Документ описывает внедрение информационной системы управления проектами на базе MS Project Server 2007 в консалтинговой компании ОТР, специализирующейся на IT-решениях. Подробно представлены задачи, которые решает система, ее архитектура, сценарий внедрения, а также текущие результаты применения решения. Особое внимание уделяется процессу сбора отчетности и контролю трудозатрат, а также перспективам дальнейшего развития системы.

1. Информационная система управления проектами IT компании на основе MS Project Server 2007 Лазутов Сергей Михайлович Консультант по ИСУП

2. Содержание О компании Для чего нам нужна ИСУП Почему MS Project 2007? Сценарий внедрения Архитектура Автоматизированные бизнес-процессы Отчеты Задачи, которые мы решили своими разработками Текущее внедрение Перспективы развития Результат

3. О компании

4. ОТР – ведущая российская консалтинговая компания в сфере информационных технологий и системной интеграции, специализирующаяся на предоставлении комплексных ИТ-решений для финансовых организаций, государственных структур и предприятий индустрии ОТР – имеет филиалы в 16 регионах РФ и странах СНГ для реализации проектов для крупнейших российских и зарубежных заказчиков, имеющих разветвленную филиальную сеть ОТР – использует проектный подход в организации своей деятельности, проекты характеризуются большим масштабом по времени, территориальной распределенности и численности вовлеченных ресурсов _______________________________________________________ 8 из ТОР10 банков России являются клиентами ОТР Федеральное казначейство РФ – клиент ОТР Безупречность в деталях, Совершенство во всем КТО МЫ

5. Количество сотрудников более - 850 человек, порядка 80 менеджеров проектов Одновременно в исполнении находится порядка 150 консалтинговых, внедренческих и интеграционных проектов (не считая проектов поставки) Компания построена по матричному принципу, в структуре выделено порядка 50 ЦФО, в т.ч. 30 производственных ЦФО, сотрудники которых участвуют в реализации проектов Компании совместно. Компания сегодня Факты

6. Москва Санкт-Петербург Нижний Новгород Казань Чебоксары Белгород Ростов-на-Дону Волгоград Пермь Челябинск Красноярск Томск Омск Иркутск Хабаровск Филиальная сеть Кто мы СНГ: Казахстан, Узбекистан, Белоруссия, Украина

7. Для чего нам нужна ИСУП Общая среда работы для проектной команды, распределенной по филиалам Компании Инструментарий менеджера для календарного планирования, планирования стоимости (расчет бюджета) и анализа хода выполнения проекта (освоенный объем) Инструментарий Руководителя ЦФО по ресурсному планированию Инструментарий Проектного офиса для формирования сводной отчетности по проектной деятельности Компании Технологическая платформа для учета рабочего времени сотрудников Компании, контроля производственных нормативов

8. Почему MS Project 2007? Широта использования (наши заказчики тоже используют MS Project) Открытость системы, возможность доработки Доступность информации (ресурсы MS , форумы, компании – партнеры) Наличие специалистов на рынке труда Наличие средств формирования сводной отчетности ( OLAP , отчеты средствами Reporting Services) Не сложная процедура миграции с MSP 2003

9. Сценарий внедрения Предпроект: Стенд MSP 2007 Тестовая миграция Тех. Проект Список доработок Сценарий перехода Бюджет Обучение: Внешнее Подготовка курса Обучение пользователей Разработка 1 фаза: Создание среды разработки Разработка модуль работы с расписаниями интерфейсов CQ, SDMS Выгрузки бюджета критичных отчетов Миграция: Закупка оборудования Создание сред Настройка, доступ Миграция Сент. – окт. 08 Ноя. – дек. 08 Янв. – март 09 Оп. эксплуатация: 1. Выверка данных 2. Диагностика и решение проблем Разработка 2 фаза: 1. Исправление ошибок 2. Разработка Функций обработки расписаний, Остальных отчетов Апр. – май 09 Новый фин. год Собственными силами С минимумом доработок Интегрировать MSP с производственными системами

10. Архитектура

11. Развитие архитектуры Начальные условия: Миграция с MS Project 2003 Без закупки оборудования Решение: Виртуализация (VM Ware) Ферма серверов MSP 2003 MSP 2007 Разработка MSP 2007 MSP 2003 Архив Миграция Upgrade MSP 2007 MSP 2003 Архив MSP 2007 Аналитика

