Kalvermelk 2a ronde 2 Presentatie Karmac

1. Woensdag 5 april
5 april 2017

2. Nadine Jongeneelen – Swaan
Karmac Informatie & Innovatie
Account director Overheid & Zorg
nadine.swaan@karmac.nl
+31 (6) 5181 9761
Rob Urban
BvoWB
Senior medewerker IM
r.urban@bvowb.nl
+31 (6) 4698 5270
5 april 2017

3. Bedrijfsvoeringsorganisatie West-Betuwe
• BvoWB is operationeel sinds 01-04-2016;
• Samenwerkingsverband tussen Culemborg, Geldermalsen en Tiel;
• Samenwerking op de onderdelen IM, ICT, P&O, Financiën en Facilitair;
• Opgericht om te komen tot lagere kosten, betere kwaliteit, verlagen van de
kwetsbaarheid en het creëren van kansen voor medewerkers (4k’s).
5 april 2017

4. Hoe is digitale postverwerking bij de gemeente Tiel tot stand gekomen?
Midden jaren ’90 en aanvang 2000 is het begin van de Tielse post digitalisering waarbij:
• Archiveren de core business is;
• Selectief: wat wel en wat niet registreren;
• Alleen registraties geen images;
• Post gaat fysiek de organisatie in;
• Iedereen registreert;
• Geen uniformiteit.
5 april 2017

5. De Kentering!
Met minder mensen meer en beter post registreren en digitaliseren.!
• Minder bezetting bij DIV (continuïteit waarborgen);
• 100% digitaal willen werken in de organisatie;
• 50% van de bezetting (circa 5fte) bezig met digitaliseren van ingekomen post;
• Toename post registratie (bijna 100% registratie);
5 april 2017

6. De Kentering!
Met minder mensen meer en beter post registreren en digitaliseren.
• Registreren is een tijdrovende bezigheid;
• Veel klachten over de registraties (vaardigheden);
• De wens tot substitutie .
5 april 2017

7. De behoefte van de organisatie
• Met minder mensen meer werk verzetten;
• Tijd- en capaciteit-winst;
• Kostenbesparing;
• Verhoging van kwaliteit;
• Minder papier in de organisatie;
5 april 2017

8. Is voorgaande herkenbaar voor jouw
organisatie?
5 april 2017

9. Het onderzoek
• Optie 0: Intern scannen en registreren;
• Optie 1: Extern scannen en registreren;
• Optie 2: Intern scannen en extern registreren.
5 april 2017

10. De keuze = optie 2
• De logistieke kosten te hoog zijn (kilometer prijs) voor optie 1;
• 50% ingekomen post valt buiten bereik van digitaliseren, dus onnodige
kosten bij optie 1;
• Het vervoer van de post te kwetsbaar is;
• Het vervoer van de post teveel tijd in beslag neemt;
• Er te veel tijd verloren gaat voordat de post is geregistreerd.
5 april 2017

11. Waarom voor Karmac gekozen?
• Begreep als beste wat gemeente Tiel wilde;
• Dacht en denkt met de gemeente Tiel mee;
• Stelde zich op als partner i.p.v. leverancier;
• Had de beste offerte.
5 april 2017

12. De opbrengst van de samenwerking
• Reikwijdte: Van jaarlijks 3.500 records naar 45.000 records
• Continuïteit: Van variabele doorloop tijd naar gegarandeerde service level
• Efficiëntie: Van 5 fte naar 1,5 fte voor scannen en registreren
• Van subjectieve registraties naar meer geobjectiveerde registraties;
• Controle: Van geen borging naar systematische borging van kwaliteit
• Substitutie: Van 40 meter papieren archief groei naar 1 meter per jaar
5 april 2017

13. 5 april 2017
Zelf ooit nagedacht om met een externe
partner samen te werken?

14. Hoe verloopt het proces?
5 april 2017
Samenwerking inzake de digitale puzzel, om
alles op 1 plek toegankelijk te hebben

15. 5 april 2017

16. Het plaatsen van een barcode en dagstempel
5 april 2017

17. Het plaatsen van het batchblad op de te scannen post
5 april 2017

18. De post komt in een teambakje en is klaar voor scannen.
5 april 2017

19. De post gaat door de scanner (Karmac)
5 april 2017

20. Controle en verwerking van de post na het scannen
5 april 2017

21. De gedigitaliseerde post komt op een stand-alone server
5 april 2017

22. De post gaat na het scannen in een archiefdoos, op dag, voor
verdere verwerking
5 april 2017

23. Karmac registreert de post volgens gemaakte afspraken.
5 april 2017

24. Nadat de post in het DMS (Corsa) is ingelezen volgt er een controle
5 april 2017

25. Wat brengt de toekomst?
Harmonisatie van het post proces en wat kan Karmac
hierin betekenen?
5 april 2017

26. 5 april 2017
Toekomst verder
Van Document Management naar Record Management
• Schaal vergroting van jaarlijks 45.000 naar 200.000 records;
• Automatisering van de record creatie;
• Verhogen kwaliteit objectivering;
• Integrale proces controle bij de in- en output(meteen bij de bron);
• Introduceren laagdrempelige selfservice post & archief (werken via
apps)

27. Digitaliseren is meer dan scannen alleen!
5 april 2017

28. 5 april 2017

29. 5 april 2017