ADMINISTRATIF MANAGEMENT THEORY

1. 1
1.1. Latar Belakang
Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulis menulis belaka.
Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan
admninistasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan
tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan
administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi
hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di
lapangan
Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-
menulis atau lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put
yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan
lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk
administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dansurat-surat penting lainnya
akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.
Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik
pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya
digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum.
1.2. Rumusan Masalah
1. Apakah pengertian Administrasi itu sendiri?
2. Bagaimanakah perkembangan sejarah manajemen administrasi?
3. Apa yang kita pelajari di dalam manajemen administrasi?
4. Siapa saja tokoh dalam teori administrasi manajemen?
1.3. Tujuan
Pada dasarnya tujuan penulisan makalah terbagi menjadi dua bagian yaitu , tujuan
umum dan khusus . Tujuan umum dalam dalam penyusunan makalah ini adalah untuk
memenuhi salah satu tugas mata kuliah Pengahantar Manajemen. Adapun tujuan khusus
penyusunan makalah ini adalah untuk memahami apa itu Adminstrasi Manajemen.
1. PENDAHULUAN

2. 2
2.1. Pengertian Administrasi
Secara Etimologis perkataan Indonesia ”Administrasi” yang bahasa Inggrisnya
“administration”, berasal dari kata Latin, yaitu : “Ad+ministrare” dan “ Administratio”.
Ad+ministrate berartu melayani ,membantu, atau memenuhi (The Liang Gie, 1965).
Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan, pelaksaan, pimpinan, dan
pemerintahan.(Atmosudirdjo,1986).
Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan
kebijaksanaan untuk mencapai tujuan.
Bila diteliti secara cermat definisi-definisi di atas maka sesungguhnya administrrasi adalah
kegiatan rangkaian atau proses yang :
1. Dilakukan oleh sekelompok orang (dua orang atau lebih).
2. Berlangsung dalam suatu bentuk kerja sama.
3. Dimaksudkan mencapai tujuan tertentu yang telah di tetapkan
Dengan demikian, administrasi dalam artian luas dapat kita tinjau dari tiga sudut
pandang pengertian, yaitu:
1. Administrasi sebagai proses. Ditinjau dari sudut proses, administrasi merupakan
keseluruhan proses yang dimulai dari proses pemikiran, perencanaan, pengaturan,
penggerakan/bimbingan, pengawasan sampai proses pencapaian tujuan.
2. Admnistrasi sebagai fungsi. Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas, admnistrasi bererti
keseluruhan tindakan (aktivitas) yang mau tidak mau harus dilakukan dengan sadar oleh
seseorang atau kelompok organisasi orang berkedudukan sebagai administrator atau orang
yang berkedudukan sebagai manajemen puncak suatu organisasi.
3. Administrasi sebagai kepranataan. Administrasi dapat dilihat dan diartikan sebagai
suatu lembaga, misalnya PN Pembangunan Perumahan (sekarang PT Pembangunan
Perumahan). Ini dilihat dari aktivitas-aktivitas orang-orang di dalamnya dalam perusahaan
tersebut.
2.2. Sejarah Perkembangan Administrasi dan Manajemen
Sejak periode prasejarah dan periode sejarah, manusia telah menjalankan sebagian
prinsip-prinsip administrasi, dan telah menerapkan dalam bidang pemerintahan, perdagangan,
perhubungan, pengangkutan dan sebagainya. Sedangkan ilmu manajemen telah ada sejak
ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida
tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Pembangunan piramida
Giza tidak akan terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan,
dan menggerakkan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.
Berakhirnya perkembangan administrasi sebagai seni di tandai oleh lahirnya “gerakan
manajemen ilmiah” yang dipelopori oleh Frederick W. Taylor dari Amerika Serikat dan
Henry Fayol dari Perancis, pada akhir abad XIX. Di sini terdapat dua hal penting, yaitu:
2. PEMBAHASAN

