Dries Krens heeft een artikel geschreven in Facility Management Magazine over het nieuwe werkomgevingsconcept bij de VNG.

1. HET GEBOUW
32 FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 1178 I MAART 2010

2. HET GEBOUW
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten is een
geschiedenisrijke organisatie die Nederland al bijna 100
jaar helpt besturen en nog steeds trendsettend is voor het
lokaal bestuur. Deze twee kanten van de VNG zijn in 2009
verenigd, achter een historische gevel staat een modern
kantoorconcept. Een uniek nieuw werkomgevingconcept
heeft dit mogelijk gemaakt.
TEKST:DRIESKRENSI FOTO'S:VERENIGING
VANNEDERLANDSE EMEENTEN
G
De VNG is sinds 1975 gevestigd in doelstellingen en werkprocessen van
het gebouw 'De Willemshof' te Den de VNG.Al snel bleek dat het afsto-
Haag. Dit historische pand, ooit de ten van een gebouw aan de overkant
Koninklijke manege in het fraaie van de Willemshof en het integreren
Willemspark en daarna vele jaren de van alle bedrijfsonderdelen in één
herkenbare Willemskerk voor vele gebouw mogelijk was. Het werk-
Hagenaars en een aantal leden van omgeving advies bestond op hoofd-
ons Vorstenhuis, is begin jaren '70 lijnen uit twee belangrijke pijlers
verbouwd tot kantoorgebouwen ondersteund door een blauwe,
door de VNG betrokken. Nieuwe groene en rode zone.
inzichten van de organisatie en de De VNG als modern kantoor waarin
daarbij behorende nieuwe manier 'de eigen werkplek' voor een groot
van werken voor het personeel van gedeelte is losgelaten en iedere afde-
het bureau, maakten een ingrijpende ling zijn eigen werkplekverhouding
verbouwing van het gebouw nood- (bijvoorbeeld zes werkplekken voor
zakelijk. In 2006 is gestart met een acht medewerkers) heeft gekregen
onderzoek om te kijken op welke afhankelijk van het soort activitei-
wijze de werkomgeving ondersteu- ten. Dit betekent flexibel gebruik
nend kan zijn aan de nieuw ingesla- van vaste werkplekken binnen een
gen weg van de VNG. bepaalde functiegroep. Een omge-
ving waarin persoonlijk contact voor
Uniek werkomgeving concept zowel werkgerelateerde als privé-
Een werkomgeving is meer dan onderwerpen essentieel is en waar
alleen een kantoor - en werkplek- formeel en informeel overleg in de
concept. Er is daarom in dit kader nabijheid van de werkplekken
gekozen voor een breder perspectief. mogelijk is.
PROVENWORKSPACE heeft een onder- Binnen het werkomgevingconcept
zoek gedaan naar zowel de fysieke zijn een drietal zones gedefinieerd.
omgeving, de werkprocessen (activi- Omdat geconcentreerd werken juist
teiten) van de medewerkers als de het meest voorkomt, is in dit geval
producten en diensten op het gebied niet gekozen voor specifieke con-
van ICT,Facilities en HRMdie dit centratie/stilte werkplekken, maar
geheel moeten ondersteunen. juist een open transparante werk-
omgeving in de zogenaamde groene
Op basis van de resultaten van het zone. De rode zone is bedoeld voor
onderzoek is samen met de VNG onder andere informeel en formeel
gekeken naar een werkomgeving- overleg. Hier kun je ook verschil-
concept dat volledig aansloot bij de lende werkplekconcepten vinden
FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 11781 MAART 2010 33

