Aan Het Werk! ...aan de slag met Het Nieuwe Werken in het MKB. http://www.informatielogistiek.nl/blogs/2010/11/aan_het_werk_met_het_nieuwe_werken_in_het_mkb.aspx

1. Aan het werk
…met ‘Het Nieuwe Werken’ in het MKB

2. Whitepaper ‘Het Nieuwe Werken’
Auteurs:
Ard van Someren
Alex Hoosemans
Ricoh Nederland BV
Januari 2011
2 | December 2010

3. Whitepaper ‘Het Nieuwe Werken’
InleIdIng
In Nederland worden bedrijven van 10 tot 250 medewerkers tot de groep MKB gerekend. Dat zijn er in Nederland
een slordige 800.000 waar we met 7,5 miljoen mensen ons brood verdienen . Samen vormen ze een belangrijke
economische motor voor Nederland. In veel van deze bedrijven is een nieuwe ontwikkeling zichtbaar. Deze
ontwikkeling wordt vaak als ‘Het Nieuwe Werken’ aangeduid. Daar hebt u vast al eens iets over gehoord. Het
is een andere kijk op (samen) werken en de wijze waarop de mens wordt ondersteund door technologie en de
werkomgeving. Waardoor het dagelijkse werk steeds efficiënter, sneller en productiever kan worden uitgevoerd.
Thuis of op een andere locatie aan het werk wordt als erg prettig ervaren. Onderzoek toont aan dat de
productiviteit alleen maar toeneemt. Maar is uw organisatie hierop wel voorbereid? Het is niet alleen een kwestie
van een laptop met een dongle of andere middelen zoals smartphones beschikbaar stellen. Zaken zoals informatie,
in welke vorm dan ook, beschikbaar kunnen hebben en delen wordt cruciaal. Dossiers kunnen zich niet meer in
kasten bevinden, je neemt niet zomaar een dossier mee naar huis of onderweg, of doet u dat op dit moment nog
wel? Samenwerken terwijl je niet meer op het werk bent, maar aan het werk. Dat is niet alleen een kwestie van
faciliteiten, maar net zoveel van cultuur, beleid en organisatie. Werk je nog wel als je niet aanwezig bent? Hoe
wordt je verantwoordelijk voor je eigen output als medewerker en hoe wordt je aangestuurd? Wat zijn de kaders
waarin Het Nieuwe Werken door de werkgever wordt neergezet en hoe ga je met elkaar om?
WAt betekent Het nIeuWe Werken voor uW orgAnIsAtIe?
De samenleving vergrijst steeds sneller. Waardoor minder mensen in het arbeidsproces betrokken zijn. Na 2011
neemt de beroepsbevolking snel af. U gaat het zeker merken. Het werven en behouden van personeel wordt alleen
maar lastiger, simpelweg omdat er meer vraag komt dan er arbeidskrachten zijn.
Natuurlijk wilt u ook in de toekomst nog zo efficiënt mogelijk en tegen de laagst mogelijk kosten zakendoen. De
inzet van personeel én kennis moet dan veranderen. Productiviteit gaat al lang niet meer over zo efficiënt mogelijk
produceren, maar steeds meer over hoe u efficiënt met kennis omgaat en deze inzet. Vanuit uw bedrijfsexploitatie
weet u dat naast de personeelskosten, de kosten voor huisvesting, ICT en mobiliteit erg hoog zijn. Terwijl u ook
ziet dat op een enkel piekmoment na uw bureaus leeg staan. Simpelweg gezegd wordt het steeds lastiger om
zo efficiënt mogelijk uw bedrijf te voeren tegen de laagst mogelijke kosten. Denk maar eens aan kosten van
huisvesting, transport en personeelskosten.
De economie draait maar door, en 24/7 beschikbaar zijn is allang vanzelfsprekend, zeker in het internationaal zaken
doen. Maar hoe past dat dan in uw 9 tot 5 kantoortijden? Ook de inzet en wensen van uw personeel veranderen.
Werknemers hebben een toenemende wens om meer verantwoordelijkheid te dragen en zelf de werktijden in
te kunnen delen. Werk en privé gaan meer en meer door elkaar lopen. Generatie Y en nieuwe toetreders op de
arbeidsmarkt kijken heel anders aan tegen werk. Hoe werft en behoudt u de juiste mensen en hoe aantrekkelijk
bent en blijft u als werkgever?
Het nIeuWe Werken en FActor 4 Index.
Het Nieuwe Werken draait niet alleen om zaken zoals mobiel werken en thuiswerken. Uw organisatie moet anders
ingericht (gaan) worden en uiteraard dient de cultuur in uw bedrijf Het Nieuwe Werken te ondersteunen. Hoe
stuurt u uw medewerkers aan als zij nauwelijks meer op kantoor zijn? De werkplek krijgt ineens een heel andere
context. Hoe Inspirerend is het voor medewerkers om op een dergelijke manier te gaan werken? Niet meer van 9
tot 5 op kantoor, maar je eigen tijden indelen en aangestuurd worden op output, het werk wat je oplevert…..
December 2010 | 3