3. 3
a. Berakhirnya status administrasi sebagai seni semata-mata dan lahirnya administrasi dan
manajemen sebagai suatu ilmu pengetahuan (disiplin baru).
b. Berakhirnya periode prasejarah dan periode sejarah manusia dalam perkembangan
administrasi dan manajemen dan digantikan dengan periode “zaman modern” yang
dimulai sejak berakhirnya abad yang lalu dan terus berkembang sampai sekarang dalam
abad XX ini.
Manajemen Administrasi Studi tentang bagaimana membuat struktur organisasi yang
menyebabkan efisiensi tinggi dan efektivitas.
Manajemen administrasi ialah cara mengajukan informasi mengenai administrasi
sedemikian rupa sehingga dapat membantu manajemen dalam menentukan garis-garis
kebijakan dan operasional sehari-hari dari suatu usaha. Sasaran utama dari manajemen
administrasi ialah menyajikan laporan tentang finansial atau keuangan
Pengelolaan administrasi menekankan kemampuan manajer untuk memimpin dan
melakukan tindakan untuk menyelesaikan sesuatu.
Manajemen administrasi berfokus pada manajer yang memiliki kemampuan untuk
memimpin dan menggunakan praktek manajemen yang efektif dalam mencapai tujuan
organisasi. Praktek-praktek ini dikategorikan sebagai fungsi utama, dan prinsip-prinsip
manajemen yang dibentuk untuk menempatkan praktek berlaku
Suatu kerangka kerja yang luas untuk manajemen administratif memuat pada tahun
1916. Seluruh tulisan pada bidang manajemen administratif menekan sebagai sebuah profesi
yang sejalan dengan bidang-bidang seperti hukum dan kedokteran.
2.3 Tokoh Dalam Teori Administrasi Manajemen
Charles A. Beard berkata “tidak ada 1 hal untuk abad moderen sekarang ini lebih
penting dari administratif”
Misalnya saja, kelangsungan hidup pemerintah akan sangat bergantung atas
kemampuan dalam membina ataupun mengembangkan suatu filsafat adminstrasi yang
mampu memecahkan masalah masyarakat.
Administrasi sebagai rangkaian kegiatan penataan didalam pelaksanaannya bila diteliti
terlihat adanya unsur-unsur yang menurut The Liang Gie unsur-unsur terdiri atas 8
macam yaitu :
1. Organisasi : adalah unsur pertama dari administrasi yang merupakan wadah dari
kegiatan-kegiatan administrasi di jalankan.Dalam organisasi di kelompokan orang-
orang, tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab.
2. Manajemen : adalah rangkaian kegiatan menggerakan orang dan mengerahkan segala
fasilitas untuk mencapai suatu tujuan.

4. 4
3. Komunikasi : rangkaian kegiatan menyampaikan warta dari suatu pihak ke pihak lain
dalam usaha kerjasama yang bersangkutan.
4. Kepegawaian : rangkaian kegiatan mengatur dan mengurus tenaga kerja dalam usaha
kerjasama yang bersangkutan.
5. Keuangan : rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha
kerjasama.
6. Perbekalan: rangkaian mengadakan,mengatur pemakaian,mendftar sampai kepada
penyingkiran benda-benda dalam usaha kerja.
7. Tata usaha : rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim,
menyimpan, keterangan-keterangan dalam usaha kerja.
8. Hubungan masyarakat : rangkaian kegiatan menciptakan hubungan
Dari fase perkembangan administrasi munculah tokoh seperti Chester Bernard, Mary
Parker yang dianggap sebagai tokoh klasik dalam bidang ini.
a. Max Weber
◦ Developed the concept of bureaucracy as a formal system of
organization and administration designed to ensure efficiency and
effectiveness
◦ Mengembangkan konsep birokrasi sebagai sistem formal organisasi
dan administrasi yang dirancang untuk memastikan efisiensi dan efektivitas.
b. Henry Fayol(1841-1925)
Selain itu, Henry Fayol yang dianggap sebagai bapak Administasi modern,
yang membahas manajemen perusahaan dengan “general and industrial
manajement”.
Henry Fayol seorang industralis dari perancis pada tahun 1916 telah
menulis masalah-masalah tehnik dan administrasi dalam bukunya yang
terkenal Administration Industrielle et Generale (Administrasi Industri dan Umum). Fayol
menyatakan bahwa semua kegiatan-kegiatan industrial dapat dibagi menjadi 6 (enam)
kelompok
1. Kegiatan-kegiatan tehnikal
2. Kegiatan-kegiatan komersial
Adalah kegiatan pertukaran atau jual/beli barang dan jasa dalam perusahaan untuk
mendapatkan keuntungan dengan cara perdagangan dan seluruh kegiatan pendukungnya
seperti transportasi, komunikasi, perbankan dan sebagainya.
3. Kegiatan-kegiatan financial (keuangan)

