Download to read offline
Uploaded byOrbit One - We create coherence
ShareCafé 3 - Geef je samenwerking een technologische upgrade
Orbit One organiseert 3 ShareCafés rond het topic van het Nieuwe Werken. In dit ShareCafé tonen we hoe wij bij Orbit One onze dagelijkse tools gaan inzetten om efficiënter en slimmer te gaan werken. We mixen Lync, DirectAccess, OneNote & SharePoint tot een verrassende combinatie met garantie op succes en efficiëntie. Laat je inspireren en ontdek hoe ook jij vlotter kan gaan samenwerken met je collega's en klanten.
More Related Content
ShareCafé 3 - Geef je samenwerking een technologische upgrade
- 2. 1 ShareCafé? ShareCafé! 2 3 4 HNW: Bricks, Bytes & Behavior Een dag bij Orbit One Q&A
- 3. Uw naam, organisatie,rol? Gebruikt u SharePoint, Lync of OneNote?
- 4. Share & Café 1 topic, 3 invalshoeken
- 5. Het Nieuwe Werken Wat? Waarom? Bricks, Bytes & Behavior
- 9.
- 10.
- 11. VACINE by PeterHinssen
- 12. Very fluid strategy= VACINE Velocity Agility Creativity Innovation Network Experimentation
- 15.
- 18.
- 21.
- 23.
- 24. Contact zoeken opbedrijfsnaam
- 27.
- 30.
- 33.
- 43.
- 44. Time to leave… For Gin and Beer tasting Thanks Cortana (As of 6:10 AM)
- 45. #Lync #SharePoint #NewWayOfWorking #WindowsPhone #ShareCafé #Bytes #Behavior #WorkLikeNetwork #OneNote #DirectAccess #Efficiency #Time-saving #Paperless #ShortTurnaroundTime #Outlook #DynamicsCRM #Connected #DocuSign #Real-timeMeetingnotes #Easy #InstantMessaging #SoftwareTools #ActivityTracking #Cortana #EatYourOwnDogfood #ShareCafé #NWOW
- 47. www.orbitone.com ORBIT ONECVBA Raas van Gaverestraat 83 G, 9000 Ghent, Belgium. 32-9-330.15.00 info@orbitone.com The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Orbit One CVBA as of the date of this presentation.
Editor's Notes
- #2 Verwelkoming Voorstelling
- #3 Ineke: Wat staat er op het programma? Kort woordje over het concept ShareCafé Intro HNW (wat, waarom, en hoe pakken we het aan) Een dag bij O1 (demo’s hoe wij slimmer werk aan de hand van onze dagelijkse tools) Q&A - vragenrondje
- #4 Ineke Eerst mensen in de zaal, dan remote. Op voorhand zeggen dat mensen remote op het eind inpikken (indien chat, voorlezen). Bram: scherm switchen naar Lync video/chat. Olivier: microfoon rondgaan zodat men kan horen.
- #5 Ineke: Wat zijn ShareCafé’s? Een ‘Share’ moment waarin we onze kennis en ervaringen delen + Café: een netwerkmoment waarbij ideeën kunnen uitgewisseld worden bij een lekkere Gin Tonic of Gents biertje. Het recept: 1 veelbesproken topic: Het Nieuwe Werken 3 invalshoeken
- #6 Ineke Wat? Geen eenduidige definitie, heel wat hierover geschreven/besproken. Algemeen kunnen we zeggen dat het een containerbegrip is voor allerlei initiatieven voor meer eigentijdse slimme manieren van (samen)werken Waarom? Veranderde tijden, digitale revolutie, nieuwe technologieën, een nieuwe generatie werknemers (Gen Y), de noodzaak van langer te moeten werken Aanpak HNW: Slimmer combineren van de Bricks, Bytes & Behavior. (Bricks & Behavior kwam aanbod in het eerste ShareCafé)
- #7 Ineke Bricks > De inrichting van het kantoor: De traditionele kantooromgeving van 'eigen kamertjes' maakt plaats voor open ruimtes, met concentratiezones, vergaderplekken voor grote en kleine groepen, en lounge relax ruimtes (zie O1)
- #8 Ineke Behavior > Gaat over de mensen en hun gedrag. Mens staat centraal (prestatiegericht ipv aanwezigheid), flexibele uren, verantwoordelijkheid wordt bij de werknemer zelf gelegd. Mensen moeten hier achter staan, ook het management!
