Dalla PEC alla digitalizzazione dei procedimenti. L'esperienza del Comune di Schio

1. COMUNE DI SCHIO
Seminario del Master in Gestione Integrata nelle Pubbliche
Amministrazioni
L’Amministrazione Pubblica che funziona anche low cost:
esperienze concrete di Enti che innovano, preferibilmente
spendendo poco
Venerdì 4 marzo 2011
Villa Morosini, Altavilla Vicentina
Dalla PEC alla digitalizzazione dei procedimenti
Claudia Collareta
Responsabile Ufficio Protocollo e URP del Comune di Schio (VI)

2. COMUNE DI SCHIO
Il contesto organizzativo
Il Comune di Schio ha da sempre una gestione accentrata dei flussi al protocollo,
sia in entrata che in uscita
L’Ente è un’unica AOO – Area Organizzativa Omogenea – strutturata un UOC –
Unità Organizzative di Coordinamento - corrispondenti alle singole Direzioni
Nel 2000 il registro di protocollo informatico è stato sostituito con un altro software
che consentiva la scansione dei documenti
Mano a mano si è arrivati alla scansione della quasi totalità dei documenti in
entrata e, nel 2010, è stato raggiunto il 24% della scansione anche dei documenti
in uscita
Il numero di protocolli staccati supera i 75.000 l‘anno

3. COMUNE DI SCHIO
L’implementazione e la gestione della PEC istituzionale
La PEC del Comune di Schio schio.vi@cert.ip-veneto.net è attiva, reperibile in
IndicePA e pubblicata nell’home-page del sito istituzionale www.comune.schio.vi.it
dal 2006
Questo sicuramente per:
- rispondere prontamente ad un obbligo normativo
- ridurre tempi e costi di gestione e perfezionamento dei procedimenti
- la volontà del Comune di Schio di sperimentare nuove forme di contatto con
cittadini, professionisti e imprese
- l’impulso derivante dal progetto di sensibilizzazione e sviluppo tecnologico
promosso dalla Provincia di Vicenza

4. COMUNE DI SCHIO
La situazione al 2010
Fino al 2010 la PEC è stata gestita, sia in entrata che in uscita, esclusivamente
dall’Ufficio Protocollo e in modo “staccato” dall’applicativo di protocollo
Questo ha creato un “collo di bottiglia” sempre più difficile da gestire e non più
rispondente alle esigenze né dell’Ufficio Protocollo, né degli altri uffici, né, in
particolare, di professionisti e imprese
La Legge 28/2010, cd “legge taglia sprechi”, oltre ad aver ribadito l’obbligo di
comunicare via PEC tra le Pubbliche Amministrazioni, ha anche obbligato
professionisti e imprese a dotarsi di PEC … e a novembre 2011 tutti questi
soggetti dovrebbero avere e poter utilizzare la loro PEC
E’ stata inoltre “pensata” e promossa la CEC-PAC per i rapporti tra cittadini e PA,
che, potenzialmente, aumenterà il traffico di comunicazione in entrata ed uscita via
PEC
E’ aumentata la consapevolezza tra i responsabili di vari procedimenti che l’utilizzo
della PEC può anche semplificare il lavoro per tutti

5. COMUNE DI SCHIO
Il progetto 2010-2011
Nell’agosto 2010 viene approvato un progetto per la gestione decentrata della
PEC
Decisioni a monte:
- La PEC istituzionale è e rimane UNA schio.vi@cert.ip-veneto.net (c’è già
abbastanza confusione! … e il protocollo è unico)
- deve essere collegata al protocollo in modo automatico
- la sua implementazione deve portare ad un risparmio
- si parte dove ce n’è bisogno e poi si vede come sviluppare

6. COMUNE DI SCHIO
Fase 1
- analisi dell’applicativo di protocollo in uso
- scelta della soluzione tecnica
- installazione (C-PEC Flow)
- prove su postazioni al protocollo e 2 decentrate

7. COMUNE DI SCHIO
Fase 2
- redazione modalità operative - IO
- piano di sensibilizzazione all’uso della PEC
- raccolta dati relativi ai costi anche “postali” - diretti e indiretti -
- definizione modalità di monitoraggio

8. COMUNE DI SCHIO
Fase 3
- analisi contesto e esigenze
- coinvolgimento della Dirigenza
- individuazione referenti di Direzione e assegnazione della funzione
- 30 persone della Direzione Pianificazione del Territorio e Urbanistica
Commerciale, Direzione Lavori Pubblici, Servizio Demografico e Servizio Gestione
Risorse Umane sono coinvolte
- avvio postazioni decentrate PEC
- formazione, supporto e monitoraggio

9. COMUNE DI SCHIO
Nel frattempo: dall’analisi del contesto e delle esigenze
- mantenimento del Sistema Gestione Qualità, in ottica di miglioramento continuo
- modifiche al CAD – in particolare su formato dei documenti e copie
- avvio dell’albo on-line con responsabilità di gestione decentrata
- alla base …
“… l’uso della PEC non solo è obbligatorio per tutti gi Enti che, quindi, devono
organizzarsi al fine di evitare responsabilità, sanzioni e contenzioso.
Utilizzare la PEC significa introdurla all’interno dei procedimenti amministrativi,
valutandone le implicazioni tecniche, organizzative e giuridiche in modo da evitare
eventuali illegittimità dell’azione amministrativa …”

10. COMUNE DI SCHIO
Ma soprattutto:
… una finalità molto concreta … e, soprattutto, un po’ di buon senso!
“… al fine di ridurre al minimo l’utilizzo della carta e con l’obiettivo di semplificare
davvero le cose sia per gli utenti, ai quali evitiamo di dover andare in più uffici … e
anche per i nostri uffici … in teoria dovrebbe esserci una riduzione di persone allo
sportello sia per noi che per voi.”
Elena

11. COMUNE DI SCHIO
Ora: fase 4
- aggiornamento e collegamento tra più software di gestione del flusso
documentale (esempio GPE - 3.406 pratiche gestite nel 2010 - SUAPED e
protocollo informatico)
- firma digitale diffusa: per responsabili del procedimento e “gestori” di invio copie
informatiche di documenti originali cartacei
- sviluppo della produzione di documenti e procedimenti originali informatici
- progetti di dematerializzazione del cartaceo
- adeguamento delle modalità di archiviazione
Servizi e uffici coinvolti: lavori pubblici, urbanistica, edilizia, SUAP, demografico,
personale, patrimonio e protocollo
Coordinamento: servizio qualità integrata e ufficio protocollo
Supporto tecnico: Pasubio Tecnologia s.r.l.

12. COMUNE DI SCHIO
Altri progetti di innovazione, anche low cost
- riduzione del “digital divide” interno ed esterno => formazione e supporto
- impulso e supporto da Pasubio Tecnologia s.r.l. e Piazza Telematica e
outsider
- ricognizione dei software e omogeneizzazione (es: piattaforma affari generali)
- virtualizzazione dei PC
- progetti di dematerializzazione del cartaceo
- adeguamento delle modalità di archiviazione
- riprogettazione del sito isitituzionale => nuovo sito su piattaforma regionale My Portal 3.0
- mantenimento e sviluppo dei servizi on-line
- cityweb
- sperimentazione e realizzazione in house per siti tematici (informagiovani e piazza
telematica)
- promozione all’utilizzo dei social network
- progetto SMS
- progetto Schio Channel
il tutto con particolare attenzione al riuso e all’open source

13. COMUNE DI SCHIO
E per chiudere riprendo quanto detto prima:
… una finalità molto concreta … e, soprattutto, un po’ di buon senso!
Grazie a tutti