Ketelhuis ronde 2 e depot di vault deel 2 - oldambt1

1. 05-04-17
1
Voorkom digitale dementie
Alexandra Janssen
Masterclass eDepot gemeente Oldambt
6 april 2017
Of hoe voorkomen beter is dan genezen
Waarom eDepot?
• Corsa en eSuite niet geschikt voor langdurige bewaring of
openbaarmaking
• eDepot mogelijkheid tot tussentijdse overbrenging, eerder
openbaar, transparant
• Uitfaseren Corsa; archief van Corsa naar eDepot betekent
snelle uitfasering van Corsa
• eDepot aansluiten op eSuite betekent, schoonhouden van
eSuite, alleen actuele zaken. Archiefmateriaal naar eDepot
• Mogelijkheden tot overbrenging archieven vanuit backoffice
systemen

2. 05-04-17
2
De formele definitie van een eDepot luidt als volgt:
'Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures,
financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en
aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen
van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.'
Organisatie
• Informeer raad, college en
management
• Zorg voor besluitvorming
• Creëer draagvlak door nut en
noodzaak uit te leggen
• Bepaal wat je met het eDepot wilt
doen en leg dat ook uit in ‘leken’
taal
• Wat doen andere gemeenten, ga op
zoek naar informatie
• Deel en haal kennis door
organiseren bijeenkomsten
Wat moeten we regelen?

3. 05-04-17
3
Financien
• Bereken de incidentele en
structurele kosten op basis van tb
• Reserveer budget in
meerjarenbegroting
• Kijk waar je elders iets kunt
besparen: uitfaseren DMS,
verminderen backoffice systemen,
verminderen papier opslag
• Wat levert het op?: Vermindering
gebruik papier, efficiëntie in
processen, in- en externe
dienstverlening
Wat moeten we regelen?
Beleid
• Vanaf ontstaan digitaal te bewaren
archief rekening houden met
overbrenging eDepot
• Werken op basis van TMLO;
afspraken intern, maar ook met
leverancier
• Digitaal tenzij….dus daar waar kan
vervangingsbesluiten
• Waardering en selectie op orde en
onderdeel van beleid
• Wat en wanneer overbrengen; na
20 jaar of tussentijds/vervroegd?
Bewaarstrategie
• Vastleggen in Informatiebeleidsplan
en Informatiebeveiligingsplan
Wat moeten we regelen?

4. 05-04-17
4
Personeel
• Wat betekent de inzet van een
eDepot voor medewerkers?
• Extra druk op team DIV
• Beleggen van verantwoordelijkheden
en bevoegdheden.
• Regelen taken
• Kennis, vaardigheden en
competenties?
• Opnemen in gesprekkencyclus
• Opnemen in functieomschrijvingen?
Wat moeten we regelen?
Processen en procedures
• Metadata op basis van TMLO
• Zaaktypecatalogus
• Standaardisatie daar waar kan
• Vastleggen proceseigenaar
• Wie doet wat en wanneer
• Mandaatregeling
• Openbaar tenzij…?
• Oprichting SIO = Strategisch Informatie
Overleg
• Hotspotmonitor
Wat moeten we regelen?

5. 05-04-17
5
Databeheer, -beveiliging en hard- en software
• Wie en wanneer mag informatie
benaderen?
• Koppelingen tussen backoffice
systemen en eSuite, vanuit eSuite
overbrengen
• Informatiebeveiliging; voorkomen,
traceren, en oplossen van issues.
Veilige mobiele werkomgeving
• Het Nieuwe werken en digitaal werken?
• Burgers steeds meer rechtstreeks
toegang tot overheidsinformatie
Wat moeten we regelen?

6. 05-04-17
6
Wat doet OLDAMBT?
In samenwerking met aanbieder DIVault
aansluiten op eDepot middels ‘fast track’
programma.
VRAGEN?