- #9 Ineke Bytes > Technische nieuwe mogelijkheden die HNW mogelijk maken. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Vrije toegang tot kennis en informatie, > In dit ShareCafé gaan we hier dieper op in
- #10 Olivier
- #11 Olivier
- #12 Video: 10:25 to 11:34
- #13 Olivier
- #14 Olivier Om jullie te inspireren tonen we hoe wij het praktisch aanpakken bij O1. It takes a network of people to serve a network of customers. Microsoft connects people and information across familiar applications, so your company can listen, adapt, and grow at the speed of a networked world. #worklikeanetwork We eat our own dogfood Er is geen verschil meer tussen intern en extern. Scenario 1 dag bij O1 ‘s morgens voorbereiden dag Dringende email klant Project krijgt andere wending, moeten een crisisvergadering beleggen Snel presentatie voorbereiden met mijn team Online crisisvergadering met klant en team is een success Bestelbon met change request maken en doorsturen via DocuSign Zelfde dag nog digitale handtekening, project is a go!
- #16 Wekker Smartphone (gekoppeld aan Office365) Koffie & ontbijt Laptop, Wifi, DirectAccess Olivier Ik zit thuis, werk nog een uurtje van thuis (file vermijden) en ga daarna naar kantoor. Ik wordt wakker en kijk op mijn smartphone. Eerste afspraak vandaag is om 10u, oef, geef me nog even ruimte om zaken voor te bereiden Neem een koffie en open mijn laptop op mijn thuis WIFI Via DirectAccess ben ik automatisch verbonden
- #17 Olivier Ik zit thuis, werk nog een uurtje van thuis (file vermijden) en ga daarna naar kantoor. Ik wordt wakker en kijk op mijn smartphone. Eerste afspraak vandaag is om 10u, oef, geef me nog even ruimte om zaken voor te bereiden Neem een koffie en open mijn laptop op mijn thuis WIFI Via DirectAccess ben ik automatisch verbonden
- #18 Olivier Kijk in mijn agenda welke afspraken ik heb (Outlook) Ga nog even mijn meeting van 11u over “Website Performance tuning” voorbereiden Outlook: open afspraak van 11u, klik op "View meeting notes (web)" en open de OneNote Template met agendapunten en wat nota's + hyperlinks Neem even door, en zie dat Ineke wat zaken heeft toegevoegd Is me niet helemaal duidelijk wat de insteek is, hover over haar naam en merk dat collega Inekeonline is. Start IM Jij ook al zo vroeg bezig? Ja, ben al bij een klant maar moet even wachten Aha, heb een vraagje over je toevoegingen in (link paste OneNote) Kort gesprek hierover Ik tik een paar zaken bij in OneNote (we werken allemaal op zelfde document auto sync)
- #20 INEKE: + interactie uit het publiek -> Hoe verloopt het thuiswerken bij hun? Zijn zij automatisch geconnecteerd? Een speciale procedure doorlopen? -> Het voorbereiden van een vergadering: op welke manier pakken zij het aan? Agenda gesynct op smartphone (Office 365) Eenvoudig verbonden: Transparante verbinding met ons bedrijfsnetwerk, geen ingewikkelde vpn’s of andere procedures Samen werken aan de voorbereiding van een meeting Gevolg: op de meeting kunnen we sneller beslissingen nemen, want iedereen is-up-to-date over agendapunten
- #21 Olivier Krijg een email van Peter (een klant) met iets dringend: Beste Olivier, We hebben een performance probleem met onze website www.onlineshop.be; volgende week doen we een actie en verwachten >1000 simultane bezoekers. De website crasht nu al bij 200 bezoekers. Kunnen jullie ons uit de nood helpen? Graag zou ik vandaag nog een meeting beleggen om concreet af te stemmen. Vriendelijke groeten, Paul Moeten deze voormiddag nog tackelen Ga dringende meeting organiseren met 4 mensen (In outlook kijken naar de beschikbaarheden voor vandaag) Mezelf PM Klant (heeft zelf in zijn mail aangegeven wanneer hij die dag kan) Technische specialist De klant zit in Antwerpen en heeft geen tijd om naar Gent te komen Oei, de technische specialist werkt van thuis vandaag, geen probleem, zal via online meeting joinen
- #22 Olivier Krijg een email van Peter (een klant) met iets dringend: Nood aan hulp voor performance tuning website Moeten deze voormiddag nog tackelen Ga dringende meeting organiseren met 4 mensen (In outlook kijken naar de beschikbaarheden voor vandaag) Mezelf PM Klant (heeft zelf in zijn mail aangegeven wanneer hij die dag kan) Technische specialist (Bram) De klant zit in Antwerpen en heeft geen tijd om naar Gent te komen Oei, de technische specialist werkt van thuis vandaag, geen probleem, zal via online meeting joinen
- #23 Ineke + interactie uit het publiek Eenvoudig meetings inplannen: agenda's zijn gedeeld, ik weet waar mijn collega's zijn, wanneer ze vrij zijn, Vereiste: Iedereen deelt zijn agenda met iedereen! Iedereen houdt zijn agenda steeds up to date!
