Penataan naskah kepegawaian secara sistematis diharapkan dapat mempermudah proses pencarian file dan menghindari kehilangan data di Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sulawesi Selatan. Rencananya dilakukan scanning dokumen, pengumpulan data, dan pembangunan sistem dokumentasi online untuk menyimpan berkas-berkas pegawai secara digital. Kegiatan ini akan dievaluasi guna meningkatkan sistem pengelolaan data kepegawaian di masa

1. PENATAAN NASKAH KEPEGAWAIAN BERBASIS SISTEM
DOKUMENTASI KEPEGAWAIAN
PADA SUB BAGIAN UMUM, KEPEGAWAIAN, DAN HUKUM
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
PROVINSI SULAWESI SELATAN
Makassar, 07 SEPTEMBER 2019
SEMINAR HASIL AKTUALIASI
PELATIHAN DASAR CPNS
Tahun 2019 Angkatan XVIII

2. Core Issue
Belum efektifnya penataan
naskah kepegawaian pada
Subbag Umum, Kepegawaian,
dan Hukum Badan
Kepegawaian Daerah Provinsi
Sulawesi Selatan

3. Kondisi Penataan Kepegawaian
1
2
3
Belum tersedianya dokumen elektronik (image document) dalam
menunjang sistem informasi kepegawaian yang berbasis teknologi
Pencarian naskah kepegawaian yang masih manual (fisik)
membutuhkan waktu yang lama
Kehilangan dan Kerusakan naskah kepegawaian

4. Gagasan
Pemecahan Isu
Penataan Naskah Kepegawaian Berbasis
Sistem Dokumentasi Kepegawaian.
Tujuan dari gagasan di atas adalah agar
memudahkan dan memperlancar kegiatan
kepegawaian ke depannya. Prosedur
penggunaan instrumen ini nanti akan
mempermudah pencarian file-file atau naskah
kepegawaian yang dibutuhkan karena sudah
berbentuk database.

5. Kegiatan Aktualisasi
5432
Koordinasi
1 6 10987
Pengumpulan
data
Alat dan Bahan
Scanning
Penataan Image
file
Sosialisasi
Monitoring
Evaluasi
Penyampaian
hasil
Rencana Tindak
Lanjut

6. NO. KEGIATAN
AGUSTUS 2019
SEPT.
2019
Minggu I Minggu II
Minggu
III
Minggu
IV
Minggu
V
Minggu I
1
Melakukan koordinasi dan persetujuan pimpinan terkait
rencana pelaksanaan kegiatan aktualisasi
1
Agustus
2019
2
Mengumpulkan informasi dan data terkait rencana
pelaksanaan kegiatan
1
Agustus
2019
3
Menyiapkan alat dan bahan yang akan digunakan dalam
pelaksanaan kegiatan
7 Agustus
2019
4 Melakukan kegiatan scanning arsip kepegawaian
7,8,9
Agustus
2019
13, 16
Agustus
2019
5 Upload image file ke dalam database
17, 18
Agustus
2019
6 Sosialisasi Sistem Dokumentasi Kepegawaian
22
Agustus
2019
7 Monitoring
26
Agustus
2019
8 Evaluasi kegiatan dan pembuatan laporan kegiatan
29, 30
Agustus
2019
9 Menyampaikan kepada pimpinan dan umpan balik
2 Sept.
2019
10. Rencana tindak lanjut
2 Sept.
2019

7. KEGIATAN 1
“Melakukan koordinasi dan
persetujuan pimpinan terkait
rencana pelaksanaan kegiatan
aktualisasi”.
Waktu : Kamis, 1 Agustus 2019
Tempat : Sekretariat BKD

8. Menyampaikan maksud & tujuan
Menemui Pimpinan

9. Mendengarkan feedback
pimpinan terkait rencana
kegiatan

10. Meminta Surat Persetujuan
Pimpinan

11. KEGIATAN 2
“Mengumpulkan informasi dan data
terkait rencana pelaksanaan kegiatan”.
Waktu : Kamis, 1 Agustus 2019
Tempat : Sekretariat BKD

12. Observasi

13. Wawancara

14. KEGIATAN 3
“Menyiapkan alat dan bahan yang
akan digunakan dalam pelaksanaan
kegiatan”.
Waktu : 7 Agustus 2019
Tempat : Sekretariat BKD

15. Menyiapkan Alat Menyiapkan Bahan
 Arsip fisik pegawai
 Absensi pegawai
 Checklist Map

16. KEGIATAN 4
“Melakukan kegiatan scanning arsip
kepegawaian”.
Waktu : 7,8,9,13,16 Agustus 2019
Tempat : Sekretariat BKD

17. Scanning arsip kepegawaian

19. Memberikan nama
pada folder dan
judul dokumen
gambar hasil
scanning.

20. KEGIATAN 5
“Upload image file/ gambar ke dalam
database sistem dokumentasi
kepegawaian”.
Waktu : 17,18 Agustus 2019
Tempat : Luar Kantor

21. “Sistem Dokumentasi
Kepegawaian BKD”
Sebuah sistem online yg dirancang untuk
memenuhi kebutuhan informasi
kepegawaian di lingkup BKD, memuat
data arsip digital pegawai (seperti ijazah,
SK CPNS, SK PNS, dll.)

28. KEGIATAN 6
“Sosialisasi Sistem Dokumentasi
Kepegawaian”.
Waktu : 22 Agustus 2019
Tempat : Sekretariat BKD

29. Mensosialisasikan Sistem di Lingkungan Kerja

30. KEGIATAN 7
“Monitoring”.
Waktu : 26 Agustus 2019
Tempat : Sekretariat BKD

31. Melakukan pengecekan dan monitoring penggunaan sistem
dokumentasi kepegawaian.

32. KEGIATAN 8
“Evaluasi kegiatan dan pembuatan
laporan kegiatan”.
Waktu : 17,18 Agustus 2019
Tempat : Sekretariat BKD

33. Mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan dari sistem
yang telah dibuat.

34. Lembar Evaluasi

35. KEGIATAN 9
“Menyampaikan hasil kegiatan kepada
pimpinan dan umpan balik”.
Waktu : 02 September 2019
Tempat : Sekretariat BKD

36. Penyampaian
hasil kegiatan
kepada
pimpinan

37. Feedback
Pimpinan
(Lembar
Notulensi)

38. KEGIATAN 10
“Rencana tindak lanjut”.
Waktu : 02 September 2019
Tempat : Sekretariat BKD

39. Pembuatan Komitmen oleh Atasan

40. Terima Kasih