uitslag vakjury VIP/Doc Deventer koos in 2007, toen midoffice-systemen enzaaksgewijs digitaliseren bij de overheid nog in de kinderschoenen stonden, voor het Meridio-platform, inmiddels overgenomen door Autonomy. In combinatie met Sharepoint en Kofaxis de gemeente daarmee gekomen tot een effectieve vorm van documentdigitalisering en recordsmanagement. De gemeente heeft de inrichting van het digitale platform zelfstandig uitgevoerd, consequent volgehouden en uitgebouwd tot wat het nu is; een integraal opererend digitaal recordsmanagement systeem met 500 dagelijkse gebruikers en 800 gebruikers met leesrechten. Het platform kent zo weinig mogelijk koppelingen met andere systemen, maar is gebouwd vanuit de integratiegedachte. Daarbij is steeds leidraad geweest dat Deventer wilde werken met ‘out of the box’ software; geen maatwerk. Proces na proces is aangesloten op de gedigitaliseerde ruggengraat van de gemeente. Deventer bewijst volgens de jury dat het mogelijk is om consequent zelfstandig te innoveren op basis van toepassing van standaard RCMsoftware, los van hypes en modegrillen in e-government.

1. Record Management Invoering van record management bij de gemeente Deventer Februari 2011 H.Sligman

2. Gemeente Deventer Historische stad, Hanzestad Aantal inwoners: 100.000 Aantal medewerkers/inhuur: 900 - 1100 Februari 2011 H.Sligman

3. agenda Introductie Aanleiding digitaal werken Record Management Selectie en implementatie Ervaringen Februari 2011 H.Sligman

4. Innovatie van papier naar digitaal Innovatiemarkt (2006) (Deventer DOET;Digi werkt) Plan DDDW Record Management Applicatie Scan applicatie + Hardware Implementatie per proces/project Februari 2011 H.Sligman

5. Record management Record management is het identificeren, classificeren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records. Er is een Internationale Standaard over records management: ISO 15489. Deze definieert record management als “het deel van het management dat verantwoordelijk is voor de efficiënte en systematische controle over het aanmaken, ontvangen, onderhoud, gebruik en beschikbaarheid van records, met inbegrip van het proces van het bemachtigen en in stand houden van bewijs en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties onder de vorm van records”. Februari 2011 H.Sligman

6. Samenhang ontwikkelingen en actoren Februari 2011 H.Sligman

7. DDDW en document lifecycle Maken Opbergen Publiceren Gebruiken Februari 2011 H.Sligman

8. Selectie Eisen (REMANO, NEN 2082, ISO 15489) In gebruik zijnde infrastructuur (.NET,SAP) Out of de box (eigen beheer) Integratiemogelijkheden i.p.v. koppelen Beheer alle formaten (extensie-loos) Februari 2011 H.Sligman

9. Samenwerking Eigen medewerkers (ontwikkeling en beheer) Meridio/Autonomy (software) Kofax (software) Doxis (informatie adviseurs) Getronics (system integrator) Februari 2011 H.Sligman

10. Implementatie Meridio Opleiding van de recordmanager (Meridio) Opleiding ict (Meridio) Betrekken/opleiden gebruikers Projectplannen en faseringen (Deventer) Pilot WVG/WMO (2007) Doxis advies en audit Getronics systeem advisering Februari 2011 H.Sligman

11. Gerealiseerde resultaten (periode 2007-2010) Organisatie en beheer op orde Een perfect werkend RMA NUP/BEA en machtiging substitutie Periode 2007-2010 500 dagelijkse gebruikers/800 leesrechten 900 GB met doorgroei naar 1,5 TB Februari 2011 H.Sligman

12. Resultaten concreet o.a. 4 archief bestanden (schaalbaarheid) 70 soorten digitale vergunningen 45.000 zaken 15.000 digitale WMO cliëntdossiers 90.000 digitale facturen 8000 digitale WOZ bezwaren Beheer digitale bestemmingsplannen Digitale projectarchivering Februari 2011 H.Sligman

13. Integraties/koppelingen RMA Meridio met Office KA Outlook Sharepoint Kofax SAP Zorg-net (WMO) Februari 2011 H.Sligman

15. Doorloopsnelheid

16. Papierbeheer

17. Antwoordtijd

18. Efficiency

20. Rechtmatigheid

21. Rechtzekerheid

22. Financiëleboetes

23. Mensen

24. Opslag

26. Kosten/Baten “Zachte” baten: Digitale documenten niet zoek (geen zoektijd) FO en BO gelijktijdig zelfde informatie Geen transporttijd Procestijden verkort Productie verhogend Geen problemen bij organisatiewijzigingen Waarborg rechtmatigheid rechtszekerheid Februari 2011 H.Sligman

27. Delen praktijk ervaringen Gastspreker bij DIV seminairs, FAMO. Gastspreker bij Archivarissen (OV) WABO monitor, DIV aspecten Deventer Best practice “YES we scan” (OV/DEV) 60 overheidsinstellingen (RM,substitutie, scan) 8 (internationale) bedrijven (RM inrichting) Oprichting BU digiwerkt Februari 2011 H.Sligman

28. Opslagkosten bouwvergunningen 60 meter Bouwvergunningen Ba + 180 meter Bouwvergunningen De = 240 m1 = 60 m2 Dynamische periode = 60m1 x € ?? = € ?? Statisch archief = 240m1 X € ?? = € ??? Februari 2011 H.Sligman

29. Februari 2011 H.Sligman

30. Ontwikkelingen Verdere integratie met generieke applicaties Verdere koppelingen met procesapplicaties “Informatie” beveiliging Zoeken / Vinden (search engine) Presentatie mogelijkheden Februari 2011 H.Sligman

31. Record Management Innovatieve Maatschappelijk Verantwoorde Onderneming Februari 2011 H.Sligman