5. 5
Kegiatan dalam menyajikan laporan keuangan di suatu peusahaan yang meliputi neraca,
laporan laba rugi dan laporan perubahan modal atau laporan laba ditahan selama jangka
waktu tertentu
4. Kegiatan-kegiatan keamanan
5. Kegiatan-kegiatan akutansi
Kegiatan akuntansi meliputi :
1. pengidentifikasian dan pengukuran data relevan untuk pengambilan keputusan.
2. pemrosesan data dan kemudian pelaporan informasi yang dihasilkan.
3. pengkomunikasian informasi kepada pemakai laporan.
6. Kegiatan-kegiatan manajerial
Kegitan tersebut meliputi merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan
mengarahkan jalannya perusahaan.
Henry Fayol seorang industrialis dari perancis, hidup pada tahun 1841-1925, Fayol
mengemukakan dan membahas 14(empat belas) kaidah manajemen yang menjadi dasar
perkembangan teori administrasi yaitu:
1. Pembagian kerja ( division of work)
2. Wewenang dan tanggung jawab (authorityand responsibiliy)
3. Disiplin (dicipline)
4. Kesatuan perintah (unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (unity of direction)
6. Mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi (subordination
of individual intereststo general interest)
7. Balas jasa (remuneration of personnel)
8. Sentralisasi (sentralization)
9. Rantai skalar (scalar chain)
10. Aturan (order)
11. Keadilan (equity)
12. Kelanggengan personalia (stability of tenure personnel)
13. Inisiatif (initiative)
14. Semangat korps (esprit de corps)
 Division of Work (pembagian kerja):
Division of Work atau Spesialisasi pekerjaan kepada individu individu dalam lingkaran
manajemen untuk membangun sebuah pengalaman dan terus mengasah keahliannya sehingga

6. 6
pada akhirnya individu individu tersebut bisa menjadi lebih produktif dan menguntungkan.
Terlebih lagi dengan kemampuan manusia yang memiliki banyak keterbatasan mengenai
pengetahuan, kebutuhan waktu, dan perhatian sehingga keterbatasan keterbatasan ini bisa
dijalankan oleh individu individu yang memiliki kemampuan untuk itu
 Authority and Responsibility(wewenang dan tanggung jawab)
Wewenang dan pertanggung jawaban, kedua prinsip manajemen ini adalah kunci didalam
melaksanakan roda usaha kerja sama. Bukan tanpa sebab, karena tanpa prinsip ini para
manajer tidak akan bisa mengadakan suatu hubungan ke atas ataupun kebawah. Harus ada
suatu kekuasan dalam memberi perintah dan sesuatu kekuatan yang bisa membuat manajer
ditaati. Pertanggungjawaban akan timbul oleh adanya kekuasaan tersebut. Keduanya harus
dalam kondisi yang seimbang dan tidak ada kekuasaan tanpa tanggungjawab, dan begitupun
sebaliknya. Tanggung jawab terbesar ada pada manajer puncak. Kegagalan adalah terletak
pada pucuk pimpinan, bukan pada karyawan yang berada dibawah karena pihak yang
memiliki wewenang terbesar adalah para puncak manajer. Maka dari itu, jika seorang pucuk
pimpinan tidak memiliki keahlian dan sifat kepemimpinan, maka wewenang yang ada bisa
menjadi boomerang yang merugikan
 Unity of Direction(kesatuan pengarah)
Kesatuan Pengarahan merupakan prinsip manajemen yang mengatakan setiap golongan
pekerjaan yang memiliki tujuan yang sama, harus memiliki satu rencana dan dipimpin oleh
satu manajer saja
 Unity of Command (kesatuan perintah)
Kesatuan perintah adalah sebuah prinsip dimana perintah yang diterima bawahan
tidak diperbolehkan untuk diberikan oleh lebih dari seorang petugas yang ada di atasnya.
 Prinsip keadilan (Equity)
Harus mengkoordinasikan keadilan dan kebaikan para manajer di dalam memimpin
bawahannya. Misalnya: adil dalam pembagian tugas kepada bawahannya dan tidak
membeda-bedakan antara bawahan yang sati dengan bawahan lainnya.
 Prinsip aturan (Order)
Prinsip ini adalah syarat utama dalam suatu perusahaan, suatu pekerjaan bisa terwujud
dengan baik jika semua karyawan memiliki disiplin dan ketertiban yang tinggi.
Tujuan perusahaan membuat suatu peraturan adalah untuk terciptanya ketertiban dalam suatu
perusahaan sehingga maksud atau tujuan suatu perusahaan nantinya akan tercapai. Maka dari
itu, semua karyawan harus mengikuti peraturan yang dibuat perusahaan.
 Prinsip inisiatif (Initiative)
Merupakan prinsip manajemen yang menyatakan seorang pemimpin atau atasan
perusahaan harus pintar dalam memberikan inisiatif. Inisiatif muncul dari dalam diri seorang
yang mempergunakan daya pikir. Inisiatif memunculkan kehendak untuk mewujudkann
sesuatu yang bernilai guna bagi penyelesaian pekerjaan dengan cara yang sebaik baiknya.

