[Ringkasan] Dokumen tersebut membahas tentang prosedur perolehan yang meliputi perancangan, metode perolehan, dokumentasi, penerimaan barang, penyimpanan dan pembayaran. Prosedur perolehan memastikan organisasi memperoleh bekalan yang diperlukan dengan cara yang efisien dan mengikut peraturan.

1. 1. Perolehan :
Suatu kaedah bagi mendapatkan
bekalan, perkhidmatan dan kerja yang
diperlukan dari kontrak pusat yang
ditetapkan oleh Kementerian
Pelajaran Malaysia,

2. Melalui prosedur perolehan
membolehkan sesebuah organisasi
dapat berfungsi dengan sempurna
melalui perancangan yang teliti dari
aspek berikut:

3.  Pesan kuantiti yang mencukupi
 Anggaran seberapa tepat yang boleh
dilakukan sebelum membuat pesanan.

4. 3.1 Berdasarkan Arahan Perbendaharaan
169A(a)
“beli yang paling sesuai dan menguntungkan”
3.2 Andaian kesesuaian:-
• kualiti
• harga
• kuantiti
• kegunaan barang
• lain-lain faktor yang berkaitan

5.  Memahami dan mematuhi peraturan
 Menentukan peruntukan mencukupi
 Menyimpan akaun dan rekod-rekod yang
diwajibkan
 Menyelia, menyenggara dan mengawal
barangan/perkhidmatan/kerja yang dibeli
dan/atau di bawah jagaannya
 Membayar mengikut peraturan yang ditetapkan
 Membuat kajian pasaran (AP 169A (a))

6. “KEGAGALAN MELAKSANAKAN
TANGGUNGJAWAB AKAN
MEMUNGKINKAN
SURCAJ DAN TINDAKAN
TATATERTIB”

7. 5. DOKUMEN DAN REKOD YANG
DIGUNAKAN
 i. borang permintaan
 ii. pesanan tempatan
 iii. nota serahan dan bil/invois
 iv. baucer
 v. cek

8.  i. Buku Tunai
 ii. Buku Daftar Pembelian dan
Sipiutang/Bil (AP 103A)
 iii. Daftar Stok Buku Pesanan Tempatan
 Iv. Daftar Stok Buku Cek
 V. Daftar Cek Batal
 Vi. Borang-Borang Stor
•-Kew 312, 313, 314 dan 315
•(Pek. Perbendaharaan Bil 2 Tahun 1991)

9. SAP
Sijil Akuan Penerimaan
Pegawai Penyemak
Pegawai Pengesah

10. Asasnya ada 6 cara iaitu:-
• Pembelian melalui Kontrak Pusat
• Pembelian melalui Tunai Runcit
• Pembelian Terus
• Pembelian melalui Sebutharga
• Pembelian melalui Tender
• Pembelian Darurat

11. 6.1 Permintaan keperluan
i. Maklumkan semua pegawai untuk
mengemukakan keperluan
tahunannya.
ii. Permintaan secara ad-hoc
tanpa alasan kukuh
seharusnya tidak digalakkan
iii. Permintaan kecemasan

12. 6.2 Merancang Pembelian
a. mustahak
b. penting
c. utama

13. a. peruntukan
b. kegunaan
c. stok masih ada
d. tempat simpanan
e. tempoh perolehan
f. pembekal
g. ketahanan barangan
h. pasaran

14.  a. Kontrak Pusat diuruskan oleh
Perbendaharaan dengan rasional:-
• beli banyak harga murah
• hanya syarikat yang berdaya maju
mampu membekal
• keseragaman/gunasama
• mengurangkan waktu pengurusan
sebutharga/tender

15. b. Keperluan yang dibekal di bawah
Kontrak Pusat mesti dibeli dengan
pembekal yang berkenaan
kecuali:-
• kontrak luput tarikh laku
• spesifikasi tidak sama
• tidak mencapai had pesanan minima
yang disyaratkan

16. Jika,
 a. nilai pembelian tidak lebih
daripada RM 100
 b. keperluan segera dan tidak
praktik untuk mengeluarkan
pesanan tempatan

17. PEMBELIAN YANG TIDAK MELEBEHI
RM 10,000 SETAHUN BAGI SATU ITEM
ATAU KELAS ITEM ATAU JENIS ITEM
a. Agensi kerajaan dibenarkan membuat
PEMBELIAN TERUS daripada mana-mana
PEMBEKAL sama ada berdaftar atau TIDAK
berdaftar
b. Pesanan dibuat kepada sayarikat yang diketahui
sentiasa mengenakan harga yang berpatutan dan
setimpal dengan kualitinya

18. PEMBELIAN ATAU PEROLEHAN
BEKALAN YANG NILAINYA MELEBEHI
RM 10,000 SETAHUN HINGGA RM50,000
BAGI SATU ITEM ATAU KELAS ITEM
ATAU JENIS ITEM
a. Agensi kerajaan dibenarkan membuat
PEMBELIAN TERUS daripada mana-mana
PEMBEKAL BUMIPUTRA yang berdaftar dalam
bidang berkenaan
b. Pesanan dibuat kepada PEMBEKAL yang
diketahui sentiasa mengenakan harga yang
berpatutan dan setimpal dengan kualitinya

