Presentatie bij Waterschap Rijn en IJssel voor Facility Management Nederland over Nieuwbouw & Het Nieuwe Werken.

1. Nieuwbouw &
het nieuwe WRIJ werken
Laten landen & laten werken met sturing & ruimte
Leo van de Vorst &
Hans de Wit

2. Agenda
De werkomgeving algemeen
De werkomgeving WRIJ
Laten landen & laten werken WRIJ
WRIJ in verandering
2

3. Trends

4. Visie
Fl e x
ible
Firm
a l Vi llage
Glob
Homo Zappie
ns

5. Wat betekent dit voor organisaties?

6. Van: Tastbare informatie
Werksessie Besturenraad

7. Naar: Digitale informatie
Werksessie Besturenraad

8. Van: Vaste werkplek

9. Naar: Passende werkplek
Werksessie Besturenraad

10. “Wherever I lay my laptop”

11. “Form follows Function
• Functionele benadering
• Werkprocessen als uitgangspunt
• Flexibiliteit in het gebouw en de
inrichting

12. “Long life, loose fit”
• Duurzame benadering
• Gebouw en milieu als vertrekpunt
• Flexibiliteit in het gedrag van de
organisatie

13. Samenspel van 3 elementen
Fysieke omgeving
Werkomgeving
Activiteiten
Producten en diensten

14. Global Village Green Building
HomoZappiens
Sustainability
Flexible firm PLANET
Global Warming
PEOPLE
PROFIT
Co-creatie
Technology Push
Customer Intimacy

15. Waarom werkomgeving aanpassen?
Continuïteit (duurzaam/groen)
Veranderproces ondersteunen
Medewerkers en klanten boeien en binden
Flexibiliteit inbouwen
Kosten beheersen
Productiviteitsverbetering
Samenwerking stimuleren (in- en extern)
afstanden overbruggen
Hype: Nieuwe manieren van werken
Technologie push

16. Agenda
De werkomgeving algemeen
De werkomgeving WRIJ
Laten landen & laten werken WRIJ
WRIJ in verandering
16

17. Samenspel van 3 elementen
Fysieke omgeving
Werkomgeving
Activiteiten
Producten en diensten

18. Een korte terugblik
Fusie in 1997
Tot aan 2003 afdelingenstructuur
2003, afdelingen structuur ambtelijk verlaten
Huisvestingsvraagstuk actueel

19. Uitgangspunten
Markant gebouw met toekomstwaarde
Duurzaam
Open, transparant en gericht op ontmoeten,
kennisdeling en samenwerking
Beweging en interactie bevorderen
Verbijzondering op unit niveau wenselijk

20. Fysieke omgeving

21. Tijdpad
December 2003, stuurgroep huisvesting
Januari 2005, opstellen pve
VO en besluit, december 2005
DO, 8 juni 2006
Start bouw, mei 2007
Inrichtingsvraagstuk 2008
Oplevering 28 november 2008
Inhuizing 09 februari 2009
Uitvoering landschap 27 april- 1 september 2009
Opening 17 september 2009

22. Situatie tijdens de bouw

23. Drainage

26. Ruimte voor ambitie!

27. Producten en diensten
Verhuizen
Optimaliseren dienstverlening
- Voorbereiden digitaler werken
- Bedrijfsrestaurant
- Servicepunt
- Alle diensten opnieuw bekeken
Voorbereiden nieuwe rol

28. Activiteiten gerelateerd
combikantoorconcept
Compacte werkplek voor de individuele
activiteiten, maar ook veelvuldig gebruik
maken van andere werkplekken/ruimtes
Niet territoriale werkomgeving met een
beperkte flex component
Vaste maar geen eigen werkplek
Biedt ruimte voor de units voor
verbijzondering van de inrichting, afgestemd
op de processen

29. Agenda
De werkomgeving algemeen
De werkomgeving WRIJ
Laten landen & laten werken WRIJ
WRIJ in verandering
29

30. Activiteiten gerelateerd
combikantoorconcept
Open, transparant en gericht op ontmoeten,
kennisdeling en samenwerking
Samenhang versterken en eilandjes
voorkomen
Beweging en interactie bevorderen
Compacte werkplek voor de individuele
activiteiten, maar ook veelvuldig gebruik
maken van andere werkplekken/ruimtes
30