- #24 Olivier Ik pak mijn laptop in en rij naar het kantoor. Wil even een kennis opbellen die vroeger met Peter gewerkt heeft. Het GSM nummer van die persoon is recent gewijzigd, geen probleem, want Mijn collega Joke heeft het GSM nummer al aangepast in onze CRM; en mijn smartphone staat in sync met ActiveSync (Exchange) en Dynamics CRM. Ik kan meteen nummer vinden in de contactlijst van mijn Smartphone en start gesprek (handsfree). => Bespreken: "Het GSM nummer van die persoon is recent gewijzigd, geen probleem, want Mijn collega Joke heeft het GSM nummer al aangepast in onze CRM; en mijn smartphone staat in sync met ActiveSync (Exchange) en Dynamics CRM. Ik kan meteen nummer vinden in de contactlijst van mijn Smartphone "
- #25 Olivier Ik pak mijn laptop in en rij naar het kantoor. Wil even een kennis opbellen die vroeger met Peter gewerkt heeft. Het GSM nummer van die persoon is recent gewijzigd, geen probleem, want Mijn collega Joke heeft het GSM nummer al aangepast in onze CRM; en mijn smartphone staat in sync met ActiveSync (Exchange) en Dynamics CRM. Ik kan meteen nummer vinden in de contactlijst van mijn Smartphone en start gesprek (handsfree). => Bespreken: "Het GSM nummer van die persoon is recent gewijzigd, geen probleem, want Mijn collega Joke heeft het GSM nummer al aangepast in onze CRM; en mijn smartphone staat in sync met ActiveSync (Exchange) en Dynamics CRM. Ik kan meteen nummer vinden in de contactlijst van mijn Smartphone "
- #26 Olivier Ik pak mijn laptop in en rij naar het kantoor. Wil even een kennis opbellen die vroeger met Peter gewerkt heeft. Het GSM nummer van die persoon is recent gewijzigd, geen probleem, want Mijn collega Joke heeft het GSM nummer al aangepast in onze CRM; en mijn smartphone staat in sync met ActiveSync (Exchange) en Dynamics CRM. Ik kan meteen nummer vinden in de contactlijst van mijn Smartphone en start gesprek (handsfree). => Bespreken: "Het GSM nummer van die persoon is recent gewijzigd, geen probleem, want Mijn collega Joke heeft het GSM nummer al aangepast in onze CRM; en mijn smartphone staat in sync met ActiveSync (Exchange) en Dynamics CRM. Ik kan meteen nummer vinden in de contactlijst van mijn Smartphone "
- #27 Olivier 1. Lync alert on status update 2. Kort afstemmen met klant via IM Kom op kantoor, wil nog even afstemmen met de klant die de dringende email heeft gestuurd. Hij is nog niet Online. Zit waarschijnlijk nog op de tram. Ik vink aan 'alert on status update'. Even later krijg ik een pop-up dat hij online is; en doe even kort gesprek om hem te briefen over onze crisis vergadering. Hij vind het goed, we spreken om 11u30 verder. 3. Project notebook beschikbaar maken We maken de "project" notebook beschikbaar voor Peter: Share > Invite People Hij bevestigd dat hij het kan open, zo kan hij zich inwerken tegen 11:30 => Bespreken: "Direct op de hoogte als iemand online is, geen tijd verliezen, snel gesprek via chat. Verder eenvoudig alle gemaakte notities delen met een persoon"
- #29 Ineke => Bespreken: "Direct op de hoogte als iemand online is, geen tijd verliezen, snel gesprek via chat. Verder eenvoudig alle gemaakte notities delen met een persoon" + interactie uit het publiek
- #30 Olivier Op voorhand hebben we slides afgesproken Stuur een email naar een collega's met link naar PPTX en vraag of ze tegen donderdag willen aanvullen. (als ze openen krijgen ze altijd laatste versie, geen interne attachments) Share > Email > Send a Link Last-minute, iedereen is zijn zaken nog aan het finalizeren Als je document opent zie je dat er nog mensen aanpassingen aan doen zijn Samen werken op 1 PowerPoint (via SharePoint) - met 4-tal mensen PowerPoint > Info > Send a message Team-chat (IM) waar ik vraag of iedereen klaar is en saven, want we gaan beginnen met presentatie. Mensen zeggen 'ja ok, ready!' Presenter drukt op 'refresh' en heeft de laatste versie met iedereen zijn updates