19. c. Bagi perolehan kerja bernilai tidak
melebihi RM20,000 dibuat melalui
lantikan terus di kalangan kontraktor
kelas F yang berdaftar dengan PKK di
bawah sub kepala berkenaan
d. Kelulusan PTJ perlu bagi pembelian
melebihi RM 10,000 bagi satu jenis/kelas
item dalam satu tahun kewangan

20. Pembelian bekalan/perkhidmatan melebihi RM 50,000 tetapi
tidak melebihi RM 100,000 / RM200,000 (AP 170) atau kerja
melebihi RM20,000 hingga tidak melebihi RM100,000 /
RM200,000 (AP 170) dibeli secara sebutharga dengan:-
a. pamirkan pemberitahuan sebutharga
dan tempoh tidak kurang daripada 7 hari
b. hantar Lampiran C/Q kepada tidak kurang daripada 5
pembekal yang berdaftar
c. sediakan peti tawaran sebutharga
d. julat KPM - had ketetapan bergantung kepada PTJ
masing-masing

21. e. dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka
Sebutharga - minima 2 orang, seorang
kumpulan A (AP 197)
f. diluluskan oleh Jawatankuasa
Sebutharga - minima 3 orang
dipengerusikan oleh Pemegang
Waran/Pengetua/Guru Besar
g. memaklumkan setuju terima sebutharga
kepada pembekal yang berjaya

22.  BERDAFTAR DENGAN
KEMENTERIAN KEWANGAN
 BERDAFTAR DIBAWAH KEPALA DAN
SUBKEPALA SEBUT HARGA YANG
DISERTAI
 BELUM TAMAT TEMPOH SAH LAKU

23. a. nilai pembelian bekalan/perkhidmatan/
kerja melebihi RM 100,000 /
RM200,000(AP 190)
b. iklankan di surat khabar utama
c. diterima dalam sampul berlakri
d. dimasukkan dalam Peti Tawaran Tender
e. dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka
Tender
f. diluluskan oleh Jawatankuasa Tender
g. maklumkan setuju terima tender kepada
pembekal yang berjaya

24. a. pembelian segera atau serta merta
b. tidak melebihi keperluan semasa
c. kelewatan menjejaskan kepentingan awam
d. prosedur biasa pembelian diketepikan
e. tiada had sekatan nilai
f. kemukakan lapuran kepada Pegawai
Pengawal dalam tempoh 1 bulan untuk
dimajukan kepada Ketua Setiausaha
Perbendaharaan

25. i) Keluarkan Pesanan Tempatan
Pastikan :-
a. lengkap dan cukup salinannya
b. yang menandatangani diberi kuasa bertulis
(kecuali Ketua Jabatan)
c. direkod dalam Daftar Pembelian dan
Sipiutang/Bil
d. pembekal diberi yang asal dan satu salinan

26. i. Semak dengan pesanan
tempatan/nota serahan
ii. Kecacatan disenaraikan dan
diasingkan untuk dikembalikan
kepada pembekal
iii. Sahkan penerimaan pada pesanan
tempatan dan/atau nota serahan,
invois/bil dan sebagainya

27. iv.Terimaan yang tidak dapat disemak
sepenuhnya hendaklah diberi
pengesahan bersyarat
- DITERIMA DENGAN SYARAT
IANYA DISAHKAN KEMUDIAN
SECARA DIHITUNG, DITIMBANG
DAN DIPERIKSA -
 kemudian diperiksa dengan segera
bersama seorang saksi

28. i. Mengkategorikan barangan
a. Sangat Menarik, Menarik dan
Tidak Menarik
b. Ketahanan barangan
c. Membahayakan/tidak
ii. Sediakan lokasi yang bersesuaian

29. iii. Sediakan tempat simpanan yang
bersesuaian
iv. Jaga keselamatan
(terbakar/keracunan dan
sebagainya)
v Selenggarakan rekod (Kew. 312 -
315)
vi. Buat pemeriksaan fizikal

30. i. Tentukan:-
a. bil/invois diterima dalam bulan
berikutan barangan di bekalkan
b. dibayar tidak lewat dari sebulan
daripada tarikh menerima invois (AP 103)
ii. Pesanan tempatan dan invois disahkan
dengan sewajarnya
iii. Sediakan baucer bayaran dan rekod dalam
Buku Tunai

31. iv. Yang meluluskan baucer diberi
kuasa bertulis oleh JANM/JPN (AP 101)
v. Rekod butir-butir pembayaran dalam
Buku Tunai
vi. Kemaskinikan Daftar Pembelian dan
Sipiutang/Bil
vii. Tentukan cek dikeluarkan dan rekod
dalam Buku Tunai