SOP amat membantu kecekapan organisasi. Jadi mengapa anda tidak menguruskan SOP anda?

2. SALAM PERKENALAN
DR TENGKU KHAIRI A RAHMAN
KELULUSAN : PhD, UMK
PENGALAMAN KERJAYA : 26 TAHUN
PERUNDINGA LATHAN : 18 TAHUN
BISNES COACH : 15 TAHUN
PENGALAMAN KERJAYA SEBELUM INI
PROFESIONAL : MEMBERS OF A PARTICULAR PROFESSION
• CHAIRMAN SYARIKAT STRXM SDN BHD
• CEO MARKPLUS BUSINESS ADVISORS
• BISKAUNSELOR INSTITUT KEUSAHAWANAN NEGARA (INSKEN)
• PENASIHAT AKADEMIK SUBJEK KEUSAHAWANAN KOLEJ
VOKASIONAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA.
• TIMBALAN YDP DEWAN PERNIAGAAN & PERINDUSTRIAN MELAYU
TERENGGANU
• PARTIME LECTURE UNISZA, ULKW. OUM & UCB.

3. Apa itu SOP?
Standard Operating Procedures atau
ringkasnya "SOP," ialah suatu dokumen yang
mengandungi arahan-arahan spesifik untuk
melaksanakan sesuatu tugasan. SOP akan
memastikan tugasan tersebut dibuat secara
tersusun, selamat, menepati piawaian yang
ditetapkan dan juga mengikut lunas undang-
undang atau ketetapan-ketetapan am lainnya.

4. PENTING SOP
1. Mewujudkan proses pelaksanaan dengan lebih
efektif, efisen dan ekonomi serta mematuhi
perundangan @ prosidur organisasi.
2. Penyelenggaraan proses kerja dapat berjalan dengan
pasti, penghindaran ketidakseragaman pelaksanaan
dan menghindari @ meminimakan risiko pelaksanaan

5. MANFAAT SOP
1. Sebagai Standard pelaksanaan proses.
2. Mengurangi kesalahan proses pelaksanaan.
3. Meningkatkan kecekapan proses pelaksanaan.
4. Membantu petugas lebih mandiri
5. Memastikan proses secara konsisten
6. Membantu pencapaian KPI
7. Mengekalkan tahap kualiti
8. Memberi informasi beban tugasan
9. Menghindari pertindihan proses
10. Meningkatkan pengurusan masa.
11. Pengurusan Risiko

6. FUNGSI STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
(1). Agar mengetahui dengan jelas peranan dan fungsi tiap-tiap
posisi dalam organisasi.
(2) Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkah laku pekerja
atau pengendali dalam organisasi atau unit.
(3) Melindungi organisasi dan pekerja dari malapetaka atau
kegagalan bagi .
(4) Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,
duplikasi dan inefisiensi.
(5) Memperjelaskan pembahagian tugas, dan tanggungjawab
melalui saluran yang betul.

7. Menulis SOP bukanlah sesuatu yang
terlalu mudah kerana beberapa
perkara dan aspek tertentu perlu
dikaji dan dilakukan bagi mencapai
tujuan utama mengapa SOP itu
dibuat.

8. MENGAPA SOP DIPERLUKAN
TANPA SOP
, TUJUAN
TIDAK JELAS & BANYAK
ARAHAN BERLAKU.
DENGAN SOP
, KEJELASAN
ARAHAN & TUJUAN SERTA
KESERAGAMAN PELAKSANAAN.