3. HET GEBOUW
waar je andersoortige werkzaam- Per afdeling een groene zone, waar vaak op de agenda om besproken te
heden kunt uitvoeren. Bijvoorbeeld rustig werken in vlekkenconcept worden en te kijken hoe hier mee
de interactie en uitwisseling van mogelijk is met daarin: om te gaan.
kennis tussen de verschillende afde- • weinig verschillen tussen functies,
lingen stimuleren via een centrale • nauwelijks behoefte aan concen- Toekomstvast
groepsruimte. De positie van de secre- tratie werkplekken, In het werkomgevingconcept is de
tariaten is ook centraal in de rode • minder werkplekken dan mede- aandacht sterk gericht op duur-
zone gekozen zodat zij het eerste werkers, de verhouding per afde- zaamheid. Dit betekent dat bijvoor-
aanspreekpunt zijn voor binnen- 'ling verschilt, beeld de toekomstige organisatie-
komend publiek. Er is tevens geanti- • richt afgescheiden delen in met veranderingen voor een groot
cipeerd op de organisatieverandering bijvoorbeeld zes werkplekken gedeelte opgevangen kunnen wor-
van een centrale pool van secreta- voor acht medewerkers, den binnen het huidige concept. De
resses. Dit is verder vormgegeven • voordelen flexwerken (optimaal afmetingen van de noodzakelijke
door voor alle secretariaten op de benutten van ruimte, clean desk gesloten ruimten zijn bijvoorbeeld
afdelingen een uniformiteit te creë- policy, stimuleren interactie) com- dusdanig gekozen dat de functie
ren in de werkomgeving, waardoor bineren met voorkomen nadelen van de verschillende ruimten in de
secretaresses snel hun weg weten te (snelle bereikbaarheid, eigen col- toekomst kunnen veranderen zon-
vinden. Het bedrijfsrestaurant op de lega's dichtbij, altijd plaats, eigen der dat er verbouwingen noodzake-
begane grond is multifunctioneel kast dichtbij). lijk zijn. De ICT-infrastructuur is
ingericht waardoor naast de gebruike- schaalbaar ingericht en er kan in
lijke lunchtijd het nu ook mogelijk is Op de begane grond de blauwe zone principe op elke werkplek achter
overdag gebruik te maken van ver- waarin de uitstraling van de gevel is elke pc (thin-client) gewerkt wor-
schillende vergaderfaciliteiten onder doorgetrokken naar de klantenzone den. De vaste en mobiele telefonie
het genot van een heerlijk cappuc- met daarin: zijn volledig geïntegreerd waardoor
cino. Door het aantrekkelijke karak- • klantgerichtheid en uitstraling, de bereikbaarheid sterk verbeterd is
ter van het bedrijfsrestaurant stimu- • concentratie klantencontacten in en er tevens een kostenreductie
leer je het gebruik ervan ook naast het pand met; van het gebruik realiseerbaar is.
de lunchuren en is het een centraal verbeterde entree, Het digitaliseren van informatie is
ontmoetingspunt geworden voor - goede ontvangst/wachtruimte, tevens in gang gezet en zal de
zowel medewerkers als bezoekers. - grote vergaderzalen met alle komende jaren steeds meer gewoon
faciliteiten, goed worden.
De andere pijler is VNGals gastvrij en - gecombineerd bedrijfsrestau-
bruisend middelpunt van de maat- rant (eten, drinken, informeel Veranderen is meer dan alleen
schappij door een blauwe zone in te ontmoeten). projectmanagement
richten op de begane grond die bezoe- • dichtbij secretaresses en mana- In een vroeg stadium is al onder-
kersgericht is en waar bezoekers en gers die het meest klantencontact. kend dat het overgaan naar een
medewerkers van de VNG graag bij hebben. nieuwe werkomgeving niet vanzelf-
elkaar komen om te praten over sprekend is. Onder leiding van PRO-
allerlei zaken. Daar waar men in het Akoestiek VENWORKSPACEijn een drietal
z
oude pand overweldigd was door de Daar niet gekozen is voor stilte verandertrajecten in gang gezet.
buitengevel, trekt de buitengevel nu werkplekken maar voor een open Uiteraard het traject om te komen
door naar binnen in een fantastisch rustige groene zone is tijdens het tot een verbouwd gebouw, het laten
atrium. Goede vergaderfaciliteiten traject extra zorg besteedt aan de landen en laten werken van de
in representatieve ruimten zijn akoestiek inclusief het gedrag en de nieuwe manier van werken en als
r
, voorhanden. houding van de medewerkers. Bij laatste het aanpassen van de pro-
de inrichting is zoveel mogelijk reke-
I
ducten en diensten op het gebied
Per zone is in grote lijnen aan- ning gehouden met akoestische van ICT,Facilitair en HRM.
~ gegeven wat de kenmerken zijn. maatregelen zoals dubbele glas-
Per verdieping is een centrale rode wanden, akoestisch plafond, zachte Het nieuwe werken
zone, waar meerdere afdelingen vloerbedekking en akoestische kas- Voor het nieuwe werken is binnen
gebruik van maken met daarin: ten. In het reguliere 'het nieuwe de organisatie gekozen voor een
• bundel faciliteiten als koffiehoek, werken' overleg, stond dit punt apart traject om bewustzijn te creë-
kopieerruimte, toiletten e.d., ren bij de organisatie en na te den-
• stimuleer interactie tussen ken over hoe het nieuwe werken
afdelingen, Dries Krens is directeur vorm gaat krijgen in het nieuwe
• vergroot bereikbaarheid en tevens adviseur bij pand. Dit is gefaciliteerd vanuit de
secretaresses, PROVENWORKSPACE, een projectgroep in een maandelijks
• plaats managers dicht bij onafhankelijk adviesbureau overleg met een klankbordgroep
--
vergaderruimten, op het gebied van werken en vanuit de organisatie.
• voorzie in behoefte kleine werkomgeving.
vergaderruimten.
FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE 1178 I MAART 2010 35