7. 7
Misalnya: salah satu karyawan yang sangat berpengaruh dalam perusahaannya tidak hadir
pada jam kerja dan atasannya berinisiatif mengerjakan pekerjaannya supaya tugas di
pekerjaannya tidak menjadi kacau hanya karena salah satu karyawannya tidak masuk pada
jam kerja.
 Prinsip disiplin (Discipline)
Disiplin sangat berhubungan dengan wewenang. Pemegang wewenang harus bisa
menanamkan jiwa disiplin dalam dirinya sendiri, sehingga nantinya mereka mempunyai
tanggung jawab terhadap pekerjaan yang dijalani.
 Prinsip balas jasa (Remuneration of Personnel)
Pembayaran upah, cara pembayaran yang adil serta pemberian kepuasan yang maksimal
seperti pemberian THR, pemberian fasilitas asuransi kesehatan dan bonus seandainya kerja
yang dilakukan oleh pekerja tersebut memuskan. Prinsip ini bertujuan untuk membuat para
karyawan tersebut nyaman untuk bekerja di perusahaan dimana dia bekerja.
 Scalar Chain
Rangkaian Perintah merupakan prinsip manajemen yang mengharuskan perintah dari
atas kebawah harus selalu mengambil jarak yang terdekat. Maksudnya dalah rangkaian
perintah harus sesuai dengan jabatan dari atasan ke bawahan secra berkesinambungan atau
berurut. Contohnya: CEO  Direktur  Manajer  pekerja.
 Prinsip sentralisasi (Centralization)
Pemusatan adalah prinsip manajemen yang menyatakan seluruh organisasi harus bisa
berpusat atau harus memiliki pusat. Maksudnya adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh
manajemen harus berpusat. Tidak ada yang namanya koordinasi tiap-tiap individu diantara
organisasi.
 Stability of Tenure of Personnel(kestabilan personalia)
Perputaran karyawan yang tinggi bisa menyebabkan ongkos yang tinggi dalam produksi,
untuk itulah prinsip ini dijalankan. Karyawan akan bekerja dengan lebih baik apabila
mendapat stimulus keamanan pekerjaan dan jenjang karir yang pasti.
 Subordination of Individual Interest to the Common Interest (Mendahulukan
kepentingan kelompok)
Prinsip manajemen yang ini menyatakan bahwa tiap karyawan harus mengabdi kepentingan
pribadi kepada kepentingan perusahaan atau organisasi
 Semangat (Esprit de corps)
Semangat kelompok merupakan prinsip manajemen dimana setiap pegawai harus
mempunyai rasa kesatuan senasib sepenangungan yang bisa menciptakan semangat kerja
sama yang lebih baik

8. 8
Manajemen administratif merupakan cabang manajemen yang berkaitan dengan
pelayanan-pelayanan untuk memperoleh, mencatat, dan menganalis keterangan, untuk
merencanakan dan untuk melakukan komunikasi yang dengan upaya itu pimpinan suatu
perusahaan melindungi harta benda, memajukan urusan-urusan, dan mencapai tujuan-tujuan
perusahaan. Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula,
danoffice management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik.
Officemanager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang
mampumemberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya
secaraharmonis dan berkesinambungan.
3. KESIMPULAN

9. 9
http://dhani1192.blogspot.co.id/2013/04/makalah-administrasi-dan-manajemen.html
http://kikinss.blogspot.co.id/2014/06/makalah-administrasi-organisasi-dan.html
http://artikelpanduan.blogspot.co.id/2013/06/makalah-kepemimpinan.html
4. DAFTAR PUSTAKA