9. RANCANG HASIL, BUKAN AKTIVITI
HARUS INGAT SETIAP YANG DIKERJAKAN BUKAN DIUKUR
DARIPADA BANYAKNYA AKTIVITI TETAPI YANG PENTING ADALAH
HASILNYA. JADI MASA DIGUNAKAN AKAN DI UKUR MELALUI
HASIL YANG DIPEROLEHI. OLEH ITU FOKUSKAN KEPADA HASIL.
HASIL AKTIVITI
BILANGAN BAJU DISIAP MENERIMA TEMPAHAN YANG
BANYAK.
MENGGOSOK 25 BAJU. 4 JAM MENGGOSOK BAJU.
2 ORANG MENJADI
PELANGGAN.
BERBUAL KOSONG DENGAN 4
ORANG

10. ANDA INGIN MENULIS SOP CARA-CARA UNTUK MEMBUAT “BURGER”.
Sebelum anda menulis, anda perlu tahu apakah
matlamat utama anda. Anda mungkin inginkan
“burger” yang rasanya enak dan memiliki kelainan
dari “burger” orang lain. Anda juga ingin memastikan
semua “burger” yang anda buat mempunyai kualiti
dan rasa yang sama.
Untuk itu, anda perlu memastikan SOP tersebut
mengandungi cara-cara menjaga kualitinya seperti
penggunaan perencah yang sama (kuantiti dan jenama
perencahnya), berapa lama daging/atau ayam
“burger” tersebut perlu diperam agar perencahnya
sebati dengan daging/ayam tersebut, cara-cara
memasaknya agar tidak terlalu masak atau terkurang
masak, cara-cara pembungkusannya dan lain-lain lagi.
Pernahkah anda terfikir bagaimana agaknya Restoran
McDonald memastikan kualiti burger mereka?

11. UNTUK MENGETAHUI SAMADA SOP YANG ANDA TULIS
SEMPURNA ATAU TIDAK
1. anda perlu mendapatkan pandangan atau cadangan daripada
kakitangan restoran anda.
2. Mungkin terdapat beberapa kelemahan atau ketidak-sesuaian
dalam tata-cara yang anda tulis itu.
3. Untuk mengetahui samada “burger” yang anda buat berkualiti
serta menjadi pilihan ramai, anda perlu mendapatkan
pandangan dari para pelanggan anda.

12. MEMAKAI TUDUNG !
Cabaran menulis SOP kerana
1. Perlu tahu objektif.
2. Perlu menggunakan ayat yang
mudah difahami.
3. Perlu tahu standard &
peraturannya.
4. Perlu menetapkan jangka
masanya.
5. Perlu menetapkan output &
Outcome

13. SOP : DO & DONT

14. 1. Dokumentasi dan Rujukan
2. Bahasa Pilihan
3. Cara Persembahan dan Susunan
4. Pemantauan dan ‘Implementation’
5. Perubahan yang Sesuai
5 SEBAB SOP SERING GAGAL

17. SOP: DO
SKOP KERJA & DEFINISI
PROSEDUR
KERJA
TANGGUNGJAWAB DAN
PETUGAS

18. 1. Proses yang panjang
2. Bahasa & Visual yang kabur untuk difahami umum.
3. Tidak menetapkan Pegawai bertanggungjawab.
4. Tidak memberi komitmen.
5. Terlaku sukar dilaksanakan & tidak releven.
6. Tiada SMART Rule

19. BEBERAPA PEDOMAN KEPENTINGAN SOP
• Sistem dan SOP dapat mengurangkan kos akibat kesilapan staff semasa
menjalankan kerja mereka.
• Dengan adanya SOP kerja, proses melatih staff baru menjadi mudah dan
cepat. Latih dia membuat kerjanya menggunakan SOP itu.
• SOP tingkatkan intergriti - Jangan cari staff yang amanah. Gunakan SOP
supaya tidak ada peluang staff kita nak pecah amanah.
• SOP kerja mengurangkan kebergantungan bisnes kita kepada seseorang
staff. Jika staff berhenti, bisnes dapat berjalan macam biasa.
• Perbuatan melanggar SOP kerja adalah asas legal bagi majikan mengambil
sebarang tindakan disiplin ke atas staff.
• Apabila SOP sudah dibuat, Ketua Jabatan pun wajib ikut SOP itu.
• Apabila staff baru datang melapor diri, terus tunjukkan SOP kerjanya. Dalam
masa 1 hari dia sudah pandai buat kerja ikut SOP itu.

