Alfresco + Alvex features description (RU)

1. Alfresco и Alvex
Краткий обзор
ITD Systems

2. План
✔ Компания ITD Systems
✔ Alfresco: общий обзор
✔ Alvex: решение на базе Alfresco
✔ Примеры проектов

3. Компания ITD Systems
3

4. Компания ITD Systems
✔ ITD Systems — международная компания с основным центром
разработки в России
✔ В большинстве стран представлена партнерами-интеграторами
✔ Факты и Даты
✔ Компания создана в 2010 году
✔ В 2012 году ITD Systems стала первым (и на данный момент единственным)
технологическим партнером Alfresco в России
✔ Основная область деятельности
✔ Инфраструктура на базе технологий Red Hat
✔ Управление бизнес-процессами на базе Alfresco

5. Компания ITD Systems
✔ Что мы делаем
✔ Архитектура, отказоустойчивость, масштабирование
✔ Системная разработка, глубокая доработка, разработка решений
✔ Обучение разработчиков и администраторов работе с нашими решениями
✔ Что мы обычно не делаем
✔ Интеграторская деятельность, ведение проекта, ген.подряд
✔ Мы хорошо умеем делать свою работу и предпочитаем заниматься ей

6. Alfresco: общий обзор
6

7. Что такое Alfresco?
✔ Alfresco — открытая ECM-платформа
✔ Документы, архив, формы, бизнес-процессы, развитое API
✔ Платформа для разработки, а не готовое решение
✔ Не стоит воспринимать Alfresco как СЭД, портал, другое решение

8. Базовые возможности Alfresco
✔ Документы
✔ Хранение, сортировка, совместный доступ, теги, поиск
✔ Совместная работа
✔ Постоянные рабочие группы и временные проекты
✔ Мобильность
✔ Работа через веб-интерфейс, доступ с телефонов и с планшетов
✔ Бизнес-процессы
✔ Маршруты, задачи, автоматизированные этапы, описываемые в BPMN 2.0

9. Работа с документами
✔ Работа в браузере

10. Работа с документами
✔ Хранение с поддержанием версий

11. Библиотека документов
✔ Доступна через веб-интерфейс, напрямую из офисных
приложений, как сетевая папка
✔ Контроль доступа для отдельных пользователей и групп

12. Правила обработки документов
✔ Действия, автоматически выполняемые при добавлении,
изменении или удалении документов

13. Списки данных
✔ Любое количество списков данных
✔ Для произвольных задач, набор полей настраивается
✔ Контроль доступа стандартными средствами, при
необходимости вплоть до уровня отдельных записей

14. Поиск
✔ По метаданным (полям карточки)
✔ Полнотекстовый по содержанию
✔ По автору, дате, типу и т.д.

15. Совместная работа
✔ Совместная работа — рабочие области для постоянных
групп или временных проектов

16. Статические процессы
✔ Последовательные и параллельные этапы, ветвления

17. Работа над задачами
✔ Просмотр и выполнение задач пользователями
✔ Контроль исполнения бизнес-процессов

18. Alvex: решение на базе Alfresco
18

19. Что такое Alvex?
✔ Решение на базе Alfresco
✔ Основной акцент — управление сложными бизнес-процессами
✔ Включает стандартные модули — стандартные бизнес-процессы,
оргструктура, реестры документов, документооборот коллегиальных
органов и другие
✔ Позволяет гибкую доработку и включение сторонних модулей
✔ Создано в 2011г, редакция Enterprise вышла в 2012г, в 2012г прошло
ревью в Alfresco и включено в Alfresco Solution Showcase

20. Откуда возник Alvex
✔ Обобщение опыта проектов на Alfresco
✔ Как правило, внедряется в дополнение к существующим
системам, а не для их замены
✔ Основная задача внедрения — дать в дополнение к
существующим инструментам учета и контроля средства
для повседневной совместной работы
✔ Более 60% компаний меняют настройки систем автоматизации бизнес-
процессов не менее 2 раз в год — по данным Gartner
✔ До 80% корпоративного контента и процессов не отражаются в
корпоративных информационных системах — по оценкам интеграторов

