sebenarnya definisi dari database itu
sendiri? Database adalah kumpulan informasi yang dapat diatur dan diakses
berdasarkan struktur logik dari informasi tersebut. Dengan kata lain, berbeda dalam
pencarian informasi di atas aplikasi spreadsheet dimana kita harus tahu nama file,
nama sheet kemudian di kolom dan baris keberapa, baru kita bisa temukan informasi
tersebut. Dengan menggunakan DBMS (Database Management System), pencarian
informasi akan dapat dilakukan dengan mudah. Database Management System adalah
aplikasi yang digunakan untuk membuat organisasi logik dari database dan bagaimana
cara mengaksesnya.
Mengapa dibutuhkan pengelolaan data? Perusahaan harus bisa memantau apa
yang terjadi pada kegiatan operasional sehingga bisa mengambil langkah yang cepat
dan tepat jika terjadi masalah. Misal penjualan yang cepat harus diikuti manajemen
inventori yang cepat pula. Bagian keuangan juga dengan cepat bisa menghitung rugi
dan laba untuk membantu manajemen dalam menentukan apakah perlu menambah
produksi, membeli bahan mentah dan lain sebagainya. Langkah pertama dari
perusahaan kecil dalam membuat database adalah membuat standarisasi pada seluruh
data-data yang ada. Standar tadi meliputi Identifier, Naming, Definition, Integrity
Rule, dan Usage Right. Kemudian menentukan jenis aplikasi DBMS apa yang sesuai
untuk dipakai dalam membantu penyusunan dan pemanfaatan data-data tersebut.

7. 7
Aplikasi DBMS populer yang tersedia antara lain adalah Microsoft Access
atau aplikasi kategori Open Source seperti OpenOffice Base yang bisa secara didapat
gratis. Aplikasi-aplikasi tersebut digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan
menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan
oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah
sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Setelah
database selesai dibuat, perusahaan skala kecil bisa menggunakan aplikasi tersebut
untuk mendukung kegiatan operasional. Kegiatan tersebut disebut Online Transaction
Processing (OLTP) yang meliputi pengumpulan info, pemrosesan info,
memperbaharui info. Database yang mendukung OLTP disebut Database Operasional
(Operational Database).
Setelah memanfaatkan aplikasi DBMS, langkah berikut adalah mengelola
informasi. Hal ini bukan suatu pekerjaan yang mudah, meliputi siapa yang bisa
melihat dan menggunakan, bagaimana mem-backup, berapa lama harus disimpan,
teknologi penyimpanan yang tepat dan lain-lain. Sebagai penutup, sudah saatnya
perusahaan kecil beralih dalam pengelolaan informasi yang dimiliki dengan
menggunakan aplikasi DBMS, tidak lagi hanya menggunakan Spreadsheet saja.
Kemudahan dalam pencarian informasi akan membantu perusahaan kecil dalam
memantau kegiatan operasional dan mempermudah dalam pengambilan keputusan.
2. Database untuk Efisiensi dan Peningkatan Bisnis
Database bagi perusahaan memiliki peran sangat signifikan, baik itu untuk
pengambilan keputusan dengan bantuan DSS (Decision Support System) yang sudah
terbangun, untuk memberikan Value Added bagicustomer dengan kemampuannya
memberikan informasi yang akurat tepat dan uptodate, dan lain sebagainya.
Dalam hal efisiensi, perusahaan dapat dengan mudah menggunakan Database
untuk mengelola informasi, menyimpan record transaksi, melacak data customer,
memanipulasi data (input, update, delete), sehingga bisa menghemat banyak waktu
yang berharga yang dapat digunakan untuk meningkatkan produksi perusahaan.
Bayangkan saja berapa banyak waktu yang diperlukan jika melakukan itu semua
secara manual?
Dengan Database memungkinkan juga bagi perusahaan untuk menyimpan
data customer seperti nomor telepon, dan alamat email, yang dapat digunakan untuk
memasarkan produk/menawarkan diskon dan penawaran khusus secara langsung.
Dapat juga untuk membantu menjalankan CRM (Customer Relationship
Management), bila perusahaan mengirim pesan Ulang Tahun kepada customer pasti
mereka akan merasa penting dan dihargai. Perusahaan dapat mengetahui informasi
tersebut dengan mencari data customer yang telah tersimpan di dalam Database.