20. BEBERAPA PEDOMAN KEPENTINGAN SOP
• Staff berhenti adalah normal. Apabila kita sudah sediakan SOP-SOP kerja, kita tidak
khuatir staff akan berhenti kerja.
• Membuat Keputusan Belajar SOP menurunkan kuasa membuat keputusan untuk bisnes
• SOP tetapkan kualititi membuat teh tarik termasuklah: + Berapa kali mesti ditarik. +
Berapa tinggi mesti ditarik.
• Tampal SOP di dinding supaya staff nampak. Perbuatan melanggar SOP adalah salah
satu faktor yang melayakkan staff itu dipecat. .
• + SOP melayan customer dengan cara yang standard, ini lain. SOP melayan customer
dengan layanan budaya halus, ini lain.
• SOP mendorong staff supaya meningkatkan kualiti kerjanya.
• Jangan ditegur kerjanya yang belum betul. Jangan sebut apa yang salah. Pura-pura
tidak nampak. Ketap bibir.
• Puji kerjanya yang sudah betul. Puji, walaupun perkara itu perkara kecil sahaja.
• Tak payah beritahu dia kerjanya yang tak betul itu. Tunjukkan sahaja cara-cara yang
betul bagaimana dia boleh meningkatkan lagi kualiti kerjanya.

21. BEBERAPA PEDOMAN KEPENTINGAN SOP
• Sikap staff adalah di luar kawalan kita. Kawal SOP kerjanya. Dia wajib patuh-
SOP.
• Layan pelanggan berduit menggunakan SOP customer service dalam budaya
tinggi. Golongan itu mampu dan tidak berkira membayar.
• Urus kerja staff menggunakan SOP. Baru dia bekerja dengan betul.
• Apabila kita sudah buat SOP-SOP kerja staff, staff lama sudah boleh melatih
staff baru.
• Dengan membuat SOP untuk staff, tempoh kita bekerja teruk mengalahkan
kerbau dapat dipendekkan.
• SOP sangat pen,ng. Apabila kita ambil staff baru, SOP memudahkan dia cepat belajar
membuat kerjanya dengan betul.
• "SOP untuk dibaca oleh staff, letaknya di tangan staff, bukan di dalam komputer atau
di rak fail.

23. ELEMEN & STRUKTUR
FORMAT SOP

24. Semua kerja rutin dalam organisasi kita wajib ada SOP
1. SOP mempercepatkan kadar perkembangan organisasi.
2. SOP dapat mengawal penyalah-gunaan kuasa oleh staff.
3. SOP dapat mengawal jenayah dalaman.
4. SOP membolehkan kuasa membuat keputusan diturunkan kepada staff supaya kerja-kerja
menjadi efisien dan pantas.
5. SOP membolehkan kerja-kerja yang lebih penting dan tanggungjawab yang lebih berat diturunkan
kepada staff dengan selamat dan lancar.
6. SOP meningkatkan prestasi kerja staff. Dengan adanya SOP staff dapat menyiapkan lebih banyak
kerja dalam waktu yang sama dibandingkan jikalau staff bekerja tanpa SOP.
7. SOP membantu mengawal mutu kerja staff, justeru mengawal mutu produk dan mutu servis yang
mereka jalankan.
8. SOP menurunkan kadar kesilapan teknikal. SOP juga memudahkan proses mengenalpasti faktor
kesilapan teknikal pada kualiti produk dan servis dan mencepatkan proses membetulkannya.
9. SOP memudahkan dan mencepatkan urusan melatih staff baru.