31. Oude situatie
31

32. Nieuwe situatie (waar kun je werken?)
Concentreren
Vergaderen
Overleg/sparren
Informeel overleg
Beeldschermwerk
Telefoneren
Lezen
Printen/copieren
32

33. Wat is klaar in februari 2009?
Nieuw kantoor- en werkplekconcept met:
- Nieuw bureau, ladeblok en bureau stoel
- Nieuwe PC incl. 22 inch scherm
- Mobiele en/of vaste telefoon
- Nieuwe kasten (met hangsysteem en ordner ruimte)
- Ingeboekte post alleen nog maar digitaal en zoekfunctie
in DMS via MyCorsa
33

34. Multi Moment Opname (MMO)
Gedurende tien werkdagen, van donderdag 26 juni 2008 tot
en met woensdag 9 juli 2008, heeft een uitzendkracht negen
keer per dag vastgesteld of de verschillende werkelementen
van WRIJ al dan niet in gebruik waren, alsmede welke
activiteit aan het werkelement werd verricht.
316 werkelementen, waarvan:
267 bureauwerkplekken (223 vast en 44 inhuur)
43 spreekelementen
6 vergaderruimten.

35. Wat werd er gemeten?
in gebruik genomen, maar niemand aanwezig;
telefoneren;
computerwerkzaamheden;
lezen, schrijven (bureauwerkzaamheden);
overleg tot vier personen;
overleg vanaf vier tot tien personen;
overleg met meer dan tien personen;
werken met een grote tekening;
andere activiteiten dan genoemd.

37. Uitkomsten MMO
Gemiddelde bezettingsgraad
bureauwerkplekken: 42%.
Piekbezetting bureauwerkplekken: 63%.
Gemiddelde bezettingsgraad
spreekelementen op werkkamers: 14%.
Piekbezetting spreekelementen: 30%.
Gemiddelde bezettingsgraad
vergaderruimten: 27%.
Piekbezetting vergaderruimten: 83%.
Het reserveringssysteem geeft een
gemiddelde bezetting van 3,4 uur per dag per
zaal (≈ 42%).

38. Doelen laten landen & laten werken
Laten landen
Informeren: op de hoogte zijn
Betrekken: eigenaar voelen van het concept
Beleven: zich het concept voor kunnen stellen
Laten werken
Kennen: kennis hebben van
Kunnen: houding, gedrag en competenties

39. Acties en interventies Laten Landen
Stand van zaken via Intranet
Top 20 meest gestelde vragen
Testen met meubels en koffie
Sessies archivering
“Wij in beeld”
Enquête

40. Acties en interventies Laten Werken
Sessies CORSA
Werkplekwijzer
Sessies “Werken in de nieuwe omgeving”

41. Sessies “Werken in de nieuwe omgeving”
In nieuwe pand in eerste kwartaal
Leren werken in nieuwe omgeving
Redeneren vanuit de activiteiten
Betere benutting huisvestingsconcept
Samen formuleren gedrags- en huisregels
Bijdrage aan “elkaar aanspreken”
41

42. Gedragsregels
De basisregel is: “Houd rekening met elkaar”
Aanvullende tips & trucs, geen 10 geboden!

43. Wij in beeld
Interactieve deel van deze sessie!
Visualiseren waar een afdeling voor staat
Op Intranet, screensavers en beeldschermen
Voorbeelden……..

45. Agenda
De werkomgeving algemeen
De werkomgeving WRIJ
Laten landen & laten werken WRIJ
WRIJ in verandering
45

46. Samenspel van 3 elementen
Fysieke omgeving
Werkomgeving
Activiteiten
Producten en diensten

47. Fysieke omgeving
Inregelen en oplossen kinderziekten
Lichtinval
Klimaatbeheersing
Inrichting landschap
Blijvend monitoren
47

48. Activiteiten
Kleine aanpassingen
Reserveren vergaderruimten
Afval
Printen
Herhalen MMO
Ondersteuning visie WRIJ
Digitaal werken
48

49. Producten en diensten
Verder professionaliseren FZ
Klantgericht werken
Maximaliseren Sturing en Ruimte
Bewaken concept
Integraal verbeterprogramma
49

50. De verandering begint pas
50