Dokumen ini membahas sistem informasi perkantoran atau otomatisasi kantor. Ia menjelaskan definisi, tujuan, dan contoh aplikasi sistem informasi perkantoran modern seperti pengolahan kata, surat elektronik, kalender elektronik dan faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi tersebut seperti jenis organisasi dan sumber daya tersedia.

1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Kuis 3
Sistem Informasi Perkantoran
atau
Office Automation
NAMA :
Prasna Paramita ( 43215120183 )
DOSEN :
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA

2. 2013
2 SISTEM INFORMASI MANAJEME N
P r o f . D r . I r . H a p z i A l i , M M , C M A
Sistem Informasi Perkantoran
atau
OfficeAutomation
Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation) atau OA adalah
penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal
terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan
di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.
OA merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi
melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas
pekerjaan. Asal mula otomatisasi kantor di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan
istilah word processing untuk menjelaskan kegaitan devisi mesin tik listriknya. Bukti
nyata, pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic
Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata
yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
➢ Pengolahan data meliputi :
1. Mendapatkan data :
Mendokumentasikan setiap transaksi
Kejadiannya apa?
Kapan terjadinya?
Berapa banyak dan berapa nilainya?
Keterangan tentang transaksi
2. Memanipulasi data :
Mengklasifikasikan (dengan diberi kode)
Diurutkan
Dihitung
Ditotal
3. Menyimpan data :
Menggambarkan setiap transaksi
Dalam bentuk database
4. Menyiapkan dokumen :

3. 2013
3 SISTEM INFORMASI MANAJEME N
P r o f . D r . I r . H a p z i A l i , M M , C M A
Berdasarkan jenis kejadiannya
Berdasarkan waktu kejadiannya
➢ Para pengguna OA terdiri dari :
❖ Manajer
Orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya
perusahaan, terutama SDM.
❖ Profesional
Menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan
sekertaris dan pegawai administrasi.
❖ Sekertaris
Ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti
menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal
pertemuan.
❖ Pegawai administrasi
Melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin
fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.
➢ Berikut beberapa tujuan dari AO :
Otomatisasi kantor dimaksudkan untuk mempermudah pekerjaan dan
memperpendek jarak dan waktu. Untuk lebih jelasnya, tujuan otomatisasi
kantor adalah:
✓ Pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material,
waktu dan mesin atau alat-alat kerja.
✓ Pemeliharaan kecepatan dan ketepatan prosedur kerja.
✓ Meningkatkan produksi.
➢ Aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak
di implementasikan pada perkantoran modern saat ini :
a. Pengolahan Kata (word Processing).
Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak
tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan
diketik atau dicetak.
contoh: Microsoft Word, Word Perfect, Open Office, dll

4. 2013
4 SISTEM INFORMASI MANAJEME N
P r o f . D r . I r . H a p z i A l i , M M , C M A
b. Surat Elektronik (electronik mail).
Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai
mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan
terminal komputer dan alat penyimpanan.
contoh: yahoo mail, google mail , dll.
c. Voice Mail.
Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio
dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk
audio saat dipanggil.
d. Kalender Elektronik (electronik calendaring)
Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil
kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat
memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah
kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik
sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal
pertemuan yang sangat padat.
e. Konfrensi Audio
Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan
audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk
melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama
konfrensi audio yang masih digunakan.
f. Konfrensi Video
Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta
konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan
hubungan audio dan video.
g. Konfrensi Komputer
Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim
pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan
dipecahkan.
h. Transmisi Faximile (facsimile transmission)
Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu
ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX
berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen
kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.
i. Videotex

5. 2013
5 SISTEM INFORMASI MANAJEME N
P r o f . D r . I r . H a p z i A l i , M M , C M A
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan
grafik yang tersimpan.
j. Desktop Publishing
Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang
kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan
kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.
➢ Faktor-faktor yang mempengaruhi pilihan aplikasi Otomatisasi Kantor
1. Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu
lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
2. Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik
pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
3. Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber
oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.