25. FORMAT SOP
1. Tidak Ada Format SOP yang Standard.
2. Format SOP Ditentukan oleh Tujuan
Penyusunannya.
Format umum SOP:
R SIMPLE STEP (Langkah Sederhana)
R HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan)
R GRAPHIC (Grafik)
R FLOWCHARTS (Diagram Aliran)

26. Ada pelbagai cara serta teori disarankan berkenaan Cara Membuat
SOP . Masing-masing mempunyai kaedah yang direka dengan
harapan SOP yang disediakan boleh menjadi panduan yang baik.
Sebenarnya, tidak semua SOP yang dihasilkan layak dijadikan
standard, apatah lagi sebagai alat yang digunakan untuk membuat
semakan. Malahan banyak SOP hanya menjadi perhiasan semata-
mata kerana tidak dapat diimplementatsikan.
Berikut adalah langkah-langkah yang dapat memudahkan pembuatan
SOP Perniagaan Konsep ini juga dapat digunakan sebagai template
cara membuat SOP.
Cara membuat SOP
Judul/Nama Prosedur/Proses :
No. Dokumen/SOP :
No. Semakan (Revision) :
Tarikh Dikeluarkan :
Mukasurat :

27. PENGUMPULAN INFOMASI BAGI MENULIS SOP
1. Teknik Brainstorming
2. Teknik Focus Group Discussion
3. Teknik Wawancara
4. Teknik Survey
5. Teknik Benchmark
6. Telaahan Dokumentasi

31. Process Flow Chart:

39. CARTA ALIRAN KERJA
Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau
gambarajah ke atas ,ndakan-,ndakan yang terlibat dalam
sesuatu ak,vi, atau prosedur.
Simbol-simbol yang digunakan:-
Tindakan (langkah) dalam proses kerja
Aliran
Pilihan/keputusan (decision making)
Tindakan serentak
Penyambung

40. CONTOH
CARTA ALIRAN KERJA BAGI PERATURAN PERMOHONAN MEMBAWA MASUK BURUH ASING UNTUK
BEKERJA DI SEKTOR LADANG DAN PEMBINAAN DI MALAYSIA
Terima permohonan daripada Jabatan Imigresen untuk
ulasan.
Teliti permohonan dan minta pemohon asal kemukakan
bukti mengenai usaha bagi mendapatkan pekerja tempatan
seperti berikut:
(a) Keratan iklan di akhbar.
(b) Poster.
(c) Surat pengesahan daripada Penghulu.
(d) Lapuran daripada Pejabat Tenaga Rakyat.
Terima dokumen-dokumen berkaitan daripada pemohon
asal
Semak samada permohonan lengkap.
Lengkap
Sediakan syor ke atas laporan dan serahkan kepada Ketua
Pengarah untuk keputusan.
Buat keputusan permohonan berdasarkan syor.
Serahkan keputusan permohonan kepada pegawai untuk
tindakan pemberitahuan.
Maklumkan keputusan permohonan kepada Jabatan
Imigresen
YA
TIDAK
Kembalikan
dokumen kepada
pemohon asal
untuk
dilengkapkan
dan salinkan
kepada Jabatan
Imigresen

53. PENULISAN &
PENYUSUNAN
SOP

54. SOP, MPK dan 5S merupakan sebahagian daripada pelbagai prosedur/proses
kerja yang dapat membantu organisasi menjalankan bisnes dengan cekap dan
berkesan.EA merupakan satu kerangka kerja dan metodologi yang dapat
membantu agensi dalam menjayakan pelaksanaan program/projek/inisiatif yang
dirancang dalam Pelan Strategik Bisnes dan Pelan Strategik ICT. Melalui
pendekatan EA, architecture sesebuah organisasi direka bentuk dengan
menstrukturkan komponen bisnes dan ICT agar kedua-dua komponen tersebut
sejajar antara satu sama lain.
Agensi Sektor Awam telah ada Standard of Procedure
(SOP), Manual Prosedur Kerja (MPK) dan 5S, oleh
yang demikian kenapa perlu dilaksanakan EA?
“Enterprise Architecture adalah satu rekod tingkah laku yang berlaku dalam organisasi,
pemprosesan data, individu, tempat dan keperluan apabila semuanya dijalankan. Secara
ringkas, siapa, apa, mengapa, bila, dimana dan bagaimana bisnes yang dijalankan di setiap
peringkat bermula daripada matlamat korporat peringkat tinggi kepada kod program
peringkat rendah melaksanakan bisnes proses bagi mencapai matlamat tersebut."

