Downloaded 85 times
Uploaded byFirman Ahmad Fauzi
Kode administrasi surat
Dokumen tersebut membahas tentang kode administrasi surat menyurat pemerintahan yang mencakup pengertian surat, unsur-unsur kop surat, penomoran dan kode surat, penandatanganan dan stempel surat, agenda surat, arsip surat, serta contoh kode surat untuk berbagai instansi pemerintahan.
Businessā¦
Kode administrasi surat
- 1. KodeAdministrasi Surat Menyurat Dipublikasipada 21 Mei 2013 oleh SaepulROHMAN Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut: ļ· Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan. ļ· Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain. ļ· Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan. Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur. Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain. Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyurat dimaksudkan terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi atau instansi. Bebarapa hal tentang Surat Kop surat dan kepala surat Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop. Kepala surat memuat : ļ· Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat ļ· Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan warna huruf hitam tebal ļ· Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dengan menggunakan huruf hitam tebal ļ· Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam tebal
- 2. . NOMOR DAN KODESURAT 1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan dan kode tahun kalender. 2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing. 3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang sesungguhnya. . KODE SURAT 1. Kode surat terdiri dari : a. Surat Keputusan = SKep b. Surat Keterangan = SKet c. Surat Edaran = SEd d. Surat Tugas = ST e. Surat Kuasa = SK f. Surat Peringatan = SP g. Surat Ijin Kegiatan = SIK h. Surat Perjanjian = SPn i. Surat Undangan = Und j. Memorandum = Mem k. Nota Dinas = Nd l. Pengumuman = Peng m. Surat Ketetapan = STap n. Surat Perintah = SPer o. Surat Lain ā lain = L 2. Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan a. Konferensi Zona = KZ b. Seminar Umum = SU c. Seminar Teknologi = ST 3. Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I ā XII 4. Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat
- 3. PENANDATANGANAN SURAT DANSTEMPEL SURAT 1. Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti: Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani oleh Pimpinan yang berwenang. Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan. Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat. ļ· Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi stempel surat. ļ· Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan telah ditentukan. ļ· Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya. AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda. Buku agenda surat setidakātidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat. 1. Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari : ļ· Sangat rahasia : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain akan mengancam suatu instansi/organisasi. ļ· Rahasia/terbatas : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi. ļ· Biasa : artinya surat yang boleh diketahui oleh pihak yang tidak berkepentingan dan tidak mengancam kelembagaan. 2. Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari : ļ· Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai dialamat hari itu juga. ļ· Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir. ļ· Kilat/Pos, artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.
- 4. ļ· Kilat Khusus/Pos,artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat khusus. Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya. Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan. Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file. Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000 s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan. 000 UMUM 001 Lambang 002 Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1 003 Hari Raya/Besar 004 Ucapan 005 Undangan 020 PERALATAN 040 PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi 042 Dokumentasi 045 Kearsipan 060 ORGANISASI / KETATALAKSANAAN 090 PERJALANAN DINAS 230 ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL 232 Persatuan Guru Republik Indonesia 236 Korps Pegawai Republik Indonesia 239 Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya 240 ORGANISASI PEMUDA 410 PEMBANGUNAN DESA 411 Pembinaan Usaha Gotong Royong .14 Pungutan .2 Lembaga Sosial Desa (LSD) .32 Kuliah Kerja Nyata (KKN) .33 Pusat Latihan .34 Kursus-Kursus .35 Kurikulum / Sylabus .36 Ketrampilan .37 Pramuka .4 Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK) .25 Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan .3 Koperasi Desa