12. Наша архитектура сейчас

13. Удаленная работа Управление правами Снижение требований к качеству каналов Простота использования CITRIX

14. Автоматизированные бизнес-процессы

15. Бизнес процессы в ИСУП Ведение ресурсного пула Scope работ, СДР Календарное планирование проекта Ведение справочников Учет фактических трудозатрат Анализ хода выполнения Закрытие проекта Регламент Планирование Выполнение Отчетность Расчет бюджета проекта Планирование ресурсов

16. Пример: СДР и назначения ресурсов Менеджер проекта делит scope работ по контракту на подпроекты по участвующим ЦФО Менеджер подпроекта ЦФО Создает файл в MSP Pro до высокоуровневых задач проекта (результатов) и назначает исполнителей (оценивает сроки и трудоемкость по назначениям) Декомпозирует задачи верхнего уровня до частных заданий каждому исполнителю в производственной системе ( Clear Quest) Задачи верхнего уровня MSP и частные задачи CQ связаны кодом верхнеуровневой задачи (КВЗ – корпоративное поле задачи) Производит оценку стоимости затрат на персонал подпроекта ЦФО, утверждает у руководителя ЦФО Менеджер проекта консолидирует данные подпроектов и формирует бюджет проекта Project Pro Excel Скрипт Выгрузка Бюджета в Excel

17. Декомпозиция проекта Мультипроекты? Сложно и не надежно! ID проекта, ID подпроекта Группировки + RS отчеты + OLAP

18. Почему мы не храним в MSP низкоуровневые задачи? Мы сознательно ограничили количество задач и назначений в проектах, т.к. на практике столкнулись с повреждением «очень больших файлов проектов» при их обновлении и публикации Общей средой для команды проекта разработки ППО является Clear Quest , поэтому там происходит работа с низкоуровневыми задачами и собирается отчетность нижнего уровня В MSP пересылается сводная информация по задачам верхнего уровня, с которой работает менеджер проекта, анализируя ход выполнения работ и формирует отчетность по проекту для Заказчика и Руководства Компании

19. Пример: учет фактических трудозатрат Первичные данные о трудозатратах: Ручной ввод данных в PWA : за себя, за другого (30%, ок. 250 чел.) Импорт данных из внешних систем (70%, ок. 600 чел.) Прием обновлений менеджером проекта Утверждение расписаний руководителем ресурса Ресурс или ответственный за подготовку расписаний Сотрудники УФК Компании: Закрытие отчетного периода Получение и обработка консолидированного отчета о фактических трудозатратах по проектам Учет фактических затрат по проектам в системе управленческой отчетности Новый модуль, собственная разработка ( web- части SharePoint) PWA + Project Pro PWA Reporting Service Server

20. Зачем мы разработали свой модуль «Расписаний»? 70% данных о фактических трудозатратах принимаются из внешних систем, т.е. не от «владельца назначения» в проекте (отчетность «за другого» ~ 600 чел.), мы должны были отправить эти обновления на утверждение менеджеру проекта и записать их в проект Нам было необходимо добиться одинаковых данных в проектных задачах и расписаниях, но рекомендованный способ импорта расписаний в задачи не сработал – сотрудники забывали сделать импорт + 70% данных вводятся «за другого», а стандартных функций импорта для заменяющих расписаний нет Мы расширили функциональность управляющего расписаниями, добавив функцию проверки состояния неотправленных расписаний и массовой отправки расписаний себе на утверждение Нам было необходимо решить задачу редактирования заменяющего расписания другим пользователем без его пересоздания

21. Отчеты

22. Наши основные отчеты Бюджет Отчет об исполнении нормативов рабочего времени Отчет по коммерческой загрузке сотрудников Отчет по освоенному объему проекта Отчет по фактическим трудозатратам Вспомогательные отчеты Расхождения между данными расписания и задачами Ресурсы без расписаний

23. Бюджет Выгрузка из MS Project Professional Расчет предварительного бюджета для заказчика Уточнение внутреннего бюджета проекта для Управления финансового контроля