55. EA adalah suatu pendekatan untuk mendefinisikan
sesebuah organisasi atau syarikat merangkumi
pelbagai domain yang berbeza dengan menggunakan
kaedah yang berstruktur.
Kaedah berstruktur yang didefinisikan oleh EA ini
membolehkan organisasi menerangkan aspek seperti
berikut:
1. Misi, Objektif dan Strategi organisasi.
2. Proses-proses bisness yang mencapai jangkaan
misi dan strategi.
3. Kumpulan yang menjalankan proses-proses
bisnes.
4. Teknologi yang membantu dan menyokong dalam
pelaksanaan proses.
5. Hubungan antara sistem.

56. 2 FORMAT YANG BIASA DIGUNAKAN OLEH MAMPU
FORMAT KANDUNGAN
1. PENGENALAN
2. OBJEKTIF
3. SKOP
4. DEFINISI
5. SINGKATAN
6. TANGGUNGJAWAB
7. ALIRAN KERJA
8. LAMPIRAN
FORMAT KANDUNGAN
1. PENGENALAN
2. DEFINISI
3. KUASA MELULUSKAN
4. PROSES
5. CARTA ALIRAN
6. LAMPIRAN

57. FORMAT KANDUNGAN
1. TUJUAN
2. LATAR BELAKANG
3. OBJEKTIF
4. DEFINISI @ BORANG
5. PROSES
6. ALIRAN KERJA
7. LAMPIRAN
PEMERHATIAN JPSM – FORMAT PENULISAN SOP

58. TATA-CARA MENULIS SOP
Pertama, dapatkan PANDANGAN
Berbincanglah dengan PETUGAS atau STAFF yang perlu mengikuti setiap
langkah atau tindakan yang terdapat di dalam SOP anda itu.
Kedua, RANCANG apa yang ingin ditulis
Bermulalah dengan melakar atau menulis kerangka SOP. Ada sesetengah
penulis bermula dengan “Table of Contents”. Ada juga penulis yang bermula
dengan “Process Flow Chart”.
Ketiga, mulakan SOP anda dengan PENGENALAN
Tulis PENGENALAN kepada tugasan tersebut termasuklah tajuk SOP anda,
apakah matlamat utama, sebab-sebab perlu mematuhi SOP tersebut serta
berbagai-bagai lagi “Policy Statements” yang anda fikirkan sesuai.
Keempat, menulis PROSIDUR
Kini barulah anda bermula untuk menulis tentang prosidur-prosidur atau langkah-
langkah tindakan yang perlu diikuti oleh PETUGAS untuk melakukan sesuatu
tugasan.

59. Kelima, masukkan "VERSION TRACKING”
Apakah "Version Tracking"? Setiap SOP yang anda telah tulis perlu
mempunyai rekod-rekod tentang perubahan-perubahan yang telah anda lakukan
kepada versi asal SOP anda jika pembetulan-pembetulan di atas kesilapan
teknikal SOP itu sendiri. "Version Tracking" ialah satu cara di mana perubahan-
perubahan tersebut dipaparkan di dalam sesuatu SOP.
Apa yang perlu ada pada "Version Tracking"?
• Tarikh mula SOP anda dibuat.
• Siapa penulis dan siapa pula menjadi Editornya.
• Siapa yang meluluskan SOP tersebut.
• Nombor asal dokumen SOP anda
• Tarikh perubahan dilakukan.
• Bahagian atau Seksyen yang telah diubah dan apakah perubahannya
• Siapa penulis dan siapa pula menjadi Editor untuk perubahan tersebut
• Siapakah yang meluluskan untuk perubahan tersebut.
• Nombor baru dokumen SOP anda (biasanya cuma tambahan kepada nombor
asal)