21. Откуда возник Alvex
✔ Не все задачи решаются в рамках традиционных систем
✔ Сравнение корпоративных систем с Google и Facebook
✔ Пришло поколение, для которого Интернет существовал
всегда, а решение рабочих вопросов в чате — норма

22. Динамические процессы
✔ Рабочие процессы организации
✔ Плохо формализуемые
✔ «Чтобы дать ответ, мне нужна
информация от пяти подразделений»
✔ Часто изменяемые
✔ Одобрение каждого проекта
происходит «чуть-чуть уникально»
✔ «Живые» процессы не укладываются в регламенты
✔ Реальную работу обсуждают в курилке
✔ В учетной системе только ставят «формальные» галочки
✔ Система постоянно «в доработке» (читай - «сломана»)

23. Динамические процессы
✔ Решение — связанные процессы:
✔ Заданы этапы,
«фиксированные» и «гибкие»
✔ На «гибких» этапах можно
создавать дочерние процессы,
связывая их между собой
✔ Результат:
✔ Процесс выстраивается
по ходу работы над ним
✔ Вид процесса определяют
те, кто за него отвечает
✔ Виден прогресс, прозрачны
причины задержек сроков

24. Структура организации
✔ «Вертикальные» связи
✔ Организационная структура и ролевая модель
✔ Взгляд «с разных точек зрения» - по департаментам, по комитетам, по
рабочим группам и т.д.

25. Структура организации
✔ Использование оргструктуры в бизнес-процессах
✔ Назначение задач по ролям
✔ «Автоматическая отправка счета бухгалтерам, а не выбор имени
исполнителя вручную»
✔ Замещение исполнителя при отсутствии пользователя на месте

26. Оперативная картина
✔ Картина по подчинённым для руководителя
✔ Просмотреть на ком какие задачи в данный момент
✔ Возможность вмешаться и упредить проблемы

27. История бизнес-процесса
✔ Что происходило с конкретным процессом?
✔ Исходная информация
о процессе: кто начал,
каковы сроки
исполнения, какие
документы участвуют
в процессе
✔ Кто, когда и какие
действия предпринял
✔ Просмотр всех версий
всех документов,
которые участвовали
в процессе

28. Обсуждения в рамках бизнес-процесса
✔ Обсуждение задач и уточнение деталей исполнителями
внутри бизнес-процесса, а не в почте или по телефону
✔ Общий блок обсуждений для всех участников процесса на
всех этапах его выполнения

29. Примеры проектов
29

30. Управление документами и процессами
в европейском банке
Задача:
✔ Единый архив, распределённая система (подразделения в 6 странах)
✔ Потоковое сканирование и распознавание бумажных копий
✔ Автоматизация внутренних процессов
✔ Интеграция с большим количеством бизнес-систем
Результат:
✔ Автоматизация сложных бизнес-процессов с автоматическим
назначением задач по ролям
✔ Обработка > 45 000 000 документов в год
✔ Все вопросы взаимодействия со сторонними системами решены

31. Управление документами и процессами
в российском банке
Задача:
✔ Автоматизация «длинных» и «ветвистых» процессов
✔ Сквозные бизнес-процессы между несколькими департаментами или
филиалами банка
✔ Документооборот коллегиальных органов (организация заседаний
финансового, технологического и других коммитетов)
✔ Обработка > 5 000 000 документов в год
Результат:
✔ Замена «бюрократического СЭД» на «живую» систему:
✔ Создаваемые «на лету» связи между задачами и бизнес-процессами
✔ Объединение СЭД, совместной работы и проектной деятельности

32. Региональный портал госуслуг
Задача:
✔ Визуальный конструктор электронных форм для простого перевода
гос.услуг в электронный вид
✔ Интеграция с существующим порталом гос.услуг
✔ Обработка поступающих заявок в электронном виде, автоматизация
внутренних регламентов
Результат:
✔ Визуальный конструктор электронных форм на базе Orbeon,
интегрированный с Alfresco
✔ Настройка типовых маршрутов обработки заявок, возможность
создания нестандартных маршрутов «на лету»
✔ Сбор статистики поступления заявок и их обработки

33. Вопросы?
www.alvexcore.com
@itdsystems_ru, #alvex
ping@itdhq.com