Presentatie door Caroline Van Camp, diensthoofd

1. De informatiebeheerders: de
ambassadeurs van de dienst
informatiebeheer
Presentatie op BAD 2014
Caroline Van Camp – dienst Informatiebeheer
1 - 27/11/14

2. 2 - 27/11/14
Hoe het allemaal begon

3. De uitdaging: hoe gaan we van hier…
3 - 27/11/14

4. 4 - 27/11/14
…naar daar?

5. 5 - 27/11/14
Fase 1: 2010 – 2011:
opbouwen digitale
klassementen

6. 6 - 27/11/14
Succesfactoren
• Projectmatige aanpak
• Gesteund door het management
• Aandacht voor veranderingsbeheer:
communicatie en opleidingen
• Persoonlijke aanpak
• Projectdoelstellingen positief onthaald.
Grote bereidheid om mee te werken op
de meeste diensten.
• Informatiebeheerder als ambassadeur
• Persoonlijke aanpak

7. 7 - 27/11/14
Lessons learnt
• Balans vinden tussen algemene
afspraken en klantgerichte aanpak
• Kwaliteit van de klassementen is
afhankelijk van de “kwaliteit” van de
werkgroepleden en het diensthoofd
• Kritische succesfactor: nazorg
• Afstemming met ICT kende wat ups en
downs (Th. Davenport en Jan Van Hee)
• Idee dat technologie alles kan oplossen
• Verwaarlozing van de menselijke kant van
informatie
• IT – als statussymbool
Eerste keer dat IT “plooit” voor business, maar
het gaat niet zonder slag of stoot.

8. De provinciale informatiebeheerder
Tijdens het project:
•aanspreekpunt voor het projectteam
•aanspreekpunt voor de eigen dienst ivm het project
•is trekker van de werkgroep van de eigen dienst
•maakt deel uit van de werkgroep van eigen dienst
Na afloop van het project:
• blijven zij verantwoordelijk voor het beheer van hun dienstklassement
• bewaken zij de gemaakte afspraken
• zijn zij aanspreekpunt voor DICT mbt het beheer van de rechtengroepen
voor hun klassement
8 - 27/11/14

9. 9 - 27/11/14
Fase 2: Papier in beweging
2011 - 2013

10. 10 - 27/11/14
Papier in beweging

11. De rol van de informatiebeheerder
breidt uit
• Aanspreekpunt voor de organisatie van de opruimdagen per dienst
• Aanspreekpunt voor het verfijnen van de selectielijst
• Eindverantwoordelijke van de dienst voor de archivering
ÞDe informatiebeheerder wordt archiefaanspreekpunt
ÞPapier en digitaal ontmoeten elkaar
11 - 27/11/14

12. 12 - 27/11/14
De opruimdagen

13. 13 - 27/11/14
Resultaat opruimdagen
639 witte bakken opgehaald = 153 360 kilo papier!!!

14. 14 - 27/11/14
Fase 3: dienst
Informatiebeheer wordt
geboren (2013)

15. Wij zijn wij?
• Archiefdienst, administratieve bibliotheek, bibliotheek departement
cultuur
• Nieuw diensthoofd + nieuwe archivaris
• Wij willen de natuurlijke partner zijn voor ICT en business voor
trajecten met (digitaal) informatiebeheer: digitaal werken, digitaal
dossierbeheer, digitaal…
15 - 27/11/14

16. 16 - 27/11/14
De informatiebeheerder

17. Netwerk van informatiebeheerders
• 1 à 2 informatiebeheerders per dienst
• In totaal ongeveer 40 informatiebeheerders
• Nadruk op centrale administratie (diensten van nieuwe
provinciehuis)
17 - 27/11/14

18. 18 - 27/11/14
Duidelijke taken afgesproken

19. Continue opvolging
• Opleidingen bij de start van hun rol maar ook bijscholingstrajecten.
• Eigen pagina op intranet
• Yammer-groep
• Nieuwsbrief
19 - 27/11/14

20. 20 - 27/11/14
Ambassadeursrol

21. 21 - 27/11/14
Leerpunten

22. 22 - 27/11/14

23. Bedankt
DIENST INFORMATIEBEHEER
Departement Logistiek
PaS - Provinciehuis aan de Singel,
Desguinlei 100, 2018 Antwerpen
T 03 240 55 87
www.provant.be