- #31 Olivier Op voorhand hebben we slides afgesproken Stuur een email naar een collega's met link naar PPTX en vraag of ze tegen donderdag willen aanvullen. (als ze openen krijgen ze altijd laatste versie, geen interne attachments) Share > Email > Send a Link Last-minute, iedereen is zijn zaken nog aan het finalizeren Als je document opent zie je dat er nog mensen aanpassingen aan doen zijn Samen werken op 1 PowerPoint (via SharePoint) - met 4-tal mensen PowerPoint > Info > Send a message Team-chat (IM) waar ik vraag of iedereen klaar is en saven, want we gaan beginnen met presentatie. Mensen zeggen 'ja ok, ready!' Presenter drukt op 'refresh' en heeft de laatste versie met iedereen zijn updates
- #32 Ineke + interactie uit het publiek
- #33 Olivier Lync crisis meeting Iemand kon er niet bij zijn en volgt mee via Lync Is 5 min vroeger in de online meeting, organiser krijgt meeting reminder Join meeting via Outlook agenda Personen in de Lync meeting hebben hun video aan gezet Scherm delen Real-time OneNote (inject meeting details) Anderen vullen nota's aan, komt er automatisch bij (sync) Scherm delen Tekening maken via pen (tablet) Tijdens de meeting hebben we vraag voor iemand (manager/beslissing), die zit in de wagen, we bellen die even erbij. Hierdoor kunnen we direct beslissen en verder gaan. Er is een 360° view met klant, zo heb je meteen contact met de zaal
- #34 Olivier Lync crisis meeting Iemand kon er niet bij zijn en volgt mee via Lync Is 5 min vroeger in de online meeting, organiser krijgt meeting reminder Join meeting via Outlook agenda Personen in de lyncmeeting hebben hun video aan gezet Scherm delen Real-time OneNote (inject meeting details) Anderen vullen nota's aan, komt er automatisch bij (sync) Scherm delen Tekening maken via pen (tablet) Tijdens de meeting hebben we vraag voor iemand (manager/beslissing), die zit in de wagen, we bellen die even erbij. Hierdoor kunnen we direct beslissen en verder gaan. Er is een 360° view met klant, zo heb je meteen contact met de zaal
- #35 Ineke + interactie uit het publiek
- #36 Olivier Krijg een email met een offerte die de klant net heeft getekend. Klik het open en review even of alles in orde is; en bevestig met mijn handtekening. Automatisch krijgt de klant een email met de signed PDF, en onze PM kan starten met project. Document komt automatisch in SharePoint (aan de hand van DocuSign integratie - Lou).
- #37 Olivier Krijg een email met een offerte die de klant net heeft getekend. Klik het open en review even of alles in orde is; en bevestig met mijn handtekening. Automatisch krijgt de klant een email met de signed PDF, en onze PM kan starten met project. Document komt automatisch in SharePoint (aan de hand van DocuSign integratie - Lou).
- #38 DOCUMENT CONTROLEREN
- #39 DOCUMENT CONTROLEREN
- #40 DOCUMENT CONTROLEREN
- #41 DOCUMENT CONTROLEREN
- #42 DOCUMENT CONTROLEREN
- #44 Olivier Krijg een email met een offerte die de klant net heeft getekend. Klik het open en review even of alles in orde is; en bevestig met mijn handtekening. Automatisch krijgt de klant een email met de signed PDF, en onze PM kan starten met project. Document komt automatisch in SharePoint (aan de hand van DocuSign integratie - Lou).
- #45 Ineke + interactie uit het publiek
- #47 Olivier Krijg vraag van potentiele klant (sales lead) en gebruik CRM om dit te tracken. Automatisch krijgt onze sales (via CRM workflow) een taak om dit op te volgen
- #49 Ineke + interactie uit het publiek
- #50 Ineke Windows smartphone > Cortana zegt me dat ik stilaan moet vertrekken om op tijd te zijn op "Gin-Tonic drink" met team in Brussel. (Automatisch heeft die berekend hoever het rijden is op basis van verkeersopstopping; wet dit op basis van mijn outlook agenda)
- #51 Afsluiter/ Publiek betrekken bij presentatie Zijn er vragen? Zijn er bemerkingen? Inclusief avond afsluiten, reclame maken voor 2 andere sessies en uitnodigen voor een drankje. Timing: max. 15 min
- #52 Ineke