4. Whitepaper ‘Het Nieuwe Werken’
Het veranderen van ‘de manier van werken’ heeft diepgaande invloed op een organisatie. Structuur- en
cultuurwijzigingen voer je niet zomaar even door. Inzetten van technologie kan enorm helpen om doelstellingen
te realiseren, maar enkel wanneer deze zorgvuldig en op het juiste moment wordt ingezet.
De hier beschreven problematiek is niet nieuw. In tegendeel, dit speelt al langere tijd. Het Nieuwe Werken is
een veelgehoorde term maar ook een containerbegrip. Wat houdt het nu eigenlijk in? Microsoft, Boer & Croon
NeXtrategy en Calanza hebben in 2006 de Factor 4 Index ontwikkeld en gebouwd. Zij werken samen met Ricoh
aan verspreiding van het gedachtegoed en continue verbetering van het instrument. Factor 4 onderscheidt binnen
Het Nieuwe Werken 4 aandachtsgebieden, namelijk Inspiratie - organisatie – cultuur – technologie.
Als u besluit een eerste stap te zetten naar de toekomst, worden deze aandachtsgebieden onderzocht en wordt
uw organisatie een spiegel voorgehouden in een Factor 4 index. Ricoh is premium partner van Factor 4 en volledig
opgeleid om de resultaten te kunnen interpreteren.
De effecten van Het Nieuwe Werken zijn niet eenduidig te becijferen. Voor iedere organisatie is de business case
uniek, en – zoals u ziet in onderstaande afbeelding - verschillen de aandachtsgebieden waar aan gewerkt dient te
worden.
uitdaging zelfstandigheid & besluitvorming
klanten & collega’s informeren & in actie komen
Inspiratie organisatie
zelfontplooiing binden & ontwikkelen
ruimte werkplek & werksfeer
motivatie & drijfveren zoeken & vinden
waarden & gedrag samenwerken & communiceren
cultuur technologie
binden & ontwikkelen binden & snel
werkplek & werksfeer werkplek & overal
WAt vIndt rIcoH vAn Het nIeuWe Werken?
Informatie voorziening (het kwadrant Technologie bij Factor 4 index) is het onderdeel waarin Ricoh zich heeft
gespecialiseerd; de juiste informatie, in de juiste vorm op het juiste moment presenteren aan de juiste persoon.
Onontbeerlijk als je niet alle dagen op “de zaak” aanwezig bent maar toch je werk moet kunnen blijven doen. Ook
als het kantoor allang dicht is en je in de avond eindelijk tijd hebt voor die offerte, na de kinderen in bed te hebben
gelegd. Efficiënter en productiever, onafhankelijk van waar je bent en op welk tijdstip je die informatie nodig hebt
zijn sterk bepalende onderdelen voor invoering van Het Nieuwe Werken.
4 | December 2010