24. Исполнение нормативов рабочего времени Нормативы коммерческой и административной деятельности Отчетность по факту Отчет об исполнении нормативов Индикация превышения нормативов Контроль и анализ проектного и административного времени по всей Компании Принятие управленческих решений

25. Анализ исполнения нормативов рабочего времени Отчет ( xls) используется для контроля проектной/ непроектной загрузки и выявлению производственных резервов

26. Коммерческая загрузка Контроль коммерческой загрузки сотрудников

27. Освоенный объем проекта Удобный отчет ( xls) оформления результатов проекта, отправка по почте, визуально понятен

28. Отчет по фактическим трудозатратам Отчет ( xls) c данными передается в финансовую систему для расчета фактических бюджетов

29. Наши разработки

30. Архитектура разработки Cache части данных Слой для работы с SQL и PSI WebParts работают с объектами

31. Отчетность по трудозатратам Собираем 100 % данных штатных сотрудников Ограниченные сроки на сбор отчетности – 5 дней после окончания месяца «За себя» отчитывается мало людей Основание для начисления расходов на проекты

32. Загрузка факта из производственных систем Факт по разработке, тестированию и службе сопровождения считается таймером в производственных системах (ПС) КВЗ – это связь между MSP и ПС Загрузка за период Файл для загрузки Интерфейс импорта КВЗ на задаче в MSPP

33. Отчетность по факту Синхронная отчетность в Расписаниях и Задачах Отображаем необходимые параметры в представлении Уменьшаем число кнопок Отчитываемся по факту за другого сотрудника Добавляем задачи не вслепую

34. Интерфейс «Расписания»

35. Групповая обработка Нужен рычаг для завершения отчетности на уровне утверждающего расписания Решение: Групповая отправка расписаний подотчетных сотрудников

36. Повторная отправка трудозатрат Нужен повторный импорт Расписания в задачи Должно работать и для отчетности за других сотрудников

37. Текущее внедрение

38. Упрощенная схема планирования и сбора факта 95% ресурсов филиалов участвую находятся в управлении собственных менеджеров проектов Снизить затраты на планирование и сбор факта Обеспечить быстрый сбор данных Ответственный за трудозатраты планирует и отражает факт Анализ и утверждение консолидированных данных по всем филиалам Запись плана и факта в MS Project Professional без Project Web Access

39. Упрощенная схема планирования и сбора факта Планирование трудозатрат - Ресурсный план ЦФО Учет факта – Фактический бюджет проекта, ЦФО Ввод плана PWA ( разработка) Анализ плана RS отчет Запись плана MSPP Ввод факта PWA (разработка) Анализ План – Факт RS отчет Запись факта MSPP Бюджет проекта (план) Бюджет проекта (факт)

40. Интерфейс планирования загрузки сотрудников Ввод плана по всем ресурсам ЦФО по проектным задачи Анализ плановой загрузки по проектам Анализ плановой загрузки между проектами Отчет плановой загрузки всех ресурсов ЦФО

41. Интерфейс ввода фактических трудозатрат Факт=план (автоматически), ручная корректировка фактических данных, ввод административных План-факт анализ

42. Загрузка плана и факта в проекты Минимум действий

43. Перспективы развития

44. Перспективы развития Упростить процессы для случая, когда ответственный за ввод трудозатрат, менеджер проекта и управляющий расписанием – одно лицо (для подразделений малой численности) Упростить отчетность Расширение OLAP кубов Дальнейшая интеграция систем В компании много списков ресурсов Решение – Active Directory

45. Мы внедрили ИСУП на базе MSP Server 2007 в апреле 2009г. В июне 2009г. Установили SP2 За 6 месяцев эксплуатации серьезных сбоев в работе системы зафиксировано не было Нам пришлось существенно доработать функции сбора отчетности о фактических трудозатратах Заключение

46. Адрес: ФИО, должность: Тел: Сайт: E - mail: 127254, Россия, г. Москва, Дмитровское ш., д. 60а Лазутов Сергей Михайлович, Консультант по ИСУП +7 (495) 223-07-99 (многоканальный) www . otr . ru lazutov.sergey @otr.ru po @otr.ru Контактная информация