60. Keenam, masukkan "DISCLAIMER”
Tujuan meletakkan "DISCLAIMER" adalah untuk memastikan SOP
anda tidak di"CILOK" sewenang-wenangnya oleh pesaing-pesaing
syarikat anda.
Yang terakhir, SOP itu perlu diTANDATANGANI
Bergantung kepada polisi syarikat anda, biasanya SOP akan
ditandatangani oleh Ketua Jabatan Polisi dan Prosidur dan turut
ditandatangani oleh Pengarah atau sesiapa yang dilantik olehnya.
Kesimpulan
Mungkin tulisan aku di sini kurang isi-kandungannya kerana ianya
hanyalah sesuatu yang "fundamental". Jadi, aku sarankan anda cuba
juga mencari dan membaca artikel-artikel tentangnya di laman-laman
web. Aku akan sambung lagi tentang penulisan SOP ini di lain kali

61. Pelaksanaan SOP melibatkan empat (4) fasa
Fasa 1: Persediaan;
Fasa 2: Analisis Proses dan Prosedur Kerja Semasa;
Fasa 3: Reka Bentuk Proses dan Prosedur Kerja Baru; dan
Fasa 4: Pelaksanaan.

62. SOP: BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING
SOP
SEBAGAI
PROSES
BERTINDAK
(EXISTING CONDITION)
RE-ENGINEERING
(PEREKAYASAAN)
(EXPECTED CONDITION)
(GAP)
OPERASI
(REALITI)
INVALID
TIDAK
REALISTIK
1. Asas Matlamat
2. Asas Pertanggungjawaban
3. Asas KepasXan
4. Asas Keterkaitan
5. Asas Kecepatan dan
Kelancaran
6. Asas Keselesaan
7. Asas Keterbukaan

63. SOP: QUALITY ASSURANCE 1
63
OUTPUT
Penetapan
INPUT
Pelaksanaan
Penilaian
Peningkatan Pengendalian
TUGAS
DAN
FUNGSI
PROSES
1. Asas Matlamat
2. Asas
Pertanggungjawaban
3. Asas KepasXan
4. Asas Keterkaitan
5. Asas Kecepatan
6. Asas keselesaan
7. Asas Keterbukaan

64. • Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut
peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti .
• Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja.
• Maklumat perlu ada dalam format proses kerja ialah JAWATAN dan PROSES.
PROSES KERJA BAGI SETIAP AKTIVITI.
TINDAKAN DALAM MENYEDIAKAN PROSES KERJA.
• Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan
proses kerja.
• Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut.
• Mulakan dengan ‘perbuatan’ bagi menyenaraikan setiap proses.
• Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan ke atas langkah-langkah yang
berkenaan.
CARTA ALIRAN KERJA
• Gambaran secara grafik atau gambarajah tindakan-tindakan yang terlibat dalam sesuatu
aktiviti atau prosedur.
• Ada simbol-simbol tertentu.