- 5. .32 Koperasi UsahaDesa 420 PENDIDIKAN .1 Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan Putra/I Irja 421 Sekolah .1 Pra Sekolah .2 Sekolah Dasar .3 Sekolah Menengah .4 Sekolah Tinggi .5 Sekolah Kejuruan .6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum .7 Kegiatan Pelajar .71 Reuni Darmawisata .72 Pelajar Teladan .73 Resimen Mahasiswa .8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa .9 PLS / Pemberantasan Buta Huruf 422 Administrasi Sekolah .1 Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan .2 Tahun Pelajaran .3 Hari Libur .4 Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP .5 Beasiswa 423 Metode Belajar .1 Kuliah .2 Ceramah, Simposium .3 Diskusi .4 Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur .5 Kurikulum .6 Karya Tulis .7 Ujian 424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor Klasifikasi Disini: Guru Teladan 425 Sarana Pendidikan .1 Gedung .11 Gedung Sekolah .12 Kampus .13 Pusat Kegiatan Mahasiswa .2 Buku .3 Perlengkapan Sekolah 426 Keolahragaan .1 Cabang Olah Raga .2 Sarana .21 Gedung Olah Raga .22 Stadion
- 6. .23 Lapangan .24 Kolamrenang .3 Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade, Olimpiade, .4 KONI 427 Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja 428 Kepramukaan 429 Pendidikan Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890 430 KEBUDAYAAN 431 Kesenian .1 Cabang Kesenian .2 Sarana .21 Gedung Kesenian 432 Kepurbakalaan 433 Sejarah 434 Bahasa 435 Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan 440 KESEHATAN 441 Pembinaan Kesehatan 442 Obat-obatan 443 Penyakit Menular 444 Gizi 445 Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling, Poliklinik 446 Tenaga Medis 448 Pengobatan Tadisional 450 AGAMA 451 Islam .1 Peribadatan .11 Sholat .12 Zakat Fitrah .13 Puasa .14 MTQ .2 Rumah Ibadah .3 Tokoh Agama .4 Pendidikan .41 Tinggi 42 Menengah .43 Dasar .44 Pondok Pesantren .45 Gedung Sekolah .46 Tenaga Pengajar .47 Buku .48 Dakwah
- 7. .49 Organisasi /Lembaga Pendidikan .5 Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb .6 Peradilan .7 Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama .8 Mazhab 456 Urusan Haji .1 ONH .2 Manasik 560 TENAGA KERJA .1 Pengangguran 561 Upah 562 Penempatan Tenaka Kerja, TKI 563 Latihan Kerja 564 Tenaga Kerja 800 KEPEGAWAIAN 810 PENGADAAN 820 MUTASI 822 Kenaikan Gaji Berkala 823 Kenaikan Pangkat / Pengangkatan 824 Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan 825 Datasering dan Penempatan Kembali 826 Penunjukan Tugas Belajar 828 Mutasi Dengan Instansi Lain 830 KEDUDUKAN Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian Pangkat/ Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat 831 Perhitungan Masa Kerja 832 Penyesuaian Pangkat / Gaji 833 Penghargaan Ijazah / Penyesuaian 834 Jenjang Pangkat / Eselonering 840 KESEJAHTERAAN PEGAWAI Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan Kesehatan, Koperasi, Distribusi, Permahan/Tanah, Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi. 841 Tunjangan .1 Jabatan .2 Kehormatan .3 Kematian/Uang Duka .4 Tunjangan Hari Raya .5 Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah .6 Keluarga .7 Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum) 842 Dana
- 8. .1 Taspen .2 Kesehatan .3 Asuransi 843 Perawatan Kesehatan 844 istribusi 845 Perumahan/Tanah 846 Bantuan Sosial 850 CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti Diluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain 860 PENILAIAN 861 Penghargaan .1 Bintang/Satyalencana .2 Kenaikan Pangkat Anumerta .3 Kenaikan Gaji Istimewa .4 Hadiah Berupa Uang .5 Pegawai Teladan 862 Hukuman 863 Konduite, DP3, Disiplin Pegawai 864 Ujian Dinas 865 Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi (LP2P) 870 TATA USAHA KEPEGAWAIAN 871 Formasi 872 Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian 873 Registrasi .1 NIP .2 KARPEG .3 Legitiminasi/Tanda Pengenal .4 Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu 874 Daftar Riwayat Pekerjaan 875 Kewenangan Mutasi Pegawai 876 Penggajian .1 SKPP 877 Sumpah/Janji 878 Korps Pegawai 880 PEMBERHENTIAN PEGAWAI Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, Karena Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tunggu Untuk Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat 881 Permintaan Sendiri 882 Dengan Hak Pensiun
- 9. 883 Karena Meninggal 884Alasan Lain 885 Uang Pesangon 886 Uang Tunggu 887 Untuk Sementara Waktu 888 Tidak Dengan Hormat 890 PENDIDIKAN PEGAWAI Meliputi: Perencanaan, Pendidikan Reguler, Pendidikan Non-Reguler, Pendidikan Ke Luar Negeri, Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan, Fasilitas Sarana Pendidikan 891 Perencanaan 892 Pendidikan _Egular / Kader 893 Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler 894 Pendidikan Luar Negeri 895 Metode 896 Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber 897 Administrasi Pendidikan 898 Fasilitas Belajar 899 Sarana 900 KEUANGAN 910 ANGGARAN 920 OTORISASI / SKO 930 VERIFIKASI 940 PEMBUKUAN 950 PERBENDAHARAAN 960 PEMBINAAN KEBENDAHARAAN 961 Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas 970 PENDAPATAN 990 BENDAHARAWAN