8. 8
3. Penjelasan dan Contoh dari File, Record, byte, field dan Byte
Basis data adalah kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file
dengan file lain sehingga membentuk suatu bangunan data untuk menginformasikan
suatuperusahaan atau instansi dalam batasan tertentu
FILE
File adalah kumpulan berbagai informasi yang berhubungan dan juga
tersimpan di dalam secondary storage, secara konsep file memiliki beberapa tipe ada
yang bertipe Data terdiri dari numeric, character dan binary. Lalu ada juga file yang
bertipe program. Atau Definisi file adalah arsip ataupun data yang tersimpan di dalam
komputer.
File di komputer pada umumnya disimpan di dalam suatu folder tertentu
tergantung si pemilik komputer tersebut ingin dimana ia menyimpannya, setiap file
memiliki ekstensi masing-masing tergantung jenis file itu sendiri. Ekstensi file adalah
sebagai tanda yang membedakan jenis-jenis dari file.
Contoh dan jenis file serta ekstensinya
Berikut ini contoh jenis file dan macam-macam ekstensinya:
• System= sys, com, bak, bat, tmp, dan exe.
• Video= avi, KV, mpg, mpeg, wmv, 3gp, dan flv.
• Dokumen= html, doc, odt, xls, ods, dan pdf.
• Suara= wav, rm, mp3, dan midi.
• Gambar= jpeg, jpg, gif, png tif dan tiff.
• Dan lain-lain.
RECORD
Record adalah kumpulan field-field yang berhubungan. Masing-masing
record menyimpan data hanya sekitar satu entitas, yang bisa erupa orang, tempat
benda dan peristiwa atau gejala. Contoh record bisa saja nama dan alamat Anda dan
Nomor Jaminan sosial Anda.
FIELD
Field adalah sebuah unit data yang berisi satu atau lebih karakter (byte). Ia
merupakan unit terkecil dari informasi berharga dalam database. setiap field memiliki
nama field yang menggambarkan jenis data yang harus dimasukkan ke dalam field.
Contoh field adalah nama pertama Anda, alamat jalan, atau jenis kelamin Anda.
Field dapat didesain dengan panjang maksimun terntentu. Field juga dapat
didesain dengan tipe data berbeda, semisal hanya teks, atau hanya angka, tanggal,

9. 9
waktu, atau bahkan hanya jawaban “ya” dan “tidak”, link web, gambar, suara dan
video.
BIT
Bit komputer seperti atas dasar prinsip bahwa listrik bisa dihidupkan dan
dimatikan(prinsip saklar on/off). jadi bit adalah unit data terkecil yang bisa disimpan
komputer.jadi,bit adalah unit data terkecil yang bisa disimpan dalam komputer yang
direpresentasikan dengan lambang angka 0 (off) atau 1 (on).
BYTE
Byte adalah bagian terkecil yang dapat dialamatkan dalam memori. Byte
merupakan sekumpulan bit yang secara konvensional terdiri atas kombinasi delapan
bit. Satu byte digunakan untuk mengkodekan satu buah karakter dalam memori.
Contoh Kode Ascii untuk J ialah 10101010. Jadi byte adalah kumpulan bit yang
membentuk satu karakter (huruf, angka, atau tanda). Dengan kombinasi 8 bit, dapat
diperoleh 256 karakter (= 2 pangkat 8).

10. 10
DAFTAR PUSTAKA
1. Hapzi Ali, 2016, Modul Sistem Informasi & Pengendalian Internal. Mercu
Buana
2. Hapzi Ali, 2009, Sistem Informasi Manajemen, Berbasis Teknologi Informasi,
Hasta Cipta Mandiri, Jogyakarta
3. http://storage.jak-
stik.ac.id/students/paper/penulisan%20ilmiah/30401128/Penulisan%20KKP%
20SIPSPPBBG.pdf
4. http://blog-arul.blogspot.co.id/2011/11/manfaat-database-dalam-bidang-
bisnis.html
5. http://www.pengertianku.net/2014/12/pengertian-field-record-table-file-data-
dan-basis-data-lengkap.html