5. Whitepaper ‘Het Nieuwe Werken’
WAt kAn rIcoH voor u doen?
Aan het werk met Het Nieuwe Werken, maar u twijfelt hoe dit aan te pakken? Ricoh adviseert u op alle 4 de
aandachtsgebieden van Het Nieuwe Werken met behulp van een Factor 4 onderzoek. We houden uw organisatie
een spiegel voor, door middel van een online onderzoek bestaande uit 64 vragen die we u en uw medewerkers
voorleggen. Wat is de huidige situatie en wat zijn de wensen van uw organisatie en uw medewerkers? Past
uw beleid en visie bij Het Nieuwe Werken en hoe sluiten ze op elkaar aan? We vergelijken de resultaten van
dit onderzoek, bepalen de aandachtsgebieden waar verbetering mogelijk of nodig is en adviseren op de 4
aandachtsgebieden. We geven u een helder en duidelijk plan waarmee u stappen kunt maken richting Het Nieuwe
Werken.
Ricoh faciliteert bij elk aandachtsgebied van Het Nieuwe Werken. We begeleiden uw organisatie, leveren middelen
en technologie die ú ondersteunen. Op het gebied van informatievoorziening leveren we diensten die u verder
helpen. We noemen dit Informatie Logistiek. Informatie die binnenkomt, verwerkt wordt en weer uitgestuurd
wordt door uw organisatie. We bekijken uw processen door een logistieke bril, definiëren korte termijn winsten en
houden de langere termijn en uw ambities in het oog.
Soms geven simpele aanpassingen in uw proces of een softwareoplossing al onmiddellijk rendement! Sommige
stappen die u kunt maken zijn uitermate concreet en praktisch uitvoerbaar. Want daar zij we sterk in!!
de AAnpAk vAn rIcoH In 3 stAppen
1.Ricoh voert met behulp van Factor 4 een online onderzoek bij uw organisatie uit.
2.De resultaten worden aan u teruggekoppeld. Inclusief een Plan van Aanpak hoe u de veranderingen door kunt
gaan voeren.
3.Ricoh adviseert welke stappen gemaakt moeten worden, zowel op korte termijn als langere termijn en welke
informatiebehoefte ingevuld dient te worden
voorbeeldresultAAt FActor 4 Index
De online survey is een snelle en eenvoudig uit te voeren eerste stap. De resultaten vormen een belangrijke input
naar de volgende stappen en het helder krijgen van het verbeterpotentieel. Voor een willekeurige organisatie kan
het er ongeveer zo uitzien:
December 2010 | 5

6. Whitepaper ‘Het Nieuwe Werken’
Factor 4 biedt niet alleen een GAP analyse, maar ook een helder verbeterplan en stappenplan naar aanleiding van
het onderzoek. Voor de fictieve organisatie zouden deze onderdelen daar deel van kunnen uitmaken:
Als we het onderzoek en de besproken resultaten uit dit voorbeeld interpreteren blijkt dat:
• Er grote verschillen aanwezig zijn tussen management en de medewerkers op het vlak van motivatie voor
verandering. Dit heeft directe gevolgen voor de samenwerking tussen de afdelingen en de wil om informatie te
delen over afdelingsgrenzen heen.
• Het kunnen vinden van de juiste informatie wordt door het gehele bedrijf ervaren als tijdsintensief en omslachtig.
De serviceverlening naar de klant (zowel intern als extern) kan sterk verbeterd worden indien relevante informatie
direct beschikbaar is.
• Kennis delen en kennis vinden is een erg belangrijk gegeven, zeker in een competitieve markt. Vooral
Productontwikkeling en Verkoop ontberen vaak de juiste informatie om beslissingen te kunnen nemen met
behulp van volledige informatie.
• De samenwerking en besluitvorming door het gehele bedrijf wordt als lastig en langdurig ervaren. Niet in de
eerste plaats veroorzaakt door miscommunicatie en het ontbreken van juiste projectgegevens en klantgegevens.
Met resultaten als deze als voorbeeld zijn de handvatten aanwezig om een heldere businesscase en stappenplan
te maken. Met duidelijke prioriteiten, een goede beschrijving van uw nieuwe manier van (samen)werken met alle
voordelen en benodigdheden. Een plan waarmee u kunt gaan implementeren!
WAArom rIcoH
Al jaren helpt Ricoh ondernemingen met het optimaliseren van hun bedrijfsprocessen en het maken van de juiste
keuzes voor technische middelen om dit mogelijk te maken. Wij noemen dit Informatie Logistiek, wat leidend is in
alles wat we doen. De juiste informatie, op het juiste moment, in de juiste vorm voor de juiste persoon. Niet meer
en niet minder, we komen toch al om in een berg van informatie elke dag!
6 | December 2010