65. PERSOALAN YANG PERLU ADA DALAM SOP

66. DIAGRAM
ALIRAN PROSES
PENYUSUNAN
DOKUMEN SOP
TENTUKAN PROSES YANG AKAN DIBUAT SOP
GUNAKAN SOP SEDIA ADA SEBAGAI RUJUKAN
SUSUN DEFINISI @ ISTILAH YANG AKAN DIGUNAKAN
TETAPKAN INPUT,OUTPUT & URUTAN LANGKAH PROSES
TENTUKAN UKURAN KEBERHASILAN PELAKSANAAN SOP
WAWANCARA DGN INDIVIDU @ PETUGAS BERKAITAN PROSES
BUAT PENULISAN DOKUMEN
DOKUMEN DISAHKAN OLEH JABATAN
DOKUMEN SOP UNTUK DILAKSANAKAN
BUAT DIAGRAM ALIRAN DETAIL
BUAT DRAF DIAGRAM ALIRAN PROSES
APAKAH SUDAH ADA SOP?
TENTUKAN SKOP PROSES
APAKAH SUDAH SESUAI?
CARI RUJUKAN
TIDAK
TIDAK
YA
YA

67. 1. Apakah matlamat utama anda.
2. Apakah tata-cara yang anda tulis sesuai atau
boleh diikuti oleh pekerja anda?
3. Adakah tata-cara tersebut yang terbaik?
4. Pernahkah anda uji tata-cara tersebut dan
apakah hasilnya?
5. Apakah akibat sekiranya pekerja anda gagal
mematuhi tata-cara tersebut?
UNTUK MENULIS SESUATU SOP BERKENAAN SESUATU TUGASAN,
ANDA PERLU TAHU PERKARA-PERKARA BERIKUT:

68. SIMBOL-SIMBOL: DIAGRAM ALIRAN
• Mulai
• Decision:
• Proses :
• Penguhubung
Prosedur berbeza
halaman/ Off-Page
Connector
• Penguhubung
Prosedur dalam
satu halaman On-
Page Connector
• Dokumen:
• Mul,dokumen
• Kegiatan Manual
• Data:
• Input Manual:
• kad

70. Contoh Pengisian
Asas Langkah SOP
berbentuk Carta Aliran
70
Tugas Fungsi
Sub-Fungsi
(Kegiatan)
Output Aspek Judul SOP
1 2 3 4 5 6
Nama SKPD: ..........................
Nama Jabatan: ..........................
Diisi dgn tugas
berdasarkan
peraturan yg ada
Diisi dgn fungsi
berdasarkan
peraturan yg ada
Diisi dengan Sub-Fungsi
(Kegiatan) yang merupakan
bagian dari Fungsi yang ada.
Nan,nya output boleh
dkenalpast dari adanya
kegiatan
Diisi dengan Output
yang dihasilkan dari
Fungsi/Sub-Fungsi
yang ada. Dapat
lebih dari satu.
Diisi dengan Aspek yang terkait
dengan Output yang
bersangkutan. Biasanya berupa
fungsi pengurusan misal:
penyusunan dan pelaporan,
Diisi judul SOP yang terdiri
dari unsur Output dan Aspek
serta keterangan bila
diperlukan.

71. TAFSIR
AN
Merangkumi
PERKARA PENERANGAN RINGKAS
Waktu
Beroperasi
Kapasiti Staf @
Petugas
Arahan tetap
Aktiviti
Dikemaskini pada
_______________

72. JADUAL LANGKAH PENYEDIAAN DOKUMEN SOP
TUGASAN AKTIVITI SUB AKTIVITI SUB AKTIVITI OUTPUT PETUGAS

73. PENYEDIAAN SOP PELESENAN
PEMPROSESAN KAYU KARAS
GARIS PANDUAN FILE MEJA & PROSEDUR
DISEDIAKAN KEPADA SETIAP KUMPULAN
Se,ap kumpulan diperlukan menyiapkan 2 BENTUK SOP IAITU
1. SOP PERMOHONAN PERLESENAN BERBENTUK CARTA ALIRAN KERJA
2. SOP PERMOHONAN PELESENAN BERBENTUK VISUAL
3. SOP BERBENTUK JADUAL PELAKSANAAN ALIRAN KERJA.
SETIAP KUMPULAN AKAN DIMINTA UNTUK MEMBENTANGKAN DRAF SOP
YANG DISEDIAKAN.
TEMPOH MASA PENYEDIAAN ADALAH : 1 JAM 30 MINIT.

75. Pemohonan ke PHD –
Borang Jadual 1 & Borang
Daftar Pengilangan
PHD semak & buat laporan
ke PPN tentukan penjenisan
lesen Loji
PPN sedia kertas kerja kepada
Pihak Berkuasa Negeri (PBN)
Keputusan – Lulus @ Tidak Lulus
(Maklum Pada Pemohon)
PPN keluar surat kelulusan:
syarat & kos bayaran
Pemohon penuhi syarat &
bayaran lesen
PPN arah PHD sedia draf lesen
PPN tandatangan & keluarkan
Lesen.
Tidak Lulus
Lulus
SOP PROSES PELESENAN PEMPROSESAN KAYU KARAS / GAHARU

76. TAFSIR
AN
Merangkumi
PERKARA PENERANGAN RINGKAS
Kemukakan
permohonan
• Ke Pejabat Pegawai Hutan Daerah @ Jajahan (PHD)
• Borang Jadual 1 & Borang Pendaftaran Pengilangan Gaharu
Semakan Permohonan
(Tempoh masa)
• PHD semak
• Mengemukakan Laporan kepada PPN – Jenis Lesen Loji
Kertas Kelulusan
(tempoh masa)
• PPN pensyoran kelulusan kepada Pihak Berkuasa Negeri
Kelulusan • PPN maklum kepada Pemohon Kelulusan (Lulus @ Tidak Lulus)
Surat Kelulusan
(tempoh masa)
• PPN keluarkan surat kelulusan dgn syarat & kos bayaran
Lesen • Pemohon memenuhi syarat & buat bayaran
• PPN arahkan PHD keluarkan draf lesen
• PPN tandatangan & keluarkan Lesen.
Waktu
Beroperasi
Kapasiti Staf @
Petugas
Arahan tetap
Aktiviti
Dikemaskini pada 30 MAC 2021
PROSES PELESENAN PEMROSESAN KAYU KARAS/GAHARU
WAKTU PEJABAT
8.00am – 5.00pm Kaunter Pendadaran
Semua Pejabat
Jabatan Perhutanan
Memohon Kelulusan Pelesenan
Pemprosesan Kayu Karas @
Gaharu.
1. Borang Jadual 1 (eibk)
2. Borang Pendadaran
Pengilangan Gaharu

77. PENYEDIAN DAN PENULISAN
SOP YANG EFEKTIF

80. SOP PERLU DINILAI SEMULA
FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN
1. PERUBAHAN SITUASI EKONOMI
2. PERUBAHAN KEPIMPINAN ORGANISASI
3. PERUBAHAN STRUKTUR ORGANISASI
4. PERUBAHAN TEKNOLOGI
5. PERUBAHAN PERATURAN @ PERUNDANGAN
6. PERUBAHAN LOKASI
7. PERUBAHAN TUNTUTAN PELANGGAN
8. SOP SEDIA ADA TIDAK RELEVAN DENGAN SITUASI.

81. Operating hours for PETRONAS Stations during Conditional Movement Control Order (CMCO)

89. SOP perlu dikemaskinikan apabila
berlaku perubahan dalam :-
PERINGATAN
• Bahagian
• Peraturan
• Prosedur kerja
• Penggunaan borang

90. Tips Menulis SOP
1. Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
2. Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
3. Gunakan prinsip “Ceritakan apa yang akan anda ceritakan, kemudian
ceritakan”
4. Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus
dibicarakan, kemudian kelompokkan)
5. Jelas dan ringkas: hindari ayat @ kalimat yg panjang
6. Lengkapkan : semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan
proses
7. Objektif: berisikan fakta, bukan pendapat
8. Proses harus menunjukan aliran dan urutan langkah utk
melaksanakannya.
90

91. FB : KHAIRI RAHMAN
HP : 0139273612